ORAGNISASI PROYEK

I.DEFINISI

Suatu usaha yang sistematis untuk menentikan standar yang sesuai dengan sasaran perencanaan,
merancang system informasi, mebandingkan pelaksanaan dengan standar, manganalisa kemungkinan
adanya penyimpangan antara peleksanaan dan standar,, kemudian mengambil tindakan pembetulan
yang diperlukan agar sumber daya yang digunakan efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran.

II. LANGKAH-LANGKAH

1. Menentukan sasaran
Anggaran, waktu, dan mutu yang telah ditentukan berdasarkan perencanaan ., merupakan dasar
dalam mengambil keputusan untuk mengambil proyek.
2. Menentukan lingkup pekerjaan
Menetukan ukuran, batas dan jenis pekerjaan (paket, satuan rencana kerja) seperti proyek
engineering konstruksi menetapkan pekerjaan engineering, pengadaan dan konstruksi dengan
mutu, waktu dan anggaran tertentu.
3. Standar dan kriteria
Menetapkan dan standar, criteria spesifikasi sebagai tolok ukur untuk membandingkan dan
menganalisanya.
Standar dimaksud antara lain:
 Satuan biaya persatuan unit
 Jadwal pelaksanaan
 Unit pekerjaan yang berhasil diselesaikan
 Standar mutu
4. Merancang system informasi
Menentukan system informasidan system informasi dan system pengumpulan data yang mampu
memberikan keterangan yang tepat, cepat dan akurat, terutama untuk memantau prestasi
pekerjaan, system juga mampu mengolah thd kegiatan – kegiatan laporan kemajuan pekerjaan,
menjadi informasi yang dapat dipakai untuk tindakan pengambilan keputusan.
5. Memantau dan melapor
Melakukan pelaporan dan pemeriksaan pada waktu tertentu, pengukuran dan pengumpulan
data serta informasi hasil pelaksanaan pekerjaadna n.
6. Mengkaji dan mengamati hasil pekerjaan
Mengkaji segala yang dihasilkan, menganalisis atas indicator yang diperoleh dan mencoba
membandingkan dengan kriteria dan standar yang telah ditentukan sebagai landasan
pembetulan.
7. Mengadakan tindakan pembetulan
Jika hasil analisis terjadi penyimpangan yang berat, tindakan pembetulan sbb:
- Realokasi sumber daya, seperti Peralatan, Tenaga Kerja dan kegiatan pelaksanaan. Fasilitas
pembantu untuk dipusatkan ke kegiatan untuk mengejar jadwal.
- Menambah tenaga kerja dan pengawasan serta biaya dari dana kontingesis.
- Mengubah Metode, Cara dan Prosedur kerja atau mengganti peralatan yang digunakan.
C. TEKNIK DAN PENGENDALIAN

- Identifikasi Varian
- Nilai hasil (Earned Value)
- Lebih jelas disajikan dalam bentuk grafik, S
- Untuk waktu/Jadwal D.H Busc (1991) memperkenal konsep Time Reserve (Cadangan Waktu)
yang pada dasarnya mengelola Float (waktu yang dapat ditunda pada suatu kegiatan)

D. AREA (OBJEK) DAN PENGENDALIAN

Setelah tau fungsi, proses serta metode pengendalian proyek, selanjutnya diidentifikasi jenis kegiatan
dan aspek kegiatan yang perlu dikendali adalah:

1. Organisasi dan Personil

Memantau apa organisasi proyek yang dibentuk sesua, pengisian personil telah
memenuhi kualifikasinya serta jumlah telah mencukupi.
2. Waktu/Jadwal
Dalam hal ini objek pengendalian sangat eksentif dan berlangsung sepanjang siklus
proyek. Proyek E MK misalnya, objek utama kegiatan adalah, Engineering Pengadaan,
Pubrikasi dan Konstruksi.
3. Anggaran Baya dan Unit harga (Jam-org)
Pengendalian ini sepanjang siklus proyek, dengan potensi yang paling bedar
keberhasilannya berada pada awal proyek.
4. Pengendalian Pengadaan
Disamping aspek biaya, waktu dan mutu, juga termasuk masalah-masalah prosedur
Pengadaan seperti Keppres untuk proyek APBN.
5. Pengendalian Lingkup Kerja
Ini erat kaitan dengan aspek biaya, penting pada tahap Engineering dan disini banyak
alternatif yang bisa dipilih.
6. Pengendalian Mutu
Mencakup masalah yang cukup luas dengan tujuan pokok produk proyek harus dalam
keadaan Fitnes for use (sesuai untuk digunakan). Mutu dari penyusunan program QA/QC
sampai kepada inspeksi dan uji coba operasi.
7. Pengendalian Kinerja
Kinerja biaya dan jadwal harus sesuai, jika jadwal cepat kalau biaya lebih banyak bisa
proyek tidak dapat diselesaikan.

E. PENGENDALIAN INTERNAL DAN EKSTERNAL

INTERNAL dilakukan oleh organisasi yng bersangkutan dan dilaporkan ke pucuk pimpinan

EKSTERNAL dilakukan oleh badan atau organisasi diluar perusahaan misalnya oleh auditor/akuntan.
Proyek Pemerintah oleh Dinas Pekerjaan Umum, Badan Pemeriksa dan lain-lain.
F. PERUBAHAN INTENSITAS PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN

Sesuai siklus pengelolaan berangsur-angsur berubah dari Perencanaan ke Pengendalian. Tahap

perencanaan mengawali proyek dengan menentukan masalah seperti JENIS PEKERJAAN, WAKTU, dan
SIAPA PELAKSANAAN.

