MELAKSANAKAN

PENGENDALIAN
INTERN
 PENGANTAR
Pembahasan yang difokuskan pada pelaksanaan internal audit atau
internal control sebagai pelaksana fungsi pengawasan dari
Manajemen Koperasi.

Dalam melakukan pembahasan, asumsi organisasi yang digunakan

adalah sebuah Koperasi yang telah lengkap memiliki unit-unit Cabang
dan / atau Kantor Cabang Pembantu / Kantor Kas disamping unit
organisasi Kantor Pusatnya, serta ada unit internal control sendiri.
Dengan demikian untuk Koperasi yang belum memiliki unit-unit
dimaksud dapat disesuaikan dengan fungsi-fungsi internal yang paling
dekat.
 KEBIJAKAN TENTANG PENGENDALIAN INTERN - 1

Pelaksana Pengendalian Intern

1. Kebijakan untuk hal-hal ini merupakan kerangka dasar dalam pelaksanaan
pemeriksaan oleh setiap aparat pemeriksa pada Kantor Cabang (Bagian Internal
Audit) dan Kantor Pusat (Inspektor dan Bagian Pengawasan) dalam kondisi
operasional yang normal.

2. Pada tingkat Kantor Cabang,Pemimpin Cabang bertanggung jawab terhadap

keseluruhan kegiatan operasional dan pengawasan Cabang, sedangkan
pelaksanaan pekerjaan serta aspek pengawasan masing-masing unit kerja tetap
merupakan tanggung jawab masing-masing unit kerja yang bersangkutan.

3. Pada tingkat Kantor Pusat, Kepala Divisi Pengawasan bertanggung jawab

terhadap keseluruhan kegiatan pengawasan terhadap Cabang-Cabang dan Kantor
Pusat.

4. Bagian Internal Audit atau Internal Control Unit (ICU) kantor Cabang adalah
suatu unit kerja yang dibangun disetiap Kantor Cabang guna mendukung
pelaksanaan kegiatan pengawasan terhadap seluruh aktivitas operasional
perusahaan yang terjadi pada Kantor Cabang tersebut, serta seluruh Kantor
Cabang Pembantu yang berada dibawah supervisi Kantor Cabang ybs.
KEBIJAKAN TENTANG PENGENDALIAN INTERN - 2

3. Memelihara sistem Jenis dan kode perkiraan

komputerisasi disesuaikan.
akuntansi
Back-up data dibuat

Password
Password di-up date. pertamakali
diterima oleh
pelaksana
Software diproteksi
Up-date Password
secara periodik.

Laporan keuangan di
4. Menyajikan print-out.
laporan keuangan Laporan keuangan di
teliti.
Laporan keuangan
disajikan.
 KEBIJAKAN TENTANG PENGENDALIAN INTERN - 3

Tugas dan tanggung jawab Pelaksana Pengendalian Intern

1. ICU Kantor Cabang :

1. Melakukan kegiatan Monitoring dan Rekonsiliasi berkenaan

dengan kebenaran dan keakuratan setiap pos perkiraan Neraca
dan Laba-Rugi.
2. Melakukan kegiatan verifikasi berkaitan dengan keabsahan
transaksi finansial serta ketaatan terhadap sistem dan prosedur.
3. Melaporkan kondisi sistem pengendalian intern Kantor Cabang
setempat.
4. Dokumentasi dan adm. terhadap transaksi operasional (filling
administration).
5. Memonitor tindak lanjut penyelesaian atas penyimpangan yang
terjadi
6. Membantu dan mengkoordinasikan kegiatan internal dan
eksternal audit berkenaan dengan pelaksanaan pemeriksaan
Cabang setempat serta monitoring tindak lanjut penyelesaiannya
terhadap temuan-temuan audit.
KEBIJAKAN TENTANG PENGENDALIAN INTERN - 4

Tugas dan tanggung jawab Pelaksana Pengendalian Intern

2. Inspektorat Kantor Pusat :

Perbedaan hanya terjadi pada waktu pemeriksaannya,, yakni

ICU bersifat Daily Audit sedangkan Inspektorat bersifat
Surprised Audit.

