TM 6

Audit of the Acquisition and Payment Cycle (1)

A. Understand and explain the acquisition and payment cycle.

Acquisition and payment cycle merupakan siklus transaksi yang mencakup perolehan dan
pembayaran barang jasa dari pemasok di luar organisasi dan melibatkan keputusan serta
proses yang diperlukan untuk mendapatkan barang dan jasa untuk menjalankan bisnis.

Classes of Transactions, Accounts Balances and Disclosures

Siklus biasanya dimulai dengan permintaan pembelian oleh pihak yang membutuhkan barang
jasa kemudian diakhiri dengan pembayaran atas manfaat yang telah diterima tersebut.
Terdapat 3 kelas transaksi dalam siklus ini diantaranya:

1. Acquisitions of goods and services

2. Cash disbursements

3. Purchase returns and allowances and purchase discount

Selain itu, terdapat empat proses bisnis yang berfokus pada dokumen dan catatan umum yang
digunakan diantaranya:

· Processing Purchase Order

Pemesanan pembelian oleh pelanggan merupakan tahap pertama siklus ini, terdapat dua
dokumen yang biasanya digunakan dalam pesanan pembelian dan permintaan pembelian.

o Purchase Order merupakan dokumen yang digunakan untuk melakukan

pemesanan barang dan jasa yang meliputi deskripsi, kuantitas, dan informasi
terkait untuk barang dan jasa yang ingin dibeli perusahaan, dan sering
digunakan untuk menunjukkan otorisasi akuisisi.

o Purchase Requisition merupakan dokumen yang digunakan untuk meminta

barang dan jasa kepada pihak berwenang berupa permintaan untuk akuisisi
seperti bahan oleh staf produksi atau supervisor gudang, perbaikan luar oleh
personel kantor atau pabrik, atau asuransi oleh wakil presiden yang
bertanggung jawab atas properti dan peralatan.

· Receiving Goods and Services

Tahap menerima barang dan jasa merupakan titik kritis dari siklus karena pada tahap inilah
sebagian besar perusahaan mengakui akuisisi dan kewajiban terkait pencatatan perusahaan.
Laporan penerimaan merupakan dokumen elektronik yang disiapkan oleh perusahaan
penerima pada saat barang diterima yang mencakup deskripsi barang, jumlah yang diterima,
tanggal diterima, dan data lain yang relevan.

· Recognizing the Liability

Tahap ini menjadi titik kritis dari siklus karena pada tahap inilah sebagian besar perusahaan
mengakui akuisisi dan kewajiban terkait pencatatan perusahaan.karena memengaruhi laporan
keuangan dan pengeluaran kas actual sehingga perusahaan perlu berhati-hati dalam
memasukkan transaksi yang terjadi secara tepat dan dengan jumlah yang benar. Terdapat
beberapa dokumen yang biasanya digunakan sebagai berikut:

o Vendor’s invoice, dokumen yang diterima dari vendor untuk menunjukkan

jumlah terutang untuk akuisisi meliputi deskripsi dan jumlah barang dan jasa
yang diterima, harga (termasuk pengiriman), ketentuan diskon tunai, tanggal
penagihan, dan jumlah total.

o Debit memo, dokumen yang diterima dari vendor dan menunjukkan

pengurangan jumlah yang terutang kepada vendor karena barang yang
dikembalikan atau tunjangan yang diberikan.

o Voucher, lembar sampul atau folder untuk berisi dokumen dan paket
dokumen yang relevan seperti pesanan pembelian, salinan slip pengepakan,
laporan penerimaan, dan faktur vendor yang digunakan oleh organisasi untuk
menetapkan sarana formal pencatatan dan pengendalian akuisisi, terutama
dengan memungkinkan setiap tindakan transaksi akuisisi diberi nomor urut

o Acquistions transaction file, file yang dihasilkan komputer meliputi seluruh

transaksi akuisisi yang diproses oleh sistem akuntansi untuk suatu periode,
seperti hari, minggu, atau bulan dan berisi semua informasi yang dimasukkan
ke dalam sistem meliputi informasi untuk setiap transaksi, seperti nama
vendor, tanggal, jumlah, klasifikasi atau klasifikasi akun, dan deskripsi dan
jumlah barang dan jasa yang dibeli.

