MAKALAH

SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN PT. YAMAHA UTAMA KALASAN

Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Praktikum Sistem Informasi Akuntansi Tentang Sistem Akuntansi
Persediaan PT. Yamaha Utama Kalasan

DOSEN PENGAMPU : Roza Mulyadi, S.E., Ak., M. Akt., CA, CIBA, ACPA, CSRS

Disusun oleh ;

Amalia Nurianni 5501190014

Aviecenna Azzura 5501190030

PROGRAM STUDI DIII AKUNTANSI

UNIVERSITAS SULTAN AGENG TIRTAYASA

 KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT. yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-Nya
sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah praktikum sistem informasi akuntansi. Salam serta
shalawat tidak lupa kami curahkan kepada baginda Nabi Muhammad SAW.

Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Praktikum Sistem Informasi Akuntansi. Adapun
judul makalah ini adalah “Sistem Akuntansi Persediaan PT. Yamaha Utama Kalasan “.

Kami ucapkan terima kasih kepada bapak Roza Mulyadi, S.E., Ak., M. Akt., CA, CIBA, ACPA, CSRS selaku
dosen penanggung jawab mata kuliah Praktikum Sistem Informasi Akuntansi pada program studi DIII
Akuntansi jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi dan Bisnis.

Kami menyadari dalam penulisan makalah ini masih terdapat banyak kekurangan, sehingga kritik dan
saran yang membangun untuk perbaikan penulisan makalah selanjutnya sangat kami perlukan.

Serang, 07 Maret 2021

Penulis
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................................................... i

DAFTAR ISI ............................................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN ……………………………………………………………………………………………………………… 1

1.1 Latar Belakang ........................................................................................................................ 1

1.2 Rumusan Masalah .................................................................................................................. 1
1.3 Tujuan .................................................................................................................................... 2

BAB II PEMBAHASAN ………………………………………………………………………………………………………………. 3

2.1 Teori …………………………………………………………………………………………………………………………………. 3

A. Prosedur yang Terkait .......................................................................................................... 5

B. Fungsi yang Terkait .............................................................................................................. 7

C. Dokumen yang Digunakan .................................................................................................... 9

D. Flowchart ............................................................................................................................. 12

2.2 Pembahasan ............................................................................................................................ 21

A. Prosedur- prosedur yang terkait pada sistem akuntansi persedian PT. Yamha Kalasan …… 22

B. Fungsi –fungsi yang terkait pada sistem akuntansi persedian PT. Yamha Kalasan ……………. 24

C. Dokumen yang digunakan pada sistem akuntansi persedian PT. Yamha Kalasan……………. 26

D. Flowchart pada sistem akuntansi persedian PT. Yamha Kalasan …………………………………… 30

BAB III PENUTUP

3.1 Kesimpulan .............................................................................................................................. 31

3.2 Saran ....................................................................................................................................... 31

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................................................... 32

 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dalam suatu perusahaan persediaan mempunyai arti penting karena akan mempengaruhi tingkat
produksi maupun penjualan. Persediaan barang dagang untuk perusahaan dagang adalah
persediaan barang yang akan dijual kembali tanpa mengubah bentuk barang tersebut sedang
persediaan dalam perusahaan manufaktur dibagi menjadi tiga yaitu persediaan bahan baku,
persediaan barang dalam proses, persediaan barang jadi.

Perusahaan dagang dan manufaktur yang memiliki persediaan harus mengelola dan menyediakan
persediaannya dengan baik agar tidak menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Pengelolaan
tersebut akan berjalan dengan baik apabila memiliki sistem akuntansi persediaan yang baik dan
semua pihak yang terlibat dapat menjalankan sistem tersebut secara optimal.

Menurut Mulyadi (2014:553) Sistem akuntansi persediaan bertujuan untuk mencatat mutasi tiap
jenis persediaan yang disimpan di gudang. Sistem ini berkaitan erat dengan sistem penjualan, sistem
retur penjualan, sistem pembelian, sistem retur pembelian, dan sistem akuntansi biaya pada
perusahaan manufaktur. Dengan adanya sistem akuntansi persediaan dalam suatu perusahaan,
maka persediaan pada perusahaan tersebut dapat dikelola dengan baik dan dijaga keamanannya.
Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem yang baik, handal dan berdaya guna dalam memberikan
pelayanan yang baik terhadap konsumen.

Sistem akuntansi persediaan bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan
di gudang. Sistem ini berkaitan erat dengan sistem penjualan, sistem retur penjualan, sistem
pembelian, sistem retur pembelian, dan sistem akuntansi biaya pada perusahaan manufaktur.
Sistem akuntansi sangat penting untuk dipelajari agar nantinya ilmu ini dapat diaplikasikan ketika
sudah terjun ke dunia kerja atau menjadi seorang wirausaha.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang terurai maka dapat disimpulkan rumusan masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana prosedur - prosedur yang terkait sistem akuntansi persediaan PT.Yamaha Utama
Kalasan?
2. Apa saja fungsi- fungsi yang terkait sistem akuntansi persediaan PT. Yamaha Utama Kalasan?
3. Bagaimana dokumen yang digunakan pada sistem akuntansi persediaan PT. Yamaha Utama
Kalasan ?
4. Bagaimana flowchart yang ada di PT. Yamaha Utama Kalasan?
1.3 Tujuan
1. Mengetahui fungsi - fungsi dari sistem akuntansi persedian PT. Yamaha Utama Kalasan
2. Mengetahui prosedur - prosedur dari sistem akuntansi persedian PT. Yamaha Utama
Kalasan
3. Mengetahui dokumen - dokumen dari system akuntansi persedian PT. Yamaha Utama
Kalasan
4. Mengetahui flowchart dari PT. Yamaha Utama Kalasan
 BAB II

PEMBAHASAN

Dalam perusahaan manufaktur, persediaan terdiri dari persediaan produk jadi, persediaan produk dalam
proses, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik,
persediaan suku cadang. Dalam perusahaan dagang, persediaan hanya terdiri dari satu golongan, yaitu
persediaan barang dagangan, yang merupakan barang yang dibeli untuk tujuan dijual kembali. Transaksi
yang mengubah persediaan produk jadi, persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong,
persediaan bahan habis pakai pabrik, dan persediaan suku cadang, bersangkutan dengan transaksi
intern perusahaan dan transaksi yang menyangkut pihak luar perusahaan (penjualan dan pembelian),
sedangkan transaksi yang mengubah persediaan produk dalam proses seluruhnya berupa transaksi
intern perusahaan.

