Pengawasan & Pengendalian

Proyek

1
Pengertian Pengawasan
Pengawasan (controlling) ialah mengamati dan
mengalokasikan dengan tepat penyimpangan -
penyimpangan yang terjadi.

Kegagalan suatu rencana atau aktivitas suatu

rencana atau aktivitas bersumber pada dua hal :
1. Akibat pengaruh di luar jangkauan manusia
(force major).
2. Pelaku yang mengerjakannya tidak memenuhi
persyaratan yang diminta.

2
 Prinsip Pengawasan
1. Mencerminkan sifat dari apa yang
diawasi.
2. Dapat diketahui dengan segera
penyimpangan yang terjadi.
3. Luwes.
4. Mencerminkan pola organisasi.
5. Ekonomis.
6. Dapat mudah dipahami.
7. Dapat segera diadakan perbaikan.

3
 Jenis Pengawasan
1. Pengawasan dari segi waktu.
Dilakukan secara preventif dan represif. Alat
yang dipakai untuk pengawasan ialah
perencanaan dan budget, sedangkan
pengawasan secara represif menggunakan alat
budget dan laporan.
2. Pengawasan dari segi objek.
Pengawasan terhadap produksi, keuangan,
aktivitas karyawan dll, atau pengawasan
administratif, yaitu pengawasan anggaran,
inspeksi, dan pengawasan order (standing
orders) dan pengawasan kebijaksanaan (polices
control).
3. Pengawasan dari segi subjek.
Pengawasan intern dan pengawasan ekstern.

4
 Pelaksanaan Pengawasan
1. Mengawasi langsung di tempat
(personel inspection).
2. Malalui laporan lisan (oral
report).
3. Melalui tulisan (written report).
4. Melalui penjagaan khusus
(control by exeption).

5
Tolak Ukur Pengawasan
1. Standar fisik/normalisasi (physical
standard), meperhatikan tiga hal :
a. Kualitas hasil produksi.
b. Kuantitas hasil produksi.
c. Waktu penyelesaian.
2. Standar non fisik (intangible
standard), tolak ukurnya dengan hal-
hal yang dapat dirasakan, tidak dapat
dilihat dan dipakai intangible
standard.

6
Pengawasan Intern
Pengawasan intern dalam perusahaan biasanya
dilakukan oleh bagian pengawasan perusahaan
(internal auditor). Laporan tertulis dari
bawahankepada atasan, pada umumnya terdiri
dari :
1. Laporan harian.
2. Laporan mingguan.
3. Laporan bulanan.
4. Laporan khusus.

7
 1. Laporan Harian
- Laporan mengenai order yang diterima.
Laporan ini diserahkan kepada bagian
penjualan.
- Laporan mengenai faktur yang dikeluarkan.
Laporan ini diserahkan kepada top
manajemen.
- Laporan mengenai mesin-mesin yang
menganggur.
Laporan ini dikirimkan kepada manajer
produksi.
- Laporan mengenai operasi.
Laporan ini dikirimkan kepada kepala bagian
produksi.
8
 1. Laporan Harian
- Laporan controllable overhead.
Laporan ini diserahkan kepada kepala bagian.
- Laporan jumlah pegawai harian.
Orang yang menerima laporan ini adalah
kepala bagian dan kepala regu.
- Laporan efisiensi tenaga.
Laporan ini dikirimkan kepada bagian produksi.
- Laporan biaya overhead.
Laporan ini dikirimkan kepada manajer
produksi.

9
2. Laporan Mingguan
- Laporan mengenai order yang belum dipenuhi.
Laporan ini dikirimkan kepada manajer penjualan.
- Laporan mengenai bahan-bahan yang terbuang.
Laporan ini dikirim kepada manajer produksi.
- Laporan mengenai tenaga langsung.
Laporan ini dikirimkan kepada manajer produksi.
- Laporan mengenai biaya overhead di masing-
masing bagian.
Laporan ini dikirimkan kepada kepala bagian.

