Siklus Penggajian

dan Manajemen
Sumber Daya
Manusia Pertemuan 14
• Siklus manajemen Sumber daya
manusia dan penggajian adalah
aktivitas bisnis yang berulang dan
operasi pemrosesan data yang
terkait dengan manajemen yang
efektif atas tenaga kerja.
3 fungsi dasar/ utama dari SIA pada
siklus SDM/penggajian adalah:
1. Pemrosesan data transaksi tentang
aktivitas karyawan
2. Menjaga aset organisasi
3. Penyediaan informasi untuk
pengambilan keputusan
Siklus Manajemen SDM / Penggajian
• Tugas-tugas dari MSDM:
– Merekrut dan mempekerjakan pegawai baru
– Melatih
– Memberikan tugas pekerjaan
– Memberikan kompensasi (penggajian)
– Mengevaluasi kinerja
– Memberhentikan pegawai, secara sukarela atau
dipecat
Aktivitas Siklus Penggajian
1. Perbarui file induk penggajian
2. Perbarui tarif dan potongan
3. Validasi data waktu dan kehadiran
4. Siapkan penggajian
5. Keluarkan dana penggajian
6. Hitung kompensasi dan pajak yang
dibayar oleh perusahaan
7. Pengeluaran dana pajak penghasilan
dan potongan lain-lain
 Diagram konteks Bagian Penggajian dari Siklus
MSDM/Penggajian
Perubahan dalam
Departemen penggajian Cek gaji
Pegawai
MSDM

Laporan Pengembalian dan

potongan pajak

Data
kehadiran dan
waktu Cek penggajian
Berbagai Sistem Bank
departemen Penggajian
Laporan

