Siklus Pembelian

SIKLUS PENGELUARAN (PEMBELIAN)

1.
1)
2)
3)
4)
5)
2.
1)
2)
3)
4)
3.
1)
2)
3)
4)
5)

PEMBELIAN DALAM PERUSAHAAN

Secara umum, pembelian dalam perusahaan antara lain meliputi:
Pembelian barang dagangan.
Pembelian bahan baku dan bahan pembantu.
Pembelian supplies (bahan habis pakai).
Pembelian peralatan.
Pembelian aktiva tetap.
DOKUMEN DAN CATATAN DALAM PEMBELIAN TUNAI
Dokumen yang digunakan dalam transaksi pembelian tunai adalah sebagai berikut:
Surat permintaan pembelian.
Blanko kas bon.
Faktur pembelian tunai.
Blanko penyelesaian kas bon.
DOKUMEN DAN CATATAN DALAM PEMBELIAN KREDIT
Dokumen yang digunakan dalam transaksi pembelian kredit adalah sebagai berikut:
Surat permintaan pembelian.
Surat order pembelian.
Nota retur.
Faktur pembelian.
Bukti kas keluar.

4. AKTIVITAS PEMBELIAN
Aktivitas pembelian dapat disebut dengan prokuremen. Prokuremen merupakan suatu
proses bisnis yang diawali dengan pemilihan sumber daya,aktivitas pembuatan order, dan
perolehan barang atau jasa dari pemasok yang dilakukan oleh perusahaan.
Untuk lebih jelasnya, aktivitas prokuremen/pembelian, secara umum dapat diuraikan
sebagai berikut :
1)

Menentukan Kebutuhan Produk/jasa (permintaan pembelian)

Timbulnya kebutuhan akan produk/jasa dalam suatu perusahaan biasanya diperoleh dari
dokumen permintaan pembelian (PP) yang dikirimkan bagian produksi atau bagian
persediaan untuk memenuhi tersedianya produk yag diminta dalam divisinya masing-masing.
Permintaan pembelian merupakan dokumen internal yang dibuat untuk meminta sesuatu pada
suatu bagian tertentu.
2) Memilih Sumber Daya
Aktivitas ini dilakukan bagian pembelian untuk memilih jenis sumber daya yang
dibutuhkan/diminta dan menyortir apakah permintaan tersebut dapat disetujui atau tidak.
3) Memilih Pemasok

4)

5)

6)

7)

5.

Proses pemilihan ini dilakukan dengan pertimbangan untuk mendapatkan barang/jasa

yang berkualitas dan harga yang telah disepakati bersama.
Menerbitkan Pesanan Pembelian
Pesanan pembelian dapat dilakukan dengan cara menerbitkan Dokumen pesanan
pembelian yang dikirimkan pemasok kebagian pembeli. Dokumen pesanan pembelian
mengidentifikasikan pemasok dengan mengimpormasikan barang yang dipesan, jumlah,
harga, tanggal pengiriman, jangka waktu pengiriman, dan jangka waktu pembayaran yang
diinginkan oleh perusahaan.
Penerimaan Barang
Barang yang dikirimkan konsumen diterima perusahaan oleh bagian penerimaan barang.
Bagian penerimaan barang akan melakukan pengecekan secara fisik jumlah barang yang
dikirimkan dicocokan dengan dokumen pengirimannya. Apabila barang yang diterima telah
sesuai dengandokumen pengiriman dan dokumen pesanan pembeliannya maka bagia
penerimaan barang akan membuat laporan penerimaan barang.
Verifikasi Faktur
Verifikasi faktur dilakukan ketika perusahaan akan melakukan pembayaran kepada
pemasok. Faktur harus diperiksa dan dicocokan dengan dokumen penerimaan barang dan
dokumen pesanan pembelian.
Pembayaran dengan Pemasok
Apabila dokumen pemasok sudah cocok maka perusahaan akan melakukan pembayaran
dengan pemasok. Pembayaran dapat dilakukan sesuai dengan jangka waktu pembayara dan
persyaratan yang ditentukan dalam pesanan pembelian.

