2015

Business Process Modeling

Proposal Consulting Service

PT PROXSIS SOLUSI BISNIS

Permata Kuningan Building, Suite 17-07, Jl. Kuningan Mulia Kav. 9c,
Jakarta 12980 - Indonesia
P/ : +62 21 8370 8679-80, F/ : +62 21 8370 8681

PENGANTAR
Proxsis Solutions adalah perusahaan yang bergerak di bidang konsultan manajemen dan telah
memiliki pengalaman luas dalam hal mengembangkan, mengoptimalkan dan mengimplementasikan
berbagai sistem & kerja serta sistem manajemen berbasis standar internasional. Dalam
melakukukan konsultasinya, Proxsis Solutions selalu menggunakan beberapa pendekatan yang telah
terbukti keefektifannya, seperti:
Pendekatan Proses Bisnis, untuk menjamin bahwa semua proses dan aktifitas dalam
perusahaan dapat tercakup di dalam sistem Business Process Management yang akan
dikembangan & diimpelementasikan. Serta untuk menjamin bahwa Prosedur kerja dan
Standard Operating Procedure (SOP) yang dibuat sesuai dengan kebutuhan strategic
perusahaan.
Dokumentasi yang Terstruktur, untuk memastikan terakomodasinya seluruh proses ke
dalam dokumen (manual, prosedur, SOP, dsb.) tanpa mengakibatkan kerumitan
dokumentasi.
Perubahan yang Terorganisir dan Permanen untuk mereduksi hambatan-hambatan cultural
dalam impelementasi sistem baru/sistem yang telah diperbaiki.
Pendekatan Nilai Tambah, yang selalu menekankan nilai tambah dalam setiap kegiatan
konsultasi.
Menggunakan konsultan-konsultan yang berpengalaman, sesuai dengan bidang usaha
pelanggan.
Sebagai bukti utama atas kinerja Proxsis Solutions, seluruh pelanggan Proxsis Solutions telah berhasil
mengimplementasikan sistem baru di lebih dari seratus pelanggannya yang keefektifannya
dibuktikan dengan diraihnya sertifikasi internasional dengan persentase kelulusan 100%
Pada proposal ini akan digambarkan bagaimana Proxsis Consultans akan memberikan solusi kepada
TAR-PHE ONWJ untuk mengembangkan dan mengimplementasikan Business Process Modeling
(BPM), dengan garis besar program sebagai berikut:
Meninjau dan memetakan proses bisnis TAR-PHE ONWJ sesuai dengan misi, visi, objective
dan aktivitas bisnis aktual.
Evaluasi kesesuaian pelaksanaan sistem manajemen CVP-TAR di TAR-PHE ONWJ dengan ISO
9001:2008.
Alignment proses bisnis TAR-PHE ONWJ berdasarkan hasil evaluasi kesesuaian dan
pemetaan proses bisnis.

TUJUAN DAN RUANG LINGKUP

Tujuan
Setelah proyek kosultasi ini selesai, TAR PHE ONWJ akan memiliki hal-hal sebagai berikut:
1. Terbentuknya peta proses bisnis (Business Process Map) yang memuat urutan dan interaksi
proses yang diperlukan oleh TAR PHE ONWJ, yang dibuat sesuai dengan misi, visi, objective,
jenis layanan (services) yang dilakukan dan penjaminan mutu akan layanan (services)
tersebut. Pembuatan Peta Proses Bisnis akan menggunakan Proxsis' Business Process
Methodology yang telah terbukti dalam lebih dari seratus project Business Process
Management.
2. Evaluasi kesesuain pelaksanaan Sistem Tata Kerja TAR PHE ONWJ yang memperlihatkan
tingkat kesesuaian dan peluang perbaikannya. Manual, Prosedur dan SOP adalah cara yang
tertulis untuk menjalankan Proses. Dengan pendekatan ini maka manual, prosedur dan SOP
yang dibuat akan dengan sendirinya sesuai dengan misi, visi, objective, dan sistem
penjaminan mutu layanan. Sehingga setiap pelaksanaan Manual, Prosedur dan SOP yang
dibuat akan berakibat langsung pada pencapaian visi, misi, objective dan penjaminan mutu
layanan perusahaan.
3. Alignment proses bisnis dari TAR PHE ONWJ yang terintegrasi, efektif dan efisien serta sesuai
dengan persyaratan ISO 9001:2008.
Ruang Lingkup Konsultasi
Proxsis Solutions akan memberikan konsultasi kepada TAR PHE ONWJ, dengan cakupan berikut:
1. Melakukan initial interview, study, serta assessment untuk menyusun Process Business
Mapping yang sesuai dengan aktivitas bisnis dan culture di TAR PHE ONWJ yang saat ini
sudah di terapkan.
2. Membuat Peta Proses untuk keseluruhan proses-proses dalam aktivitas TAR PHE ONWJ.
3. Mereview, mengevalusi dan mengaudit kesesuaian implementasi Sistem Manajemen yang
terdiri atas dokumen kebijakan & manual (level 1), dokumen prosedur (level 2), serta
SOP/Instruksi Kerja (level 3) dengan ISO 9001:2008.
4. Menentukan strategi alignment dan implementasi yang paling tepat, hinga dapat berjalan
secara efektif, termasuk tindakan perbaikan yang diperlukan.
Deliverable
Deliverable (dokumen yang dihasilkan) dalam konsultasi ini adalah:
1. Dokumentasi Peta Proses Bisnis yang telah disetujui oleh TAR PHE ONWJ.
2. Laporan Audit Kesesuaian Sistem Manajemen TAR PHE ONWJ dengan ISO 9001:2008.
3. Dokumen yang dibutuhkan dalam implementasi Business Process TAR PHE ONWJ (Manual,
Prosedur, Instruksi Kerja)

