+

The Project Life Cycle

(Cont.)

Pertemuan 3

Proses-Proses Manajemen Proyek serta Tools dan Teknik

Pendukung Siklus Proyek

Angdy Erna,S.Kom., M.Si.

+
PROSES-PROSES MANAJEMEN
PROYEK

PLANNING EXECUTING
INITIATING
CLOSING

MONITORING &
CONTROLLING
+
PMBOK (2017, hlm. 23):

1. INITIATING. Proses untuk menentukan proyek baru atau

fase baru dari proyek yang sudah ada dengan
mendapatkan otorisasi untuk memulai proyek atau fase
tersebut.

2. PLANNING. Proses untuk menetapkan ruang lingkup

proyek, menyempurnakan tujuan, dan menentukan
tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang
ingin dicapai oleh proyek tersebut.

3. EXECUTING. Proses untuk menyelesaikan pekerjaan yang

didefinisikan dalam rencana manajemen proyek untuk
memenuhi persyaratan proyek.
+
PMBOK (2017, hlm. 23):

1. MONITORING & CONTROLING. Proses untuk melacak,

meninjau, dan mengatur kemajuan dan kinerja proyek;
mengidentifikasi area mana saja yang membutuhkan
perubahan pada rencana; dan memulai perubahan yang
sesuai.

2. CLOSING. Proses untuk menyelesaikan atau menutup

proyek, fase, atau kontrak secara formal.
+
PMBOK (2017, hlm. 23):

 Masing-masing dari lima kelompok proses dihubungkan oleh

input dan outputnya.

 Dengan berfokus pada tautan ini, setiap proses dapat dijelaskan

dalam kaitannya dengan masukan dan keluaran serta metode dan
prosedur untuk mengubah masukan menjadi keluaran.

 PMI telah mengidentifikasi empat puluh sembilan proses

manajemen proyek dalam lima kelompok proses.

 Semua empat puluh sembilan proses, dengan definisi resmi

PMBOK (2017, hlm. 698–726), adalah sebagai berikut:
+
INITIATING

1. Develop Project Charter. Proses membuat sebuah

dokumen yang menyatakan secara resmi keberadaan suatu
proyek dan menyediakan otoritas kepada project manager
untuk mengaplikasikan sumber daya organisasi ke
aktivitas proyek.

2. Identify Stakeholders. Proses mengidentifikasi pemangku

kepentingan proyek secara teratur dan menganalisis serta
mendokumentasikan informasi yang relevan mengenai
minat, keterlibatan, saling ketergantungan, pengaruh, dan
dampak potensial mereka terhadap proyek.
+ Contoh
Project
Charter
+
PLANNING

1. Develop Projet Management Plan. Proses mendefinisikan,

menyiapkan, mengintegrasikan, dan mengkoordinasikan semua
komponen rencana dan mengkonsolidasikannya ke dalam
rencana manajemen proyek terpadu.

2. Plan Scope Management. Proses pembuatan rencana ruang

lingkup proyek yang mendokumentasikan bagaimana ruang
lingkup proyek dan produk akan ditentukan, divalidasi, dan
dikendalikan.

3. Collect Requirements. Proses mendefinisikan,

mendokumentasikan, dan mengelola kebutuhan dan
persyaratan pemangku kepentingan untuk memenuhi tujuan.
+
PLANNING
4. Define Scope. Proses mengembangkan deskripsi rinci tentang
proyek dan produk.

5. Create Work Breakdown Structure (WBS). Proses membagi

luaran proyek dan pekerjaan proyek menjadi komponen yang
lebih kecil dan lebih mudah dikelola.

6. Plan Schedule Management. Proses penetapan kebijakan,

prosedur, dan dokumentasi untuk perencanaan, pengembangan,
pengelolaan, pelaksanaan, dan pengendalian jadwal proyek.

7. Define Activities. Proses mengidentifikasi dan

mendokumentasikan tindakan spesifik yang harus dilakukan
untuk menghasilkan hasil proyek.
+
PLANNING
8. Sequence Activities. Proses untuk mengidentifikasi dan
mendokumentasikan urutan di antara kegiatan proyek.

9. Estimate Activity Duration. Proses untuk memperkirakan

jumlah periode kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan
aktivitas individu dengan perkiraan sumber daya.

10. Develop Schedule. Proses untuk menganalisis urutan aktivitas,

durasi, kebutuhan sumber daya, dan batasan jadwal untuk
membuat model jadwal untuk pelaksanaan dan pemantauan
serta pengendalian proyek.

11. Plan Cost Management. Proses mendefinisikan bagaimana

biaya proyek akan diperkirakan, dianggarkan, dikelola,
dipantau, dan dikendalikan.
+
PLANNING
12. Estimate Cost. Proses mengembangkan perkiraan sumber
daya moneter yang diperlukan untuk menyelesaikan
pekerjaan proyek.