o Acquistion journal or listing atau disebut juga jurnal pembelian yang

dihasilkan dari file transaksi akuisisi dan biasanya mencakup nama vendor,
tanggal, jumlah, dan klasifikasi atau klasifikasi akun untuk setiap transaksi,
seperti perbaikan dan pemeliharaan , persediaan, atau utilitas

o Accounts payable master file, berguna untuk mencatat akuisisi, pengeluaran

kas, dan retur akuisisi serta transaksi tunjangan untuk setiap vendor

o Accounts payable trial balance atau daftar neraca saldo utang usaha
meliputi jumlah yang terutang kepada setiap vendor atau setiap faktur dan
voucher pada periode tertentu.
 o Vendor’s statement, dokumen yang disiapkan setiap bulan oleh vendor dan
menunjukkan saldo awal, akuisisi, pengembalian dan pengurangan,
pembayaran kepada vendor, dan saldo akhir

· Processing and Recording Cash Disbursments

o Cheque, dokumen yang digunakan untuk membayar akuisisi pada saat

pembayaran jatuh tempo

o Cash Disbursements Transaction File, file komputer yang meliputi seluruh

transaksi pengeluaran kas yang diproses oleh sistem akuntansi untuk suatu
periode, seperti hari, minggu, atau bulan dan terdiri dari jenis informasi yang
sama yang dibahas untuk file transaksi akuisisi.

o Cash Dirbursements Journal or Listing, daftar atau laporan yang dihasilkan

dari file transaksi pengeluaran kas yang mencakup semua transaksi untuk
setiap periode tertentu.

B. Identify inherent risk factors, determine significant risks, and assess inherent
risk for accounts payable and related accounts.

Understand the Entity, Its Environment, and the Acquisition and Payment Process
Saat melakukan prosedur penilaian risiko, auditor mengumpulkan informasi yang
membantu menilai risiko signifikan pada tingkat laporan keuangan, serta tingkat akun dan
asersi. Setelah risiko ini diidentifikasi, auditor dapat menentukan respons risiko yang tepat.
Sementara setiap industri memiliki kekuatan pasar yang berbeda, setiap bisnis memiliki
keadaan uniknya sendiri terkait arus kasnya. Untuk melakukan penilaian risiko inheren yang
tepat, auditor perlu memahami siklus operasi entitas, waktu dari penggunaan kas untuk
membeli barang dan jasa hingga waktu untuk mengumpulkan kas dari penjualan barang dan
jasa. Penting juga bagi auditor untuk memiliki pemahaman yang baik tentang proses
pembelian, tidak hanya dari perspektif aliran transaksi pembelian (seperti yang telah kita
diskusikan sebelumnya) tetapi untuk memahami persyaratan pembayaran biasa, persyaratan
khusus, atau pembelian signifikan di luar kegiatan bisnis normal. Selain itu, auditor perlu
memahami strategi organisasi untuk mengelola arus kas. Misalnya, dengan asumsi
memperpanjang utang dapat memaksimalkan arus kas bebas, hal itu dapat mengikis
hubungan kemitraan dengan pemasok yang pada akhirnya mengakibatkan persyaratan
pembayaran yang memberatkan dan waktu pengiriman yang lebih lambat. Sebaliknya,
membayar lebih awal dapat menghasilkan keuntungan jika pemasok menawarkan diskon atau
potongan harga untuk pembayaran lebih awal.

