SIKLUS PENGELUARAN

PEMBELIAN DAN PENGELUARAN

KAS
Disusun Oleh :
Muhammad Jamaludin 5503220001
Arya Mandalika 5503220003
 SIKLUS PENGELUARAN
Siklus pengeluaran (atau disebut juga siklus pengeluaran kas) adalah rangkaian langkah
atau prosedur yang digunakan oleh suatu perusahaan atau organisasi untuk mengelola dan mengawasi
proses pembelian, pengeluaran kas, dan pembayaran kepada pemasok atau vendor. Siklus pengeluaran
melibatkan berbagai tahap, termasuk permintaan pembelian, persetujuan pembelian, penerimaan barang
atau jasa, pengajuan faktur, verifikasi, dan pembayaran kepada pemasok. Tujuan utama dari siklus
pengeluaran adalah untuk memastikan bahwa pembelian dan pengeluaran kas dilakukan dengan efisien,
efektif, dan sesuai dengan kebijakan perusahaan, sambil meminimalkan risiko penyalahgunaan atau
kesalahan dalam prosesnya. Dengan kata lain, siklus pengeluaran adalah cara perusahaan mengelola
aliran dana keluar untuk membeli barang dan jasa yang diperlukan untuk operasionalnya.
PENGERTIAN SIKLUS PENGELUARAN
Siklus pengeluaran adalah suatu proses yang menggambarkan bagaimana sebuah perusahaan atau
organisasi mengelola transaksi keuangan yang terkait dengan pengeluaran uang atau aset kas. Siklus ini mencakup
serangkaian langkah-langkah dan prosedur yang diperlukan untuk mengakuisisi barang, jasa, atau aset lainnya yang
diperlukan oleh perusahaan dalam operasinya.
Siklus pengeluaran melibatkan berbagai tahap, termasuk:
1. Permintaan Pembelian: Langkah pertama adalah ketika departemen atau individu yang memerlukan barang
atau jasa mengajukan permintaan pembelian. Permintaan ini mencakup rincian tentang barang atau jasa yang
diperlukan
2. Persetujuan Pembelian: Permintaan pembelian kemudian harus disetujui oleh pihak yang berwenang,
biasanya melalui proses persetujuan berjenjang. Ini memastikan bahwa pengeluaran tersebut sesuai dengan
anggaran dan kebijakan perusahaan.
3. Pemesanan: Setelah persetujuan diberikan, pemesanan resmi diberikan kepada pemasok atau vendor yang
dipilih. Pesanan ini berisi rincian lengkap tentang barang atau jasa yang akan dibeli.
4. Penerimaan Barang atau Jasa: Setelah pesanan ditempatkan, barang atau jasa yang dipesan diterima oleh
perusahaan. Ini bisa melibatkan penerimaan fisik barang atau konfirmasi pengiriman jasa
5. Pengajuan Faktur: Vendor atau pemasok mengirimkan faktur kepada perusahaan untuk pembelian yang
telah dilakukan. Faktur ini mencantumkan jumlah yang harus dibayarkan.
6. Verifikasi dan Persetujuan Faktur: Faktur tersebut harus diverifikasi oleh departemen yang bersangkutan,
dan persetujuan pembayaran diberikan.
7. Pembayaran: Setelah faktur diverifikasi dan disetujui, perusahaan melakukan pembayaran kepada pemasok
atau vendor sesuai dengan ketentuan pembayaran yang telah disepakati.
8. Pencatatan dan Pelaporan: Setiap transaksi pembelian dan pengeluaran kas dicatat secara akurat dalam
sistem akuntansi perusahaan. Data ini digunakan untuk pelaporan keuangan dan pengawasan.
 Pemahaman siklus pengeluaran memiliki sejumlah manfaat dan pentingnya yang signifikan dalam konteks
pengelolaan keuangan perusahaan atau organisasi. Berikut beberapa alasan mengapa pemahaman siklus pengeluaran sangat
penting:
1. Kontrol Keuangan: Memahami siklus pengeluaran memungkinkan perusahaan untuk mengontrol pengeluaran dan
memastikan bahwa setiap pengeluaran diotorisasi, sesuai dengan anggaran, dan relevan dengan operasional perusahaan.
2. Pencegahan Penyalahgunaan: Dengan pemahaman yang baik tentang siklus pengeluaran, perusahaan dapat menerapkan
kontrol internal yang efektif untuk mencegah penyalahgunaan dana atau tindakan curang yang terkait dengan pengeluaran kas
3. Optimasi Keputusan Keuangan: Pemahaman yang baik tentang siklus pengeluaran memungkinkan manajemen untuk
membuat keputusan keuangan yang lebih cerdas. Ini mencakup pemilihan vendor yang tepat, manajemen persediaan, dan
pengoptimalan proses pembelian.
