EXPENDITURE CYCLE PADA FAVE HOTEL HYPER

SQUARE BANDUNG
 KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha

Penyayang, kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah

melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat

menyelesaikan makalah tentang “Expenditure Cycle pada Fave Hotel Hyper Square

Bandung ”.

Makalah ini telah kami susun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari

berbagai pihak sehingga dapat memperlancar penyusunan makalah ini. Penulis juga

mengucapkan terima kasih kepada Bapak Adhi Alfian, S.E., M.Ak selaku dosen mata

kuliah Seminar Sistem Informasi Akuntansi yang telah mengarahkan dalam proses

penyusunan makalah.

Terlepas dari semua itu, kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada

kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu

dengan tangan terbuka kami menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar kami

dapat memperbaiki makalah ini.

Akhir kata kami berharap semoga makalah tentang “Expenditure Cycle pada

Fave Hotel Hyper Square Bandung ” ini dapat memberikan manfaat maupun inpirasi

terhadap pembaca.

Penyusun

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ..................................................................................................... i

DAFTAR ISI ................................................................................................................... ii

BAB I .............................................................................................................................. 1

1.1 Pengertian Siklus Pengeluaran ................................................................................... 1

1.2 Tujuan Siklus Pengeluaran ......................................................................................... 1

1.3 Aktivitas Siklus Pengeluaran ..................................................................................... 2

1.4 Dokumen Terkait........................................................................................................ 3

1.5 Penilaian Risiko.......................................................................................................... 5

1.6 Pengendalian Internal ................................................................................................. 5

BAB II .............................................................................................................................. 7

2.1 Profil Organisasi ......................................................................................................... 7

2.2 Bagian yang Terkait ................................................................................................... 7

2.3 Dokumen yang Terkait ............................................................................................... 8

2.4 Prosedur Siklus Pengeluaran .................................................................................... 16

2.5 Flowchart Siklus Pengeluaran .................................................................................. 17

2.6 Analisis Risiko ......................................................................................................... 18

2.6.1 Identifikasi Risiko ........................................................................................... 18

2.6.2 Penanggulangan Risiko ................................................................................... 21

BAB III .......................................................................................................................... 26

3.1 Pihak Terkait ............................................................................................................ 26

3.2 Dokumen Terkait...................................................................................................... 27

3.3 Flowchart .................................................................................................................. 31

DAFTAR PUSTAKA

ii
 BAB I
TINJAUAN PUSTAKA SIKLUS PENGELUARAN

1.1 Pengertian Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran adalah serangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan

informasi terkait yang terus menerus berhubungan dengan pembelian serta pembayaran
barang dan jasa Romney dan Steinbart (2016:463). Siklus pengeluaran melibatkan
beberapa aktivitas yang berhubungan dengan pembelian bahan mentah, persediaan
barang-barang dan jasa. Kegiatan ini termasuk mengidentifikasikan dan
mendokumentasikan semua pengeluaran uang, menyipakan order pembelian menerima
kiriman barang dan mencatat persediaan. Siklus pengeluaran lebih berfokus pada
perolehan bahan baku mentah, barang jadi, pasokan dan jasa, kegiatan ini termasuk
mengidentifikasikandan mendokumentasikan semua pengeluaran uang, menyipakan
order pembelian menerima kiriman barang dan mencatat persediaan.

1.2 Tujuan Siklus Pengeluaran

Tujuan utama dari siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total
memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang
dibutuhkan organisasi untuk fungsinya. Sebagai tambahan, pihak manajemen harus
mampu mengawasi dan mengevaluasi efisiensi serta efektivitas proses siklus
pengeluaran yang membutuhkan kemudian akses ke data terinci mengenai sumber daya
yang digunakan dalam siklus pengeluaran, kegiatan yang mempengaruhi sumber daya
tersebut, serta pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut. Selanjutnya, agar dapat
berguna dan relevan untuk pengambilan keputusan, data harus akurat, handal, dan tepat
waktu.
Menurut Ikhsan & Priantara (2008: 107) tujuan lain dari siklus pengeluaran ialah
untuk mengubah kas perusahaan ke dalam bentuk bahan baku fisik serta sumber daya
manusia yang dibutuhkannya untuk mempermudah pertukaran kas dengan para
pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang
terkandung didalamnya meliputi:
 Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan

1
  Menerima seluruh barang yang dipesan dan meverifikasi bahwa barang tersebut
adalah valid dan benar
 Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid
dan benar
 Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat
 Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok
yang tepat di dalam buku besar utang usaha
 Memastikan bahwa seluruh pengeluaran kas berhubungan dengan pengeluaran yang
sudah diotorisasi
 Menyiapkan seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang
berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh.

1.3 Aktivitas Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran mencakup empat aktivitas dasar menurut Romney dan

Steinbart (2016:472-480), yaitu:
1. Memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasa
Terdapat dua tahap dalam memesan bahan baku, perlengkapan, dan jasan antara
lain:
1) Mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak untuk pembelian.
Perusahaan harus menjaga stok yang cukup sehingga proses produksi dapat
berlangsung tanpa gangguan bahka jika persediaan yang digunakan lebih
besar dari yang diharapkan atau jika pemasok terlambat dalam pengiriman.
2) Memilih Pemasok
Perusahaan harus memperhatikan beberapa hal dalam memilih pemasok yaitu
harga, kualitas bahan baku, dan keandalan dalam mengirim.

2. Penerimaan dan Penyimpanan barang, perlengkapan, dan jasa

Ketika pengiriman tiba, bagian penerimaan barang membandingkan nomor
pesanan pembelian yang direferensikan pada slip pengepakan pemasok dengan
pesanan pembeli terbuka untuk memverifikasi bahwa barang tersebut sesuai dengan
yang dipesan. Bagian penerimaan kemudian menghitung kuantitas barang yang
diterima dan memeriksa barang guna memastikan tidak ada barang yang cacat
sebelum dipindahkan ke gudang.

2
3. Menyetujui Faktur Pemasok
Pada aktivitas ini perusahaan melakukan peninjauan ulang atas faktur yang
dikirim oleh pemasok kepada perusahaan. Jika sudah sesuai maka perusahaan akan
menyetujui faktur tersebut.
4. Pembayaran barang, persediaan dan jasa
Melakukan pembayaran kepada pemasok atas barang yang dipesan oleh
perusahaan. Dalam hal ini aacount payable department menyetujui tagihan untuk
pembayaran dan kasir bertanggungjawab dalam melakukan pembayaran.

1.4 Dokumen yang Terkait

Ikhsan & Priantara (2008: 29) menyatakan mengenai dokumen yang
digunakan dalam siklus pembelian diantaranya, yaitu:
1) Permintaan Pembelian (Purchase Requesition)
Dokumen yang diisi oleh bagian pengguna/pemakai barang/user untuk
meminta bagian purchasing melakukan pembelian barang dengan jenis,
kualitas, dan kuantitas sesuai dengan yang ditulis di dokumen tersebut.
2) Surat Permintaan Penawaran Harga
Dokumen yang digunakan untuk meminta penawaran harga barang kepada
supplier yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali.
3) Order Pembelian (Purchase Order)
Dokumen ini digunakan untuk melakukan pembelian dan dikirim kepada
supplier yang memuat tentang barang yang dipesan, jumlah, harga, dan
tanggal pemesanan.