Tim audit akan ingin mempertimbangkan masalah industri mengenai biaya pasokan
atau bahan baku. Misalnya, pandemi COVID-19 telah menciptakan permintaan yang
signifikan untuk alat pelindung diri di industri, seperti industri ritel dan grosir, yang tidak
pernah membutuhkan produk ini. Tingginya permintaan akan produk tersebut juga
menyebabkan kelangkaan dan kenaikan harga. Demikian pula, pada awal pandemi, toko ritel
dan grosir menghadapi kekurangan kertas toilet dan pembersih tangan karena permintaan
yang belum pernah terjadi sebelumnya dan ketidakmampuan rantai pasokan untuk
beradaptasi dengan cepat.

Identify Inherent Risk Factors

Agar dapat mengidentifikasi faktor risiko bawaan dan menentukan risiko signifikan
untuk siklus akuisisi dan pembayaran, auditor harus memiliki pengetahuan tentang rantai
pasokan klien dan pengaturan kontrak dengan pemasok dan vendornya. Pengaturan ini
seringkali rumit dan mungkin melibatkan konsesi harga, potongan harga, atau kredit
pemasaran/periklanan sebagai ganti penempatan produk preferensial. Juga, pengaturan ini
mungkin tidak didokumentasikan dengan baik sebagai transaksi rutin dalam siklus akuisisi
dan pembayaran. Untuk mengidentifikasi apakah faktor risiko bawaan ini ada, auditor
membaca perjanjian dengan pemasok ketika jumlahnya material dan memastikan laporan
keuangan mencerminkan substansi perjanjian.

Tabel 13-3 merangkum faktor risiko bawaan yang relevan dan memberikan contoh
kemungkinan peristiwa atau kondisi yang dapat mengindikasikan risiko salah saji pada
tingkat asersi yang terkait dengan golongan transaksi, saldo akun, dan pengungkapan siklus
akuisisi dan pembayaran.
Determine Significant Risks
Meskipun risiko signifikan dalam utang usaha dan akun terkait akan bervariasi dari satu
organisasi ke organisasi lainnya, jika kita merujuk kembali ke Tabel 13-3, semua contoh
kemungkinan akan dianggap sebagai risiko signifikan. . Indikasi lain dari potensi risiko
signifikan terkait hutang usaha, kewajiban yang masih harus dibayar, dan provisi adalah
sebagai berikut :
● Klien memiliki pengaturan yang rumit dengan vendor (seperti tolak bayar dan
tunjangan): Ini mempengaruhi banyak asersi.
● Klien telah terintegrasi manajemen rantai pasokan: Ini mempengaruhi banyak
pernyataan.
● Klien memiliki banyak transaksi pihak terkait rutin dan nonrutin: Ini mempengaruhi
asersi kejadian, penilaian, dan penyajian.
● Klien memiliki ketentuan signifikan yang memerlukan pertimbangan yang cukup
(penilaian dan pernyataan kelengkapan)

Intinya risiko yang signifikan akan bervariasi dari klien ke klien

Fraud Risks
Seperti dalam siklus lainnya, klien dapat membuat kesalahan entri data, seperti
mencatat jumlah dalam periode yang salah atau ke akun subledger yang salah (vendor yang
salah). Kasus penipuan pelaporan keuangan yang melibatkan hutang usaha relatif umum,
meskipun lebih jarang daripada penipuan yang melibatkan persediaan atau piutang. Hal ini
dapat dicapai dengan tidak mencatat utang usaha sampai periode berikutnya (pernyataan
pisah batas dan kelengkapan) atau dengan mencatat pengurangan fiktif pada utang usaha
(kelengkapan). Ketika asersi yang relevan adalah kelengkapan, lebih sulit bagi auditor karena
tidak ada jejak audit (ingat bahwa auditor mengaudit untuk apa yang tidak ada). Banyak
penipuan di area akuisisi adalah penyelewengan aset. Penipuan yang umum terjadi adalah
pelaku mengeluarkan pembayaran kepada vendor fiktif dan menyetorkan cek ke rekening
fiktif. Penipuan ini dapat dicegah dengan mengizinkan pembayaran dilakukan hanya kepada
vendor yang disetujui dan dengan meminta personel yang berwenang secara cermat
memeriksa dokumentasi yang mendukung akuisisi sebelum pembayaran dilakukan.

