MEMO

Nomor : 002/SOP/FAD-I/2023
Hal : SOP Finance
Kepada : All Department Head
Cc : MD
Dari : FAD

Untuk mejaga ketertiban terkait dengan administrasi antar department dan head office
dan juga operational retail masing-masing department, maka akan kami sampaikan
beberapa informasi mengenai Standart Operational Procedure Dpeartement Finance yang
wajib untuk di jalankan oleh masing-masing department untuk setiap teknis operational
harian di lapangan, adapun mekanisme tersebut telah kami tuangkan ke beberapa point
yaitu sebagai berikut:

I. Budgeting Operational ALL Divisi

Setiap divisi di haruskan melakukan pengajuan budget berdasarkan kebutuhan operational bulanan
sesuai dengan MEMO FAD No. 001/FAD/RKH/PC/XI/22 dengan Proses sbb :

1. Masing – masing Dept Head mengajukan Budget Operational ke Finance

sesuai dengan form yang telah di share untuk dilakukan pengecekan evaluasi kewajaran budget
dan peng-koreksian budget setiap Divisi berdasarkan kesesuaian penggunaan biaya. Maksimal
tanggal 5 setiap bulannya (Lampiran 1)
2. Setelah dilakukan evaluasi dan pengkoreksian Budget oleh Finance,
selanjutnya file dikirimkan ke MD (Managing Director) untuk di otorisasi.
3. Setelah File Budgeting di otorisasi oleh MD, Finance melakukan permintaan
dana ke MD terkait realisasi pencairan Budget ALL Divisi. (Lampiran 2)
4. Setelah dana cair, proses pencairan akan dilakukan per week setiap hari
Kamis.
5. Apabila ada permintaan dana operational yang terlewat pada proses
budgeting akan tetap di cairkan di hari kamis pada setiap week berjalan.

II. Penerimaan Dana dari MD (Managing Director)

Setiap Penerimaan Dana (Uang Masuk) dari MD wajib untuk langsung di proses jurnal ,(Bank
In) oleh Accounting Team dan di buatkan Form Bukti Bank Terima (BBT) yang akan di otorisasi
oleh Dept Head Finance Accounting Department sebagai sebagai bukti penerimaan uang.
(Lampiran 3)

III. Monitoring Penerimaan Laporan uang Masuk dari Penjualan Retail Harian
1. LPU yang dikirim ke Finance sudah melalui proses pengecekkan oleh PIC controlling retail head
Office sesuai divisi retail masing – masing (Puma oleh Manggala, Creova Living oleh Rian, Online
oleh Windy)
 2. Setiap divisi Retail wajib mengirimkan Laporan Penerimaan Uang Masuk final H+1 setiap hari
berjalan maksimal pukul 10.00 WIB

3. Pembuatan BBT dilakukan setelah dipastikan bahwa uang sudah diterima di Rekening
koran . Bagian Controller finance di Head Office akan mengecek antara LPU yang diterima
dari Outlet dengan Rekening Koran harian. Setiap pagi bagian Accounting akan mencetak
GL Rek Bank untuk dinformasikan ke MD.

IV. Permintaan Cash Advance (Uang Muka)

1. Setiap divisi dapat mengajukan permintaan uang muka untuk petty cash operational ataupun biaya
biaya perjalanan, dan operational lainnya yang bersifat budgeting maupun non budgeting.

2. Permintaan uang muka diajukan melalui form permintaan uang muka dan wajib disetujui atasan
langsung dari PIC yang mengajukan Uang Muka. (Lampiran 4).

3. Setiap uang muka yang telah dilakukan pencairan wajib di pertanggung jawabkan dengan mengisi
formulir realisasi maksimal 7 hari dari tanggal pencairan. (lampiran 5)

4. Staff finance memiliki fungsi yang bertanggung jawab atas pengeluaran petty cash yang sesuai
dengan otorisasi dari Finance Accounting Manager
5. Staff finance mempunyai fungsi monitoring terhadap perhitungan dan penggunaan dana petty cash
secara periodik dan pencocokan hasil perhitungan dengan realisasi cash advance, serta
melakukan pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo dana petty cash yang ada di tangan
pemegang dana.
6. Staff accounting mencatat setiap pengeluaran petty cash dan menjurnal seluruh realisasi cash
advance pada akhir periode, juga melakukan verifikasi kelengkaan dan keabsahan dokumen
pendukung sebagai dasar penggunaan petty cash.