4) Laporan Penerimaan Barang (Daily Receiving Report)

Dokumen ini dibuat oleh bagian receiving untuk menunjukkan barang yang
diterima dari supplier telah memenuhi jenis spesifikasi, kualitas dan
kuantitas seperti yang tercantum dalam dokumen order pembelian
(purchase order).
5) Bukti Kas Keluar (Cash Disbursement)
Dokumen yang dibuat oleh bagian akuntansi khususnya bagian account
payable untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Formulir atau dokumen
ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran hutang
kepada supplier dan sekaligus berfungsi sebagai dokumen pemberitahuan

3
 kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.
6) Voucher Payable,
Dokumen yang digunakan untuk mencatat hutang untuk masing-masing
supplier yang dilakukan oleh bagian account payable.
7) Bin Card
Dokumen yang digunakan untuk mencatat keluar masuknya barang dari
gudang.
8) Memo Kredit
Dokumen ini diisi oleh bagian purchasing yang memberikan otorisasi untuk
mengirimkan kembali barang yang telah dibeli oleh hotel.
Setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan harus mempunyai bukti,
baik itu bukti yang berasal dari luar maupun dari dalam perusahaan (Harahap, 2004:
17). Dokumen-dokumen yang telah dipaparkan sebelumnya merupakan bukti yang
dibuat oleh perusahaan. Sedangkan dalam siklus pembelian barang itu tentunya ada
bukti yang dibuat dari luar perusahaan yang dipaparkan oleh (Mursyidi, 2010: 28)
diantaranya yakni:

1) Faktur (Invoice), merupakan bukti penjualan barang dan atau jasa.

Faktur biasanya berisi data penjual, data pembeli, pembuat faktur, tanggal
faktur, nama dan jenis barang serta nilai atau harga barang.
2) Kuitansi
Bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran sesuatu dan dibuat dan
ditandatangani oleh pihak yang menerima uang kemudian diberikan kepada
pihak yang membayarkan/menyerahkan uang. Di dalam kuitansi memuat
nama yang menyerahkan barang, jumlah uang yang dibayarkan, tanggal
penyerahan uang, serta nama dan tanda tangan yang menerima uang.
3) Nota
Bukti atas pembelian sejumlah barang secara tunai. Nota itu biasanya dibuat
oleh pedagang lalu diberikan kepada pembeli.
4) Cek (Cheque)
Surat perintah tidak bersyarat dari nasabah kepada bank untuk membayar
uang tertentu ketika surat tersebut diserahkan kepada bank.
5) Bilyet Giro
Surat perintah dari nasabah kepada bank yang bersangkutan agar

4
 memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening penerima
yang namanya tertera di dalam bilyet giro pada bank yang sama ataupun
bank lain.

Semua dokumen-dokumen beserta bukti tersebut seharusnya selalu

digunakan pada saat melakukan transaksi pembelian barang sesuai dengan
fungsinya masing-masing dalam rangka memudahkan pencatatan atas transaksi
yang dilakukan. Jika dokumen serta bukti tersebut digunakan sebagaimana
mestinya, maka akan sangat memudahkan dalam mencari kembali dan memeriksa
data transaksi yang telah terjadi terutama apabila ada kekeliruan atau kesalahan.

1.5 Penilaian Risiko

Ada 2 jenis penilaian risiko menurut Romney dan Steinbart (2016) yaitu :

1. Inherent Risk ( Risiko bawaan )

Inherent Risk adalah risiko yang terjadi karena tidak adanya

pengendalian internal. Tidak adanya pengendalian internal ini kemungkinan
karena ketidaksiapan dari manajemen.

2. Residual Risk ( Risiko Residual )

Residual Risk adalah risiko yang tersisa setelah manajemen

mengimplementasikan pengendalian internal atau beberapa respons lainnya
terhadap risiko.

Adapun jenis risiko menurut Irham Fahmi (2016) yaitu:

1. Financial Risk (Risiko Finansial)

Risiko Finansial (Financial Risk) merupakan risiko yang mungkin

dihadapi perusahaan terkait urusan finansial, seperti mengalami kerugian
ataupun mengeluarkan biaya ekstra karena sebab tertentu.

2. Operational Risk (Risiko Operasional)

Risiko Operasional merupakan risiko yang berhubungan dengan

kegiatan operasional perusahaan yang diakibatkan kegagalan atau tidak
memadainya proses internal, manusia, dan sistem, atau sebagai akibat dari
kejadian eksternal.

5
1.6 Pengendalian Internal
Menurut Romney dan Steinbart (2009: 229), apabila pengendalian internal
diterapkan dapat menjalankan tiga fungsi yang penting, diantaranya:

1) Pengendalian untuk pencegahan (preventive control)

Pengendalian ini didesain agar mencegah terjadinya berbagai kesalahan atau
penyelewengan yang tidak diinginkan. Pada awal terjadinya tindakan tersebut,
pengendalian ini sebagai pertahanan awal atau langkah pertama yang dilakukan.

2) Pengendalian untuk pemeriksaan (detective control)

Pengendalian untuk pemeriksaan ini sebagai pertahanan langkah kedua yang
diakibatkan lolos dari pertahanan awal dan tidak bisa dicegah. Karena tidak semua
masalah dapat diprediksi dan dicegah. Sehingga dibutuhkan identifikasi serta
ketelitian untuk memeriksa penyebab bisa lolosnya tindakan atau masalah tersebut
dapat dicegah agar tidak terulang kembali.

3) Pengendalian korektif (corrective control)

Pengendalian korektif merupakan proses memperbaiki kesalahan atau tindakan
yang tidak dapat dicegah oleh pengendalian untuk pemeriksaan. Pengendalian ini
mencakup prosedur yang dilaksanakan untuk mengidentifikasi pemicu timbulnya
masalah, memperbaiki kesalahan atau kekeliruan serta mengoreksi kesulitan dan
hambatan yang ada dan juga dapat meminimalisirnya hambatan di masa yang akan
datang.

6
 BAB II
SIKLUS PENGELUARAN PADA FAVE HOTEL HYPER SQUARE

2.1 Profil Organisasi

Favehotel Hyper Square Bandung merupakan hotel yang terletak di Kawasan

23 Paskal Bandung tepatnya di Jl. Pasir Kaliki No. 17-25. Hotel ini merupakan
salah satu unit dari manajemen hotel chain Archipelago International berbintang
tiga yang lebih dikenal dengan konsep select service. Favehotel Hyper Square
Bandung ini memiliki jumlah kamar sebanyak 161 dan mempunyai fasilitas
penunjang lainnya seperti Lime Coffee Shop, ballroom, meeting room, pelayanan
spa dan outdoor venue yang disebut Hyper Park.

