MAKALAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

SIKLUS KONVERSI

Dosen Pengampu: Dr. Rico Wijaya Z, S.E., M.M., M.Si., Ak. CIQnR

Disusun oleh kelompok 5:

1. ASRINAULI MARBUN C1C021177

2. ANITA SAPUTRI AYU C1C021183
3. ARIF FIRMANSYAH C1C021193
4. NADIA PUTRI C1C021194
5. DESIANA RAHMAWATI C1C021204
6. SHERLY SARLINA C1C021209
7. NURUL VIALETA C1C021219
8. REANDL TAFFENLY HAN C1C021221
9. NURJANNAH C1C021225
10. ANDRE HERNADI ZAIN C1C021231

PROGRAM STUDI S1 AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS JAMBI

TAHUN AJARAN 2021-2022

 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat-NYA sehingga makalah
ini dapat tersusun hingga selesai. Saya mengucapkan terima kasih kepada Bapak Dr. Rico
Wijaya Z, S.E., M.M., M.Si., Ak. CIQnR selaku dosen mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi
yang telah memberikan tugas makalah ini sehingga kami dapat memahami.

Dan kami berharap semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan pengalaman
bagi para pembaca, untuk ke depannya dapat memperbaiki bentuk maupun menambah isi
makalah agar menjadi lebih baik lagi.

Karena keterbatasan pengetahuan maupun pengalaman kami, kami yakin masih banyak
kekurangan dalam makalah ini, oleh karena itu kami sangat mengharapkan saran dan kritik
yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan makalah ini.

Jambi, April 2022

Penulis
DAFTAR ISI
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Siklus konversi merupakan siklus yang memproses bahan baku atau suplais
menjadi produk jadi (barang atau jasa) yang siap untuk dijual. Dalam siklus konversi,
sistem akuntansi mencatat satu kejadian ekonomi (transaksi) yaitu konsumsi bahan
baku, tenaga kerja, dan overhead untuk menghasilkan produk atau jasa yang dapat
dijual. Dalam perusahaan jasa, siklus ini terdiri atas sistem penggajian dan sistem
akuntansi biaya. Dalam perusahaan dagang, siklus ini terdiri atas sistem penggajian dan
sistem persediaan. Dalam perusahaan manufaktur, siklus ini terdiri atas sistem
penggajian, sistem persediaan, dan sistem akuntansi biaya. Sistem aplikasi dalam siklus
konversi memproses 5 jenis transaksi, yaitu pembelian barang, penjualan barang,
transfer bahan baku, tenaga kerja, dan overhead ke dalam produksi, transfer barang
dalam proses ke produk jadi, dan penggajian.

B. Rumusan Masalah
1. Apa itu siklus konversi?
2. Apa itu sistem persediaan?
3. Apa itu sistem produksi?
4. Apa itu sistem akuntansi biaya?

C. Tujuan Permasalahan
1. Mengetahui pengertian siklus konversi.
2. Mengetahui apa itu sistem persediaan.
3. Mengetahui apa itu sistem produksi.
4. Mengetahui apa itu sistem akuntansi biaya.
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Siklus Konversi

Siklus konversi merupakan siklus yang memproses bahan baku dan suplais
menjadi produk jadi (barang atau jasa) yang siap untuk dijual. Dalam perusahaan jasa,
siklus ini terdiri atas sitem penggajian dan sistem akuntansi biaya. Dalam perusahaan
dagang, siklus ini terdiri atas sistem penggajian dan sistem persediaan. Dalam
perusahaan manufaktur, terdiari atas sistem penggajian, sistem persediaan, dan sistem
akuntansi biaya.

Sistem aplikasi dalam siklus converse memproses 5 jenis transaksi, yaitu

pembelian barang, penjualan barang, transfer bahan baku, tenaga kerja dan overhead ke
dalam produksi, transfer barang dalam proses ke produk jadi dan penggajian.

B. Sistem persediaan

Sistem persediaan merupakan sebuah sistem yang memelihara catatan persediaan

dan memberitahu manajer apabila jenis barang tertentu memerlukan penambahan.
Dalam perusahaan manufaktur, sistem persediaan mengendalikan tingkat (jumlah)
bahan baku dan jumlah produk jadi. Sebuah sistem persediaan memproses dua jenis
transaksi yaitu transaksi pembelian barang dan transaksi penjualan barang.

