Tugas dan Tanggung Jawab Pengendali Dokumen

Pengendali dokumen (Document Controller) dalam Sistem Manahemen Mutu ISO 9001:2008 adalah orang atau tim yang ditunjuk
untuk mengurusi masalah penerbitan, pengesahan, pendistribusian, penyimpanan, pengendalian, dan pemusnahan dokumen.
Tugas pengendali dokumen pada dasarnya membantu wakil manajemen (management representative) dalam menerapkan
persyaratan ISO 9001 klausul 4.2.3 tentang pengendalian dokumen dan klausul 4.2.4 tentang pengendalian rekaman / catatan
mutu. Pada penerapannya di lapangan, pengendali dokumen bisa menerapkan sistem sentralisasi dimana seluruh dokumen baik
format maupun rekaman mutu disimpan terpusat pada satu lokasi dan dikendalikan oleh pengendali dokumen atau bisa juga
desentralisasi dimana pengendali dokumen hanya mengurusi masalah penerbitan, pembaruan, dan pendistribusian dokumen
dan format sedangkan rekaman mutunya disimpan oleh bagian terkait. Misalnya, Purchase Order disimpan oleh bagian
purchasing dan Inquiry disimpan oleh bagian marketing. Tidak ada keharusan dalam ISO 9001 untuk menerapkan sentralisasi
maupun desentralisasi. Semua dikembalikan ke kebutuhan organisasi.

Tugas dan Tanggung Jawab Pengendali Dokumen

Berikut ini beberapa tugas dan tanggung jawab yang berkaitan dengan pekerjaan pengendali dokumen:

 Membantu management representative dalam menjalankan prosedur pengendalian dokumen dan rekaman mutu
 Memasukkan data dokumen ke dalam daftar dokumen dan memastikan bahwa informasi yang diberikan akurat dan up
to date.
 Memastikan dokumen disahkan sebelum didistribusikan
 Melakukan perubahan dokumen bila diperlukan dengan berkordinasi dengan management representative
 Memastikan seluruh dokumen telah disosialisasikan dan didistribusikan ke bagian yang berkepentingan
 Memastikan seluruh dokumen disimpan dan dijaga dari kerusakan serta mudah untuk ditelusuri
 Menarik atau memusnahkan dokumen yang sudah kadaluarsa.

Tugas dan tanggung jawab tersebut sebetulnya sudah dinyatakan secara jelas dalam klausul 4.2.3 ISO 9001:2008 sebagai
berikut:

a) Menyetujui dokumen akan kecukupannya sebelum diterbitkan.

b) Menelaah dan memperbaharui sebagaimana perlu, dan persetujuan ulang dokumen,

c) Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen teridentifikasi,

d) Memastikan bahwa versi yang relevan dari dokumen yang dapat diterapkan tersedia di tempat pengguna,

e) Memastikan bahwa dokumen tetap dapat terbaca dan segera dapat teridentifikasi,

f) Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar organisasi yang ditetapkan oleh organisasi yang penting untuk
perencanaan dan operasi sistem manajemen mutu diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan, dan

g) Mencegah penggunaan tidak disengaja dokumen kadaluwarsa, dan untuk menerapkan identifikasi yang sesuai pada
dokumen bila disimpan untuk maksud apapun .

Kualifikasi Pengendali Dokumen

Seorang pengendali dokumen harus memiliki kemampuan sebagai berikut:

 Pengetahuan dalam penggunaan spreadsheet (excel), database, dan word.

 Kemampuan untuk menyimpan catatan dan laporan (filing) dengan jelas dan akurat.
 Kemampuan untuk menginput data data dengan cepat
 Keterampilan komunikasi yang baik

Pengendali Dokumen bertanggung jawab terhadap seluruh dokumen organisasi. Kegiatan ini harus melibatkan koordinasi
dengan berbagai departemen dalam suatu organisasi dan memastikan bahwa dokumen disimpan di lokasi yang tepat dan dapat
diakses dengan mudah. Pengendali dokumen harus memastikan bahwa semua departemen dalam organisasi mengikuti prosedur
yang sama yang berkaitan dengan dokumen.
 Pengertian ISO 9001 dan Apakah Perlu Sertifikat?

ISO 9001 adalah standar internasional yang menetapkan persyaratan untuk Sistem Manajemen
Mutu. ISO 9001 pertama kali diterbitkan pada tahun 1986 oleh ISO (International Organization
for Standardization), sebuah badan internasional yang terdiri dari badan standar nasional yang
beranggotakan lebih dari 160 negara.

Sejak pertama diterbitkan, ISO 9001 mengalami 2 kali perubahan minor (1994, 2008) dan 2 kali
perubahan major (2000, 2015). Versi terkini ISO 9001 adalah ISO 9001 2015.

ISO 9001 lebih berisi persyaratan yang harus dipenuhi oleh perusahaan, di mana cara untuk
memenuhi persyaratan tersebut diserahkan ke masing-masing perusahaan tergantung dari
jenis dan kompleksitas dari masing-masing industri. Misalnya:

 ISO 9001 mewajibkan perusahaan memiliki kebijakan dan sasaran mutu. Perusahaan
bisa menetapkan sendiri Kebijakan dan Sasaran Mutu yang sesuai dengan karakter
perusahaan.
 ISO 9001 mewajibkan perusahaan untuk memiliki sumber daya yang baik. Sumber daya
manusia dan infrastruktur. Bentuk evaluasi sumber daya manusia atau cara memastikan
bahwa pekerja sudah berkompeten (seperti bukti SIM sebagai bukti bahwa pengemudi
sudah memiliki kompetensi mengendarai kendaraan dengan baik dan benar) ditetapkan
sendiri oleh perusahaan. Demikian juga cara menetapkan infrastruktur yang baik,
termasuk pemeliharaan infrastruktur ditetapkan oleh perusahaan.
 ISO 9001 mewajibkan perusahaan untuk memiliki standar sebagai acuan untuk bekerja,
untuk menghindari kesalahan. Bentuk standar acuan bisa ditetapkan oleh perusahaan
sesuai karakter unik dari masing-masing perusahaan.

