Pertemuan V

Manajemen Waktu Proyek

 Tujuan pembelajaran
1. Memahami tahapan-tahapan yang dilakukan dalam
melakukan Manajemen Waktu Proyek
2. Memahami input yang dibutuhkan dalam tiap tahapan
serta output yang dihasilkan dari tiap tahapan
3. Mengerti dan memahami cara membuat dan
menganalisis atribut aktivitas
4. Mengenal berbagai alat yang dapat digunakan untuk
melakukan manajemen proyek,khususnya Gantt Chart
 Manajemen waktu proyek adalah tahapan mendefinisikan proses-proses
yang perlu dilakukan selama proyek berlangsung berkaitan dengan penjaminan
agar proyek dapat berjalan tepat waktu dengan tetap memperhatikan keterbatasan
biaya serta penjagaan kualitas produk/servis/hasil unik dari proyek.
Manajemen waktu proyek merupakan salah satu kompetensi yang harus
dimiliki oleh seorang manajer proyek. Manajemen waktu proyek di butuhkan
manajer proyek untuk memantau dan mengendalikan waktu yang dihabiskan
dalam menyelesaikan sebuah proyek.
Dengan menerapkan manajemen waktu proyek, seorang manajer proyek
dapat mengontrol jumlah waktu yang dibutuhkan oleh tim proyek untuk
membangun deliverables proyek sehingga memperbesar kemungkinan sebuah
proyek dapat selesai sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
 Konflik Jadwal
1. Penyebab konflik:
1. Individual work style
2. Perbedaan budaya
2. Indikator tipe Myers-Briggs berfokus padd perilaku individu
terhadap struktur dan tengat (deadline)
3. Beberapa individu memilih untuk mengikuti jadwal dan
memenuhi tengat sementara beberapa individu yang lain
tidak
4. Perbedaan budaya bahkan untuk negara yang sama akan
mempunyai perilaku yang berbeda terhadap jadwal
Tahapan manajemen waktu proyek
1. Definisikan aktivitas
Identifikasi jadwal aktivitas yang harus dilakukan secara spesifik
untuk memproduksi hasil-hasil proyek
2. Pengurutan aktivitas
Identifikasi dan mendokumentasikan keterkaitan antar satu
aktivitas dengan aktivitas lainnya
3. Estimasi kebutuhan aktivitas
Estimasi jenis dan jumlah sumber daya yang dibutuhkan untuk
melaksanakan aktivitas yang sudah terjadwal
4. Estimasi durasi aktivitas
Estimasi periode yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
pekerjaan dari setiap aktivitas
5. Membangun jadwal
Menganalisis urutan aktivitas,durasinya,sumber daya yang
dibutuhkan dan tantangan pemenuhan jadwal sampai
terbentuknya jadwal pelaksanaan proyek
6. Mengendalikan jadwal
7. Mengendalikan perubahan jadwal proyek
 Daftar Aktivitas (Activity List)
1. Dibuat berdasarkan WBS dan WBS Dictionary*
2. Project Deliverables, hambatan dan asumsi yang tertera
dalam scope statement juga menjadi bahan pertimbangan
ketika membangun Activity List
3. Sebaiknya dibuat berdasarkan standar/template activitylist
yang telah biasa digunakan oleh organisasi yang
bersangkutan

* Apa yang dimakud dengan WBS dan WBS Dictionary

 Atribut Aktivitas
Informasi yang terkandung dalam atribut aktivitas,antara lain:
1. Identitas aktivitas, kode aktivitas, deskripsi aktivitas, aktivitas
pendahulunya, aktivitas yang mengikutinya, relasilogis antar aktivitas, hal
yang mempercepat dan yang mungkin memperlambat aktivitas, sumber
daya yang dibutuhkan, tantangan dan hambatan serta asumsi
2. Orang yang bertanggung jawab mengeksekusi suatu pekerjaan
3. Area geografis atau tempat pekerjaan harus dilakukan
4. Tipe aktivitas, misalnya apakah suatu aktivitas harus dikerjakan dengan
pembagian dan bertahap atau merupakan satu kesatuan pekerjaan yang
dapat berdiri sendiri
 Milestone List
1. Daftar peristiwa yang menjadi penanda selesainya suatu
pekerjaan, misalnya tanggal, produk yang dihasilkan,
laporan,dsb
2. Berguna dalam monitoring kemajuan proyek
 Urutan Aktivitas
Dapat digambarkan dengan berbagai diagram, antara lain:
1. Network Diagram & Critical Path Analysis
2. Precedence diagram
 Diagram Jaringan Proyek
Merupakan alat bantu yang biasanya digunakan dalam menyusun urutan
aktivitas.
Adalah skema yang menunjukkan hubungan logis atau urutan aktivitas-
aktivitas proyek menggunakan AOA(activity-on-arrow)atau ADM(arrow
diagramming mehod).
Manfaat:
1. Menyusun urutan kegiatan proyek yang memiliki sejumlah besar
komponen dengan hubungan ketergantungan yang kompleks.
2. Membuat perkiraan jadwal proyek yang paling ekonomis.
3. Mengusahakan fluktuasi minimal penggunaan sumber daya
Metode yang umum digunakan:
1. Metode jalur kritis(CPM), Teknik evaluasi dan review proyek (PERT) dan
Metode Diagram Pendahuluan(PDM)
 Activity On Arrow (AOA)