10
 3. Laporan Bulanan
- Laporan analisis laba kotor (gross profit
analysis).
laporan ini dikirimkan kepada direktur
perdagangan dan produksi.
- Laporan analisis biaya penjualan.
Laporan ini dikirimkan kepada manajer
penjualan.
- Laporan analisis mengenai penyimpangan harga
(material price variance).
Laporan ini dikirimkan kepada direktur operasi
dan kepala bagian pembelian.
- Laporan mengenai produksi selesai.
Laporan ini dikirimkan kepada direktur operasi,
kepala bagian produksi dan kepala regu.

11
 3. Laporan Bulanan
- Laporan mengenai produksi selesai yang rusak.
Laporan ini dikirimkan kepada direktur operasi
dan kepala-kepala regu.
- Laporan prestasi.
Laporan ini dikirimkan kepada direktur operasi
dan kepala regu.
- Laporan analisis budget setiap bagian.
Laporan ini dikirimkan kepada kepala regu.
- Laporan biaya produksi.
Laporan ini dikirimkan kepada kepala bagian
produksi.

12
3. Laporan Bulanan
- Laporan analisis produksi.
Laporan ini dikirimkan kepada kepala bagian
produksi.
- Laporan analisis operasi.
Laporan ini dikirimkan kepada top manajemen.
- Laporan analisis penjualan.
Laporan ini dikirimkan kepada manajer
penjualan.
- Laporan rugi laba.
Laporan ini dikirimkan kepada top manajemen.
- Laporan neraca.
Laporan ini dikirimkan kepada top manajemen.

13
4. Laporan Khusus
- Laporan persediaan barang.
Laporan ini dikirim kepada top
manajemen.
- Laporan efisiensi bagian-bagian.
Laporan ini dikirimkan kepada top
manajemen.

14
 Pengawasan Ekstern
Pengawasan ekstern dilakukan oleh akuntan
Publik (certified public accountant). Publikasi
laporan neraca dan laba rugi yang menyebabkan
jalannya perusahaan wajib diperiksa oleh akuntan
publik.
Adapun jenis pemeriksaan yang umum dilakukan
oleh akuntan publik :
1. Pemeriksaan umum.
2. Pemeriksaan khusus.
3. Pemeriksaan neraca.
4. Pemeriksaan sempurna.

15
1. Pemeriksaan Umum
Pemeriksaan umum atau general audit
adalah pemeriksaan rutin tentang
kebenaran data administrasi perusahaan,
berikut pelaksanaan pembukuannya.

Dalam hal ini, akuntan publik menilai

apakah laporan keuangan perusahaan
mencerminkan posisi keuangan hasil yang
dicapai sebenarnya.

16
2. Pemeriksaan Khusus
Pemeriksaan khusus atau special
investigation adalah suatu pemeriksaan
khusus yang ditugaskan kepada akuntan
publik.
Bila rapat pemegang saham sepakat untuk
meneliti kembali laporan keuangan
perusahaan, karena ada dugaan terjadi
manipulasi atau penyelewengan lain dalam
bidang keuangan perusahaan. Dalam hal ini,
oleh ketua dewan komisaris biasanya
menunjuk akuntan publik lain untuk
memeriksanya.

17
3. Pemeiksaan Neraca
Pemeriksaan neraca dikenal juga dengan
balance sheet audit, artinya suatu pemeriksaan
khusus terhadap neraca perusahaan. Biasanya
pemeriksaan ini dilakukan terhadap neraca
perusahaan yang tidak jalan lagi dan
perusahaan itu diambil oleh seseorang atau
sebuah perusahaan.

Neraca perusahaan yang diambil alih diperiksa

apakah pos aktiva atau pos pasivanya
menunjukkan kebenaran.

18
4. Pemeriksaan Sempurna
Suatu pemeriksaan sempurna
(detail audit) berhubungan erat
dengan pemeriksaan khusus.
Pemeriksaan secara menyeluruh
dan bukan secara parsial karena
itu membutuhkan waktu yang
lama.

19
Langkah-langkah Dasar
dalam Proses Pengendalian
Mochler dalam Stoner James, A.F. (1988)
menetapkan empat langkah dasar dalam
proses pengendalian.
1. Menentukan standar dan metode yang
digunakan untuk mengukur prestasi.
2. Mengukur prestasi kerja.
3. Menganalisis apakah prestasi kerja
memenuhi syarat.
4. Mengambil tindakan korektif.