1. Pembelian barang adalah siklus pengeluaran memproses transaksi pembelian

barang. Jurnal yang dibuat untuk mencatat transaksi ini tergantung pada metode
yang digunakan akuntansi persediaan, yaitu metode periodic dan metode
perpektual. Dengan metode periodik, perusahaan tidak menyelenggarakan
catatan yang menggambarkan perubahan persediaan dari waktu ke waktu.
Dalam hal ini, perusahaan menentukan persediaan awal dan persediaan akhir
dengan melakukan perhitungan fisik persediaan. Dengan metode perpektual,
perusahaan meyelenggarakan catatan yang menampung transaksi mutasi
persediaan. Dengan catatan ini, maka posisi persediaan dapat diketahui setiap
saat, karena dengan digunakannya komputer untuk mengolah data akuntansi,
kendala yang dihadapi pada masa lalu dapat dieliminasi, sehingga aktivitas
pencatatan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat, serta menghasilkan
berbagai informasi yang penting untuk pengendalian perusahaan.
2. Penjualan barang yaitu perusahaan mencatat harga pokok yang terjual dalam
sebuah rekening buku besar yang berjudul Harga Pokok Penjualan. jika
 perusahaan menggunakan metode periodic, maka perusahaan tidak perlu
membuat jurnal Ketika terjadi transaksi penjualan. dengan demikian harga
pokok penjualan dihitung dengan menambah nilai pembelian ke harga pokok
persediaan awal yang disebut dnegan harga pokok barang yang tersedia untuk
dijual. Kemudian hasil dari penjumlahan tersebut dikurangi dengan harga pokok
persediaan akhir untuk memperoleh angka final yaitu harga pokok penjualan.
jika menggunakan metedo perpektual, perusahaan akan mendebit rekening
harga pokok penjualan dan mengkredit rekening persediaan pada saat terjadi
transaksi penjualan. pada akhir periode, saldo akhir pada rekening harga pokok
penjualan merupakan harga pokok barang yang dijual selama satu periode
akuntansi.

3. Laporan yang dihasilkan, mencakup laporan status persediaan, laporan per jenis
persediaan, laporan pemesanan kembali, dan laporan hasil perhitungan fisik
persediaan.

a. Laporan Status Persediaan (Inventory Status Report), laporan ini berisi daftar
seluruh jenis persediaan, kuantitas, dan harga pokok perolehan. Sistem
batch mencetak laporan ini setiap bulan atau setiap minggu.

b. Laporan per Jenis Persediaan (Query Inventory Item), dalam sistem online
real-time karyawan perusahaan mengetahui kuantitas per jenis persediaan
yang tersedia saat laporan ini dihasilakan.

c. Laporan Pemesanan Kembali (Reorder Report), mengidentifikasi jenis

persediaan yang memerlukan penambahan.

d. Laporan Hasil Perhitungan Fisik (Physical Inventory Report), berisi hasil

perhitngan fisik persediaan yang dilakukan secara periodik.

4. Catatan Akuntansi, dalam sistem manual perusahaan yang menggunakan

metode perpektual membutuhkan sebuah rekening pembantu persediaan untuk
mencatat perubahan yang terjadi pada setiap jenis barang. Rekening pembantu
ini disebut kartu persediaan. Dalam sistem berbasis komputer, apabila
perusaahn masih menggunakan pendekatan file, maka tata cara pencatatannya
sama dengan sistem manual. Catatan akuntansi terdiri atas file induk (master
file) dan file transaksi (transaction file). Jika menggunakan sistem manajemen
database (DBMS) maka data yang disimpan sama, namun DBMS menyimpan
data ini secara independen.
 5. Prosedur Pemprosesan Transaksi Persediaan, jika sistem persediaan
diselenggarakan secara manual, maka sistem ini sudah menjadi satu (tergabung)
dalam siklus pendapatan dan pengeluaran. Sedangkan jika menggunakan
komputer, departemen penerima barang membuat laporan penerimaan barang
setiap hari dan dikirim ke departemen pengolahan data. Setelah data masuk,
computer menjalankan program validasi untuk menguji ada tidaknya kesalahan
pada data transaksi yang masuk. Jika tidak ada, maka sistem akan memposting
transaksi ke file induk, mencetak laporan control, dan memperbarui file
ringkasan buku besar.

