Bab Sistem Teknik Dokumentasi

Berikut ini adalah narasi diagram konteks pada suatu perusahaan untuk prosedur dalam
siklus Manajemen Sumber Daya Manusia atau siklus penggajian.
Jika karyawan diangkat, mereka diminta mengisi formulir karyawan baru. Jika terjadi perubahan
status gaji seorang karyawan, seperti kenaikan tarif gaji atau kenaikan tunjangan gaji, bagian SDM
mengisi formulir perubahan data karyawan. Tembusan formulir ini dikirimkan ke bagian gaji.
Formulir ini akan digunakan untuk membuat atau memperbaharui data karyawan dan kemudian
disimpan dalan sebuah file. Data tentang karyawan disimpan urut abjad nama karyawan.
Sebagian karyawan perusahaan menerima gaji tetap, sebagian lagi menerima gaji atas dasar jumlah
jam kerja yang direkam dalam kartu jam kerja. Pada tanggal pembayaran gaji, setiap manajer
departemen mengirimkan kartu jam kerja ke departemen penggajian. Petugas bagian gaji
menggunakan data kartu jam kerja, data dari file karyawan (tarif gaji dan upah), dan tabel pajak
untuk membuat cek bagi setiap karyawan. Petugas juga menyiapkan daftar gaji yang berisi
informasi gaji kotor, potongan-potongan gaji, dan gaji bersih. Petugas memperbaharui data
karyawan untuk merefleksikan pendapatan atau gaji karyawan terbaru. Lembar asli cek gaji
karyawan dikirimkan ke bagian kasir untuk ditanda tangani. Daftar gaji diteruskan ke petugas
pencatat utan. Kartu jam kerja dan duplikat daftar gaji dan cek gaji disimpan urut tanggal dalam
arsip gaji.
Setiap periode pembayaran, petugas penggajian menggunakan data dalam file karyawan/ gaji
untuk membuat laporan gaji dan diserahkan ke kasir, sehingga kasir dapat mengendalikan dan
memantau biaya tenaga kerja. Laporan ini diserahkan ke kasir bersama-sama dengan lembar asli
cek gaji karyawan.
Setiap bulan, petugas penggajian menggunakan data dalam file karyawan/ gaji untuk membuat
laporan pajak. Lembar asli diserahkan ke bagian utang, dan duplikatnya dilampirkan ke catatan
pajak dalam file penggajian. Bagian utang menggunakan laporan pajak untuk membuat cek
pelunasan pajak dan voucher pengeluaran kas. Laporan pajak dan lembar asli setiap dokumen
diserahkan ke kasir. Duplikat disimpan urut tanggal dalam file utang.
Bagian utang menggunakan daftar gaji untuk membuat cek senilai angka yang tertera dalam daftar
gaji dan voucher. Lembar asli untuk setiap dokumen diserahkan ke kasir, dan daftar gaji serta
duplikatnya disimpan urut tanggal dalam file utang dagang.
Kasir mengkaji ulang setiap paket informasi yang diterima, dan menyetujui serta menanda tangani
cek. Selanjutnya voucher diserahkan ke bagian akuntansi, laporan pajak dan pembayaran
diserahkan ke lembaga-lembaga terkait, cek gaji diserahkan ke bank, dan cek gaji karyawan
diserahkan kepada setiap karyawan. Selanjutnya seluruh dokumen diarsipkan laporan gaji secara
kronologis.
Bagian akuntansi menggunakan informasi dalam voucher untuk memperbaharui catatan buku
besar. Selanjutnya bagian ini memberi tanda posting pad ajurnal voucher dan mengarsipkannya
urut nomor. (Sumber: Krismiaji. Sistem Informasi Akuntansi. Penerbit: Unit penerbit dan
percetakan AMP YKPN. Yogyakarta)
Berdasarkan narasi diagram konteks diatas, diminta:
1. Buatlah Diagram Arus Data (DAD)
2. Buatlah Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart)