STANDARD OPERATION PROCEDURE

(SOP)

DOCUMENT NAME :
“AUDIT INTERNAL”

COMPANY : PT. EXXA

DIVISION : QHSE

DEPARTMENT : OPERATIONAL

REF. NO. : 004/SOP/QHSE/III/2019

TOTAL PAGE : … PAGES

ISSUED BY : MANAGEMENT TEAM

APPROVED BY : CEO.
 Subject : Document name :
STANDARD OPERATION PROCEDURE
(SOP) AUDIT INTERNAL

Page : Ref. no : 001 Date : Issued by : Approved by :

1 of 1 / SOP / 4 / 2019 20 Maret 2019 Management Team CEO

1. TUJUAN
Prosedur ini ditetapkan untuk memastikan bahwa seluruh proses Audit internal yang mencakup
Keselatan Kesehatan Kerja, Lingkungan an Mutu (QHSE) ditetapkan.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku untuk seluruh proses bisnis di PT. Exxa termasuk pihak luar yang bekerja untuk dan
atas nama Exxa, Corporate Office dan Project site.

3. DEFINIS DAN ATAU SINGKATAN

SMK3 : Sistem Manajemen Keselamatann, Kesehatan Kerja
K3LM : Keselamatan Kesehatan Kerja, Lingkungan dan Mutu.

4. REFERENSI
SMK3 PP RI No. 50 Tahun 2012.

5. TANGGUNG JAWAB
a. Direktur menunjuk HSE Supervisor bertanggung jawab untuk :
1.1 Menunjuk auditor yang independen dan tidak memihak
1.2 Merencanakan dan melakukan internal audit pada semua unit operasi yang digunakan oleh
perusahaan
1.3 Menganalisa hasil dari semua audit internal, ketidak sesuaian dan kegiatan perbaikan/koreksinya
1.4 Memastikan bahwa audit mencakup semua aspek yang berkaitan dengan Sistem Manajemen
Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan

6. PROSEDUR
a. Waktu Pelaksanaan Internal Audit
Bagian HSE merencanakan jadwal internal audit unit kerja terkait di daerah operasi perusahaan dan
dilakukan setidak-tidaknya sekali dalam setahun. Bagian QHSE dapat melakukan audit tambahan bila
dipandang perlu.

Jadwal internal audit yang telah disusun dan ditanda-tangani oleh Direktur disirkulasikan kepada
masing-masing unit kerja sebagai informasi kesiapan pelaksanaan internal audit Direktur melalui
QHSE Supervisor akan memberikan instruksi untuk melaksanakan internal audit untuk semua unit di
perusahaan yang terkait dengan Sistem Manajemen Keselamatan, Kesehatan Kerja, Lingkungan dan
Mutu.

Pelaksanaan internal audit bisa lebih sering dilakukan terhadap unit kerja yang terkait apabila
terjadi hal-hal berikut ini :
❖ Apabila Sistem Manajemen Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan di sempurnakan
atau dilakukan revisi
❖ Apabila banyak ketidak sesuaian ditemukan dalam satu unit kerja
❖ Bilamana ada usulan dari Manager, Supervisor terkait
 QHSE Supervisor akan meninjau jadwal audit secara reguler/teratur dan meningkatkan frekuensi
audit apabila hasilnya menunjukan kebutuhan atau atas pengarahan/perintah dari Direktur

b. Team Internal Audit atau Auditor

Internal Audit dilakukan oleh auditor yang ditunjuk oleh Direktur melalui QHSE Supervisor atau QHSE
Supervisor dapat bertindak sebagai auditor. Internal Audit dapat dilakukan oleh satu orang internal
auditor atau suatu team internal auditor, hal ini tergantung besar dan kompleksitas unit kerja yang
akan di audit.