5)
6)
7)
8)
9)

RISIKO DALAM SIKLUS PEMBELIAN

Sistem impormasi pembelian dibangun dengan tujuan untuk:
Memasikan bahwa perusahaan membeli barang yang dibutuhkan dengan tepat waktu.
Memastikan bahwa pwrusahaan tidak terlambat membayar utang yang telah jatuh tempo.
Memastikan bahwa perusahaan membayar utang untuk barang yang benar-bebar diterima.
Memastikan bahwa tidak ada peluang kecurangan dalam siklus pembelian yang dapat
dimanfaatkan oleh karyawan.
Sedangkan resiko dalam siklus pembelian antara lain meliputi:
Perusahaan kehabisan stok barang karena terlambat memesan barang kepada pemasok.
Salah membeli barang yang tidak dibutuhkan.
Salah membeli barang yang harganya terlalu mahal.
Bagian penerimaan barang menerimaan pesanan yang tidak sesuai (tidak sesuai dalam
jumlah atau jenis).
Salah tagih.
Lalai tidak membayar utang.
Lalai membayar dua kali untuk satu utang yang sama.
Data pembelian jatuh ke tangan pihak yang tidak dikehendaki.
Kerusakan data karena ada virus atau karena kerusakan hardware komputer.

6.

PENGENDALIAN UNTUK SIKLUS PEMBELIAN

1)
2)
3)
4)

1)
2)
3)
4)

1)
2)

3)

4)
5)
6)
7)

8)
9)
10)
11)
12)
13)

a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
7.

Pengendalian diharapkan dapat meminimalkan setiap resiko.pengendalian yang dapat

diterapkan dalam siklus pembelian antara lain:
Bagian pembelian perlu menganalisis perputaran setiap jenis persediaan untuk mengetahui
persediaan yang laris dan digemari oleh pelanggan.
Perusahaan perlu meminta penawaran harga dari beberapa pemasok. Untuk pengeluaran
besar perusahaan dapat melakukan lelang untuk mendapatkan harga yang bagus. dengan
adanya penawaran harga lebih dari satu pemasok, maka pemasok yang tidak efisien akan sulit
bersaing dengan pemasok yang bersih.
Perusahaan perlu merancang surat permintaan pembelian untuk memastikan bahwa
departemen pembelian hanya membeli barang yang memang dibutuhkan departemen lain
atau membeli barang dagangan yang memang laris.
Perusahaan perlu memiliki surat order pembelian untuk merekam transaksi pemesanan
barang kepada pemasok.
Perusahaan perlu memastikan bahwa penerimaan barang benar-benar mengecek barang
yang datang dan menghitung jumlah barang yang datang.
Akuntan perlu memiliki arsip faktur pembelian berdasarkan tanggal jatuh tempo faktur.
Bagian utang hanya akan memproses pembayaran utang hanya jika sudah menerima bukti
penerimaan barang dari bagian penerimaan barang. Dengan demikian, utang dilunasi setelah
barang diterima.
Akuntan perlu mengarsip faktur bersama dengan nota retur, sehingga akuntan memiliki
informasi pasti mengenai berapa utang kepada pemasok dan berapa yang harus dibayar.
Bagian utang harus melakukan pengecekan atas kebenaran perhitungan dalam faktur dari
pemasok.
Bagian utang harus mengarsip faktur yang belum lunas terpisah dari faktur yang sudah lunas.
Perusahaan harus memastikan bahwa terdapat pemisahan antara bagian pembelian, bagian
penerimaan barang, dan bagian yang berwenang untuk menandatangani cek.
Data pembelian, maupun data pengeluaran kas perlu dibackup secara teratur.
File pembelian dan pengeluaran kas seharusnya hanya boleh diakses oleh karyawan yang
berwenang.
Pengendalian untuk siklus transaksi pembelian menurut Bodnar meliputi aktivitas :
Permintaan pembelian dan penerimaan barang.
Aktivitas pembelian.
Aktivitas penerimaan barang.
Pencatatan utang dagang.
Aktivitas pembayaran utang dagang/pengenluaran kas.
Aktivitas pencatatan transaksi pada buku besar.
Aktivitas pemeriksaan internal (audit internal).

