Memahami Prosedur Utang Usaha

Prosedur adalah rangkaian aksi yang detail atau disebut juga suatu tindakan yang harus
dijalankan dengan cara yang sama (sesuai yang tertera pada teks prosedur) supaya mendapatkan
hasil yang sama. Prosedur dapat dikatakan juga sebagai rangkaian aktivitas atau langkah-langkah
yang harus dijalankan supaya dapat menghasilkan hasil yang diinginkan. Contoh teks prosedur
misalnya prosedur keselamatan kerja,

Utang Usaha Adalah Utang usaha atau utang dagang (account payable) merupakan kewajiban
yang muncul akibat transaksi pembelian barang atau jasa secara kredit yang berkaitan dengan
kegiatan operasional perusahaan, dan harus dibayarkan segera dalam jangka waktu singkat.

Proses utang usaha

Utang usaha tidak hanya sekadar dicatatkan dalam laporan keuangan dan selesai. Ada
serangkaian proses yang dilakukan agar utang usaha dapat tertangani dengan baik, mulai dari
pencatatan hingga pembayarannya. Proses ini harus dilakukan secara cermat, teliti, dan detail,
sehingga dapat meminimalisir kesalahan dalam mengidentifikasi nilai dan volume transaksi
selama periode waktu tertentu.

1. Penerimaan tagihan

Pembelian barang atau layanan yang dilakukan secara kredit akan disertai dengan faktur yang di
dalamnya mencantumkan nilai transaksi dan syarat pembayarannya. Ketika perusahaan
menerima faktur dari vendor atau pemasok, perusahaan harus memastikan keabsahan tagihan
tersebut terlebih dahulu. Tagihan ini akan membantu melacak jumlah barang yang diterima.

2. Tinjau detail tagihan

Perusahaan penting untuk meninjau detail tagihan, agar tidak salah dalam mengidentifikasi dan
mencatatkan utang usaha pada laporan keuangan. Pastikan tagihan tersebut mencantumkan nama
vendor, otorisasi, tanggal jatuh tempo, dan persyaratan lain yang diverifikasi telah sesuai dengan
pesanan pembelian.

3. Lakukan pencatatan setelah tagihan diterima

Jika jumlah barang yang dipesan telah sesuai dengan tagihan yang diterima, maka lakukan
pencatatan. Akun buku besar perlu diperbarui berdasarkan tagihan yang diterima dan biasanya
diperlukan entri pengeluaran. Dalam proses ini di beberapa perusahaan mungkin membutuhkan
persetujuan manajerial sesuai hierarki persetujuan yang dilampirkan pada nilai tagihan.

4. Pembayaran tepat waktu

Semua pembayaran utang usaha harus diproses sebelum atau pada tanggal jatuh tempo tagihan,
sebagaimana yang disepakati antara perusahaan dengan vendor. Sebelum melakukan
pembayaran, perlu disiapkan dokumen untuk diverifikasi. Pastikan rincian yang dimasukkan
pada cek, rekening bank vendor, voucher pembayaran, tagihan asli, dan pesanan pembelian telah
siap dan terverifikasi. Untuk melakukan pembayaran utang usaha, di beberapa perusahaan
mungkin memberlakukan aturan perlunya otorisasi manajerial.