3. Bagian Pengawasan Kantor Pusat :

Perbedaan hanya pada metode pemeriksaan, yakni
Inpektorat bersifat On-Site sedangkan Bagian Pengawasan
bersifat Off-Site, sehingga Bagian Pengawasan Kan-Pus
lebih dikonsentrasikan pada kegiatan Monitoring Audit.
 KEBIJAKAN TENTANG PENGENDALIAN INTERN - 5

Kewenangan Pelaksana Pengendalian Intern

1. ICU Kantor Cabang :

1. Menjangkau seluruh aktivitas operasional Cabang guna memperoleh

informasi yang diperlukan.
2. Menyampaikan informasi kepada seluruh aparat atau Unit Kerja Kantor
Cabang setempat berkenaan dengan penyimpangan.
3. Melaporkan kepada Pemimpin Cabang setiap penyimpangan dan hal-hal
lain yang berkaitan dengan kondisi kontrol yang terjadi pada Unit Kerja
Kantor Cabang setempat serta saran-saran perbaikannya.
4. Melaporkan kepada Divisi Pengawasan Bagian Pengawasan berkenaan
dengan kondisi-kondisi/ kejadian-kejadian khusus atau permasalahan-
permasalahan tertentu pada Kantor Cabang setempat, dengan
sepengetahuan Pemimpin Cabang.

Inspektor dan Bagian Pengawasan Kantor Pusat : Idem pada Ad. 1 s/d 3.
(termasuk kegiatan Kantor Pusat)
 KEBIJAKAN TENTANG PENGENDALIAN INTERN - 6

Metode Kerja ICU Kantor Cabang, Inspektorat dan

Bagian Pengawasan Kantor Pusat :
1. ICU Kantor Cabang :

1. Langkah awal pemeriksaan harian yang dilakukan ICU adalah aktivitas

monitoring. Dari hasil aktivitas Monitoring tersebut akan menentukan
langkah pemeriksaan ICU berikutnya.

2. Jika dari hasil aktivitas Monitoring ditemukan kesalahan atau indikasi

penyimpangan dilihat dari karakteristik masing-masing sub buku besar,
maka pemeriksaan dilanjutkan dengan aktivitas Verifikasi pada masing-
masing sub buku-besar.

3. Jika dari hasil aktivitas Monitoring pada pos-pos sub buku-besar yang
posisinya masih oustanding (seperti misalnya perkiraan tagihan atau hutang/
titipan) ditemukan kesalahan atau indikasi penyimpangan, maka
pemeriksaan dilanjutkan dengan aktivitas rekonsiliasi pada masing-masing
sub buku-besar.
 KEBIJAKAN TENTANG PENGENDALIAN INTERN - 4

4. Aktivitas Rekonsiliasi pada tahap ini tidak memperhatikan

frekuensi pemeriksaan yang telah ditentukan sebelumnya.

5. Jika dari hasil rekonsiliasi pada butir 3. tersebut diatas

terlihat adanya kesalahan atau indikasi penyimpangan yang
semakin besar (khusus untuk perkiraan yang posisinya
masih terbuka/ open item), pemeriksaan harus dilanjutkan
dengan aktivitas verifikasi.

6. Aktivitas Monitoring pada perkiraan Buku Besar yang

masuk sebagai fokus Monitoring dimana pada perkiraan
tersebut terjadi perubahan (movement), maka pemeriksaan
harus dilanjutkan dengan aktivitas Verifikasi. Proses ini
dilakukan terlepas dari ada tidaknya temuan kesalahan atau
indikasi penyimpangan dari aktivitas Monitoring tersebut.
 KEBIJAKAN TENTANG PENGENDALIAN INTERN - 5

7. Pelaksanaan Rekonsiliasi untuk perkiraan-

perkiraan yang telah ditentukan, seperti
misalnya : RAK Manual, Bank Koresponden,
dan Sub Buku-besar lainnya, dilaksanakan
dengan frekuensi yang telah ditentukan
sebelumnya. Jika dari Hasil Rekonsiliasi
tersebut ditemukan kesalahan atau indikasi
penyimpangan, khususnya untuk perkiraan-
perkiraan terbuka/ open item, maka
pemeriksaan dilanjutkan dengan aktivitas
Verifikasi.

8. Seluruh hasil temuan ICU harus dilaporkan

kepada Pemimpin Cabang, dengan
memperhatikan kiteria problem yang ada.
 KEBIJAKAN TENTANG PENGENDALIAN INTERN - 6

2. Inspektorat & Bagian Pengawasan Kantor Pusat :

1. Tidak ada perbedaan yang prinsip antara ICU Kantor Cabang

dengan Inspektorat, perbedaan hanya terjadi pada waktu
pemeriksaan, yakni ICU bersifat Daily sedangkan Inspektorat
bersifat Surprised
2. Khusus untuk Bagian Pengawasan Kantor Pusat tekanan lebih
banyak pada kegiatan Monitoring (off-site), dan tidak terbatas pada
aktivitas transaksi keuangan yang tersaji dan atau berjalan, namun
bisa terhadap Laporan-Laporan Bulanan ICU Cabang-Cabang,
sehinga dari ke-2 aktivitas tersebut jika memerlukan tindak lanjut
yang bersifat Rekonsiliasi dan Verifikasi yang tidak dapat
dilakukan oleh bagian Pengawasan dapat/ bisa ditindak lanjuti oleh
ICU Kantor Cabang setelah diinformasikan kepadanya atau oleh
Tim Inspektorat pada saat pemeriksaan ke Cabang yang
bersangkutan apabila waktunya memungkinkan.
 KEBIJAKAN TENTANG PENGENDALIAN INTERN - 7