INFORMASI YANG DIHASILKAN DALAM SIKLUS PEMBELIAN

Salah satu tujuan sistem informasi pembelian adalah untuk menghasilkan ragam
informasi yang dapat membantu perusahaan untuk mengambil keputusan. Berikut beberapa
informasi yang mestinya bisa dihasilkan oleh sebuah sistem informasi pembelian:
1) Saldo utang setiap pemasok.

2)
3)
4)
5)

A.

a.
b.
c.

1.
2.
3.
4.
5.

Tabel umur utang.

Utang yang hampir jatuh tempo.
Total pembelian per bulan.
Retur pembelian per bulan.

SIKLUS PENGELUARAN BAGIAN II

PROSEDUR PEMROSESAN PENGGAJIAN DAN AKTIVA TETAP
GAMBARAN UMUM AKTIVITAS PENGGAJIAN
Pemrosesan gaji pada kenyataannya merupakan sistem pembelian kasus khusus. Secara
teori, cek gaji dapat diproses melalui sistem utang usaha dan pengeluaran kas reguler.
Namun, karena alasab kepraktisan, pendekatan ini memliki sejumlah kekurangan, antara
lain :
Perusahaan dapat mendesain prosedur pengeluaran umum yang diterapkan untuk semua
pemasok. Akan tetapi, prosedur penggajian sangat berbeda antar karyawan.
Penulisan cek kepada karyawan memerlukan pengendalian khusus. Penipuan pembayaran
gaji lebih mudah ditutupi ketika cek gaji dikombinasikan dengan cek untuk untuk kegiatan
dagang.
Prosedur pengeluaran umum didesain untuk mengakomodasi arus transaksi yang relatif
lancar. Perusahaan bisnis secara konstan membeli persediaan dan pengeluaran kas untuk para
pemasok.
SISTEM PENGGAJIAN MANUAL
Personalia, departemen personalia menyiapkan dan menyerahkan ke departemen penggajian
berbagai formulir kegiatan personalia (personnel action form). Dokumen tersebut
mengidentifikasi para karyawan yang diotoritas untuk menerima cek pembayaran dan
digunakan untuk menunjukkan perubahan dalam tingkat gaji per jam, pemotongan, dan
klasifikasi pekerjaan.
Produksi, karyawan produksi menyiapkan dua jenis kartu catatan waktu kerja (time record):
kartu pekerjaan dan kartu waktu. Kartu pekerjaan (job ticket) berisi total jumlah waktu yang
dihabiskan oleh setiap pekerja disetiap pekerjaan produksi. Dokumen ini dikirim ke bagian
akuntansi biaya (siklus konversi), dimana dokumen tersebut digunakan untuk mengalokasikan
beban tenaga kerja langsung ke akun WIP. Kartu waktu (time record) berisi total waktu kerja
karyawan di tempat kerja. Kartu ini dikirim ke bagian penggajian untuk menghitung jumlah
cek pembayaran karyawan tersebut.
Akuntansi biaya, departemen akuntansi biaya menggunkan kartu pekerjaan untuk
mengalokasikan biaya tenga kerja ke akun WIP sebagai tenaga kerja langsung atau overhead.
Pembebanan ini dirangkum dalam rangkuman distribusi tenaga kerja (labor distibution
summary) dan diteruskan ke departemen buku besar umum.
Penggajian, departemen penggajian menerima tarif pembayaran dan data pemotongan gaji
dari departemen personalia dan data jam kerja dari departemen produksi. Staf administrasi di
departemen ini melakukan pekerjaan berikut :
Menyiapakan daftar gaji (payroll register) yang menunjukkan pembayaran bruto,
pemotongan, pembayaran lembur, dan pembayaran bersih.
Memasukkan informasi di atas ke catatan penggajian karyawan (employee payroll records)
Menyiapakan cek gaji (paychek) untuk karyawan
Mengirim cek gaji ke pengeluaran kas dan salinan daftar gaji ke utang.
Menyimpan kartu waktu, formulir kegiatan personalia, dan salinan daftar gaji.

