Manajemen Projek Teknologi Informasi

Project Time Management

Disusun oleh:
KELOMPOK 1
Yofanda Putra Prayogi

(132410101005)

Dimas caesa wijaya

(132410101009)

Kikki amarita

(112410101053)

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

UNIVERSITAS JEMBER
2015

Pentingnya Penjadwalan Project

Banyak sekali projek IT yang gagal dalam memenuhi kebutuhan lingkup, waktu dan
biaya dalam proyeknya. Manajer sering memberikan rentangan waktu di dalam proyek agar
sebuah proyek dapat diselesaikan denga tepat waktu, hal ini merupakan salah satu tantangan
terbesar danpenyebab utama konflik dalam pengerjaan proyek. Gaya kerja individualis dan
juga perbedaan budaya juga merupakan penyebab konflik penjadwalan.
Dengan segala kemungkinan adanya konflik penjadwalan, oleh karena itu penting
untuk menggunakan penjadwalan proyek sehingga manajer dapat membantu meningkatkan
kinerja proyek. Manajemen waktu proyek melibatkan proses yang diperlukan untuk
memastikan penyelesaian tepat waktu dari proyek. Ada enam proses utama :
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Mendefinisikan aktifitas
Pengurutan aktifitas
Estimasi sumber aktifitas
Estimasi jangka waktu aktifitas
Penjadwalan pengembangan
Mengontrol penjadwalan

1. Mendefinisikan aktifitas
Mendefinisikan aktifitas berarti mengidentifikasi kegiatan apa saja yang akan
dilakukan secara spesifik agar nantinya proyek dan stakeholder harus bekerja untuk
menghasilkan proyek yang sesuai dengan tujuan awal. Kegiatan biasanya ditemukan
pada WBS yang memiliki durasi, biaya dan kebutuhan sumber daya yang diharapkan.
Keluaran utama dari prosses ini adalah daftar kegiatan, sumber daya dan daftar
aktivitas penting.
2. Pengurutan aktifitas
Melibatkan pengidentifikasian dan pendokumentasian hubungan antara kegiatan
proyek. Dependensi adalah sebuah ketergantungan atau hubungan yang berkaitan
dengan urutan kegiatan proyek atau tugas.
Ada 3 alasan dasar untuk menciptakan ketergantungan antara kegiatan proyek, yaitu:
a) Dependensi Wajib
b) Dependensi Diskresioner
c) Dependensi Eksternal

Diagram jaringan

Diagram jaringan adalah pilihan teknik untuk menunjukkan urutan aktifitas. Sebuah
diagram jaringan adalah tampilan skematis yang menunjukkan hubungan logis urutan
kegiatan dalam proyek. Format diagram jaringan antara lain activity on arrow(AOA)
dan Precedence Diagramming Method(PDM). Perlu diingat bahwa diagram jaringan
merupakan kegiatan yang harus dilakukan untuk menyelesaikan proyek.
4 jenis dependensi atau hubungan antara kegiatan meliputi:
a) Finish To Start
b) Start To Start
c) Finish To Finish
d) Start To Finish
3. Estimasi sumber aktifitas
Dalam estimasi sumber aktifitas dapat dijelaskan
memperkirakan

berapa

lama

suatu

kegiatan

dapat

bahwa

dikerjakan

sebelum

kita

harus

memperkirakan sumber daya seperti individu, peralatan, dan bahan yang akan
digunakan tim untuk mengerjakan proyek. Sifat proyek dan organisasi akan
mempengaruhi

estimasi

sumber

daya.