2.2 Bagian yang Terkait

Adapun bagian-bagian yang terkait dalam siklus pengeluaran pada Fave
Hotel Hyper Square Bandung adalah:
1) General Manager
General Manager di hotel bertugas untuk mengoordinasi, mengawasi, dan
menganalisis semua aktivitas bisnis di hotel
2) Bagian atau departemen yang memerlukan barang/user
Merupakan semua bagian ataupun departemen di hotel yang membutuhkan barang
yang langsung dipakai dan tidak untuk disimpan di gudang sebagai persediaan.
3) Bagian pembelian/purchasing
Bagian yang mempunyai tanggung jawab melakukan pembelian barang kepada
supplier atau pemasok.
4) Bagian penerimaan/receiving
Bagian yang tanggung jawabnya yakni menerima barang dari supplier kemudian
diperiksa kualitas dan kuantitasnya sesuai dengan standar yang telah ditetapkan
oleh tiap perusahaan.
5) Bagian gudang/storekeeper
Bagian yang bertanggung jawab menyimpan barang yang telah diterima oleh
receiving.

7
6) Bagian Akuntansi
Bagian akuntansi pada perusahaan perhotelan yang terlibat dalam siklus
pengeluaran adalah Account Payable, General Cashier, dan Financial Controller.
Bagian ini yang terkait dengan pencatatan hutang dan pembayaran.

2.3 Dokumen yang Terkait

Setiap kegiatan di hotel tidak terlepas dari penggunaan dokumen yang
sangat penting karena hampir semua kegiatan di perusahaan akan dicatat ke dalam
dokumen. Dokumen dalam siklus pengeluaran yang digunakan di Favehotel Hyper
Square Bandung yaitu:

1. Purchase Requisition/PR
Purchase requisition adalah dokumen permintaan barang yang berasal dari
departemen yang membutuhkan barang/user yang nantinya diberikan kepada
purchasing. Pada dokumen PR ini yang harus diisi oleh user ialah kolom
“Departement”, “Date”, “Quantity”, “Unit”, “Description” dan “Reason For
Requisition” serta tanda tangan departemen head pada “Requested Department”.
Setelah semua kolom tersebut diisi kemudian ditandatangani oleh user department
head lalu diberikan kepada purchasing, apabila tidak lengkap pengisiannya maka
akan dikembalikan lagi kepada departemen terkait untuk dilengkapi pengisiannya
agar pembelian dapat dilanjutkan. Sedangkan purchasing hanya mengisi kolom
“Last Purchased”, “Supplier Quotation”, “Name of Suppliers” dan tanda tangan di
kolom “Purchasing”.
Khusus untuk bagian gudang/storekeeper harus membuat PR berdasarkan
dokumen Stock Card. Dimana Stock Card merupakan dokumen yang digunakan
untuk mencatat keluar masuknya barang di gudang sehingga akan terlihat berapa
sisa barang yang ada di gudang pada saat itu (stock on hand/SOH). Dokumen ini
memudahkan storekeeper untuk memesan barang yang persediaannya mendekati
angka minimum.

8
2. Daily Market List/DML
DML yaitu dokumen permintaan pembelian barang harian yang dibuat oleh
departemen Kitchen/Food Beverage Production dan Food Beverage Service dimana
barang yang diminta biasanya barang jenis perishable seperti sayuran, buah-buahan,
telur, ikan, susu, keju. DML ini tidak ditulis tangan secara manual, tetapi dibuat
dengan software di dalam komputer yang bernama VHP (Visual Hotel Program)
dimana yang bisa membuatnya hanya departemen Kitchen & FB Service. Nantinya
DML ini akan di cetak kemudian ditandatangani oleh departement head kitchen
atau Executive Chef pada kolom “Prepared By” kemudian diberikan kepada
purchasing. Purchasing kemudian memilih dan menentukan supplier untuk setiap
barang dan langsung dibelikan. Pembelian barang berdasarkan dokumen DML ini
tidak perlu dilengkapi Purchase Order/PO sehingga nanti receiving menerima
barang berdasarkan PO tersebut. Ketika barang telah diterima semua maka
receiving menandatangani kolom “Checked by” kemudian diberikan ke purchasing
kembali untuk diperiksa kemudian ditandatangani pada kolom “Verified by” setelah
itu barulah di setujui oleh Financial Controller pada kolom “Approved by”.

9
3. Purchase Order/ PO
PO merupakan dokumen yang digunakan untuk melakukan pembelian
barang kepada supplier yang dipilih berdasarkan PR yang telah dibuat. Dokumen
ini dibuat oleh purchasing dengan menggunakan program VHP di komputer
sebelum melakukan pemesanan barang. Kemudian harus disetujui oleh departement
head user, financial controller/chief accounting dan general manager setelah itu
barang tersebut bisa dibelikan. Berdasarkan hasil observasi penulis, PO merupakan
dokumen yang sering lupa atau terlambat dibuat karena apabila dokumen PR telah
disetujui dan ditandatangani oleh financial controller/chief accounting dan general
manager maka PO ini sudah pasti disetujui dan ditandatangani. Sehingga dengan
alasan sudah pasti disetujui atau ditanda tangani tersebut maka pembuatan PO ini
sering disepelekan dan akhirnya lupa atau terlewat oleh purchasing. Tetapi tetap
saja berdasarkan prosedur, PO ini harus dibuat sebagai dokumen resmi untuk
supplier bahwa ada perintah pembelian yang telah disetujui oleh semua pihak.

10
4. Faktur/Invoice Copy dari Supplier
Pada saat mengirimkan barang, supplier harus membawa faktur/invoice
sebagai bukti bahwa barang tersebut telah dikirimkan oleh supplier dan diterima
oleh receiving. Apabila barang telah diterima, faktur tersebut akan ditandatangani
dan dicap “RECEIVED” oleh receiving kemudian mengambil faktur lembar ke 2
(salinan/copy). Sedangkan yang asli diberikan kepada supplier agar fakturnya
dibawa kembali pada saat kontra bon dan dicocokkan untuk menentukan jumlah
pembayaran.

5. Tanda Terima
Tanda terima merupakan dokumen yang digunakan apabila supplier lupa
membawa faktur/invoice sebagai bukti sementara bahwa barangnya telah diterima
tetapi masih menunggu faktur/invoice dari supplier. Dokumen tanda terima ini
terdiri dari 2 rangkap, dimana lembar pertama (asli) diberikan kepada supplier
sebagai yang menerima barang dan supplier pun harus menandatanganinya.
Sedangkan receiving membubuhkan tanda tangan pada kolom “Diserahkan Oleh”
sebagai yang menyerahkan dokumen tersebut dan memgang lembar kedua
(salinan).