Auditor yang ditunjuk untuk melaksanakan Internal Audit mempunyai persyaratan :

❖ Memahami dan mengerti tentang Sistem Manajemen Keselamatan, Kesehatan Kerja dan
Lingkungan yang dipergunakan oleh Perusahaan.
❖ Telah mengikuti pelatihan tentang tata cara melakukan audit
❖ Memahami aspek-aspek operasional pada suatu unit kerja
❖ Independen dan tidak ada hubungan kerja langsung dengan unit yang diperiksa
❖ Membuat rencana audit dan memberitahu kepada unit kerja yang akan diaudit. Rencana
audit tersebut meliputi seluruh prosedur yang berkaitan dengan unit kerja yang akan di
audit. Perencanaan audit tersebut, meliputi :
a. Jadwal tanggal audit pada masing-masing bagian
b. Auditor yang bertugas
c. Lingkup audit yang direncanakan

Sebelum rencana internal audit dilaksanakan, QHSE Supervisor akan memberitahukan kepada
Manager/Supervisor yang bersangkutan tentang kepastian pelaksanaan dengan sepengetahuan
auditor yang ditunjuk.

c. Pelaksanaan Internal Audit

Pelaksanaan Audit K3L dilakukan dengan :
❖ Berdasarkan petunjuk yang jelas dan pasti
❖ Menggunakan metode observasi, wawancara, contoh, pengawasan fisik serta tinjauan data-
data dokumentasi.
❖ Dilaksanakan oleh kelompok wakil dari perusahaan yang tidak mempunyai kepentingan
pribadi atau tidak mendapat tekanan dari pihak-pihak manapun juga dan dapat memberikan
pendapat yang objektif serta “tidak berprasangka”.
❖ Hal-hal yang tidak sesuai akan diperhatikan dan ditindak lanjuti
❖ Dalam hal ditemukan kekurangan atau ketidak sesuaian pada saat dilakukan audit, maka
auditor akan membuat laporan dalam bentuk “Laporan Ketidak sesuaian” kepada bagian
yang bersangkutan dan bagian yang bersangkutan diminta untuk menindak lanjuti hasil
temuan tersebut dengan menggunakan “Action Tracking Register”.

d. Pelaporan Internal Audit dan Tindakan Perbaikan

Setelah melaksanakan Internal Audit, Auditor menyampaikan laporan Internal Audit kepada Direktur
dengan tembusan kepada General Manager, Manager, Pengawas yang terkait. Laporan internal
audit berisikan :
❖ Tanggal Audit
❖ Nama Auditor
 ❖ Nama Manager atau Kepala Bagian yang diaudit
❖ Ringkasan hasil pemeriksaan
❖ Ketidak sesuaian yang ditemukan pada saat audit
❖ Rekomendasi tindakan perbaikan terhadap ketidak sesuaian
Hasil audit disimpan oleh masing-masing dari unit kerja terkait dengan tembusan ke bagian HSE,
dicatat dalam Catatan Hasil Internal Audit.

Tindak lanjut dari temuan adalah menetapkan langkah perbaikan dan pencegahan yang dilakukan
dalam waktu yang telah disepakati.

Bila jadwal tindak lanjut audit dalam waktu yang disepakati tidak dapat dilaksanakan,
Manager/Supervisor harus melaporkan kemajuan dari kegiatan koreksi/perbaikan yang telah
dilakukan dan melaporkan secara efektif

Bagian HSE mencatat semua hasil internal audit kedalam buku catatan Internal Audit dan semua
ketidak sesuaian yang ditemukan.

Direktur akan menginstruksikan kepada pengawas unit kerja terkait bahwa ketidak sesuaian yang
ditemukan oleh Auditor segera diperbaiki sebagaimana mestinya. Semua pengawas unit kerja yang
terlibat dengan hasil audit yang ditemukan akan melaporkan hasil tindakan perbaikan kepada
Direktur pada saat Rapat Tinjauan Manajemen (Management Review Meeting)

Petunjuk teknis untuk pelaksanaan audit beserta daftar pertanyaan mengacu pada UndangUndang
Keselamatan Kerja No.1 Tahun 1970, Peraturan Menteri Tenaga Kerja R.I No.05/MEN/1996 tentang
Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3), Peraturan Pemerintah No.50 Tahun
2012 Tentang Penerapan SMK3.

