Pada siklus penggajian terdapat lima siklus utama yaitu melakukan pembaruan (update) pusat database

penggajian, validasi waktu dan data kehadiran, mempersiapkan penggajian, melakukan pengeluaran kas
untuk penggajian, menghitung potongan pajak, dana pensiun dan potongan lainnya. Berikut penyajian
pada diagram konteks

Pembaruan (Update) Pusat Database Penggajian

Aktivitas pertama pada siklus penggajian adalah pembaruan pusat database penggajian supaya data yang
ada pada perusahaan menunjukkan kondisi sebenarnya, terutama perubahan-perubahan yang terjadi
secara internal di perusahaan seperti rekrutmen karyawan baru, pemberhentian karyawan , perubahan tarif
gaji, atau perubahan potongan gaji karyawan.

Validasi Waktu dan Data Kehadiran

Perusahaan memiliki karyawan dengan berbagai fungsi, dengan adanya bermacam-macam fungsi dalam
perusahaan menyebabkan berbagai variasi skema penggajian karyawan. Penggunaan time card untuk
karyawan yang mempunyai basis perhitungan jam untuk menentukan pembayaran uang yang diterima
karyawan. Sementara untuk karyawan yang mendapatkan gaji bulanan tidak lagi menggunakan time card
untuk mencatat kedatangan namun dari laporan supervisor yang memantau kehadiran karyawan.
Karyawan di fungsi penjualan mendapatkan pembayaran berdasarkan gaji dan komisi yang diterima dari
hasil penjualan produk yang mereka lakukan. Dengan adanya insentif, komisi, dan bonus memerlukan
sinkronisasi data sistem penggajian dengan sistem informasi dari siklus lain untuk mengkalkulasi data
sebagai dasar pembagian bonus.

Mempersiapkan Penggajian
Dalam mempersiapkan penggajian perusahaan biasanya akan melakukan beberapa tahapan, tahapan
pertama yang dilakukan perusahaan adalah sistem penggajian melakukan pengumpulan data dari berbagai
siklus terutama yang mempunyai perhitungan gaji yang unik. Kemudian perusahaan akan mengecek dan
menjumlah semua potongan yang ada, mulai dari potongan pajak, pensiun, asuransi dan potongan
lainnya. Setelah itu barulah gaji karyawan dikurangi dengan hasil penjumlahan dari potongan tersebut
supaya mendapatkan jumlah gaji bersih yang kemudian akan dicetak pada slip gaji.

Melakukan Pengeluaran Kas untuk Penggajian

Setelah slip gaji telah dipersiapkan maka aktivitas selanjutnya adalah melakukan pengeluaran kas untuk
penggajian. Sistem penggajian mengirimkan data ke sistem utang (account payable) untuk kemudian di
tinjau (review) dan disetujui. Perusahaan kemudian membuat cek untuk mencairkan gaji tersebut yang
kemudian dikirimkan ke pihak bank agar pihak bank melakukan transfer gaji ke masing-masing rekening
karyawan, pihak perusahaan mencatat salinan (copy) dari cek yang dikirm ke bank pada siklus buku besar
dan laporan keuangan.

Menghitung Potongan Pajak, Dana Pensiun dan Potongan Lainnya

Aktivitas terakhir dari siklus penggajian adalah menghitung pajak dan potongan untuk imbalan kerja
kemudian menyetorkannya kepada pemerintah atau perusahaan yang menaungi program imbalan kerja
karyawan.