MANAJEMEN
Oleh
Syukri Hadi, SE, Ak, GMQ, MIM, CA
TEXT BOOK
1
FRAMEWORK / KERANGKA DASAR SPM
KARAKTERISTIK KEADAAN
BISNIS 1970/80-AN
KARAKTERISTIK KEADAAN
BISNIS 1990-AN
2
KARAKTERISTIK KEADAAN BISNIS
1970/80-AN
• Persaingan terbatas
• Proses produksi relatif stabil
• Biaya tenaga kerja tinggi
• Overhead lebih mengarah ke biaya/cost
• Full line product
• Subsidi silang antar produk
• Product life cycle panjang
• Profit margin baik
KEADAAN STABIL1970/80-AN
TEKNOLOGI
MAS / MCS
LINGKUNGAN EKONOMI
KARAKTERISTIK
•Persaingan terbatas KARAKTERISTIK
•Proses produksi relatif stabil
•Biaya tenaga kerja tinggi 1. Fokus pada internal
•Overhead lebih mengarah ke biaya financial cost
•Full line product 2. Standards/variances
•Subsidi silang antar produk
•Product life cycle panjang
•Profit margin baik
SPM - Syukri Hadi,SE,Ak,GMQ,MIM 6
3
KARAKTERISTIK KEADAAN BISNIS 1990-AN
• International market
• Kompetisi produk pada price & quality
• Strategi perusahaan sangat kompetitif, terutama
dalam keanekaragaman product
• Peningkatan capital didasarkan pada biaya
tenaga kerja
• Internasional kompetitor lebih spesifik
• Product range lebih terbatas
MAS / MCS
LINGKUNGAN EKONOMI
KARAKTERISTIK KARAKTERISTIK
• International market • Eksternal non
• Kompetisi produk pada price & quality financial quality
• Strategi perusahaan sangat kompetitif,
terutama dalam keanekaragaman product • Value chain
• Peningkatan capital didasarkan pada biaya
tenaga kerja
• Internasional kompetitor lebih spesifik
• Product range lebih terbatas
4
SISTEM MANUFACTURING OPERATIONS
SAAT INI
HARUS MEMPERHATIKAN
KUALITAS
INNOVATION/INOVASI
INVENTORY/PERSEDIAAN
PRODUCTIVITY/PRODUKTIVITAS
INFORMASI
5
INFORMASI
INFORMASI: DATA YANG TERORGANISIR,
PENTING DAN BERMANFAAT
EKSTERNAL: PEMERINTAH,
PIHAK LUAR PERUSAHAAN
MANAJERIAL MEMBUTUHKAN
INTERNAL: PENYEDIAAN INFORMASI INFORMASI LEBIH TERPERINCI
LEBIH SULIT DARI PADA EKSTERNAL
INFORMASI YANG DISAMPAIKAN
LEBIH BERAGAM
SPM - Syukri Hadi,SE,Ak,GMQ,MIM 11
6
KEUNTUNGAN INFORMASI
• Mengurangi ketidak-pastian
• Meningkatkan keputusan yang diambil
• Kemampuan dalam perencanaan akan
lebih baik
BIAYA-BIAYA INFORMASI
Jumlah waktu dan sumber-sumber yang dikeluarkan
untuk mendapatkan data, pemrosesan, penyimpanan
dan pelaporan informasi
INFORMASI OVERLOAD
• Terjadi apabila informasi yang diberikan tidak
dapat digunakan secara efisien dan tidak
memiliki marginal value.
• Menyebabkan biaya dan performance dalam
membuat keputusan
SPM - Syukri Hadi,SE,Ak,GMQ,MIM 13
INFORMASI
PENGENDALIAN
MANAJEMEN
DIGUNAKAN
7
Tidak ada batasan secara
formal, dapat meliputi segala Makna informasi dan
macam informasi, sepanjang prosesnya perlu dipadukan
nilainya lebih dari biaya yang untuk memastikan tersusunnya
diperlukan untuk sistem pengendalian
mendapatkannya, dan manajemen yang ekonomis,
sepanjang ia berguna untuk efektif, dan bermakna
mencapai tujuan organisasi
DASHBOARD MANAGEMENT
8
Salah Satu Masalah Yang Tidak Mengerti Control
Harus Dihadapi Oleh Para Akan Mengakibatkan:
• Fokus Yang Berbeda
Manajer Di Dalam Perusahaan • Stress
• Kehilangan Kerangka Dasar
Pengawasan
• Perbedaan Level Analisa
CONTROL
Control dalam organisasi
mempengaruhi perilaku
Contoh:
Control sebagai fungsi
Menjaga Segala Sesuatunya management mengakibatkan
Tetap Dalam Jalur Yang Telah pengaruh terhadap perilaku
Ditetapkan manusia/karyawan
• Dapat dielakan/avoidable
PENGELOMPOKAN
• Tidak dapat
MASALAH
dielakan/unavoidable
SPM - Syukri Hadi,SE,Ak,GMQ,MIM 18
9
Sistem Pengendalian Manajemen
KLASIFIKASI
FORMAL Peraturan: instruksi, job description,
CONTROL prosedure manual, kode etik.
SYSTEM • Peraturan tidak boleh dirubah setiap
waktu, tidak boleh dilanggar, harus
diikuti oleh seluruh karyawan dalam
organisasi,
• Peraturan yang dibuat tidak boleh
melanggar kode etik, dan hukum
• Perbedaan PERATURAN &
KEBIJAKAN ???
TIPE-TIPE PERATURAN
10
ELEMEN SISTEM
PENGAWASAN
ASSESSOR
CONTROL TOOL Perbandingan
Dengan standar
DETECTOR FEEDBACK
Mencari informasi Perubahan
tentang apa yang Perilaku komunikasi
sedang terjadi Jika dibutuhkan
FUNGSI
Mengarahkan aktivitas
SISTEM – aktivitas yang
dilakukan atau
mengatur aktivitas –
aktivitas yang
Kebanyakan pekerjaan manajemen dilakukan berulangkali
unsystematic
11
Jika suatu sistem
KELEMAHAN berjalan dengan
baik... Apakah
SISTEM manajer tidak
dibutuhkan lagi???
