PENGADAAN

BARANG / JASA
Almira Ulfa, S.T., M.R.K
 • Pengadaan/procurement: mendapatkan barang atau jasa
yang bersumber dari luar. Termasuk kedalamnya adalah
pembelian dan outsourcing.

PENGADAAN • Pengadaan Barang/Jasa adalah kegiatan untuk memperoleh

Barang/Jasa oleh Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja
Perangkat Daerah/Institusi lainnya yang prosesnya dimulai
dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya
seluruh kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa
PELELANGAN UMUM
metode pemilihan Penyedia Barang /Pekerjaan Konstruksi/Jasa
Lainnya untuk semua pekerjaan yang dapat diikuti oleh semua
Penyedia Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Lainnya yang
memenuhi syarat.
• Jumlah peserta relatif lebih banyak
• Kemampuan peserta lelang tidak semua dapat diketahui.
• Penetapan pemenang lelang relatif lebih sulit karena
pesertanya banyak.
• Kelebihannya adalah bahwa pengguna jasa lebih leluasa
dalam memilih penyedia jasa dikarenakan jumlah yang
cukup untuk menetapkan pemenang yang kompetitif.
PELELANGAN TERBATAS
metode pemilihan Penyedia Pekerjaan Konstruksi untuk
Pekerjaan Konstruksi dengan jumlah Penyedia yang mampu
melaksanakan diyakini terbatas dan untuk pekerjaan yang
kompleks
• Jumlah peserta relatif lebih sedikit karena penyedia jasa
yang boleh ikut adalah yang diundang oleh pengguna
jasa
• Setiap peserta lelang diketahui dengan pasti
kemampuannya
• Penetapan pemenang relatif lebih mudah krn telah
diketahui kemampuannya
• Kelebihannya: kemampuan peserta telah diketahui
dengan pasti
PENGADAAN LANGSUNG
Pengadaan Barang/Jasa langsung kepada Penyedia
Barang/Jasa, tanpa melalui Pelelangan/
Seleksi/Penunjukan Langsung.
Digunakan untuk pengadaan barang/jasa dengan nilai
tidak besar <= 200 jt.
Contoh: Pengadaan ATK di kantor, perbaikan Gedung
skala kecil.
Biasanya dimulai dengan, pejabat pengadaan memanggil
penyedia jasa maupun barang setelah memiliki informasi
mengenai barang/jasa.
PENUNJUKAN LANGSUNG
metode pemilihan Penyedia Barang/Jasa dengan cara
menunjuk langsung 1 (satu) Penyedia Barang/Jasa.
Digunakan Ketika ada karakter khusus atau dalam keadaan
tertentu pada barang/jasa yang ingin diadakan. Contoh:
• Barang/jasa dengan tarif resmi yg ditetapkan pemerintah
(mis. Bahan bakar)
• Barang/jasa yg memiliki spesifikasi kompleks dan
menggunakan teknologi khusus sehingga hanya ada 1
penyedianya
• Kegiatan pengadaan berkaitan dengan kerahasiaan misal
berhubungan dgn badan intelijen atau perlindungan
saksi.
• Dan sebagainya
 Efisien Efektif

PRINSIP
PENGADAAN Transparan Terbuka
Adil/tidak
diskriminatif

Bersaing Akuntabel
 a. PA/KPA (Pengguna Anggaran)
b. PPK (Pejabat Pembuat Komitmen)
c. Pejabat Pengadaan
d. Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan

ORGANISASI
PENGADAAN
BARANG/JASA
Tugas PA/KPA
• Menetapkan rencana umum pengadaan;
• Mengumumkan secara luas rencana umum pengadaan
minimal di website K/L/D/I;
• Menetapkan organisasi di bawahnya yang diperlukan (PPK,
ULP/ pejabat pengadaan, panitia/pejabat penerima hasil
pekerjaan)
• Mengawasi pelaksanaan anggaran;
• Menyampaikan laporan keuangan sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan;
• Mengawasi penyimpanan dan pemeliharaan seluruh
dokumen pengadaan barang/jasa

PENANGGUNG JAWAB UTAMA PENGADAAN DAN PENGGUNA ANGGARAN

Tugas PPK (Pejabat Pembuat Komitmen)
1. Menetapkan rencana pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang meliputi:
spesifikasi teknis barang/jasa; harga perkiraan sendiri (hps); dan rancangan
kontrak.
2. Menerbitkan surat penunjukan penyedia barang/jasa (SPPBJ);
3. Menandatangani kontrak;
4. Melaksanakan kontrak dengan penyedia barang/jasa;
5. Mengendalikan pelaksanaan kontrak;
6. Melaporkan pelaksanaan/penyelesaian pengadaan barang/jasa kepada PA/KPA;
7. Menyerahkan hasil pekerjaan pengadaan barang/jasa kepada PA/KPA dengan
berita acara penyerahan;
8. Melaporkan kemajuan pekerjaan termasuk penyerapan anggaran dan hambatan
pelaksanaan pekerjaan kepada PA/KPA setiap triwulan; dan
9. Menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen pelaksanaan pengadaan
barang/jasa.

