MEMO

Nomor : 001 /SO/FAD-I/2023

Hal : Persiapan & Pelaksanaan SO
Kepada : ALL Department Head
Cc : MD
Dari : FAD

Sehubungan dengan adanya ketertiban administrasi dalam rangka menjaga asset perusahaan
maka team FAD akan melaksanakan SO (Stock Opname) dimana untuk pelasanaan SO akan
dilaksanakan pada waktu yang tidak ditentukan dalam bulan/cycle berjalan, waktu pelaksanaan SO
akan diinfokan oleh Finance ke Dept Head terkait maksimal H-1 dari pelaksanaan SO. Maka
sehubungan dengan hal tersebut bersama ini kami sampaikan beberapa petunjuk yang harus di
perhatikan dengan penjelasan sebagai berikut :

Data / dokumen yang diperlukan :

No Data / dokumen yang harus disiapkan

1 Data Persediaan barang (Stock Awal) bulan berjalan yang telah

di otorisasi masing – masing dept head.

2 Data Posisi barang rusak / Reject / Barang yang tidak tertera di

system yang telah di otorisasi masing – masing dept head.

3 Data Persedian Barang (Stock Akhir) Cut Off Waktu SO pada

bulan berjalan yang telah di otorisasi masing masing dept head.

4 Log book pencatatan mutasi stock pada bulan berjalan.

5 Rekap Penjualan barang dagang.

 I. Persiapan pelaksanaan SO
1. Team operasional masing – masing retail mulai dari sekarang wajib menjaga persedian barang
agar tidak selisih ( Wajib menjaga Fisik barang & Update data stock ).
2. Team operasional masing – masing retail harus mulai memeriksa persedian barang dagang
dengan metode sampling secara harian.
3. Team operasional masing – masing retail wajib memastikan setiap penerimaan dan pengeluaran
barang persediaan sudah di update kedalam system dan di update ke pencatatan manual stock.

II. Pelaksanaan SO
1. Pembentukan Team Stock Opname
1) Team Terdiri dari 2 team, Team Independen dan team dependen (2 Orang team Independen
& 1 Orang Team Dependen).
2) Team independen merupakan personil dari FAD.
3) Team dependen merupakan team operasional retail

2. Pelaksanaan Penghitungan fisik

1) Setiap anggota Team dependen wajib menunjukan fisik barang yang ada di gudang maupun
display outlet kepada team independen.
2) Satu orang team independen melakukan pemerikasaan barcode dengan cara meng –scan
barcode dan memastikan data masuk ke laptop dan satu orang lagi melakukan checklist
manual pada print out data stock yang update.
3) Stock opname dilakukan secara menyisir ( bukan berdasarkan perproduk ).

Diharapkan dengan dilaksanakannya pemeriksaan stock secara rutin dapat menjaga ketertiban
administrasi stock pada seluruh department retail, dan meminimalisir atau meniadakan selisih stock
yang disebabkan oleh FRAUD atau lalai dalam administrasi stock.

Demikian Informasi yang dapat saya sampaikan , terima kasih atas kerja samanya.

Hormat Saya,

Rizki Kurnia Husain

Finance Accounting Departement Head