Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan

Ceated by: Lusiana Suryo Ningtyas B12.2011.01802 Ika Naili Fauziyah B12.2011.01967 Intan Permata Sari B12.2011.02009

Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Dalam perusahaan manufktur, pembayaran kepada karyawan biasanya dibagi menjadi dua golongan: gaji dan upah. Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jas yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap per bulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilakan oleh karyawan.

deskripsi kegiatan
deskripsi informasi dokumen
pengangkatan karyawan,penetapan jabatan, penetapan tarif gaji upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, penghentian karyawan dari perkerjaannya, dan penetapan berbagai tunjangan kesehjahtraan karyawan serta penghitungan gaji dan upah karyawan.

catatan

SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN

Deskripsi Kegiatan Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dalam perusahaan manufaktur melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi: Fungsi kepegawaian bertanggung jawab dalam pengangkatan karyawan,penetapan jabatan, penetapan tarif gaji upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, penghentian karyawan dari perkerjaannya, dan penetapan berbagai tunjangan kesehjahtraan karyawan serta penghitungan gaji dan upah karyawan. Fungsi keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesehjahteraan karyawan. Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan harga pokok produk dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja.

Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen

Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan dan pengupahan adalah:
1. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tertentu. 2. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu. 3. Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu. 4. Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.

Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah: 1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah. 2. Kartu jam hadir 3. Kartu jam kerja 4. Daftar gaji dan daftar upah 5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah 6. Surat peryataan gaji dan upah. 7. Amplop gaji dan upah 8. Bukti kas keluar

Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah. Dokumen-dokumen ini

umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti misalnya surat keputusan pengangkatan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberentian sementara dari perkerjaan (skorsing), pemindahaan, dan lain sebagainya. Tembusan dokumendokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.

Kartu Jam Hadir. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. Kartu Jam Kerja. Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudiaan dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan.

Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah. Dokumen ini

merupakan ringkasan gaji dan upah per departermen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang diproduksi berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan.

Surat Peryataan Gaji Dan Upah. Dokumen ini dibuat oleh fungsi
Pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah.

Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah adalah: 1. Jurnal Umum. Dalam pencatatan gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departermen dalam perusahaan. 2. Kartu harga pokok produk. Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. 3. Kartu biaya. Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja nonproduksi setiap departermen dalam perusahaan. Informasi pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial. 4. Kartu Penghasilan Karyawan. Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Penghasilan ini di dipakai sebagai dasar penghitungan PPh pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan.

Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terjait dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut: Fungsi Kepegawaian. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan
baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan. 2.

1.

Fungsi Pencatat Waktu. Fungsi bertanggung jawab untuk menyelenggarakan

catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

3.

Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah. Fungsi ini bertanggung jawab untuk
membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan sebagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah.

4.

Fungsi Akuntansi. Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi

akuntansi bertnggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan utang pajak, utang dana pensiun). Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berada ditangan: bagian utang, bagian kartu biaya, bagian jurnal.

5.

Fungsi Keuangan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna
pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukan kedalam amplop gaji dan upah setiap karyawan untuk selanjutnya dibagikan kepda karyawan yang berhak.

Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir. 2. Prosedur pembuatan daftar gaji 3. Prosedur distribusi biaya gaji 4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar. 5. Prosedur pembayaran gaji.

Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

1. Prosedur pencatatan waktu hadir 2. Prosedur pencatatan waktu kerja. 3. Prosedur pembuatan daftar upah 4. Prosedur distribusi biaya upah 5. Prosedur pembuatan bukti kas keluar. 6. Prosedur pembayaran upah.

Prosedur Pencatatan Waktu Hadir. Prosedur ini bertujuan untuk mencatat

waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini dislenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir dapat mengunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus mendatanganinya setiap hadir dan pulang, atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clock card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder machine). Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan berkerja di perusahaan dalam jam biasa atau jam lembur (overtime), sehingga dapat digunakan untuk menentukan karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur.

Prosedur pencatatan waktu kerja. Dalam perusahaan manufaktur yang

produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang berkerja di fungsi produksi untuk keperluaan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut.

Prosedur Pembuatan Daftar Gaji dan upah. Dalam prosedur ini,

fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai daftar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat , pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan.

Prosedur Distribusi Biaya gaji dan upah. Dalam prosedur distribusi

biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusi kepada departemendepartermen yang menikmati manfaat tenaga kerja.

Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah. Prosedur pembayaran gaji dan

upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek gunaa embayar gaji dan upah. Jika jumlah karyawan perusahaan banyak, pembagian gaji dan upah biasanya dilkukan juru bayar (pay master).

Penjelasan Unsur Pengendalian Intern

Organisasi
Fungsi Pembuatan Daftar Gaji dan Upah Harus Terpisah dari Fungsi Pembayaran Gaji dan Upah. Dalam sistem akuntansi penggajian dan
pengupahan, fungsi personalia bertanggung jawab atas tersedianya berbagai informasi operasi, seperti nama karyawan, jumlah karyawan, pangkat, jumlah tanggungan keluarga, tarif upah, dan berbagai tarif kesejahteraan karyawan. Karena eratnya informasi operasi yang dihasilkan oleh fungsi personalia dengan informasi akuntansi yang dihasilkan sebagai dasar pembayaran gaji dan upah tersebut. Fungsi personalia dapat dikatagorika sebagai pemegang fungsi akuntansi.

Fungsi pencatatan Waktu Hadir Harus Terpisah dari Fungsi Operasi. Waktu hadir merupakan waktu yang dipakai sebagai salah satu dasr penghitungan gaji dan upah karyawan. Dengan demikian ketelitian dan keandalan data wktu hadir karyawan sangat menentukan ketelitian dan keandalan data gaji dan upah setiap karyawan. Untuk menjamin keandalan data waktu hadir karyawan, pencatatan waktu hadir tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi (seperti fungsi produksi dan fungsi teknik)

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Setiap orang yang Namanya Tercantum Dalam Daftar Gaji dan Upah Harus Memiliki Surat Keputusan Pengangkatan sebagai Karyawan Perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama. Karena pembayaran gaji dan upah didasarkan atas dokumen daftar gaji dan upah,