Rangkuman Pengantar Manajemen Proyek Pemerintahan

Siklus manajemen proyek di pemerintahan tidak berbeda dengan yang digunakan secara umum,
namun perlu memperhatikan regulasi yang berlaku.

Pengantar Manajemen Proyek

PMBOK(Project Management Body of Knowledge) adalah kumpulan standar, praktik terbaik, dan
prosedur untuk perencanaan dan pelaksanaan proyek dengan sukses. Pada pelatihan ini, digunakan
PMBOK edisi ke-6 (2017), yang di dalamnya terdapat 10 knowledge areas dan 49 processes.

Setiap knowledge area dapat digunakan di lebih dari satu process. Process terdiri dari phase dan
group. Phase merupakan tahapan yang perlu dilakukan dalam management proyek, sedangkan group
adalah kegiatan yang dilakukan untuk menyelesaikan proyek.

Project phases:

1. Initiation:
a. Penentuan visi,
b. Persetujuan proyek secara resmi oleh project owner dan penentuan ruang lingkup,
c. Identifikasi pemangku kepentingan.
2. Planning:
a. Menentukan cakupan total proyek,
b. Melakukan perencanaan lebih rinci.
3. Executing/Delivery:
a. Team building dipimpin oleh manajer proyek,
b. Mengelola komunikasi dan keterlibatan pemangku kepentingan, serta memastikan
kualitas proyek/produk,
c. Mendukung upaya pembuatan kontrak dengan vendor, jika terdapat kegiatan pengadaan.
4. Executing – Monitoring & Controlling:
a. Identifikasi area yang memerlukan perubahan rencana,
b. Membandingkan rencana dengan aktual, mengukur perbedaan, dan mengambil tindakan
korektif.
5. Closing:
a. Menutup proyek dengan mendapatkan persetujuan user,
b. Menutup proyek secara resmi.

10 Knowledge Areas:

1. Project Integration Management → mengidentifikasi, menentukan, menggabungkan,

menyatukan, dan mengoordinasikan berbagai proses dan aktivitas manajemen proyek.
2. Project Scope Management → memastikan proyek mencakup semua pekerjaan yang
diperlukan, dan hanya pekerjaan yang diperlukan.
3. Project Schedule Management → mengelola penyelesaian proyek tepat waktu.
4. Project Cost Management → perencanaan, estimasi, penganggaran, pembiayaan,
pendanaan, pengelolaan, dan pengendalian biaya.
5. Project Quality Management → memasukkan kebijakan kualitas organisasi mengenai
perencanaan, pengelolaan, dan pengendalian proyek dan persyaratan kualitas produk,
untuk memenuhi harapan pemangku kepentingan.
6. Project Resource Management → proses untuk mengidentifikasi, memperoleh, dan
mengelola sumber daya yang dibutuhkan.
 7. Project Communications Management → memastikan perencanaan, pengumpulan,
pembuatan, distribusi, penyimpanan, pengambilan, manajemen, kontrol, pemantauan, dan
disposisi akhir informasi proyek.
8. Project Risk Management → pelaksanaan perencanaan manajemen risiko, identifikasi,
analisis, perencanaan dan implementasi respon, serta pemantauan risiko pada suatu proyek.
9. Project Procurement Management → membeli atau memperoleh produk, layanan, atau
hasil yang dibutuhkan dari luar tim proyek.
10. Project Stakeholder Management → mengidentifikasi orang, kelompok, atau organisasi yang
dapat berdampak atau terkena dampak proyek.

Proyek, Program, Portfolio dan Oper asional

1. Proyek: usaha atau kerja yang bersifat sementara dan tidak rutin.
2. Program: terdiri atas proyek, subprogram, dan aktifitas program terkait yang dikelola dalam
suatu cara yang telah dikoordinasi untuk memberikan manfaat atau untuk tujuan tertentu.
3. Portfolio: terdiri atas proyek, program, subportofolio, dan dikelola sebagai suatu kelompok
untuk mencapai sasaran strategis.
4. Operational: kegiatan rutin

Deliverable dan Final Deliverable

1. Deliverable: output yang dihasilkan oleh proyek

2. Final Deliverable: hasil akhir dari sebuah proyek

Project Life Cycle

1. Inisiasi Proyek: mendefinisikan proyek, membuat/menetapkan laporan Business Case,
memilih pendekatan proyek, dan menetapkan tim proyek.
2. Perencanaan Proyek: menetapkan rencana pengendalian proyek, menentukan metodologi
proyek, membuat jadwal proyek, dan melengkapi anggaran proyek.
3. Pelaksanaan Proyek: mengelola analisis dan desain sistem, memfasilitasi lokakarya
(workshop) terkait proyek, mengelola kinerja tim proyek TIK, dan mengelola siklus
pelaksanaan proyek.
4. Penutupan Proyek: evaluasi kinerja proyek, penyelesaian proyek, dan melakukan aksi untuk
kegiatan yang masih tersisa.

Alur Pengadaan Barang dan Jasa

1. Alur Mananjemen proyek teknologi informasi:
Initiating → Planning → Executing → Controlling → Closing
2. Alur Pengadaan barang dan Jasa:
Perencanaan → Persiapan → Pemilihan penyedia → Pelaksanaan Kontrak → Pengawasan dan
Pengendalian → Penyerahan hasil

Manajemen Proyek Pemerintah dalam Konteks TI

Berdasarkan Permendagri Nomor 13 Tahun 2006:

1. Program: penjabaran kebijakan SKPD dalam bentuk upaya yang berisi satu atau lebih
kegiatan dengan menggunakan sumber daya yang disediakan untuk mencapai hasil yang
terukur sesuai dengan misi SKPD (Bab I Ketentuan Umum, Bagian Pertama, Pengertian, Pasal
1 Ayat 41).
2. Kegiatan: bagian dari program yang dilaksanakan oleh satu atau lebih unit kerja pada
SKPD sebagai bagian dari pencapaian sasaran terukur pada suatu program.