Penilaian

ahli,

analisis

alternatif,

memperkirakan data, dan manajemen proyek software yang tersedia dapat membantu
dalam estimasi sumber daya. Pengalaman dari setiap orang yang memiliki
pengalaman dalam pengerjaan proyek serupa juga akan dubutuhkan untuk membantu
menentukan sumber daya yang diperlukan. Keluaran utama dari proses ini adalah
sumber daya yang diperlukan, persyaratan aktifitas, rincian struktur sumber daya dan
dokumen update dari proyek.
4. Estimasi jangka waktu aktifitas
Hal ini digunakan untuk memperkirakan jangka waktu yang dubutuhkan untuk
menyelesaikan projek. Hal ini penting untuk dicatat, durasi adalah hal yang mencakup
jumlah waktu bekerja pada kegiatan dan ditambah dengan waktu tambahan. Maksud
disini waktu tambahan adalah meskipun mungkin mengambil satu pekan kerja atau
lima hari kerja untuk melakukan pekerjaan yang sebenarnya, estimasi durasi mungkin
dua minggu untuk memberikan waktu tambahan yang dibutuhkan untuk memperoleh
informasi dari luar. Output dari durasi aktivitas estimasi mencakup perkiraan durasi
aktivitas dan update dokumen proyek. Penilaian ahli juga merupakan alat penting
untuk mengembangkan kegiatan estimasi durasi yang baik.
5. Penjadwalan pengembangan
Penjadwalan pengembangan memanfaatkan semua hasil manajemen waktu proyek
sebelumnya untuk menentukan awal dan akhir tanggal pengembangan proyek. Tujuan
jadwal pengembangan ini adalah untuk membuat jadwal proyek yang realistis yang

menyediakan dasar untuk memantau kemajuan proyek untuk dimensi waktu proyek.
Keluaran dari hal ini adalah jadwal projek, jadwal model data, penjadwalan awal,
permintaan perubahan, dan perencanaan management projek.
Ada beberapa tool dan teknik dalam schedulling developement:
1. Gantt chart
Gannt chart menyediakan format standar untuk menampilkan informasi
penjadwalan projek yang tersusun dalam list-list kegiatan apa saja yang ada
dalam pengerjaan projek mulai dari tanggal awal pengerjaan sampai selesai.
Selain itu semua aktivitas yang ada dalam gannt chart harus sesuai dengan
aktifikas yang ada pada WBS.
Berikut perbedaan simbol pada software saat menjalankan gantt charts
a) Simbol permata berwarna hitam berguna sebagai perihal yang sangat
penting.
b) Batangan berwarna hitam tebal yang dengan panah pada awal dan akhir
memiliki fungsi sebagai rekapitulasi kegiatan.
c) Batang orizontal berwarna abu-abu cerah memiliki artian sebagai simbol
untuk durasi pengerjaan setiap individu.
d) Panah terhubung pada simbol mengartikan sebagai relasi dan keterkaitan
antar keigiatan

1.1 Adding Milestones to Gannt Charts

Milestones adalah sebuah gambar diamond pada gannt chart yang berfungsi
untuk menegaskan aktivitas/event yang penting atau pencapaian projek.
Untuk membuat sebuah milestones berarti, ada kriteria yang bisa disingkat
SMART:

- Specific (spesifik)
- Measureable (dapat di ukur)
- Assignable (dapat di kerjakan)
- Realistic (realistis)
- Time Framed
1.2 Using Tracking Gannt charts to Compare Planned and Actual Date
Gannt chart juga dapat berfungsi untuk membandingkan waktu perencanaan
yang dibuat dengan waktu yang sesungguhnya dalam pengerjaan. Sehingga
terdapat perbandingan dari rencana yang sudah ada.
Gannt chart memiliki kekurangan an kelebihan. Kelebihan utama dari gannt
chart adalah menyediakan format standar dalam menampilkan infromasi
perencanaan dan penjadwalan projek yang sebenarnya. Kelemahan utamanya
adalah tidak biasa menampilkan hubungan atau keterkaitan antar task atau
kegiatannya.

