BAB II

PROSES PRODUKSI/PROSES KERJA

II.1 Flow Chart Proses Kerja PT. Iron Bird

Dalam kegiatan operasi nya untuk melayani customer yang sudah ada dalam hal transportasi
PT. Iron Bird memiliki alur kerja yang dan alue setiap penanganan kegiatan untuk kelancaran
operasinya yang dapat digambarkan sebagai berikut :
 Gambar 2.1 : Alur produksi PT. Iron Bird

Keterangan :

1. Dimulai dari Customer membooking order melalui e-mail dengan mengirimkan dokumen-
dokumen yang diperlukan seperti Shipping Instruction (SI), Delivery Order (DO) untuk
keperluan seperti dimana tempat muat dan depo untuk mengangkut container.
2. Ketika customer sudah membooking order ke bagian Customer Service di PT. Iron Bird
kemudian Customer Service akan mengkonfirmasi order tersebut apakah akan diterima atau
ditolak sesuai dengan unit yang ada.
3. Jika memang order tersebut diterima bagian Customer Service maka bagian CS akan
melakukan reservasi order. Reservasi itu adalah input data order tadi yang dimasukan bagian
Customer service ke sistem agar dapat diakses bagian operasi untuk eksekusi unit.
4. Pada saat reservasi itu dimasukan apakah pada order tersebut termasuk All In yaitu order
tersebut termasuk ekspos/impor yang dokumen-dokumen ekspor/impor nya dilengkapi oleh
PT. Iron Bird atau tidak.
5. Order yang termasuk All in reservasi nya akan disampaikan juga kebagian EMKL (Ekspedisi
Muatan Kapal Laut) dan dokumen-dokumen seperti Delivery Order, ShippingInstruction,
dokumen muat dll. Dokumen tersebut harus disampaikan kebagian EMKL, setelah dokumen
yang diperlukan lengkap maka bisa lah nanti keluar kartu Ekspor dan SP2 (Surat Penyerahan
Peti Kemas) apabila tidak All in reservasi tadi langsung disampaikan kebagian operasi untuk
planning unit langsung, jika order tersebut domestik tidak perlu harus disampaikan ke EMKL
dan reservasi akan langsung disampaikan kebagian operasi untuk langsung planning unit dan
driver. Nantinya apabila kartu ekspor dan SP2 sudah selesai maka bagian EMKL akan
berkoordinasi dengan operasi dokumen tadi akan disampaikan kebagian operasi dan bagian
operasi akan menyampaikan kartu ekspor/ SP2 tadi akan diberikan driver yang akan
menjalankan order tersbut.
6. Setelah reservasi sudah disampaikan baik kebagian EMKL maupun kebagian operasi, maka
bagian operasi akan mengeksekusi untuk planning unit dan driver.
7. Unit/Order tadi akan dimasukan dalam MOH yang sudah masuk dalam planning, apabila ada
unit/driver yang tidak siap maka bagian operasi akan memplanning lagi unit/driver yang
benar-bernar siap untuk menjalankan order.
8. Berikut nya bagian operasi akan mencetak surat jalan dan akan menyerahkan nya ke driver.
9. Driver kemudian menjalankan order, selanjutnya bagian monitoring akan memonitor unit
dan mencari tahu posisi unit dan akan menginput data dimana unit berada.
10. Monitor akan menginputa data dimana unit tersebut berada sesuai dengan order yang
dijalankan dengan customer yang ada, setelah itu bagian monitoring akan mengirim laporan
posisi unit tersebut setiap 2 (dua) jam sekali. Apabila ada kesalahan bagian monitoring akan
mencek posisi unit lagi dan memperbaiki laporan lalu dikirim kan ke customer yang order
nya sedang dijalan oleh driver.
11. Driver selesai menjalankan order dan masuk kedalam pool PT. Iron Bird, kemudian driver
memberikan dokumen-dokumen yang diperlukan baik itu dari pabrik setelah muat/bongkar
maupun dari pelabuhan. Dokumen tersebut nantinya akan diregistrasi oleh bagian operasi
untuk menyatakan bahwa order tersebut closed atau sudah selesai dijalankan.
12. Bagian Piutang akan mengambil dokumen tadi yang sudah diserahkan driver ke bagian
operasi untuk dicek kembali, apakah memang lengkap atau tidak, jika tidak lengkap maka
bagian piutang akan memberitahukan nya kebagian operasi.
13. Bagian operasi memiliki LO (Liaison Officer) disetiap customer yang membantu pekerjaan
operasi seperti untuk memperlengkapi atau membuat dokumen jika driver membuat dokumen
tadi hilnag atau rusak. LO tadi akan membuat lagi jika bagian operasi membutuhkan
dokumen tadi atas permintaan dari piutang.
14. Dokumen yang sudah lengkap akan disimpan oleh bagian piutang dan bisa melakukan
penagihan nantinya kepada customer dan bisnis akan berjalan lancer.
15. Customer akan membayarkan yang memang harus dibayarkan setelah proses oorder semua
sudah dijalan kan, pemabayaran biasanya dilakukan 30 hari setelah order dijalankan oleh PT.
Iron Bird.

