LECTURE NOTES

Operations Management

D6400 – Anak Agung Ngurah Perwira Redi

Session 06

Project Management

MGMT8045 – Operations_Management
Learning Outcomes

Design projects and activity sequencing for operations management.

Outline Materi

1. Pengantar
2. Project Life Cycle
3. Karakteristik Manajemen Proyek
4. Work Breakdown Structure
5. Perancangan dan Penjadwalan dengan Gantt Chart
6. PERT & CPM
7. Network Diagram
8. Critical Path

MGMT8045 – Operations_Management
 1. Pengantar

Proyek didefinisikan sebagai sebuah pekerjaan operasional yang sekali waktu dalam suatu
organisasi di mana pekerjaan tersebut unik dan tidak terkait rutinitas dengan tujuan tertentu dan
dicapai dalam serangkaian proses dalam kerangka waktu yang terbatas. Dalam sebuah proyek
biasanya dibangun team / sekumpulan orang dengan pengetahuan dan kemampuan yang sesuai
dengan kebutuhan untuk suksesnya suatu proyek.

Seorang proyek manajer memiliki tanggung jawab yang luar biasa terkait sukses dan gagalnya
sebuah proyek. Berdasarkan Project Management Institute (PMI), dalam manajemen proyek
terdapat 10 daerah pengetahuan yang perlu dimiliki seorang manajer proyek.

1. Manajemen integrasi
2. Manajemen scope
3. Manajemen waktu / jadwal
4. Manajemen biaya
5. Manajemen kualitas
6. Manajemen sumber daya manusia
7. Manajemen komunikasi
8. Manajemen resiko
9. Manajemen pengadaan
10. Manajemen stakeholder

Kesuksessan sebuah proyek sangat bergantung dari keputusan perusahaan terkait proyek yang
dijalankan. Keputusan tersebut diantaranya memutuskan proyek mana yang diimplementasikan.
Kemudian memilih manajer proyek untuk proyek tersebut. Memilih team untuk proyek tersebut.
Melakukan perencanan terkait proyek. Manajemen dan kontrol sumber daya yang digunakan
pada proyek. Memutuskan kapan proyek harus diselesaikan.

2. Project Life Cycle

MGMT8045 – Operations_Management
Gambar 1 memberikan ilustrasi terkait fase-fase yang ada dalam proyek di mana terdiri atas fasi
inisiasi, perencanaan, eksekusi, monitoring dan controlling, terakhir closing.

Gambar 1 Siklus atau Fase dalam Suatu Proyek.

Pada fase inisiasi dilakukan pemilihan goals dari proyek, spesifikasi, feasibility, activity, dan
responsibility. Kemudian berikutnya pada fase planning dilakukan penjadwalan, alokasi budget,
resources, resiko, dan pembentukan team. Fase controlling sesuai namanya yaitu melakukan
pengawasan terkait biaya, kualitas, dan budget. Terkadang dilakukan perbaikan sesuai dengan
kebutuhan. Secara simbolis aktifitas yang dilakukan pada ketiga fase tersebut diilustrasikan pada
Gambar 2.

MGMT8045 – Operations_Management
 Gambar 2 Project planning, scheduling, dan controlling.

3. Karakteristik Proyek

Dalam manajemen proyek dikenal istilah project management triangle. Gambar 1

mengilustrasikan the project management triangle yang merupakan model terkait faktor yang
saling mempengaruhi dalam manajemen proyek. Digambarkan bahwa kualitas pekerjaan dibatasi

MGMT8045 – Operations_Management
oleh anggaran, tenggat waktu, dan ruang lingkup proyek. Manajer proyek dapat melakukan
trade-off antara batasan tersebut.

Budget

Quality

Time scope

Gambar 3 The project management triangle.

Dalam manajemen proyek permasalahan sering muncul karena hal-hal seperti: pengambilan
keputusan sepihak, stres karena tekanan untuk mencapai milestone proyek dalam waktu dan
budget yang singkat dan kecil, serta hal-hal tidak terduga yang mungkin terjadi. Kemudian
sebuah team dalam proyek harus bekerja dalam unit. Dalam hal ini kemampuan interpersonal
dan adaptasi sangat penting dimiliki oleh team.

Sebelum masalah muncul dalam proyek, banyak permasalahan tersebut bisa dihindari maupun
dimitigasi dengan pemilihan team yang baik, leadership, team yang termotivasi, lingkungan
yang baik (integritas, trust, dan profesional). Memberikan dukungan terhadap team effort.

Gambar 4 memberikan ilustrasi bagaimana sebuah projek digambarkan dalam struktur

organisasi. Team yang berada dalam proyek bisa jadi merupakan bagian dari team-team yang
tersebar dari berbagai fungsi dalam perusahaan.