Tipe Persediaan Transaksi Sistem dan prosedur

yang bersangkutan

1. Persediaan produk jadi Produk selesai diproduksi Prosedur pencatatan

harga pokok jadi

Penjualan Prosedur pencatatan

harga pokok produk

jadi yang dijual

Retur penjualan Prosedur pencatatan

harga pokok produk

jadi yang diterima

kembali dari pembeli

Penghitungan fisik Sistem penghitungan

persediaan fisik persediaan

2. Persediaan produk dalam proses Produk selesai diproduksi Prosedur pencatatan

produk jadi

Readjusment Prosedur readjusment

persediaan produk dalam

proses

Penghitungan fisik Sistem penghitungan fisik

persediaan persediaan
3. Persediaan bahan baku Pembelian Prosedur pencatatan

harga pokok

persediaan yang dibeli

Retur pembelian Prosedur pencatatan

harga pokok

persediaan yang

dikembalikan kepada

pemasok

Pemakaian barang gudang Prosedur permintaan

(dicatat sebagai biaya dan pengeluaran

bahan baku) barang gudang

Pengembalian barang gudang Prosedur pencatatan

tambahan harga pokok

persediaan karena

pengembalian barang

gudang

Penghitungan fisik persediaan Sistem penghitungan

fisik persediaan

4. Persediaan bahan penolong Pembelian Prosedur pencatatan

harga pokok

persediaan yang dibeli

Retur pembelian Prosedur pencatatan

harga pokok

persediaan yang

dikembalikan kepada

pemasok

Pemakaian barang gudang Prosedur permintaan

(dicatat sebagai biaya barang gudang

overhead dan pengeluaran

 pabrik sesungguhnya, biaya

administrasi dan umum, biaya

pemasaran)

Pengembalian barang gudang Prosedur pencatatan

tambahan harga

pokok persediaan ‘

karena pengembalian

barang gudang

Penghitungan fisik persediaan Sistem penghitungan

fisik persediaan

5. Persediaan bahan habis pakai pabrik, Pembelian Prosedur pencatatan

persediaan suku cadang harga pokok

persediaan yang dibeli

Retur pembelian Prosedur pencatatan

harga pokok proses

yang dikembalikan

kepada pemasok

Pemakaian barang gudang Prosedur permintaan

(dicatat sebagai biaya overhead dan pengeluaran

pabrik sesungguhnya, biaya barang gudang

administrasi dan umum, biaya

pemasaran)

