SIKLUS PENGELUARAN

MAKALAH
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu
Tugas Semester Empat
Mata Kuliah Pengauditan
Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Malang


Diajukan Oleh :


DEVANDA AMALIA SAPUTRI (05)


DEWA BAYU NANDA P. (06)


HANIFATUL HASANAH (20)


M. TRI ISLAMIANTO (23)
NURUL KARLINA SURYA W. (25)

PROGRAM STUDI AKUNTANSI MANAJEMEN

JURUSAN AKUNTANSI
POLITEKNIK NEGERI MALANG
MALANG
2016
 I. Pengertian dan Tujuan Siklus Pengeluaran

Siklus Pengeluaran (Spending cycle atau expenditure cycle) adalah rangkaian

kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan

pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Siklus pengeluaran melibatkan beberapa aktivitas yang berhubungan dengan

pembelian bahan mentah, persediaan barang-barang dan jasa. Kegiatan ini termasuk

mengidentifikasikan dan mendokumentasikan semua pengeluaran uang, menyiapkan

order pembelian menerima kiriman barang dan mencatat persediaan.

Tujuan utama dari siklus pengeluaran ini adalah untuk mempermudah

pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana

tujuan khusus yang terkandung didalamnya meliputi :

1. Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan

2. Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang

tersebut adalah valid dan benar

3. Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan

4. Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa

adalah valid dan benar

5. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat

6. Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok

yang tepat di dalam buku besar utang usaha

7. Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan

pengealuran yang sudah diotorisas

8. Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang

berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh

Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari:

1. Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut

2. Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang

3. Memastikan validitas kewajiban pembayaran

4. Menyiapkan pengeluaran kas

5. Mengelola utang usaha

6. Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum

7. Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan

II. Aktivitas Dalam Siklus Pengeluaran

Ada lima Aktivitas dasar dalam siklus pengeluaran (Gelinas 1998:474) yaitu

sebagai berikut :

1. Aktivitas permintaan pembelian barang atas kebutuhan barang dan jasa.

2. Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli

3. Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli

4. Aktivitas persetujuan faktur dari supplier

5. Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa

 III. 1. Aktivitas Permintaan Pembelian Barang dan Jasa

Aktivtas permintaan pembelian barang dan jasa dilakukan dengan

menggunakan dokumen Purchase Requisition. Dokumen ini berisi daftar pemesanan

yang, meliputi tujuan pengiriman barang, tanggal pemesanan, nama dan jenis barang

dan kuantitas pemesanan. Prosedurnya adalah tiap-tiap departemen diperbolehkan

mengisi dokumen Purchase Requisition atas persetujuan dari manajernya. Setelah itu

dokumen Purchase Requisition diserahkan ke departemen pembelian barang untuk

dipesankan.

Hal ini dilakukan agar kebutuhan tiap-tiap departemen dapat terpenuhi dan

juga merupakan pengendalian perusahaan agar dapat tidak terjadi penggandaan

pemesanan barang ke supplier.

III. 2. Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli

Aktivitas pemesanan barang dan jasa yang akan dibeli dilakukan dengan

menggunakan dokumen Purchase Order. Dokumen ini berisi tentang permintaan atas

barang dan jasa ke Supplier sekaligus pengirimannya. Prosedurnya adalah departemen

pembelian barang mencari supplier dari beberapa supplier yang ada yang memiliki harga

terendah, kualitas barang dan jasa yang terbaik dan sistem pengiriman yang tepat,

depertemen pembelian akan melakukan pemesanan dengan mengirimkan Purchase

Order. Hal ini juga merupakan pengendalian perusahaan agar barang dan jasa yang

dibeli sesuai dengan barang dan jas yang dipesan oleh departemen yang mengajukan

dokumen Purchase Requisition.

 III. 3. Aktivitas Penerimaan Barang dan Jasa

Aktivitas penerimaan barang dan jasa yang telah dibeli dilakukan dengan

menggunakan dokumen Receiving Report. Dokumen ini berisi tentang pengakuan

penerimaan barang dan jasa, yang meliputi tanggal diterimanya barang, jenis dan

kuantitas barang yang telah diterima, asal pengiriman (Supplier), dan nomor Purchase

Order.

Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Faktur dengan Purchase Order dengan

tujuan untuk mengetahui apakah barang yang diterima telah sesuai dengan yang dikirim

melebihi kuantitas yang dipesan, atau bahkan telah terjadi salah pengiriman, maka

barang yang bersangkutan akan langsung dikembalikan kepada Supplier yang

bersangkutan. Pada aktivitas ini juga mungkin dilakukan adanya retur/pengembalian

atas barang yang rusak saat diterima.

