PENGAUDITAN INTERNAL

RANGKUMAN MATA KULIAH

(PRELIMINARY SURVEY)

Oleh :

Citra Anuraga : 09.07.0075

Dosen : Drs. Jazid, Ak.

PENDIDIKAN PROFESI AKUNTANSI

SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI INDONESIA
STIESIA SURABAYA
2009
 PRELIMINARY SURVEY

Dalam kompleksitas operasi yang terdapat pada berbagai perusahaan saat ini, membutuhkan
keahlian dan kehati-hatian. Auditor berharap bahwa mereka dapat mengetahui kerumitan operasi
perusahaan yang diaudit pada saat audit dilakukan, sebagaimana yang kemudian mereka ketahui
pada saat audit telah selesai. Preliminary Survey merupakan salah satu cara auditor untuk
memperoleh pemahaman, informasi, dan prespektif yang dibutuhkan untuk mendukung
keseluruhan proses audit. Survey Pendahuluan yang baik akan menghasilkan program audit yang
tepat, dan program audit yang tepat akan menunjang keberhasilan audit. Oleh karena itu auditor
internal harus memastikan bahwa waktu dan upaya yang digunakan untuk survey pendahuluan
haruslah produktif. Sehingga dapat dikatakan keberhasilan atau kegagalan suatu audit bisa jadi
sangat tergantung pada survey. Survey pendahuluan dapat membantu internal auditor
memutuskan jenis audit yang paling efektif yang akan digunakan.
Survey Pendahuluan merupakan sarana penting untuk membuat auditor lebih memahami tujuan,
proses, resiko, dan control yang terkait dengan audit. Dalam melakukan Survey Pendahuluan,
internal auditor haruslah memahami beberapa hal berikut ini :
1. Motivasi audit : meliputi latar belakang penugasan audit (untuk apa audit
dilakukan), latar belakang entitas (status hukumnya) dan pejabat/manajemen kunci,
peraturan-peraturan dari pemerintah maupun organisasi terkait audit, dan sebagainya;
2. Aktivitas organisasi : meliputi kegiatan (core bisnis) yang dilakukan,
pengorganisasian, ketentuan/aturan/tata cara internal maupun eksternal yang harus dipatuhi;,
lokasi/tempat kegiatan, sarana dan prasaran yang diberdayakan, dan sebagainya;
3. Aktivitas administrasi : meliputi tata cara administrasi, keberadaan dokumen dan
atau media-media administrasi yang digunakan, pelaporan keuangan dan operasi ke para
pihak internal maupun eksternal, keberadaan Pejabat berwenang dan pelaksana,
dansebagainya;
4. Pihak ketiga terkait : meliputi semua pihak ketiga diluar entitas/organisasi yang
mempunyai hubungan dengan entitas/organisasi baik karena peraturan maupun transaksi;
5. Potensi resiko : meliputi signifikan potensi resiko yang dihadapi
entitas/organisasi (baik berupa resiko inherent, resiko pengendalian maupun resiko deteksi);
6. Pengendalian manajemen : yaitu sistim pengendalian manajemen yang
diselenggarakan organisasi.
Untuk mencapai keberhasilan audit maka diperlukan langkah-langkah dalam melakukan survey
pendahuluan yaitu :
1. Melakukan Studi Awal :
Studi awal yang dilakukan auditor mencakup penelaahan atas kertas kerja tahun sebelumnya
(untuk penugasan terusan), temuan-temuan audit sebelumnya, overview bisnis auditee
(termasuk issue yang sedang berkembang, pejabat yang berwenang), bagan organisasi,
dokumen-dokumen yang lain yang akan membantu untuk lebih memahami subjek audit,
untuk penugasan baru bias melalui studi library (bias didapat dari dokumen internal maupun
dari sumber informasi elektronik). Pada kebanyakan kondisi, studi awal akan dilakukan di
kantor internal auditor sendiri.
2. Pendokumentasian :
Mencakup beberapa langkah yang akan mengarah pada pertemuan awal antara auditor
dengan manajer klien. Langkah tersebut dapat berupa :
a. Daftar Pengingat (remainder List) yaitu daftar langkah-langkah awal yang harus dan akan
dilakukan oleh auditor mulai dari tahap perencanaan, pekerjaan lapangan samapi dengan
penyelesaian audit. Daftar tersebut menyederhanakan proses perencanaan dengan
membantu auditor melakukan pekerjaan secara terorganisasi dan denganlangkah awal
yang minimum.
b. Daftar Isi (table of Content), sebelum auditor mulai melakukan instruksi-instruksi yang
terdapat pada reminder list, sebaiknya disiapkan dulu daftar isi di bagian pertama kertas
kerja. Daftar ini akan memaksa auditor untuk (1) mendaftar masalah-masalah tertentu
yang harus ditangani seiring dengan kemajuan penugasan, (2) membuat acuan kertas
kerja.
c. Daftar Pengurangan Biaya (Cost Reduction List) dalam penugasan internal audit setiap
organisasi tetap memperhatikan cost and benefit-nya. Dengan adanya internal audit setiap
organisasi pasti menginginkan hasil adanya pengurangan biaya dan peningkatan operasi.
Oleh karena itu auditor guna menambah nilai organisasi memberikan beberapa usulan
guna menghilangkan biaya yang seharusnya tidak diperlukan ada adalam organisasi dan
usulan kegiatan yang memang bisa memberikan manfaat bagi organisasi. Contoh
 pertanyaan dalam daftar cost reduction list ini bisa berupa pertanyaan “Bagaimana
menyederhanakan aktivitas-aktivitas ini?” atau “Apakah aktivitas ini bisa dihilangkan
atau digabung dengan aktivitas yang lain?”.
d. Catatan Kesan (Impression Record) adalah sebuah daftar yang mencatat pengamatan dan
kesan auditor selama proses audit. Daftar ini memang biasanya tidak muncul dalam
format formal laporan audit namun daftar ini kadang-kadang bisa memberikan manfaat
bagi manajemen. Daftar tersebut berisi aspek-aspek organisasi menyangkut moral