e. Melacak / Mengukur Bahaya

Kegiatan-kegiatan yang didiskusikan untuk melacak/mengukur bahaya ini dimaksudkan untuk
menjaga kepedulian tentang keselamatan dan menyelidiki bahaya serta kecelakaan yang mungkin
terjadi akibat banyaknya hal-hal yang tidak sesuai berhubungan dengan masalah keselamatan,
dimana mungkin hal yang tidak sesuai tersebut tidak langsung diperbaiki dengan segera. Untuk
mengatasi perlu dilakukan pertemuan untuk membicarakan hal tersebut dan dalam pelaksanaannya
perlu keterlibatan dari tingkat Direktur, General Manager, Manager, Pengawas, Perwakilan
Keselamatan dan Pelasana Tugasnya.

Hal ini sangat penting dilakukan untuk melacak/mengukur serta menyelesaikan langkah-langkah
perbaikan dalam waktu yang telah ditentukan dalam bentuk “Action Points” yang dikumpulkan
kedalam satu dokumen, sehingga tidak satupun temuan-temuan yang tidak sesuai (non
conformance) yang ditemukan pada saat pelaksanaan audit dan inspeksi yang terlupakan. Istilah
Action Points kadang-kadang juga dikenal dengan istilah “Action Tracking Register” atau Action
Follow Up”.

Action Tracking Register merupakan suatu daftar untuk melacak/mengukur langkah-langkah yang
dilakukan dengan maksud untuk menyelesaikan permasalahan yang tidak sesuai dengan yang
seharusnya ditemukan pada saat Inspeksi, Audit, Pengamatan atau saat Team Manajemen
melakukan perjalanan (Management Tour) ke lapangan Dalam membuat Action Tracking Register
 sebaikanya keterangan tentang hal-hal berikut ini dimasukkan kedalam suatu bentuk (format). Hal-
hal yang dimaksud antara lain adalah :
❖ Apa pokok permasalahannya
❖ Siapa/Bagian apa yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan permasalahan tersebut
❖ Tanggal berapa ditemukannya permasalahan tersebut (saat audit, inspeksi, pengamatan
lapangan, management tour), dan lain-lain
❖ Tanggal berapa permasalahan tersebut diselesaikan
❖ Bagaiaman status permasalahan tersebut (sudah selesai atau dalam proses)
❖ Termasuk kelompok bahaya kelas apa permasalahan tersebut dan bagaimana skala prioritas
penyelesaian masalahnya. (daftar kelompok bahaya )
❖ Bagaimana status permasalahan tersebut (sudah selesai atau dalam proses)
f. Jadwal Inspeksi Audit (Harap disesuaikan Audit yang akan dilakukan)
g. Tim Inspeksi Audit
Direktur menunjuk HSE Supervisor/HSE Cordinator bertanggung jawab untuk :
❖ Menunjuk auditor yang independen dan tidak memihak
❖ Merencanakan dan melakukan internal audit pada semua unit operasi yang digunakan oleh
perusahaan
❖ Menganalisa hasil dari semua audit internal, ketidak sesuaian dan kegiatan
perbaikan/koreksinya
❖ Memastikan bahwa audit mencakup semua aspek yang berkaitan dengan Sistem
Manajemen Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan

Auditor yang ditunjuk bertanggung jawab untuk merencanakan audit dan melaporkan setiap ketidak
sesuaian yang ditemukan. Bila mungkin, auditor yang sama melakukan tindaklanjut dan
memverifikasi setiap kegiatan perbaikan/koreksi.

7. DOKUMEN TERKAIT
❖ FORM LAPORAN HASIL INSPEKSI DAN AUDIT
8. LAMPIRAN
❖ FORM LAPORAN HASIL INSPEKSI DAN AUDIT

Perusahaan Memastikan Kebijakan ini ditinjau secara berkala guna melakukan perbaikan dan
penyempurnaan sistem Manajemen Mutu, K3L dan dikomunikasikan serta tersedia bagi pihak yang
berkepentingan.

Tangerang, …. Agustus 2021

Direktur,

Atekah Kesia