FUNGSI PENGENDALIAN/CONTROLLING

DALAM MANAJEMEN

DISUSUN OLEH :
Yeni Susanti 1914201004
Nadila Aini 1914201023
Qorri Hartanto 1914201031
Sari Intan 1914201038
Wulan Purnama Sari 1914201045
Pramita Dewi 1914201029
Windy Yunengzah Fitri 1914201043

Dosen Pengampu : Ns. Conny Oktizulvia, M.Kep

 Definisi Fungsi Pengendalian/Controlling

pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan
dengan tujuan-tujuan perencanaan,merancang system informasi umpan balik,membandingkan
kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya,menentukan dan mengukur
penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.
 Prinsip-Prinsip Fungsi Pengendalian/Controlling

● Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan harus dimengerti oleh staf dan hasilnya mudah diukur.
Misalnya tentang waktu dan tugas-tugas pokok yang harus diselesaikan oleh staf.
● Fungsi pengawasan harus difahami pimpinan sebagai suatu kegiatan yang sangat penting dalam
upaya mencapai tujuan organisasi.
● Standar unjuk kerja harus dijelaskan kepada seluruh staf karena kinerja staf akan terus dinilai oleh
pimpinan sebagai pertimbangan untuk memberikan reward kepada mereka yang dianggap mampu
bekerja.
 Manfaat Pengendalian/Controlling

● Dapat mengetahui sejauh mana program sudah dilaukan oleh staf, apakah sesuai dengan standar atau
rencana kerja, apakah sumberdaya telah digunakan sesuai dengan yang telah ditetapkan.
● Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf dalam melaksanakan tugas-tugasnya.
● Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi kebutuhan dan telah
dimanfaatkan secara efisien.
● Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan.
● Untuk memberikan ruang regular untuk superviesees untuk merenungkan isi dan pekerjaan mereka
● Untuk menerima informasi dan perspektif lain mengenai pekerjaan seseorang
● Untuk menjadi dukungan baik segi pribadi ataupun pekerjaan
● Untuk memastikan bahwa sebagai pribadi dan sebagai orang pekerja tidak ditinggalkan tidak perlu
membawa kesulitan, masalah dan proyeksi saja.
● Untuk menjadi pro-aktif bukan re-aktif.
● Untuk memastikan kualitas pekerjaan
 Proses Pengendalian/Controlling
1. Penetapan Standar Pelaksanaan (Perencanaan)
Tahap pertama dalam pengendalian adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar mengandung arti
sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai “patokan” untuk penilaian hasil-hasil.
Standar pelaksanaan pekerjaan bagi suatu aktifitas menyangkut kriteria: ongkos, waktu, kuantitas, dan
kualitas.
Tipe bentuk standar yang umum adalah:
● Standar-standar fisik, meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau kualitas produk.
● Standar-standar moneter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya
penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan lain-lain.
● Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus
diselesaikan.

2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

tahap kedua dalam pengendalian adalah menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat dan
harus diukur setiap jam, harian, mingguan dan bulanan. Pengukuran itu dapat berbentuk laporan tertulis.
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan
Setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan pengukuran pelaksanaan dilakukan
sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus. Ada berbagai cara untuk melakukan
pengukuran pelaksanaan yaitu pengamatan (observasi), laporan-laporan (lisan dan tertulis), pengujian
(tes), atau dengan pengambilan sampel.

4. Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan

Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan
yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan.

5. Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan

Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, diketahui dalam pelaksanaannya terjadi
penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan, tindakan harus diambil. Tindakan
berupa :
● Mengubah standar mulu-mulu (barangkali terlalu tinggi atau terlalu rendah).
● Mengubah pengukuran pelaksanaan.
● Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-penyimpangan.
 Objek Pengendalian/Controlling

• Obyek yang menyangkut kuantitas dan kualitas barang atau jasa. Pengawasan ini
bersifat fisik.
• Keuangan.
• Pelaksanaan program dilapangan.
• Obyek yang bersifat strategis.
• Pelaksanaan kerja sama dengan sektor lain yang terkait.
 Jenis Pengendalian/Controlling
● Pengendalian karyawan (personal control)
● Pengendalian keuangan (financial control)
● Pengendalian produksi (production control)
● Pengendalian waktu (time control)
● Pengendalian teknis (technical control)
● Pengendalian kebijaksanaan (policy control)
● Pengendalian penjualan (sales control)
● Pengendalian inventaris (inventory control)
● Pengendalian pemeliharaan (maintenance control)
 Tujuan Pengendalian/Controlling
• Menghentikan atau meniadakan kesalahan, penyimpangan, penyelewengan,
pemborosan, hambatan, dan ketidakadilan.
• Mencegah terulangnya kembali kesalahan, penyimpangan, penyelewengan,
pemborosan, hambatan, dan ketidakadilan.
• Mendapatkan cara-cara yang lebih baik atau membina yang telah baik.
• Menciptakan suasana keterbukaan, kejujuran, partisipasi, dan akuntabilitas organisasi.
• Meningkatkan kelancaran operasi organisasi.
• Meningkatkan kinerja organisasi.
• Memberikan opini atas kinerja organisasi.
• Mengarahkan manajemen untuk melakukan koreksi atas masalah-masalah pencapaian
kerja yang ada.
• Menciptakan terwujudnya organisasi yang bersih
 Azas-Azas Pengendalian/Controlling

