ENTERPRISE

RESOURCES
PLANNING(
Week 2 )

Bong Fransiska,
S.Kom, M.Ak

Tangerang, 2022-2023
 ENTERPRISE RESOURCE PLANNING
WEEK 2
MODUL PADA SISTEM ERP I :
1. PROCUREMENT
2. SALES AND DISTRIBUSI
3. FINANCE AND ACCOUNTING
ERP
 PROCUREMENT

Menurut Dewi, Sita dan Imron ( 2021 : 13 ) Siklus sistem

procurement :
1. Dimulai dari aktivitas pembuatan pembelian (purchase
requisition) dari departemen.
2. Setelah form permintaan disetujui oleh atasan
departemen terkait dan disampaikan ke departemen
pembelian, maka petugas departemen pembelian akan
melakukan pemilihan pihak pemasok negosiasi harga,
dan kemudian diterbitkan pesanan pembelian ( purchase
order ) sebagai bukti bahwa perusahaan telah
menyetujui proses pembelian kepada pihak pemasok
 PROCUREMENT

3. Kemudian proses penerimaan barang ( good receipt)

oleh Gudang berdasarkan pesanan pembelian tersebut.
4. Berdasarkan kesepakatan, maka pemasok melakukan
penagihan yang disertai faktur, faktur pajak untuk proses
pembayaran.
5. Proses verifikasi penagihan (invoice verification) oleh
departemen keuangan.
6. Setelah itu, dilakukan proses pembayaran kepada
pemasok sebagai bukti pelunasan atas barang yang
dibeli.
 SIKLUS SISTEM PROCUREMENT

Siklus sistem procurement dimulai dari :

1. Purchase Request (PR)
2. Purchase Order (PO)
3. Penerimaan barang / Good Receipt
4. Invoice preparation
5. Payment
 LAPORAN SISTEM PROCUREMENT

Laporan yang dihasilkan dalam sistem e-procurement

adalah :
1. Laporan status permintaan pembelian
2. Laporan status pesanan pembelian
3. Laporan pembelian
4. Laporan retur pembelian
5. Laporan control pembelian
SIKLUS SISTEM PROCUREMENT
 CONTOH KASUS PERUSAHAAN DI
INDONESIA

CV. Indogarment adalah Salah satu industri garmen yang ada

di bandung dengan menghasilkan produk berupa pakaian
seperti kaos, kemeja, jaket, seragam, tas, dan berbagai macam
aksesoris dengan cara pre-order.
 CONTOH KASUS PERUSAHAAN DI
INDONESIA
Pada proses pengadaan mengalami masalah, seperti jumlah
pembelian material tidak sesuai dengan jumlah yang diminta
oleh bagian produksi karena data antara bagian produksi
dengan bagian pengadaan masih belum terintegrasi.
Selain itu bagian pengadaan masih belum menerapkan sistem
pelaporan secara otomatis dan juga pembagian jenis material
yang ramah lingkungan.
Oleh karena itu diperlukan penerapan ERP pada system
Procurement di CV Indogarment agar dapat mengatasi hal
tersebut. Setelah penggunaan ERP diharapkan akan lebih
efisiensi dalam system pengadaan barang/ procurement.
 CONTOH KASUS PERUSAHAAN DI
INDONESIA
Berdasarkan masalah yang ditimbulkan, maka diperlukan
suatu sistem green ERP procurement yang dapat
mengintegrasikan antara bagian pengadaan dengan
bagian produksi dan memiliki atribut yang ramah dengan
lingkungan dan juga memiliki reporting pada bagian
pengadaan di perusahaan tersebut.
Perancangan dilakukan dengan menggunakan metode
ASAP (Accelerated SAP) dan hanya dilakukan sampai pada
tahap final preparation dan menggunakan salah satu
aplikasi open source yaitu Odoo.
 SALES DAN DISTRIBUSI

Siklus manajemen penjualan :

1. Dimulai dari kegiatan pre sales ( sales contract ) yaitu
negosiasi harga dengan pihak pelanggan yang kemudian
disertai dengan pembuatan penawaran harga (quotation).
2. Kemudian dilanjutkan dengan pemrosesan order penjualan (
sales order ).
3. Sekarang ini penerapan ERP dapat dilakukan melalui Web
based.
4. Setelah itu administrasi penjualan mengecek persediaan
barang di Gudang, untuk menyediakan barang yang
diperlukan untuk memenuhi order penjualan ( Invesntory
Sourcing ).
 SALES DAN DISTRIBUSI