Departemen utang staf administrasi utang usaha (accounts payable) memeriksa kebenaran
daftar gaji dan menyiapkan dua salinan tanda terima pengeluaran kas sejumlah gaji tersebut.
Satu salinan, bersama dengan daftar gaji, dikirim ke pengeluaran kas. Salinan lainnya dikirim
ke departemen buku besar umum.
Pengeluaran kas, manajer di bagian pengeluaran kas menerima cek-cek
penggajian,memeriksanya, dan kemudian menandatanganinya, lalu mengirimnya ke pusat
pembayaran untuk didistribusikan ke para karyawan. Staf admnistrasi menerima tanda terima
pengeluaran kas dan daftar gaji. Stu cek untuk seluruh jumlah gaji ditulis dan disetor ke akun
dana gaji (payroll imprest account). Cek gaji karyawan tersebut ditarik dari akun, yang
digunkan hanya untuk penggajian. Dana harus ditransfer dari akun kas umum ke akun dana
gaji ini sebelum cek pembayaran dicairkan. Akhirnya, staf tersebut mengirimkan satu salinan
cek dengan tanda terima pengeluaran kas dan daftar gaji ke departemen utang, di mana
semuanya itu akan disimpan.
Pengeluaran besar umum, departemen buku besar umum menerima rangkuman distribusi
tenaga kerja dari bagian akuntansi biaya dan tanda terima pengeluaran kas dari utang usaha.
Yanda terima pengeluaran kas menunjukkan total jumlah gaji terutang dan perinciannya ke
dalam kas, utang pajak, dan pengurangan lainnya.
B.

1.
2.
3.
4.

PENGENDALI PENGGAJIAN
Otorisasi transaksi, formulir kegiatan personalia memberikan pengendalian otorisasi yang
penting dalam sistem penggajian. Yang berguna untuk mencegah penipuan penggajian
dengan mengidentifikasi karyawan yang diotorisasi.
Pemisahan tugas, fungsi penjagaan waktu harus dipisahkan dari fungsi personalia.
Departemen personalia memberikan informasi tarif pembayran ke bagian penggajian untuk
karyawan yang dibayar per jam. Kisaran tarif pembayaran dapat didasarkan pada
pengalaman, klasifikasi pekerjaan, senioritas, dan kelebihan lainnya. Jika informasi ini
disediakan langsung oleh departemen produksi, karyawan dapat mengubah informasi dan
melakukan penipuan. Untuk mengendalikan hal ini, informasi tarif pembayaran harus datang
dari sumber independen-departemen personalia.
Supervisi, wilayah lain yang beresiko adalah penjagaan waktu. Kadang-kadang karyawan
memasukkan kartu untuk karyawan lain yang terlambat atau absen.supervisor harus
mengamati proses ini dan merekonsiliasikan kartu waktu dengan kehadiran aktual.
Catatan akuntansi, jejak audit untuk penggajian meliputi dokumen-dokumen berikut:
Kartu waktu, kartu pekerjaan, dan bukti kas keluar.
Informasi jurnal, yang berasal dari rangkuman distribusi tenaga kerja dan daftar gaji.
Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan karyawan dan berbagai akun pengeluaran.
Akun buku besar umum: pengendali penggajian, kas, dan akun dana gaji.
Pengendalian akses, aktiva yang berkaitan dengan sistem penggajian adalah tenaga kerja
dan kas. Keduanya dapat disalahgunakan melalui akses yang tidak benar ke catatan
akuntansi. Individu yang tidak jujur dapat memalsukan jumlah tenaga kerja melalui kartu
waktu sehinggadapat menggelapkan uang kas. Pengendalian atas akses ke dokumen sumber
dan catatan dalam sistem pembayaran hal penting, seperti halnya dalam semua siklus
pengeluaran.
Verifikasi independen berikut ini contoh-contoh pengendalian verifikasi independen dalam
sistem penggajian : a) verifikasi jam kerja, b) pengurus pembayaran (paymaster), c) utang
usaha, d) buku besar umum.

