ANALISIS PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ATAS

PROSEDUR PENERIMAAN DAN PENGELUARAN BARANG

UNTUK MENINGKATKAN EFEKTIVITAS OPERASIONAL
PERUSAHAAN PADA UD. RAMA TEKNIK
Evi Rohmawati, Mahsina, H.Ali Rasyidi
Prodi Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Bhayangkara Surabaya
evirohmawati02@gmail.com

ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan ingin mengetahui, apakah perusahaan sudah menerapkan
sistem informasi akuntansi dengan baik atas prosedur penerimaan dan pengeluaran
barang. Hasil analisis dan analisis dalam penelitian ini adalah adanya perangkapan
fungsi yang dilakukan oleh bagian gudang yang seharusnya dilakukan oleh dua bagian
yang berbeda, tugas tersebut tanggung jawab dari bagian penerimaan barang.
Kurangnya penggunaan formulir dan pendistribusian untuk setiap bagian yang terkait
sebagai alat komunikasi dalam melakukan prosedur penerimaan dan pengeluaran barang
ini akan mengakibatkan kesalahan yang terjadi di dalam menerima informasi mengenai
prosedur penerimaan dan pengeluaran barang. Tidak adanya quality control yang
bertugas, sehingga mengakibatkan adanya kelalaian dalam menjaga kualitas barang
yang akan dikirim ke pelanggan.

Kata Kunci: Sistem Informasi Akuntansi, prosedur penerimaan barang, prosedur

pengeluaran barang.

ABSTRACT
This study aims to find whether the company has already implemented the
accounting information system is well on the goods admission and expenditure
procedures. The results of the analysis and the analysis in this study are that a double of
functions performed by the warehouse that should be done by two different parts, the
task is the responsibility of the goods admissions. The lack of use of the form and
distribution of related parts as a communication tool in conducting the goods admission
and expenditure procedures will result errors that occur in receiving information on
goods admission and expenditure procedures. The absence of quality control on duty,
resulting in their failure to maintain the quality of goods to be shipped to the customers.

Keywords: Accounting Information Systems, goods admission and expenditure

procedures, the expenditure procedures.

PENDAHULUAN
Dalam perusahaan dagang, unsur yang paling aktif adalah prosedur penerimaan
dan pengeluaran barang. Dimana persediaan dan permintaan konsumen merupakan data
yang tidak pasti, karena jumlah permintaan dan penawaran pasar akan terus berubah.
Hal itu terkadang menimbulkan perbedaan jumlah data. Maka dibutuhkan sistem

346
informasi akuntansi, sistem informasi akuntansi merupakan kumpulan sumber daya,
seperti manusia dan peralatan yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data
lainnya ke dalam informasi, informasi tersebut dikomunikasikan kepada para pembuat
keputusan (Bodnar dan Hopwood, 2006:3).
Sistem informasi akuntansi yang baik dapat mewujudkan aktivitas penerimaan
dan pengeluaran barang seimbang dan serasi sesuai dengan sistem dan prosedur yang
telah ditetapkan perusahaan. Sehingga perusahaan mempunyai jaminan untuk mencapai
tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan. Kebanyakan perusahaan ingin mencapai taraf
efektivitas yang tinggi dalam kegiatan operasionalnya, karena dengan efektivitas yang
tinggi diharapkan semua kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan lancar dan dapat
pula mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Tujuan Sistem Informasi Akuntansi
Tujuan sistem informasi menurut Hall (2009:18), yaitu setiap organisasi harus
menyesuaikan sistem informasinya dengan kebutuhan pemakainya. Oleh karena itu,
tujuan informasi yang spesifik dapat berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan
lainnya. Namun demikian menurut Hall terdapat tiga tujuan utama yang umum bagi
semua sistem, yaitu:
a. Untuk mendukung fungsi kepengurusan (stewardship) manajemen.
Kepengurusan merujuk ke tanggung jawab manajemen untuk mengatur sumber
daya perusahaan secara benar. Sistem informasi menyediakan informasi tentang
kegunaan sumber daya ke pemakai eksternal melalui laporan keuangan
tradisional dan laporan-laporan yang diminta lainnya. Secara internal, pihak
manajemen menerima informasi kepengurusan dari berbagai laporan
pertanggungjawaban.
b. Untuk mendukung pengambilan keputusan manajemen. Sistem informasi
memberikan para manajer informasi yang mereka perlukan untuk melakukan
tanggung jawab pengambilan keputusan.
c. Untuk mendukung kegiatan operasi perusahaan hari demi hari. Sistem informasi
menyediakan informasi bagi personil operasi untuk membantu mereka
melakukan tugas mereka setiap hari dengan efektif dan efisien.
Dengan adanya ketiga tujuan tersebut, maka dapat diharapkan segala tindakan yang
dilaksanakan oleh perusahaan sesuai dengan rencana dan kemungkinan adanya