Pengembalian barang gudang Prosedur pencatatan

tambahan harga

pokok persediaan

karena pengembalian

barang gudang

Penghitungan fisik persediaan Sistem penghitungan

fisik persediaan
2.1 Teori
A. PROSEDUR – PROSEDUR TERKAIT
1. Prosedur Pencatatan Produk Jadi
Prosedur ini merupakan salah satu prosedur dalam sistem akuntansi biaya produksi. Dalam
prosedur ini dicatat harga pokok produk jadi didebitkan ke dalam rekening. Persediaan produk
jadi dan dikreditkan ke dalam barang dalam proses.
2. Prosedur Pencatatan Harga Pokok - Produk Jadi yang Dijual
Prosedur ini merupakan salah satu produser dalam sistem penjualan disamping prosedur
lainnya seperti prosedur order penjualan, prosedur persetujuan kredit, prosedur pengiriman
barang, prosedur penagihan, prosedur pencatatan piutang.
3. Prodesur Pencatatan Harga Pokok Produk Jadi yang Diterima Kembali dari Pembeli
Jika produk jadi yang telah dijual dikembalikan oleh pembeli, maka transaksi retur penjualan ini
akan mempengaruhi persediaan produk jadi, yaitu menambah kuantitas produk jadi dalam
kartu gudang yang diselenggarakan oleh Bagian Gudang dan menambah kuantitas dan harga
pokok produk jadi yang dicatat oleh Bagian Kartu Persediaan dalam kartu persediaan produk
jadi. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem retur penjualan.
4. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan Produk Dalam Proses
Pencatatan persediaan produk dalam proses umumnya dilakukan oleh perusahaan pada akhir
periode, pada saat dibuat laporan keuangan bulanan dan laporan keuangan tahunan.
Pencatatan persediaan produk dalam proses dicatat dalam jurnal umum dengan jurnal sebagai
berikut:
Persediaan produk dalam proses xx
Barang dalam proses xx
Pada awal periode akuntansi berikutnya, dibuat jurnal penyesuaian kembali (readjusting entry)
untuk membalik jurnal pencatatan persediaan produk dalam proses yang dilakukan pada akhir
periode tersebut di atas. Jurnal penyesuaian kembali tersebut dicatat dalam jurnal umum
dengan jurnal sebagai berikut :
Barang dalam proses xx
Persediaan produk dalam proses xx
5. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dibeli
Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem pembelian. Dalam
prosedur ini dicatat harga pokok persediaan yang dibeli.
6. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persedian yang Dikembalikan kepada Pemasok
Jika persediaan yang telah dibeli dikembalikan kepada pemasok, maka transaksi retur
pembelian mempengaruhi persediaan yang bersangkutan yaitu mengurangi kuantitas
persediaan dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh Bagian Gudang dan mengurangi
kuantitas dan harga pokok persediaan yang dicatat oleh Bagian Kartu Persediaan dalam kartu
persediaan yang bersangkutan. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk
sistem retur pembelian.
7. Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang
Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem akuntansi biaya produksi.
Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan bahan baku, bahan penolong, bahan habis
pakai pabrik, dan suku cadang yang dipakai dalam kegiatan produksi.
 8. Prosedur Pengembalian Barang Gudang
Transaksi pengembalian barang gudang mengurangi biaya dan menambah persediaan barang di
gudang. Jurnal yang dibuat untuk mencatat transaksi tersebut dalam jurnal umum adalah:
Persediaan bahan baku xx
Persediaan bahan penolong xx
Persediaan bahan habis pakai produk xx
Persediaan suku cadang xx
Biaya dalam proses bahan baku xx
Biaya overhead pabrik sesungguhnya xx
Biaya administrasi dan umum xx
Biaya pemasaran xx
9. Sistem Penghitungan Fisik Persediaan
Dalam sistem akuntansi persediaan dengan metode mutasi persediaan (perpetual inventory
method), di Bagian Kartu Persediaan diselenggarakan catatan akuntansi berupa kartu
persediaan (inventory Iedger) yang digunakan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan
yang disimpan di Bagian Gudang. Bagian Kartu Persediaan bertanggung jawab atas
terselenggaranya catatan akuntansi yang dapat diandalkan (reliable) mengenai persediaan yang
disimpan di Bagian Gudang, sedangkan Bagian Gudang bertanggung jawab atas penyimpanan
fisik persediaan di gudang. Karena kondisi barang yang kemungkinan mengalami kerusakan
dalam penyimpanan atau karena kemungkinan terjadinya pencurian terhadap barang yang
disimpan di gudang, maka secara periodik catatan persediaan yang diselenggarakan di Bagian
Kartu Persediaan harus dicocokkan dengan persediaan yang secara fisik ada di gudang.
Sistem penghitungan fisik persediaan umumnya digunakan oleh perusahaan untuk menghitung
secara fisik persediaan yang disimpan di gudang, yang hasilnya digunakan untuk meminta
pertanggungjawaban Bagian Gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan, dan
pertanggungjawaban Bagian Kartu Persediaan mengenai keandalan catatan persediaan yang
diselenggarakannya, serta untuk melakukan penyesuaian (adjustment) terhadap catatan
persediaan di Bagian Kartu Persediaan.
B. FUNGSI YANG TERKAIT
Fungsi yang dibentuk untuk melaksanakan penghitungan fisik persediaan umumnya bersifat
sementara, yang biasanya berbentuk panitia atau komite, yang anggotanya dipilihkan dari
karyawan yang tidak menyelenggarakan catatan akuntansi persediaan dan tidak melaksanakan
fungsi gudang. Panitia penghitungan fisik persediaan terdiri dari:
1. Pemegang kartu penghitungan fisik
2. Penghitung
3. Pengecek
Dengan demikian fungsi yang terkait dalam sistem penghitungan fisik persediaan adalah:
1. Panitia Penghitungan Fisik Persediaan
Panitia Penghitungan Fisik Persediaan. Panitia ini berfungsi untuk melaksanakan
penghitungan fisik persediaan dan menyerahkan hasil penghitungan tersebut kepada
Bagian Kartu Persediaan untuk digunakan sebagai dasar adjustment terhadap catatan
persediaan dałam kartu persediaan. Seperti telah disebutkan di atas, panitia penghitungan
fisik persediaan terdiri dari pemegang kartu penghitungan fisik, penghitung, dan pengecek.
Pemegang kartu penghitungan fisik bertugas uncuk menyimpan dan mendistribusikan kartu
 penghitungan fisik kepada para penghitung, melakukan pembandingan hasil penghitungan
fisik persediaan yang telah dilaksanakan oleh penghitung dengan pengecek, dan mencatat
hasil penghitungan fisik persediaan dałam daftar hasil penghitungan fisik. Penghitung
bertugas melakukan penghitungan pertama terhadap persediaan, dan mencatat hasil
penghitungan tersebut ke dałam bagian ke-3 kartu penghitungan fisik, serta menyobek
bagian kartu tersebut untuk diserahkan kepada pemegang kartu penghitungan fisik.
Pengecek bertugas melakukan penghitungan kedua terhadap persediaan yang telah
dihitung oleh penghitung dan mencatat hasil penghitungannya ke dałam bagian ke-2 kartu
penghitungan fisik serta menyobek bagian kartu tersebut untuk diserahkań kepada
pemegang kartu penghitungan fisîk.
2. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi dalam sistem perhitungan fisik persediaan, fungsi ini bertanggung jawab
untuk:
a. mencantumkan harga pokok satuan persediaan yang dihitungkan ke dalam daftar hasil
perhitungan fisik
b. mengalikan kuantitas dan harga pokok per satuan yang tercantum dalam daftar hasil
penghitungan fisik
c. mencantumkan harga pokok total dalam daftar hasil penghitungan fisik
d. melakukan adjustment terhadap kartu persediaan berdasar data hasil penghitungan
fisik persediaan
e. membuat bukti memorial untuk mencatat adjustmenț data persediaan dalam jurnal
umum berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan
3. Fungsi Gudang
Dalam sistem penghitungan fisik persediaan, fungsi gudang bertanggung jawab untuk
melakukan adjustmenț data kuantitas persediaan yang dicatat dalam kartu gudang
berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan.
C. DOKUMEN YANG DIGUNAKAN
1. Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur pencatatan produk jadi adalah laporan
pokok produk selesai dan bukti memorial. Laporan produk selesai digunakan oleh Bagian
Gudang untuk mencatat tambahan kuantitas produk jadi dalam kartu gudang. Bukti
memorial digunakan untuk mencatat tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan
produk jadi dalam kartu persediaan dan digunakan sebagai dokumen sumber dalam
mencatat transaksi selesainya produk jadi dalam jurnal umum.
2. Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur pencatatan transaksi penjualan produk
jadi adalah surat order pengiriman dan faktur penjualan. Surat order pengiriman diterima
oleh Bagian Gudang dari Bagian Order Penjualan. Setelah Bagian Gudang mengisi surat
order pengiriman tersebut dengan kuantitas produk jadi yang diserahkan kepada Bagian
Pengiriman, atas dasar surat order pengiriman tersebut Bagian Gudang mencatat kuantitas
yang diserahkan ke Bagian Pengiriman dalam kartu gudang. Harga pokok produk jadi yang
dijual dicatat oleh Bagian Kartu Persediaan dalam kartu persediaan atas dasar tembusan
faktur yang diterima oleh bagian tersebut dari Bagian Penagihan.
3. Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang
dikembalikan oleh pembeli adalah laporan penerimaan barang dan memo kredit. Laporan
penerimaan barang digunakan oleh Bagian Gudang untuk mencatat kuantitas produk jadi
 yang diterima dari pembeli ke dalam kartu gudang. Memo kredit yang diterima dari Bagian
Order Penjualan digunakan oleh Bagian Kartu Persediaan untuk mencatat kuantitas dan
harga pokok produk jadi yang dikembalikan oleh pembeli ke dalam kartu persediaan.
4. Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur pencatatan persediaan produk dalam
proses adalah bukti memorial. Bukti memorial ini dilampiri dengan laporan produk dalam
proses dalam jurnal umum. Bukti memorial juga digunakan sebagai dokumen sumber dalam
mencatat readjustment persediaan harga pokok produk dalam proses. Dalam prosedur
pencatatan persediaan produk dalam proses, Bagian Gudang tidak melakukan pencatatan
persediaan produk dalam proses karena secara fisik persediaan tersebut tidak ditransfer dari
Bagian Produksi ke Bagian Gudang. Begitu pula Bagian Kartu Persediaan tidak melakukan
pencatatan persediaan produk dalam proses tersebut dalam kartu persediaan.
5. Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang
dibeli adalah laporan penerimaan barang dan bukti kas keluar. Laporan penerimaan barang
digunakan oleh Bagian Gudang sebagai dasar pencatatan tambahan kuantitas barang dari
pembelian ke kartu gudang. Bukti kas keluar yang dilampiri dengan laporan penerimaan
baran, surat order pembelian, dan faktur dari pemasok dipakai sebagai dokumen sumber
dalam pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli dalam register bukti kas keluar atau
voucher register. Bukti kas keluar juga dipakai sebagai dasar pencatatan tambahan kuantitas
dan harga pokok persediaan ke dalam kartu persediaan.
6. Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang
dikembalikan kepada pemasok adalah laporan pengiriman barang dan memo debit. Laporan
pengiriman barang digunakan oleh Bagian Gudang untuk mencatat kuantitas persediaan
yang dikirimkan kembali kepada pemasok ke dalam kartu gudang. Memo debit yang
diterima dari Bagian Pembelian digunakan oleh Bagian Kartu Persediaan untuk mencatat
kuantitas dan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok ke dalam kartu
persediaan.
7. Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur permintaan dan pengeluaran barang
adalah bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang. Bukti ini digunakan oleh Bagian
Gudang untuk mencatat pengurangan persediaan karena pemakaian intern. Bukti ini
digunakan sebagai dokumen sumber dalam pencatatan pemakaian persediaan ke dalam
jurnal pemakaian bahan baku atau jurnal umum.
8. Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur pengembalian barang gudang adalah
bukti pengembalian barang gudang. Dokumen ini digunakan oleh Bagian Gudang untuk
mencatat tambahan kuantitas persediaan ke dalam kartu gudang. Dokumen ini juga
digunakan oleh Bagian Kartu Persediaan untuk mencatat tambahan kuantitas dan harga
pokok persediaan ke dalam kartu persediaan, untuk mencatat berkurangnya biaya ke dalam
kartu biaya, dan untuk mencatat pengembalian barang gudang tersebut ke dalam jurnal
umum.
9. Dokumen yang digunakan untuk merekam, meringkas, dan membukukan hasil penghitungan
fisik persediaan adalah:
1) Kartu penghitungan fisik (inventory tag).
2) Daftar hasil penghitungan fisik (inventory summary sheet).
3) Bukti memorial
Kartu penghitungan fisik (inventory tag). Dokumen ini digunakan untuk merekam hasil
penghitungan fisik persediaan. Dalam penghitungan fisik persediaan, setiap jenis
persediaan dihitung dua kali secara independen oleh penghitung (counter) dan pengecek
(checker). Kartu perhitungan fisik dibagi menjadi tiga bagian, yang tiap bagian dapat
dipisahkan satu dengan lainnya dengan cara menyobeknya pada waktu proses
perhitungan fisik persediaan dilaksanakan. Bagian ke-3 kartu penghitungan fisik (bagian
bawah) disediakan untuk merekam data hasil penghitungan oleh penghitung pertama.
Bagian ke-2 (bagian tengah) kartu tersebut digunakan untuk merekam hasil penghitungan
yang dilakukan oleh penghitung kedua (pengecek). Bagian ke-1 (bagian atas) kartu
tersebut digunakan untuk memberi tanda jenis persediaan yang telah dihitung dengan
cara menggantungkan bagian kartu tersebut pada tempat penyimpanan barang yang
bersangkutan. Data yang direkam dalam bagian ke-2 kartu penghitungan fisik dicatat ke
dalam daftar hasil penghitungan fisik setelah data dalam bagian ke-2 diperiksa
kecocokannya dengan data yang dicatat dalam bagian ke-3 kartu tersebut.

