MELAKUKAN STUDI AWAL

Studi awal yang dilakukan suditor mencakup penelaah atas kertas kerja tahun
sebelumnya, temuan-temuan audit, bagan organisasi, dan dokumen-dokumen lain yang akan
membantu untuk lebih memahami subjek audit. Pada banyak kondisi, studi awal akan
dilakukan di kantor pusat, meskipun banyak auditor internal saat ini dapat mengakses
informasi secara elektronik dari lokasi yang jauh.
Jika audit merupakan satu di antara serangkaian penugasan rutin, auditor akan terlebih
dahulu melihat dokumen permanen untuk operasi tertentu. Dokumen permanen berisi salinan
laporan audit terdahulu dan jawaban-jawaban, serta informasi relevan lainnya tentang
aktivitas yang akan diaudit. Dokumen tersebut memberikan semacam pandangan menyeluruh
bagi auditor, masalah-masalah yang sebelumnya ditemukan, dan langkah-langkah yang
diambil untuk menyelesaikannya.
Kertas kerja penugasan sebelumnya dapat menunjukkan pendekatan yang dilakukan
auditor lain atas penugasan tersebut, meskipun pendekatan yang sama mungkin tidak lagi
layak, atau tidak diinginkan untuk audit tahun ini. Teknologi, system, pendekatan baru, atau
perubahan dalam operasi klien membutuhkan cara yang berbeda. Filosofi audit atau
kecakapan staf yang berbeda juga bisa menjadi salah satu faktor. Namun, penelaah atas kertas
kerja terdahulu dapat menjadi langkah maju dalam proses untuk memperoleh pemahaman.
Bila audit merupakan bagian dari penugasan rutin atau merupakan dari penugasan
baru, penelaahan literatur yang ada mengenai subjek tersebut merupakan hal penting.
Literatur mengenai audit internal telah berkembang dengan cepat, dan cakupan yang terdapat
dalam buku teks audit, hasil-hasil peneliatian dan tulisan terus-menerus meningkat. Banyak
auditor juga mencari buku dan penelitian di bidang audit, khususnya untuk topik-topik
terbaru. Misalnya jika auditor sedang melaksanakan audit untuk pertama kali untuk beberapa
aspek operasi sebuah agensi periklanan, bacaan yang relevan untuk ditelaah bisa jadi
mencakup bacaan yang terkait dengan industry periklanan, dan juga literatur audit lainnya
yang sesuai.
Jurnal profesi yang diterbitkan IIA, Internal Auditor, telah menjadi sumber informasi
yang berharga bagi auditor. Artikel-artikel dan rubrik-rubrik khusus seperti “roundtable”,
bisa memberikan pandangan yang menarik bagi auditor mengenai aktivitas yang akan diaudit.
Indeks topik lima tahunan Internal Auditor dipublikasikan per tahun dalam jurnal tersebut
dan juga terdapat pada internet atau dalam bentuk digital.
Studi awal juga harus mencakup penelaah seksama atas bagan organisasi dan
pernyataan tanggung jawab dan kewenangan. Dokumen tersebut dapat menunjukan posisi
aktivitas klien dalam hierarki perusahaan, apa yang diharapkan manajemen senior atas
manajemen dibawahnya, dan kewenangan apa yang diberikan kepada manajer operasi.
Penelaahan harus dilakukan secara seksama atas kata-kata yang tertera. Pernyataan
wewenang dan tanggung jawab sering kali dibuat oleh orang yang melakukan aktivitas
tersebut. Dalam beberapa hal, pernyataan tersebut bisa dilebih-lebihkan dan auditor harus
skeptis menyikapinya.

PENDOKUMENTASIAN
 Pendokumentasian mencakup beberapa langkah yang akan mengarah pada pertemuan
awal antara auditor dengan manajer klien. Pembuatan daftar pengingat dan daftar isi awal
untuk kertas kerja merupakan beberapa hal yang dilakukan pada saat pendokumentasian.
Auditor juga membuat kuisioner yang akan digunakan dalam wawancara dan diskusi dengan
manajer klien dan yang lainnya.

DAFTAR PENGINGAT
Dalam setiap permulaan audit, audit internal kadang kala bingung untuk melakukan
langkah selanjutnya. Meskipun setiap penugasan audit tidak sama, namun terdapat langkah-
langkah awal sesuatu yang berlaku untuk setiap audit. Langkah-langkah ini harus dicatat
dalam daftar pengingat , sehingga memudahkan pekerjaan.
Daftar pengingat tidak dirancang untuk menghambat inisiatif atau kreativitas. Daftar
tersebut menyederhanakan proses perencanaan dengan membantu auditor melakukan
pekerjaan secara terorganisasi dan dengan langkah awal yang minimum. Daftar pengingat
membantu auditor mengorganisasikan kertas kerja mereka dan membuat tahap audit
selajutnya lebih sederhana untuk dikerjakan.