II.2 Flow Chart Proses Kerja Kegiatan Monitoring

 Gam
bar 2.2 : Flow Chart Proses Kerja Monitoring
Keterangan :

Dalam struktur organisasi bagian monitoring ini ada didalam divisi TMS (Transport
Management System) dimana bagian TMS ini fokus pada unit yang ada. Bagian monitoring juga
sangat vital dalam bisnis PT. Iron Bird berikut adalah penjelasan dari gambar alur flow chart
pada bagian Monitoring. Monitoring itu ada 3 (tiga) shift dan disini yang dijelaskan dari shift 3
(tiga) yang dimulai dari malam hari, karena disini akan diketahu mana order yang sudah selesai
atau yang masih berjalan.

1. Hal yang dilakukan pertama sekali oleh bagian monitoring adalah cek lapangan di
lapangan PT. Iron Bird, untuk mengetahui berapa banyak unit yang berada di Pool Iron
Bird. Cek lapangan juga bisa berguna untuk mengetahui apakah ada unit yang lagi
menjalankan order atau yang berada di bengkel dalam perbaikan atau yang lagi
kecelakaan diperjalanan. Bagian montoring juga harus mengetahui mana unit yang lagi
berisi muatan atau kosong.
2. Dari situ bagian monitoring akan menginput data yang disebut dengan laporan stokhead.
Laporan stokhead ini berisi unit yang sedang dijalan, yang sedang didalam pool, berisi
order yang sudah dijalan kan dihari sebelumnya. Dilaporan stok head ini akan diketahui
kekurangan order atau kelebihan order dengan mengetahui unit yang tidak dapat order
dari bagian operasi dihari sebelumnya karena kekurangan order atau unit tidak ada lagi
dilapangan Iron Bird dan bisa saja kelebihan order dihari selanjutnya.
3. Laporan Stok Head yang tadi sudah dibuat akan dikirim kan ke bagian maketing dan
operasi, karena fokus nya di laporan stok head tersebut adalah order yang dibutuhkan
oleh Iron Bird dan kesiapan unit yang ada untuk menjalankan order, agar semua unit yang
ada bisa berjalan dan semua order yang ada bisa dijalankan tidak ada yang ditolak atau
dibatalkan.
4. Bagian monitoring juga akan mengerjakan laporan potensi. Laporan potensi ini berfokus
pada unit box tidak untuk trailer. Laporan potensi ini akan diinputa dengan cek lapangan
juga atau mencek gps yang ada pada unit box, jadi maksud nya adalah mana unit box
yang bisa digunakan lagi untuk menjalankan order selanjutnya. Fungsinya agar bagian
marketing bisa menyesuaikan penerimaan dengan berapa lagi potensi unit box yang bisa
digunakan sesuai dengan laporan dari bagian monitoring tadi.
5. Buat Window Time, dimana kegiatan memasukan data waktu pada saat perjalanan unit
keluar dari pool,kegiatan bongkar di DC(Distribution Center), keluar dari DC, kegiatan
 pada saat bongkar di setiap store yang dituju dan pada saat unit masuk ke pool lagi atau
pada saat order yang dijalankan sudah selesai. Input data Window Time ini akan
dilakukan setiap waktu baik itu di shift pagi, soredan juga malam dan akan diberikan ke
Supervisor monitoring dan Supervisor yang nantinya akan mengolah nya untuk
memperlhatkan ke manajemen atau ada yang meminta data nya untuk keperluan.
6. Bagian monitoring akan melakukanmutasi shift setiap 8 (delapan) jam sekali, mutasi ini
dari dari mutasi shift malam kemutasi shift pagi dan aka nada catatan penting dalam
mutasi tersebut, seperti kerjaan mana ynag harus dilanjutkan atau yang harus diutamakan
terlebih dahulu.
7. Bagian shift pagi akan memulai perkejaan nya dengan mengambil data planning unit
untuk hari ini yang sudah dibuat kemarin kebagian operasi. Jadi setiap order yang akan
dijalankan akan diplanning unit/driver nya h-1 oleh bagian operasi. Data planning tadi
disebut juga dengan MOH (Monitor Order Harian) kemudian diperbanyak/dicopy untuk
menjadi catatan monitoring pada saat ingin memuat report keberadaan unit.
8. MOH yang tadi di tangan monitoring yang nantinya akan menjadi patokan untuk mencek
posisi unit tersebut untuk di kirimkan ke customer laporan nya, bagian montoring pun
mulai mencek posisi unit.
9. Bagian monitoring akan menyesuaikan unit tadi yang ada di MOH dan yang sudah dicek
dimonitor melalui GPS, jika tidak sesuai bagian monitoring akan menanyakan lagi
kebagian operasi apakah ada pergantian unit atau tidak atau unit sedang mengalami
perbaikan dulu di bengkel maka nya unit tersebut belum menjalankan order.
10. Membuat laporan setelah cek posisi unit tadi sesuai dan unit yang dibuat dilaporan
memang bertugas untuk menjalan kan order tersebut kemudian bagian monitoring akan
mengirimkan laporan tadi ke Customer.
11. Setelah semua laporan itu selesai, bagian monitoring akan menerima telpon jika memang
ada panggilan atau permintaan laporan lagi oleh customer yang order nya sedang
dijalankan, monitor selesai setelah order closed atau sudah selesai dijalankan.
II.3 Ruang Lingkup Magang
Ketentuan yang berlaku pada kampus Politeknik Pos Indonesia tepatnya pada
jurusan Logistik Bisnis Prodi D3 mahasiswa yang berada di semester 6 harus
menjalankan program intership/PKL (Praktek Kerja Lapangan). Pada kegiatan
internship/PKL (Praktek Kerja Lapangan) ini penulis mendapatkan kesempatan yang
sangat bagus yaitu bisa menjalankan kegiatan internship/PKL (Praktek Kerja Lapangan)
di perusahaan yang sedang berkembang dan bagus untuk mengembangkan ilmu yang
dipelajari dalam ilmu logistik pasti nya, yaitu di PT. Iron Bird.
PT. Iron Bird yang bergerak dibidang jasa yaitu memberikan kesempatan pada
penulis untuk berada dibagian Operational Support tepatnya dibagian TMS (Transport
Management System), yang mempunyai tanggung jawab dan bertugas sebagai berikut :
a. Mengecek posisi unit dan menginformasikan pergerakan unit diluar
b. Mengarahkan unit order lanjutan
c. Membuat laporan dan warning over speed
d. Memonitor unit dan menkoordinasikan penanganannya
Bagian TMS (Transport Management System) ini dibagi lagi menjadi bagian
Monitoring. Penulis ditempatkan pada bagian Monitoring dalam melakukan kegiatan
intership/PKL (Praktek Kerja Lapangan). Dimana Monitoring itu adalah kegiatan untuk
mengontrol unit atau bisa saja menjadi wakil dari mata, mulut,telinga manajemen. Pada
bagian ini penulis diberikan tugas untuk memberikan laporan setiap unit yang sedang
menjalankan order setiap 2 (dua) jam, dan membuat window time dimana window time
itu data-data yang berisi tentang pergerakan unit dari awal dilakukan nya order sampai
dengan selesai melakukan kegiatan order.
Monitoring juga harus selalu berkoordinasi dengan setiap divisi yang ada di PT.
Iron Bird agar tidak ada kesalahan pada saat pengiriman laporan ke customer atau pun
penginputan data yang salah. Sehingga bagian Monitoring bisa melanjutkan tugas
selanjutnya yang harus dikerjakan.