2. Critical path analisis

Critical path anallisi merupakan salahj satu tekhnik penjadwalan projek. Tekhnik
ini digunakan untuk memprediksi jangka waktu pengerjaan total dari sebuah
projek. Critical path di dalam projek adalah penentuan kegiatan untuk
menentukan jangka waktu tercepat dan terlama dalam penyelesaian projek.
2.1

Calculating critical path

Calculating critical path merupakan langka pertama yang harus ditentukan
berapa lama waktu terpanjang yang dapat dibuat berdasarkan dengan
urutan yang ada di WBS, dengan adanya pencarian waktu terpanjang dari
critical path, bisa menjadi acuan dalam pencarian waktu terpendek yang
dapat dikerjakan.

2.2

2.3

Growing Grass can be on the critical path

Intinya didalam pencarian critical path sewaktu-waktu dapat berubah
sesuai dengan progres pengerjaan projek.
Using critical path analysis to makes schedule trade-offs
Critical path dapat digunakan sebagai pembuatan jadwal trade-offs, teknik
trade off bisa dicari dengan menentukan total free slack atau float untuk
setiap kegiatan dalam projek. Total free slack merupakan jumlah waktu
aktifitas dapat dikerjakan tidak sesuai dengan tanggal mulainya namun
tidak merubah tanggal penyelesaian sebah kegiatan/task tersebut.
Ada dua cara untuk menghitung free slack:

a) Forward pass
Menentukan tanggal mulai dan selesai lebih awal dimana harus
juga masuk akal dalam waktunya.
b) Backward pass
Menentukan tanggal mulai dan

selesai

yang

paling

lambat(selambat-lambatnya) dimana tidak juga merubah tanggal

2.4

selesai yang sebenarnya.

Using the critical path to shorten a project schedule
Untuk mengurangi masa pengerjaan adalah dengan cara mempercepat
pengerjaan critical path, critical path dapat dikerjakan dengan cepat
dengan manambah sumber daya dan tanpa mengurangi scope.

3. Program Evaluation and Review Technique (PERT) analisis

Adalah teknik analisa jaringan yang digunakan untuk mengestimasi durasi
pengerjaan projek saat ada situasi ketidaktentuan yang tinggi pada durasi
pengerjaan individu.

Keuntungan utama menggunakan PERT adalah mampu memetakan secara

asosiasi resiko pengerjaan dengan durasi pengerjaan projek.
6. Mengontrol penjadwalan
Mengontrol penjadwalan merupakan proses akhir dimana, ketika rancangan telah
terjadi dan penjadwalan pada WBS telah komplit, langkah selanjutnya adalah
mengontrol setiap penjadwalan yang akan dikerjakan. Tujuan dari mengontrol
penjadwalan adalah untuk mengetahui status jadwal, mempengaruhi faktor-faktor
yang menyebabkan perubahan jadwal, menentukan bahwa jadwal telah berubah, dan
mengelola perubahan ketika hal tersebut terjadi. Input utama untuk jadwal adalah
kontrol rencana manajemen proyek, jadwal proyek, data kinerja, dan aset organisasi.
a) Cek Realitas pada Penjadwalan dan Kebutuhan Disiplin
Cek realitas pertama kali merupakan pembuatan projek charter,hal ini
dianggap paling dasar karena memuat semua aturan dan juga ketentuan
dalam pengerjaan projek. Dan juga seorang manajer harus menerapkan
disiplin ke semua anggota dalam penyelesaian projek karena displin adalah
suatu tindakan keharusan agar tercapainya penyelesaian projek sesuai
dengan ekspektasi.
b) Penggunaan Perangkat Lunak Untuk Membantu dalam Manajemen Waktu
Projek

Penggunaan perangkat lunak dalam pengerjaan projek dapat berfungsi

sebagai manajemen waktu dalam sebuah projek, salah satu softwarenya
adalah Microsoft Project 2007. Software ini didesain khusus untuk urusan
manajemen waktu pengerjaan proyek, dimana kita hanya memasukkan
data-data waktu pengerjaan maka Project 2007 akan membuat diagramdiagram serta dependesinya satu sama lain.