5. Setelah barang tersedia, makan dilakukan proses shipping

yaitu aktivitas mengirimkan barang ke tempat pelanggan
dengan pembuatan surat jalan (SJ) dan Delivery Order (DO).
6. Kemudian dilanjutkan dengan aktivitas billing yaitu proses
pembuatan faktur komersial, faktur pajak, kwitansi yang
disampaikan ke pelanggan untk proses penagihan.
7. Berdasarkan tagihan tersebut, pelanggan melakukan
pembayaran, jika dilihat dari segi perusahaan, akan dilakukan
proses penerimaan atas nilai piutang pelanggan (receipt
account receivable ).
 SIKLUS SALES DAN DISTRIBUSI

Siklus Sales dan Distribusi dimulai dari :

1. Pembuatan kontrak penjualan ( pre sales )
2. Sales Order Processing
3. Inventory Sourcing
4. Shipping ( Delivery )
5. Billing/ invoice
6. Receipt.
SIKLUS SALES DAN DISTRIBUSI
 KEGUNAAN MODUL SALES DAN
DISTRIBUSI
1. Meningkatkan pelayanan terhadap kepuasan pelanggan
yaitu mempercepat proses penerimaan pesanan sampai
pengiriman barang dengan tepat waktu.
2. Memberikan informasi penjualan dan Analisa penjualan
yang dibutuhkan pihak pelanggan.
3. Membuat perencanaan penjualan untuk perhitungan
kebutuhan bahan material, perencanaan pembelian dan
produksi barang di masa depan.
 KARAKTERISTIK MODUL SALES DAN
DISTRIBUSI
1. Fasilitas mengelola dan penginputan kontrak penjualan dan
order penjualan.
2. Fasilitas overdue limit kredit, untuk pembatasan order
penjualan terhadap saldo piutang yang sudah jatuh tempo
tapi belum dilakukan pembayaran oleh pihak pelanggan.
3. Fasilitas untuk penginputan transaksi penjualan dalam multi
currency.
4. Fasilitas delivery schedule untuk membuat delivery order
berdsarkan sales order yang segera harus dikirim dengan
memperhitungkan jumlah saldo persediaan di Gudang.
 KARAKTERISTIK MODUL SALES DAN
DISTRIBUSI
5. Fasilitas delivery order untuk transaksi pengiriman
barang tepat waktu.
6. Fasilitas sales invoice ( faktur komersial, faktur pajak,
kuitansi ) secara otomatis untuk proses penagihan ke
pelanggan.
7. Fasilitas sales return untuk transaksi pengembalian
barang ( retur jual ) dari pelanggan dengan alasan
tertentu.
 CONTOH KASUS PERUSAHAAN DI INDONESIA

PT Semen Gresik bergerak di industri

semen dan memiliki distributor yang
tersebar diberbagai daerah di
Indonesia. Sistem distribusi semen dari
pabrik Tuban ke distributor di Jawa
Barat pada PT Semen Gresik dimulai
dari proses produksi semen di Tuban.
Setelah itu semen hasil produksi pabrik Tuban dikemas dan
dikirim ke gudang penyangga di Jawa Barat. Kemudian dari
Gudang penyangga di Jawa Barat semen akan dikirim ke
distributor-distributor yang tersebar di berbagai daerah di
Indonesia.
 CONTOH KASUS PERUSAHAAN DI
INDONESIA
Sebelumnya gudang penyangga PT Semen Gresik beroperasi
tanpa mengintegrasikan system informasinya. Kesalahan
penempatan (assignment) gudang penyangga pada tiap fasilitas
dalam system dapat menyebabkan inefisiensi pada sistem
distibusi. Oleh karena itu, memperbaiki kinerja dalam
pendistribusian produk ini merupakan salah satu jalan yang
harus ditempuh.
Dalam hal ini, PT Semen Gresik dapat mengimplementasikan
teknologi enterprise resources planning (ERP). Melalui ERP,
fungsi-fungsi bisnis dalam PT Semen Gresik yang masih terdiri
dari aktivitas-aktivitas yang individual dengan lokasi kerja yang
terpisah satu dengan yang lain dapat diintegrasikan secara real
time.
 CONTOH KASUS PERUSAHAAN DI
INDONESIA
Dengan demikian, waktu yang dibutuhkan untuk
mengkoordinasikan data antara fungsi bisnis dapat menjadi lebih
singkat (efisiensi), karena kemungkinan terjadinya
kesalahpahaman dalam mengkomunikasikan data antar lokasi
kerja dapat dikurangi.
Data dan seluruh informasi dapat diintegrasikan ke pusat
penyimpanan data sehingga dapat dengan mudah diakses oleh
user yang membutuhkan.
Sehingga, PT Semen Gresik dapat dengan meningkatkan efisiensi
pengelolaan sistem informasi, menyederhanakan dan
mengintegrasikan proses distribusi serta dapat memperbaiki
pengambilan keputusan oleh manajemen.
 LAPORAN SALES DAN DISTRIBUSI