ORGANISASI
STRUKTUR FUNGSIONAL
12
STRUKTUR FUNGSIONAL
STRUKTUR
BISNIS UNIT
Disebut juga dengan divisi. Setiap business unit manager bertanggung jawab
untuk aktivitas yang lebih besar. Didisain untuk memecahkan masalah yang
terjadi pada functional structure. Manager bertanggung jawab untuk seluruh
fungsi produksi & marketing
– Keuntungan:
• Kinerja diukur berdasarkan profitability business unit
• Adanya basic training
• Lebih dekat kepasar sehingga mudah untuk memasarkan produk
• Keahlian karyawan lebih baik
– Kelemahan: setiap karyawan memiliki pekerjaan & tanggung jawab ganda
SPM - Syukri Hadi,SE,Ak,GMQ,MIM 26
13
STRUKTUR MATRIKS
– Functional unit memiliki tanggung jawab ganda
CONTROLLER
14
Mempunyai peranan penting Bertanggung jawab untuk mendesain &
dalam persiapan strategic melaksanakan management control
planning dan budget system
Dilaksanakan oleh
kepala keuangan tidak dapat merubah keputusan
CONTROLLER manajemen, tetapi dapat
membuat keputusan
Fungsi
1. Mendesain & melaksanakan
Keputusan controller dapat informasi & control system
dipengaruhi oleh line manager 2. Mempersiapkan laporan keuangan
3. Mempersiapkan analisa laporan
jika dia berada dibawah
kinerja
seorang manager
4. Mengawasi internal audit,
accounting control procedure, dan
menjamin kebenaran informasi
5. Mengembangkan karyawan di
bagian controller
SPM - Syukri Hadi,SE,Ak,GMQ,MIM 29
15
STRATEGI PENGAWASAN DALAM
ORGANISASI
1. Personal centralized control. Dipusatkan pada perorangan
• Pengambilan keputusan tersentralisasi
• Pengawasan lansung
• Personal leadership
• Reward dan punishement cendrung ke personal authority
• Dilaksanakan ditingkat first line management
2. Bureaucratic control
• Job description lebih jelas
• Metode, prosedur dan peraturan formal dilaksanakan dalam melaksanakan
pekerjaan
• Teknologi didesain untuk membatasi permasalahan dalam melaksanakan
tugas
• Pengambilan keputusan-keputusan rutin didelegasikan dalam arah-arahan
yang terbatas
• sistem reward dan punishment didasarkan kepada prosedur dan peraturan
3. Output control
• Unit didesain untuk bertanggung jawab terhadap output
• Menggunakan pusat – pusat pertanggung jawaban
• Semi otonomi
• Reward dan punishment dihubungkan dengan target
yang dicapai
• Adanya spesifikasi standard output dan target
4. Cultural control
• Semi otonomi
• Reward diorientasikan kepada pengembangan karir
• Mengutamakan seleksi, training dan pengembangan
karyawan
• Pengembangan didasarkan kepada tujuan manajemen
16
PEMILIHAN DESIGN DALAM CONTROL
17
– Keuntungan pendelegasian
1. Mengurangi beban senior manager dalam
melaksanakan pekerjaan & senior manager akan
mempunyai waktu untuk membuat kebijakan
2. Komitmen kerja lebih baik
3. Pengembangan management lebih baik
4. Karyawan lebih tanggap terhadap perubahan
5. Karyawan akan dapat menerima philosophy strategi
perusahaan
6. Setiap bagian dalam organisasi akan bertanggung
jawab terhadap pekerjaan mereka, sehingga control
dan penilaian kinerja akan lebih efektif
• Tergantung:
1. Bentuk – bentuk keputusan
2. Kemampuan penerapan dalam organisasi
• Professor Carlisle, membedakan 13 variabel
1. Maksud & tujuan organisasi
2. Pengetahuan & pengalaman top manager
3. Keahlian, pengetahuan & sikap bawahan
4. Ukuran organisasi
5. Kondisi organisasi
6. Teknologi yang digunakan
7. Jangka waktu pembuatan keputusan
18
8. Tingkat pentingnya keputusan yang dibuat
9. Tingkatan dimana bawahan akan menerima &
termotivasi dengan keputusan yang dibuat
10. Perencanaan dan sistem pengawasan perusahaan
11. Sistem informasi perusahaan
12. Tingkat koordinasi yang dibutuhkan
13. Faktor – faktor eksternal
19
3. Tingkatan dari kekuasaan individu (The degree of
personal supervision / authority)
a. Personal Supervision
b. Mengawasi bawahan dengan ketat
c. Digunakan sebagai penyeimbang untuk formalitas. Tujuan
jika formalitas gagal untuk mengontrol karyawan
d. Bawahan kurang memiliki keahlian yang cukup atau kurang
memiliki komitmen terhadap pekerjaan.