V. Permintaan Pembelian

Untuk setiap permintaan pembelian wajib untuk mengisi formulir pembelian barang dan jasa dengan
ketentuan sbb (Lampiran 6):
1. Pembelian jasa harus diikuti dengan bukti perbandingan penawaran berupa quotation 1 dan
quotation 2
2. Setelah terjadi deal, maka harus mengirimkan surat permintaan penawaran barang berupa
PO/SPK/ Kontrak
3. Pemeriksaan barang yang diterima sebagai bentuk cek fisik pada pembelian barang

VI. Validitas Dokumen

Keabsahan dokumen pendukung sebagai bukti transaksi sangat dipelukan, karena setiap pertanggung
jawaban uang yang keluar harus didukung dengan bukti transaksi yang valid dan asli. Adapun point –
point penting yang perlu diperhatikan adalah :
1. Setiap bukti transaksi harus memiliki kelengkapan dan keabsahan sebagai dasar pembuatan bukti
kas keluar.
2. Validitas dokumen yang sudah diverifikasi oleh bagian accounting kemudian di paraf oleh manager
finance and accounting
 3. Finance department berhak meminta bukti dokumen pertanggungjawaban pengeluaran dana
terhadap PIC terkait, jika bukti tidak valid Finance departement berhak untuk mengkoreksi atas
realisasi penggunaan uang.

VII. Laporan Keuangan

Team Finance dalam setiap bulan akan mnyajikan laporan posisi keuangan perusahaan yang akan
diinformasikan kepada Owner dan dept Head masing department untuk menentukan strategi dan
keputusan yang akan di jalankan pada siklus operasioanal berikutnya.
1. Pengumpulan Data

1) Staff finance dan accounting melakukan monitoring hutang piutang

2) Mengumpulkan data tentang laporan penjualan harian dan bulanan
3) Mengumpulkan data dan membuat laporan persediaan barang dagang
4) Melakukan penarikan mutasi rekening sebagai dasar membuat jurnal umum
5) Perhhitungan penyusutan aset perusahaan.

2. Bukti Transaksi

1) Memeriksa kelengkapan bukti transaksi dari setiap pengeluaran dan pemasukan dana,
sehingga menghindari terjadinya selisih dan kesalahan dalam pencatatan keuangan.
2) Pengumpulan bukti transaksi dan pengkoreksian dalam upaya mempermudah pembuatan
laporan keuangan yang relevan.

3. Pembukuan

1) Mengambil data dari database, untuk segera di input ke data pembukuan lalu menyimpan
data pembukuan ke database.
2) Pembukuan mutasi rekening, realisasi cash advance sebagai dasar pembuatan jurnal umum
3) Pencatatan transaksi penjualan, pembelian, pendapatan dan pengeluaran dan aktivitas
operasi lainnya

1) General Journal (Jurnal Umum)

a) Mengolah data dari database berupa bukti transaksi seperti nota, faktur, kuitansi, invoice
dan mutasi rekening.
b) Mengidentifikasi transaksi yang dapat dicatat, maupun tidak dapat di catat.
Pengelompokan pengidentifikasian adalah transaksi yang mengakibatkan perubahan
posisi keuangan dalam laporan keuangan
c) Melakukan penjurnalan dengan menggunakan double-entry system.

2) Ledger (Buku Besar)

a) Membukukan transaksi kedalam buku besar.

b) Mengelompokkan akun sebagai dasar dalam mempermudah dan memperinci setiap jenis
transaksi atau kejadian
 c) Menggolongkan aspek transaksi sehingga dapat dihitung jumlah atau nilai dari masing-
masing jenis akun.
d) Menyajikan dasar dalam mempermudah pembuatan laporan keuangan.

3) Profit and Loss (Laporan Laba Rugi)

a) Membuat dan menyajikan laporan keuangan perusahaan sehingga dapat menilai

profitabilitas, dan kondisi keuangan perusahaan serta dijadikan bahan evaluasi
kedepannya.
b) Menyesuaikan dengan menyusun laporan sesuai dengan standar yang berlaku

4) Owner Equity (Laporan Perubahan Modal)

a) Menyajikan dan menyatakan adanya perubahan modal dalam satu periode pada saat
closing.
b) Pengakuan informasi sebagai dasar acuan keuangan dalam ekuitas perusahaan.

5) Balance Sheet (Neraca)

a) Pengolahan data aset, atau harta, kewajiban atau hutang, serta ekuitas owner.
b) Menyajikan data sebagai dasar acuan dalam menganalisis likuiditas perusahaan
c) Pengakuan informasi data neraca sebagai bentuk pertanggungjawaban perusahaan

6) Cash Flow

a) Penyajian cashflow sesuai dengan standar yang berlaku, cash inflow, cash outflow
b) Penyajian aliran kas dari tiga unsur yaitu aliran kas unsur operasi, aliran kas unsur
investasi, dan aliran kas unsur pendanaan, sehingga semuga pemasukan dan
pengeluaran kas tersaji dengan jelas dan memiliki tujuan yang jelas.