Pengertian Monitoring :
Aktivitas Monitoring dalam Internal Control adalah pemantauan terhadap
seluruh kegiatan dari Unit Kerja atau bagian/ Seksi, serta pemantauan atas
penggunaan dan mutasi yang terjadi pada seluruh perkiraan sub buku besar
yang ada berdasarkan pada ketentuan, sistem dan prosedur, serta
karakteristik masing-masing sub buku-besar tersebut.

Tujuan Monitoring :
Untuk mengamati dan menjaga secara cermat dan berkesinamMarjin / Bagi
Hasiln kegiatan operasional Unit Kerja/ Bagian/ Seksi Kantor Cabang dan
Kantor Pusat serta perubahan-perubahan yang terjadi pada sub Buku-Besar,
agar dengan segera dapat diketahui indikasi penyimpanganm atau kesalahan
yang terjadi.

Sebagai dasar untuk melakukan kegiatan Rekonsiliasi dan Verifikasi atas

permasalahan dan penyimpangan yang ditemukan.
 KEBIJAKAN TENTANG PENGENDALIAN INTERN - 8

Data yang harus tersedia sebelum melaksanakan aktivitas

Monitoring :

1. Laporan dari Teknologi Sistem Informasi, yang terdiri dari Neraca

Harian, Mutasi Produk, Laporan Mutasi Sub Buku-Besar, dan
laporan pendukung lainnya.
2. Daftar Karakteristik sub Buku-Besar.
3. Laporan kegiatan masing-masing Unit Kerja / Bagian, Laporan
Bulanan ICU Cabang-Cabang yang berisi informasi a.l. :

a. Laporan yang bersifat Finansial (Proof Sheet dan Rekonsiliasi

Unit Kerja/ Bagian dan atau Proof Sheet dan Rekonsiliasi
Bagian Internal Audit)
b. Laporan yang bersifat Administrasi
c. Bukti-bukti transaksi sebagai data original verifikasi/
rekonsiliasi atas tindak lanjut temuan yang ada.
d. Laporan Bulanan Bagian Internal Audit yang berisi hasil
rekapitulasi pemeriksaan Cabang
 KEBIJAKAN TENTANG PENGENDALIAN INTERN - 9

1. Seluruh transaksi yang dilakukan oleh Unit Kerja/

Ruang Lingkup Bagian.
Monitoring : 2. Seluruh pos/ perkiraasn sub buku-besar
3. Laporan kegiatan Unit Kerja/ Bagian yang bersifat
Yang dimaksud dengan administratif
ruang lingkup 4. Laporan Teknologi, laporan-laporan yang diproduksi
pemeriksaan/ monitoring
oleh komputer dan merupakan sumber data yang
adalah materi-materi yang
harus dijangkau dan digunakan unrtuk melakukan pemeriksaan, yakni
diperiksa secara cermat sebagai berikut :
oleh ICU Kantor Cabang,
Inspektorat dan Bagian a. Jurnal transaksi per pelaksana
Pengawasan Kantor Pusat b. Laporan Mutasi Buku Besar
untuk memenuhi tujuan c. Laporan Neraca Lajur
dari monitoring. Materi- d. Neraca & Laba-Rugi
materi tersebut meliputi : e. Laporan Mutasi produk
f. Laporan Posisi Produk
g. Verifikasi saldo Produk terhadap saldo sub Buku
Besar
 KEBIJAKAN TENTANG PENGENDALIAN INTERN - 10
Frekuensi Pemeriksaan/
Monitoring :
Kegiatan monitoring dilakukan
setiap hari (ICU dan Bagian
Pengawasan) dan secara
Surprised (Tim Inspektor) yang
mencakup seluruh aktivitas,
transaksi, Laporan-Laporan serta
sub buku besar yang ada.
Fokus Monitoring :
Fokus monitoring merupakan
bagian dari materi ruang lingkup
yang harus diteruskan dengan
pelaksanaan rekonsiliasi/
verifikasi, terlepas dari ada
tidaknya atau indikasi
penyimpangan, yaitu:
Transaksi dan perkiraan sub buku-besar :
Aktiva
• Rekening Bank Koresponden
• Tagihan Lancar
• Pembiayaan Yang Diberikan
• Uang Muka
• Biaya Dibayar Dimuyka
• Aktiva Lain-lain
• RAK Manual
Kewajiban :
• Rekening TaMarjin / Bagi Hasiln Harian
• Rekening Takop
• Kewajiban/ Titipan
• RAK Manual
Pendapatan :
• Pendapatan Operasi
• Pendapatan Non-Operasi
Biaya :
• Biaya perusahaan
• Biaya Operasi
• Biaya Non Operasi
• Biaya Penghapusan Piutang
Laporan kegiatan Unit Kerja/ bagian yang bersifat administraif.
 KEBIJAKAN TENTANG PENGENDALIAN INTERN - 11