Setelah itu, Bagian gudang akan membuat dokumen Receive Reportuntuk

mengakui pertambahan persediaan di gudang berdasarkan faktur. Dalam hal mengakui

pertambahan persediaan digudang berdasarkan Faktur. Dalam hal ini, hanya barang-

barang yang terdapat dalam Purchase Order saja yang boleh diakui, sedangkan yang

tidak sesuai langsung dikembalikan. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar

dapat mengetahui barang apa saja yang telah diterima dan yang belum dikirim

oleh Supplier.

III. 4. Aktivitas Persetujuan Faktur dari Supplier

Aktivitas persetujuan dari Supplier dalam rangka pembayaran atas pembelian.

Dilakukan dengan menggunakan dokumen Voucher Package. Dokumen ini berisi tanggal

pembuatannya, tanggal pemmbayaran, serta jumlah harga barang dan jasa yang telah
diterima berdasarkan Source Document yang ada meliputi Faktur, Purchase Order,

dan Receiving Report.

Pada aktivitas ini dilakukan pencocokan Receiving Report denganPurchase

Order dengan tujuan untuk mengetahui apakah semua barang yang dipesan sedah

diterima/dikirim semua. Kemudian dibuatlah Voucher Packageuntuk memastikan jumlah

harga yang harus dibayar kepada Supplier. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan

agar dapat mengetahui berapa jumlah yang harus dibayar sesuai dengan jumlah barang

yang telah diterima sesuai dengan kenyataannya

III. 5. Aktivitas Pembayaran Atas Pembelian Barang dan Jasa

Aktivitas pembayaran atas pembelian barang dan jasa yang telah dilakukan

dengan menggunakan dokumen pengeluaran kas. Dokumen ini berisi tanggal

pembayarann, jumlah harga yang harus dibayar, beserta nomor Faktur. Pada saat jatuh

tempo pembayaran, pihak Supplier akan mengih perusahaan sesuai dengan

dokumen voucher Package. Hal ini merupakan pengendalian perusahaan agar dapat

mengetahui jumlah pengeluaran kas perusahaan

IV. Pemrosesan dan Bagan Arus (Flowchart) Siklus Pengeluaran

Siklus Pengeluaran yang akan dibahas dibawah ini terbagi atas tiga yaitu :

IV. 1. Sistem Pembelian

Bagian yang terkait dalam sistem ini meliputi :

 Bagian pembelian, yang berfungsi melakukan pemesanan dari penjual dan meng

input nya ke komputer

  Bagian hutang, yang bertanggung jawab untuk memelihara catatan berbagai

pembelian barang ke pemasok, sehingga dapat diketahui jumlah hutang kepada

masing-masing pemasok dan juga riwayat layanan pemasok.

 Bagian gudang, yang bertugas menerima kiriman barang yang dipesan dan dan

membuat laporan kepada bagian pembelian bahwa barang sudah diterima,

sehingga siap menerima tagihan.

 Bagian hutang, yang bertugas menerima faktur penjualan atau tagihan dari

pemasok.

 Bagian keuangan atau kasir bertanggung jawab untuk membayar hutang kepada

pemasok sesuai dengan masa potongan sehingga perusahaan dapat

memperoleh potongan tunai dan menyelenggarakan pencatatan atas

pembayaran.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pemebelian ini terdiri atas :

 Permintaan Barang (Material requisition atau Purchase requisition)

Dokumen awal dalam siklus pengeluaran yang mengotorisasi penempatan

pesanan barang atau jasa.

 Penawaran Barang (Qutation)

Dokumen yang digunakan dalam prosedur persaingan tawar-menawar,

menunjukkan barang dan jasa yang dibutuhkan dan harga pesaingnya, syarat,

dan lain sebagainya.

 Pemesanan Barang (Purchase Order)

Dokumen ini mencantumkan dekripsi, kualitas dan kuantitas atau informasi lain

atas barang atau jasa yang hendak dibeli.

  Bukti Penerimaan Barang (Delivery Receipt)

Dokumen yang menunjukkan tanggal barang diterima, nomor purchase order,

kode dan nama barang, banyaknya barang yang diterima dan identitas

Prosedur transaksi pembelian mencangkup :

1. Bagian gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian

2. Bagian pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok

3. Bagian pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan

melakukan pemilihan pemasok

4. Bagian pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih

5. Bagian penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh

pemasok

6. Bagian penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang

untuk disimpan
 7. Bagian penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada bagian akuntansi

8. Bagian akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur

dari pemasok tersebut, bagian akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari

transaksi pembelian.