MGMT8045 – Operations_Management
 Gambar 4 Contoh project dalam struktur organisasi.

4. Work Breakdown Structure

Work Breakdown Structure (WBS) merupakan deskripsi yang proyek secara hirarki mulai dari
deskripsi umum hingga komponen yang lebih detil. Gambar 5 memberikan contoh template dan
contoh implementasi WBS dalam manajemen proyek.

MGMT8045 – Operations_Management
 (a)

(b)

Gambar 5 Template (a) dan Contoh (b) work breakdown structure.

Dengan mengetahui aktivitas yang diperlukan untuk diselesaikan dalam proyek perlu
dijadwalkan penjadwalan sedemikian hingga utilisasi resource yang dimiliki dapat digunakan
secara optimal. Salah satu tools yang dikenal untuk memvisualisasi penjadwalan aktivitas adalah
gantt chart. Gambar 6 memberikan ilustrasi contoh gantt chart. Komponen yang ada dalam gantt
chart biasanya adalah aktivitas yang dilakukan, timeline, deadline, person in charge, dan
progress.

MGMT8045 – Operations_Management
 Gambar 6 Contoh gantt chart.

Teknik yang lebih advanced untuk melakukan penjadwalan aktivitas dalam proyek adalah teknik
PERT dan CPM. Dua teknik ini mengambil perspektif bahwa setiap aktivitas dalam proyek
memiliki hubungan antar satu aktivitas dengan aktivitas lainnya dan bisa digambarkan dalam
sebuah jaringan aktivitas.

5. PERT dan CPM

Program Evaluation and Review Technique (PERT) merupakan teknik dalam manajemen proyek
untuk melakukan evaluasi dan review untuk selanjutnya melakukan perencanaan dan koordinasi.
Critical Path Method (CPM) merupakan teknik dalam manajemen proyek untuk menganalisis
jalur kritis sehingga dapat menentukan prioritas aktivitas dalam proyek.

MGMT8045 – Operations_Management
Dengan menggunakan PERT dan CPM seorang manajer akan mendapatkan.

• Tampilan grafis dari aktivitas proyek

• Perkiraan akan berapa lama waktu yang dibutuhkan proyek.
• Indikasi mengenai aktivitas mana yang paling kritis terhadap penyelesaan proyek secara
tepat waktu
• Indikasi mengenai berapa lama aktivitas dapat ditunda tanpa menunda proyek.

Untuk menggunakan teknik PERT dan CPM diperlukan pengetahuan mengenai network
diagram.

6. Network Diagram dan Critical Path

Network diagram adalah diagram aktivitas proyek yang memperlihatkan hubunga urut-urutan
dengan menggunakan simbol seperti anak panah (arrow) dan simpul (node). Terdapat dua model
network diagram yaitu activity on arrow (AOA) dan activity on node (AON) seperti yang
diilustrasikan pada Gambar 7. Dengan menggambarkan aktivitas sebagai sebuah jaringan, maka
dapat dianalisa jalur / path yang merupakan urutan aktivitas dalam proyek. Tiap aktivitas juga
akan berasosiasi dengan waktu penyelesaiannya. Dengan ini, panjangnya jalur akan dapat
merepresentasikan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Jalur terpanjang
menentukan seberapa lama proyek dapat diselesaikan, jalur ini sering disebut jalur kritis / critical
path. Aktivitas-aktivitas yang ada di critical path disebut critical activities. Jalur selain critical
path artinya akan diestimasi memerlukan waktu kurang dari critical path. Selisih waktu ini
mengijinkan adanya waktu longgar / slack time pada non-critical path.

Pada tahap perencanaan proyek, penentuan perkiraan waktu suatu aktivitas sangat penting. Pada
praktiknya perkiraan waktu dapat dibuat berdasarkan asumsi probabilitas atau deterministik. Hal
ini bergantung pada asumsi dan peramalan yang dilakukan terhadap perkiraan waktu yang
dibutuhkan suatu aktivitas.

MGMT8045 – Operations_Management
 Gambar 7 Perbedaan AOA dan AON.

MGMT8045 – Operations_Management
 7. Menghitung critical path untuk asumsi perkiraan waktu deterministik

Perkiraan waktu deterministik artinya kita menggunakan asumsi bahwa waktu untuk melakukan
suatu aktivitas dapat diperkiraakan dengan cukup pasti / ketidakpastian kecil. Contohnya, dengan
Gambar 8, kita dapat menentukan:

• Panjang tiap jalur / path

• Jalur kritis / critical path
• Panjang waktu pengerjaan proyek
• Jumlah waktu tenggang yang dapat diberikan untuk tiap jalur

Perhitungan jalur kritis pada Gambar 8 dapat dilihat pada Tabel 1.

