TUGAS PERTEMUAN KE – 2

MANAJEMEN PROYEK SISTEM INFORMASI

(DOSEN : EMY SUSANTI)

NAMA : EKA MULYA ZIKRI

NIM : 205610011
KELAS : SISTEM INFORMASI 1

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

PROGRAM SARJANA
FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI
UNIVERSITAS TEKNOLOGI DIGITAL INDONESIA
2023
1. TUGAS
Jelaskan mengenai :
A. Proyek
Proyek adalah usaha yang direncanakan dan dilaksanakan untuk mencapai tujuan
tertentu dalam batasan waktu, anggaran, dan sumber daya yang telah ditetapkan

B. Proyek Sistem Informasi

Proyek Sistem Informasi adalah usaha yang direncanakan dan terorganisir untuk
mengembangkan, mengimplementasikan, atau meningkatkan sistem informasi dalam
suatu organisasi atau lingkungan tertentu. Sistem informasi ini dapat mencakup perangkat
lunak, perangkat keras, basis data, jaringan, serta berbagai komponen lainnya yang
digunakan untuk mengumpulkan, mengelola, menyimpan, dan menyajikan data dan
informasi yang dibutuhkan oleh organisasi untuk mencapai tujuannya.

C. Manajemen Proyek
Manajemen proyek adalah pendekatan terstruktur untuk merencanakan,
melaksanakan, mengendalikan, dan menyelesaikan proyek dengan efisien dan efektif.
Tujuannya adalah untuk mencapai tujuan proyek seperti waktu, anggaran, dan kualitas
yang telah ditentukan. Manajemen proyek melibatkan penggunaan berbagai alat, teknik,
dan metodologi untuk mengelola sumber daya, mengidentifikasi risiko,
mengkoordinasikan aktivitas, dan memastikan progres proyek sesuai rencana. Ini
melibatkan peran manajer proyek dalam mengarahkan tim proyek dan memastikan
proyek berjalan sesuai rencana untuk mencapai hasil yang diinginkan.

D. Manfaat Proyek
1. Mencapai Tujuan: Proyek membantu organisasi mencapai tujuan strategis dan
tujuan khusus dengan mengalokasikan sumber daya dan waktu secara efisien.
2. Inovasi: Proyek seringkali melibatkan penelitian dan pengembangan,
memungkinkan inovasi dan penemuan baru.
3. Peningkatan Efisiensi: Proyek dapat memperkenalkan proses baru yang lebih
efisien, menghemat waktu, biaya, atau sumber daya.
4. Pengembangan Kompetensi: Melalui proyek, tim dan individu dapat
mengembangkan keterampilan baru, pengalaman, dan pengetahuan yang
berharga.
5. Perbaikan Kualitas: Proyek membantu organisasi meningkatkan kualitas
produk, layanan, atau proses yang ada.
6. Pengelolaan Risiko: Proyek membantu mengidentifikasi, mengelola, dan
mengurangi risiko yang mungkin timbul dalam aktivitas organisasi.
7. Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik: Proyek dapat memberikan data dan
informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan yang lebih baik.
8. Peningkatan Hubungan Stakeholder: Proyek seringkali melibatkan berbagai
pihak, dan berhasilnya proyek dapat meningkatkan hubungan dengan pelanggan,
mitra, dan pemangku kepentingan lainnya.
9. Pengembangan Produk Baru: Proyek inovatif dapat menghasilkan produk atau
layanan baru yang dapat membantu organisasi berkembang.
 10. Peningkatan Daya Saing: Dengan melaksanakan proyek dengan sukses,
organisasi dapat meningkatkan daya saingnya di pasar.
E. Fungsi Poyek
Fungsi utama proyek adalah untuk merencanakan, mengelola, dan mengarahkan
upaya terorganisasi menuju mencapai tujuan tertentu dalam batasan waktu dan anggaran
yang telah ditetapkan. Dengan kata lain, proyek berfungsi untuk:

1. Merencanakan: Membuat rencana yang rinci tentang apa yang harus dilakukan,
bagaimana melakukannya, dan dalam waktu berapa lama.
2. Mengelola: Mengoordinasikan sumber daya, tenaga kerja, dan aktivitas-aktivitas
yang terlibat dalam proyek untuk memastikan semuanya berjalan sesuai rencana.
3. Mengarahkan: Memimpin tim atau kelompok kerja dalam menjalankan tugas-
tugas proyek dan memastikan tujuan-tujuan tercapai.
4. Melakukan Pengendalian: Memantau kemajuan proyek, mengidentifikasi
masalah, dan mengambil tindakan korektif jika diperlukan agar proyek tetap
berada dalam kendali.
5. Menghasilkan Hasil: Menyelesaikan proyek dengan menghasilkan produk,
layanan, atau hasil yang diinginkan sesuai dengan spesifikasi dan persyaratan
yang telah ditetapkan.
6. Menilai dan Menyimpulkan: Mengevaluasi hasil proyek, mempelajari pelajaran
dari pengalaman, dan menyimpulkan proyek dengan baik.
F. Contoh Proyek Sistem Informasi
Pengembangan Aplikasi E-Commerce: Membangun platform e-commerce
yang memungkinkan perusahaan untuk menjual produk atau layanan secara online
kepada pelanggan mereka.