Kelemahan:
a. Overhead cost
b. Motivasi karyawan
20
Control Process
CONTROL PROCESS
Anthony’s Framework
1. Strategic planning dan control
– strategic planning adalah proses untuk memutuskan
program yang akan dilaksanakan oleh organisasi dalam
mengimplementasikan strategi – strategi & memprediksi
sumber – sumber yang akan digunakan
– strategic planning merupakan langkah awal dalam
management control cycle
2. Management control
– Proses dimana manajer mempengaruhi karyawan untuk
melaksanakan strategi organisasi sehingga tujuan
organisasi dapat tercapai
21
– Aktivitas – aktivitasnya:
1. Planning
2. Koordinasi
3. Mengkomunikasikan informasi
4. Evaluasi informasi
5. Memutuskan hal – hal yang perlu diputuskan
6. Mempengaruhi karyawan untuk merubah perilakunya
• Management control process
– Melibatkan atasan dan bawahan, dilakukan oleh atasan
terhadap bawahan
– Ada tiga bentuk aktivitas:
1. Komunikasi
2. Motivasi
3. Evaluasi
SPM - Syukri Hadi,SE,Ak,GMQ,MIM 43
Executive Standards
Instruction (instructions; Measurement Feedback
target)
Subordinate (s)
Operating
Result (output)
behavior
22
MANAGEMENT CONTROL METHODOLOGY
23
HUBUNGAN ANTARA PERENCANAAN DAN
FUNGSI – FUNGSI PENGAWASAN
AKTIVITAS HASIL AKHIR DARI AKTIVITAS
PUSAT-PUSAT PERTANGGUNG-
PUSAT- PERTANGGUNG-
JAWABAN (RESPONSIBILITY CENTERS)
CENTERS)
24
RESPONSIBILITY CENTER
• Alat dan konsep yang digunakan untuk
menilai kinerja manajemen & subunits
• Pengawasan Management berfokus pada
perilaku managers pada responsibility center
• Membentuk sebuah hierarchy
Responsibility Centers
• Responsibility Center (Pusat-pusat Pertanggung-
jawaban)
– Adalah sebuah unit organisasi yang dikepalai oleh seorang
manajer.
– Membentuk sebuah hirarki.
• Nature of Responsibility Center
– Sasaran untuk membantu mengimplementasikan strategi-strategi.
– Organisasi merupakan kumpulan dari responsibility center yang
ada di dalam organisasi.
25
– Responsibility center memiliki input dalam bentuk
fisik seperti: material, jam dari berbagai macam tipe
pekerjaan, dan bermacam-macam service.
– Responsibility center memiliki output seperti:
– Produksi outputnya barang.
– Human resource, transportasi, teknik, akuntansi, dan
adm outputnya jasa.
26
Penilaian Input dan Output
• Perkiraan tenaga kerja, material, dan service yang
digunakan dihitung dalam jumlah kuantitas seperti jam,
kilowatt, liter, dll.
• Perkiraan ini diterjemahkan dalam monetary term
dengan cara mengalikan jumlah quantity dengan harga
per unit quantity. Hasil dari perkiraan disebut biaya atau
cost.
• Biaya dari input dapat dinilai, biaya dari output lebih
sulit untuk dinilai.
27
TIPE-TIPE RESPONSIBILITY CENTER
28
REVENUE CENTER (PUSAT PENDAPATAN)
29
ENGINEERED EXPENSE CENTER
• Karakteristik:
– Input dinilai dalam monetary term
– Output dinilai secara fisik
– Perkiraan optimal dari input dapat ditetapkan
• Ditemukan dalam manufacture yang menerapkan
beberapa bentuk standard cost system, gudang, distribusi,
unit-unit dalam marketing dan Administratif.
• Output dikalikan dengan standard cost dari setiap unit
yang dihasilkan.
• Menilai efisiensi: biaya dibandingkan dengan actual cost.
30
ADMINISTRATIVE DAN SUPPORT CENTER
(PUSAT ADMINISTRASI)
31
RESEARCH AND DEVELOPMENT CENTER
(PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN)
32
• Pesanan. Mengukur prestasi kerja:
– Membandingkan hasil realisasi pendapatan dengan rencana
pendapatan.
– Jumlah kuantitas fisik dari produk yang terjual dibandingkan
dengan target kuota penjualan yang telah ditetapkan
sebelumnya.
• Memenuhi order/logistik. Hampir semua kegiatan yang
terlibat dalam aktivitas ini dapat dikelompokkan ke
dalam pos-pos pembiayaan terstruktur. Apabila order
permintaan barang harus dipenuhi, maka biaya harus
dikeluarkan.
• Pembiayaan. Biaya untuk mendapatkan order-order
permintaan barang ini bersifat discretionary expense.
PROFIT CENTER
• Business unit
• Organization bertanggung jawab pada
manufacturing dan marketing product
• Keuntungan:
– Cepat
– Kualitas dari keputusan yang dibuat
– Profit dapat lebih meningkat
– Manager bebas untuk menggunakan imajinasi & inisiatifnya
– Excellent training
– Improve competitive performance
33
PROFIT CENTER (Continued)
• Kelemahan:
– Manager dapat kehilangan beberapa pengawasan
– General manager bisa saja tidak dibutuhkan dalam
functional organization
– Satu unit dengan unit yang lain bersaing
– Perselisihan akan meningkat
– Terlalu terfokus pada profitability jangka pendek dan
biaya untuk jangka panjang
34
PROFIT CENTER (Continued)
Profit Center Income Statement
Measure
Revenue $ 1,000
Cost of sales 600
Variable expenses 180
Contribution margin 220 1
PENILAIAN KINERJA
• Expense/Cost Center:
– Flexible Budget
– Variance analysis
• Revenue Center:
– Flexible Budget
– Variance analysis
• Profit Center: Contribution margin
• Investment Center:
– Return on Investment (ROI)
– Residual Income
35
Penilaian Kinerja Manajemen
Evaluation Tool
Cost Cost
Center standards
Contribution
Profit
income
Center
statement
Rate of return
Investment on invested
Center funds or
residual income
SPM - Syukri Hadi,SE,Ak,GMQ,MIM 71
Syukri Hadi 72
36
Strategic Planning / Pemograman
37
Hubungan Strategic Planning dan Strategy Formulation
Strategy Formulation Strategic Planning Strategic Plan
• Keuntungan:
– Merupakan fasilitas dalam mempersiapkan operating budget
yang efektif
– Meyakinkan dan menjelaskan proses umum dari
pertimbangan dan komitmen dalam memutuskan strategi
alternatif
• Kelemahan:
– mahal dan menghabiskan banyak waktu
• Karakteristik organisasi yang membutuhkan strategic
planning:
– Organisasi relatif besar
– Top manajemen mempercayai bahwa strategic planning
penting
– Memiliki perhatian terhadap ketidak-pastian yang mungkin
terjadi dimasa yang akan datang
38
• Organisasi yang relatif stabil strategic planning
tidak begitu dibutuhkan karena masa yang lalu
sama dengan masa yang akan datang.