347
penyelewengan wewenang dapat dicegah sekecil mungkin, sehingga perusahaan dapat
menjalankan aktivitas perusahaan dengan sebaik-baiknya.
Prosedur Penerimaan Barang
Prosedur penerimaan barang merupakan prosedur sejak diterimanya semua
barang yang dibeli perusahaan sampai dengan dibuatnya dokumen laporan penerimaan
barang oleh bagian penerimaan barang.
Prosedur Pengeluaran Barang
Prosedur pengeluaran barang merupakan prosedur yang dimulai dari keluarnya
barang oleh bagian gudang sesuai dengan surat perintah pengiriman yang kemudian
barang-barang diserahkan ke bagian pengiriman untuk dibungkus dan dikirimkan ke
pembeli.
Prosedur Penerimaan Barang
Menurut Mulyadi (2016 : 261-263) prosedur penerimaan barang dimulai dari:
1. Bagian gudang membuat surat permintaan pembelian rangkap 2, lembar ke-1
untuk bagian pembelian dan lembar ke-2 disimpan sebagai arsip.
2. Berdasarkan permintaan pembelian dari bagian gudang, bagian pembelian
membuat surat order pembelian rangkap 7. Lembar 1 dan 2 untuk supplier,
lembar 2 akan dikembalikan ke bagian pembelian sebagai pemberitahuan bahwa
order sudah diterima dan pesanan akan dipenuhi dan akan diarsipkan urut abjad.
Lembar 3 untuk bagian penerimaan barang, lembar 4 untuk bagian utang, lembar
5 untuk bagian gudang, lembar 6 dan 7 untuk arsip bagian pembelian urut nomor
surat order pembelian.
3. Barang dari supplier diterima oleh bagian penerimaan barang, kemudian
dilakukan pemeriksaan, setelah semua dinilai sesuai dengan surat order
pembelian maka bagian ini membuat laporan penerimaan barang rangkap 4.
Lembar 1 untuk bagian pembelian, lembar 2 untuk bagian utang, lembar 3 untuk
bagian gudang beserta barang, lembar 4 diarsipkan urut nomor di bagian
penerimaan barang).
4. Bagian gudang menerima tembusan laporan penerimaan barang lembar 3 dari
bagian penerimaan barang bersama dengan barang. Memeriksa barang dan
dicocokkan dengan laporan penerimaan barang dan menyimpan barang dalam
rak-rak atau tempat penyimpanannya. Mencatat laporan penerimaan barang

348
 dalam kartu stock barang. Mengarsipkan tembusan order pembelian dan laporan
penerimaan barang urut abjad nama supplier.
5. Bagian pembelian menerima faktur pembelian dari supplier, lalu bagian ini
memeriksa faktur dengan mencocokkan pada surat order pembelian dan laporan
penerimaan barang dari bagian gudang serta mencatat tanggal penerimaan pada
SOP lembar 6 dan 7. Setelah itu menyerahkan faktur ke bagian utang.
Prosedur Pengeluaran Barang
Menurut Mulyadi (2016 : 181-182) prosedur pengeluaran barang dimulai dari:
1. Bagian order penjualan menerima order dari pelanggan.
2. Berdasarkan surat order yang diterima dari pelanggan bagian order penjualan
membuat faktur dan surat order pengiriman rangkap 9. Mendistribusikan Surat
Order Pengiriman lembar pertama dikirim ke Bagian Gudang, lembar 2, 3, 4, 5
dikirim ke Bagian pengiriman, lembar 6 ke bagian pelanggan, lembar 7 ke
bagian kredit, lembar 8, 9 diarsipakan sementara menurut tanggal.
3. Bagian kredit berdasarkan surat order pengiriman lembar ke-7 dari bagian order
penjualan melakukan pemeriksaan status kredit, memberikan otorisasi kredit,
dan memgembalikan ke bagian order penjualan.
4. Bagian gudang berdasarkan surat order pengiriman lembar ke-1, menyiapkan
barang, merekap ke dalam kartu gudang, kemudian menyerahkan surat order
pengiriman lembar ke-1 beserta barang ke bagian pengiriman.
5. Bagian pengiriman menerima surat order pengiriman lembar ke-1 dan barang
yang diterima secara bersama dari bagian gudang serta surat jalan lembar ke-2,
3, 4, 5 dari bagian order penjualan. Menempel Surat order pengiriman lembar
ke-5 pada pembungkus barang sebagai slip pembungkus. Menyerahkan barang
kepada pelanggan atau ekspedisi. Mengembalikan surat order pengiriman lembar
1, 2 ke bagian order penjualan dan lembar 3 diserahkan pada pelanggan atau
ekspedisi. Surat order pengiriman lembar 4 diarsipkan secara permanen menurut
nomor urut.
6. Bagian order penjualan menerima surat order pengiriman lembar 1, 2 dari bagian
pengiriman dan menuliskan tanggal pada surat order pengiriman lembar 7.
Mengirim surat order pengiriman lembar 1, 2 ke bagian penagihan.