C. SISTEM PENGGAJIAN BERBASIS KOMPUTER

a.

Otomatisasi sistem penggajian menggunakan pemrosesan batch

Karena sistem penggajian tidak sering dilakukan (mingguan atau bulanan), sistem tersebut
sering kali cocok dengan pemrosesan batch atau file berurutan. Departemen pemrosesan data
menerima formulir kegiatan personalia, kartu pekerjaan, kartu waktu, yang dikonversi
ke file digital. Program komputer batch melakukan pencatatan dengan terperinci, penulisan
cek, dan fungsi buku besar.
Implikasi pengendali, kekuatan dan kelemahan dari sistem ini sama dengan kekuatan dan
kelemahan dalam sistem pengeluaran umum yang dibahas sebelumnya. Sistem ini
mengedepankan keakuratan akuntansi dan mengurangi kesalahan dalam menulis cek. Selain
itu, untuk banyakjenis organisasi, tingkat teknologi ini cukup memadai.
b. Merekayasa ulang sistem penggajian
Untuk perusahaan berukuran sedang dan besar, pemrosesan gaji seringkali distukan dalam
sistem manajemen sumber daya manusia-MSDM (human resource management-HRM).
Sistem MSDM menangkap dan memproses sejumlah besar data yang berkaitan dengan
personalia, termasuk tunjangan karyawan, perencanaan tenaga kerja, relasi tenaga kerja,
keterampilan tenaga kerja, kegiatan personalia(tarif pembayaran, pemotongan, dan lain-lain),
juga gaji. Sistem MSDM harus menyediakan akses real-time ke file personalia untuk tujuan
mencari keterangan secara langsung dan untuk perubahan catatan dalam status karyawan
pada saat terjadinya. Sistem ini berbeda dari sistem otomatisasi sederhana dalam hal-hal
berikut : 1) departemen operasi mengirim transaksi ke pemrosean data melalui terminal, 2)
file akses langsung digunakan untuk penyimpanan data, dan 3) banyak proses sekarang
dilakukan secara real time.
Personalia, departemen personalia melakukan perubahan dalam file karyawan secara realtimemelalui terminal. Perubahan ini termasuk penambahan karyawan baru, penghapusan
karyawan yang sudah tidak bekerja, perubahan jumlah keluarga karyawan, perubahan
pemotongan gaji, dan perubahan status pekerjaan (tarif pembayaran).
Akuntansi biaya, departemen akuntansi biaya memasukkan data biaya pekerjaan (realtime atau setiap hari) untuk menciptakan file pemanfaatan tenaga kerja (labor usage file).
Penjagaan waktu, ketika menerima kartu waktu yang sudah disetujui dari supervisor pada
tiap akhri minggu, departemen penjagaan waktu membuat file kehadiran (attendance file)
saat ini.
Pemrosesan data, pada akhir periode kerja, tugas-tugas berikut ini dilakukan dalam batch:
1. Biaya tenaga kerja didistribusikan ke berbagai WIP, overheaddan akun biaya.
2. File rangkuman distibusi tenaga kerja on-line diciptakan. Salinan dari file ini dikirim ke
departemen akuntansi biaya dan buku besar umum.
3. Daftar gaji on-line diciptakan dari file kehadiran ke file karyawan (employee file).
Salinan dari file ini dikirim ke departemen utang dan pengeluaran kas.
4. File catatan karyawan diperbarui.
5. cek penggajian disiapkan dan ditandatangani. Sek tersebut dikirim ke bendahara untuk
diperiksa dan direkonsiliasikan dengan daftar gaji. Cek pembayaran ini kemudian
didistribusikan ke para karyawan.
6. File bukti pengeluaran diperbarui dari satu cek disiapkan utnuk dana yang akan ditransfer
ke akun dana gaji. Cek dan salinan bukti pengeluaran dikirim kedepartemen pengeluaran kas.
Satu salinan bukti pengeluaran dikirim ke departemen pengeluaran kas, satu salinan yang
terakhir dikirim ke departemen utang.
7. Pada akhir pemrosesan, sistem tersebut menerima file rangkuman distribusi tenaga kerja
dan filebukti pengeluaran dan memperbarui file buku besar.
Implikasi pengendalian, fitur sistem penggajian dengan elemn-elemen realtime memberikan banyak keuntungan operasional, seperti yang didiskusikan sebelumnya,
termasuk pengurangan jeda waktu anatara terjadinya peristiwa dan pencatatan, kertas kerja,
dan tenaga kerja admnistrasi. Bentuk ini juga membawa impilkasi pengendalian. Banyak

D.