11
6. Receiving Record/RR
Receiving record yaitu dokumen berupa laporan penerimaan barang yang
dibuat ketika receiving telah menerima barang dan faktur copy dari supplier serta
telah mendistribusikannya kepada user. Pembuatan Receiving Record ini dibuat
berdasarkan faktur dan tentunya sesuai dengan PO atau DML. Receiving Record ini
dibuat menggunakan program VHP pada komputer kemudian di cetak setelah itu
ditandatangani oleh receiving pada kolom “Received by” & “Quality Checked by”
kemudian diberikan kepada financial controller untuk disetujui. Untuk
memudahkan pencatatan dan melakukan pembayaran kepada supplier, setiap 1
receving record ini dibuat untuk 1 supplier saja.

12
7. Kontra Bon
Kontra Bon merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat faktur-
faktur pembelian barang dari supplier selama 2 minggu serta dibuat oleh account
payable. Faktur tersebut diperoleh dari receiving bersamaan dengan Receiving
Record yang diberikan setiap hari kepada account payable. Pada saat kontra bon,
biasanya supplier membawa semua faktur asli kemudian dicocokan dengan faktur
salinan/copy yang telah diterima oleh receiving untuk memeriksa kesesuaian barang
yang dikirim oleh supplier dan yang diterima oleh receiving. Sehingga terlihat
berapa jumlah uang yang harus dibayarkan kepada supplier kemudian ditulis oleh
account payable pada dokumen Kontra Bon yang terdiri dari 2 rangkap. Untuk
rangkap pertama (asli) diberikan kepada supplier dan harus dibawa dan
dikembalikan pada saat 2 minggu kemudian ketika mengambil bilyet giro.
Sedangkan rangkap kedua (salinan) dipegang oleh account payable.

8. Payment Voucher
Payment Voucher merupakan dokumen untuk mencatat utang masing –
masing supplier yang dibuat oleh bagian account payable dengan program VHP.
Dalam pembelian kredit, payment voucher ini dibuat setiap 2 minggu sekali setelah
dilakukannya kontra bon. Sehingga dalam satu dokumen payment voucher tersebut
memuat pencatatan utang kepada masing-masing supplier dalam waktu 2 minggu.

13
9. Bilyet Cheque/Giro Requestion
Dokumen permintaan giro/cek yang dibuat oleh account payable sebagai
ijin untuk melakukan pembayaran dengan giro/cek kepada supplier. Untuk supplier
dalam kota pembayarannya menggunakan giro, sedangkan untuk supplier luar kota
menggunakan cek. Pada dokumen Bilyet Cheque/Giro Requestion ini, nantinya
akan diperiksa oleh chief accountant/financial controller dan disetujui oleh general
manager dan PT. GIN Finance. PT GIN Finance tersebut merupakan perwakilan
owner untuk memeriksa semua kegiatan pembayaran di Favehotel Hyper Square
Bandung yang biasanya disebut finance owner. Ketika supplier mengambil giro,
supplier tersebut harus membubuhkan tanda tangan dan tanggal pengambilan di
kolom “Received By” pada dokumen Bilyet Giro/Cheque Requestion.

14
10. Bilyet Giro
Dokumen atau lembar bilyet giro yang ditulis oleh account payable dan
digunakan sebagai alat pembayaran kepada supplier. Bilyet giro ini sudah dapat
diberikan kepada supplier apabila telah ditandatangani oleh PT. GIN Finance.
Bilyet giro yang digunakan oleh Favehotel Hyper Square Bandung ialah dari Bank
Mandiri.

15
 11. Kuitansi dan Materai Tempel
Diberikan oleh supplier sebagai bukti telah menerima pembayaran giro dari
account payable atau dari hotel. Pada kuitansi tersebut harus terdapat tanda tangan
supplier dan meterai yang telah ditempel. Untuk pembayaran yang nominalnya
dibawah 1 juta rupiah menggunakan meterai tempel 3000 sedangkan untuk nominal
diatas 1 juta rupiah menggunakan meterai tempel 6000.

2.4 Prosedur Siklus Pengeluaran

Berikut adalah prosedur siklus pengeluaran pada Fave Hotel Hyper Square
Bandung:
1. Prosedur dimulai dengan adanya permintaan pembelian dari user dengan
adanya pembuatan PR/Purchase Requisition, khusus untuk bagian gudang
atau storekeeper harus membuat PR berdasarkan stock on hand atau barang
yang tersisa pada saat itu dimana tercatat pada Stock Card. Sedangkan untuk
departemen F&B Service & Kitchen dapat melakukan pembelian barang setiap
hari dengan membuat DML/Daily Market List
2. Kemudian dokumen PR atau DML tersebut diberikan kepada purchasing.
Purchasing menentukan supplier berdasarkan list harga yang telah diminta
ke supplier sebelumnya lalu membuat PO dan memesan serta membelikan
barang tersebut.
3. Receiving menerima barang dari purchasing, setelah barang diterima dan
sudah diperiksa kesesuaiannya kemudian membuat Receiving Record
berdasarkan faktur dari supplier. Receiving Record tersebut harus diotorisasi
oleh financial controller. Kemudian oleh financial controller diberikan

16
 kepada account payable agar dapat diproses pembayarannya.
4. Account payable kemudian melakukan kontra bon dengan mencocokkan
faktur yang diterima oleh receiving dengan faktur dari supplier. Apabila
sudah sesuai kemudian dibuat dokumen pembayarannya yaitu Payment
Voucher, Bilyet Cheque/Giro Requestion, dan bilyet giro yang harus disetujui
oleh financial controller dan general manager. Setelah semua dokumen
disetujui dan diotorisasi maka pembayaran kepada supplier dapat dilakukan
dengan memberikan bilyet giro dan supplier harus membawa kuitansi sebagai
tanda bukti telah menerima pembayaran.

2.5 Flowchart
Berikut adalah flowchart prosedur siklus pengeluaran pada favehotel hyper
square Bandung :

17
 2.6 Analisis Risiko

2.6.1 Identifikasi Risiko

Tingkat
No Aktivitas Risiko Jenis Risiko Pemilik Risiko
Risiko
1 Membeli pada harga yang Financial Risk Purchasing High (12)
melambung tinggi
2 Terjadinya penyeludupan uang Financial Risk Purchasing Moderate (8)
akibat pembelian barang
secara cash atau tunai
3 Membeli dari pemasok yang Operational Risk Purchasing Moderate (6)
tidak diotorisasi
4 Penyuapan (kickbacks) Operational Risk Purchasing Low (3)
5 Waktu kedatangan barang Operational Risk Receiving Moderate (8)

18
 yang tidak tentu
6 Barang yang datang tidak Operational Risk Receiving Moderate (9)
sesuai dengan spesifikasi
7 Supplier lupa membawa faktur Operational Risk Receiving Low (3)
8 Timbangan yang bisa rusak Operational Risk Receiving Moderate (8)
kapan saja
9 Supplier yang mengirimkan Operational Risk Receiving Moderate (8)
barang ketika hari libur (hari
Minggu)
10 Supplier yang telat mengambil Operational Risk Account Payable Moderate (4)
pembayaran
11 Kesalahan dalam faktur Financial Risk Account Payable Moderate (9)
pemasok
12 Membayar untuk barang yang Financial Risk General Cashier High (12)
tidak diterima