349
METODE PENELITIAN
Jenis penelitian yang digunakan oleh peneliti adalah metode deskriptif kualitatif.
Metode deskriptif adalah metode yang digunakan untuk menggambarkan atau
menganalisis suatu hasil penelitian tetapi tidak digunakan untuk membuat kesimpulan
yang lebih luas. Sedangkan penelitian kualitatif adalah penelitian yang data hasil
penelitian lebih berkenaan dengan interpretasi terhadap data yang ditemukan di
lapangan.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa metode deskriptif kualitatif merupakan suatu
metode yang menggunakan prosedur penelitian yang dilakukan dengan cara mengamati
data-data yang ada dilapangan tanpa merubah kebenaran data tersebut, sehingga data
tersebut dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Penelitian dengan menggunakan
metode ini mempunyai beberapa tahap penelitian yaitu dengan mengumpulkan beberapa
data yang kemudian data-data tersebut akan dianalisa oleh peneliti. Pengumpulan
beberapa data tersebut dilakukan dengan beberapa cara yaitu observasi, wawancara, dan
dokumentasi.
Jenis dan sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
a. Data primer, merupakan data yang dikumpulkan oleh peneliti secara langsung
dari sumbernya. Data primer diperoleh peneliti dengan cara wawancara dan
pengamatan langsung dengan bagian yang memiliki wewenang atau
tanggungjawab mengenai prosedur dan sistem pada UD.Rama Teknik.
b. Data sekunder, merupakan data yang dikumpulkan oleh peneliti secara tidak
langsung. Data sekunder yang diperoleh peneliti berupa penjelasan-penjelasan
mengenai prosedur penerimaan dan pengeluaran barang yang didapatkan dari
literatur-literatur yang digunakan untuk membandingkan perbedaan dan
persamaan yang ada.

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

1. Analisis Fungsi dan Dokumen Yang Digunakan Prosedur Penerimaan dan
Pengeluaran Barang
Kegiatan Umum Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Barang
Dalam kegiatan umum, prosedur penerimaan dan pengeluaran pada UD.Rama
Teknik dimaksudkan untuk mengetahui informasi dalam setiap kegiatan penerimaan

350
dan pengeluaran yang ada didalam perusahaan tersebut. Sehingga semakin
mempermudah dalam pengecekan atau meneliti data-data dalam proses penggajian yang
ada didalam perusahaan.
Fungsi Yang Terkait dalam Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Barang
1. Berikut fungsi-fungsi terkait dalam sistem informasi akuntansi penerimaan
barang pada UD.Rama Teknik adalah sebagai berikut:
a. Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggungjawab untuk mengajukan permintaan pembelian
sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan
barang yang telah diterima.
b. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai
barang, menentukan supplier yang dipilih dalam pengadaan barang, dan
mengeluarkan surat order pembelian kepada supplier yang dipilih.
c. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian dan
menginput data ke dalam komputer.
2. Berikut fungsi-fungsi terkait dalam sistem informasi akuntansi pengeluaran
barang pada UD.Rama Teknik adalah sebagai berikut:
a. Fungsi order penjualan
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pelanggan.
b. Fungsi gudang
Fungsi ini bertanggung jawab menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan
serta menyerahkan barang ke bagian pengiriman.
c. Fungsi pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat jalan
yang diterima dari fungsi order penjualan.
Dokumen Yang Digunakan dalam Prosedur Penerimaan dan Pengeluaran Barang
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam prosedur penerimaan dan
pengeluaran pada UD.Rama Teknik adalah sebagai berikut:

351
 1. Surat order pembelian
Surat order pembelian merupakan formulir yang digunakan untuk memesan
barang kepada supplier dan informasi didalamnya berisi Tanggal, No.surat order
pembelian, Kepada (supplier), Alamat, No, Nama Barang, Satuan, Kuantitas,
Harga dan Jumlah. Dokumen ini dibuat oleh bagian pembelian dan dibuat 2
rangkap, lembar ke-1 diserahkan kepada supplier sebagai bukti pemesanan
barang dan lembar ke-2 disimpan sebagai arsip bagian pembelian.
2. Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh bagian gudang sekaligus merangkap sebagai bagian
penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari supplier telah
memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti tercantum dalam surat
order pembelian. Informasi didalamnya berisi Tanggal, No, Nama Barang,
Kuantitas, Keterangan dan Tanda Tangan yang menerima.
3. Kartu Stock Gudang
Dokumen ini digunakan untuk mengetahui barang masuk, barang keluar dan
saldo barang. kolom tanggal, Nomer dokumen, Diterima dari / Keluar ke,
Kuantitas Masuk, Kuantitas Keluar dan Sisa.
4. Faktur Penjualan
Dokumen yang digunakan untuk lembar bukti tagihan atau bukti transaksi
kepada pelanggan. Informasi didalamnya berisi No.Faktur Penjualan, Tanggal,
Nama Pelanggan, No, Nama Barang, Kuantitas, Harga, Jumlah, Tanda Tangan.
5. Surat Jalan
Dokumen yang digunakan sebagai surat pengantar terhadap barang yang telah
dicantumkan di dalamnya. Surat ini dibuat dan ditujukan untuk penerima atau
pembeli barang tersebut, informasi didalamnya berisi No.Surat Jalan, Tanggal,
Nama Pelanggan, No, Nama Barang, Kuantitas, Colly, Tanda Tangan.
2. Analisis Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Atas Prosedur Penerimaan dan
Pengeluaran Barang
Sistem dan prosedur penerimaan barang pada UD.Rama Teknik terdapat bagian-
bagian yang mempunyai tugas yang berbeda-beda. Bagian-bagian tersebut merupakan
bagian yang tidak dapat dipisahkan, karena bagian-bagian tersebut saling terkait

352
hubungannya. Pada UD.Rama Teknik di dalamnya terdapat beberapa kegiatan dalam
prosedur penerimaan dan pengeluaran barang.
Bagan Alir (Flowchart) Penerimaan Barang UD.Rama Teknik
Agar lebih jelas peneliti akan menggambarkan bagan alir (flowchart) tentang
penerimaan barang.
Penjelasan bagan alir (flowchart) penerimaan barang UD.Rama Teknik :
1. Saat persediaan barang digudang menunjukkan batas minimal, maka bagian
gudang melakukan permintaan pembelian kepada bagian pembelian.
2. Berdasarkan permintaan pembelian dari bagian gudang, bagian pembelian
membuat surat order pembelian rangkap 2. Lembar ke-1 diserahkan kepada
supplier sebagai bukti pemesanan barang dan lembar ke-2 disimpan sebagai
arsip bagian pembelian.
3. Barang dari supplier diterima oleh bagian gudang sekaligus merangkap sebagai
bagian penerimaan, kemudian dilakukan pemeriksaan, setelah semua dinilai
sesuai maka bagian ini membuat laporan penerimaan barang rangkap 2. Lembar
ke-1 untuk bagian pembelian dan lembar ke-2 untuk arsip gudang. Lalu
mencatatnya pada kartu stock barang.
4. Bagian pembelian menerima faktur pembelian dari supplier, lalu bagian ini
memeriksa faktur dengan mencocokkan pada surat order pembelian dan laporan
penerimaan barang dari bagian gudang. Setelah itu diserahkan ke bagian
akuntansi beserta laporan penerimaan barang.
5. Bagian akuntansi menerima faktur dan laporan penerimaan barang lalu
memeriksanya kembali, mencatat transaksi tersebut dan menginput ke komputer.