C. Sistem Produksi
Sistem produksi mencakup serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan
pengolahan data yang berkaitan dengan proses pembuatan produk. Siklus ini juga
berkaitan erat dengan sub-sistem yang lain.
 Siklus pendapatan, yang memberikan informasi tentang produk apa yang
dipesan dan ramalan penjualan (kuantitas), yang akan digunakan oleh bagian
produksi untuk menyusun rencana produksi dan tingkat (jumlah) persediaan
(inventory level). Sebaliknya siklus produksi memberikan informasi kepada
siklus pendapatan tentang produk apa saja yang telah selesai dibuat dan jumlah
produk yang tersedia untuk dijual.
 Informasi tentang bahan baku dikirim ke siklus pembelian dalam bentuk Surat
Permintaan Pembelian (purchase requisition). Sebaliknya, siklus pembelian juga
memberikan informasi tentang bahan baku yang dibeli dan pengeluaran lain
yang termasuk dalam overhead pabrik.
 Informasi tentang kebutuhan tenaga kerja dikirimkan ke sistem manajemen
sumberdaya manusia/penggajian yang nantinya akan memberikan data tentang
tersedianya tenaga kerja dan biaya tenaga kerja.
 Informasi tentang kos produksi dikirimkan ke siklus buku besar dan pelaporan.

Sistem informasi akuntansi sebuah perusahaan memainkan peranan penting

dalam sistem produksi. Informasi akuntansi biaya yang akurat dan tepat waktu
merupakan input penting untuk pembuatan keputusan tentang :

a) komposisi produk (produk apa yang akan dibuat).

b) penentuan harga jual produk (product pricing).
c) perencanaan dan alokasi sumberdaya.
d) manajemen biaya.
 Aktivitas-aktivitas dalam sistem produksi meliputi:

a) perancangan produk (product design).

b) perencanaan dan penjadualan (planning and schedulling).
c) kegiatan produksi (production operation).
d) akuntansi biaya (cost accounting).

Perancangan Produk

Perancangan produk merupakan tahap awal dari sistem produksi. Tujuan aktivitas
ini adalah untuk merancang sebuah produk yang memenuhi keinginan konsumen dalam hal
kualitas, lama pengerjaan, dan biaya produksi yang rendah. Dokumen yang dihasilkan dari
aktivitas ini adalah :

 Daftar Kebutuhan Bahan (Bill of material), yang berisi rincian bahan baku, baik
spesifikasi, kode, nama, dan kuantitas setiap jenis bahan baku yang akan digunakan
dalam produksi,.
 Daftar Kegiatan (Operation list/routing sheet) yang menetapkan tenaga kerja dan
persyaratan mesin yang akan digunakan untuk membuat produk.

Perencanaan dan Penjualan Produksi

Tujuan dilakukannya tahap ini adalah produksi dilakukan seefisien mungkin untuk
memenuhi pesanan yang ada, dan kemungkinan permintaan jangka pendek, tanpa
menghasilkan jumlah produk yang berlebih. Untuk membuat rencana produksi, tersedia 2
metoda yang umum dipakai, yaitu

1. Perencanaan Sumberdaya Manufaktur (Manufacturing resource planning/MRP-II).

Metoda ini merupakan metoda yang mencari keseimbangan antara kapasitas
produksi yang saat ini dimiliki perusahaan dan kebutuhan bahan baku untuk
memenuhi permintaan pembelian yang diramalkan akan terjadi. Sistem ini sering
disebut dengan push manufacturing system, karena barang diproduksi atas dasar
ekspektasi permintaan konsumen.
2. Sistem manufaktur Just-in-time (JIT). Tujuan sistem ini adalah untuk
meminimumkan atau menghilangkan persediaan bahan baku, barang dalam proses,
dan barang jadi. Penggunaan JIT sering disebut dengan pull manufacturing system,
karena barang hanya diproduksi untuk merespon permintaan konsumen. Secara
teoritis, sistem ini hanya akan memproduksi barang jika telah ada order dari
pelanggan. Namun dalam praktik, sistem manufaktur JIT ini lebih condong
beroperasi atas dasar rencana produksi jangka pendek.
Dokumen yang digunakan dalam aktivitas ini sebagai berikut:

1. Jadwal Produksi (Master Production Schedule). Dokumen ini menetapkan jumlah

unit produk yang harus dibuat dalam satu putaran produksi, dan waktu pelaksanaan
aktivitas produksi.
2. Order Produksi (Production Order). Dokumen ini merupakan perintah untuk
membuat sejumlah produk sesuai dengan spesifikasi yang diminta. Dokumen ini
juga berisi daftar kegiatan yang perlu dilakukan, kuantitas yang diproduksi, dan
lokasi pengiriman produk apabila produk tersebut telah selesai dibuat. Contoh order
produksi dapat dilihat pada Gambar 11.5.
3. Bukti Permintaan Bahan Baku (Material Requisition). Dokumen ini digunakan untuk
meminta bahan baku ke gudang ketika aktivitas produksi dimulai. Dokumen ini
berisi informasi berupa nomor order, tanggal dikeluarkan, kode bahan baku, dan
kuantitas bahan baku. Dalam sistem akuntansi biaya, dokumen ini digunakan
sebagai dasar untuk mencatat konsumsi bahan baku oleh pabrik. Contoh dokumen
ini dapat dilihat pada gambar 11.6.
 Proses Produksi

Penggunaan berbagai macam teknologi informasi (TI) dalam proses produksi

seperti robot dan mesin yang dikendalikan oleh komputer disebut dengan computer
integrated manufacturing (CIM) dapat mengurangi biaya produksi dalam jumlah
banyak. Akuntan tidak perlu menjadi seorang pakar dalam bidang CIM, namun akuntan
perlu memahami bagaimana pengaruh penggunaan CIM terhadap SIA. Salah satu efek
penggunaan CIM adalah perubahan dari produksi masal (mass productions) menjadi
produksi berdasar permintaan (custom order manufacturing).

Apapun cara produksi yang digunakan, pada akhirnya, perusahaan tetap harus
dapat mengumpulkan informasi penting yang berhubungan dengan produksi yaitu:
konsumsi bahan baku, tenaga kerja, dan biaya overhead, sehingga sistem informasi
akuntansi dapat mengolah data tersebut, memprosesnya, dan membuat berbagai
macam laporan yang diperlukan.

D. Sistem akuntansi Biaya

Tahap akhir dalam sistem produksi adalah sistem akuntansi biaya. Tujuan
diselenggarakannya sistem akuntansi biaya adalah (a) menghasilkan informasi untuk
perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja kegiatan produksi, (b) menghasilkan
informasi biaya yang akurat agar dapat digunakan sebagai dasar penentuan harga
(pricing) dan keputusan tentang komposisi produk (product mix), dan (c) menghasilkan
informasi yang dapat digunakan untuk menghitung nilai persediaan dan harga pokok
penjualan.
Jenis-jenis sistem akuntansi biaya yang umumnya digunakan oleh sebuah
perusahaan adalah sistem penentuan harga pokok pesanan (job-order costing) dan
sistem penentuan harga pokok proses (process costing). Sistem penentuan harga pokok
pesanan membebankan biaya ke kelompok produksi tertentu misalnya pesanan. Cara ini
digunakan apabila produk yang dibuat dan dijual memiliki spesifikasi yang berbeda
(heterogin) . Sebagai contoh, perusahaan konstruksi menggunakan sistem penentuan
harga pokok pesanan ini untuk menghitung biaya setiap rumah yang dibangun.
Demikian pula, kantor akuntan publik dan biro hukum juga menggunakan
sistem penentuan harga pokok pesanan untuk menentukan biaya pekerjaan audit atau
biaya penyelesaian sebuah kasus hukum. Sebaliknya, sistem penentuan harga pokok
proses membebankan biaya kepada setiap proses, atau departemen produksi, kemudian
menghitung rata-rata biaya produk per unit. Metoda ini digunakan jika perusahaan
menghasilkan barang atau jasa yang sama atau sejenis secara masal. Sebagai contoh
perusahaan pembuat minuman ringan seperti coca cola akan mengumpulkan biaya
produksinya untuk setiap departemen produksi, kemudian menghitung biaya produksi
rata-rata per botol atau per kaleng. Laporan yang dihasilkan. Laporan yang dihasilkan
oleh sistem akuntansi biaya umumnya berupa laporan kontrol dan laporan harga pokok
produksi. Secara rinci uraian tentang kedua laporan tersebut adalah sebagai berikut.
 Laporan Kontrol (Control Report). Laporan ini memberikan bukti bahwa
transaksi tidak hilang selama proses. Sistem akuntansi biaya biasanya
menggunakan laporan ini untuk mengikhtisarkan seluruh pesanan, atau
kelompok produk yang ditambahkan atau dikeluarkan dari rekening persediaan
produk dalam proses. Laporan ini juga digunakan untuk meringkas bahan baku
dan tenaga kerja yang ditambahkan ke dalam proses.
 Laporan Harga Pokok Produksi (Production Cost Report). Sistem akuntansi
biaya menghasilkan beberapa laporan biaya produksi yang berbeda. Ada jenis
laporan yang menyajikan harga pokok total dan per unit produk per pusat
produksi, ada juga laporan yang menghasilkan laporan per jenis produk. Untuk
perusahaan yang menggunakan sistem biaya standar, laporan ini menyajikan
informasi anggaran biaya dan realisasinya.

