Sistem Informasi Akuntansi

Implementasi Sistem, Operasi, dan Pengendalian

Implementasi Sistem

1. Membuat Rencana dan Pengendalian untuk Implementasi

Dalam upaya mengelola implementasi proyek dengan baik, dibutuhkan rencana-rencana
khusus yang tersusun dengan baik untuk dikembangkan. Rencana-rencana tersebut harus
menggabungkan tiga komponen utama:
(1) menguraikan proyek ke dalam berbagai tahapan,
(2) anggaran khusus yang dapat diaplikasikan di setiap tahap,
(3) waktu pelaksanaan tertentu yang dapat pula diaplikasikan di setiap tahap proyek.

Gantt chart menggambarkan secara grafis aktivitas-aktivitas utama pada sebuah proyek
implementasi sistem yang bersifat hipotetis. Gantt Chart menunjukkan baik waktu aktual
maupun yang direncanakan untuk suatu aktivitas tertentu. Walaupun Gantt chart sangat
bermanfaat, Gant Chart masih sangat terbatas karena ia tidak mampu menunjukkan hubungan
antarberbagai aktivitas proyek. Diagram itu juga tidak mampu menunjukkan urutan aktivitas
yang harus dilakukan.

Diagram Jaringan menggambarkan urutan aktivitas- aktivitas yang harus dilakukan. Pendekatan
diagram jaringan kerja dapat dikembangkan dengan memasukkan waktu yang diharapkan untuk
setiap aktivitas. Berdasar perkiraan tersebut, dengan menggunakan program evaluation and
review technique (PERT) dan critical path method (CPM), akan dapat diketahui estimasi jalur
kritis sebuah proyek. Jalur kritis adalah rangkaian aktivitas yang penting/kritis dalam sebuah
proyek, dan bila salah satu dari aktivitas-aktivitas tersebut tertunda, seluruh proyek akan
tertunda.

2. Melakukan Aktivitas Implementasi

Pelaksanaan implementasi aktivitas meliputi pengerjaan aktual rencana desain yang telah disusun
sebelumnya. Aktivitas-aktivitas yang ditemui selama pelaksanaan ini ada 6 antara lain :
a. Menyeleksi dan Melatih Personel
b. Memasang Perlengkapan Baru Komputer dan Detail Desain Sistem
c. Menulis dan Menguji Program-program Komputer
d. Pengemangan Standar
e. Dokumentasi
f. Konversi File
3. Mengevaluasi Sistem Baru

Dalam setiap implementasi sistem akan memunculkan beragam permasalahan dan oleh karena
itu perlu tindak lanjut yang memadai. Proses tindak lanjut diperlukan untuk memastikan bahwa
sistem baru beroperasi sesuai yang direncanakan. Banyak pendekatan yang bisa digunakan dalam
 proses tindak lanjut dan evaluasi, seperti observasi, kuesioner, pengukuran kinerja, dan uji
banding.

