BAB SEKILAS TENTANG III MANAJEMEN PROYEK

3.1 Definisi Manajemen Poyek

Berikut ini adalah beberapa definisi tentang manajemen proyek : Menurut defisi dalam buku Panduan PMBOK (A Guide to The Project Management Body of Knowledge) definisi manajemen proyek adalah Is the application of knowledge, skills, tools and techniques to project activities to meet project requirements. Terjemahan bebasnya adalah Manajemen proyek adalah aplikasi atau implementasi dari pengetahuan, keterampilan, perangkat dan teknik pada suatu aktifitas proyek untuk memenuhi kebutuhan atau tujuan suatu proyek PRINCE2 project management methodology : The planning, monitoring and control of all aspect of the project and the motivation of all those involved in it to achieve the project objectives on time and to the specified cost, quality and performance. Secara bebas diterjemahkan : Perencanaan, pemantauan dan pengontrolan terhadap semua aspek yang terdapat dalam sebuah proyek, serta motivasi yang ada di dalamnya untuk mencapai tujuan proyek dengan waktu, biaya, kualitas dan performansi yang telah ditentukan. DIN 69901 (Deutches Institute Fur Normung-German Organization for standardization) : Project management is the complete set of task, techniques, tool applied during project execution. Terjemahan bebasnya kurang lebih : Manajemen proyek adalah sekumpulan lengkap penugasan/pekerjaan, teknik, serta perangkat yang diaplikasikan selama eksekusi atau pelaksanaan proyek. Manajemen proyek bisa juga diartikan secara bebas sebagai ilmu dan seni berkaitan dengan memimpin dan mengkoordinir sumber daya yang terdiri dari manusia dan material dengan menggunakan teknik pengelolaan modern untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan, yaitu : lingkup, mutu, jadwal, dan biaya, serta memenuhi keinginan para stakeholder.

Gambar 3.1 Kelompok Proses Manajemen Proyek th A Guide to The Project Management Body of Knowledge, 4 Edition Pada prinsipnya manajemen proyek adalah : Penerapan pengetahuan, keterampilan, tools and techniques (perangkat/alat bantu dan teknik-teknik) pada aktivitas-aktivitas proyek agar persyaratan dan kebutuhan proyek terpenuhi. Proses-proses manajemen proyek dikelompokkan dalam lima kelompok, yaitu : 1. Proses inisiasi (initiation process) 2. Proses perencanaan (planning process) 3. Proses pelaksanaan ( execution process) 4. Proses monitoring dan pengontrolan (monitoring & controlling process) 5. Proses Penutupan (closing process) Proyek Sistem Informasi Sekilas Tentang Manajemen Proyek

3.2

Kerangka Kerja/Framework Manajemen Proyek

Berikut ini adalah framework atau kerangka kerja manajemen proyek yang digambarkan dalam bentuk diagram.
Scope Management Time Management Cost Management Quality Management

Stakeholders

Project Integration Management

Project Success

HR Management

Communication Management

Risk Management

Procurement Management

Gambar 3.2
Framework Manajemen Proyek th A Guide to The Project Management Body of Knowledge, 4 Edition Keterangan Gambar : Stakeholder mempunyai proyek Proyek didelegasikan ke Manajer Proyek Manager proyek mengelola atau mengatur proyek tersebut. Pengelolaan proyek meliputi : scope, time, cost, quality, HR, communication, risk dan procurement dan diintegrasikan melalui project integration management (project management knowledge area). Penerapan tools, teknik dan metode terkait diterapkan pada knowledge area tersebut untuk memperoleh hasil yang diinginkan, yaitu suksesnya proyek.

3.3

Tujuan/Manfaat Manajemen Proyek

Tujuan atau manfaat yang bisa didapatkan dengan adanya manajemen antara lain adalah : Efisiensi, baik dari sisi biaya, sumber daya maupun waktu. Kontrol terhadap proyek lebih baik, sehingga proyek bisa sesuai dengan scope, biaya, sumber daya dan waktu yang telah ditentukan. Meningkatkan kualitas. Meningkatkan produktifitas. Bisa menekan risiko yang timbul sekecil mungkin. Koordinasi internal yang lebih baik. Meningkatkan semangat, tanggung jawab serta loyalitas team terhadap proyek, yaitu dengan penugasan yang jelas kepada masing-masing anggota team.

3.4

Tiga Faktor Pembatas

Pada bagian ini akan dibahas mengenai tiga faktor pembatas di dalam lingkup manajemen proyek, yaitu meliputi : 1. Scope atau ruang lingkup Scope atau ruang lingkup proyek pada intinya adalah membahas jenis dan batasan-batasan yang ada pada sebuah proyek. Sejauh mana batasan-batasan atau ruang lingkup suatu proyek ditentukan. Ruang lingkup atau batasan proyek sangatlah diperlukan dalam suatu proyek, karena hal ini member dampak pada faktor-faktor proyek yang lainnya, terutama yang menyangkut biaya dan waktu pengerjaan proyek. Semakin besar scope atau ruang lingkup suatu proyek tersebut, maka secara umum akan makin bertambah pula waktu pengerjaan, ini tentunya berdampak pada bertambahnya biaya yang harus dikeluarkan.