1.
2.
3.
4.

pekerjaan yang dulunya dilakukan oleh tenaga manusia sekarang dilakukan oleh komputer.
Sistem ini berbasis komputer pasti menghasilkan catatan yang memadai untuk verifikasi
independen dan tujuan audit. Akhirnya, pengendalian harus didesain untuk melindungi akses
yang tidak diotorisasi ke file data dan program komputer.
SISTEM AKTIVA TETAP
Activa tetap adalah property, pabrik, dan peralatan yang digunakan dalam operasi bisnis.
Item-item ini relative permanen dan sering kali secara kolektif mencerminkan investasi
keuangan terbesar perusahaan. Sistem aktiva tetap perusahaan memproses transaksi yang
berkaitan dengan akuisisi, pemeliharaan, dan penghapusan aktiva tetap. Sistem yang efektif
akan mendukung keputusan manajemen, pelaporan keuangan, dan pelaporan ke pihak yang
berwenang, dan juga akan memiliki pengendalian internal yang memadai. Tujuan spesifik
dari sistem aktiva tetap adalah :
Memproses akuisisi aktiva tetap ketika diperlukan dan sesuai dengan persetujuan dan
prosedur manajemen formal.
Mempertahankan catatan akuntansi yang memadai dari akuisisi, biaya, deskripsi dan lokasi
fisik aktiva di dalam organisasi.
Mempertahankan catatan depresiasi yang akurat untuk aktiva-aktiva yang dapat disusutkan
sesuai dengan metode-metode yang wajar.
Menyediakan informasi bagi pihak manajemn yang dapat membantu merencanakan investasi aktiva di masa yang akan
datang.

5. Mencatat penghapusan akitiva tetap dengan benar.

Sistem aktiva tetap memiliki beberapa karakteristik yang sama dengan siklus pengeluaran.
Tetapi, ada dua perbedaan penting yang membedakan sistem ini. Pertama, siklus pengeluaran
memproses akuisisi rutin untuk persediaan bahan baku untuk fungsi produksi dan persediaan
barang jadi untuk fungsin penjualan. Sistem aktiva tetap memproses transaksi non rutin untuk
sekelompok besar pengguna dalam perusahaan.
Perbedaan kedua diantara sistem ini adalah perusahaan biasanya memperlakukan akuisisi
persediaan sebagai biaya periode lancer, namun mengapitalisasikan aktiva tetap yang
menghasilkan manfaat untuk periode jangka panjang. Karena umumnya produktivitas aktiv a
tetap lebih dari satu tahun, biaya akuisisnya dibebankan selama umurnya dan disusutkan
sesuai dengan konvensi dan peraturan akuntan dan prosedur mencocokkan yang bukan
merupakan bagian dari sistem pengeluaran rutin.
Akuisisi Aktiva Tetap
Akuisis aktiva biasanya dimulai dari manajer departemen (pengguna) yang melihat
kebutuhan untuk mendapatkan aktiva tetap yang baru. Prosedur otorisasi dan persetujuan
yang terlibat dalam transaksi ini akan bergantung pada biaya aktiva tersebut. dalam
keputusan ini, manajer departemen sering kali memiliki otoritas dan menyetujui pembelian
aktiva tetap yang tidak mahal. Namun demikian, untuk pengeluaran modal diatas batas
materialitas yang ditetapkan manajer tersebut harus meminta persetujuan eksplisit. Biasanya
hal ini melibatkan analisis manajemn modal formal untuk mengevaluasi biaya dan manfaat
dari permintaan tersebut. sebagai bagian dari analisis ini, manajemen sering meminta
penawaran dari beberapa pemasok.
Setelah permintaan disetujui dan pemasok dipilih, pekerjaan akuisisi aktiva tetap mirip
dengan proses siklus pengeluaran . terdapat dua perbedaan penting. Pertama, deparemen
penerimaan mengirim aktiva tersebut ke pengguna atau manajer yang bersangkutan, bukan ke
took pusat atau gudang. Kedua, deparemen aktiva tetap bukan pengendali persediaan
melakukan fungsi pembukuannya.
Pemeliharaan Aktiva
Pemeliharaan aktiva melibatkan penyesuaian saldo akun buku besar pembantu aktiva
ketika aktiva tersebut (tidak termasuk tanah) menyusut sepanjang waktu pemakainnya.