13. Determine Budget. Proses penjumlahan estimasi biaya

aktivitas individual atau paket pekerjaan untuk menetapkan
baseline biaya resmi.

14. Plan Quality Management. Proses mengidentifikasi

persyaratan kualitas dan/atau standar untuk proyek dan
penyampaiannya, dan mendokumentasikan bagaimana
proyek akan menunjukkan kepatuhan terhadap persyaratan
dan/atau standar kualitas.

15. Plan Resource Management. Proses mendefinisikan

bagaimana memperkirakan, memperoleh, mengelola, dan
memanfaatkan sumber daya fisik dan tim.
+
PLANNING
16. Estimate Activity Resources. Proses memperkirakan sumber
daya tim dan jenis dan jumlah bahan, peralatan, dan
perlengkapan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan
proyek.

17. Plan Communications Management. Proses pengembangan

pendekatan dan rencana yang tepat untuk kegiatan
komunikasi proyek berdasarkan kebutuhan informasi setiap
kelompok pemangku kepentingan, aset organisasi yang
tersedia, dan kebutuhan proyek.

18. Plan Risk Management. Proses mendefinisakan bagaimana

melakukan kegiatan manajemen risiko untuk sebuah
proyek.
+
PLANNING
19. Identify Risk. Proses mengidentifikasi risiko proyek individu
serta sumber risiko proyek secara keseluruhan, dan
mendokumentasikan karakteristiknya.

20. Perform Qualitative Risk Analysis. Proses memprioritaskan

risiko individu untuk analisis atau tindakan lebih lanjut
dengan menilai kemungkinan terjadinya dan dampak serta
karakteristik lainnya.

21. Perform Quantitative Risk Analysis. Proses menganalisis

secara numerik efek gabungan dari risiko proyek individu
yang teridentifikasi dan sumber ketidakpastian lainnya pada
tujuan proyek secara keseluruhan.
+
PLANNING
22. Plan Risk Responses. Proses mengembangkan opsi, memilih
strategi, dan menyepakati tindakan untuk mengatasi
paparan risiko proyek secara keseluruhan serta untuk
menangani risiko proyek individual.

23. Plan Procurement Management. Proses mendokumentasikan

keputusan pengadaan proyek, menentukan pendekatan, dan
mengidentifikasi penjual potensial.

24. Plan Stakeholders Engagement. Proses pengembangan

pendekatan untuk melibatkan pemangku kepentingan
proyek berdasarkan kebutuhan, harapan, kepentingan, dan
potensi dampaknya terhadap proyek.
+
EXECUTING
1. Direct and Manage Project Work. Proses memimpin dan
melakukan pekerjaan yang ditentukan dalam rencana
manajemen proyek dan mengimplementasikan perubahan
yang disetujui untuk mencapai tujuan proyek.

2. Manage Project Knowledge. Proses menggunakan

pengetahuan yang ada dan menciptakan pengetahuan baru
untuk mencapai tujuan proyek dan berkontribusi pada
pembelajaran organisasi.

3. Manage Quality. Proses menerjemahkan rencana

manajemen mutu ke dalam aktivitas mutu yang dapat
dilaksanakan yang menggabungkan kebijakan mutu
organisasi ke dalam proyek..
+
EXECUTING
4. Acquire Resources. Proses mendapatkan anggota tim,
fasilitas, peralatan, material, perlengkapan, dan sumber
daya lain yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan
proyek.

5. Develop Team. Proses peningkatan kompetensi, interaksi

anggota tim, dan lingkungan tim secara keseluruhan untuk
meningkatkan kinerja proyek.

6. Manage Team. Proses melacak kinerja anggota tim,

memberikan umpan balik, menyelesaikan masalah, dan
mengelola perubahan tim untuk mengoptimalkan kinerja
proyek.
+
EXECUTING
7. Manage Communications. Proses untuk memastikan
pengumpulan, pembuatan, distribusi, penyimpanan,
pengambilan, pengelolaan, pemantauan, dan disposisi akhir
informasi proyek secara tepat waktu dan tepat.

8. Implement Risk Responses. Proses penerapan rencana

respons risiko yang disepakati.

9. Conduct Procurements. Proses memperoleh tanggapan

penjual, memilih penjual, dan pemberian kontrak.

10. Manage Stakeholder Engagement. Proses berkomunikasi dan

bekerja dengan pemangku kepentingan untuk memenuhi
kebutuhan dan harapan mereka, mengatasi masalah, dan
mendorong keterlibatan pemangku kepentingan yang tepat.
+
MONITORING & CONTROLLING
1. Monitor and Control Project Work. Proses pelacakan,
peninjauan, dan pelaporan kemajuan keseluruhan untuk
memenuhi tujuan kinerja yang ditetapkan dalam rencana
manajemen proyek.