Proyek Sistem Informasi Sekilas Tentang Manajemen Proyek

2. Time atau waktu Time atau waktu, adalah salah satu komponen yang menjadi target utama dalam sebuah proyek. Pada intinya faktor waktu ini adalah bagaimana kita menentukan lamanya waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Komponen waktu begitu berarti, terutama suatu proyek dipaksa untuk selesai pada waktu tertentu, walaupun berdampak pada membengkaknya biaya. 3. Cost atau biaya. Cost atau biaya, adalah salah satu faktor atau komponen utama proyek. Pada intinya faktor biaya atau cost ini adalah menentukan seberapa besar biaya yang akan dikeluarkan untuk sebuah proyek. Faktor biaya ini sangat dipengaruhi oleh dua faktor sebelumnya, yaitu faktor scope dan faktor time. Secara umum semakin besar ruang lingkup dan semakin lama waktu, maka akan semakin besar pula biaya suatu proyek. Berikut ini digambarkan keterkaitan antara ketiga faktor pembatas atau triple constraint (scope, time & cost), serta kaitannya terhadap kualitas suatu target.

Scope

Cost

Quality

Target

Quadruple Constraint Time

Gambar 3.3
Triple Constraint to Quadruple Constraint th A Guide to The Project Management Body of Knowledge, 4 Edition Optimasi triple constraint sangat diperlukan untuk mencapai keseimbangan dalam mencapai sebuah target. Untuk mencapai kualitas suatu target tertentu, maka setting atau optimasi ketiga komponen tersebut sangatlah diperlukan. Triple Constraint + Quality Factor = Quadruple Constraint.

3.5
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Metodologi Manajemen Proyek

Ada beberapa pendekatan yang dipakai dalam mengelola aktifitas-aktifitas proyek, diantaranya : The Traditional Approach Rational Unified Process Temporary Organization Sequencing Concepts Critical Chain Extreme Project Management Even Chain Methodology Process Base Management

Dalam modul ini dibahas mengenai traditional approach. Optimasi triple constraint sangat diperlukan untuk mencapai keseimbangan dalam mencapai sebuah target. Untuk mencapai kualitas suatu target tertentu, maka setting atau optimasi ketiga komponen tersebut sangatlah diperlukan. Triple Constraint + Quality Factor = Quadruple Constraint.

Proyek Sistem Informasi Sekilas Tentang Manajemen Proyek

3.6

Knowledge Area Manajemen Proyek

Yang dimaksud dengan Project Management Knowledge Area adalah komponen-komponen manajemen yang terdiri atas : 1. Scope Management

Gambar 3.4
Scope Management Overview th A Guide to The Project Management Body of Knowledge, 4 Edition

Proyek Sistem Informasi Sekilas Tentang Manajemen Proyek

2. Time Management

Gambar 3.5
Time Management Overview th A Guide to The Project Management Body of Knowledge, 4 Edition

Proyek Sistem Informasi Sekilas Tentang Manajemen Proyek

3. Cost Management

Gambar 3.6
Cost Management Overview th A Guide to The Project Management Body of Knowledge, 4 Edition

Proyek Sistem Informasi Sekilas Tentang Manajemen Proyek

4. Quality Management

Gambar 3.7
Quality Management Overview th A Guide to The Project Management Body of Knowledge, 4 Edition

Proyek Sistem Informasi Sekilas Tentang Manajemen Proyek

5. Human Resource Management

Gambar 3.8
Human Resource Management Overview th A Guide to The Project Management Body of Knowledge, 4 Edition

Proyek Sistem Informasi Sekilas Tentang Manajemen Proyek

6. Communication Management

Gambar 3.9
Communication Management Overview th A Guide to The Project Management Body of Knowledge, 4 Edition

Proyek Sistem Informasi Sekilas Tentang Manajemen Proyek

7. Risk Management

Gambar 3.10
Risk Management Overview th A Guide to The Project Management Body of Knowledge, 4 Edition

Proyek Sistem Informasi Sekilas Tentang Manajemen Proyek

8. Procurement Management

Gambar 3.11
Procurement Management Overview th A Guide to The Project Management Body of Knowledge, 4 Edition

Proyek Sistem Informasi Sekilas Tentang Manajemen Proyek

9. Project Integration Management

Gambar 3.12
Project Integration Management Overview th A Guide to The Project Management Body of Knowledge, 4 Edition *) Pembahasan akan lebih rinci pada bab-bab berikutnya.

3.7

Teknik dan Metode Manajemen Proyek

Berikut ini adalah beberapa teknik dan metode manajemen proyek : PERT Charts Gantt Charts Even Chain Diagrams Run Charts Project Cycle Optimisation Dan lain-lain Di antara teknik dan metode manajemen proyek di atas kiranya dalam modul ini di titik beratkan pada metode PERT dan Gantt chart. Karena sifatnya yang cukup teoritis dan juga faktor komplesitas tentang pembahasan teknik dan metode manajemen proyek, maka perlu kajian khusus. Proyek Sistem Informasi Sekilas Tentang Manajemen Proyek