4. Efisiensi Operasional: Dengan memahami bagaimana siklus pengeluaran berfungsi, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi
operasional. Ini mencakup peningkatan proses pemesanan, persetujuan, dan pembayaran, yang dapat mengurangi biaya dan
meningkatkan produktivitas.
5. Pemantauan Kinerja Vendor: Pemahaman tentang siklus pengeluaran memungkinkan perusahaan untuk memantau kinerja
vendor atau pemasok dengan lebih baik. Ini dapat membantu dalam pemilihan vendor yang andal dan memberikan layanan
yang baik.
6. Kepatuhan dan Pelaporan: Pemahaman siklus pengeluaran penting untuk memastikan bahwa perusahaan mematuhi aturan
dan regulasi keuangan yang berlaku. Selain itu, data yang dihasilkan dari siklus pengeluaran digunakan dalam proses
pelaporan keuangan.
7. Pengelolaan Kas yang Lebih Baik: Dengan pemahaman siklus pengeluaran, perusahaan dapat mengelola kasnya dengan
lebih baik, memastikan bahwa dana yang dikeluarkan sesuai dengan kebutuhan dan jadwal pembayaran yang telah
direncanakan.
8. Reduksi Risiko Keuangan: Siklus pengeluaran yang baik dapat membantu mengidentifikasi dan mengurangi risiko
keuangan, seperti risiko peningkatan biaya, risiko penyalahgunaan, dan risiko terkait dengan vendor.
LANGKAH-LANGKAH SIKLUS PENGELUARAN
Siklus pengeluaran adalah serangkaian langkah atau tahapan yang terlibat dalam proses pengeluaran dana atau
sumber daya dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Tahapan ini biasanya mencakup langkah-langkah berikut:
1. Permintaan Pengeluaran :
• Tahap awal siklus pengeluaran adalah permintaan pengeluaran. Departemen atau individu dalam organisasi mengajukan
permintaan untuk membeli barang atau jasa tertentu
2. Persetujuan Permintaan :
• Permintaan pengeluaran ini kemudian akan melewati proses persetujuan. Biasanya, ada aturan dan kebijakan tertentu yang
harus diikuti sebelum permintaan disetujui
3. Pembuatan Pesanan :
• Setelah permintaan disetujui, pesanan pembelian dibuat. Pesanan ini berisi detail tentang barang atau jasa yang akan dibeli,
kuantitas, harga, dan pemasok yang akan digunakan.
4. Penerimaan Barang atau Jasa :
• Ketika barang atau jasa diterima, departemen yang memesan harus memverifikasi apakah pesanan sesuai dengan yang
diterima. Proses ini dapat mencakup penerimaan fisik barang atau jasa, pemeriksaan kualitas, dan pengecekan persyaratan.
5. Penerimaan Faktur :
• Setelah penerimaan barang atau jasa, faktur dari pemasok dibuat dan dikirim ke departemen yang memesan. Faktur ini
mencantumkan jumlah yang harus dibayar berdasarkan pesanan yang diterima.
6. Verifikasi dan Persetujuan Faktur :
• Faktur kemudian akan diperiksa, diverifikasi, dan disetujui oleh pihak yang berwenang dalam organisasi. Proses
ini memastikan bahwa jumlah dan detail faktur sesuai dengan pesanan dan persetujuan sebelumnya.
7. Pembayaran :
• Setelah faktur disetujui, organisasi melakukan pembayaran kepada pemasok sesuai dengan ketentuan yang
disepakati. Pembayaran bisa dilakukan melalui transfer bank, cek, kartu kredit, atau metode pembayaran
lainnya.
8. Rekonsiliasi dan Pelaporan:
• Terakhir, ada tahap rekonsiliasi dan pelaporan. Organisasi akan mencatat semua transaksi pengeluaran,
mengelola catatan keuangan, dan menyusun laporan keuangan yang mencerminkan pengeluaran tersebut.
Siklus pengeluaran ini adalah bagian penting dalam pengelolaan keuangan dan pengendalian
internal sebuah organisasi. Proses yang baik dalam siklus pengeluaran dapat membantu menghindari
penyalahgunaan dana, memastikan efisiensi, dan menjaga akuntabilitas.