Merencanakan dan Mengorganisasi Proyek Sistem

1. Seleksi Proyek
Proyek-proyek yang berpotensi dapat langsung diajukan oleh departemen-departemen yang
membutuhkan atau oleh sistem informasi tertentu, fungsi perencanaan perusahaan, atau sebagai
respons atas permasalahan yang muncul, seperti perubahan dalam persyaratan pelaporan yang
ditetapkan pemerintah. Proses seleksi proyek pada organisasi yang besar dapat sangat formal,
dengan dokumen proposal proyek yang menyajikan analis mendetail tentang perkiraan biaya dan
manfaat, baik yang bersifat finansial maupun nonfinansial.
2. Tim Proyek
Tenaga kerja adalah sumber daya dasar di setiap proyek sistem. Salah satu tugas penting dalam
proyek manajemen adalah menyusun dan membentuk sebuah tim proyek yang sesuai. Untuk
sebuah proyek aplikasi sistem, keberadaan para analis, para programer, dan teknisi lainnya
adalah penting, namun adanya perwakilan dari departemen-departemen pengguna tempat
aplikasi ini akan dikembangkan adalah sesuatu yang juga diperlukan. Salah satu anggota tim
harus dipilih menjadi pimpinan proyek (project leader) agar mampu memfokuskan tanggung
jawab pengendalian untuk proyek.
3. Menguraikan Proyek Menjadi Tugas dan Tahapan
Tujuan penguraian proyek adalah untuk memfasilitasi penugasan dan pengawasan tenaga kerja
dan sumber daya proyek lainnya. Dan bila dimungkinkan, tugas-tugas tersebut harus pula diurai
ke dalam tingkatan yang memungkinkan definisi tiap tugas menjadi cukup jelas untuk
memungkinkan menugaskan personel pada tugas-tugas spesifik. Penugasan ini harus
mencerminkan keahlian yang dimiliki setiap individu. Estimasi waktu yang dibutuhkan untuk
setiap tugas harus juga dimasukkan dalam uraian sebuah proyek.
4. Estimasi Waktu

Mengestimasi dengan akurat waktu penyelesaian sebuah sistem merupakan suatu hal yang sulit
karena adanya ketidakpastian dalam pengembangan sistem. Estimasi yang buruk terhadap waktu
penyelesaian tugas akan membatasi efektivitas teknik-teknik manajemen proyek yang digunakan.
Akurasi estimasi waktu penyelesaian proyek sebagian tergantung pada pengalaman manajemen
proyek terdahulu dalam sebuah organisasi. Pengalaman proyek terdahulu akan meningkatkan
kemampuan dan keahlian mengestimasi waktu tiap-tiap personel untuk proyek-proyek baru
berikutnya. Namun demikian, estimasi tidak selalu tepat untuk beberapa hal, dan fakta ini harus
diterima. Tekanan untuk konsisten dengan jadwal yang tidak realistis juga akan menghasilkan
proyek yang tidak memuaskan. Sikap yang tepat dalam mengestimasi waktu adalah menerima
apapun hasil estimasinya dan mempersiapkan diri untuk sering merevisi sementara proyek
tersebut berjalan.

5. Teknik Pengukuran Kerja

Pendekatan paling mudah untuk mengestimasi adalah menebak, yang berarti tidak ada
penghitungan resmi yang digunakan. "Tebakan estimasi" didasarkan pada pengalaman terdahulu
dalam proyek atau tugas yang sejenis. Pendekatan-pendekatan lainnya yang bisa digunakan
untuk mengestimasi biasanya berdasarkan pada konsep pengukuran kerja, seperti dijelaskan pada
Bab 2. Pengukuran kerja meliputi empat langkah dasar, yaitu:

1. Identifikasi tugas yang akan diestimasi

2. Untuk tiap tugas, diestimasi total ukuran atau volume tugasnya dengan tepat dan sesuai
kebutuhan
3. Mengonversi ukuran atau volume estimasi ke dalam waktu estimasi dengan
mengalikannya (ukuran atau volume estimasi tadi) dengan standar atau tingkat estimasi
pemrosesan
4. Menyesuaikan tingkat estimasi pemrosesan dengan memasukkan pertimbangan-
pertimbangan tertentu seperti waktu menganggur (idle time), kompleksitas tugas, atau
tingkat kecanggihan tugas
5.

Dalam Bab 11, yang berfokus pada implementasi sistem, operasi, dan pengendalian proyek
sistem, estimasi waktu untuk merencanakan dan mengorganisasi proyek dapat bervariasi
tergantung pada kompleksitas dan lingkup proyek yang sedang dikerjakan. Namun, ada beberapa
faktor yang dapat membantu dalam menentukan estimasi waktu yang realistis:

1. Kompleksitas proyek: Pertama-tama, penting untuk mempertimbangkan kompleksitas proyek

yang sedang dikerjakan. Proyek yang lebih kompleks dan melibatkan lebih banyak komponen
dapat memerlukan lebih banyak waktu untuk merencanakan dan mengorganisasi.