Daftar Hasil Penghitungan Fisik (Inventory Summary Sheet). Dokumen ini digunakan untuk
meringkas data yang telah direkam dalam bagian ke-2 kartu penghitungan fisik. Data yang
disalin dari bagian ke-2 kartu penghitungan fisik ke dalam daftar ini adalah nomor kartu
penghitungan fisik, nomor kode persediaan, nama persediaan, kuantitas, dan satuan.
Dokumen ini diisi dengan harga pokok per satuan dan harga pokok total tiap jenis
persediaan oleh Bagian Kartu Persediaan yang telah selesai diproses kemudian
ditandatangani oleh Ketua Panitia Penghitungan Fisik dan diotorisasi oleh Direktur Utama.
Daftar ini kemudian digunakan untuk meminta pertanggungjawaban dari Bagian Gudang
mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan barang gudang dan pertanggungjawaban dari
Bagian Kartu Persediaan mengenai keandalan penyelenggaraan catatan akuntansi
persediaan. Berdasarkan informasi yang tercantum dalam kolom harga pokok total pada
daftar hasil penghitungan fisik dilakukan adjustment terhadap data kuantitas dan saldo
harga pokok yang dicatat dalam kartu persediaan yang bersangkutan.

Bukti Memorial. Dokumen ini merupakan dokumen sumber yang digunakan untuk
membukukan adjustment rekening persediaan sebagai akibat dari hasil penghitungan fisik
ke dalam jurnal umum. Data yang digunakan sebagai dasar pembuatan bukti memorial ini
adalah selisih jumlah kolom harga pokok total dalam daftar hasil penghitungan fisik
dengan saldo harga pokok persediaan yang bersangkutan menurut kartu persediaan
 Gambar 15.11 Kartu Penghitungan Fisik (Inventory Tag)

Halaman ---------------
DAFTAR HASIL PENGHITUNGAN FISIK
Periode Penghitungan Fisik Persediaan Dikalikan oleh:
Disalin dari kartu penghitungan fisik oleh: Dijumlah oleh:
Diisi harga pokok satuan oleh: Diperiksa oleh:
No. No. Kode Nama Kuantitas Satuan Harga Pokok Harga Pokok
KPF Persed. Satuan Total

KPF: Kartu Penghitungan Fisik

Gambar 15.12 Daftar Hasil Penghitungan Fisik

Kartu persediaan. Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat adjustment terhadap data
persediaan (kuantitas dan harga pokok total) yang tercantum dalam kartu persediaan oleh Bagian Kartu
Persediaan, berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan.

Kartu gudang. Catatan ini digunakan untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan (kuantitas)
yang tercantum dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh Bagian Gudang, berdasarkan hasil
penghitungan fisik persediaan.

D. FLOWCHART (BAGAN ALIR)

1. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Produk Jadi
Pencatatan harga pokok produk jadi dilakukan dengan mendebit rekening Persediaan
Produk Jadi dan mengkredit rekening Barang dalam Proses. Di samping itu, kartu gudang
 yang diselenggarakan di fungsi gudang diisi dengan tambahan kuantitas persediaan produk
jadi yang disimpan di gudang.
Tambahan produk jadi yang dikirim oleh fungsi produksi ke fungsi gudang dicatat oleh
Bagian Gudang di dalam kartu gudang berdasarkan laporan produk selesai yang diterima
oleh Bagian Gudang dari Bagian Produksi. Harga pokok produk jadi yang ditransfer dari
Bagian Gudang dicatat oleh Bagian Kartu Persediaan dan Bagian Jurnal.
Pencatatan harga pokok produk jadi dilakukan oleh Bagian Kartu Persediaan berdasarkan
laporan produk selesai yang diterima oleh Bagian Kartu Persediaan dari Bagian Produksi.
Berdasarkan laporan produk selesai tersebut, Bagian Kartu Persediaan menghitung harga
pokok produk selesai berdasarkan data biaya produksi yang telah dikumpulkan dalam kartu
harga pokok produk pesanan yang bersangkutan. Total harga pokok produk ini dipakai
sebagai dasar untuk membuat bukti memorial, yang merupakan dokumen sumber bagi
Bagian Kartu Persediaan untuk mencatat harga pokok produk selesai dalam kartu
persediaan.
Bagian jurnal mencatat harga pokok produk jadi di dalam jurnal umum berdasarkan bukti
memorial yang dilampiri dengan dokumen pendukung berupa kartu harga pokok dan
laporan produk selesai. Jurnal yang dibuat untuk mencatat harga pokok produk jadi adalah:
Persediaan Produk Jadi xx
Barang dalam Proses xx

2. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Produk Jadi yang Dijual
Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual merupakan nukilan salah satu
prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit.
Bagian Kartu Persediaan secara periodik membuat rekapitulasi harga pokok produk yang
dijual selama periode tertentu berdasarkan data yang direkam dalam kartu persediaan.
Total harga pokok produk yang dijual selama periode tertentu yang dicantumkan dalam
rekapitulasi harga pokok penjualan dan dipakai oleh Bagian Kartu Persediaan untuk
 membuat bukti memorial. Berdasarkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi
harga pokok penjualan Bagian Jurnal mencatat harga pokok produk yang dijual ke dalam
jurnal umum dengan jurnal:
Harga Pokok Penjualan xx
Persediaan Produk Jadi xx

3. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Produk Jadi yang Diterima Kembali
dari Pembeli
Pencatatan harga pokok produk jadi yang dikembalikan oleh pembeli dilakukan dengan
mendebit rekening Persediaan Produk Jadi dan mengkredit rekening Harga Pokok Penjualan.
Di samping itu, kartu gudang yang diselenggarakan di fungsi gudang diisi dengan tambahan
kuantitas persediaan produk jadi yang diterima kembali dari pembeli.
Harga pokok produk jadi yang diterima kembali oleh Bagian Gudang dari pembeli dicatat
oleh Bagian Kartu Persediaan dan Bagian Jurnal.
Pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima dari pembeli dilakukan oleh Bagian Kartu
Persediaan berdasarkan memo kredit yang diterima oleh Bagian Kartu Persediaan dan
Bagian Penerimaan melalui Bagian Piutang. Berdasarkan memo kredit tersebut Bagian Kartu
Persediaan mengisi harga pokok produk jadi yang diterima kembali berdasarkan data harga
pokok per unit yang tercantum dalam kartu persediaan yang bersangkutan. Total harga
pokok persediaan dicantumkan di dalam bukti memorial dan dipakai oleh Bagian Kartu
Persediaan sebagai dokumen sumber dalam pencatatan ke kartu persediaan.
Bagian jurnal mencatat harga pokok produk jadi yang diterima dari pembeli di dalam jurnal
retur penjualan berdasarkan memo kredit yang dilampiri dengan dokumen pendukung
 berupa laporan penerimaan barang. Jurnal yang dibuat untuk mencatat harga pokok produk
jadi yang diterima dari pembeli adalah:
Persediaan Produk Jadi xx
Harga Pokok Penjualan xx

4. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Produk dalam Proses
Bagian Kartu Persediaan melakukan penghitungan harga pokok persediaan produk dalam
proses pada akhir periode akuntansi berdasarkan data yang dikumpulkan dalam kartu harga
pokok produk. Laporan produk dalam proses yang diterima oleh Bagian Kartu Persediaan
dari Bagian Produksi berisi informasi kuantitas produk dalam proses dan taksiran tingkat
penyelesaian produk dalam proses yang ada di fungsi produksi pada akhir periode akuntansi.
Data harga pokok persediaan produk dalam proses digunakan oleh Bagian Kartu Persediaan
untuk membuat dua macam bukti memorial: (1) bukti memorial macam yang pertama
digunakan untuk mencatat besarnya biaya overhead pabrik yang diperhitungkan ke dalam
harga pokok produk dalam proses berdasarkan tarif yang ditentukan di muka dan (2) bukti
memorial macam yang kedua digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan produk
dalam proses pada akhir periode akuntansi.
Bukti memorial macam yang pertama digunakan oleh Bagian Jurnal untuk mencatat
pembebanan biaya obverhead pabrik kepada produk dalam proses di dalam jurnal umum
dengan jurnal sebagai berikut:
Barang dalam Proses Biaya Overhead Pabrik xx
Biaya Overhead Pabrik yang Dibebankan xx
Bukti memorial macam yang kedua digunakan Bagian Jurnal untuk mencatat harga pokok
persediaan produk dalam proses pada akhir periode akuntansi di dalam jurnal umum
dengan jurnal sebagai berikut:
 Persediaan Produk dalam Proses xx
Barang dalam Proses xx

5. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dibeli
Bagian Utang membuat bukti kas keluar sebagai dokumen sumber pencatatan harga pokok
persediaan yang dibeli berdasarkan dokumen sumber pencatatan harga pokok persediaan
yang dibeli berdasarkan dokumen pendukung surat order pembelian yang diterima dari
Bagian Pembelian, laporan penerimaan barang yang diterima dari Bagian Penerimaan, dan
faktur dari pemasok yang diterima dari pemasok melalui Bagian Pembelian. Oleh Bagian
Utang, bukti kas keluar dicatat di dalam register bukti kas keluar dengan jurnal:
Persediaan xx
Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar xx
Berdasarkan bukti kas keluar, Bagian Kartu Persediaan mencatat rincian persediaan yang
dibeli di dalam kartu persediaan yang dibeli di dalam kartu gudang berdasarkan laporan
penerimaan barang yang diterima oleh Bagian Gudang dari Bagian Pengiriman.
6. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dikembalikan
kepada Pemasok
Pencatatan transaksi pembelian didasarkan dokumen memo debit yang diterbitkan oleh
Bagian Pembelian.
Bagian Gudang mencatat berkurangnya persediaan karena transaksi retur pembelian
berdasarkan dokumen memo debit yang diterima dari Bagian Pembelian memo debit ini
dicatat oleh Bagian Gudang di dalam kartu gudang.
Bagian Utang mencatat berkurangnya utang sebagai akibat dari retur pembelian dengan
cara mengarsipkan memo debit (yang dilampiri dengan laporan pengiriman barang) di dalam
arsip bukti kas keluar yang belum dibayar (unpaid voucher file). Karena perusahaan
menggunakan voucher payable system dalam pencatatan utangnya, catatan utang
diselenggarakan dalam bentuk arsip bukti kas keluar yang belum dibayar. Oleh karena itu,
jika terjadi pengurangan utang akibat transaksi retur pembelian, pengurangan utang ini
dicatat dengan cara mengarsipkan memo debit di dalam arsip bukti kas keluar yang belum
dibayar.
Bagian Kartu Persediaan mencatat berkurangnya persediaan akibat retur pembelian di
dalam kartu persediaan berdasarkan memo debit yang dilampiri dengan laporan
penerimaan barang. Bagian Jurnal mencatat berkurangnya utang dan persediaan sebagai
akibat retur pembelian di dalam jurnal retur pembelian berdasarkan memo debit yang telah
diisi harga pokok per satuan dan harga pokok total oleh Bagian Kartu Persediaan
7. Bagan Alir Dokumen Prosedur Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang

8. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pengembalian Barang Gudang

 9. Bagan Alir Dokumen Sistem Penghitungan Fisik Persediaan
2.2 Pembahasan

A. SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN SUKU CADANG DI DEALER YAMAHA UTAMA KALASAN

Sistem akuntansi persediaan suku cadang di Diler Yamaha Utama Kalasan terkait dengan
aktivitas penjualan suku cadang dan aktivitas pembelian suku cadang. Pihak-pihak yang
terlibat dalam pengelolaan persediaan adalah pemilik, bagian sparepart counter, dan bagian
administrasi. Sparepart counter dan bagian administrasi dilaksanakan oleh masing-masing
satu orang. Sistem akuntansi persediaan dilaksanakan secara manual.
Aktivitas persediaan keluar dipicu oleh aktivitas servis dan non servis. Aktivitas penjualan
muncul karena permintaan dari konsumen baik melalui servis maupun non servis. Daftar
katalog suku cadang menjadi acuan di bagian sparepart counter untuk melayani konsumen
karena banyaknya model dan jenis sparepart counter. Nota penjualan dua rangkap menjadi
media yang merekam kejadian transaksi yang diserahkan kepada bagian administrasi dan
konsumen. Pencatatan persediaan keluar dilakukan sparepart counter dan bagian
administrasi. Aktivitas persediaan masuk dipicu oleh aktivitas pembelian.
Aktivitas pembelian muncul berdasarkan kondisi ketersediaan suku cadang dan kebutuhan
suku cadang yang harus diperbaharui. Order pembelian mendapat persetujuan dari pemilik,
termasuk penambahan item - item baru. Pengiriman order pembelian dilakukan melalui fax
atau email. Penerimaan suku cadang dari pemasok ditangani oleh sparepart counter, dengan
mengecek jumlah suku cadang, surat jalan, order pembelian, dan faktur pembelian.
Pembayaran kepada pemasok ditangani oleh bagian administrasi melalui bilyet giro. Bagian
administrasi melakukan pencatatan persediaan masuk dan pencatatan hutang.
Pengecekan fisik persediaan dilakukan setiap tanggal 20 - 21 Desember ketika proses tutup
buku. Pelaksanaan pengecekan dilakukan oleh sparepart counter dan bagian administrasi.
 Keduanya membandingkan catatan-catatan mengenai persediaan yang dibuat, setelah itu
menghitung kuantitas persediaan di lapangan.
B. PROSEDUR YANG DIGUNAKAN
a. Prosedur Pembelian Suku Cadang
Prosedur pembelian suku cadang terdiri dari beberapa langkah, yaitu :
1) Bagian sparepart counter memeriksa kondisi suku cadang yang tersedia dari catatan
persediaan yang dibuat dan pengecekan lapangan
2) Membuat surat order pembelian
3) Menyerahkan surat order pembelian kepada pemilik jika ada tambahan
4) Otorisasi dari pemilik
5) Mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok melalui fax - email
6) Surat order pembelian yang tercetak disimpan oleh bagian sparepart counter
b. Prosedur Pencatatan Penerimaan Persediaan
Prosedur penerimaan barang terdiri dari beberapa langkah, yaitu:
1) Sparepart counter menerima barang yang dipesan dari pemasok. Pengiriman barang
disertai faktur pembelian dan surat jalan
2) Sparepart counter mencocokkan faktur pembelian dan surat jalan dengan surat order
pembelian
3) Jika terdapat ketidaksesuaian pada item yang dipesan, maka prosedur retur segera
dilakukan untuk item yang salah dan mencoret pada faktur pembelian dan surat jalan.
Sparepart counter menghubungi pemasok untuk konfirmasi
4) Jika suku cadang yang dipesan benar, sparepart counter memberikan faktur
penjualan dan surat jalan kepada bagian administrasi dengan sudah mendapatkan
tanda tangan dari bagian sparepart counter
5) Bagian sparepart counter mengarsipkan surat order pembelian
6) Faktur pembelian kemudian diotorisasi oleh bagian administrasi untuk pencatatan
hutang dan pencatatan persediaan. Faktur pembelian dua rangkap dikembalikan ke
pemasok, dan faktur pembelian sisanya disimpan bersama surat jalan. Pembayaran
dilakukan melalui bilyet giro jatuh tempo 30 hari.
c. Prosedur Pencatatan Penjualan Suku Cadang Non Servis
Prosedur pencatatan penjualan suku cadang non servis terdiri dari beberapa langkah :
1) Bagian sparepart counter menerima permintaan dari konsumen non servis
2) Bagian sparepart counter mengecek catalogue list
3) Sparepart counter menyiapkan suku cadang yang dipesan
4) Sparepart counter membuat nota penjualan dua rangkap
5) Nota penjualan diserahkan kepada bagian administrasi
6) Sparepart counter mencatat pengeluaran persediaan dijurnal penjualan, catatan
persediaan keluar, dan catatan harga persediaan keluar
7) Bagian administrasi menerima nota penjualan dua rangkap dan mengotorisasi
8) Bagian administrasi menerima pembayaran dari konsumen, dan memberikan nota
penjualan lembar pertama
9) Bagian administrasi mencatat ke dalam jurnal penjualan dan catatan persediaan
masuk dan keluar
10) Konsumen memperlihatkan nota penjualan kepada sparepart counter, dan sparepart
 counter menyerahkan suku cadang yang dibeli
d. Prosedur Pencatatan Penjualan Suku Cadang Servis
Prosedur pencatatan penjualan suku cadang non servis terdiri dari beberapa langkah :
1) Sparepart counter menerima permintaan dari konsumen servis melalui mekanik
2) Sparepart counter mengecek catalogue list
3) Sparepart counter menyiapkan suku cadang
4) Menyerahkan suku cadang kepada mekanik
5) Sparepart counter membuat nota penjualan dua rangkap
6) Sparepart counter menerima nota jasa servis dua rangkap
7) Nota penjualan dua rangkap dan nota jasa servis dua rangkap diserahkan kepada
bagian administrasi
8) Sparepart counter mencatat pengeluaran persediaan di jurnal penjualan, catatan
persediaan keluar, dan catatan harga persediaan keluar
9) Bagian administrasi menerima nota penjualan dua rangkap dan nota jasa servis dua
rangkap
10) Bagian administrasi mencatat ke dalam jurnal penjualan dan catatan persediaan
masuk dan keluar
11) Bagian administrasi menerima pembayaran dari konsumen, dan memberikan nota
penjualan pertama dan nota jasa servis pertama
e. Prosedur Perhitungan Fisik Persediaan
Perhitungan fisik persediaan dilakukan setiap satu tahun sekali ketika tutup buku. Tutup
buku merupakan bagian akhir dari siklus akuntansi, yaitu pemindahan nilai saldo akhir
setiap akun-akun neraca menjadi saldo awal untuk bulan atau tahun selanjutnya. Pihak
yang terlibat dalam penghitungan persediaan adalah sparepart counter dan bagian
administrasi. Peristiwa perhitungan fisik persediaan dilakukan dengan membandingkan
catatan persediaan yang dibuat oleh bagian administrasi dengan catatan persediaan milik
sparepart counter, kemudian bersama-sama menghitung jumlah tiap jenis suku cadang
yang tersedia dilapangan. Jika terdapat kesalahan, maka dibuat penyesuaian. Setelah
melakukan rekonsiliasi maka dibuatlah stock opname. Stock opname diserahkan kepada
pemilik.
f. Prosedur Penjualan dan Retur Penjualan
1) Sales Counter
a. Menerima pesanan penjualan dari konsumen baik datang secara langsung pada
dealer maupun lewat telepon
b. Melakukan pengecekan atas permintaan motor dari konsumen pada bagian
warehouse unit
c. Pemeriksaan stok dilakukan untuk melihat apakah motor yang akan dibeli
konsumen tersedia atau tidak. Jika tidak maka akan dilakukan pemesanan dan jika
ada maka akan dilanjutkan dengan membuat realisasi penjualan
d. Membuat realisasi penjualan yang akan diberikan pada bagian PDI guna
pengecekan fisik motor dan penyetelan motor untuk cetak kuitansi
e. Jika terdapat retur dari konsumen maka akan langsung diotorisasi oleh bagian
service counter. Konsumen yang datang harus membawa kuitansi pembelian atas
penjualan motor dari dealer
 2) Sales Admin
a. Mencetak kuitansi untuk diberikan kepada konsumen guna pembayaran motor
pada bagian dealer kasir baik secara tunai maupun kredit dan disimpan sebagai
arsip
b. Jika pembayaran dilakukan secara kredit maka akan diotorisasi oleh bagian leasing