1. Laporan Sales Kontrak dan Outstanding Sales Kontrak

2. Laporan Sales Order dan Outstanding Sales Order
3. Laporan Penjualan
4. Laporan Analisa Penjualan
5. Laporan Retur Penjualan
6. Laporan Delivery Update
7. Laporan Komisi Sales Person
8. Laporan Kredit Pelanggan
9. Laporan Gross Profit
 FINANCE DAN ACCOUNTING

Pada sistem ERP untuk penyusunan Laporan keuangan dilakukan

melalui aplikasi program General Ledger. Semua data transaksi
diperoleh dari system proses transaksi seperti :
- Sales transaction processing system : sales order processing,
billing, sales analysis.
- Purchases transaction processing system : purchase,
inventory, processing.
- Cash receipt and Disbursement transaction processing system
: account receivable, cash receipts, account payable, cash
disbursement.
- Payroll transaction processing system : payroll, time keeping
SIKLUS FINANCE DAN ACCOUNTING
 KEGUNAAN ACCOUNT PAYABLE

1. Fasilitas partial payment dan full payment dalam

pembayaran hutang usaha
2. Fasilitas limit kredit
3. Fasilitas hold, untuk memblock hutang-hutang yang
belum boleh dibayar
4. Fasilitas untuk mencatat transaksi uang muka pembelian
5. Fasilitas pengentryan transaksi hutang dalam multi
currency
6. Fasilitas pencatatan koreksi hutang
 LAPORAN ACCOUNT PAYABLE

1. Analisa umur hutang usaha ( Aging Schedule )

2. Daftar saldo hutang usaha per pemasok
3. Kartu hutang usaha per pemasok
4. Laporan rincian hutang usaha per pemasok
5. Laporan uang muka per pemasok
6. Laporan rincian pembayaran hutang usaha
 KEGUNAAN ACCOUNT RECEIVABLE

1. Fasilitas partial receipt dan full receipt dalam pelunasan

piutang usaha
2. Fasilitas limit kredit
3. Fasilitas billing, untuk membuat formular penagihan
untuk piutang yang segera jatuh tempo sehingga
menjamin penagihan piutang yang telah jatuh tempo
secara tepat waktu.
4. Fasilitas confirmation later , untuk laporan saldo piutang
langganan yang dikirim langsung ke langganan dapat
dicetak maupun diemail langsung secara otomatis untuk
konfirmasi piutang kepada pelanggan
 KEGUNAAN ACCOUNT RECEIVABLE

5. Fasilitas account receivable receipt, untuk mencatat

transaksi piutang usaha yang timbul akibat transaksi
penjualan dan untuk mencatat transaksi uang muka
penjualan.
6. Fasilitas pengenteryan transaksi piutang usaha dalam
multi currency.
7. Fasilitas penginputan transaksi koreksi piutang usaha
dan transaksi kredit note.
 LAPORAN ACCOUNT RECEIVABLE

1. Laporan Analisa umur piutang ( Aging Account Receivable )

2. Analisa piutang giro mundur
3. Daftar saldo piutang usaha ( Rinci dan ringkasan )
4. Kartu piutang dan detail kartu piutang per pelanggan
5. Laporan piutang per distribusi general ledger ( ringkasan dan
rincian )
6. Laporan rincian penerimaaan piutang usaha ( per periode )
7. Laporan saldo uang muka per pelanggan
 KEGUNAAN GENERAL LEDGER