• Strategic planning tidak dibutuhkan dalam
organisasi yang tidak dapat membuat estimasi
atau prediksi tentang masa yang akan datang
• Contoh Pemograman
• Hubungan Organisasi
– Strategic planning proses melibatkan senior
manajemen dan manajer bisnis unit.
39
2. Penganalisaan oleh organisasi
• Dengan membentuk sebuah tim yang terdiri dari
fungsional dan line eksekutif dan prosesnya satu
tahun atau lebih untuk proyek yang besar.
Pengesahan proyek dilakukan dalam masa
deadline tahun anggaran
40
2. Activity-Based Costing (ABC)
– Merupakan strategic planning tool dan bukan sistem
akuntansi
– ABC sistem untuk menganalisa komponen dari value chain
dan peningkatan efisiensi dan efektifitas dapat diamati
– Tahapannya: manajer mempelajari, memutuskan apa yang
harus dilakukan dan menerapkan perubahan tersebut
3. Discretionary Expense Center Analysis
– Tidak ada satu cara pun untuk mengetahui biaya maksimal
dari discretionary expense
– Langkah yang dapat dilakukan dengan menentukan biaya
yang sudah digunakan, disesuaikan dengan tingkat inflasi
dan kemungkinan lain yang mungkin terjadi
41
Sistem Pemograman Formal
Langkah-langkah
• 1. Review dan up date atau perbaharui strategic
plan tahun lalu
– Untuk mengetahui apakah strategic plan tahun lalu
masih sesuai untuk tahun berikutnya
– Untuk melihat apakah rencana yang ditetapkan
sudah berjalan
– Update dilakukan terhadap pertumbuhan GNP,
Inflasi, upah, raw material, peraturan pemerintah, dll
– Update berhubungan dengan revenue, biaya, dll
42
• 4. Analisa
– Dilakukan dikantor pusat dan dianalisa secara detail.
– Dilakukan oleh staf perencanaan, marketing, produksi dan
fungsional lainnya
• 5. Pelajari strategic plan yang baru untuk kedua kalinya
– Revisi pada tahap ini lebih mudah karena hanya
membutuhkan sedikit perubahan
– Secara organisasi hal ini merupakan proses yang paling
sulit karena keputusan-keputusan sulit harus dibuat
• 6. Final review dan approval atau pengesahan
– Pengesahan dilakukan oleh direksi
– Dilakukan diawal dari proses persiapan budget karena
strategic plan merupakan input yang penting dari proses
tersebut.
SPM - Syukri Hadi,SE,Ak,GMQ,MIM 85
43
The Balanced Scorecard
Financial Perspective
How do we look
to the firm’s owners?
Internal Operations
Customer Perspective Perspective
How do our In which activities
customers see us? must we excel?
Innovation and
Learning Perspective
How can we continually
improve and create value?
SPM - Syukri Hadi,SE,Ak,GMQ,MIM 87
44
Sasaran Strategik yang comprehensive
• Balanced scorecard menjanjikan kemampuan
perusahaan dalam melipatgandakan kinerja
keuangannya dalam jangka panjang melalui
kekomprehensivan sasaran strategik yang dihasilkan
dalam perencanaan strategik
• Dengan balanced scorecard kinerja keuangan diperoleh
dari usaha nyata yang menjadi penyebab utama
diwujudkannya kinerja keuangan
• Balanced scorecard memperluas sasaran strategik ke
perspektif nonkeuangan, mencakup
– Customer
– Proses bisnis/intern
– Pembelajaran dan pertumbuhan
45
Sasaran Strategik yang coherence
• Dibangunnya hubungan sebab-akibat antara
sasaran strategik nonkeuangan dan sasaran
strategik keuangan serta hubungan sebab akibat
antara sasaran strategik non keuangan yang
satu dengan sasaran strategik nonkeuangan
yang lain
VISI
Menjadi institusi layanan kesehatan pilihan di Indonesia melalui keunggulan dlm teknologi, mgmt & SDM
TUJUAN (GOALS)
Pertumbuhan Financial Returns Jasa Unggul Teknologi Unggul SDM Professional &
Berkomitmen
Keuangan Pertumbuhan
Pertumbuhan
ROI Biaya↓
pendapatan
Customer
Kepercayaan Kecepatan Quality Relationship
Customer ↑ layanan Dgn Customer
Proses
Kualitas proses layanan State of the art Terintegrasikannya
Bisnis/Intern Proses Layanan
kpd customer ↑ technology
Kpd Customers
Pembelajaran & Kemampuan Komitmen
Pertumbuhan personel↑ personel↑
46
Sasaran Strategik yang terukur
• Ukuran pencapaian:
1. Ukuran hasil (outcome measure)
2. Ukuran pemacu kinerja (performance driver
measure)
Penyusunan Anggaran
(Budget Preparation)
47
Karakteristik Anggaran atau Budget
1. Mengestimasi potensial profit dari bisnis unit
2. Dinyatakan dalam bentuk Rupiah
3. Secara umum mencakup periode 1 tahun
4. Manajemen commitment
5. Perubahan hanya dapat dilakukan pada kondisi-kondisi
tertentu
6. Proposal anggaran besarnya di review, dinilai & disetujui
oleh pimpinan
7. Secara periodik realisasi, budget dibandingkan dengan
variance, dan kemudian dianalisa & diberi penjelasan
SPM - Syukri Hadi,SE,Ak,GMQ,MIM 95
48
Hubungan antara anggaran & strategic
planning
• Strategic planning & penyusunan anggaran melibatkan
perencanaan, tipe dari aktivitas perencanaan berbeda
dalam 2 proses:
1. Budgeting process berfokus pada 1 tahun, strategic
planning berfokus pada aktivitas lebih dari beberapa tahun
2. Strategic planning disiapkan sebelum pembuatan
anggaran & merupakan framework dari pengembangan
budget tahunan
49
Karakteristik Forecast
1. Dapat dinyatakan dalam Rupiah boleh tidak
2. Dapat dibuat setiap waktu
3. Orang yang membuat tidak memiliki tanggung jawab
terhadap forecast
4. Dapat diperbaharui jika terjadi perubahan kondisi
atau informasi tanpa harus mendapat persetujuan
dari pimpinan
5. Variance tidak dianalisa secara formal atau periodik