c. Membuat faktur penjualan motor untuk keperluan pembuatan BPKB, STNK dan
arsip
3) PDI
a. Pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian ini adalah untuk melihat jenis kerusakan
yang terjadi apakah berasal dari kelalaian bagian ini atau hal lainnya
b. Jika kerusakan meliputi kelalaian bagian ini maka akan langsung diganti sesuai
kebutuhan unit motor yang bersangkutan
4) Teknisi
Jika kerusakan yang terjadi merupakan kerusakan yang dijamin oleh garansi maka
bagian teknisi akan bertanggung jawab atas otorisasi dealer
g. Prosedur Pengeluaran Motor dari Warehouse Unit
1) Sales counter
Sales counter akan melakukan pemesanan pada bagian warehouse unit atas
permintaan konsumen.
2) Warehouse unit
a. Setelah warehouse unit menerima pesanan, bagian ini akan langsung
mengeluarkan unit motor yang diminta oleh konsumen melalui bagian sales
counter
b. Menginput data penjualan motor secara komputerisasi atas unit motor yang
keluar
h. Prosedur Pembelian dan Retur Pembelian
A. Owner
a. Owner melakukan pemesanan dengan cara membuat PO untuk motor yang akan
di pesan.
B. Driver
a. Setelah PO sampai pada main dealer, selanjutnya driver yang akan bertugas
untuk mengantar motor sampai pada sub dealer
C. Warehouse Unit
a. Warehouse unit akan memeriksa motor yang sampai, jika motor dalam keadaan
yang baik maka akan langsung dimasukan dalam gudang dan akan diinput
C. FUNGSI YANG TERKAIT DALAM SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN BARANG DAGANG SUKU
CADANG DI DEALER YAMAHA UTAMA KALASAN
a. Fungsi Gudang
Fungsi gudang ditangani oleh bagian sparepart counter yang terdiri dari satu orang saja.
Sparepart counter bertanggung jawab atas laporan mutasi persediaan keluar dan persediaan
masuk.
b. Fungsi Penerimaan Barang
Fungsi penerimaan barang di Diler Yamaha Utama Kalasan ditangani oleh bagian sparepart
counter. Aktivitas yang dilakukan oleh sparepart counter yaitu mengurusi penerimaan
 barang dari pemasok, sekaligus melakukan pengecekan terhadap kondisi dan status suku
cadang melalui surat jalan dan faktur pembelian yang dibandingkan dengan surat order
pembelian. Retur akan dilakukan langsung ketika memeriksa dan menemukan
ketidaksesuaian pesanan. Item yang tidak sesuai akan dicoret dari faktur pembelian dan
surat jalan serta dibubuhi tanda tangan. Pemasok akan dihubungi lewat fax, telepon, atau
email.
c. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian perihal pengisian kembali persediaan suku cadang dilakukan oleh
sparepart counter dengan persetujuan dari manager melalui surat order pembelian yang
dibuat oleh sparepart counter. Pembelian persediaan suku cadang dilakukan melalui media
fax.
d. Fungsi Kasir
Fungsi kasir dilaksanakan oleh bagian administrasi yang terdiri dari satu orang. Bagian
administrasi menerima nota penjualan dua rangkap dari sparepart counter. Ketika
konsumen melakukan pembayaran, maka nota penjualan diberikan satu rangkap kepada
konsumen. Setelah itu, bagian administrasi mendokumentasikan dan mencatat persediaan
yang keluar serta mencatat penerimaan kas atas penjualan.
e. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi dilakukan oleh bagian administrasi. Aktivitas seputar persediaan suku
cadang yaitu melakukan pencatatan persediaan suku cadang keluar akibat penjualan dan
pencatatan penerimaan persediaan suku cadang atas pembelian dari pemasok dan
mencatatat kewajiban perusahaan terhadap pemasok. Kegiatan membandingkan catatan
akuntansi dengan catatan dari sparepart counter dilakukan setiap tahun ketika tutup buku.
f. Fungsi Penjualan
Fungsi penjualan untuk persediaan suku cadang dilakukan oleh bagian sparepart counter.
Sparepart counter mendapat order dari konsumen, kemudian menyiapkan barang dan
membuat nota penjualan dua rangkap. Nota penjualan dua rangkap diserahkan kepada
bagian administrasi.
g. Fungsi Utang
Fungsi utang untuk sistem akuntansi persediaan suku cadang dilaksanakan oleh bagian
administrasi. Bagian administrasi tersebut mengurusi pembayaran atas pembelian dari
pemasok melalui bilyet giro yang jatuh tempo setiap bulannya.
h. Pemilik
Aktivitas pemilik meliputi memberikan keputusan order pembelian persediaan suku cadang,
melakukan pembayaran kepada pemasok atas order pembelian, dan melakukan pengecekan
terhadap laporan persediaan bulanan dan laporan total keseluruhan tahunan.
D. DOKUMEN YANG DIGUNAKAN
a. Nota Penjualan
Nota penjualan digunakan untuk merekam transaksi penjualan. Nota penjualan yang
dimiliki oleh Dealer Yamaha Utama Kalasan terdiri dari dua rangkap. Rangkap pertama
untuk bagian administrasi dan rangkap kedua untuk konsumen. Fungsi dari nota
penjualan yaitu sebagai dasar pencatatan mutasi persediaan, pencatatan kas masuk,
dan pencatatan kuantitas persediaan.
b. Catalogue list
Catalogue list berisi informasi harga dan jenis suku cadang. Dokumen ini digunakan oleh
bagian sparepart counter untuk mengotorisasi harga dalam transaksi penjualan.
c. Faktur Pembelian
Faktur pembelian diberikan oleh pemasok ketika menyerahkan suku cadang yang
dipesan. Fungsi dari faktur pembelian yaitu sebagai dasar pencatatan penerimaan suku
cadang, pengecekan kondisi suku cadang, pencatatan persediaan, dan pencatatan
hutang. Faktur pembelian terdiri empat rangkap, ketika menerima barang maka bagian
administrasi akan menerima dua faktur pembelian sebagai bukti telah menerima
barang.
d. Surat Jalan
Surat jalan merupakan lampiran pada faktur pembelian yang berisi mengenai kode item,
jenis item, jumlah, dan kode faktur. Surat jalan dibawa pemasok ketika mengantarkan
pesanan suku cadang.
e. Surat Order Pembelian
Surat order pembelian berfungsi sebagai bukti permintaan untuk memesan suku
cadang. Jika berkas sudah dikirim kepada pemasok, maka peristiwa pembelian sudah
terjadi. Selain itu surat order pembelian digunakan sebagai dasar pengecekan suku
cadang yang diterima dari pemasok. Sparepart counter mengirimkan surat order
pembelian melalui media fax.
f. Stock Opname
Stock opname merupakan dokumen laporan hasil perhitungan fisik yang dilakukan
setiap satu tahun sekali ketika tutup buku. Fungsi dari dokumen tersebut yaitu sebagai
dasar menilai kembali kebutuhan suku cadang, menilai kembali pendapatan, menilai
kembali mutasi persediaan yang telah berlangsung sebelumnya, merekam kuantitas
suku cadang dilapangan, dan sebagai dasar untuk menilai kinerja karyawan menyangkut
kejujuran.
 Nama Jabatan Hari Kerja Jam Kerja Tugas dan Tanggung Tambahan
Personil Jawab Tugas
Mengurusi order
pembelian
Bu Esti Sparepart Senin - Jumat 08.00 -16.00 Menerima dan Ketika bagian
Counter Sabtu - Minggu 08.00 – 12.00 memeriksa suku administrasi
cadangan dari menggantikan
pemasok driver, maka
Mencatat pembayaran
persediaan suku atas transaksi
cadang masuk penjualan
Menyimpan suku diotorisasi
cadang oleh
Membuat nota sparepart
penjualan suku counter
cadang
Menyiapkan suku
cadang pesanan
pelanggan
Mencatat
persediaan keluar
Mengotorisasi
pembayaran atas
Mbak Yuni Bagian Senin - Jumat 08.00 -16.00 nota penjualan Menggantikan
Administras Sabtu - Minggu 08.00 – 12.00 Mendokumentasikan driver ketika
i nota penjualan staf driver
Mencatat ke dalam tidak hadir
jurnal umum untuk
Mencatat mengantarkan
persediaan keluar sepeda motor
dan persediaan kepada
masuk pelanggan
Mengurusi
pembayaran dari
pembelian
Menerima surat dan
jalan dan faktur
pembelian
Sumber : Dealer Yamaha Utama Kalasan
 Hari / Tanggal Waktu Pelanggan yang Nama persediaan Jenis transaksi
tidak kosong
mendapatkan
suku cadang
08.00 – 10.00 0
Rabu, 19 Maret 10.00 – 11.00 2 v – belt matic mio Non Servis
2014 11.00 – 12.00 3 v – belt matic mio Non Servis
08.00 – 10.00 0
Kamis, 20 Maret 10.00 – 11.00 0
2014 11.00 – 12.00 0
Sumber : Dealer Yamaha Utama Kal