Gambar 8 Contoh AOA network diagram

Tabel 1 Perhitungan jalur kritis

Jalur Panjang (minggu) Waktu tenggang / longgar / slack time

1-2-4-5-6 8+6+3+1 = 18 20-18 = 2
1-2-5-6 8+11+1 = 20* 20 – 20 = 0
1-3-5-6 4+9+1 = 14 20 – 14 = 6
* panjang jalur kritis

MGMT8045 – Operations_Management
Pada praktiknya proyek di lapangan seringkali jauh lebih kompleks daripada contoh tersebut.
Oleh karena itu penggunaan algoritma berbasis komputer sering digunakan. Salah satu algoritma
yang diperkenalkan disinii dapat diterapkan. Namun sebelumnya diperlukan tambahan informasi
sebagai berikut.

• ES, waktu paling awal sebuah aktivitas dapat dikerjakan dengan asumsi semua aktivitas
pendahulunya telah dikerjakan secepat mungkin.
• EF, waktu paling awal sebuah aktivitas dapat diselesaikan
• LS, waktu paling lambat sebuah aktivitas untuk dimulai dan tidak menghambat
keseluruhan proyek.
• LF, waktu paling lambat aktivitas harus selesai tanpa menghambat keseluruhan proyek

Terdapat dua aturan yang digunakan untuk menghitung empat informasi tersebut yaitu forward
pass dan backward pass. Forward pass digunakan untuk menghitung ES dan EF. Sedangkan
backfward pass digunakan setelah forward pass untuk menghitung menghitung LS dan LF.
Berikut adalah aturan forward pass dan backward pass.

Forward pass

• Untuk diagram AON, jika nodes awal atau nodes akhir tidak mempunyai waktu yang
berhubungan, abaikan nodes tersebut.
• Untuk setiap jalur mulailah dari sisi kiri diagram dan menuju ke sisi kanan
• Untuk setiap aktivitas awal: ES = 0
• Untuk setiap aktivitas : EF = ES + Waktu aktivitas
• Untuk setiap aktivitas yang mengikuti ES = EF dari aktivitas yang mendahuluinya
o Jika aktivitas mempunyai lebih dari satu aktivitas yang mendahuluinya secara
langsung, maka ES adalah EF terbesar dari pendahulu langsungnya

Backward pass

• Untuk setiap jalur, mulailah dari sisi kanan diagram dan menuju ke arah sisi kiri

MGMT8045 – Operations_Management
 • Gunakan EF terbesar sebagai LF untuk semua aktivitas akhir
• Untuk setiap aktivitas: LS = LF – waktu aktivitas
• Untuk aktivitas yang mendahului: LF = LS dari aktivitas yang mengikuti
o Jika suatu aktivitias mempunyai lebih dari satu aktivitas yang mengikutinya,
terapkan LF aktivitas sama dengan LS terkecil dari aktivitas yang mengikutinya

Ilustrasi pada gambar 9 dan gambar 10 menunjukkan penggunaan forward dan backward pass
untuk diagram jenis AOA. Sedangkan gambar 11 dan gambar 12 10 menunjukkan penggunaan
forward dan backward pass untuk diagram jenis AON.

Berikutnya terkait slack time dan critical path. Waktu tenggang / longgar / slack time dihitung
dengan dua cara yaitu slack time = LS – ES atau LF – EF. Jalur kritis menggunakan perhitungan
yang dijelaskan sebelumnya ditujukkan oleh aktivitas dengan slack time bernilai nol. Dalam
contoh ditunjukkan oleh jalur 1-2-5-6.

Gambar 9 Menentukan ES dan EF dengan forward pass pada AOA

MGMT8045 – Operations_Management
 Gambar 10 Menentukan LS dan LF dengan backward pass pada AON

Gambar 11 Menentukan ES dan EF dengan forward pass pada AON

MGMT8045 – Operations_Management
 Gambar 12 Menentukan LS dan LF dengan backward pass pada AON

[1]–[3]

Daftar Pustaka

[1] J. Heizer, B. Render, and C. Munson, “Operations Management-Sustainability and supply

chain management (11. utg.),” Essex: Pearson, 2014.

[2] F. R. Jacobs, R. B. Chase, and R. R. Lummus, Operations and supply chain management,
vol. 567. McGraw-Hill Irwin New York, 2011.

[3] W. J. Stevenson, Operations management. McGraw-Hill Education, 2014.

MGMT8045 – Operations_Management