2. Lingkup proyek: Lingkup proyek juga menjadi faktor penting dalam estimasi waktu. Jika
proyek memiliki lingkup yang luas dan melibatkan banyak area fungsional atau departemen yang
berbeda, maka waktu yang dibutuhkan untuk merencanakan dan mengorganisasinya akan lebih
lama.

3. Sumber daya yang tersedia: Estimasi waktu juga akan dipengaruhi oleh sumber daya yang
tersedia. Jika Anda memiliki tim proyek yang besar dan berpengalaman, waktu yang dibutuhkan
untuk merencanakan dan mengorganisasi proyek dapat lebih singkat dibandingkan jika Anda
memiliki tim yang lebih kecil atau kurang berpengalaman.

4. Pengalaman dan pengetahuan: Tingkat pengalaman dan pengetahuan dalam merencanakan

dan mengorganisasi proyek sistem juga akan memainkan peran dalam estimasi waktu. Jika Anda
memiliki pengalaman yang luas dalam bidang ini dan pengetahuan yang mendalam tentang
prosesnya, Anda mungkin dapat melakukannya lebih efisien dan dalam waktu yang lebih
singkat.
5. Risiko proyek: Estimasi waktu juga perlu mempertimbangkan risiko proyek yang mungkin
timbul. Jika proyek memiliki risiko yang tinggi, perlu ada waktu tambahan yang dialokasikan
untuk perencanaan dan pengorganisasian agar dapat mengelola risiko tersebut dengan baik.

Penting untuk dicatat bahwa estimasi waktu selalu melibatkan ketidakpastian, dan faktor-faktor
di atas hanyalah beberapa pertimbangan umum yang dapat membantu dalam membuat perkiraan.
Selalu bijaksana untuk memberikan waktu tambahan sebagai buffer untuk kemungkinan
penundaan atau kesulitan yang tidak terduga yang mungkin muncul selama implementasi sistem,
operasi, dan pengendalian proyek.

Dalam konteks akuntansi proyek, merencanakan dan mengorganisasi proyek sistem dalam Bab
11 implementasi sistem, operasi, dan pengendalian melibatkan beberapa aspek yang relevan.
Berikut adalah penjelasan beberapa konsep akuntansi proyek yang dapat diterapkan dalam materi
tersebut:

1. Anggaran proyek: Anggaran proyek merupakan perkiraan biaya yang dibutuhkan untuk
melaksanakan proyek. Pada tahap merencanakan dan mengorganisasi proyek sistem, Anda perlu
mengembangkan anggaran yang mencakup biaya-biaya yang terkait dengan sumber daya
manusia, peralatan, perangkat lunak, infrastruktur, dan lain-lain. Anggaran ini dapat membantu
dalam mengestimasi keuangan yang dibutuhkan untuk melaksanakan proyek serta mengontrol
pengeluaran selama implementasi.

2. Perencanaan pengeluaran: Selain anggaran proyek, perencanaan pengeluaran juga penting

dalam merencanakan dan mengorganisasi proyek sistem. Ini melibatkan penentuan waktu dan
jumlah pengeluaran yang diperlukan untuk membeli peralatan, mempekerjakan tenaga kerja,
memperoleh lisensi perangkat lunak, dan komponen lain yang diperlukan dalam implementasi
sistem. Dengan perencanaan pengeluaran yang baik, Anda dapat mengatur pengeluaran proyek
dengan tepat dan menghindari kekurangan dana yang tidak diinginkan.

3. Pembukuan proyek: Ketika Anda merencanakan dan mengorganisasi proyek sistem, penting
untuk mempertimbangkan bagaimana proyek tersebut akan dicatat dalam sistem pembukuan. Ini
mencakup pembuatan rekening proyek yang memungkinkan Anda untuk melacak dan
mengontrol pengeluaran proyek secara terpisah dari aktivitas bisnis rutin lainnya. Dengan
menggunakan pembukuan proyek yang terpisah, Anda dapat melakukan pemantauan dan
pelaporan keuangan yang lebih baik terkait dengan proyek tersebut.