Penipuan semacam itu dapat dicegah dengan membatalkan dokumen pendukung untuk
mencegahnya digunakan untuk mendukung pembayaran berganda. Keberhasilan skema
tersebut didasarkan pada kolusi antara karyawan dan vendor, yang jauh lebih sulit untuk
dideteksi. Namun, organisasi dapat menanamkan analitik data ke dalam proses mereka, mirip
dengan apa yang digunakan auditor, untuk mendeteksi pola yang tidak biasa yang
menunjukkan jenis risiko penipuan ini.

C. Understand key controls for the acquisition and payment cycle. & Use
professional judgment to develop an audit approach for the acquisition and
payment cycle.

UNDERSTAND KEY CONTROLS

Auditor memperoleh pemahaman tentang pengendalian internal untuk siklus akuisisi dan
pembayaran sebagai bagian dari pelaksanaan prosedur penilaian risiko dengan mempelajari
diagram alir klien, meninjau kuesioner pengendalian internal, dan melakukan uji coba untuk
transaksi akuisisi dan pembayaran kas. Auditor akan menggunakan dokumentasi tersebut
untuk menilai efektivitas pengendalian. Auditor juga akan mempertimbangkan apakah efektif
biaya untuk menguji pengendalian. Ketika risiko pengendalian dinilai kurang dari tinggi,
auditor berencana untuk menguji pengendalian (ini disebut sebagai pendekatan gabungan).
Kontrol utama untuk setiap proses bisnis yang telah kita bahas dalam ikhtisar siklus diperiksa
di bawah ini.

Authorization of Purchases

Otorisasi yang tepat untuk akuisisi dan perubahan pada file induk vendor (seperti
menambahkan vendor baru) adalah bagian penting dari fungsi ini karena memastikan bahwa
barang dan jasa yang diperoleh adalah untuk tujuan perusahaan resmi, dan menghindari
akuisisi yang berlebihan dan tidak perlu item. Sebagian besar perusahaan mengizinkan
otorisasi umum untuk akuisisi kebutuhan operasi reguler, seperti inventaris pada satu tingkat
dan akuisisi properti, pabrik, dan peralatan atau barang serupa di tingkat lain. Misalnya,
akuisisi properti, pabrik, dan peralatan yang melebihi batas dolar tertentu mungkin
memerlukan tindakan dewan direksi. Barang-barang yang diperoleh relatif jarang, seperti
polis asuransi dan kontrak layanan jangka panjang, disetujui oleh petugas tertentu.
Penggantian biaya karyawan memerlukan otorisasi dan pemantauan khusus.

Persediaan dan jasa yang harganya kurang dari jumlah yang ditentukan disetujui oleh
penyelia dan kepala departemen, dan beberapa jenis bahan baku dan persediaan dipesan
ulang secara otomatis setiap kali mereka jatuh ke tingkat yang telah ditentukan, seringkali
dengan komunikasi langsung dengan komputer vendor. Jika pesanan pembelian otomatis
dihasilkan, perhatian harus diberikan untuk memastikan bahwa titik pemesanan ulang
dipantau sehingga hanya barang-barang yang masih dibutuhkan oleh perusahaan yang dibeli.
Untuk pengendalian internal yang baik, departemen pembelian tidak boleh bertanggung
jawab untuk mengotorisasi akuisisi atau penerimaan barang.

Selain kontrol ini, penting untuk memiliki rekonsiliasi bulanan laporan vendor dengan
kewajiban yang tercatat dan file transaksi faktur yang belum dibayar dengan file induk
vendor dan buku besar. Ini harus dilakukan oleh orang yang mandiri atau menggunakan
perangkat lunak komputer.