Ketentuan dan Tata Cara Monitoring lainnya yang perlu diperhatikan adalah sebagai
berikut :

1. Materi-materi yang menjadi fokus pemeriksaan tersebut diatas bersifat fleksibel, dalam arti
dapat dikembangkan sesuai dengan kondisi dan sifat bisnis Cabang setempat. Pemimpin
Cabang dan Kepala Divisi pengawasan adalah pejabat Cabang dan Kantor Pusat yang
berwenang dan bertanggung jawab atas penentuan materi fokus pemeriksaan monitoring.

2. Monitoring terhadap transaksi dan perkiraan sub Buku-Besar dilakukan dengan

membandingkan perubahan yang terjadi pada Laporan Mutasi Sub Buku Besar, Neraca
Harian, Mutasi produk. Perubahan-perubahan yang terjadi pada ke-3 laporan tersebut harus
memiliki jumlah, sifat transaksi dan karakter yang sama.

3. Untuk dapat membantu apakah suatu transaksi atau mutasi pada perkiraan sub buku besar
tertentu telah sesuai dengan sifat dan karakternya, harus dibandingkan dengan sifat dan
karakter masing-masing perkiraan sub buku besar yang terangkum dalam Daftar karakter
Sub Buku Besar. Jika tidak sesuai denga karakter merupakan suatu indikasi adanya suatu
kesalahan, penyimpangan atau merupakan transaksi diluar kebiasaan yang ada. Dibawah
ini adalah karakter dan kriteria sub Buku Besar yang harus dimonitor, yaitu :
 KEBIJAKAN TENTANG PENGENDALIAN INTERN - 12

3.1. Lokasi, penggunaan suatu jenis perkiraan sub buku besar harus
sesuai dengan kewenangan dan kebutuhan dari Kantor Cabang yang
bersangkutan. Untuk itu suatu sub Buku Besar yang hanya
dipergunakan oleh Kantor Pusat, maka Kantor Cabang tidak boleh
menggunakan.

3.2. Sado Pos/ Perkiraan Sub Buku Besar, posisi salso setiap sub buku
besar harus sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi serta sistem
akuntansi yang berlaku di Koperasi, dengan memperhatikan
posisinya apakah saldo debet atau salso kredit atau berposisi salso
nihil.

3.3. Aktivitas, setiap perkiraan sub buku besar selalu mempunyai

kebiasaan atau ciri-ciri aktivitas mutasi tersendiri, sehingga jika
terjadi mutasi diluar kebiasaan harus diperiksa dengan pelaksanaan
rekonsiliasi dan atau verifikasi. Ciri-ciri aktivitas setiap sub buku
besar ada yang bermutasi harian, bulanan, atau hanya bermutasi
dalam suatu periode tertentu.
KEBIJAKAN TENTANG PENGENDALIAN INTERN - 13

3.4. Kewenangan Pemakaian sub Buku Besar (Originator), setiap

sub buku besar hanya dapat digunakan oleh Bagian/ Seksi atau
aparat yang berwenang menggunakannya, sesuai dengan ruang
lingkup kerja serta jenis transaksi yang menjadi tanggung
jawabnya. Jika terdapat mutasi suatu sub buku besar yang
dilakukan oleh Bagian/ Seksi/ aparat yang tidak berwenang, maka
atas transakasi tersebut perlu dilakukan pemeriksaan lebih detail.