Demikian kami sampaikan procedural ini atas perhatiannya kami ucapkan terimakasih.

Hormat Kami,

Rizki Kurnia Husain, S.E, M.M Kevin Rizky Dwiputra, S.Ak Bella Dwi Cahyanti
Finance Accounting Dept. Head Accounting Officer Finance Officer
 LAMPIRAN

Lampiran 1.1

LAPORAN REALISASI PENGGUNAAN RENCANA ANGGARAN KAS

PT.
DIV
PIC
Saldo Akhir

No Klasifikasi Biaya DESKRIPSI REALISASI BULAN LALU ESTIMASI PERMINTAAN

PERSETUJUAN

1 Fixed Cost
2 Fixed Cost
3 Fixed Cost
4 Fixed Cost
5 Fixed Cost
6 Fixed Cost
7 Variable Cost
8 Variable Cost
9 Variable Cost
10 Variable Cost
11 Variable Cost

Total Total - -

-
-
-

Total -

Form Pengajuan Budget Operasional Bulanan

Lampiran 1.2
Contoh Pengisian

LAPORAN REALISASI PENGGUNAAN RENCANA ANGGARAN KAS

PT. RAGATAMA MULTI USAHA
DIV PUMA
PIC GIA
Saldo Akhir 400 SALDO AKHIR NOVEMBER 2022
(diisi oleh HO)
No Klasifikasi Biaya DESKRIPSI REALISASI BULAN LALU ESTIMASI PERMINTAAN PERSETUJUAN

1 Fixed Cost WIFI DAN LISTRIK 4,400,000

2 Fixed Cost IURAN RT 200,000 200,000
3 Fixed Cost IURAN SAMPAH 50,000 50,000
4 Fixed Cost WINDOW 200,000 200,000
5 Variabel Cost BUDGETING EVENT 238,000
6 Variabel Cost BIAYA KIRIM PAPERBAG KREO DAN SMB 700,000 700,000
7 Variabel Cost BENSIN ATAU GRABCAR PAPERBAG 60,000 60,000

Total 5,848,000 1,210,000

1 ATK 50,000
2 KEBERSIHAN 300,000 100,000
3 GALON 1 BULAN 40,000 40,000
4
5
Grand Total 6,238,000 1,350,000

Contoh Pengisian Pengajuan Budget Operasional Bulanan

Lampiran 2

Summary BUDGETING DESEMBER 2022

Rencana Jadwal Pencairan
DIV PENGAJUAN DISETUJUI PENCAIRAN PENCAIRAN DILUAR BUDGET TOTAL PENCAIRAN SISA SALDO Keterangan
Week 1 Week 2 Week 3 Week 4 Total
Puma Kreo
Puma SMB
Puma Sunda
OPS Dimas
HRGA Pusat
OPS Widya
Creova Lving
Marcom
Online
TOTAL - - - - - - - - -
Summary Budgeting

Contoh pengisian diisi oleh Finance HO

Summary BUDGETING DESEMBER 2022

Rencana Jadwal Pencairan
DIV PENGAJUAN DISETUJUI PENCAIRAN PENCAIRAN DILUAR BUDGET TOTAL PENCAIRAN SISA SALDO Keterangan
Week 1 Week 2 Week 3 Week 4 Total
Puma Kreo 593,200 207,500 207,500 207,500 - Under 207,500 207,500
Puma SMB 1,787,872 446,436 446,436 446,436 - Under 446,436 446,436
Puma Sunda 6,238,000 1,350,000 1,350,000 6,139,000 (4,789,000) Over 1,350,000 1,159,000 2,509,000
OPS Dimas 8,300,000 4,000,000 1,000,000 3,000,000 1,000,000 Under 1,000,000 1,000,000 1,000,000 1,000,000 4,000,000
HRGA Pusat 17,707,981 17,707,981 2,479,322 19,941,988 (2,234,007) Over 2,479,322 10,492,561 4,736,098 17,707,981
OPS Widya 2,100,000 900,000 - - 900,000 Under 250,000 250,000 250,000 150,000 900,000
Creova Lving 9,500,000 3,410,000 2,660,000 1,790,000 5,900,000 (2,490,000) Over 2,660,000 250,000 250,000 250,000 3,410,000
Marcom 1,364,000 1,364,000 1,364,000 1,364,000 - Under 1,364,000 1,364,000
Online 3,600,000 3,600,000 3,600,000 3,600,000 - Under 3,600,000 3,600,000
TOTAL 51,191,053 32,985,917 13,107,258 (7,613,007) 13,357,258 13,151,561 6,236,098 1,400,000 34,144,917

Contoh Pengisian Summary Budgeting

Lampiran 3
Bukti Bank Terima

Tanggal :
Nomor :
Diterima Dari :
Jumlah :
Terbilang :
Keterangan :

Dibuat Oleh Disetujui Oleh Diketahui Oleh Diterima Oleh

Debit Kredit
No. Rek Jumlah No. Rek Jumlah

BBT (Bukti Bank Terima)

Lampiran 4.1

Form Permintaan Dana Petty Cash

Dana untuk bagian : ...............................
Periode Petty Cash : ...............................
Dana awal Petty Cash : ...............................
Saldo : ...............................