Bahasa
Semua dokumen sistem dan standar kerja yang dibuat dituliskan dalam satu bahasa, yaitu Bahasa
Indonesia.

METODOLOGI
Pendekatan Proses Bisnis
Dalam memberikan konsultasi kepada pelanggannya, Proxsis Solutions menggunakan Pendekatan
Proses yang kami kembangkan dan kami namakan Proxsis Business Process Methodology. Pada
Proxsis Business Process Methodology, kegiatan konsultasi akan mengacu kepada hasil pemetaan
proses bisnis perusahaan, yang disebut sebagai Peta Proses. Melalui Proxsis Business Process
Methodology, semua proses bisnis yang ada dalam suatu perusahaan dapat dengan cepat
diidentifikasi dan dipetakan, walaupun misalnya - proses bisnis belum tertulis.
Hasil dari Proxsis Business Process Methodology adalah terbentuknya peta proses lengkap dengan
flow, owner, serta standar-standar yang akan diimplementasikan. Peta proses dapat berbentuk
beberapa level, dari level paling tinggi (level 1) sampai dengan level 2. Dari peta proses ini, banyak
sekali analisis yang dapat dilakukan seperti penetapan control point, identifikasi penerapan standarstandar yang akan digunakan, risk identification, indikator kinerja, sistem dokumentasi yang akan
dikembangkan, dan lain-lain.
Berikut ini adalah beberapa keuntungan dari penerapan Proxsis Business Process Methodology:
a) Objective atau Goal Perusahaan dapat dipetakan kedalam proses-proses yang diperlukan (to
be process) dan dibandingkan dengan process yang ada saat ini (as is process) sehingga
mudah bagi karyawan untuk memahami improvement-improvement yang diperlukan dan
hubunganya pada aktifitas sehari-hari.
b) Objective dan kinerja dari setiap proses dapat dengan mudah ditentukan serta diukur
pencapaiannya.
Hal ini akan mempermudah penentuan objective dan kinerja
departemen/fungsi serta objective dan kinerja perusahaan.
c) Kelemahan, bottleneck, ketidakefisienan, keruwetan proses dapat dengan mudah dilihat
serta ditentukan langkah-langkah perbaikannya.
d) Dapat membantu para manajer / kepala departemen untuk mengerti keterkaitan antara
proses-proses yang terjadi pada perusahaan sehingga memudahkan koordinasi.
e) Menghindari kemubaziran (redundancy).
f) Mempemudah pendefinisian/redefinisi wewenang dan tanggung jawab, sehingga
menghindari adanya wewenang/tanggung jawab yang overlapping.
g) Memberikan fleksibilitas terhadap pengembangan usaha atau organisasi.
h) Memudahkan integrasi dengan sistem/aplikasi/standar yang ada atau yang akan
dikembangkan/ diterapkan, seperti sistem teknologi informasi, standar-standar sistem
akuntansi/keuangan, standar-standar dari asosiasi atau pemerintah, regulasi-regulasi yang
berlaku, standar internasional, dsb.