Risiko yang terjadi di setiap bagian tentunya berbeda karena tugas dan
pekerjaan yang dilakukannya pun berbeda. Risiko-risiko yang terjadi di bagian
purchasing yakni membeli barang pada harga yang melambung tinggi yang biasanya
sering terjadi terutama untuk buah dan sayuran, pembelian barang secara cash atau
tunai yang berarti harus menyediakan uang tunai agar bisa membelikan barang
tersebut, membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi karena perusahaan tidak
mengetahui barang yang dibeli adalah legal atau tidak, lalu adanya penyuapan
terkait pengadaan barang pada perusahaan.
Risiko yang terjadi di bagian receiving ialah kedatangan barang yang tidak
tentu dan tidak bisa diprediksi, barang bisa datang terlambat ataupun lebih cepat
serta barang yang datang bisa saja tidak sesuai dengan spesifikasi yang diminta.
Kemudian supplier bisa lupa membawa faktur sehingga belum bisa dibuat
Receiving Record karena tidak ada buktinya. Timbangan yang bisa rusak kapan
saja, karena saat menerima barang timbangan tersebut merupakan alat yang sangat
membantu terutama untuk barang yang dibeli secara kiloan misalnya sayuran,
daging, ikan dan buah. Risiko yang terakhir yaitu supplier yang mengirimkan
barang dihari libur dikhawatirkan fakturnya rusak atau hilang karena saat tanggal

19
 merah karyawan receiving libur.
Risiko yang terjadi di bagian account payable dan general cashier yaitu
adanya supplier yang telat mengambil pembayaran atau mengambil pembayaran
tidak sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan, lalu faktur pemasok yang salah
mengakibatkan perusahaan mengalami kerugian berupa pembayaran kepada
pemasok yang jumlahnya tidak sesuai, dan adanya kemungkinan membayar untuk
barang yang tidak diterima bisa terjadi karena tidak adanya pencatatan yang jelas
mengenai persediaan secara fisik. Sedangkan risiko yang terjadi pada financial
controller ialah barang yang datang tidak sesuai dengan spesifikasi.

Tabel Risk Score

Consequence Likelihood Risk Score
Kode Risiko
(a) (b) (a)*(b)
F1 Membeli pada harga 3 4 12 (High)
yang melambung tinggi
F2 Terjadinya penyeludupan 2 4 8 (Moderate)
uang akibat pembelian
barang secara cash atau
tunai
F3 Kesalahan dalam faktur 3 3 9 (Moderate)
pemasok
F4 Membayar untuk barang 4 3 12 (High)
yang tidak diterima
O1 Membeli dari pemasok yang 2 3 6 (Moderate)
tidak diotorisasi
O2 Penyuapan (kickbacks) 1 3 3 (Low)
O3 Waktu kedatangan barang 2 4 8 (Moderate)
yang tidak tentu.
O4 Barang yang datang tidak 3 3 9 (Moderate)
sesuai dengan spesifikasi.
O5 Supplier lupa membawa 1 3 3 (Low)
faktur
O6 Timbangan yang bisa rusak 2 4 8 (Moderate)
kapan saja

20
 O7 Supplier yang 2 4 8 (Moderate)
mengirimkan barang
ketika hari libur (hari
Minggu)
O8 Supplier yang telat 1 4 4 (Moderate)
mengambil pembayaran
Ket : F = Financial Risk
O = Operational Risk

Tabel Risk Assessment Matrix

Consequence
Insignificant Minor Moderate Major Catastrophic
(1) (2) (3) (4) (5)
Almost Certain
(5)
Likely O8 F2;O3;O6 F1
(4)
;O7
Likeli Possible
O2;O5 O1 O4;F3 F4
hood (3)
Unlikely
(2)
Rare
(1)

2.6.2 Penanggulangan Risiko

Setelah mengidentifikasi risiko yang terjadi, berikut adalah penanggulangan

risiko di tiap aktivitas:
Pemilik Jenis
No Aktivitas Risiko Penanggulangan Risiko
Risiko Mitigasi
1 Membeli pada harga Purchasing Purchasing harus sering Detective
yang melambung meminta list harga (dengan Control
tinggi surat penawaran harga)
kepada supplier, sehingga
jika ada kenaikan harga yang

21
 terlalu tinggi bisa
dinegosiasi.
2 Terjadinya Purchasing Utamakan membeli barang Preventive
penyeludupan uang secara kredit dan sebisa Control
akibat pembelian mungkin hindari pembelian
barang secara cash secara tunai.
atau tunai
3 Membeli dari Purchasing Melakukan pengecekan Preventive
pemasok yang tidak terlebih dahulu mengenai Control
diotorisasi informasi daftar pemasok
yang akan dipakai oleh
perusahaan.
4 Penyuapan Purchasing Melarang penerimaan hadiah Preventive
(kickbacks) dari pemasok serta harus Control
adanya rotasi pekerjaan pada
karyawan perusahaan.
5 Waktu kedatangan Receiving Menghimbau agar supplier Preventive
barang yang tidak mengirimkan barang sesuai Control
tentu dengan jadwal pengiriman
6 Barang yang datang Receiving Menghimbau agar supplier Preventive
tidak sesuai dengan mengirimkan barang sesuai Control
spesifikasi dengan spesifikasi yang
telah ditentukan.
7 Supplier lupa Receiving Faktur yang tertinggal tetap Corrective
membawa faktur harus dikirimkan pada Control
keesokan harinya.
8 Timbangan yang bisa Receiving Timbangan dijaga dengan Preventive
rusak kapan saja baik serta dilakukan Control
maintenance secara rutin.
9 Supplier yang Receiving Menghimbau agar supplier Preventive
mengirimkan barang tidak mengirimkan barang di Control
ketika hari libur (hari hari libur
Minggu)

22
10 Supplier yang telat Account Mengingatkan kembali Preventive
mengambil Payable kepada supplier terkait Control
pembayaran jadwal pembayaran. Serta
tidak adanya toleransi, jika
telat mengambil pembayaran
maka baru bisa diambil
ketika jadwal pengambilan
pembayaran selanjutnya.
11 Kesalahan dalam Account Adanya verifikasi yang Preventive
faktur pemasok Payable dilakukan oleh perusahaan Control
atas faktur pemasok. Peran
cost control juga diperlukan.
12 Membayar untuk General Melakukan pencocokan Detective
barang yang tidak Cashier seluruh faktur pemasok Control
diterima dengan dokumen yang
dimiliki perusahaan.

Risiko yang sudah teridentifikasi tentunya mempunyai peluang yang besar

untuk ditangani dengan baik karena karyawan sudah mengetahui terlebih dahulu dan
dapat mempersiapkan diri menghadapai risiko-risiko tersebut. Adapun penjabaran dari
penanggulangan risiko tersebut sebagai berikut:

 Penanggulangan risiko di bagian purchasing:

1. Purchasing meminta list harga kepada supplier setiap 2 minggu sekali agar
mengetahui apabila ada kenaikan harga terutama untuk supplier sayur dan buah
karena harganya seringkali mengalami kenaikan dan penurunan. Hal ini bisa
dilakukan dengan membuat surat penawaran harga. Sedangkan untuk barang
yang tidak sering mengalami kenaikan seperti material supplies, list harganya
akan diminta setiap 1 bulan sekali oleh purchasing.
2. Utamakan membeli barang secara kredit dan sebisa mungkin hindari membeli
secara tunai dengan cara mencari dan menanyakan barang tersebut terlebih dulu
kepada supplier yang menerima pembayarannya secara kredit. Pembelian secara
tunai adalah pilihan terakhir apabila memang barang tersebut tidak bisa
dilakukan pembelian kredit. Pembelian secara tunai ini memiliki risiko

23
 terjadinya penyeludupan uang perusahaan/hotel.
3. Melakukan pengecekan terlebih dahulu mengenai informasi daftar pemasok
yang akan dipakai oleh perusahaan dan perlu dilakukan tinjauan serta
persetujuan atas pembelian dari pemasok baru oleh financial controller.
4. Melarang penerimaan hadiah dalam bentuk apapun dari pemasok serta harus
adanya rotasi pekerjaan pada karyawan perusahaan.

 Penanggulangan risiko di bagian receiving:

1. Apabila supplier telat mengirimkan barang maka diingatkan dengan cara

menelepon supplier tersebut dan menanyakan posisi barangnya ada dimana serta
sudah dikirim atau belum. Kemudian memberitahu dan mengingatkan kembali
agar mengirim barang sesuai dengan waktu pengiriman barang yang telah
diberitahukan. Receiving pun memasang jadwal pengiriman barang untuk
supplier yang dipasang di jendela kantor receiving agar dengan mudah dapat
dilihat oleh supplier dan bila perlu bisa difoto agar tidak lupa.
2. Agar barang yang datang sesuai dengan spesifikasi maka receiving
memberitahukan kepada supplier apabila mengirimkan barang yang
spesifikasinya tidak sesuai maka tidak akan dirterima oleh pihak receiving.
Serta receiving menyimpan list spesification item terutama untuk buah dan
sayur pada dinding di area penerimaan barang. List spesificaton item tersebut
memudahkan receiving menerima barang sesuai dengan spesifikasi serta
supplier pun dapat melihat dan membaca spesifikasi tersebut sehingga
mengetahui barang seperti apa yang bisa diterima oleh hotel. Jika ada barang
yang dikirim tidak sesuai dengan spesifikasi, maka dibuatkan memo kredit agar
supplier mengirimkan kembali barang yang sesuai dengan spesifikasi.
3. Ketika supplier lupa atau tidak membawa faktur maka receiving membuat
dokumen Tanda Terima sebagai bukti bahwa barang tersebut telah diterima oleh
receiving dan mengingatkan kepada supplier harus tetap membawa faktur
tersebut pada keesokan harinya. Jika tidak ada faktur tentunya receiving tidak
bisa membuat Receiving Record karena walaupun jenis dan jumlah barangnya
sudah diketahui tetapi harganya belum diketahui. Harga barang tersebut tidak
bisa ditebak atau diperkirakan begitu saja secara sembarangan karena seringkali
terdapat perbedaan harga dengan list harga yang sudah supplier berikan kepada
purchasing, bisa ada kenaikan atau penurunan harga. Oleh karena itu, dengan

24
 tidak adanya faktur dapat menghambat pencatatan penerimaan barang dan
berdampak juga kepada pencatatan utang serta sangat mungkin terjadi barang
yang telah diterima tersebut tidak bisa diproses pembayarannya karena tidak ada
bukti/faktur dari supplier tersebut. Dengan adanya dokumen Tanda Terima
tersebut dapat mengingatkan bagi receiving maupun supplier bahwa terdapat
faktur yang belum dikirimkan ke hotel.
4. Menghindari timbangan yang rusak maka harus dijaga dan dipelihara dengan
baik serta dilakukan maintenance timbangan secara rutin. Kedepannya,
receiving akan membuat jadwal maintenance untuk timbangan karena susah
juga menerima barang apabila timbangannya rusak, terutama untuk barang yang
biasa membeli secara kiloan seperti buah, ikan, daging dan sayuran
5. Receiving harus mengingatkan kepada supplier dengan cara menelepon atau
mengirim pesan melalui SMS atau pun aplikasi whatsapp agar tidak
mengirimkan barang pada hari libur karena karyawan receivingnya pun libur.
Dikhawatirkan apabila karyawan lain yang menerima barang kualitasnya tidak
diperiksa terlebih dahulu sesuai dengan list spesification item dan faktur sangat
beresiko hilang atau mengalami kerusakan. Tetapi apabila supplier tetap
mengirimkan barang saat hari libur, receiving telah melakukan antisipasi dengan
menyediakan lubang kecil di area loading dock agar supplier dapat
memasukkan faktur ke dalamnya sehingga mencegah faktur tersebut rusak atau
hilang.

 Penanggulangan risiko di bagian account payable dan general cashier

1. Mengingatkan kembali kepada supplier terkait jadwal pembayaran. Serta tidak
adanya toleransi, jika telat mengambil pembayaran maka baru bisa diambil
ketika jadwal pengambilan pembayaran selanjutnya
2. Adanya verifikasi yang dilakukan oleh perusahaan atas faktur pemasok.
3. Melakukan pencocokan seluruh faktur pemasok dengan dokumen yang dimiliki
oleh perusahaan serta harus ada bukti tanda terima bagi setiap kegiatan yang
menggunakan dana perusahaan.