KUISIONER
Penelaahan di kantor umumnya akan menghasilkan sebuah daftar yang dikembangkan
dari dokumen permanen, laporan audit, dan kertas kerja tahun sebelumnya, dan akta
manajemen untuk aktivitas yang akan diaudit. Dari bahan-bahan ini, auditor dapat merancang
pertanyaan untuk memenuhi tujuan audit mereka dan bertemu manajer klien pada pertemuan
awal. Bentuk kuisioner (quistionnaires) dengan susunan pertanyaan pada sisi kiri halaman
dan jawaban di sisi kanan merupakan bentuk yang berguna dan bisa menjadi catatan agenda
pertemuan. Halaman tersebut kemudia dapat disisipkan di kertas kerja tanpa harus disalin
ulang. Apa pun tujuan auditnya, beberapa contoh pertanyaan yang layak ditanyakan:
- Berapa bagian yang ada pada aktivitas Anda?
- Berapa banyak karyawan yang ditugaskan pada bidang ini?
- Aktivitas-aktivitas apa yang dilakukan?
- Apakah terdapat prosedur-prosedur tertulis untuk aktivitas tersebut?
- Aktivitas apa yang menurut Anda paling penting?
- Aktivitas mana yang paling mengganggu?
- Standar apa yang Anda tetapkan untuk karyawan?
- Standar Anda bersumber dari mana?
- Dari mana sumber informasi yang terdapat dalam laporan?
- Bagaimana tingkat perputaran karyawan?
Kuisioner bisa diperluas atau dipersempit sesuai kondisi. Jenis pertanyaan bervariasi,
tergantung pada audit yang diusulkan bersifat organisasional (untuk satu unit organisasi) atau
fungsional (mengikuti fungsi atau program dari awal hingga akhir dan melintasi batas
organisasional). Pada audit organisasional, pertanyaan berorientasi pada manusia lebih
mendominasi. Sementara dalam audit fungsional, pertanyaan lebih berkenan pada alur kerja,
hubungan dengan organisasi lain, dan umpan balik.
 Kuisioner formal, yang diberikan sebelum auditor dating mengaudit terkadang bisa
bermanfaat, khususnya untuk klien yang berada di lokasi jauh. Kuisioner dapat memberi
peluang bagi karyawan manajemen untuk memahami diri mereka sendiri, karena pertanyaan
yang disiapkan dengan baik dapat berfungsi sebagai lembar evaluasi diri yang efektif.
Kuisioner juga bisa mencerminkan penghematan yang substansial, karena penugasan
audit lebih baik dilakukan oleh orang-orang yang sangat berkualifikasi untuk
menyelesaikannya dengan cepat. Bila audit dilakukan di lokasi yang jauh, kuisioner bisa
dikirimkan bersama memorandum yang ditandatangani direktur pusat yang menerima laporan
dari manajer cabang. Memorandum tersebut, harus dirancang auditor untuk ditandatangani
pihak manajemen, akan menjadi sarana perkenalan auditor atau tim audit, memberitahu
jadwal kedatangan, dan memohon kerja sama.
Contoh memorandum:
WAWANCARA
Teknik wawancara yang baik membuat orang merasa nyaman, membuat mereka
memberi informasi, bekerja sama dalam audi, dan membuat penugasan audit berhasil.
Sebaliknya, Teknik tanya-jawab yang tidak baik menciptakan permusuhan, menyebabkan
orang menahan atau memberikan informasi yang salah, dan menyebabkan kegagalan audit.
Audit internal harus memiliki keahlian dalam berhubungan dengan orang lain dan
berkomunikasi secara efektif. Juga penting bagi auditor internal untuk memiliki keahlian
dalam komunikasi lisan dan tulisan sehingga mereka dapat menyampaikan tujuan audit,
evaluasi, kesimpulan, dan rekomendasi secara jelas dan efektif.
Auditor internal harus memahami bagian-bagian penting dari wawancara dan
berusaha menguasainya. Wawancara merupakan bagian dari proses, wawancara yang sukses
didasarkan pada penerapan saksama enam langkah penting: persiapan, penjadwalan,
pembukaan, pelaksanaan, penutupan dan pencatatan.
a. Persiapan, pelajari sebanyak mungkin tentang klien sebelum tanya jawab. Tentukan
tujuan tanya jawab dan siapkan pertanyaan-pertanyaan untuk mencapai tujuan
tersebut.
b. Penjadwalan, jangan berkunjung dengan mendadak kecuali diperlukan. Penting bagi
penanya untuk menyusun jadwal dan tempat pertemuan. Lokasi haruslah di tempat
klien. Wawancara dilakukan dengan lebih santai.
c. Pembukaan, beritahu dengan jujur tujuan wawancara dan bagaimana hasilnya akan
digunakan. Sajikan audit yang akan dilakukan sebagai sebuah peluang untuk
memberikan jasa, dan tanya bantuan apa yang diharapkan dari auditor.
d. Pelaksanaan, wawancara merupakan pelaksanaan komunikasi dan auditor internal
harus memiliki keahlian dalam proses komunikasi.
e. Mengajukan pertanyaan, cara seorang auditor data memengaruhi kesuksesan atau
kegagalan wawancara. Pertanyaan pembuka harus membuat orang merasa nyaman,
jangan menimbulkan masalah atau terasa kasar.
f. Penutupan, perhatikan tanda-tanda nonverbal bahwa klien ingin pembicaraan iakhiri.
Cobalah akhiri wawancara dengan nada positif dan meringkas kesepakatan yang
sudah dibicarakan. Jika semua pertanyaan belum dijawab jadwalkan pertemuan lain.
g. Pencatatan, beberapa auditor menggunakan alat perekam sat wawancara berlangsung.
Namun, orang yang ditanya bisa merasa tidak nyaman dengan alat perekam, dan
dalam kondisi ini, alat tersebut bisa menghambat keterbukaan dan pengungkapan
penuh. Satu cara yang berguna dan tidak terlalu mengganggu orang yang ditanya
adalah dengan Menyusun pertanyaan dalam halaman terpisah. Kemudian ketika
infomasi dikumpulkan, tulis catatan ringkas, kata-kata, ungkapan-ungkapan, dan
angka.
Seorang auditor interna; yang tidak dapat melakukan wawancara dengan produktif
bagaikan pengacara yang tidak bisa memeriksan silang. Tidak pernah bisa menyingkap
kebenaran. Namun, tidak seperti pengacara, auditor ingin membangun hubungan kemitraan,
bukan hubungan permusuhan.