2. Perform Integrated Change Control. Proses meninjau semua

permintaan perubahan; menyetujui perubahan dan
mengelola perubahan pada kiriman, aset proses organisasi,
dokumen proyek, dan rencana pengelolaan proyek; dan
mengkomunikasikan keputusan.

3. Validate Scope. Proses formalisasi penerimaan kiriman

proyek selesai.
+
MONITORING & CONTROLLING
4. Control Scope. Proses memantau status proyek dan ruang
lingkup produk dan mengelola perubahan pada baseline
ruang lingkup.

5. Control Schedule. Proses pemantauan status proyek untuk

memperbarui jadwal proyek dan mengelola perubahan
jadwal baseline.

6. Control Costs. Proses pemantauan status proyek untuk

memperbarui biaya proyek dan mengelola perubahan pada
baseline biaya.

7. Control Quality. Proses pemantauan dan pencatatan hasil

pelaksanaan kegiatan manajemen mutu untuk menilai
kinerja dan memastikan output proyek lengkap, benar, dan
memenuhi harapan pelanggan.
+
MONITORING & CONTROLLING
8. Control Resources. Proses untuk memastikan bahwa sumber
daya fisik yang ditugaskan dan dialokasikan ke proyek
tersedia sesuai rencana, serta memantau pemanfaatan
sumber daya yang direncanakan versus aktual dan
mengambil tindakan korektif yang diperlukan.

9. Monitor Communications. Proses memastikan kebutuhan

informasi proyek dan pemangku kepentingannya terpenuhi.

10. Monitor Risks. Proses pemantauan pelaksanaan rencana

respons risiko yang disepakati, pelacakan risiko yang
teridentifikasi, identifikasi dan analisis risiko baru, dan
evaluasi efektivitas proses risiko di seluruh proyek.
+
MONITORING & CONTROLLING
11. Control Procurements. Proses mengelola hubungan
pengadaan, memantau kinerja kontrak dan membuat
perubahan dan koreksi yang sesuai, dan menutup kontrak.

12. Monitor Stakeholder Engagement. Proses pemantauan

hubungan pemangku kepentingan proyek, dan
menyesuaikan strategi untuk melibatkan pemangku
kepentingan melalui modifikasi strategi dan rencana
keterlibatan.
+
CLOSING
1. Close Project or Phases. Proses penyelesaian semua aktivitas
untuk proyek, fase, atau kontrak.
 Mapping PM Proses to 10 Areas of Knowldege
+
10 Areas of Knowledge Process Management

Initiating Planning Executing Monitoring & Closing

Controlling
1. P. Integration 1 1 1,2 1,2 1
Management
2. P. Scope Management 2,3,4,5 3,4

3. P.Schedule Management 6,7,8,9,10 5

4. P. Cost Management 11,12,13 6

5. P. Quality Management 14 3 7

6. P. Resource 15,16 4,5,6 8

Management
7. P. Communications 17 7 9
Management
8. P. Risk Management 18,19,20,21,22 8 10

9. P. Procurement 23 9 11
Management
10. P. Stakeholder 2 24 10 12
Management
+ The Triple Constraint
24
• Setiap proyek dibatasi
dalam cara berbeda oleh :
• Scope : pekerjaan apa
yang harus
diselesaikan?
• Time : waktu yang
diperlukan untuk
menyelesaikannya?
• Cost : berapa
biayanya?

• Tugas manajer proyek

adalah menyeimbangkan
ketiganya
 Teknik dan Tools Pendukung Siklus Proyek
+
https://www.projectmanager.com/blog/project-management-techniques-for-
every-pm
25
1. Gantt Chart 1. PERT

2. WBS 2. CPM

3. Network Diagram 3. Cost Benefit Analysis

4. Kanban Boards 4. Earned Value Management

5. Risk Matrix 5. Stakeholder Mapping

6. Timesheet 6. Feasibility Study

7. Project Dashboard
 +
Gantt Chart

https://www.projectmanager.com/blog/project-management-techniques-for-every-pm
+
WBS
+
Network Diagram
+
Kanban Board
+
Risk Matrix
https://mti.binus.ac.id/2021/11/17/it-risk-management-2/
+
Timesheets
+
Project Dashboard
+
Stakeholder Analysis
+
Feasibility Study
+
Aplikasi

1. Microsoft Excel

2. Microsoft Project

3. Trello

4. Bitrix24

PERHATIAN : Pekan Depan Praktek, Pelajari Salah Satu Aplikasi

+
TERIMA KASIH