25
 BAB III
ALUR SIKLUS PENGELUARAN SETELAH PENANGGULANGAN RISIKO

3.1 Pihak Terkait

Adapun bagian-bagian yang terkait dalam siklus pengeluaran pada Fave Hotel Hyper
Square Bandung adalah:
1) General Manager
General Manager di hotel bertugas untuk mengoordinasi, mengawasi, dan
menganalisis semua aktivitas bisnis di hotel
2) Bagian atau departemen yang memerlukan barang/user
Merupakan semua bagian ataupun departemen di hotel yang membutuhkan barang
yang langsung dipakai dan tidak untuk disimpan di gudang sebagai persediaan.
3) Bagian pembelian/purchasing
Bagian yang mempunyai tanggung jawab melakukan pembelian barang kepada
supplier atau pemasok.
4) Bagian penerimaan/receiving
Bagian yang tanggung jawabnya yakni menerima barang dari supplier kemudian
diperiksa kualitas dan kuantitasnya sesuai dengan standar yang telah ditetapkan
oleh tiap perusahaan.
5) Bagian gudang/storekeeper
Bagian yang bertanggung jawab menyimpan barang yang telah diterima oleh
receiving.
6) Bagian Akuntansi
Bagian akuntansi pada perusahaan perhotelan yang terlibat dalam siklus
pengeluaran adalah Account Payable, General Cashier, Financial Controller. Dan
Accounting Department Head. Bagian ini yang terkait dengan pencatatan hutang,
pembayaran serta pengawasan mengenai perihal keuangan.
7) Bagian Cost Control
Bagian cost control bertanggungjawab melakukan control terhadap beban keuangan
hotel. Kewenangan seorang cost control ini adalah membatasi jumlah pembelian
dan permintaan pembelian yang berasal dari divisi lain agar tidak terjadi over
budget.
26
3.2 Dokumen Terkait
1. Purchase Requisition/PR
Purchase requisition adalah dokumen permintaan barang yang berasal dari
departemen yang membutuhkan barang/user yang nantinya diberikan kepada
purchasing. Pada dokumen PR ini yang harus diisi oleh user ialah kolom
“Departement”, “Date”, “Quantity”, “Unit”, “Description” dan “Reason For
Requisition” serta tanda tangan departemen head pada “Requested Department”.
Setelah semua kolom tersebut diisi kemudian ditandatangani oleh user department
head lalu diberikan kepada purchasing, apabila tidak lengkap pengisiannya maka
akan dikembalikan lagi kepada departemen terkait untuk dilengkapi pengisiannya
agar pembelian dapat dilanjutkan. Sedangkan purchasing hanya mengisi kolom
“Last Purchased”, “Supplier Quotation”, “Name of Suppliers” dan tanda tangan di
kolom “Purchasing”.
Khusus untuk bagian gudang/storekeeper harus membuat PR berdasarkan
dokumen Stock Card. Dimana Stock Card merupakan dokumen yang digunakan
untuk mencatat keluar masuknya barang di gudang sehingga akan terlihat berapa
sisa barang yang ada di gudang pada saat itu (stock on hand/SOH). Dokumen ini
memudahkan storekeeper untuk memesan barang yang persediaannya mendekati
angka minimum.

2. Daily Market List/DML

DML yaitu dokumen permintaan pembelian barang harian yang dibuat oleh
departemen Kitchen/Food Beverage Production dan Food Beverage Service dimana
barang yang diminta biasanya barang jenis perishable seperti sayuran, buah-buahan,
telur, ikan, susu, keju. DML ini tidak ditulis tangan secara manual, tetapi dibuat
dengan software di dalam komputer yang bernama VHP (Visual Hotel Program)
dimana yang bisa membuatnya hanya departemen Kitchen & FB Service. Nantinya
DML ini akan di cetak kemudian ditandatangani oleh departement head kitchen
atau Executive Chef pada kolom “Prepared By” kemudian diberikan kepada
purchasing. Purchasing kemudian memilih dan menentukan supplier untuk setiap
barang dan langsung dibelikan. Pembelian barang berdasarkan dokumen DML ini
tidak perlu dilengkapi Purchase Order/PO sehingga nanti receiving menerima
barang berdasarkan PO tersebut. Ketika barang telah diterima semua maka
receiving menandatangani kolom “Checked by” kemudian diberikan ke purchasing

27
kembali untuk diperiksa kemudian ditandatangani pada kolom “Verified by” setelah
itu barulah di setujui oleh Financial Controller pada kolom “Approved by”.

3. Surat Permintaan Penawaran Harga

Dokumen yang digunakan untuk meminta penawaran harga barang kepada
supplier yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali. Dokumen ini diperlukan
untuk menghindari pembelian barang yang harganya melambung tinggi.

4. Purchase Order/ PO
PO merupakan dokumen yang digunakan untuk melakukan pembelian
barang kepada supplier yang dipilih berdasarkan PR yang telah dibuat. Dokumen
ini dibuat oleh purchasing dengan menggunakan program VHP di komputer
sebelum melakukan pemesanan barang. Kemudian harus disetujui oleh departement
head user, financial controller/chief accounting dan general manager setelah itu
barang tersebut bisa dibelikan. Berdasarkan hasil observasi penulis, PO merupakan
dokumen yang sering lupa atau terlambat dibuat karena apabila dokumen PR telah
disetujui dan ditandatangani oleh financial controller/chief accounting dan general
manager maka PO ini sudah pasti disetujui dan ditandatangani. Sehingga dengan
alasan sudah pasti disetujui ata ditanda tangani tersebut maka pembuatan PO ini
sering disepelekan dan akhirnya lupa atau terlewat oleh purchasing. Tetapi tetap
saja berdasarkan prosedur, PO ini harus dibuat sebagai dokumen resmi untuk
supplier bahwa ada perintah pembelian yang telah disetujui oleh semua pihak.

5. Faktur/Invoice Copy dari Supplier

Pada saat mengirimkan barang, supplier harus membawa faktur/invoice
sebagai bukti bahwa barang tersebut telah dikirimkan oleh supplier dan diterima
oleh receiving. Apabila barang telah diterima, faktur tersebut akan ditandatangani
dan dicap “RECEIVED” oleh receiving kemudian mengambil faktur lembar ke 2
(salinan/copy). Sedangkan yang asli diberikan kepada supplier agar fakturnya
dibawa kembali pada saat kontra bon dan dicocokkan untuk menentukan jumlah
pembayaran

6. Tanda Terima
Tanda terima merupakan dokumen yang digunakan apabila supplier lupa
membawa faktur/invoice sebagai bukti sementara bahwa barangnya telah diterima
tetapi masih menunggu faktur/invoice dari supplier. Dokumen tanda terima ini

28
terdiri dari 2 rangkap, dimana lembar pertama (asli) diberikan kepada supplier
sebagai yang menerima barang dan supplier pun harus menandatanganinya.
Sedangkan receiving membubuhkan tanda tangan pada kolom “Diserahkan Oleh”
sebagai yang menyerahkan dokumen tersebut dan memgang lembar kedua
(salinan).

7. Receiving Record/RR
Receiving record yaitu dokumen berupa laporan penerimaan barang yang
dibuat ketika receiving telah menerima barang dan faktur copy dari supplier serta
telah mendistribusikannya kepada user. Pembuatan Receiving Record ini dibuat
berdasarkan faktur dan tentunya sesuai dengan PO atau DML. Receiving Record ini
dibuat menggunakan program VHP pada komputer kemudian di cetak setelah itu
ditandatangani oleh receiving pada kolom “Received by” & “Quality Checked by”
kemudian diberikan kepada financial controller untuk disetujui. Untuk
memudahkan pencatatan dan melakukan pembayaran kepada supplier, setiap 1
receving record ini dibuat untuk 1 supplier saja.