II. 4 Deskripsi Magang

Penulis melaksanakan kegiatan internship/PKL (Praktek Kerja Lapangan) sesuai
dengan ketentuan dari jurusan Logistik Bisnis Prodi D3, dimana kegiatan tersebut
berlangsung selama 3 (tiga) bulan terhitung dari tanggal 04 Bulan Maret Tahun 2015 s/d
Tanggal 04 Bulan Juni Tahun 2015.

Ketentuan hari kerja dan waktu kerja yang berlaku bagi mahasiwa internship/PKL
(Praktek Kerja Lapangan) sesuai dengan yang telah ditentukan perusahaan, mahasiswa
internship/PKL (Praktek Kerja Lapangan) masuk seperti karyawan biasa yaitu 6 (enam)
hari dalam seminggau, tetapi jam kerja penulis dibedakan dari karyawan biasanya selama
penulis melakukan kegiatan internship/PKL (Praktek Kerja Lapangan). Berikut adalah
pembagian shift yang berlaku di perusahaan dan pembagian hari kerja bagi peserta
internship/ PKL (Praktek Kerja Lapangan) :

Untuk Peserta internship/ PKL (Praktek Kerja Lapangan):

a. Shift I : Jam 08.00-16.00

b. Shift II : Jam 14.00-22.00

c. Hari Sabtu : Jam 08.00-13.00

Dalam melaksanakan program internship/ PKL (Praktek Kerja Lapangan) di PT

Iron Bird penulis menjalankan aktifitasnya sebagai berikut :

1. Mencek lapangan setiap pagi nya untuk mengetahui keberadaan unit dan kesiapan
unit yang telah melakukan order dan yang akan melaksanakan order.
2. Membuat Laporan Stok Head yang akan dikirimkan melalui e-mail ke bagian
marketing dan operasi.
3. Membuat Window Time setiap saat untuk memberikan nya kepada Supervisor
Monitoring.
4. Membuat laporan posisi unit sesuai dengan MOH (Monitor Order Harian) yang ada
dan mengirimkan nya ke Customer, dimana order Customer tersebut yang sedang
dijalankan.
5. Menerima telepon jika memang ada yang menelpon bagian monitoring untuk
meminta update laporan posisi unit lebih cepat atau untuk hal lain