Contoh Forecast
• Forecast dibuat oleh Bendaharawan dan
berfungsi untuk membantu dalam perencanaan
• Item – item yang termasuk dalam forecast sama
dengan anggaran seperti: pendapatan, biaya,
dan hal – hal lain yang mempengaruhi cash flow
50
Tujuan penyusunan operating
budget
1. Untuk strategic plan yang lebih baik
2. Untuk membantu mengkoordinasi aktivitas dari
beberapa bagian dalam organisasi
3. Untuk memberikan tanggung jawab kepada manajer,
untuk menyetujui jumlah yang dapat dibelanjakan,
dan untuk arahan performance yang diharapkan
4. Merupakan commitment bawah budget merupakan
dasar untuk mengevaluasi actual performance
manajer
51
Terdiri:
Organisasi
1. Budget department, fungsi:
1. Mempublikasikan prosedur & bentuk formal dari penyusunan
anggaran
2. Mengkoordinasikan & mempublikasikan asumsi-asumsi dasar
yang merupakan dasar untuk budget
3. Memastikan bahwa informasi dikomunikasikan secara benar
diantara unit-unit yang ada
4. Memberikan bantuan kepada penyusunan anggaran disetiap unit
5. Menganalisa tujuan budget & membuat rekomendasi untuk senior
manajemen
6. Menganalisa laporan, menterjemahkan hasil & mempersiapkan
summary report untuk senior manajemen
2. Budget committee
Anggotanya terdiri dari senior manajemen
SPM - Syukri Hadi,SE,Ak,GMQ,MIM 103
Mempublikasikan guideline
• Merupakan langkah awal dalam mempersiapkan
proses penyusunan anggaran yaitu dengan
mengembangkan guideline yang merupakan
aturan dalam penyusunan anggaran
• Menentukan asumsi: inflasi, gaji, kompensasi, dll
• Dikembangkan oleh oleh budget staff & disetujui
oleh senior manajer.
• Dalam beberapa hal dapat didiskusikan dengan
lower level sebelum disetujui
52
Initial budget proposal
• Berdasarkan guideline, manajer dan staff melakukan
pengembangan & kemudian dimodifikasi sesuai dengan
guideline.
• Perubahan dapat diklasifikasikan:
1. Perubahan disebabkan faktor eksternal:
1. Perubahan aktivitas ekonomi
2. Mengantisipasi dalam harga- harga pembelian
3. Perubahan upah
4. Mengantisipasi perubahan dalam biaya discretionary
5. Perubahan harga penjualan
2. Perubahan disebabkan faktor internal:
1. Perubahan dalam biaya produksi
2. Perubahan dalam biaya discretionary
3. Perubahan dalam market share dan product mix
Negosiasi
• Inti proses penyusunan budget:
Penyusunan anggaran mendiskusikan budget yang dibuat dengan
atasannya
• Superior mencoba untuk menilai keabsahan dari setiap
adjustment
• Secara umum performance dalam budget mengalami
peningkatan dari budget tahun sebelumnya
• SLACK :
Budget revenue lebih rendah dan pengeluaran lebih tinggi
• Tugas superior untuk memeriksa budget dari kemungkinan
adanya SLACK, ini merupakan tugas yang sulit
53
Review dan approval
• Budget yang telah dibuat diteruskan ke level yang lebih
tinggi
• Seluruh budget digabungkan dan jumlah keseluruhan
diperiksa
• Jika budget tidak menghasilkan profit yang baik, budget
tersebut dikembalikan untuk direvisi
• Pengesahan terakhir direkomendasikan oleh budget
committee kepada Chief Executive Officer
• CEO menyerahkan kepada direksi untuk persetujuan,
biasanya pada bulan Desember atau diawal tahun
Budget revision
• Ada 2 prosedur dalam revisi anggaran:
1. Prosedur sistematik: merevisi anggaran contoh:
per tiga bulan atau sesuai dengan ketentuan.
Prosedur ini membutuhkan kerja ekstra
2. Revisi diijinkan jika terjadi keadaan-keadaan
khusus, seperti: Budget tidak realistis & tidak dapat
lagi digunakan sebagai lat pengawasan
54
Organisasi
•Budget report
Proses Penyusunan
Anggaran
Guideline/petunjuk
Negosiasi
•Superior
•SLACK
Budget Revision
•Sistematik untuk meng-update
•Keadaan – keadaan khusus
55
Flexible Budgets
Hmm! membandingkan
static budgets
dengan actual costs
Static budgets seperti
dipersiapkan untuk satu membandingkan
apel dan jeruk
tingkat perencanaan
aktivitas.
Performance evaluation
sulit dilakukan jika actual
activity berbeda dari
aktivitas yang telah
direncanakan
56
Flexible Budgets
Konsep dasar
Fixed
57
Keuntungan Flexible Budgets
Menunjukkan pendapatan &
Pengeluaran yang sesungguhnya
terjadi
Spending Efficiency
Variance Variance
AH = Actual Hours of Activity
AR = Actual Variable Overhead Rate
SVR = Standard Variable Overhead Rate
SH = Standard Hours Allowed
SPM - Syukri Hadi,SE,Ak,GMQ,MIM 116
58
Variable Overhead Variances
Actual Flexible Budget Flexible Budget
Variable for Variable for Variable
Overhead Overhead at Overhead at
yang terjadi Actual Hours Standard Hours
AH × AR AH × SVR SH × SVR
Spending Efficiency
Variance Variance
Spending variance = AH(AR - SVR)
Efficiency variance = SVR(AH - SH)
59
Fixed Overhead Variances
Actual Fixed Fixed Fixed
Overhead Overhead Overhead
Incurred Budget Applied
SH × PFOHR
Budget Volume
Variance Variance
PFOHR = Predetermined Fixed Overhead Rate
SH = Standard Hours Allowed
Fixed Overhead
Recall that fixed overhead costs are applied to
products and services using a predetermined fixed
overhead rate (PFOHR):
Applied Fixed Overhead = PFOHR × Standard Hours
60
Fixed Overhead Variances –
A Closer Look
Budget Variance Volume Variance
Pembayaran lebih atau Results from the inability
kurang dari yang diharapkan to operate at the activity
untuk overhead items. level planned for the period.