Sebagai gambaran, berikut ini adalah contoh sebuah peta proses level 1 dari CVP-TAR sebuah
perusahaan yang bergerak di bidang hulu minyak dan gas, yang mungkin ada kesamaan dengan
proses bisnis di TAR PHE ONWJ. Dari peta proses yang dibuat menggunakan Proxsis Business Process
Methodology ini dapat terlihat adanya suatu siklus perbaikan yang berkesinambungan yang
mencakup perencanaan, eksekusi, control serta perbaikan, atau yang sudah kita kenal dengan istilah
Plan Do Check Action (PDCA) Cycle.

Dokumentasi yang Terstruktur

Setelah selesai pembuatan peta proses dan analisis yang diperlukan sesuai dengan cakupan project,
langkah selanjutnya adalah pembuatan sistem dokumentasi dan dokumen pengendali proses,
dengan mereview sistem dokumentasi saat ini yang sudah di implementasikan . Dokumen
pengendali proses berupa kebijakan, pedoman, prosedur, petunjuk teknis seperti SOP (atau sering
dikenal sebagai Instruksi Kerja) & formulir-formulir, dan terakhir berupa record atau hasil
dilakukannya proses. Sedangkan sistem dokumentasi proses adalah sistem manajemen dokumendokumen pengendali tersebut.
Sebuah organisasi yang dinamis seperti TAR PHE ONWJ sangat mungkin memiliki pertumbuhan
dokumen pengendali proses yang cukup tinggi. Setiap tahun mungkin saja akan dihasilkan atau
disempurnakan beberapa prosedur/SOP, sebagai konsekuensi dari perkembangan bisnis serta
penyempurnaan yang berkesinambungan. Untuk itu diperlukan sistem dokumentasi proses yang
terstruktur dengan baik untuk mencegah kerumitan dokumentasi. Dengan mengimplementasikan
sistem dokumentasi pengendali proses seperti di atas, dokumen-dokumen dapat dibuat dengan
mudah sesuai dengan cakupannya tanpa terjebak kepada kerumitan

Perubahan yang Terorganisir dan Permanen

Implementasi sistem akan selalu memerlukan perubahan, baik untuk cara kerja maupun budaya.
Bila tidak dilakukan dengan benar, perubahan yang terjadi dapat saja mendapat pertentangan dari
para pegawai, sehingga malah akan kontra produktif. Dalam implementasi sistem baru, Proxsis
Solutions akan mengutamakan keterlibatan orang-orang kunci sebagai change agent dan
selanjutnya secara bertahap, keterlibatan seluruh organisasi dapat terwujud. Dalam melaksanakan
perubahan, Proxsis Solutions akan menggunakan pendekatan evolusi yang berkesinambungan, yang
dilakukan berdasarkan peta proses serta visi, misi, dan objective perusahaan, sebagaimana
terangkum dalam di dalam diagram berikut

Vision, Mission, Objective

Integrated
Process Document &
Documentation
Policy &
Manual
Procedure

Document Development

Technical Instruction
Records

Proxsis Business
Process Methodology

Process
Improvement

Implementation,
Monitor, Audit

Selain itu, Proxsis Solutions akan selalu menyiapkan pembekalan bagi para SDM sehingga dapat
memahami serta mudah untuk melakukan perubahan, serta perubahan akan berlangsung
permanen. Hal ini kami sebut dengan prinsip auto pilot, di mana peran konsultan ada pada
perubahan awal dan untuk selanjutnya perusahaan sendiri akan dapat melakukan perubahanperubahan yang postif secara mandiri, tanpa perlu bergantung kepada pihak konsultan. Untuk
keperluan ini, Proxsis Consultans akan selalu menyertakan pelatihan-pelatihan serta workshop yang
sesuai dengan setiap tahapan pengembangan/implementasi.
Pendekatan Nilai Tambah
Dalam menjalankan kegiatan konsultasinya, Proxsis Solutions akan selalu menggunakan pendekatan
nilai tambah. Artinya, kami tidak hanya memberikan konsultasi sesuai dengan cakupan proposal
atau persyaratan standar internasional yang ditentukan, namun kami juga akan selalu memikirkan
bagaimana mengembangkan sistem dengan efektifitas yang tinggi sehingga tujuan bisnis pelanggan
dapat lebih mudah tercapai.