2. Apa Saja Faktor kegagalan dan keberhasilan proyek

Faktor Keberhasilan Proyek:

1. Rencana yang Jelas: Rencana proyek yang terperinci dan jelas membantu mengarahkan
upaya dengan baik.
2. Manajemen Risiko yang Efektif: Identifikasi dan pengelolaan risiko yang baik
membantu menghindari masalah yang tidak terduga.
3. Komunikasi yang Kuat: Komunikasi terbuka dan efektif antara semua pemangku
kepentingan proyek adalah kunci untuk menjaga semua orang terinformasi dan terlibat.
4. Tim yang Kompeten: Memiliki tim yang memiliki keterampilan dan pengetahuan yang
sesuai dengan tugas-tugas proyek sangat penting.
5. Dukungan Pemangku Kepentingan: Dukungan dan komitmen dari pihak-pihak yang
berkepentingan, seperti manajemen senior, sangat berperan.
6. Anggaran yang Realistis: Memiliki anggaran yang sesuai dengan kompleksitas proyek
dan sumber daya yang tersedia.
7. Pengendalian dan Pemantauan yang Tepat: Melakukan pengendalian dan pemantauan
progres secara berkala untuk menangani perubahan dan masalah dengan cepat.
 Faktor Kegagalan Proyek:

1. Rencana yang Buruk atau Tidak Ada: Tidak memiliki rencana yang baik atau tidak
adanya perencanaan proyek adalah resep untuk kegagalan.
2. Kurangnya Komunikasi: Kurangnya komunikasi atau komunikasi yang buruk dapat
menyebabkan kebingungan dan kesalahpahaman dalam tim.
3. Ketidakmampuan Mengelola Risiko: Gagal dalam mengidentifikasi dan mengelola
risiko bisa berujung pada masalah besar.
4. Perubahan Terlalu Sering: Perubahan yang berlebihan dalam lingkup proyek dapat
mengganggu jalannya proyek.
5. Keterlambatan: Keterlambatan dalam memenuhi tenggat waktu proyek dapat
menyebabkan biaya tambahan dan frustrasi pemangku kepentingan.
6. Kurangnya Dukungan Pemangku Kepentingan: Ketika pemangku kepentingan kunci
tidak mendukung proyek, ini dapat menghambat kemajuan.
7. Keterlaluan dalam Anggaran: Melebihi anggaran yang sudah ditetapkan bisa menjadi
masalah serius.
8. Konflik Tim: Konflik internal dalam tim proyek dapat menghambat produktivitas dan
kerjasama.
9. Kurangnya Keterampilan atau Pengalaman: Tim yang tidak memiliki keterampilan
atau pengalaman yang sesuai dengan proyek dapat mengalami kesulitan dalam
menyelesaikannya.
10. Tidak Terfokus pada Tujuan Bisnis: Ketika proyek kehilangan fokus pada tujuan
bisnis utama, bisa menghasilkan produk atau layanan yang tidak sesuai dengan kebutuhan
organisasi.

3. Apa Perbeedaan antara proyek dan operasional

1. Tujuan Utama:
• Operasional: Kegiatan operasional adalah rutinitas sehari-hari yang
dilakukan oleh organisasi untuk menjalankan bisnisnya secara
berkelanjutan. Tujuan utama adalah menjalankan aktivitas inti dan
menciptakan produk atau layanan yang sudah ada.
• Proyek: Proyek adalah upaya sementara yang dilakukan untuk mencapai
tujuan khusus dalam batas waktu tertentu. Tujuan utama adalah
mencapai hasil unik atau menghasilkan perubahan tertentu.
2. Sifat Kegiatan:
• Operasional: Kegiatan operasional bersifat berulang, tetap, dan
terstruktur. Mereka cenderung berlangsung terus menerus.
• Proyek: Proyek bersifat sementara, unik, dan memiliki awal dan akhir
yang jelas. Begitu tujuan tercapai, proyek berakhir.
3. Waktu:
• Operasional: Kegiatan operasional terjadi dalam konteks bisnis sehari-
hari dan berlanjut sepanjang waktu.
• Proyek: Proyek memiliki jadwal yang terbatas dan biasanya memiliki
tenggat waktu yang telah ditentukan.
4. Sumber Daya:
• Operasional: Kegiatan operasional menggunakan sumber daya yang
sudah ada dalam bisnis, seperti tenaga kerja tetap, fasilitas, dan proses
yang telah mapan.
• Proyek: Proyek membutuhkan alokasi sumber daya tambahan yang
mungkin tidak tersedia secara rutin dalam bisnis.
5. Risiko dan Unscheduled Events:
• Operasional: Kegiatan operasional lebih dapat diperkirakan dan
memiliki risiko yang lebih rendah. Perubahan umumnya dapat ditangani
dalam kerangka operasional.
• Proyek: Proyek memiliki tingkat risiko yang lebih tinggi karena mereka
seringkali melibatkan aspek-aspek baru atau tidak terduga yang dapat
mengganggu jadwal atau anggaran.
6. Pengukuran Kinerja:
• Operasional: Kinerja operasional diukur secara rutin berdasarkan metrik
bisnis yang telah mapan.
• Proyek: Kinerja proyek diukur terutama dengan membandingkan hasil
proyek dengan tujuan dan tenggat waktu yang telah ditentukan.
7. Contoh:
• Operasional: Produksi barang, pelayanan pelanggan harian, manajemen
inventaris, administrasi rutin, dll.
• Proyek: Pembangunan gedung baru, pengembangan perangkat lunak
baru, peluncuran produk baru, perubahan besar dalam infrastruktur IT,
dll.
4. Apa Saja Tahapan Proyek Sistem Informasi