8. Kontra Bon
Kontra Bon merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat faktur-
faktur pembelian barang dari supplier selama 2 minggu serta dibuat oleh account
payable. Faktur tersebut diperoleh dari receiving bersamaan dengan Receiving
Record yang diberikan setiap hari kepada account payable. Pada saat kontra bon,
biasanya supplier membawa semua faktur asli kemudian dicocokan dengan faktur
salinan/copy yang telah diterima oleh receiving untuk memeriksa kesesuaian barang
yang dikirim oleh supplier dan yang diterima oleh receiving. Sehingga terlihat
berapa jumlah uang yang harus dibayarkan kepada supplier kemudian ditulis oleh
account payable pada dokumen Kontra Bon yang terdiri dari 2 rangkap. Untuk
rangkap pertama (asli) diberikan kepada supplier dan harus dibawa dan
dikembalikan pada saat 2 minggu kemudian ketika mengambil bilyet giro.
Sedangkan rangkap kedua (salinan) dipegang oleh account payable

9. Memo Kredit
Dokumen ini diisi oleh bagian purchasing yang memberikan otorisasi untuk
mengirimkan kembali barang yang telah dibeli oleh hotel. Dokumen ini diperlukan
agar supplier tidak lupa untuk mengantarkan barang yang sesuai dengan spesifikasi

29
yang dibutuhkan hotel apabila barang yang diantarkan sebelumnya tidak sesuai.

10. Payment Voucher

Payment Voucher merupakan dokumen untuk mencatat utang masing –
masing supplier yang dibuat oleh bagian account payable dengan program VHP.
Dalam pembelian kredit, payment voucher ini dibuat setiap 2 minggu sekali setelah
dilakukannya kontra bon. Sehingga dalam satu dokumen payment voucher tersebut
memuat pencatatan utang kepada masing-masing supplier dalam waktu 2 minggu.

11. Bilyet Cheque/Giro Requestion

Dokumen permintaan giro/cek yang dibuat oleh account payable sebagai
ijin untuk melakukan pembayaran dengan giro/cek kepada supplier. Untuk supplier
dalam kota pembayarannya menggunakan giro, sedangkan untuk supplier luar kota
menggunakan cek. Pada dokumen Bilyet Cheque/Giro Requestion ini, nantinya
akan diperiksa oleh chief accountant/financial controller dan disetujui oleh general
manager dan PT. GIN Finance. PT GIN Finance tersebut merupakan perwakilan
owner untuk memeriksa semua kegiatan pembayaran di Favehotel Hyper Square
Bandung yang biasanya disebut finance owner. Ketika supplier mengambil giro,
supplier tersebut harus membubuhkan tanda tangan dan tanggal pengambilan di
kolom “Received By” pada dokumen Bilyet Giro/Cheque Requestion.

12. Bilyet Giro

Dokumen atau lembar bilyet giro yang ditulis oleh account payable dan
digunakan sebagai alat pembayaran kepada supplier. Bilyet giro ini sudah dapat
diberikan kepada supplier apabila telah ditandatangani oleh PT. GIN Finance.
Bilyet giro yang digunakan oleh Favehotel Hyper Square Bandung ialah dari Bank
Mandiri.

13. Kuitansi dan Materai Tempel

Diberikan oleh supplier sebagai bukti telah menerima pembayaran giro dari
account payable atau dari hotel. Pada kuitansi tersebut harus terdapat tanda tangan
supplier dan meterai yang telah ditempel. Untuk pembayaran yang nominalnya
dibawah 1 juta rupiah menggunakan meterai tempel 3000 sedangkan untuk nominal
diatas 1 juta rupiah menggunakan meterai tempel 6000.

30
 3.3 Flowchart
Berikut adalah flowchart siklus pengeluaram favehotel hyper square setelah
penanggulangan risiko :

31
 Berikut adalah prosedur siklus pengeluaran pada Fave Hotel Hyper Square
Bandung:
1. Prosedur dimulai dengan adanya permintaan pembelian dari user dengan
adanya pembuatan PR/Purchase Requisition sebanyak 3 rangkap. PR dibuat
rangkap tiga dan didistribusikan kepada cost control sebagai alat kontrol,
purchasing sebagai dasar untuk membuat PO dan yang terakhir kepada
gudang atau user yang meminta barang. PR khusus untuk bagian gudang atau
storekeeper harus membuat PR berdasarkan stock on hand atau barang yang
tersisa pada saat itu dimana tercatat pada Stock Card. Sedangkan untuk
departemen F&B Service & Kitchen dapat melakukan pembelian barang setiap
hari dengan membuat DML/Daily Market List
2. Kemudian dokumen PR atau DML tersebut diberikan kepada purchasing.
Purchasing membuat surat permintaan penawaran harga kepada supplier
untuk mengetahui harga tiap barang yang akan dipesan untuk menghindari
pemesanan barang dengan biaya yang melambung tinggi. Purchasing
menentukan supplier berdasarkan list harga yang telah diminta ke supplier
sebelumnya lalu membuat PO yang harus mendapatkan persetujuan
accounting department head, cost control, dan general manager.

3. PO dibuat 3 rangkap untuk didistribusikan kepada supplier yang

ditunjuk/dipilih, receiving sebagai dasar menerima barang, kemudian setelah
barang diterima receiving akan memberikan PO tersebut kepada account
payable sebagai dasar untuk melakukan pencatatan utang serta untuk
purchasing dan disimpan sebagai arsip. Jika PO sudah disetujui barulah
purchasing memesan serta membelikan barang tersebut.
4. Receiving menerima barang berdasarkan salinan PR dan PO atau DML dari
purchasing, setelah barang diterima dan sudah diperiksa kesesuaiannya
kemudian membuat Receiving Record berdasarkan faktur dari supplier.
Apabila barang tidak sesuai dengan spesifikasi maka akan diterbitkan memo
kredit agar supplier mengirimkan kembali barang yang sesuai dengan
spesifikasi. Receiving Record harus diotorisasi oleh financial controller.
Kemudian oleh financial controller diberikan kepada account payable agar
dapat diproses pembayarannya.

32
5. Account payable kemudian melakukan kontra bon dengan mencocokkan
faktur yang diterima oleh receiving dengan faktur dari supplier. Apabila
sudah sesuai kemudian dibuat dokumen pembayarannya yaitu Payment
Voucher, Bilyet Cheque/Giro Requestion, dan bilyet giro yang harus disetujui
oleh financial controller dan general manager. Setelah semua dokumen
disetujui dan diotorisasi maka pembayaran kepada supplier dapat dilakukan
dengan memberikan bilyet giro dan supplier harus membawa kuitansi sebagai
tanda bukti telah menerima pembayaran.

33
 DAFTAR PUSTAKA

Amalia, Nurul. 2019. Analisis Pengendalian Internal pada Siklus Pembelian di

Favehotel Hyper Square Bandung. Sekolah Tinggi Pariwisata. Bandung.

Ikhsan, Arfan & Prianthara, Ida Bagus Teddy. 2008. Sistem Akuntansi Perhotelan.
Edisi Pertama Jilid Pertama. Yogyakarta: Graha Ilmu.

Romney, Marshall B. dan Steinbart, Paul Jhon, (2016). Sistem Informasi Akuntansi.
Diterjemahkan oleh Kikin dan Novita, Salemba Empat, Jakarta.

34