Pajak penghasilan Perubahan tarif dan

dan laporan pajak instruksi

Asuransi
Lembaga dan
Pemerintahan perusahaan
Tarif dan instruksi Cek dan laporan
pajak
lain
 Perbaharui File Induk Penggajian
(Aktivitas 1)
• Aktivitas pertama dalam siklus manajemen
sumber daya manusia / penggajian melibatkan
pembaharuan file induk penggajian untuk
mencerminkan berbagai jenis perubahan
penggajian seperti: mempekerjakan orang baru,
pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau
perubahan dalam pengurangan diskresi.
• Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan
bahwa semua perubahan penggajian
dimaksudkan tepat pada waktunya dan secara
tepat ditampilkan dalam periode pembayaran
berikutnya. Diskresi adalah kebebasan mengambil keputusan
sendiri dl setiap situasi yg dihadapi
 Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak
(Aktivitas 2)
• Aktivitas kedua dalam siklus manajemen sumber
daya manusia / penggajian adalah
memperbaharui informasi mengenai tarif dan
pemotongan pajak lainnya.
• Perubahan tersebut terjadi ketika bagian
penggajian menerima pembaharuan mengenai
perubahan dalam tarif pajak dan pemotongan gaji
lainnya dari berbagai unit pemerintah dan
perusahaan asuransi.
 Validasi Data Waktu dan Kehadiran
(Aktivitas 3)
• Aktivitas ketiga dalam siklus penggajian
adalah memvalidasi data waktu dan
kehadiran pegawai.
• Informasi ini datang dalam berbagai
bentuk, bergantung pada status
pembayaran pegawai.
 Validasi Data Waktu dan Kehadiran
(Aktivitas 3)
• Apakah skema pembayaran itu ?
– Kartu waktu digunakan untuk membayar
pegawai yang berdasar per jam.
– Laporan tersendiri bagi profesional (pegawai
yg mendapatkan gaji tetap) → diawasi para
supervisor secara informal
– Komisi langsung/ murni atau berdasarkan
pencatatan jumlah
gaji ditambah komisi penjualan atau kinerja
operasionalnya
– Insentif dan bonus
 Validasi Data Waktu dan Kehadiran
(Aktivitas 3)
Prosedur:
• Departemen penggajian bertanggungjawab
terhadap validasi catatan waktu pegawai.
• Bagi para pegawai pabrik, validasi melibatkan
perbandingan jumlah waktu kerja dengan
waktu yang digunakan pada setiap kerja.
• Data transaksi penggajian dimasukkan melalui
terminal online.
 Validasi Data Waktu dan Kehadiran
(Aktivitas 3): Peluang untuk
menggunakan teknologi informasi
• Apakah peluang untuk menggunakan teknologi
informasi Validasi Data Waktu dan Kehadiran
(Aktivitas 3)?
– Mengumpulkan data waktu dan kehadiran pegawai
secara elektronis sebagai ganti dokumen kertas.
– Penggunaan pembaca kartu untuk mengumpulkan data
waktu kerja.
– Penggunaan jam waktu elektronis
 Mempersiapkan Penggajian
(Aktivitas 4)
• Aktivitas ke empat dalam siklus penggajian
adalah mempersiapkan penggajian.
• Data mengenai jam kerja diberikan dari
departemen tempat pegawai bekerja..
• Informasi tingkat gaji didapat dari file induk
penggajian.
• Orang yang bertanggunjawab membuat cek
pembayaran tidak dapat membuat rekord baru ke
file ini.
 Mempersiapkan Penggajian
(Aktivitas 4)
• Prosedur:
• Pemrosesan penggajian dilakukan dalam
departemen operasi komputer.
• File transaksi penggajian diurut
berdasarkan nomor pegawai.
• File data yang telah diurutkan kemudian
digunakan untuk membuat cek gaji
pegawai.
 Mempersiapkan Penggajian
(Aktivitas 4)
• Semua potongan penggajian akan dijumlah
dan totalnya dikurangkan dari gaji kotor
untuk mendapatkan gaji bersih
• Apakah jenis pemotongan penggajian?
– Potongan pajak penghasilan
– Potongan sukarela
• Akhirnya, daftar penggajian dan cek gaji
pegawai dicetak.
 Mempersiapkan Penggajian
(Aktivitas 4) : Peluang untuk
menggunakan teknologi informasi
• Apakah peluang untuk menggunakan
teknologi informasi mempersiapkan
penggajian (Aktivitas 4)?
– Menghasilkan dan menyalurkan laporan
penggajian elektronis daripada laporan kertas.
– Terminal online
– Intranet perusahaan
 Membayar Gaji (Aktivitas 5)

• Aktivitas kelima adalah pembayaran yang

sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai.
• Sebagian besar pegawai dibayar dengan
menggunakan cek atau dengan
penyimpanan langsung gaji bersih ke
rekening bank pribadi mereka (payroll).
 Membayar Gaji (Aktivitas 5)
Prosedur :
• Sekali cek gaji dibuat (dipersiapkan), daftar penggajian
dikirim ke bagian hutang usaha untuk ditinjau dan
disetujui.
• Voucher pengeluaran kemudian dibuat utk mensahkan
transfer dana dari rekening giro umum milik perusahaan
ke rekening bank penggajian perusahaan.
• Voucher pengeluaran dan penggajian kemudian dikirim
ke kasir.
• Daftar penggajian dikembalikan ke bagian penggajian,
sementara voucher pengeluaran dikirim ke staf
administrasi bagian akuntansi.
 Membayar Gaji (Aktivitas 5) : Peluang
pemakaian teknologi informasi