Catatan akuntansi. Catatan akuntansi yang diselenggarakan dalam sistem

akuntansi biaya ini tergantung apakah perosesan data biaya dilakukan dengan
menggunakan komputer atau tidak. Secara rinci akan diuraikan catatan akuntansi pada
kedua kondisi tersebut sebagai berikut.

1. Jika perusahaan mengolah data biaya secara manual (noncomputerized record).

 Perusahaan jasa dan manufaktur menggunakan sebuah kartu harga
pokok produksi (production cost ledger), yang berfungsi sebagai kartu
pembantu untuk rekening Persediaan Produk Dalam Proses.
 Jika perusahaan menggunakan sistem harga pokok pesanan, catatan ini
dibuat satu halaman untuk setiap pesanan.
 Jika perusahaan menggunakan sistem harga pokok proses, catatan ini
dibuat dalam satu halaman untuk setiap pusat biaya. Untuk mencatat
informasi dalam catatan ini, digunakan arsip order produksi.
2. Jika perusahaan mengolah data biaya dengan menggunakan komputer.
 Catatan akuntansi dalam sistem ini sama dengan catatan akuntansi yang
diselenggarakan secara manual, yang terdiri atas file induk (master file)
dan file transaksi (transaction file). File induk ekuivalen dengan rekening
buku besar dan file transaksi ekuivalen dengan jurnal pada sistem
manual.
  Dalam sistem database, data biaya akan ditampung dalam subscema
secara independen. File-file yang diselenggarakan: (a). file pusat biaya
(cost center file). dan (b). file harga pokok pesanan (job cost file).

Narasi Posedur Pengolahan Transaksi Biaya Manual. Pengolahan transaksi

biaya dapat dilakukan secara manual atau dengan menggunakan komputer.
Uraian rinci tentang prosedur pengolahan transaksi biaya, baik untuk sistem
manual maupun untuk sistem yang berbasis komputer, akan diberikan dalam
bentuk narasi.

Bagian Gudang

1. Bagian ini akan menyerahkan laporan order ulang ke Departemen

Pengawasan Produksi, jika persediaan telah mencapai jumlah pemesanan
kembali.

Departemen Pengawasan Produksi

2. Atas dasar laporan order ulang, departemen ini membuat order produksi
sebanyak 2 lembar dan mendistribusikannya sebagai berikut:
 Lembar ke 1 diteruskan ke bagian pabrik
 Lembar ke 2 diserahkan ke bagian akuntansi biaya

Bagian Pabrik

3. Atas dasar perintah produksi yang diterima, bagian ini akan meminta barang
dengan membuat Bukti Permintaan Bahan dan diserahkan ke bagian gudang

Bagian Gudang

4. Setelah menerima Bukti Permintaan Bahan, bagian gudang menyerahkan

barang ke bagian pabrik, dan meneruskan bukti permintaan bahan ke bagian
akuntansi biaya.