Bagan alir (flowchart) pengeluaran barang UD.Rama Teknik:

1. Bagian order penjualan menerima order dari pelanggan.
2. Berdasarkan surat order yang diterima dari pelanggan bagian order penjualan
membuat Faktur rangkap 3 yang didistribusikan pada lembar ke-1 untuk bagian
akuntansi, lembar ke-2 untuk bagian order penjualan, lembar ke-3 untuk
pelanggan dan membut Surat Jalan rangkap 5 yang didistribusikan pada lembar
ke-1 untuk bagian akuntansi, lembar ke-2 untuk bagian order penjualan, lembar

353
 ke-3 untuk pelanggan, lembar ke-4 untuk arsip bagian pengiriman dan lembar
ke-5 untuk bagian gudang.
3. Bagian gudang menyiapkan barang serta melakukan pencatatan pada kartu stock
barang dan menyerahkan barang beserta surat jalan lembar ke-3 dan lembar ke-
4.
4. Bagian pengiriman menerima faktur dari bagian order penjualan dan surat jalan
lembar ke-3 dan lembar ke-4 beserta barang dari bagian gudang.

SIMPULAN
Berdasarkan evaluasi dan hasil analisis yang telah dikemukakan pada bab empat, maka
peneliti menarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Adanya perangkapan tugas dari bagian gudang, dimana bagian gudang menerima
barang datang yang seharusnya dilakukan oleh dua bagian yang berbeda, tugas
tersebut tanggung jawab dari bagian penerimaan barang.
2. Bagian gudang tidak membuat surat permintaan pembelian, sehingga tidak ada bukti
permintaan barang untuk bagian pembelian.
3. Surat order pembelian hanya dibuat rangkap 2, sehingga setiap bagian tidak
mempunyai arsip.
4. Surat order pembelian tidak dikirim ke bagian akuntansi, sehingga bagian akuntansi
tidak dapat memeriksa kebenaran barang yang telah dipesan oleh bagian pembelian.
5. Surat jalan pengiriman hanya dibuat rangkap 5, sehingga tidak ada surat jalan pada
pembungkus barang sebagai slip pembungkus.
6. Surat jalan pengiriman seharusnya diperiksa terlebih dahulu status kreditnya oleh
bagian akuntansi.
7. Tidak adanya bagian quality control yang bertugas, sehingga mengakibatkan adanya
kelalaian dalam menjaga kualitas barang yang akan dikirim ke pelanggan.

SARAN
Untuk memperbaiki prosedur penerimaan dan pengeluaran barang pada
UD.Rama Teknik, maka berikut ini peneliti akan memberikan saran-saran sebagai
bahan pertimbangan sehingga masalah-masalah yang dihadapi dapat diatasi. Adapun
saran-saran tersebut adalah sebagai berikut:

354
1. Memisahkan antara bagian gudang dengan membuat bagian penerimaan barang agar
mempermudah tugas masing-masing bagian.
2. Bagian gudang membuat surat permintaan pembelian rangkap 2, sehingga ada bukti
permintaan barang untuk bagian pembelian.
3. Bagian pembelian membuat surat order pembelian rangkap 7, sehingga setiap
bagian mempunyai arsip.
4. Mengirim surat order pembelian ke bagian akuntansi, sehingga bagian akuntansi
dapat memeriksa kebenaran barang yang telah dipesan oleh bagian pembelian.
5. Bagian order penjualan membuat surat jalan pengiriman rangkap 7, sehingga ada
surat jalan pada pembungkus barang sebagai slip pembungkus.
6. Bagian akuntansi harus melakukan pemeriksaan status kredit pelanggan, agar dapat
mengetahui apakah pelanggan tersebut layak atau tidak mendapatkan otorisasi
kredit.
7. Membuat bagian quality control agar dapat mengawasi dan mengetahui kualitas
barang yang akan dikirim ke pelanggan sudah bagus atau tidak, rusak atau tidak
rusak, agar pelanggan selalu merasa puas.

DAFTAR PUSTAKA
Bodnar, George H. dan William S. Hopwood 2006, Sistem Informasi Akuntansi, Buku
Salemba empat, Jakarta.

Hall, James A. 2009, Sistem Informasi Akuntansi, Salemba Empat, Jakarta.

Mulyadi 2016, Sistem Akuntansi, Edisi Empat, Salemba Empat, Jakarta

355