1. Inisiasi:
• Identifikasi kebutuhan dan peluang.
• Menetapkan tujuan dan batasan proyek.
• Menilai kelayakan proyek.
2. Perencanaan:
• Membuat rencana proyek yang mencakup jadwal, anggaran,
sumber daya, dan tugas-tugas yang harus diselesaikan.
• Mengidentifikasi risiko dan mengembangkan strategi mitigasi.
• Menetapkan tim proyek dan peran mereka.
3. Pengembangan Persyaratan:
• Mengumpulkan, menganalisis, dan mendokumentasikan
persyaratan sistem yang diperlukan.
• Mendefinisikan fungsi dan fitur sistem yang akan dibangun.
4. Desain:
• Merancang arsitektur sistem, basis data, antarmuka pengguna,
dan komponen lainnya.
 • Memastikan bahwa desain sistem memenuhi persyaratan yang
telah ditetapkan.
5. Pengembangan:
• Memprogram dan mengembangkan sistem berdasarkan desain
yang telah disetujui.
• Melakukan pengujian unit dan integrasi untuk memastikan
kualitas perangkat lunak.
6. Implementasi:
• Memasang sistem di lingkungan produksi.
• Melakukan pelatihan pengguna akhir.
• Menyediakan dukungan teknis selama peluncuran sistem.
7. Pengujian dan Validasi:
• Melakukan pengujian sistem secara menyeluruh untuk
memastikan kinerjanya sesuai dengan persyaratan dan harapan.
• Memvalidasi bahwa sistem memenuhi tujuan bisnis yang telah
ditetapkan.
8. Operasi dan Pemeliharaan:
• Memantau dan menjalankan sistem dalam lingkungan produksi.
• Melakukan pemeliharaan rutin, pembaruan, dan perbaikan jika
diperlukan.
9. Evaluasi:
• Menilai kesuksesan proyek berdasarkan kriteria yang telah
ditetapkan.
• Mengidentifikasi pelajaran yang dapat dipetik untuk proyek-
proyek mendatang.
10. Penyelesaian dan Penutupan:
• Mengakhiri proyek setelah tujuan telah tercapai.
• Melakukan evaluasi akhir dan pelaporan.
• Menyelesaikan kontrak, jika ada, dan mematikan sumber daya
proyek.
11. Pembaruan dan Pengembangan Lanjutan:
• Jika diperlukan, mengembangkan dan memperbarui sistem seiring
berjalannya waktu untuk memenuhi perubahan kebutuhan bisnis.
5. Apa Tujuan dan Manfaat Dari Manajemen Proyek?

Tujuan Manajemen Proyek:

1. Mencapai Tujuan: Memastikan proyek mencapai tujuan tertentu dalam batas waktu dan
anggaran yang telah ditetapkan.
2. Pengelolaan Sumber Daya: Mengelola sumber daya seperti waktu, anggaran, tenaga
kerja, dan peralatan agar digunakan secara efisien.
3. Pengendalian Risiko: Mengidentifikasi, mengelola, dan meminimalkan risiko yang
dapat mempengaruhi keberhasilan proyek.
Manfaat Manajemen Proyek:
1. Pencapaian Tujuan yang Konsisten: Memastikan proyek mencapai tujuannya dengan
kualitas yang diharapkan.
2. Pengendalian Biaya: Mengelola anggaran proyek dengan baik untuk mencegah
pemborosan.
3. Peningkatan Kualitas: Meningkatkan kualitas produk atau layanan yang dihasilkan.
4. Pengelolaan Risiko yang Lebih Baik: Mengurangi risiko dan mengatasi masalah
dengan cepat.
5. Perencanaan yang Lebih Baik: Memastikan bahwa proyek berjalan sesuai rencana yang
telah ditetapkan.
6. Peningkatan Komunikasi: Mendorong komunikasi efektif antara semua pemangku
kepentingan.
7. Pengelolaan Waktu yang Lebih Efisien: Mengelola jadwal proyek untuk pemenuhan
tepat waktu.
8. Peningkatan Kepuasan Pemangku Kepentingan: Meningkatkan kepuasan pelanggan
dan pemangku kepentingan lainnya.
9. Penggunaan Sumber Daya yang Lebih Efisien: Memastikan sumber daya digunakan
dengan efisien.
10. Pembelajaran dan Peningkatan Berkelanjutan: Memberikan pelajaran yang bisa
diterapkan di proyek-proyek mendatang.