Bagian Pabrik

5. Setelah menerima bahan baku dari gudang, bagian ini akan membuat tiket
kerja (job ticket) dan menyerahkannya ke bagian akuntansi biaya.
6. Selanjutnya, bagian ini akan mengerjakan proses pembuatan barang. Jika
telah selesai maka bagian pabrik akan melengkapi isian pada perintah
produksi dan menyerahkannya ke bagian akuntansi biaya.
 Bagian Akuntansi Biaya

7. Bagian ini mula-mula menerima tembusan perintah produksi, lalu

menyiapkan catatan akuntansi biaya dan mengarsipkan dokumen tersebut
urut nomor.
8. Bagian ini selanjutnya juga menerima bukti permintaan bahan dan tiket
kerja, selanjutnya bagian ini akan mengeluarkan perintah produksi dari
arsipnya, dan mencatat konsumsi biaya dalam catatan akuntansi biaya.
9. Setelah produk selesai dibuat, bagian ini juga menerima perintah produksi
yang sudah lengkap dari bagian produksi. Selanjutnya bagian ini akan
menghitung harga pokok per unit, mencatatnya ke dalam jurnal voucher,
dan mengarsipkan dokumen-dokumen tersebut urut nomor.

Aktivitas Pengendalian Sistem Akuntansi Biaya. Agar dapat menghasilkan

informasi yang berkualitas baik, selain prosedur baku yang dimiliki dan
ditetapkan telah dilaksanakan sebagaimana mestinya, perusahaan perlu
mengadopsi berbagai macam prosedur pengendalian. Dalam sistem akuntansi
biaya yang diselenggarakan secara manual, aktivitas pengendalian mencakup 4
aspek, yaitu otorisasi transaksi, pengamanan terhadap aktiva dan catatan,
pemisahan fungsi atau pemisahar: tugas, dan dokumen dan catatan yang
memadai. Tabel 11.4. berikut ini menguraikan prosedur-prosedur pengendalian
intern yang dapat diterapkan pada sistem akuntansi biaya yang diselenggarakan
secara manual.

Tabel 11.4.

Aktivitas Pengendalian untuk Transaksi Akuntansi Biaya (Manual)

Aktivitas Bahan Baku

Otoritas Transaksi  Manajer pengawasan produksi mengotorisasi,
pengawas persediaan menyetujui
Pengamanan terhadap bahan  Kuantitas ditentukan atas dasar kebutuhan bahan
baku. baku
 Bahan hanya dikeluarkan jika ada bukti permintaan
bahan baku
Pemisahan tugas  Bagian pabrik dan Bagian pengawasan produksi
 Bagian pencatat persediaan dan Bagian gudang
 Akuntansi keuangan dan akuntansi biaya
Dokumen dan catatan yang Permintaan perintah produksi
memadai  Dibuat berdasarkan jumlah pemesanan kembali,
kuantitas pemesanan kembali, atau pesanan khusus
dari konsumen
Perintah produksi
 Dibuat hanya berdasarkan order produksi
 Bernomor urut tercetak
Catatan harga pokok pesanan
 Dibuat atas dasar order produksi
 Transaksi di posting setiap hari
 Setiap akhir bulan dibuat control totals
Catatan persediaan
 Permintaan bahan baku bernomor urut tercetak
 Setiap akhir bulan dibuat control totals
Buku besar
 Akuntansi biaya diintegrasikan kedalam akuntansi
keuangan
 Dibuat control total dari catatan persediaan dan
akuntansi biaya
Otorisasi Transaksi  Manajer pengawasan produksi mengotorisasi,
pengawas produksi menyetujui
Pemisahan tugas  Pencatat waktu kerja dan bagian penggajian
 Bagian pabrik dan pencatat waktu kerja
 Akuntansi biaya dan akuntansi keuangan
 Bagian penggajian dan bagian personalia
Dokumen dan catatan yang Catatan waktu kerja
memadai  Waktu yang diperkenankan sesuai daftar kegiatan
 Tiket waktu kerja dibuat untuk setiap penugasan
 Data pada tiket waktu kerja dan kartu dibandingkan
Biaya Tenaga kerja
 Daftar karyawan dan tarif upah/gaji diperoleh dari
bagian personalia
 Posting dilakukan seminggu sekali
 Setiap akhir bulan dibuat control totals
Buku besar
  Jumlah data tenaga kerja langsung dibandingkan
dengan total gaji

Aktivitas Transfer Barang Dalam Proses ke Barang Jadi

Otorisasi Transaksi  Manajer pengawasan produksi mengotorisasi
Pengamanan bagi produk  Transfer didasarkan atas laporan produk jadi
jadi
Pemisahan tugas  Pencatat persediaan dan Bagian Gudang
 Akuntansi keuangan dan akuntansi biaya
Dokumen dan catatan yang Laporan produk jadi
memadai  Dibuat segera setelah proses produksi selesai
 Bernomor urut tercetak
Catatan Harga Pokok Pesanan
 Dihapus dari catatan barang dalam proses setelah
diterimanya laporan barang jadi
 Setiap akhir bulan dibuat total control
Catatan persediaan
 Laporan produk jadi bernomor urut tercetak
 Setiap akhir bulan dibuat total control
Buku besar
 Akuntansi biaya diintegrasikan ke dalam akuntansi
keuangan
 Dibuat total control dari catatan persediaan
 Gambar 11.7.

