Ini menunjukkan bahwa ada lima sumber utama input ke sistem penggajian.

1. Departemen HRM memberikan informasi tentang perekrutan, pemutusan hubungan kerja,

dan perubahan tingkat gaji karena kenaikan gaji dan promosi.
2. Karyawan memulai perubahan dalam deduksi diskresioner (pegawai mengajukan perubahan
terkait potongan yang mereka tentukan secara bebas) mereka (misalnya, kontribusi untuk
rencana pensiun).
3. Berbagai departemen menyediakan data tentang jam kerja karyawan yang sebenarnya.
4. Instansi pemerintah memberikan tarif pajak dan instruksi untuk memenuhi persyaratan
peraturan.
5. Demikian pula, perusahaan asuransi dan organisasi lain memberikan instruksi untuk
menghitung dan mengirimkan berbagai pemotongan
6. Cek adalah output

Pertama, data transaksi penggajian diedit, dan transaksi yang divalidasi kemudian diurutkan
berdasarkan nomor karyawan. Jika organisasi memproses penggajian dari beberapa divisi, masing-
masing file transaksi penggajian ini juga harus digabungkan. File transaksi penggajian yang telah
diurutkan kemudian digunakan untuk menyiapkan cek gaji karyawan. Untuk setiap karyawan,
catatan file induk penggajian dan catatan transaksi terkait dibaca, dan gaji kotor dihitung. Untuk
karyawan per jam, jumlah jam kerja dikalikan dengan tingkat upah, dan kemudian premi yang
berlaku untuk lembur atau bonus ditambahkan. Untuk karyawan yang digaji, gaji kotor adalah bagian
dari gaji tahunan, di mana bagian tersebut mencerminkan lamanya periode pembayaran. Sebagai
contoh, karyawan yang digaji yang dibayar setiap bulan akan menerima seperdua belas dari gaji
tahunan mereka setiap periode pembayaran. Setiap komisi, bonus, dan insentif lainnya yang berlaku
juga termasuk dalam penghitungan gaji kotor. Selanjutnya, semua pemotongan gaji dijumlahkan,
dan totalnya dikurangi dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih. Potongan gaji jatuh ke dalam
dua kategori besar: pemotongan pajak gaji dan

pemotongan sukarela. Yang pertama termasuk pajak pendapatan federal, negara bagian, dan lokal,
serta pajak Jaminan Sosial. Potongan sukarela termasuk kontribusi untuk program pensiun; premi
untuk asuransi jiwa kelompok, kesehatan, dan cacat; iuran serikat pekerja; dan kontribusi untuk
berbagai amal. Setelah gaji bersih dihitung, bidang tahun-ke-tanggal untuk gaji kotor, pemotongan,
dan gaji bersih di setiap catatan karyawan dalam file induk penggajian diperbarui. Mempertahankan
catatan pendapatan kumulatif yang akurat adalah penting karena dua alasan. Pertama, karena
pemotongan pajak Jaminan Sosial dan pemotongan lainnya memiliki pisah batas, perusahaan harus
tahu kapan harus menghentikan pemotongan untuk masing-masing karyawan. Kedua, informasi ini
diperlukan untuk memastikan bahwa jumlah pajak dan potongan lain yang sesuai dikirimkan ke
lembaga pemerintah, perusahaan asuransi, dan berbagai organisasi amal. Informasi ini juga harus
dimasukkan dalam berbagai laporan yang diajukan ke lembaga-lembaga tersebut. Selanjutnya,
daftar penggajian dan pengurangan dibuat. NSdaftar gaji daftar gaji kotor setiap karyawan,
pemotongan gaji, dan gaji bersih dalam format multikolom. Ini juga berfungsi sebagai dokumentasi
pendukung untuk mengotorisasi transfer dana ke rekening giro penggajian organisasi. NSdaftar
pengurangan daftar potongan sukarela lain-lain untuk setiap karyawan
 Setelah cek gaji disiapkan, hutang dagang meninjau dan menyetujui daftar penggajian.

 Voucher pencairan kemudian disiapkan untuk mengotorisasi transfer dana dari rekening
giro umum perusahaan ke rekening bank penggajiannya.

 Voucher pengeluaran kemudian digunakan untuk memperbarui buku besar.

 Setelah meninjau daftar penggajian dan voucher pencairan, kasir kemudian menyiapkan
dan menandatangani cek (atau memulai transaksi transfer dana elektronik [EFT])
mentransfer dana ke rekening bank penggajian perusahaan.

 Jika organisasi masih mengeluarkan cek kertas, kasir juga meninjau, menandatangani, dan
mendistribusikan cek gaji karyawan.

 Kasir segera menyetorkan kembali cek gaji yang tidak diklaim ke rekening bank perusahaan.

 Daftar gaji yang tidak diklaim kemudian dikirim ke departemen audit internal untuk
penyelidikan lebih lanjut.

 Fungsi yang terkait dengan penggajian


1.    Fungsi Kepegawaian
 Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari  karyawan baru, memutuskan penempatan
karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan standar
gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan.
 2.    Fungsi pencatat waktu
 Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua
karyawan perusahaan.
 3.    Fungsi pembuat daftar gaji
 Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuata daftar gaji yang berisi penghasilan bruto
yang menjadi hak berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka
waktu pembayaran gaji. Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat  daftar gaji kepada
fungsi akuntansi guna pembuatab bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk
pembayaran gaji kepada karyawan.
 4.    Fungsi akuntansi
 Bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan
pembayaran gaji karyawan (misalnya utang gaji, utang pajak, utang dana pensiun). Fungsi
akuntansi yang menangani sistem penggajian dana pengupahan berada di tangan :               
 (1) bagian utang, yaitu bagian yang bertanggung jawab untuk memproses pembayaran gaji
dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah, (2) bagian kartu biaya, yaitu
bagian yang bertanggung jawab untuk mencatat pokok produk dan kartu biaya berdasarkan
rekap daftar gaji dan upah dan kartu kerja, (3) bagian jurnal, yaitu bagian yang bertanggung
jawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum.
 5.    Fungsi keuangan
 Fungsi ini bertangggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan
cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan kedalam amplop gaji setiap
karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.