PEMBELIAN
Tahap pembelian dalam siklus pengeluaran adalah
salah satu komponen utama dari proses pengeluaran
yang melibatkan pemesanan barang atau jasa yang
diperlukan oleh perusahaan. Berikut adalah
penjelasan lebih rinci tentang tahap pembelian
dalam siklus pengeluaran:
1. Permintaan Pembelian :
• Tahapan pertama dimulai dengan permintaan pembelian. Departemen atau individu yang membutuhkan barang atau jasa mengajukan permintaan
kepada departemen pembelian atau pihak yang berwenang. Permintaan ini mencakup rincian tentang barang atau jasa yang dibutuhkan, jumlah yang
diperlukan, dan alasan mengapa pembelian diperlukan.
2. Persetujuan Pembelian :
• Permintaan pembelian biasanya harus melalui proses persetujuan. Persetujuan ini bertujuan untuk memastikan bahwa pembelian tersebut sesuai dengan
anggaran, prioritas perusahaan, dan sesuai dengan kebijakan yang berlaku. Proses persetujuan seringkali melibatkan berbagai tingkatan manajemen,
tergantung pada ukuran dan kompleksitas pembelian.
3. Pemesanan (Purchase Order):
• Setelah persetujuan diberikan, departemen pembelian atau pihak yang berwenang mengeluarkan pesanan pembelian (purchase order) kepada vendor
atau pemasok yang telah dipilih. Pesanan ini berisi rincian lengkap tentang barang atau jasa yang akan dibeli, termasuk deskripsi, jumlah, harga,
tanggal pengiriman yang diharapkan, syarat pembayaran, dan syarat lainnya.
4. Verifikasi Vendor :
• Sebelum pesanan dibuat, biasanya ada tahap verifikasi vendor. Perusahaan dapat melakukan pemeriksaan terhadap vendor yang akan diambil, termasuk
mengevaluasi rekam jejak vendor, harga yang ditawarkan, dan keandalan vendor dalam memenuhi pesanan sebelumnya.
5. Konfirmasi Pemesanan :
• Vendor menerima pesanan dan mengonfirmasi penerimaan pesanan tersebut. Konfirmasi ini biasanya mencakup persetujuan vendor atas syarat-syarat
dalam pesanan.
6. Pengarsipan Dokumen :
• Semua dokumen terkait dengan tahap pembelian, termasuk permintaan pembelian, persetujuan pembelian, dan pesanan pembelian, perlu diarsipkan
dengan baik sebagai bagian dari catatan perusahaan dan untuk referensi di masa depan.
Tahap pembelian ini sangat penting karena ini adalah langkah awal dalam menginisiasi transaksi pengeluaran. Dalam proses ini,
perusahaan harus memastikan bahwa pembelian tersebut benar-benar diperlukan, sesuai dengan anggaran, dan dilakukan dengan efisien. Kesalahan atau
ketidaktaatan dalam tahap pembelian dapat berdampak pada keuangan perusahaan, kualitas barang atau jasa yang diterima, dan hubungan dengan pemasok
atau vendor.
 Proses pembelian dalam sebuah organisasi mencakup beberapa tahap, termasuk pesanan, penerimaan barang, dan faktur. Berikut adalah
penjelasan tentang setiap tahap dalam proses ini:
1. Pesanan (Purchase Order):
• Tahap pertama dalam proses pembelian adalah pembuatan pesanan. Ini terjadi setelah perusahaan mengidentifikasi kebutuhan, menentukan anggaran,
dan memilih pemasok yang tepat.
• Pesanan pembelian, atau Purchase Order (PO), adalah dokumen resmi yang berisi rincian tentang barang atau jasa yang akan dibeli. Ini mencakup
informasi seperti nama pemasok, rincian barang/jasa, jumlah yang dipesan, harga, jadwal pengiriman, syarat pembayaran, dan persyaratan lainnya.
• Pesanan ini dikirim kepada pemasok sebagai permintaan untuk pengiriman barang atau pelayanan sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan.
2. Penerimaan Barang (Goods Receipt):
• Setelah pesanan dibuat dan dikirim ke pemasok, barang atau jasa yang dipesan akan dikirim kepada perusahaan.
• Ketika barang tiba, departemen atau individu yang bertanggung jawab akan melakukan penerimaan barang. Ini melibatkan pemeriksaan untuk
memastikan bahwa barang atau jasa yang diterima sesuai dengan pesanan dan dalam kondisi baik.
• Hasil penerimaan barang di catat dalam dokumen penerimaan barang, yang mencatat jumlah barang yang diterima dan apakah barang tersebut dalam
kondisi baik atau perlu dilakukan tindakan koreksi.
3. Faktur (Invoice):
• Setelah penerimaan barang atau jasa selesai, pemasok akan mengirimkan faktur kepada perusahaan.