karyawan, kebiasaan kerja, organisasi dan penugasan staf, supervisi, hubungan dengan
organisasi/devisi lain, kondisi sarana kerja, dan sebagainya. Kinerja yang buruk tidak
dapat ditelusuri hanya dari kontrol yang tidak diterpakan atau instruksi-intruksi yang
tidak memadai. Kadang kala pekerjaan yang buruk bisa jadi akibat kebiasaan ceroboh
karyawan, moral yang jelek, kebosanan alur kerja yang tidak efisien, perseteruan dengan
divis lain. Kelemahan seperti bisa berdampak pada produktivitas. Jika kondisi-kondisi
yang tidak dapat dikuantifikasi seperti ini terjadi auditor harus membuat manajemen
memperhatikannya.
e. Pre survey info memo, yaitu surat ke manajemen yang berisi info rencana survey
pendahuluan, nama auditor pelaksana, jadwal survey pendahuluan, informasi yang
diharapkan diperoleh, dan permintaan dukungan demi suksesnya survey pendahuluan.
f. Kuisinoer (Quistioner) adalah daftar pertanyaan yang akan diajukan/dikembangkan pada
saat pertemuan awal, untuk mendapatkan pemahaman, yang layak dan relevan untuk
ditanyakan ke manajemen yang akan menunjang lancarnya proses audit.
3. Bertemu Klien :
Pertemuan auditor internal dengan manajer klien member peluang bagi auditor menjelaskan
tujuan dan pendekatan audit yang akan dilakukan. dalam rang bertemu klien maka auditor
harus :
 Mengatur jadwal pertemuan, auditor hendaknya telah mengatur mengenai jadwal dan
tempat pertemuan. Hindari pertemuan secara mendadak sehingga klien merasa seperti
sedang diawasi. Pertemuan awal cenderung akan menuntu arah audit, salah satunya
kemungkinan perikatan audit. Auditor internal hendaknya terbuka dan terus terang
mengenai tujuan auditnya. Auditor harus mengajukan pertanyaan sebagai seorang yang
menggali informasi bukan sebagai seorang penyidik (polisi).
  Wawancara, seorang auditor internal haruslah mempunyi keahlian yang cukup dalam
wawancara. Teknik-teknik wawancara yang baik membuat orang merasa nyaman,
membuat mereka ingin memberikan informasi, bekerja sama dalam audit, sehingga
penugasan audit bisa berhasil. Karena penguasaan teknik-teknik wawancara yang efektif
pada hakikatnya dalah tanggung jawab professional, maka auditor harus memahami
bagian-bagian penting dari wawancara dan berusaha menguasainya. Wawancara
bukanlah sebuah tindakan tunggal, melainkan bagian dari sebuah proses. Wawancara
yang sukses didasarkan pada penerapan enam langkah penting yaitu persiapan,
penjadwalan, pembukaan, pelaksanaan, penutupan dan pencatatan.
4. Mendapatkan Informasi (Collecting Evidence)
Survey pendahuluan akan berlangsung lancar dan sistematis jika auditor internal memiliki
pandangan yang jelas mengenai apa yang ingin dicapai. Dalam kebanyakan audit, informasi
penting dapat diklasifikasikan ke dalam empat fungsi dasar manajemen yaitu :
a. Perencanaan (Planning) yaitu perencanaan apa saja yang sudah dibuat oelh manajemen
contohnya salinan kebijakan, arahan dan prosedur; salinan daftar anggaran; tujuan
oragnisasi baik jang panjang maupun pendek dan sebagainya.
b. Pengorganisasian (Organizing) yaitu bagaimana pengoranisasian dalam organisasi seperti
bagan organisasi, description job setiap bagian, lay out tempat kerja (Pabrik dan Kantor),
lokasi kantor pusat dan cabang jika ada, sarana dan prasarana.
c. Pengarahan (Directing) yaitu apa saja arahan manajemen dalam kegiatan operasinya bisa
berupa instruksi kerja bagi karyawan, bagaimana instruksi itu disamapaikan apakah
sudah jelas atau belum, identifikasi hambatan-hambatan bagi kemampuan organisasi
untuk melaksanakan tugas-tugas yang diembannya.
d. Pengendalian (Controlling) yaitu bagaimana manajemen mengendaliakn kegiatan
operasinya misalnya standar dan pedoman kerja tertulis, system dan alur kerja, teknik dan
metode pengendalian yang digunakan dan sebagainya.
Tidak semua data dari proses diatas harus berupa bukti tertulis/dokumen, namun hasil dari
langkah ini akan melengkapi daftar isi kertas kerja, juga sekaligus berupa alat monitoring
mengenai kelengkapan bukti tertulis/dokumen yang harus diupayakan.
5. Pengamatan (Observing)
Pengamatan dalam arti umum, terus dilakukan selama survey pendahuluan. Melalui
pengamatan yang cukup dan tanya jawab yang cerdas, auditor internal mampu untuk :
 Menentukan tujuan, sasarn dan standar
 Menilai control untuk mencapai tujuan tersebut
 Mengevaluasi resiko
 Menentukan control untuk meminimalkan resiko
 Membuat penentuan resiko secara statistic
 Menilai gaya manajemen
Perhatian auditor akan hal-hal penting ini akan membantu member keyakinan pada survey
pendahuluan yang baik dan sebuah audit yang efektif.
6. Mengaplikasikan model untuk hasil survey pendahuluan
Model aplikasi dari hasil survey pendahulauan bisa berupa bagan alir (flowchart), foto-foto
gambar hasil dokumentasi, audio video hasil pengamatan.
Bagan alir merupakan representasi dari sistem pemrosesan dan aliran transaksi organisasi
yang memuat sistem dan prosedur pemrosesan transaksi.
Flowcart memberikan informasi mengenai :
a) darimana input diterima dan dari siapa
b) dalam bentuk dan form apa output di generate
c) langkah-langkah dan lanjutan dari proses transaksi
d) data dan materi akuntansi yang terlibat dan terkena dampaknya
e) prosedur akuntansi dan pengendalian organisasi yang terlibat
 Contoh simbol-simbol bagan alir sederhana