Has no significance for
cost control.
61
Tujuan dari Sistem Anggaran
Budget 1. Perencanaan
Merupakan perencanaan 2. Fasilitas Komunikasi dan
yang detailed, koordinasi
digambarkan dalam 3. Pengalokasian Sumber-
quantitative,
sumber
menggambarkan secara
spesifik bagaimana 4. Controlling Profit dan
sumber – sumber akan Operations
diperoleh dan digunakan 5. Evaluasi Kinerja dan
selama periode tertentu Providing Incentives
62
Types of Budgets
Capital budgets with acquisitions
that normally cover several years.
Long Range Budgets
Continuous or
Rolling Budget
1999 2000 2001 2002
63
Sales of Services or Goods Sales
Budget
Ending
Inventory
Budget Production
Work in Process Budget
and Finished
Goods
Operational
Direct Direct Selling and Budgets
Overhead
Materials Labor Administrative
Budget Budget Budget
Budget
Administrasi Budget
The Budget Committee bertanggung jawab
terhadap . . .
Kebijakan umum yang berhubungan dengan budget.
Koordinasi dalam mempersiapkan anggaran
64
Activity Based Budgeting (ABB)
Proses pengembangan master budget dengan
menggunakan informasi yang diperoleh dari
activity – based costing (ABC) analysis
Aktivitas--aktivitas
Aktivitas Aktivitas--aktivitas
Aktivitas
Activity--Based
Activity
Cost objects: Budgeting (ABB)
Forecast of products
products and services and services to be
produced, and produced and
customers served. customers served.
SPM - Syukri Hadi,SE,Ak,GMQ,MIM 130
65
Menggunakan Activity-Based Budgeting untuk mempersiapkan Master Budget
Prepare each of the budget schedules that make up the master budget
Schedule Title of Schedule
1 Sales Budget
2 Production Budget
3 Direct Material Budget
4 Direct Labor Budget
5 Manufacturing overhead budget
6 Selling, general, & administration Exp budget
7 Cash receipts budget
8 Cash disbursements budget
9 Cash budget
10 Budgeted schedule of cost of goods manufacturing and sold
11 Budget income statement
12 Budgeted statement of cash flows
13 Budgeted balance sheet
SPM - Syukri Hadi,SE,Ak,GMQ,MIM 131
Sales Budget
Schedule 1
Area.com
Sales Budget
For the Year Ending December 31, 2002
Quarter Year
1st 2nd 3rd 4th
Sales in units 5,000 15,000 20,000 10,000 50,000
Unit sales price x $225 x $225 x $225 x $225 x $225
Total sales revenue $1,125,000 $3,375,000 $4,500,000 $2,250,000 $11,250,000
66
Production Budget Schedule 2
Area.com
Production Budget
For the Year Ending December 31, 2002
Quarter Year
1st 2nd 3rd 4th
Sales in units (from schedule 1) 5,000 15,000 20,000 10,000 50,000
ADD desired ending 1,500 2,000 1,000 500+ 500
inventory of finished goods*
Total unit required 6,500 17,000 21,000 10,500 50,500
LESS expected beginning 500 1,500 2,000 1,000 500
inventory of finished goods
Units to be produced 6,000 15,500 19,000 9,500 50,000
to be 5,000 units
67
Direct – Material Budget Schedule 3
Area.com
Direct Material Budget
For the Year Ending December 31, 2002
Quarter Year
1st 2nd 3rd 4th
Tent Fabric
Tent to be produced (from Schedule 2) 6,000 15,500 19,000 9,500 50,000
Raw material per unit (yards of fabric) X 12 X 12 X 12 X 12 X 12
Raw material for production (yard) 72,000 186,000 228,000 114,000 600,000
ADD desired ending inventory of raw
material (yards)* 18,600 22,800 11,400 7,200
7,200+
Total raw material required 90,600 208,800 239,400 121,200 607,200
LESS expected beginning inventory of
raw material (yards) 7,200 18,600 22,800 11,400 7,200
Raw material to be purchased (yard) 83,400 190,200 216,600 109,800 600,000
Cost per yard X $9 X $9 X $9 X $9 X $9
Total cost of tent fabric purchases $750,600 $1,711,800 $1,949,400 $988,200 $5,400,000
SPM - Syukri Hadi,SE,Ak,GMQ,MIM 135
Area.com
Direct Material Budget
For the Year Ending December 31, 2002
Quarter Year
1st 2nd 3rd 4th
Tent poles
Tents to be produce (from schedule 2) 6,000 15,500 19,000 9,500 50,000
Tent pole kits required per tent X 1 X 1 X 1 X 1 X 1
Tent pole kits to be purchased ++ 6,000 15,500 19,000 9,500 50,000
Cost per tent pole kit X $20 X $20 X $20 X $20 X $20
Total cost of tent pole kit purchase $120,000 $310,000 $380,000 $190,000 $1,000,000
Total cost of raw material purchases
(fabric & poles) $870,600 $2,021,800 $2,329,400 $1,178,200 $6,400,000
* 10% of the next quarter’s expected raw material requirements
+ 10% of the expected raw material requirements for 1st quarter of the next year, 2003,
for buffer inventory stocks. The number of tent pole kits purchased each quarter is the same as
the number each quarter
68
Direct Labor Budget Schedule 4
Area.com
Direct Labor Budget
For the Year Ending December 31, 2002
Quarter Year
1st 2nd 3rd 4th
Units to be produced (from schedule 2) 6,000 15,500 19,000 9,500 50,000
Direct-labor required per unit (hours) X 0.5 X 0.5 X 0.5 X 0.5 X 0.5
Total direct-labor hours required 3,000 7,750 9,500 4,750 25,000