Keterangan Jumlah
.............................................................. ..............................................................
.............................................................. ..............................................................
Total Rp..............................................................
Tanggal : ............................... Tanggal : ...............................

Disetujui oleh : ............................... Dibuat Oleh : ...............................

Jabatan : ............................... Jabatan : ...............................
Form Petty Cash
Lampiran 4.2
Contoh Pengisian

Form Permintaan Dana Petty Cash

Dana untuk bagian : Operational Project
Periode Petty Cash : January 2023
Dana awal Petty Cash : 2.000.000
Saldo : 135.000

Keterangan Jumlah
Gasolinee, Pengiriman, Material Project, 130.000, 50.000, 500.000, 450.000,
Jasa Project, Packing, Sewa Project 250.000, 485.000
Total Rp 1,865,000
Tanggal : 05 January 2023 Tanggal : 03 January 2023

Disetujui oleh : Rizki Kurnia Husain Dibuat Oleh : Rubi Agustiawan

Jabatan : Finance Accounting Management Jabatan : Project Manager

Contoh Pengisian Form Petty Cash

Lampiran 5.1
Form Realisasi Petty Cash
Periode Desember 2022 Dana Kategori (di edit sesuai kebutuhan)
Tanggal Keterangan Penerimaan Pengeluaran Biaya 1 Biaya 2 Biaya 3 Biaya 4 Biaya 5 Biaya 6

jumlah Rp - Rp - Rp - Rp - Rp - Rp - Rp - Rp -
Saldo bulan Desember Rp -
Pengisian bulan Januari Rp -
Dana petty cash bulan Januari
Jakarta, ....................................
Yang menyetujui, Yang Membuat,

Finance Accounting Manager Operational

Form Realisasi Petty Cash

Lampiran 5.2
Contoh Pengisian
Form Realisasi Petty Cash
Periode Desember 2022 Dana Kategori
Tanggal Keterangan Penerimaan Pengeluaran BBM Pengiriman Material Project Jasa Project Packing Sewa Project
1-Dec-22 Saldo periode lalu Rp 135,000
5-Dec-22 Pengisian dana Rp 1,865,000
3-Dec-22 Trucking Rp 25,000 Rp 25,000
7-Dec-22 Gosend barang Rp 25,000 Rp 25,000
11-Dec-22 Isi bensin pick up Rp 130,000 Rp 130,000
13-Dec-22 Cat Rp 35,000 Rp 35,000
17-Dec-22 Akrilik Rp 100,000 Rp 100,000
18-Dec-22 Pipa curtain Rp 250,000 Rp 250,000
19-Dec-22 Lakban Rp 15,000 Rp 15,000
22-Dec-22 Roda Sock Rp 100,000 Rp 100,000
24-Dec-22 Upah wrapping Rp 450,000 Rp 450,000
26-Dec-22 bubble wrapping Rp 100,000 Rp 100,000
27-Dec-22 bubble wrapping Rp 150,000 Rp 150,000
28-Dec-22 sewa pick up Rp 250,000 Rp 250,000
30-Dec-22 sewa mesin Rp 235,000 Rp 235,000
jumlah Rp 2,000,000 Rp 1,865,000 Rp 130,000 Rp 50,000 Rp 500,000 Rp 450,000 Rp 250,000 Rp 485,000
Saldo bulan Desember Rp 135,000
Pengisian bulan Januari Rp 1,865,000
Dana petty cash bulan Januari Rp 2,000,000
Jakarta, 31 Desember 2022
Yang menyetujui, Yang Membuat,

Finance Accounting Manager Operational

Contoh Pengisian Realisasi Petty Cash

Lampiran 6

Form Pengajuan Pembelian Barang & Jasa

Dengan ini saya mengajukan barang dengan perincian sbb:
No Nama Barang Vendor Qty Harga Spesifikasi

Barang tersebut akan digunakan untuk keperluan:

Demikian surat permohonan ini, mohon untuk segera di realisasikan

Jakarta, ....................

Menyetujui, Pemohon,

Form Pengajuan Pembelian Barang