Nama Dokumen Jumlah Otorisasi Distribusi

Surat Order Pembelian 2 Sparepart Counter Rangkap satu untuk
pemasok dan rangkap
kedua untuk sparepart
counter
Nota Penjualan 2 Otorisasi penjualan Rangkap satu untuk
oleh sparepart counter pelanggan dan rangkap
otorisasi pembayaran kedua untuk bagian
oleh bagian administrasi
administrasi
Faktur Pembelian 4 Faktur pembelian Dua rangkap untuk
diterima oleh bagian bagian administrasi dan
administrasi dua rangkap
selanjutnya dibawa
pemasok
Surat Jalan 1 Otorisasi suku cadang Surat jalan disimpan
masuk oleh sparepart oleh bagian
counter administrasi
Stock Opname 1 Sparepart counter dan Stock opname
bagian administrasi diserahkan ke pemilik
Catalogue List 1 Sparepart counter Catalogue List
disimpan sparepart
counter
Sumber : Dealer Yamaha Utama Kalasan
E. FLOWCHART
1) Bagan Alir Prosedur Penjualan dan Retur Penjualan

2) Bagan Alir Prosedur Pengeluaran Motor dari Warehouse Unit

3) Bagan Alir Prosedur Pembelian dan Retur Pembelian
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Sistem akuntansi persediaan yang diuraikan dalam makalah ini dirancang untuk
perusahaan manufaktur sebagai model. Oleh karena itu, sistem akuntansi persediaan
dalam makalah ini terdiri dari jaringan prosedur berikut ini: (1) prosedur pencatatan
produk jadi, (2) prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual, (3)
prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari pembeli, (4)
prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok persediaan
produk dalam proses, (5) prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli, (6)
prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok, (7)
prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang, (8) prosedur pencatatan
tambahan harga pokok persediaan karena pengembalian barang gudang, dan (9)
sistem penghitungan fisik persediaan.

3.2 Saran
Meskipun penulis menginginkan kesempurnaan dalam penyusunan makalah ini tetapi
pada kenyataan masih banyak kekurangan yang perlu penulis perbaiki. Hal ini
dikarenakan masih minim pengetahuan yang penulis miliki. Oleh karena itu kritik dan
saran yang membangun dari para pembaca sangat penulis harapkan untuk perbaiki ke
depannya.
 DAFTAR PUSTAKA

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Penerbit Salemba Empat Niswonger, Rollin, C At
al. 1999. Accounting. Diterjemahkan oleh Sirait, Alfonsus, dkk. Jakarta: Erlangga.

Sudibyo, Febrianus Anggit. 2015. Analisis Sistem Akuntansi Persedian Barang Dagang Suku
Cadang. https://repository.usd.ac.id/545/2/092114087full.pdf. (diakses tanggal 7 Maret
2021).