Beberapa metode depresiasi umum yang digunakan adalah garis lurus, jumlah digit tahun,
saldo menurun ganda, dan unit produksi. Metode depresiasi dan periode yang digunakan
harus merefleksikan sedekat mungkin penurunan actual kegunaan aktiva tersebut bagi
perusahaan.
Perhitungn depresiasi merupakan transaksi internal yang harus diproses oleh sistem aktiva
tetap tanpa manfaat eksplisit dan peristiwa ekonomi atau dokumen sumber yang
menggerakkan transaksi ini. Suatu catatan penting yang digunakan untuk memulai pekerjaan
ini adalah jadwal depresiasi. Jadwal depresiasi yang terpisah akan disiapkan oleh sistem
tersebut untuk setiap aktiva tetap yang dicatat dalam buku besar pembantu aktiva tetap.
Jadwal depresiasi menunjukkan kapan dan bagaimana depresiasi dicatat. Jadwal ini juga
menunjukkan kapan depresiasi berakhir untuk aktiva tersebut atau memperpanjang umur
ekonomisnya. Peningkatan semacam ini, yang sebenarnya merupakan investasi modal,
diproses dengan cara yang sama seperti akuisisi aktiva baru.
Akhirnya, sistem aktiva harus tetap mempromosikan akuntabilitas dengan menjaga jejak
lokasi fisik setiap aktiva. Tidak setiapm persediaan yang biasanya terkonsolidasi dalam
wilayah yang aman, aktiva tetap didistribusikan keseluruh perusahaan dan rentan dengan
resiko pencurian dan penyalahgunaan. Setiap catatan buku esar pembantu harus menunjukkan
lokasi saat ini dari aktiva tersebut. kemampuan untuk menemukan lokasi dan memferifikasi
keberadaan fisik dari aktiva tetap merupakan komponen penting dari jejak audit.
Penghapusan Aktiva
Ketika aktiva mencapai titik akhir dari umur ekonomisnya atau manajemen memutuskan
untuk menghapusnya, aktiva tersebut harus dihapus dari buku besar pembantu aktia tetap.
Proses ini dimulai ketika manajer yang bertanggung jawab atas aktiva tersebut mengeluarkan
perintah untuk menghapus aktiva tersebut. seperti transaksi lainnya, penghapusan aktiva tetap
memerlukan prosedur dan persetujuan memurut prosedur yang berlaku. Pilihan penghapusan
aktivanya adalah menjual, membongkar, menyambungkan, atau mengentikan penggunaan
aktiva tersebut. laporan penghapusan aktiva yang menjelaskan disposisi akhir dari aktiva,
dikirim ke departemen akuntansi aktiva tetap untuk mengotorisasi penghapusannya dari buku
besar.
Sistem Aktiva Tetap Berbasis Komputer
Sistem aktiva tetap berbasis komputer menggunakan sistem real-time. Akan tetapi,
perusahaan yang memproses transaksi aktiva tetap dalam jumlah besar menggunakan
pemrosesan batch. Untuk menyederhanakan bagan alir dan berfokus pada fitur utama dari
sistem tersebut. langkah-langkah pemrosesan utang usaha dan pengeluaran kas telah
dihilangkan.
Posedur Akuisisi
Proses dimulai ketika staf administrasi akuntansi aktia tetap menerima laporan penerimaan
dan bukti kas keluar. Dokumen-dokumen ini menyediakan bukti bahwa perusahaan secara
fisik menerima aktiva tersebut dan menunjukkan biayanya. Staf itu menggunakan terminal
komputer untuk membuat catatan aktiva tersebut dalam buku besar pembantub aktiva tetap.
Perhatikan bahwa selain informasi biaya historis, staf jugfa memasukkan data spesifik
tentang umur ekonomis aktiva, nilai sisanya, metode depresiasi yang dugunakan, dan lokasi
aktiva dalam perusahaan. Sistem aktiva tetap secara otomatis memperbarui akun pengendali
aktiva tetap di buku besar umum dan menyediakan voucher jurnal untuk buku besar umum
sebagai bukti dimasukkannya data tersebut. sistem ini juga menghasilkan laporan untuk
manajemen akuntansi.
Berdasarkan parameter depresiasi yang terdapat dalam catatan aktiva tetap, sistem tersebut
menyiapkan jadwal depresiasi untuk setiap aktiva sejak akuisisi aktiva itu dicatat pertama
kali. Jadwal itu disimpan dalam file computer untuk memfasilitasi perhitungan depresiasi
yang akan datang.