Direct-labor cost per hour X $15 X $15 X $15 X $15 X $15
Total direct-labor cost $45,000 $116,250 $142,500 $71,250 $375,000
69
Quarter Year
1st 2nd 3rd 4th
Product-level costs:
New tent designs 1 1 1 1 4
Design engineering $1,200 $1,200 $1,200 $1,200 $4,800
Total product-level cost $1,200 $1,200 $1,200 $1,200 $4,800
Facility & general
operations-level costs
Supervisor salaries $52,500 $52,500 $52,500 $52,500 $210,000
Insurance & property taxes 11,300 11,300 11,300 11,300 45,200
Maintenance 47,500 47,500 47,500 47,500 190,000
Utilities 40,000 40,000 40,000 40,000 160,000
Depreciation 110,000 110,000 110,000 110,000 440,000
Ttl facility & general operations-level costs 261,300 261,300 261,300 261,300 261,300
Total overhead $304,500 $371,000 $395,500 $329,000 $1,400,000
LESS depreciation 110,000 110,000 110,000 110,000 440,000
Total cash disbursements for overhead $194,500 $261,000 $285,500 $219,000 $960,000
70
Quarter Year
1st 2nd 3rd 4th
Facilities & general
operations-level expenses:
Sales manager’s salary $15,000 $15,000 $15,000 $15,000 $60,000
Media advertising 61,000 61,000 61,000 61,000 244,000
Administrative salaries 220,000 220,000 220,000 220,000 880,000
Total facility & general operations-level
expenses $296,000 $296,000 $296,000 $296,000 $1,184,000
Total expenses $342,250 $354,750 $361,000 $348,500 $1,406,500
71
Cash Disbursement Budget Schedule 8
Area.com
Cash Disbursement Budget
For the Year Ending December 31, 2002
Quarter Year
1st 2nd 3rd 4th
Cost of raw material purchases
(from schedule 3) $870,600 $2,021,800 $2,329,400 $1,178,200 $6,400,000
Cash payments for purchases $522,360 $1,213,080 $1,397,640 $706,920 $3,840,000
made during the quarter (60% of
current quarter's purchases)
Cash payments for prior quarter’s 471,280* 348,240 808,720 931,760 2,560,000
purchases (40% of prior quarter's
purchases)
Total cash payments for direct- $993,640 $1,561,320 $2,206,360 $1,638,680 $6,400,000
material purchases
72
Budgeting Product Life-Cycle Costs
Perencanaan
Product dan
Konsep design.
Distribusi dan
customer Design Awal.
service.
Detailed design
Production.
and testing.
Mengevaluasi Laporan
Kinerja
146
73
Mengevaluasi Laporan Kinerja
• Performance Report
– Perbandingan antara budget dan actual adalah kunci
dalam mengevaluasi kegiatan perusahaan,
mengidentifikasi kebutuhan untuk koreksi terhadap
aktivitas, dan mempersiapkan budget untuk periode
selanjutnya.
– Contoh
Actual Budget Actual - Budget
Sales Revenue Rp.550,000,000 Rp.600,000,000 (Rp.50,000,000)
Total Expense Rp.510,000,000 Rp.520,000,000 (Rp.10,000,000)
Net Profit Rp.40,000,000 Rp.80,000,000 (Rp.40,000,000)
• Pertanyaan:
– Apa yang terjadi terhadap budget.
– Sales manajer akan mengajukan pertanyaan yang
sama kepada salesman.
• Ada beberapa kemungkinan:
– Budget unrealistic
– Penjualan yang menurun selama periode tersebut
atau keadaan ekonomi yang berubah.
• Jika performance sales department tidak bagus,
manajemen harus mengambil tindakan.
74
Komponen-komponen Akuntansi dan
sistem-sistem pengawasan:
Standard Costs dan Flexible budget
75
• 2. Mixed Cost
– Gabungan variable dan fixed cost
– Contoh: salesman mendapat gaji tetap setiap bulan
+ komisi yang didasarkan dari hasil penjualan.
– Variable dan Fixed cost adalah total perkiraan biaya
secara keseluruhan bukan unit.
Tipe Cost Volume meningkat atau menurun
Total Cost Cost per unit
Variable cost Meningkat atau Tidak berubah
Contoh komisi penjualan menurun
Fixed cost Tidak berubah Menurun atau
Contoh biaya sewa bulanan meningkat
76
• 3. Flexible Budget
– Anggaran yang meng-cover keseluruhan total biaya
dari pada satu unit biaya (Set of budget covering a
range of volume rather than a single level of volume)
– Master budget disebut juga dengan static budget
dipersiapkan hanya untuk satu level aktivitas.
– Flexible budget disebut juga dengan variable budget
karena menyediakan perkiraan budgeted
berdasarkan level dari aktivitas.
– Variance adalah perbedaan antara actual dan
budget. U = unfavorable variance dan F = favorable
variance.
Contoh
77
• Dalam menganalisa performance manajer sering
menggunakan flexible budget karena:
– Mencakup keseluruhan volume dari pada satu level volume
– Membantu dalam mempelajari perubahan-perubahan biaya
karena volume yang berfluktuasi
• Fungsi flexible budget:
– Sebagai alat perencanaan, dapat membantu manajer
mengidentifikasi tingkatan volume yang dapat digunakan
sebagai target untuk aktivitas bisnis untuk periode yang akan
datang.
– Sebagai alat kontrol, membantu dalam menganalisa actual.
78
Standard Costs
Didasarkan pada penetapan jumlah
Benchmarks untuk
penilaian kinerja
Management by Exception
Managers fokus pada quantity and biaya
yang melebihi standards, pelaksanaanya
dikenal dengan management by exception.