4. Manajemen risiko keuangan: Salah satu aspek penting dalam merencanakan dan
mengorganisasi proyek sistem adalah manajemen risiko keuangan. Ini melibatkan identifikasi
dan evaluasi risiko-risiko finansial yang dapat mempengaruhi keberhasilan proyek. Dalam
konteks akuntansi proyek, Anda dapat mengembangkan strategi dan taktik untuk mengelola
risiko keuangan, seperti menyusun cadangan dana atau mengasuransikan proyek, untuk
mengurangi dampak risiko pada keuangan proyek.

5. Pelaporan keuangan proyek: Selama implementasi sistem, operasi, dan pengendalian proyek,
penting untuk memonitor dan melaporkan keuangan proyek secara berkala. Ini melibatkan
menyusun laporan keuangan proyek yang menyajikan informasi tentang pengeluaran aktual,
proyeksi biaya, dan status keuangan proyek secara keseluruhan. Pelaporan keuangan proyek
memberikan gambaran yang jelas tentang kesehatan

Dalam Bab 11 implementasi sistem, operasi, dan pengendalian, pengendalian sumber daya
sistem informasi nonfinansial menjadi perhatian penting. Audit sistem informasi digunakan
untuk memastikan bahwa pengendalian tersebut efektif dan sistem informasi beroperasi sesuai
dengan standar yang ditetapkan. Berikut adalah penjelasan mengenai audit sistem informasi
untuk materi pengendalian sumber daya sistem informasi nonfinansial:

1. Tujuan audit sistem informasi: Audit sistem informasi bertujuan untuk mengevaluasi
integritas, kehandalan, dan keamanan sistem informasi. Audit ini dilakukan untuk memastikan
bahwa sistem informasi berfungsi dengan baik, melindungi aset informasi, dan mematuhi
kebijakan, prosedur, serta regulasi yang berlaku.

2. Pemeriksaan kebijakan dan prosedur: Audit sistem informasi melibatkan pemeriksaan

kebijakan dan prosedur yang digunakan dalam pengelolaan sumber daya sistem informasi
nonfinansial. Pemeriksaan ini melibatkan evaluasi terhadap kepatuhan terhadap kebijakan,
kelayakan prosedur, serta pemisahan tugas dan tanggung jawab yang memadai. Tujuannya
adalah untuk memastikan bahwa sumber daya sistem informasi nonfinansial dikelola secara
efisien dan efektif.

3. Pengujian kontrol internal: Audit sistem informasi juga melibatkan pengujian kontrol internal
yang diterapkan dalam pengelolaan sumber daya sistem informasi nonfinansial. Pengujian ini
melibatkan pengecekan terhadap kontrol yang ada, seperti keamanan akses, validasi data, backup
dan pemulihan, serta monitoring sistem. Pengujian ini bertujuan untuk memverifikasi
keberadaan, efektivitas, dan kecukupan kontrol internal yang diterapkan.

4. Pemantauan dan pelaporan: Audit sistem informasi melibatkan pemantauan dan pelaporan
terkait kinerja sistem informasi nonfinansial. Pemantauan melibatkan pengumpulan data dan
informasi berkaitan dengan pengoperasian sistem informasi, termasuk pemantauan aktivitas
pengguna, pelaporan insiden keamanan, dan evaluasi performa sistem. Pelaporan dilakukan
untuk memberikan informasi yang relevan dan tepat waktu kepada manajemen mengenai
keandalan dan efektivitas sistem informasi nonfinansial.
5. Rekomendasi perbaikan: Hasil dari audit sistem informasi biasanya menghasilkan
rekomendasi perbaikan. Rekomendasi ini mencakup tindakan perbaikan dan langkah-langkah
yang harus diambil untuk meningkatkan pengendalian dan kinerja sistem informasi nonfinansial.
Rekomendasi tersebut disusun dengan tujuan untuk mengatasi kelemahan yang teridentifikasi
dan mencegah potensi risiko yang mungkin terjadi di masa depan.