● Asas tercapainya tujuan (principle of assurance of objective)

● Asas efisiensi pengawasan (principle of efficiency of control)
● Asas tanggung jawab pengawasan (principle of control responsibility)
● Asas pengawasan terhadap masa depan (principle of future control)
● Asas pengawasan langsung (principle of direct control)
● Asas refleks perencanaan (principle of replection of plane)
● Asas penyesuaian dengan organisasi (principle of organizational suitability)
● Asas pengawasan individual (principle of individuality of control)
● Asas standar (principle of standard)
● Asas pengawasan terhadap strategis (principle of strategic point control)
● Asas pengecualian (the exception principle)
● Asas pengawasan fleksibel (principle of flexibility of control)
● Asas peninjauan kembali (principle of review)
● Asas tindakan (principle of action)
 Cara-Cara Pengendalian/Controlling
1. Pengawasan Langsung
Kebaikan Keburukan :
• Jika ada kesalahan dapat diketahui sedini • Waktu seorang manajer banyak tersita,
mungkin, sehingga perbaikanya dilakukan sehingga waktu untuk pekerjaan lainya
dengan cepat berkurang, misalnya planning lain-lainya.
• Akan terjadi kontak langsung antara bawahan • Mengurangi inisiatif bawahan, karena mereka
dan atasan, sehingga akan memperdekat merasa bahwa atasanya selalu mengamatinya.
hubungan antara atasan dan bawahanya. • Ongkos semakin besar karena adanya biaya
• Akan memberikan kepuasan tersendiri bagi perjalanan dan lain-lainya.
bawahan, karena merasa diperhatikan
atasanya.
• Akan tertampung sumbangan pikiran dari
bawahan yang mungkin bisa berguna bagi
kebijaksanaan selanjutnya.
• Akan dapat menghindari timbulnya kesan
laporan “asal Bapak senang” (ABS)
 2. Pengawasan Tidak Langsung

Kebaikan : Keburukan :
● Waktu manajer untuk mengerjakan tugas- • Laporan kadang-kadang kurang objective, karena ada
tugas lainya semakin banyak, misalnya kecendrungan untuk melaporkan yang baik-baik saja.
perencanaan, kebijaksanaan, dan lain-lain. • Jika ada kesalahan-kesalahan terlambat
● Biaya pengawasan relatif kecil. mengetahuinya, sehingga perbaikanya pun terlambat.
● Memberikan kesempatan inisiatif • Kurang menciptakan hubungan-hubungan antara
bawahan berkembang dalam atasan dan bawahan.
melaksanakan pekerjaan.
 Sifat dan Waktu Pengendalian/Controlling

● Preventive control, pengendalian yang dilakukan sebelum kegiatan dilakukan untuk menghindari
terjadinya penyimpangan-penyimpangan dalam pelaksanaannya.
● Repressive control, pengendalian yang dilakukan setelah terjadi kesalahan dalam pelaksanaannya,
agar kesalahan yang sama tidak terjadi lagi di waktu yang akan datang.
● Pengendalian saat proses dilakukan, jika terjadi kesalahan segera diperbaiki.
● Pengendalian berkala, pengendalian yang dilakukan secara berkala.
● Pengendalian mendadak, pengawasan yang dilakukan secara mendadak untuk mengetahui apa
pelasakanaan atau peraturan-peraturan yang ada dilaksanakan dengan baik.
● Pengamatan melekat, pengendalian yang dilakukan mulai dari sebelum, saat, dan sesudah kegiatan
dilakukan.
 Alat Fungsi Pengendalian/Controlling
1. Budget
Adalah suatu ikhtisar hasil yang akan
diharapkan dari pengeluaran yang
disediakan untuk mencapai hasil tersebut.
Tipe-tipe budget :
○ Sales budget.
○ Production budget.
○ Cost production budget.
○ Step budget, berhubungan dengan
production budget dan menunjukkan
bermacam-macam tingkat tingkat
produksi.
○ Purchasing budget.
○ Personnel budget.
○ Cash & Financial budget.
○ Master budget (budget keseluruhan).
2. Non-Budget
Alat pengenalian non budget:
• Personal observation, pengawasan langsung secara
pribadi oleh pimpinan perusahaan terhadap para
bawahan yang sedang bekerja.
• Report, laporan yang dibuat oleh para manajer.
• Financial statement, daftar laporan keuangan yang
biasanya terdiri dari Balance Sheet dan Income
Statement (neraca rugi laba).
• Statistic, merupakan pengumpulan data, informasi, dan
kejadian yang tealh berlalu.
• Break event point, suatu titik atau keadaan ketika jumlah
penjualan tertentu tidak mendapat laba ataupun rugi.
• Intenal audit, pengendalian yang dilakukan oleh atasan
terhadap bawahan yang meliputi bidang-bidang kegiatan
secara menyeluruh yang menyangkut masalah keuangan
 Tipe-Tipe Pengendalian/Controlling