Prosedur Akuntansi Biaya (Manual)

Bagian Gudang
1. Bagian ini akan menyerahkan laporan pemesanan kembali ke
Departemen Pengawasan Produksi, jika persediaan telah mencapai titik
pemesanan kembali.
Departemen Pengawasan Produksi
2. Atas dasar dokumen order penjualan dan laporan pemesanan kembali,
departemen ini membuat perintah produksi sebanyak 2 lembar dan
mendistribusikannya sebagai berikut
- Lembar ke 1 diteruskan ke Bagian Pabrik
- Lembar ke 2 diserahkan ke Departemen Pengolahan Data
Departemen Pengolahan Data
3. Bagian ini menerima perintah produksi dari departemen pengawasan
produksi. Selanjutnya, bagian ini melakukan perhitungan jumlah
kelompok, dan memasukkan data produksi ke dalam komputer.
4. Setelah menerima input data produksi, bagian ini menjalankan program
komputer berupa validasi transaksi. Keluaran dan proses ini adalah hasil
perhitungan jumlah kelompok dan data produksi yang telah divalidasi.
5. Selanjutnya, bagian ini kana menjalankan program penggabungan data
produksi yang baru dengan data yang telah terkumpul sebelumnya.
Keluaran dari proses ini adalah data produksi yang telah digabung dalam
file harga pokok pesanan.
Bagian Pabrik
6. Atas dasar perintah produksi yang ditenma, bagian ini akan meminta
bahan baku dengan membuat bukti permintaan bahan baku dan
diserahkan ke bagian gudang.
Bagian Gudang
7. Setelah menerima permintaan bahan baku, bagian gudang menyerahkan
barang ke bagian pabrik, dan meneruskan bukti permintaan bahan baku
tersebut ke bagian akuntansi biaya.
Bagian Pabrik
8. Setelah menerima bahan baku dari gudang bagian ini akan membuat
tiket waktu kerja Gjob ticket) dan menyerahkannya ke bagian akuntansi
biaya.
9. Selanjutnya bagian ini akan mengerjakan proses pembuatan barang. Jika
proses produksi telah selesai maka bagian pabrik akan melengkapi isian
pada perintah produksi dan menyerahkannya ke Departemen
Pengolahan Data.
Departemen Pengolahan Data
10. Bagian ini menerima bukti permintaan bahan baku dan tiket waktu kerja.
Atas dasar kedua dokumen tersebut, bagian ini melakukan perhitungan
 jumlah data kelompok, dan memasukkan data produksi ke dalam
komputer.
11. Setelah menerima input data pemakaian bahan baku dan tenaga kerja,
bagian ini menjalankan program validasi transaksi. Jika dari hasil proses
validasi ini terdapat kesalahan, maka bagian ini akan melakukan
perbaikan dan entri ulang data sampai tidak lagi terdapat kesalahan, dan
kemudian menjalankan program pengurutan data berdasarkan nomor
perintah produksi Keluaran dari proses ini adalah data transaksi
akuntansi biaya yang sudah urut dan laporan kontrol
12. Tahap berikutnya, bagian ini akan menjalankan program update catatan
akuntansi biaya. Hasil dari proses ini adalah laporan kontrol, file harga
pokok pesanan yang telah di-update, dan file pusat biaya.
13. Setelah produk selesai dibuat, bagian ini juga menerima perintah
produksi yang sudah lengkap dari bagian produksi. Selanjutnya bagian
ini akan memasukkan data produk selesai ke dalam komputer dan
menjalankan program penghitungan harga pokok per unit dan membuat
laporan harga pokok pesanan Hasil dari proses ini adalah (1) laporan
harga pokok pesanan, dan (2) voucher jumal
Tujuan, Ancaman, dan Prosedur Pengendalian dalam Sistem Akuntansi
Biaya
Fungsi kedua dari SIA yang dirancang dengan baik adalah untuk
memberikan pengawasan dan pengendalian yang memadai untuk
menjamin bahwa tujuan berikut ini tercapai:
1. Semua transaksi telah diotorisasi secara tepat
2. Semua transaksi yang telah dicatat adalah valid (benar-benar
terjadi)
3. Semua transaksi yang valid dan telah diotorisasi telah dicatat
4. Semua transaksi telah dicatat secara akurat
5. Semua aset (kas, persediaan, data) dilindungi dari kemungkinan
hilang atau dicuri
6. Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif
Dokumen dan catatan yang telah diuraikan sebelumnya memainkan
peranan penting dalam pencapaian tujuan pengendalian ini. Dokumen
yang sederhana, lengkap dengan instruksi pengisian yang jelas akan
memudahkan pencatatan data transaksi yang efisien dan akurat. Jika
perusahaan menggunakan dokumen elektronik, maka penggunaan
 prosedur pengendalian aplikasi yang tepat seperti cek validitas, cek fleid,
dan sebagainya akan meningkatkan akurasi entri data. Sistem
pengawasan dan pengendalian intern untuk sistem akuntansi biaya yang
diselenggarakan dengan menggunakan komputer, dapat dilihat pada
Tabel 11.5. berikut.
Tabel 11.5
Prosedur Pengendalian Sistem Akuntansi Biaya