• Apakah peluang pemakaian teknologi

informasi ke pembayaran gaji (Aktivitas 5)?
– Penyimpanan langsung
– Outsourcing untuk fungsi penggajian dan SDM
mereka ke biro jasa penggajian dan organisasi
tenaga kerja
 Hitung Kompensasi dan Pajak yang
Dibayar Perusahaan
(Aktivitas 6)
• Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan
kompensasi pegawai secara langsung
• Di Amerika, Hukum federal dan negara bagian juga
mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi
dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai,
hingga ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi
kompensasi pengangguran federal dan negara bagian.
• Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau
menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi
kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.
 Hitung Kompensasi dan Pajak yang
Dibayar Perusahaan (Aktivitas 6)
• Banyak perusahaan juga menawarkan pada
para pegawai mereka rencana kompensasi
fleksibel.
• Banyak perusahaan menawarkan dan
memberikan kontribusi atas pilihan
rencana tabungan hari tua.
 Keluarkan Pajak Penghasilan dan
Potongan Lain-Lain (Aktivitas 7)
• Aktivitas terakhir dalam proses penggajian
membayar kewajiban pajak penghasilan
dan potongan sukarela lainnya dari setiap
pegawai.
• Organisasi harus secara periodik membuat
cek atau menggunakan transfer dana secara
elektronis untuk membayar berbagai
kewajiban pajak yang terjadi.
 Keluarkan Pajak Penghasilan dan
Potongan Lain-Lain (Aktivitas 7)
• Lembaga pemerintah terkait
menspesifikasikan waktu untuk
pembayaran ini.
• Dana yang secara sukarela dikurangi dari
cek gaji pegawai untuk berbagai
kompensasi, seperti rencana tabungan gaji,
harus dibayarkan ke organisasi terkait.
• Fungsi utama kedua dari SIA dalam manajemen
SDM / penggajian adalah menyediakan
pengendalian internal yang memadai agar dapat
memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan berikut
ini :
1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar.
2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid.
3. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi
dicatat
4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat.
5. Peraturan pemerintah terkait yang
berhubungan dengan pengiriman pajak
dan pengisian laporan penggajian serta
MSDM telah dipenuhi.
6. Aset (baik kas dan data) dijaga dari
kehilangan atau pencurian.
7. Aktivitas siklus manajemen SDM /
penggajian dilakukan secara efisien dan
efektif.
• Fungsi ketiga SIA adalah memberikan
informasi yang berguna utk pengambilan
keputusan.
• Sistem penggajian harus didesain untuk
mengumpulkan dan mengintegrasikan data
biaya dengan jenis informasi lainnya agar
memungkinkan pihak manajemen membuat
jenis keputusan berikut ini :
1. Kebutuhan pegawai di masa mendatang
2. Kinerja pegawai
3. Moral pegawai
4. Efisiensi dan efektivitas pemrosesan
penggajian
Tujuan Pengendalian, Ancaman dan
Prosedur
Proses/ Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat
Aktivitas diterapkan
Pengontrakan 1. Mempekerjakan Prosedur mempekerjakan yang baik,
atau perekrutan pegawai yang tidak termasuk verifikasi keahlian pelamar
karyawan berkualifikasi atau kerja, referensi, dan riwayat hidup.
berkelakuan buruk
2. Pelanggaran hukum Dokumentasi lengkap atas prosedur
ketenagakerjaan untuk mempekerjakan; pelatihan
perkembangan terkini dalam hal hukum
ketenagakerjaan
 LANJUTAN …
Proses/ Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat
Aktivitas diterapkan
Pemrosesan 3. Perubahan file induk Pemisahan tugas: data SDM vs penggajian
penggajian penggajian tanpa dan distribusi cek gaji; pengendalian akses;
otorisasi. tinjauan atas semua perubahan.