• Faktur adalah dokumen yang mencantumkan rincian biaya berdasarkan pesanan pembelian, seperti harga barang/jasa, jumlah yang diterima, dan
informasi pembayaran. Ini digunakan sebagai permintaan pembayaran kepada perusahaan.
• Departemen keuangan atau akuntansi perusahaan akan memeriksa faktur, membandingkannya dengan pesanan pembelian, dan memastikan
ketersesuaian. Setelah itu, faktur dapat disetujui untuk pembayaran.
4. Proses Pembayaran (Payment):
• Setelah faktur disetujui, perusahaan akan mengeluarkan pembayaran kepada pemasok sesuai dengan persyaratan pembayaran yang telah disepakati
sebelumnya.
• Pembayaran dapat dilakukan melalui transfer bank, cek, kartu kredit, atau metode pembayaran lain yang telah disepakati.
• Setelah pembayaran dilakukan, transaksi pembelian dianggap lengkap, dan catatan pembayaran dicatat dalam sistem akuntansi perusahaan.
Proses ini merupakan siklus utama dalam manajemen pembelian yang membantu perusahaan memastikan bahwa mereka mendapatkan
barang atau jasa yang diperlukan, memenuhi standar kualitas, dan mengelola aspek keuangan transaksi pembelian. Selain itu, proses ini juga penting untuk
menghindari kesalahan, pengeluaran yang tidak efisien, dan untuk menjaga hubungan yang baik dengan pemasok.
Pengeluaran
Kas
Tahap pengeluaran kas dalam siklus pengeluaran adalah
serangkaian langkah yang melibatkan penggunaan dana
perusahaan atau organisasi untuk memenuhi berbagai
kewajiban keuangan. Ini mencakup pembayaran kepada
pemasok, biaya operasional, gaji karyawan, dan
pengeluaran lainnya. Berikut adalah penjelasan lebih rinci
tentang tahap pengeluaran kas dalam siklus pengeluaran
1. Penerimaan dan Verifikasi Faktur:
• Tahap awal dalam pengeluaran kas adalah menerima dan memverifikasi faktur dari pemasok. Faktur ini mencantumkan rincian tentang pembelian
barang atau jasa, seperti jumlah, harga, tanggal jatuh tempo, dan informasi pemasok.
• Tim keuangan atau akuntansi akan memeriksa faktur-faktur ini untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang diterima sesuai dengan pesanan, serta
memverifikasi ketersesuaian harga dan jumlah yang tercantum.
2. Persetujuan Pembayaran:
• Setelah faktur diverifikasi, faktur-faktur tersebut akan disetujui untuk pembayaran oleh departemen yang bersangkutan atau manajemen yang
berwenang. Ini melibatkan persetujuan secara formal bahwa pembayaran harus dilakukan.
3. Pengolahan Pembayaran:
• Setelah faktur disetujui, perusahaan akan memproses pembayaran kepada pemasok sesuai dengan persyaratan pembayaran yang telah disepakati
sebelumnya. Ini dapat melibatkan penggunaan metode pembayaran seperti transfer bank, cek, atau kartu kredit.
• Pengolahan pembayaran juga mencakup pencatatan transaksi ke dalam sistem akuntansi perusahaan
4. Pelaporan Keuangan:
• Perusahaan akan menghasilkan laporan keuangan yang mencakup semua transaksi pembayaran yang telah dilakukan. Laporan ini mencerminkan
pengeluaran kas perusahaan dalam periode waktu tertentu.
• Laporan keuangan ini memberikan gambaran yang jelas tentang kesehatan keuangan perusahaan dan membantu dalam pemantauan dan analisis
keuangan.
5. Manajemen Likuiditas:
• Tahap ini melibatkan manajemen likuiditas perusahaan, yang mencakup pemantauan tingkat kas yang tersedia dan pengelolaan dana dengan bijak.
Tujuannya adalah memastikan bahwa perusahaan memiliki cukup dana untuk memenuhi kewajiban finansialnya tanpa mengalami masalah likuiditas.
• Keputusan seperti investasi, pengembalian utang, dan alokasi dana akan dipertimbangkan dalam tahap ini.
6. Arsip dan Pemantauan:
• Perusahaan juga harus mengelola catatan pembayaran, termasuk penyimpanan faktur, bukti pembayaran, dan rekam jejak transaksi.