IV. 2. Sistem Pengeluaran Kas

Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran kewajiban yang dihasilkan oleh

sistem pembelian. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk memastikan bahwa

kreditor yang sah menerima jumlah jumlah terutang yang benar ketika kewajiban jatuh

tempo. Jika sistem tersebut melakukan pembayaran lebih awal. Perusahaan melewatkan

penghasilan bunga yang dapat dihasiklkan dari dana tersebut. Namun demikian jika

kewajiban dibayar telat perusahaan akan kehilangan diskon pembelian atau dapat

mengacaukan kredibilitasnya sendiri.

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas ini adalah:

 Bukti kas keluar

 Cek

 Permintaan cek

Bagian yang terkait dalam sistem pengeluaran kas ini adalah :

 Bagian yang memerlukan pengeluaran kas

 Bagian kas

 Bagian akuntansi

 Bagian pemeriksaan intern

Prosedur dari sistem pengeluaran kas ini adalah :

 1. Proses utang dagang mempelajari file utang dagang untuk jatuh tempo setiap

item dan mengotorisasi proses pembayaran kas untuk melakukan pembayaran

2. Proses pembayaran kas menyiapkan dan mendistribusikan cek ke pemasok.

Salinan cek-cek tersebut dikembalikan ke utang dagang sebagai bukti bahwa

lewajibannya dibayar dan akun utang dagangnya diperbaharui untuk

memindahkan kewajiban tersebut

3. Pada akhir periode, baik proses pengeluaran kas maupun proses utang dagang

mengirimkan rangkuman informasi ke buku besar informasi ini direkonsiliasi dan

diposkan ke akun kontorl kas dan utang dagang.

IV. 3. Sistem penggajian

Bagian yang terkait dalam system pengeluaran adalah :

 Bagian kepegawaian, bertanggung jawab : mencari karyawan baru, menyeleksi

calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat

keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji,

mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.

 Bagian pencatat waktu, bertanggung jawab : menyelenggarakan catatan waktu

hadir bagi semua karyawan

  Bagian pembuat daftar gaji & upah, bertanggung jawab : membuat daftar gaji

dan upah

 Bagian akuntansi, bertanggung jawab : mencatat kewajiban yang timbul dalam

hubungannya dengan pembayaran gaji dan upa karyawan

 Bagian keuangan, bertanggung jawab : mengisi cek guna pembayaran gaji dan

upah dan menguangkan cek tersebut ke bank, memasukkan uang tersebut ke

amplop gaji dan upah karyawan dan selanjutnya untuk dibagikan

Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan pengupahan adalah :

 Kartu jam hadir

 Kartu jam kerja

 Daftar gaji dan daftar upah

 Rekap gaji dan rekap upah

 Surat pernyataan gaji dan upah

 Amplop gaji dan upah

 Bukti kas keluar

Prosedur dari sistem penggajian dan pengupahan :

1. Pencatatan waktu hadir

Prosedur ini bertujuan untuk mecatat waktu hadir karyawan, dapat

menggunakan daftar hadir biasa atau menggunakan kartu hadir (clock card).

Pencatatan waktu ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah

karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk

menentukan apakah karyawan memperoleh gaji penuh atau tidak, menentukan

apakah karyawan bekerja diperusahaan dalam jam biasa atau jam lembur

sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan

meneriman gaji saja atau meneriman tunjangan lembur.

2. Pencatatan waktu kerja

Prosedur ini biasanya digunakan oleh perusahaan manufaktur yang produksinya

berdasarkan pada pesanan. Pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan

yang bekerja di bagian produksi untuk keperluan distribusi biaya, upah karyawan

kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Dengan
 demikian waktu kerja ini akan dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga

kerja langusng kepada produk yang diproduksi.

3. Pembuatan daftar gaji dan upah

Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gai

dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji

adalah surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru. Kenaikan

pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan

sebelumnya, dan daftar hadir.

4. Distrubusi biaya gaji dan upah

Dalam prosedur ini distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja

didistribusikan kepada departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja.

Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan

penghitungan harga pokok produk.

5. Pembayaran gaji dan upah

Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan bagian akuntansi dan bagian

keuangan. Bagian akuntansi membuat perintah pengeluran kas kepada bagian

keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Bagian keuangan

kemudian menuangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke dalam

amplop gaji dan upah. Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan dengan

membagikan cek dan upah.

 V. Resiko dan Sistem Pengendalian

Siklus pengeluaran menghadapi resiko dan ancaman, baik secara potensial

muncul dari dalam perusahaan maupun dari luar perusahaan. Risiko – risiko dan

ancaman – ancaman tersebut harus dikurangi dan bila memungkinkan ditiadakan. Untuk

menghindari resiko dan ancaman, harus diterapkan sistem pengendalian yang baik.