Standard
Amount
Direct
Material
Direct
Labor
79
Siklus Analisa Variance
Melakukan
Pertanyaan Penjelasan. perbaikan
Melanjutkan
Analisa aktivitas
variances.
Persiapkan
Mulai
laporan: standard
cost performance
%Selisih
REALISASI RENCANA
Realisasi dan Selisih Realisasi dan % KENAIKAN /
KETERANGAN PENDAPATAN PENDAPATAN
Rencana Rencana Tahun 2009 PENURUNAN
TAHUN 2009 TAHUN 2009
Tahun 2009
•Target pendapatan tahun 2009 ditargetkan 10% dari pendapatan tahun 2008
•Realisasi pendapatan tahun 2009 sebesar 11.13 %
160
80
Perbandingan Rencana dan Realisasi
PengeluaranOperasional
Rumah Sakit ABC
periode Januari s/d Desember 2009
RENCANA
%Selisih Realisasi
Selisih Realisasi dan REALISASI ANGGARAN ANGGARAN
URAIAN dan Rencana Tahun % KENAIKAN
Rencana Tahun 2009 BELANJA TAHUN 2009 BELANJA TAHUN
2009
2009
Anggaran Operasional 1,16% Rp 481.000.948 Rp 42.064.016.550 8.84% Rp.41,583,015,602
81
Analisa Variance
Pendapatan
Standard > Realisasi (Actual) = Unfavorable
Standard < Realisasi (Actual) = Favorable
Biaya
Standard > Realisasi (Actual) = Favorable
Standard < Realisasi (Actual) = Unfavorable
Contoh Standard
Bulan September, diproduksi 2,000 multilayer fancy cake, biaya untuk DM & DL $ 34,000
Standard: Material langsung Standard: Upah langsung Standard biaya didasarkan pada
(Direct Material) (Direct Labor) Actual Output
Standard Quantity: (pound) Standard Quantity: (hour) Direct Material:
Ingredients in Direct labor Standard DM cost per
finished product ……… 4.75 required per cake (5 pounds x
Allowance for normal waste multilayer fancy $1.40) …………………. $7
cake ……………….
……………………. 0.25 0.5 Actual output ………… X 2,000
Total SQ per multilayer fancy
cake ……………… 5.00 Total standard DM cost $14,000
Standard Price: ($) Standard Rate: ($) Direct labor:
Purchase price per pound of Hourly wage rate ... 16 DL cost per cake (0.5
ingredients ……………………. 1.30 Fringe benefit (25% hour x $20 per hour) … $ 10
Transportation cost per pound 0.10 of wages) ………… 4 Actual output ………… X 2,000
Total SP per pound of Total SR per jam .. 20 Total standard DL cost $20.000
ingredients ……………………. 1.40
82
Example (Continued)
Realiasi (Actual)
Bulan September, biaya actual costs untuk direct material & direct
labor
Pembelian Direct material:
Actual cost 12,500 pounds at $1.42 per pound $17,750
Penggunaan Direct material:
Actual cost 10,250 pounds at $1.42 per pound $14,555
Direct labor:
Actual cost 980 jam $21 per jam $20,580
Materials
AQ(APprice- SP)
variance Materials
SP(AQquantity variance
- SQ)
Labor rate variance Labor efficiency variance
AQ =Variable
Actual overhead
Quantity SP = Standard
Variable Price
overhead
AP = spending variance
Actual Price efficiency
SQ variance
= Standard Quantity
SPM - Syukri Hadi,SE,Ak,GMQ,MIM 166
83
Rumus Variance
1. Direct material price variance
(PQ X AP) – (PQ X SP) = PQ(AP – SP)
2. Direct material quantity variance
(AQ X SP) – (SQ X SP) = SP(AQ – SQ)
3. Direct labor rate variance
(AH X AR) – (AH X SR) = AH(AR – SR)
4. Direct labor efficiency variance
(AH X SR) – (SH X SR) = SR(AH – SH)
PQ = Quantity Purchase AQ = Actual quantity used
AP = Actual Price SQ = Standard quantity allowed
SP = Standard Price AH = Actual hours used
SH = Standard hours allowed AR = Actual rate per hour
SR = Standard rate per hour
SPM - Syukri Hadi,SE,Ak,GMQ,MIM 167
Direct Material
1. Direct material price variance
12,500($1.42 - $1.40) = $250 UF
2. Direct material quantity variance
$1.40(10,250 – 10,000) = $350 UF
Direct Labor
1. Direct labor rate variance
980($21 - $20) = $980 Unfavorable
2. Direct labor efficiency variance
$20(980 – 1,000) = $400 Favorable
84
Actual Material Cost Standard Material Cost
Actual Quantity Actual Quantity Standard Quantity
× × ×
Actual Price Standard Price Standard Price
12,500 pounds purchased 12,500 pounds purchased 10,000 pounds allowed
X X X
$1.42 per pounds $1.40 per pounds $1.40 per pounds
$14,350
Direct Material Price & $350 Unfavorable
Quantity Variances
Direct-material
quantity variance
*Actl output x Std quantity per unit = 2,000 units x 5 pounds per unit = 10,000 pounds allowed
SPM - Syukri Hadi,SE,Ak,GMQ,MIM 169
85
Kegunaan Cost Variances
• Size of variance
– Dollar amount
– Percentage of standard
• Recurring variances
• Trends
Apa yang dapat
• Controllability
membantu saya untuk • Favorable variances
mengetahui perbedaan
mana yang harus
• Costs and benefits of
ditindak lanjuti? investigation
SPM - Syukri Hadi,SE,Ak,GMQ,MIM 171
Advantages
Performance Employee
Evaluation Motivation
86
Operational Control Measures in
Today’s Manufacturing Environment
Ê Raw Material and Scrap Control
Ë Inventory Control
Ì Machine Performance
Í Product Quality
Î Production and Delivery
Ï Productivity
Ð Innovation and Learning
87