● Pengawasan Pendahuluan (Feedforward Control)

Pengawasan ini sering disebut juga dengan Steering Control. Ini dirancang untuk mengantisipasi
masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar dan tujuan dan memungkinkan
koreksi dibuat sebelum suatu tahap diselesaikan (kegiatan belum dilaksanakan).

● Pengawasan Concurrent
Pengawasan concurrent maksudnya pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan melakukan
kegiatan. Pengawasan ini sering disebut pengawasan “ Ya-Tidak “, screening control, “berhenti terus”
dilakukan selama suatu kegiatan berlangsung.

● Pengawasan Umpan Balik (Feedback Control)

Pengawasan ini bias juga dikenal sebagai “Past-Action Control” yang mengukur hasil-hasil dari suatu
kegiatan yang telah diselesaikan dan pengukuran ini dilakukan setelah kegiatan terjadi.
 Faktor Yang Membuat Pengendalian/Controlling

● Perubahan lingkungan organisasi

● Peningkatan kompleksitas organisasi
● Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan
● Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang
● Komunikasi dan menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
 Syarat Pengendalian/Controlling

○ Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan.

○ Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi
○ Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.
○ Pengawasan harus obyektif, teliti, dan sesuai dengan standar.
○ Pengawasan harus luwes atau fleksibel.
○ Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.
○ Pengawasan harus ekonomis.
○ Pengawasan harus mudah dimengerti.
○ Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi
Karakteristik – Karakteristik Pengendalian/Controlling Yang Efektif

■ Akurat.
■ Tepat waktu.
■ Obyektif dan menyeluruh.
■ Terpusat pada titik-titik controlling yang strategik.
■ Realistik secara ekonomis.
■ Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi.
■ Fleksibel.
■ Bersifat sebagai petunjuk dan operasional.
■ Realistik secara organisasional.
■ Diterima para anggota organisasi.
 Pengendalian Keperawatan di Ruang Rawat Inap

Pengendalian adalah pemantauan dan penyesuaian rencana, proses, dan sumber daya yang secara
efektif mencapai tujuan yang telah ditetapkan (Huber, 2006). Selama fase pengendalian, kinerja diukur
menggunakan standar yang telah ditentukan dan tindakan diambil untuk mengoreksi ketidakcocokan
antara standar dan kinerja (Marquis dan Huston, 2010).
Prinsip pengawasan yang harus diperhatikan manager keperawatan dalam menjalankan fungsi
pengendalian (Muninjaya, 2004) adalah:
● Pengawasan yang dilakukan harus dimengerti oleh staf dan hasilnya mudah diukur.
● Pengawasan merupakan kegiatan penting dalam upaya mencapai tujuan organisasi.
● Standar untuk kerja harus dijelaskan kepada semua staf.
 Fungsi Pengendalian dalam Manajemen Keperawatan

● Mengawasi dan menilai pelaksanaan asuhan keperawatan yang telah ditentukan, melaksanakan
penilaian terhadap uapaya peningkatan pengetahuan dan keterampilan di bidang perawatan.
● Melaksanakan penilaian dan mencantumkan kedalam Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan
Pegawai (D.P.3) bagi pelaksana keperawatan dan tenaga lain di ruang yang berada di bawah
tanggung jawabnya untuk berbagai kepentingan (naik pangkat / golongan, melanjutkan sekolah)
mengawasi dan mengendalikan pendayagunaan peralatan perawatan serta obat – obatan secara
efektif dan efisien
● Mengawasi pelaksanaan system pencatatan dan pelaporan kegiatan asuhan keperawatan serta
mencatat kegiatan lain di ruang rawat.
Terima Kasih