Tahap implementasi di perlukan Pemantauan, Pengendalian, dan Koreksi agar sesuai dengan
Perencanaan yaitu Anggaran, Jadwal, Waktu dan Standar Mutu.

Makin besar volume pekerjaan semakin tinggi proses pengendalian diperlukan. Pada tahap ini mungkin
juga ada revisi perencanaan dan penyesuaian-penyesuaian.

G. PENGENDALIAN YANG EFEKTIF.

1. Tepat waktu dan peka terhadap penyimpangan, metode yang dipakai harus cukup peka sehingga
dapat mengetahui adanya penyimpangan pada tahap masih awal yaitu pada saat sebelum
persoalan berkembang besar.
2. Bentuk tindakan yang dilakukan tepat dan benar, untuk ini perlu kemampuan dan kecakapan
menganalisa indikator secara aktual dan objektif.
3. Terpusat pada masalah yang strategis dilihat dari segi penyelenggara proyek. Untuk ini perlu
kecakapan menentukan masalah yang strategis agar penggunaan waktu dan tenaga dapat
efisiensi.
4. Kegiatan pengendalian tidak lebih dari yang diperlukan. Biaya yang dipakai tidak boleh lebih dari
hasil yang didapat.
5. Dapat memberikan petunjuk berupa prakiraan hasil pekerjaan yang akan datang. Ini diperlukan
agar hasil jika hasil belum didapat untuk menentukan langkah pelaksanaan berikutnya.

H. PENGENDALIAN YANG TIDAK EFEKTIF

1. Karakteristik Proyek.
Proyek umumnya kompleks, melibatkan banyak organisasi dan lokasi terpencar yang
mengakibatkan: Tidak mudah mengikuti kinerja masing-masing untuk menyimpulkan laporan yang
terkonsolidasi, komunikasi dan komunikasi.
2. Laporan yang tidak tepat waktunya, tidak pandai memilih materi dan sumber informasi yang
kurang kompeten.
3. Kebiasaan.
Sikap mapan dari kebiasaan pada pemilik dan pengelola yang dialami umumnya sulit
menyesuaikan diri dengan waktu yang relative singakt. Cenderung resistant terhadap perubahan
yang semestinya diperlukan untuk mengelola proyek.

III. VARIANS DAN KONSEP NILAI

Konsep yang sering dan luas digunakan untuk pengendalian biaya dan jadwal. Identifikasi dilakukan
dengan membandingkan jumlah uang yang sesungguhnya dikeluarkan dengan anggaran biaya
berencana. Untuk jadwal dianalisis kurun waktu yang telah dipakai dibandingkan dengan waktu
perencanaan.
1. ANALISIS VARIANS
Membandingkan status pelaporan proyek dengan perencanaan yang memperlihatkan sbb:
a. Biaya Pelaksanaan dengan Anggaran
b. Waktu Pelaksanaan dengan Anggaran
c. Tanggal mulai pelaksanaan dengan rencanaan
d. Tanggal akhir pekerjaan dengan rencana
e. Angka kenyataan pemakaian tenaga kerja dengan anggaran
f. Jumlah penyelesaian pekerjaan dengan rencana.

IV. INDIKATOR-INDIKATOR UNTUK MENGANALISIS KINERJA

Konsep dasar nilai hasil dapat digunakan unutk menganalisa kinerja dan membuat prakiraan pencapaian
sasaran dengan memakai 3 indikator yaitu:

1. ACWP (Actual Cost of Work Performed) yaitu jumlah biaya aktua dari pekerjaan yang telah
dilaksanakan. Biaya ini didapat dari data akuntansi keuangan proyek pada tanggal pelaporan.
2. BCWP (Budgeted Cost of Performed) yaitu nilai hasil dari pekerjaan yang telah selesai terhadap
anggaran yang disediakan (biaya yang telah direncanakan)
3. BCWS (Budgeted Cost of Sheduled) yaitu Anggaran untuk suatu paket pekerjaan disusun
berdasarkan jadwal pelaksanaan (Kurva “S” hub. Antara kinerja dengan waktu)

Dengan 3 indikator dapat dihitung berbagai faktor yang menunjukkan kemampuan dan kinerja
pelaksanaan proyek seperti:

a. Varians biaya (CV) dan jadwal (SV) terpadu

b. Memantau perubahan varians terhadap angka standar
c. Indeks produktifitas dn kinerja
d. Perkiraan biaya penyelesaian proyek.

V. VARIANS BIAYA DAN JADWAL TERPADU

Analisis kemajuan proyek dengan Metode Varians sederhana kurang mencukupi karena tidak
mengintegrasikan aspek biaya dengan waktu. Untuk itu perlu digunakan metode Nilai Hasil dengan
Indikator ACWP, BCWS dan BCWP yang menghasilkan Varians Biaya Terpadu (CV) dan Varians Jadwal
Terpadu (SV) yaitu:

Varians Biaya, CV = BCWP – ACWP

Varians Jadwal SV = BCWP – BCWS

HASIL PERHITUNGAN YANG MENUNJUKKAN SBB:

CV Negatif (-) menunjukkan biaya lebih tinggi dari anggaran disebut COST OVERRUN

CV Nilai 0 (0) menunjukkan pekerjaan terlaksana sesuai anggaran

CV Positif (+) menunjukan pelaksanaan pekerjaan dengan biaya kurang dari anggaran disebut COST
UNDERRUN.