1.
2.
3.
4.

1.
2.
3.

Pemeliharaan Aktiva
Sistem aktiva tetap menggunakan jadwal depresiasi pada akhir periode sacara otomatis.
Tugas khusus ini mencakup :
Penghitungan depresiasi periode saat ini
Pembaruan akumulasi depresiasi dan field nilai buku dalam catatan buku besar pembantu
Pembukuan total depresiasi kea kun buku besar umum yang dipengaruhi (biaya depresiasi
dan akumulasi depresiasi)
Pencatatan transaksi depresiasi denagn menambahkan catatan ke file voucher jurnal.
Akhirnya laporan depresiasi aktiva tetap dikirim ke departemen aktiva tetap untuk
diperiksa. Manajer departemen harus melaporkan ke departemen aktiva tetap mengenai setiap
perubahan atas status aktiva tetap yang dibawah tanggung jawabnya. Staf adminstrasi
menggunakan terminal computer untuk mencatat perubahan-perubahan tersebut dala buku
besar pembantu aktiva.
Prosedur Penghapusan
Laporan penghapusan secara resmi mengotorisasi departemen aktiva tetap untuk
menghilangkan aktiva ynag dihapus tersebut dari buku besarnya. Ketika staf administrasi
menghapus catatan dari buku besar pembantu aktiva tetap, sistem secara otomatis :
Mebukukan dan membuat jurnal penyesuaian kea kun pengendali aktiva tetap tersebut dalam
buku besar umum.
Mencatat setiap laba atau rugi dari yang berkaitan dengan transaksi penghapusan.
Menyiapkan catatan voucher jurnal.
Laporan status aktiva tetap yang berisi rincian penghapusan tersebut dikirim ke
departemen aktiva tetap untuk diperiksa.
Mengendalikan Sistem Aktiva Tetap
Karena adanya kesamaan antara sistem aktiva tetap dengan siklus pengeluaran,
pengendalian aktiva tetap akan difokuskan pada tiga area yang berbeda dari sistem-sistem
tersebut. Yaitu otorisasi, supervisi, dan verifikasi independen.
Penegendalian Otorisasi
Setiap transaksi harus dimulai dengan permintaan tertulis dari pengguna atau departemen.
Dalam hal barang-barang yang bernilai tinggi, harus ada proses persetujuan independen yang
mengevaluasi keuntungan permintaan tersebut berdasarkan biaya dan manfaatnya.
Pengendalian Supervisi
Karena aktiva modal secara luas didistribusikan ke seluruh perusahaan, aktiva ini rentan
dengan pencurian dan penyalahgunaan, disbanding dengan persediaan yang aman disimpan
di dalam gudang. Oleh karena itu, supervise manajemen merupakan elemen yang penting
dalam keamanan fisik aktiva tetap. Para supervisior harus memastikan bahwa aktiva tetap
yang digunakan sesuai dengan kebijakan dan praktik bisnis.