Pengendaliam umum yang harus diterapkan ke dalam sistem pengeluaran,

adalah:

 Adanya rencana kerja, anggaran dan jadwal produksi yang dirancang bersama

dan dikoordinasikan dengan pihak-pihak atau bagian-bagian terkait.

 Adanya sistem pencatatan yang baik (sebaiknya menggunakan sistem komputer)

dengan menerapkan berbagai teknologi yang mendukung, misalnya teknologi

kode bar (barcode)

 Adanya sistem otorisasi, sehingga setiap ada permintaan barang (atau juga jasa)

harus disetujui oleh atasan nya

 Penugasan karyawan yang cakap untuk mencatat dan menangani persediaan

 Pemantauan kinerja karyawan oleh pimpinan, sehingga apabila ada masalah

segera dapat diatasi bersama.

Resiko, ancaman dan sistem pengendalian yang perlu diterapkan dalam

berbagai prosedur yang ada pada siklus pengeluaran dapat dilihat pada tabel berikut :

Prosedur Ancaman/Resiko Pengendalian

Memesan 1. Ada yang meminta barang Susun rencana kerja dan rencana

Barang secara berlebihan atau ada kebutuhan barang,

yang tidak diperlukan selenggarakanmetode perpetual,

persetujuan atasan untuk

 pengadaan barang

2. Ada yang meminta barang Susun rencana kerja dan rencana

secara berlebihan, atau ada kebutuhan barang: selenggarakan

yang meninta barang yang metode perpetual; persetujuan

tidak di perlukan atasan untuk pengadaan barang.

3. Pembelian dilakukan dengan Untuk pembelian yang material,

harga yang terlalu mahal atau harus dilakukan oleh pejabat yang

dinaikkan secara tidak sah lebih tinggi atau bahkanPembelian

hanya dilakukan kepada pemasok,

PO harus disetujui oleh kepala

bagian

4. Barang yang dibeli berkualitas Lakukan pembelian di pemasok

rendah terdaftar, persetujuan terhadap PO,

pemantauan kinerja pemasok,

bentuk bagian penerima barang

5. Pembelian dilakukan kepada Baut daftar pemasok, ada

pemasok baru atau pemasok persetujuan atasan untuk setiap

tak dikenal pembelian dengan jumlah tertentu,

pengevaluasian kinerja pemasok

6. Ada suap (bribery) atau komisi Minta daftar harga dan bandingkan

(kickback) dari pemasok dengan pemasok lain; pembelian

kepada staf bagian dalam jumlah ekonomis (hitung

pembrlian dengan EOQ); adakan audit internal

secara berkala.

7. Fiie data tersedia di komputer Tunjuk karyawan yang khusus

tidak up-to-date dan dapat di bertugas mengawasi jaringan

buka oleh banyak orang komputer; pemakaian komputer

 diberi hak terbaras hanyak dapat

membaca data yang sesuai dengan

bagian dan tugasnya; terapkan

fasilitas kata sandi (password) untuk

setiap penggunaan aplikasi

persediaan

Menerima dan 8. Menerimabarang yang tidak Bagian penerimaan harus

menyimpan dipesan mencocokkan barang yaang di

barang terima dengan P\O (atau

tembusannya)

9. Salah menghitung persediaan, Genakan teknologi untuk

terutama untuk barang yang menghitung, misalnya kode bar dan

banyak alat pembacanya.

10. Pencuri persediaan Simpan di tempat penyimpanan

(gudang) yang terkendali dan dijaga;

membatasi akses terhadap

persediaan permintaan harus

tertulis dan diketahui atasan

Pembayaran 11. Tidak mengetahui kalau faktur Bagian untung harus memeriksa

tagihan tagihan mengandung keabsahan dan kebenaran hitungan

kesalahan setiap tagihan yang diterima:

faktur tagihan harus dicocokan

dengan P\O dan laporan penerima

barang

12. Pembayaran tidak diterima Hindari pembayaran dengan kas,

oleh pemasok tetapi gunakan transfer bank, cek,

atau alat pembayran lain;

13.Perusahaan tidak memperoleh Terapkan metode penyimpanan

potongan tunai faktur yang sistematis; karyawan

harus dilatih dengan baik; terapkan

komputerisasi penanganan utang

dagang

14. Menerima faktur tagihan lebih Perusahaan harus memiliki catatan

dari satu kali yang baik untuk semua faktur, baik

yang sudah maupun yang belum

dibayar; setiap faktur yang sudah

dibayar harus dibatalkan (dengan

diberi cap LUNAS dan di sertai

dengan dokumen pendukung).