• Pemantauan dan pengarsipan yang baik penting untuk tujuan audit, pajak, dan pengelolaan risiko
Tahap pengeluaran kas adalah bagian penting dalam manajemen keuangan perusahaan yang membantu memastikan bahwa dana
perusahaan digunakan secara efisien dan sesuai dengan kewajiban keuangan yang ada. Ini juga merupakan tahap yang berkaitan dengan pengendalian
biaya, pemantauan likuiditas, dan memelihara hubungan yang baik dengan pemasok dan karyawan melalui pembayaran yang tepat waktu.
Contoh Proses
Siklus
Pengeluaran
Siklus pengeluaran dalam suatu perusahaan melibatkan
sejumlah langkah yang dijalani untuk memproses
pengeluaran kas, terutama dalam konteks pembelian barang
dan jasa. Berikut adalah ilustrasi proses siklus pengeluaran
dalam suatu perusahaan.
1. Identifikasi Kebutuhan:
• Langkah pertama dalam siklus pengeluaran adalah identifikasi kebutuhan perusahaan. Departemen atau individu yang membutuhkan barang atau jasa
mengidentifikasi apa yang diperlukan.
2. Persiapan Anggaran:
• Setelah kebutuhan diidentifikasi, perusahaan menentukan anggaran yang tersedia untuk pengeluaran. Hal ini membantu dalam mengalokasikan sumber
daya keuangan dengan bijak.
3. Pencarian Pemasok:
• Perusahaan mencari pemasok atau vendor yang dapat menyediakan barang atau jasa yang diperlukan. Ini melibatkan penelitian pasar dan pencarian
pemasok potensial.
4. Penawaran dan Negosiasi:
• Pemasok yang potensial dikirimkan permintaan penawaran (RFQ) atau permintaan proposal (RFP).
• Perusahaan mengevaluasi penawaran dari pemasok, melakukan negosiasi harga, dan mungkin melakukan perbandingan lebih lanjut.
5. Pembuatan Pesanan :
• Setelah memilih pemasok, perusahaan membuat pesanan pembelian resmi (Purchase Order - PO). Pesanan ini mencantumkan rincian tentang jumlah,
harga, jadwal pengiriman, dan persyaratan lainnya.
6. Penerimaan dan Pemeriksaan:
• Ketika barang atau jasa tiba, departemen yang bersangkutan menerima dan memeriksa mereka. Mereka memastikan bahwa barang atau jasa sesuai
dengan pesanan dan memenuhi standar kualitas yang diinginkan.
7. Faktur dan Persetujuan Pembayaran :
• Pemasok mengirimkan faktur kepada perusahaan berdasarkan pesanan pembelian. Faktur ini memicu proses persetujuan pembayaran.
• Faktur diverifikasi dan disetujui oleh departemen yang bersangkutan sebelum pembayaran dilakukan.
8. Pengolahan Pembayaran:
• Setelah persetujuan, perusahaan memproses pembayaran sesuai dengan persyaratan pembayaran yang telah disepakati. Pembayaran dapat dilakukan
melalui transfer bank, cek, atau metode pembayaran lainnya.
9. Pencatatan Transaksi:
• Setiap transaksi pembayaran dicatat dalam sistem akuntansi perusahaan. Informasi ini digunakan untuk membuat catatan keuangan yang akurat.
10. Pelaporan Keuangan:
• Perusahaan menghasilkan laporan keuangan yang mencerminkan semua transaksi pengeluaran yang telah terjadi. Laporan ini membantu dalam
pemantauan kinerja keuangan perusahaan.
11. Manajemen Keuangan:
• Terakhir, perusahaan melakukan manajemen keuangan yang mencakup pemantauan likuiditas, alokasi dana, dan pengelolaan keuangan secara
keseluruhan.
Proses ini berulang dan merupakan bagian penting dalam operasi keuangan perusahaan. Ini membantu memastikan bahwa pengeluaran
perusahaan dikelola dengan efisien, sesuai dengan anggaran, dan memenuhi standar kualitas yang diinginkan. Selain itu, proses ini juga penting untuk
menjaga hubungan baik dengan pemasok dan menjaga kepatuhan dengan peraturan keuangan yang berlaku.
 KESIMPULAN
Dalam kesimpulan, siklus pengeluaran, yang mencakup pembelian dan pengeluaran
kas, adalah bagian penting dari manajemen keuangan perusahaan. Proses ini memastikan bahwa
perusahaan dapat mengelola dana dengan efisien, memenuhi kewajiban finansial, dan menjaga
hubungan yang baik dengan pemasok dan karyawan. Kepatuhan dengan peraturan dan keakuratan
dalam pencatatan dan pelaporan juga menjadi faktor utama dalam menjaga kesehatan keuangan
perusahaan.
THANK YOU