1. Fasilitas multi currency bagi kode perkiraan yang

mempunyai mata uang ekuivalensi dalam mata uang
asing.
2. Fasilitas jurnal berulang untuk mempermudah dan
mempercepat entry transaksi untuk transaksi yang
berulang.
3. Tersedia fasilitas budget yang dapat dibandingkan
dengan actual secara cepat dan mudah.
4. Penyajian laporan keuangan secara otomatis ( automatic
reporting ).
 KEGUNAAN GENERAL LEDGER

5. Sistem pelaporan yang bertingkat dan informatif.

6. Dapat menyimpan data untuk periode yang tak dibatasi
dan hanya dibatasi oleh kapasitas hard disk yang
digunakan.
7. Dirancang sedemikian rupa, sehingga build up early
warning sistem pada saat penginputan transaksi
maupun pada saat penyimpanan transaksi.
8. Fasilitas posting dan unposting per periode, sehingga
memudahkan jika terjadi kekeliruan data pada periode
sebelumnya dapat dilakukan proses unposting general
ledger.
 LAPORAN GENERAL LEDGER

1. Laporan Neraca dan Laba Rugi

2. Laporan Rincian dan High light Laporan Keuangan
3. Laporan rincian biaya per pusat beban
4. Laporan rincian saldo perkiraan
5. Laporan Kartu Buku Besar
6. Laporan Neraca Saldo
7. Laporan Daftar Jurnal Transaksi
 CONTOH KASUS
PERUSAHAAN
INDONESIA
PT Bank Mandiri, Tbk, merupakan salah satu perusahaan pertama
di Indonesia yang mengimplementasikan aplikasi SAP, modul
utama yang saat ini diimplementasikan adalah SAP Financial
Accounting (FI) and Controlling (CO), SAP Customer Relationship
Management (CRM), dan SAP Human Resources (HR).
Divisi accounting menjalankan kegiatan utama perusahaaan,
seperti pembuatan kebijakan dan standar akuntansi, menyusun
laporan keuangan baik kepada management maupun regulator,
mem-posting jurnal dari unit kerja pusat, monitoring pos terbuka
wide dan GNC, dan mengatur semua hal mengenai perpajakan
yang ada di perusahaan.
 CONTOH KASUS PERUSAHAAN INDONESIA

Sistem SAP membantu PT. Bank Mandiri mengatur dan

mengelola semua informasi yang menunjang kegiatan-kegiatan
tersebut. Sistem SAP tersebut saling mengintegrasikan modul
yang ada didalamnya dan mengintegrasikan dengan divisi lain
yang ada pada PT Bank Mandiri, Tbk, sehingga membantu
pekerjaan karyawan.
Informasi yang ada didalamnya berjalan secara real-time
sehingga dapat mengurangi human-eror, seperti duplikasi data
dan ketidak telitian, untuk itu diperlukan penelitian untuk
mengevaluasi SAP pada divisi accounting, guna mengukur kinerja
sistem SAP pada divisi accounting menggunakan model
Kebehasilan Sistem Informasi.
 REFERENSI BUKU YANG DIGUNAKAN :
Dewi Ayu, Sita, Imron,2021,Enterprise Resources Planning, Edisi pertama,
Cetakan ke 1, Graha Ilmu,Yogyakarta
Kumar, Werner, 2018, Customer Relationship Management : Concept, Strategies
and Tools,Third edition, Springer, Berlin, Germany
Martin, 2018, An Introduction to Sustainability : Enviromental, Social and
Personal Perspectives,Second edition, Earthscan Routledge,London
Sunil, Peter, 2016, Supply Chain Management : Strategy, Planning and Operation.,
Global Edition, Sixth edition, Pearson. New York
Ikatan Akuntan Indonesia, 2020, Standar Akuntansi Keuangan Edisi Revisi
International Financial Reporting Standards (IFRS) 2020
Laporan Keuangan perusahaan industry di pasar modal Indonesia di website BEI
https://core.ac.uk/download/pdf/299932229.pdf
https://media.neliti.com/media/publications/165842-ID-dampak-implementasi-
erp-dalam-perbaikan.pdf
THANK YOU