Penggunaan Konsultan yang Berpengalaman

Menyadari bahwa setiap lini bisnis memiliki karakter dan keunikan masing-masing, Proxsis Solutions
akan selalu memberikan konsultan-konsultan yang berpengalaman, mengerti proses bisnis
pelanggan, friendly, terlatih dengan baik, memiliki kemampuan analisis dan pemecahan masalah
yang sangat baik, serta memiliki kemampuan komunikasi yang prima. Lebih penting lagi, konsultan
kami akan selalu berkomitmen untuk mencapai tujuan bisnis pelanggannya.

RENCANA KERJA
Rincian Pekerjaan
No

Diskripsi Kegiatan

Metode

Deliverables

Mandays

1 Kick Off

Meeting

MOM dan Daftar Hadir

2 Initial Review

Interview
Data Gathering

Identifikasi setiap tahapan dalam aktivitas TAR PHE ONWJ

Identifikasi struktur organisasi TAR PHE ONWJ
Identifikasi dokumentasi aktivitas TAR PHE ONWJ

3 Process Mapping

Business Process Designing

Dokumen Peta Proses Bisnis dan RACI Matrix TAR PHE ONWJ

15

4 Document Development

Documentation

Dokumen Sistem Manajemen CVP TAR PHE ONWJ

20

5 Audit and Review

Assessment, observation, document review Audit Report and Recomendation

6 Alignment Process Business

Analisys and Workshop

Dokumen Alignement Process Business

10

Jumlah Mandays

55

Jangka waktu pelaksanaan adalah 14 Minggu (3,5 bulan)

No

Diskripsi Kegiatan
1 Kick Off
2 Initial Review

3 Process Mapping
4 Document Development
5 Audit and Review
6 Alignment Process Business

W-1 W-2 W-3 W-4 W-5 W-6 W-7 W-8 W-9 W-10 W-11 W-12 W-13 W-14

Organisasi Proyek

Project Steering
(Top Manajemen TAR PHE ONWJ)

-Memberikan arahan

Manajer Proyek Proxsis

-Mengkordinir Konsultan dan Proses

Konsultansi

-Audit and Review

Tim Manajemen Proyek TAR

PHE ONWJ

(Ditunjuk oleh Manajemen)

-Memimpin proyek
-Memberikan informasi yang dibutuhkan
-Review sistem yang dibuat oleh tim
Proxsis

Senior Consultant
(on-site & off-site)

-Assessment, Analysis, Development

-Pembuatan Laporan, Dokumen

Yunior Consultant
(on-site)

-Dukungan Non-teknis

Time TAR PHE ONWJ

-Support manajemen untuk review dan

pemberian informasi yang lebih detail

INVESTASI

Investasi untuk kegiatan Jasa Konsultasi ini adalah:

No.
1

Description
55 Mandays Senior consultations (1 person)

Amount
Rp. 137.500.000,-

15 Mandays Project Manager (1 person)

Rp. 52.500.000,-

3,5 Month Yunior Consultant (1 person)

Rp. 28.000.000,-

ATK & Equipments

Rp.

Total

Rp. 220.000.000,-

2.000.000,-

(Dua Ratus Dua Puluh Juta Rupiah)

Syarat dan Kondisi:

1. Biaya tersebut sudah termasuk biaya transportasi dan akomodasi untuk wilayah
JABODETABEK.
2. Biaya tersebut di atas belum termasuk PPN 10%.
3. Penawaran ini berlaku selama 1 (satu) bulan.
4. Pembayaran
a. Penyerahan Dokumen Proses Bisnis dan RACI Matrix
50%
b. Proyek dinyatakan selesai
50%
5. Pembayaran dapat dilakukan dengan transfer ke :
PT PROXSIS SOLUSI BISNIS
A/C: 124.00-0611965.6
BANK MANDIRI
CABANG JAKARTA RASUNA SAID

PENUTUP
Demikian proposal penawaran ini kami sampaikan dan kami akan sangat senang sekali bila
memperoleh kesempatan dan kepercayaan membantu mengembangkan dan menerapkan Supervisi
di tempat kerja Anda. Sebagai penutup, apabila ada ketidakjelasan atau hal-hal yang perlu
diklarifikasi dari usulan/ penawaran yang kami sampaikan, kami selalu terbuka untuk dapat
dihubungi setiap waktu.