Processing Vendor Master File Changes

Pemasok baru harus menjalani pemeriksaan kredit sementara pemasok lain harus ditinjau
secara berkala untuk kualitas layanan, produk, waktu pengiriman, dan kriteria lain yang
disetujui oleh manajemen. Kemudian, setelah disetujui, pemasok baru dapat ditambahkan ke
file induk pemasok. Formulir perubahan file induk harus disetujui secara independen (yaitu,
bukan oleh seseorang yang menyetujui pembayaran, untuk mencegah pendirian perusahaan
fiktif) dan entri data diverifikasi secara independen.

Timely Recording and Independent Review of Transactions

Departemen hutang harus memiliki proses untuk memastikan kewajiban dicatat secara tepat
waktu. Departemen juga harus bertanggung jawab untuk memverifikasi kesesuaian transaksi.
Baik individu atau komputer harus mencocokkan dokumen dan memverifikasi keakuratan
faktur. Kontrol penting adalah mensyaratkan bahwa orang yang melakukan akuisisi tidak
memiliki akses ke uang tunai, surat berharga, dan aset lainnya.

Authorization of Payments

Pengendalian yang paling penting dalam fungsi pengeluaran kas adalah sebagai berikut:

• Penandatanganan cek (atau otorisasi pencairan pembayaran) oleh seseorang dengan otoritas
yang tepat;

• Pemisahan tanggung jawab untuk menyetujui pembayaran dan menjalankan fungsi hutang
dagang;

• Pemeriksaan yang cermat terhadap dokumen pendukung oleh penandatangan cek pada saat
cek ditandatangani; Dan

• Penggunaan kata sandi (sebaiknya dua kata sandi yang berbeda oleh dua orang) sebelum
pembayaran elektronik dilepaskan.

Cek harus diberi nomor sebelumnya dan dicetak pada kertas khusus yang menyulitkan untuk
mengubah penerima pembayaran atau jumlahnya. Pengawasan fisik atas cek kosong, batal,
dan ditandatangani harus dilakukan dengan hati-hati. Penting juga untuk memiliki metode
pembatalan dokumen pendukung untuk mencegah penggunaan kembali sebagai dukungan
untuk yang lain periksa di lain waktu. Metode yang umum adalah dengan menandai dokumen
sebagai “dimasukkan” saat dicatat dalam sistem komputer dan menuliskan nomor cek atau
nomor pembayaran elektronik pada dokumen pendukung saat pembayaran dilakukan.

DETERMINE AUDIT APPROACH FOR ACQUISITION AND PAYMENT CYCLE

Pendekatan audit bergantung pada risiko signifikan dan sejauh mana auditor mengandalkan
pengendalian internal. Mengapa utang usaha dan akrual sering menjadi risiko yang signifikan
bagi organisasi nirlaba dan memberikan contoh pendekatan audit untuk Frimley Health NHS
Foundation Trust, sebuah organisasi nirlaba besar yang menyediakan rumah sakit dan layanan
perawatan kesehatan di London, Inggris. Berbeda dengan organisasi yang berorientasi laba,
organisasi seperti Frimley Health mungkin melebih-lebihkan pengeluaran untuk
mempertahankan tingkat pemerintahan pendanaan. Penting bahwa auditor selalu menyadari
bias pelaporan manajemen.

Di area pertama fokus, akrual, dan provisi, auditor menganggap asersi keberadaan beresiko
tinggi karena ketidakpastian estimasi yang lebih besar mengingat kurangnya ketersediaan
beberapa dokumentasi pihak ketiga. Di area kedua, auditor menjelaskan pengujian substantif
yang ekstensif atas rincian untuk menguji asersi pisah batas serta akurasi. Area ketiga
menyoroti penggunaan analitik data oleh auditor untuk mengidentifikasi entri jurnal yang
tidak biasa.