Kegiatan digambarkan sebagai anak panah yang

menghubungkan dua lingkaran yang mewakili dua
peristiwa
Simbol pada AOA
 Proses Membuat Diagram AOA
1. Tentukan semua aktivitas yang berawal dinode 1. Gambarkan node akhirnya dan
tanda panah yang menghubungkan node 1 dengan node-node akhirnya. Tulis huruf
atau nama aktivitas disertai estimasi durasi yang dibutuhkan pada tanda panah yang
berkaitan.
2. Lanjutkan menggambar network diagram, dengan cara menggambarkannya dari kiri
kekanan. Perhatikan node-node yang diikuti oleh 2 atau lebih aktivitas, atau
sebaliknya 1 node yang didahului oleh 2 atau lebih aktivitas, jika perlu digabung atau
dipisahkan.
3. Diagram terus digambar hingga semua aktivitas tercantum pada diagram, termasuk
keterkaitan/ketergantungan satu aktivitas dengan aktivitas lainnya.
4. Perhatikana turan: semua tanda panah harus mengarah dari kiri ke kanan, dan tidak
ada tanda panah yang saling berpotongan.
Contoh AOA (Activity on Arrow)
Arrow Diagramming Method (ADM)
1. Disebut juga activity-on-arrow (AOA) project network diagrams
2. Aktivitas direpresentasikan sebagai tanda panah
3. Node atau lingkaran sebagai penanda awal dan akhir sebuah aktivitas
4. Hanya dapat menunjukkan ketergantungan dari awal ke akhir

Precedence Diagramming Method (PDM)

1. Aktivitas direpresentasikan oleh kotak-kotak
2. Tanda panah menunjukkan relasi antar aktivitas
3. Lebih populer dibandingkan ADM dan banyak digunakan dalam
manajemen proyek perangkat
4. Lebih baik dalam memperlihatkan berbagai tipe ketergantungan.
Task Dependency Types
Contoh PDM Network Diagram
 Estimasi Durasi Aktivitas

1. Setelah mendefinisikan aktivitas serta urutannya, langkah selanjutnya

dalam manajemen adalah mengestimasi durasi yang dibutuhkan oleh
aktivitas-aktivitas tsb.
2. Durasi adalah jumlah aktual waktu yang dibutuhkan untuk bekerja
ditambah dengan waktu
3. Effort adalah jumlah hari atau jumlah jam yang dibutuhkan untuk
menyelesaikan suatu pekerjaan.
4. Orang yang melakukan/ bertanggungjawab dengan sebuah aktivitas/
pekerjaan sebaiknya turut serta dalam mengestimasi durasi aktivitas,
sedang para ahli memberi masukan dan mengevaluasi hasilnya.
 Membangun Jadwal

1. Gunakanlah hasil proses manajemen waktu sebelumnya untuk

membangun jadwal.Sehingga lebih mudah dalam menentukan
tanggal awal dan tanggal akhir dari sebuah aktivitas.
2. Tujuan utama dari proses ini adalah membangun jadwal yang
realistis sebagai dasar dalam memonitor kemajuan proyek berkaitan
dengan keterbatasan waktu.
3. Alat yang dapat digunakan antara lain: GanttCharts, PERT analysis,
critical path analysis, dan critical chain scheduling.
 Critical Path Method (CPM)

1. CPM adalah teknik menganalisis jaringan kegiatan

/aktivitas-aktivitas ketika menjalanlankan proyek dalam
rangka memprediksi durasi total
2. Critical path sebuah proyek adalah deretan aktivitas yang
menentukan waktu tercepat yang mungkin agar proyek
dapat diselesaikan
3. Critical path adalah jalur terpanjang dalam network
diagram dan mempunyai kesalahan paling sedikit
 Cara menentukan Critical Path

1. Buatlah network diagram yang baik

2. Tambahkan durasi untuk tiap aktivitas pada setiah
jalur yang ada pada diagram tersebut.
3. Jalur terpanjang adalah critical path
 Contoh

Asumsi : satuan waktu adalah hari

a. Ada berapa jalur dalam network diagram

b. Berapa lama setiap jalur harus dilalui?
c. Tentukanlah critical path? `
d. Berapa lama waktu terpendek untuk dapat menyelesaikan
proyek ini?
 Issue dalam Critical Path

1. Jika satu atau lebih aktivitas dalam critical path dilakukan

lebih lama dari yang direncanakan,maka seluruh jadwal
proyek akan berubah kecuali segera diambil tindakan
korektif
2. Misconceptions:
a) Critical path bukanlah critical activities
b) Dalam sebuah diagram dapat saja terdapat lebih dari
satu critical path
c) Critical path dapat mengubah kemajuan proyek