Audit sistem informasi bertujuan untuk memberikan keyakinan dan jaminan bahwa sistem
informasi nonfinansial dikelola dengan baik, aman, dan sesuai dengan standar yang ditetapkan.
Hal ini penting untuk memastikan keberlanjutan dan keberhasilan operasional sistem informasi
dalam mendukung tujuan

Dalam Bab 11 implementasi sistem, operasi, dan pengendalian, memelihara dan memodifikasi
sistem merupakan aspek penting dalam pengendalian sumber daya sistem informasi nonfinansial.
Berikut adalah penjelasan mengenai memelihara dan memodifikasi sistem dalam konteks
pengendalian sumber daya sistem informasi nonfinansial:

1. Pemeliharaan sistem: Pemeliharaan sistem melibatkan kegiatan yang dilakukan untuk menjaga
sistem informasi nonfinansial tetap beroperasi dengan baik. Ini termasuk pemantauan,
perawatan, dan perbaikan rutin terhadap infrastruktur dan komponen sistem informasi, seperti
perangkat keras, perangkat lunak, jaringan, dan database. Pemeliharaan sistem bertujuan untuk
memastikan ketersediaan, keandalan, dan performa sistem yang optimal.

2. Penanganan insiden: Penanganan insiden melibatkan respons terhadap masalah dan insiden
keamanan atau operasional yang terjadi dalam sistem informasi nonfinansial. Ini termasuk
identifikasi, analisis, mitigasi, dan pemulihan dari insiden tersebut. Penanganan insiden juga
melibatkan tindakan pencegahan untuk menghindari terulangnya insiden di masa depan.
Tujuannya adalah untuk melindungi sumber daya sistem informasi nonfinansial dari ancaman
dan gangguan yang dapat mengganggu operasional.

3. Pembaruan dan peningkatan sistem: Pembaruan dan peningkatan sistem melibatkan perubahan
yang direncanakan dan dilakukan terhadap sistem informasi nonfinansial. Ini dapat mencakup
penerapan pembaruan perangkat lunak, peningkatan kapasitas infrastruktur, pengembangan fitur
baru, atau integrasi sistem dengan aplikasi atau komponen lain. Pembaruan dan peningkatan
sistem bertujuan untuk meningkatkan kinerja, keamanan, dan fungsionalitas sistem informasi
nonfinansial sesuai dengan kebutuhan dan perubahan bisnis.

4. Pengendalian perubahan: Pengendalian perubahan melibatkan proses yang terstruktur untuk

mengelola dan mengontrol perubahan yang dilakukan terhadap sistem informasi nonfinansial. Ini
mencakup evaluasi kebutuhan perubahan, perencanaan, pengujian, implementasi, dan
pemantauan dampak dari perubahan tersebut. Pengendalian perubahan bertujuan untuk
meminimalkan risiko kesalahan atau ketidaksesuaian, dan memastikan bahwa perubahan
dilakukan dengan aman dan efektif.

5. Dokumentasi sistem: Dokumentasi sistem melibatkan pengembangan dan pemeliharaan

dokumentasi yang lengkap dan akurat mengenai sistem informasi nonfinansial. Ini termasuk
dokumentasi mengenai desain, konfigurasi, kebijakan, prosedur operasional, dan catatan
perubahan sistem. Dokumentasi sistem memainkan peran penting dalam pemeliharaan,
pemahaman, dan pengendalian sistem informasi nonfinansial.

Memelihara dan memodifikasi sistem dalam pengendalian sumber daya sistem informasi
nonfinansial penting untuk menjaga