BERTANGGUNG JAWAB ATAS SUBSTANSI PENGADAAN DAN PELAKSANAAN KONTRAK.

Tugas Pejabat
Pengadaan
1. Melakukan penunjukan langsung/ pengadaan langsung
<= 100 JT terhadap usaha kecil/ koperasi/ perorangan
2. Menetapkan Penyedia
3. Membuat laporan instansi
4. Bertanggung jawab atas pelaksanaannya kepada PA/
KPA

BERTANGGUNG JAWAB ATAS PROSES PENUNJUKAN LANGSUNG/PENGADAAN

LANGSUNG DAN PELAKSANAAN
Tugas Panitia
Pengadaan
1. Menyusun rencana pemilihan penyedia barang/jasa;
2. Menetapkan dokumen pengadaan (RKS, syarat - syarat peserta lelang, cara
penilaian dan perkiraan harga proyek);
3. Menetapkan besaran nominal jaminan penawaran;
4. Mengumumkan pelaksanaan pengadaan barang/jasa di website K/L/D/I
masing-masing dan papan pengumuman resmi untuk masyarakat serta
menyampaikan ke LPSE untuk diumumkan dalam portal pengadaan nasional;
5. Memberikan penjelasan mengenai dokumen tender beserta berita acara.
6. Menilai kualifikasi penyedia barang/jasa;
7. Melakukan evaluasi administrasi, teknis dan harga terhadap penawaran
yang masuk;
8. Mengusulkan calon pemenang kepada pemberi tugas
9. Mengumumkan pemenang tender.

BERTANGGUNG JAWAB ATAS PROSES PELELANGAN DAN PEMILIHAN PENYEDIA

PROSES MANAJEMEN
PENGADAAN
Perencanaan pengadaan:
menentukan apa yang akan diadakan, kapan dan bagaimana pengadaannya.

Melakukan pengadaan:
mendapatkan respon penjual, memilih penjual dan membuat kontrak.

Pemantauan dan pengendalian:

mengelola relasi dengan penjual, memonitor kontrak, dan membuat perubahan
sesuai kebutuhan.

Menutup pengadaan: melengkapi dan menetapkan setiap kontrak.

Project Start Project Finish

 • Mengindentifikasi kebutuhan Barang/Jasa yang diperlukan
1 dengan menggunakan produk atau layanan yang berasal dari
luar organisasi.

Rencana
• Menyusun dan menetapkan rencana penganggaran untuk
Pengadaan Barang/Jasa

Pengadaan • Menetapkan kebijakan umum tentang:

1) pemaketan pekerjaan;
2) cara Pengadaan Barang/Jasa; dan
3) pengorganisasian Pengadaan Barang/Jasa;
• Menyusun Kerangka Acuan Kerja (KAK).
 A. Uraian kegiatan yang akan dilaksanakan;
B. Waktu pelaksanaan yang diperlukan;
Muatan KAK C. Spesifikasi teknis barang/jasa yang akan diadakan;
D. Besarnya total perkiraan biaya pekerjaan.
 1. Pengumuman akan diadakannya lelang

2
2. Pendaftaran peserta lelang
3. Pengambilan dokumen lelang
4. Penjelasan

Pelaksanaan 5. Pemasukan penawaran

Pengadaan
6. Pembukaan penawaran
7. Usulan calon pemenang lelang
8. Penetapan pemenang lelang
9. Pengumuman pemenang lelang
10. Sanggahan oleh peserta lelang
11. Keputusan / penunjukan pemenang lelang.
 3
• Setiap perubahan didalam kontrak harus direview, disetujui dan

Perubahan didokumentasikan.
• Setiap perubahan harus memasukan analisa dampak yang

Kontrak menggambarkan dampak terhadap ruang lingkup, waktu, biaya

dan kualitas dari produk atau layanan yang diberikan.
• Gunakan alat bantu dan metode lain seperti review kinerja,
inspeksi dan audit.
 4 • Menyelesaikan dan menetapkan kontrak, serta menyelesaikan semua
hal yang masih terkendala.

Menutup
• Tim proyek harus:
• Menentukan semua pekerjaan diselesaikan secara benar dan

Pengadaan
memuaskan.
• Melakukan update yang merefleksikan hasil akhir.
• Mengarsipkan informasi untuk digunakan kedepannya.
• Didalam kontrak memasukan syarat penerimaan dan penutupan
proyek yang dilakukan secara formal.
TERIMA
KASIH