20
Jenis-jenis Metode Pengendalian
Stoner James, A.F. dan Wankel, Charles (1988)
mengelompokkan jenis-jenis metode
pengendalian ke dalam empat jenis.
1. Pengendalian Pra-Tindakan (pre-action
control)
Menurut konsep pengendalian, suatu
tindakan bisa diambil bila sumber daya
manusia, bahan dan keuangan diseleksi dan
tersedia dalam jenis, jumlah dan mutu yang
tepat.

21
Jenis-jenis Metode Pengendalian
2. Pengendalian Kemudi (Steering Controls) atau
Pengawasan Umpan Maju (Feedforward
Controls).
Metode dibentuk untuk mendeteksi
penyimpangan dari beberapa standar atau
tujuan tertentu dan memungkinkan
pengambilan tindakan koreksi di depan. Bila
pemimpin melihat adanya penyimpangan maka
dilakukan koreksi, meskipun kegiatan belum
selesai dilakukan. Pengendalian ini efektif bila
pemimpin pada waktu yang tepat dapat
memperoleh informasi yang akurat.

22
Jenis-jenis Metode Pengendalian
3. Pngendalian Secara Skrining atau
Pengendalian Ya/Tidak (Screening or
Yes/No Controls).
Metode ini sangat luas digunakan
karena mampu melakukan penelitian
ganda, ketika pengamanan terhadap
risiko tindakan manajer sangat
diperhatikan. Metode ini fungsional bila
prosedur dan syarat-syarat tertentu
disepakati sebelum melakukan
kegiatan.

23
Jenis-jenis Metode Pengendalian

4. Pengendalian Purna-Karya (Post –

Action Control).
Metode pengendalian digunakan
untuk melihat adanya
penyimpangan arah dan tujuan
perusahaan setelah kegiatan
selesai. Pengendalian ini hampir
sama dengan evaluasi yang waktu
pelaksanaannya ditetapkan.

24
1. Program Evaluation and
Review Technique (PERT)
PERT suatu metode di bidang perencanaan dan
pengendalian bagi proyek yang sifatnya tidak
berulang. Teknik ini dikembangkan oleh biro
proyek khusus Angkatan Laut USA pada tahun
1957 dalam rangka pelaksanaan Roket Polaris.
Di Perancis, di bidang pengendalian
pelaksanaan proyek pembangunan
mengembangkan Metra Potential Metode atau
MPM. Tujuan penggunaan PERT adalah
mengurangi gangguan atau penundaan suatu
proyek.

25
1. Program Evaluation and
Review Technique (PERT)
Dasar PERT adalah lanjutan Gant Chart
ciptaan Henry Fayol L. Gantt di awal
abad ke-20. Suatu pekerjaan atau
aktivitas digambarkan dengan tanda
panah, sedangkan kejadian (event)
digambarkan dengan lingkaran kecil.

Dumi …………………
Aktivitas ____________
Kejadian

26
 1. Program Evaluation and
Review Technique (PERT)

2 4
1 2 3 1
3

Keterangan :
Kejadian adalah 1, 2, dan 3 sedangkan aktivitas ditulis
1—2, 2—3.
Kejadian adalah 1, 2, 3 dan 4 sedangkan aktivitas ditulis
1—2, 2—3, 3—4.

27
 1. Program Evaluation and
Review Technique (PERT)
Pekerjaan Aktivitas Contoh :
Menentukan tempat 1—2 Aktivitas dan kejadian
pendirian rumah
yang digambarkan
Menggali tanah 2—3
pondasi
dengan diagram panah,
Membuat tembok 3—4
yaitu pembuatan rumah
rumah dengan urutan pekerjaan.
Membuat kap rumah 4—5
dan instalasi listrik
Memasang atap dan 5—6
instalasi air

Memasang kusen 6—7

dan pintu

Memasang lantai 7—8

28
1. Program Evaluation and Review
Technique (PERT)

Diagramnya adalah sebagai berikut :

1 2 3 4 5 6 7 8

29