Proses Penerimaan Barang

 Dari proses pembelian dilakukan pesanan pembelian.
 Supermarket menerima surat pengantar barang dari pemasok.
 Kemudian terdapat penerimaan & pemeriksaan barang yang dilakukan oleh pihak
supermarket & pemasok.
 Supermarket membuat dokumen laporan penerimaan barang sebagai tanda bukti untuk
memasukkan barang ke gudang dan sebagai tanda hutang kepada pemasok.
7. Pelaporan
Survey yang dilakukan dengan baik biasanya menghasilkan sejumlah informasi yang
bermanfaat. Data yang dikumpulkan dapat mengidentifikasi hal-hal penting dan masalah-
masalah yang ada serta membantu auditor memutuskan apakah pemeriksaan lanjutan
 diperlukan. Pengamatan awal auditor internal harus dibahas dengan manajer klien sebelum
program audit disiapkan. Jika manajer klien tersebut puas dengan analisis auditor dan
bersedia mengambil tindakan perbaikan, hasil survey bisa dianggap final, tergantung pada
tindak lanjut normal atas tindakan perbaikan yang dilakukan. Selama penelaahan hasil
survey-survey dengan manajemen, pelaporan temuan psitif dan negatif bisa jadi kondusif
bagi hubungan auditor-klien. Pendekatan ini mengkomunikasikan apa yang dicari auditor
internal : kerja sama yang sehat, objektif, tidak bias terhadap penilaian operasi. Jika hasil-
hasil survey kemudian membutuhkan audit, ringkasan audit seharusnya mencakup langkah-
langkah audit yang disarankan dan rasional bagi mereka.
Dalam hal keputusan Auditor adalah melanjutkan audit, maka langkah berikutnya yang harus
dilakukan adalah menyusun dan mengajukan:
 anggaran audit, untuk auditor internal dari pihak intern organisasi, atau;
 proposal audit, untuk auditor internal dari pihak eksternal organisasi.