4. Data waktu yang Otomatisasi pengumpulan data; berbagai

tidak akurat pemeriksaan edit; rekonsiliasi data kartu waktu
dengan data waktu kerja
5. Pemrosesan Total batch dan pengendalian aplikasi lainnya;
penggajian yang rekening kliring penggajian; tinjauan peraturan
tidak akurat IRS.
6. Pencurian atau Setoran langsung; distribusi cek gaji dilakukan
distribusi cek gaji oleh seseorang yang independen dari proses
tipuan penggajian; penyelidikan cek gaji yang tidak
diklaim; akses terbatas ke cek gaji kosong;
pemberian nomor tercetak dan perhitungan
serta pencatatan periodik untuk semua cek
gaji; penggunaan rekening giro terpisah untuk
penggajian, yang dipelihara sebagai dana
tetap.
Proses/ Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat
Aktivitas diterapkan
Umum 7. Kehilangan atau Prosedur pembuatan cadangan; rencana
pengungkapan pemulihan dari bencana; pengendalian
data tanpa akses fisik dan logis; enkripsi data
otorisasi
8. Kinerja yang Pengembangan dan tinjauan periodik
kurang baik atas metrik kinerja yang tepat
 Batch Processing vs Online Processing
• Batch Processing adalah suatu model pengolahan data, dengan
menghimpun data terlebih dahulu, dan diatur pengelompokkan
datanya dalam kelompok-kelompok yang disebut batch. Tiap batch
ditandai dengan identitas tertentu, serta informasi mengenai
data-data yang terdapat dalam batch tersebut. Setelah data-data
tersebut terkumpul dalam jumlah tertentu, data-data tersebut akan
langsung diproses.
• Contoh dari penggunaan batch processing adalah e-mail dan
transaksi batch processing. Dalam suatu sistem batch processing,
transaksi secara individual dientri melalui peralatan terminal,
dilakukan validasi tertentu, dan ditambahkan ke transaction file
yang berisi transaksi lain, dan kemudian dientri ke dalam sistem
secara periodik. Di waktu kemudian, selama siklus pengolahan
berikutnya, transaction file dapat divalidasi lebih lanjut dan
kemudian digunakan untuk meng-up date master file yang berkaitan.
Contoh Batch Processing
 • Online Processing
Adalah sebuah sistem yang mengaktifkan semua
periferal sebagai pemasok data, dalam kendali
komputer induk. Informasi-informasi yang muncul
merupakan refleksi dari kondisi data yang paling
mutakhir, karena setiap perkembangan data baru
akan terus diupdatekan ke data induk. Salah satu
contoh penggunaan online processing adalah transaksi
online. Dalam sistem pengolahan online, transaksi
secara individual dientri melalui peralatan terminal,
divalidasi dan digunakan untuk meng-update dengan
segera file komputer. Hasil pengolahan ini kemudian
tersedia segera untuk permintaan keterangan atau
laporan.
Contoh Online Processing
Perbedaan antara Batch Processing dan Online Processing

• Pada batch processing, data yang dimasukkan akan dihimpun

dahulu menjadi 1 kelompok atau batch baru kemudian akan
dimasukkan ke database untuk mengupdate master file.
Sedangkan pada online processing, data yang dimasukkan
atau diinput akan langsung dimasukkan ke dalam database
untuk mengupadate master file pada saat itu juga.
• Pada batch processing, data yang dikelompokkan tersebut
akan dicek ulang dan disortir sebelum dikirim ke database
sehingga jika terdapat data yang tidak valid, data akan
dimasukkan ke dalam error report. Pada online processing,
hal ini tidak terjadi sehingga ada kemungkinan terdapat data
yang tidak valid yang masuk ke database.
Perbedaan antara Batch Processing dan Online Processing

• Pada online processing, waktu yang dibutuhkan untuk

mengupdate database relatif lebih cepat dari pada
batch processing.
• Proses yang memakai batch processing biasanya
ditujukan untuk aplikasi yang memiliki jumlah
transaksi yang besar, sehingga perlu dilakukan
pemeriksaan pendahuluan, sebelum data-data tadi
diolah.
• Online processing lebih ditunjukan untuk pengolahan
data yang memerlukan suatu tingkat transaksi dengan
kecepatan tinggi, karena kebutuhan informasi yang
harus segera diperoleh pada saat yang sama.
 The End
and
Thank You

Menjadi berkuasa atas diri orang lain

tidak sulit. Yang sulit adalah
berkuasa atas diri sendiri (Claude
Debussy)