Jadi ISO 9001 tidak menstandarisasi cara, tidak membatasi kreativitas perusahaan. ISO 9001
hanya memberikan pedoman karakteristik Sistem Manajemen Mutu yang baik, dalam
bentuk persyaratan yang harus dipenuhi perusahaan untuk dapat diakui sebagai perusahaan
yang telah memenuhi kriteria persyaratan yang telah ditetapkan oleh ISO 9001.

Secara konsep apa yang dituntut oleh ISO 9001 adalah sangat baik dan juga merupakan
karaketeristik dari semua perusahaan unggul, walaupun perusahaan tersebut tidak disertifikasi
ISO 9001.

 Perusahaan harus menetapkan Customer bagi perusahaan dan mendefinisikan mutu

dari kacamata Customer
 Perusahaan harus memahami isu internal dan eksternal sebagai masukan untuk
membangun Sistem Manajemen Mutu
 Perusahaan harus memahami keinginan dan tuntutan dari stakeholder sebagai masukan
untuk membangun sistem manajemen mutu
 Perusahaan harus mengidentifikasi risiko dan peluang yang dapat mempengaruhi
operasional dan pencapaian tujuan perusahaan. Dan melakukan tindakan untuk
mengurangi efek negatif dan menangkap peluang.
 Perusahaan menetapkan Kebijakan dan Sasaran Mutu
  Kebijakan Mutu menjadi pedoman dalam menyusun sistem, operasional bisnis
perusahaan
 Perusahaan memiliki program kerja untuk mencapai sasaran mutu
 Perusahaan harus memahami keinginan pelanggan dan memastikan kesepakatan
dengan pelanggan bisa dipenuhi
 Perusahaan harus memiliki sistem untuk mengatur pekerjaan sehingga perusahaan
dapat mengirim produk atau pelayanan tepat waktu sesuai janji dengan Customer
o Perusahaan harus memiliki sistem untuk memastikan produk atau pelayanan
dapat memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan terkait produk
o Perusahaan harus menyediakan dan memastikan bahwa karyawan yang bekerja
telah memiliki kompetensi yang sesuai (Sumber Daya Manusia).
o Perusahaan harus menyediakan infrastruktur yang sesuai, dan menjaga kondisi
infrastruktur dalam keadaan baik (Mesin/ Infrastruktur).
o Perusahaan harus menetapkan metode pembelian untuk mendapatkan material
yang baik, dan melakukan kontrol atas material untuk memastikan material yang
akan digunakan adalah material yang berkualitas baik (Material).
o Perusahaan harus menetapkan lingkungan kerja yang baik, sesuai kebutuhan
untuk menghasilkan produk dan layanan yang baik (Lingkungan).
o Perusahaan harus menetapkan metode kerja yang baik, sebagai acuan dalam
bekerja untuk menghindari kesalahan (Metode).
 Perusahaan harus memiliki sistem kontrol untuk memastikan produk atau pelayanan
telah memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan terkait produk sebelum
diserahkan ke Customer
 Perusahaan harus memastikan bahwa alat ukur yang digunakan untuk mengukur produk
atau pelayanan telah sesuai, misalnya dikalibrasi atau ditera
ketika terjadi ketidaksesuaian terhadap produk atau pelayanan, perusahaan memiliki
sistem pengendalian terhadap produk atau pelayanan yang tidak sesuai
 Perusahaan harus memiliki sistem corrective action untuk menganalisa penyebab
masalah pada sistem dan melakukan perbaikan terhadap akar penyebab masalah,
sehingga masalah tidak terulang
 Perusahaan harus memeriksa apakah sistem yang telah ditetapkan dijalankan dengan
konsisten melalui program audit
 Perusahaan harus mengetahui tingkat kepuasan pelanggan terhadap produk atau
layanan perusahaan.
 Perusahaan harus melakukan review secara berkala. Review terhadap pencapaian
kinerja (sasaran mutu) dan efektifitas sistem manajemen mutu perusahaan.
 Perusahaan harus memiliki sistem untuk meningkatkan kinerja operational
(improvement)
 Perusahaan harus mengendalikan standar, sehingga hanya standar yang terbaru yang
digunakan untuk bekerja
 Perusahaan harus mengendalikan record, sehingga record mudah dicari, tidak hilang,
dan sewaktu-waktu dapat diakses untuk keperluan analisa atau keperluan telusur saat
terjadi masalah.

ISO 9001 bersifat sukarela, bukan merupakan kewajiban. Walaupun bersifat sukarela,
namun karena apa yang dituntut oleh ISO 9001 bagus, maka beberapa perusahaan
mewajibkan supplier mereka untuk mengikuti standar ISO 9001 untuk menjaga perusahaan
mendapat pasokan produk atau pelayanan yang baik.

Perusahaan bisa saja menggunakan ISO 9001 sebagai acuan dalam mengembangkan Sistem
Manajemen perusahaan, walaupun perusahaan tidak berkeinginan untuk mendapatkan
sertifikat ISO 9001.