3.5. Jumlah Rata-Rata Mutasi & Saldo, Pemimpin cabang bersama-

sama dengan Unit Kerja atau ICU Cabang harus menentukan
jumlah rata-rata mutasi atau rata-rata oustanding dari setiap
perkiraan sub buku besar di Kantor Cabang-nya. Jika terdapat
mutasi/ oustanding yang melebihi jumlah rata-rata yang telah
ditentukan atau jumlahnya melebihi dari kebiasaan yang ada,
perlu dilakukan pemeriksaan yang lebih detail.
 KEBIJAKAN TENTANG PENGENDALIAN INTERN - 14

3.6. Kaitan dengan Pendapatan/ Biaya Marjin / Bagi Hasil (Interest

Bearing/ Non Bearing), tidak semua perkiraan sub buku besar
mempunyai sangkut paut dan pengaruh terhadap biaya/ pendapatan
Marjin / Bagi Hasil.

3.7. Pemostingan Manual dan System Generated, pada beberapa perkiraan

sub buku besar tertentu terdapat perkiraan yang untuk memutasikannya
harus dilaksanakan secara manual, tetapi juga terdapat perkiraan sub
buku besar tertentu yang transaksinya dilakukan secara pemostingan
otomatis oleh sistem.

3.8. Type Transaksi, bagi perkiraan Laba-Rugi perlu juga dilihat setiap jenis
transaksi yang dilakukan, untuk menghindari suatu jenis transaksi yang
seharusnya dikredit tetapi pelaksanaannya didebit.
 KEBIJAKAN TENTANG PENGENDALIAN INTERN - 15

Kriteria Problem
Penyimpangan atau kesalahan yang ditemukan dari hasil monitoring harus digolongkan menurut
kriteria problema yang ada, untuk menentukan bobot penyimpangan/ kesalahan dari masing-
masing temuan tersaebut, sebagai berikut :

1. Negative Problem (kode NP), kesalahan yang bersifat kecurangan dengan unsur kesengajaan
untuk mendapatkan keuntungan pribadi.

2. Penyimpangan prosedur (Kode PP), kesalahan yang bersifat penyimpangan dari ketentuan
intern/ ekstern serta prosedur yang berlaku.

3. Kesalahan Yang Harus Segera Dikoreksi (Kode SD), penyimpangan/ kesalahan yang tidak
disengaja, belum dikoreksi, dan harus segera dikoreksi.

4. Kesalahan Yang Terulang Kembali (Kode TK), kesalahan yang terjadi dimana kesalahan
tersebut sudah pernah ditemukan pada pemeriksaan sebelumnya, walaupun telah dilakukan
koreksi.

5. Kesalahan Yang Belum Dikoreksi (Kode BD), kesalahan yang telah diinformasikan kepada
Unit Kerja/ Bagian dan telah disarankan untuk dikoreksi, tetapi belum dilaksanakan.
KEBIJAKAN TENTANG PENGENDALIAN INTERN - 16

Setiap hasil penemuan sebelum dibuatkan Audit/ Inspektor Memo,

terlebih dahulu mengkonfirmasikan temuan-temuan tersebut kepada Unit
Kerja/ Bagian terkait untuk mendapatkan informasi dan data yang lebih
reliable dan obyektif.

Atas penyimpangan/ kesalahan yang ditemukan harus diberitahukan

kepada Unit Kerja/ Bagian terkait dengan media Audit atau Inspektor
Memo dengan mencantumkan kode kriteria problemnya dan sesuai
dengan kriteria problemnya. Audit Memo tersebut harus sepengetahuan
dan ditandatangani oleh Pemimpin Cabang, sedangkan Inspektor Memo
diketahu dan ditandatangani oleh Ketua Tim Pemeriksa.
 KEBIJAKAN TENTANG PENGENDALIAN INTERN - 17

DATA MANUAL
DOKUMEN
DOKUMEN END USER
TRANSAKSI KEUANGAN PROSES (DOK. PENUNJANG)
DASAR (SOURCE OF JOURNAL (PELAKSANA)

PROSES
POSTING
KEDALAM
WORK STATION

DETAIL
PRINT PROSES
OUT
SYSTEM SOFTWARE
CLOSING
BERUPA SYSTEM

JURNAL
LISTING
MENU
DISPLAY TRANSAKSI
BUKU BUKU DAN DATA
AKUNTANSI

BESAR PEMBANTU

NERACA PERCOBAAN/ WORK

DAFTAR NOMINATIF
SHEET PIUTANG
DETAIL
PRINT
OUT
LAPORAN KEUANGAN BUKU PEMBANTU
DAFTAR

AKTIVA TETAP
LAPORAN KOLEKTIBILITAS
PEMBIAYAAN/
DAFTAR NOMINATIF REK.
LAPORAN PIUTANG LAINNYA
MANAJEMEN
LAPORAN LAINNYA SESUAI
KEBUTUHAN

LAPORAN LAINYA SESUAI  = RINCIAN BUKU BESAR

KEBUTUHAN