Ancaman Akibat Prosedur Pengawasan

Transaksi tidak diotorisas
Pencurian dan kerusakan
persediaan
Kesalahan pencatatan dan
posting
Kehilangan data
 Produksi dan persediaan
berlebih
 Terjadi Keusangan
 Produksi terlalu rendah,
kehabisan barang, dan
kehilangan penjualan
 Kehilangan aset
 Catatan persediaan terlalu
besar
 Perencanaan dan pen-
jadualan tidak efektif
 Keputusan yang keliru
 Kehilangan aset
 Pembuatan keputusan
tidak efek
 Peramalan penjualan yang
akurat
 Catatan persediaan yang
akurat
 Otorisasi produksi
 Pembatasan akses ke
programperencanaan
produksi dan ke blangko
order produksi
 Pembatasan akses fisik
 Pencatatan terhadap
seluruh transferInternal
persediaan
 Pemisahan tugas yang
tepat
 Penghitungan fisik
persediaan periodik dan
pembandingan hasilnya
dengan catatan persediaan
 Otomasi sumber data
 Edit control entri data
 Penghitungan fisik
persediaan periodik dan
pembandingan hasilnya
dengan catatan persediaan
 Prosedur backup dan
recovery
 Pengawaan akses fisik dan
logis
 Penggunaan label file
 Pembuatan dan pengkajian
log (penampungan data)
untuk seluruh aktivitas
komputer
 Inefisiensi dan persoalan  Kenaikan Biaya (sisa
pengawasan kualitas bahan,pengerjaan
ulang,retur penjualan)
 Kehilangan pelanggan dan
penjualan
 Pembuatan laporan kinerja
reguler
 Laporan perkecualian
 Pengukuran biaya
pengawasan kualitas
 Pengukuran proses

Produksi yang terlalu banyak juga menaikkan risiko dimilikinya barang

yang menjadi usang, baik usang secara fisik maupun usah secara
teknologi. Biaya yang berhubungan dengan penyimpanan dan
penanganan persediaan naik sehingga mengurangi kemampulabaan
perusahaan. Persoalan ini dapat memiliki pengaruh negatif terhadap
keuangan perusahaan. Akibat lain yang dapat terjadi adalah jumlah
barang yang diproduksi terlalu sedikit, sehingga perusahaan gagal dalam
memenuhi permintaan konsumien. Hal ini akan berakibat perusahaan
kehilangan peluang penjualan dan kekecewaan pelanggan yang tidak
dapat memperoleh barang yang dibutuhkannya.
Ancaman 1: Transaksi Tidak Diotorisasi Kegiatan produksi yang tidak
diotorisasi akan berakibat pada pasokan barang yang terlalu berlebih
untuk kebutuhan jangka pendek dan oleh karena itu menciptakan
persoalan polisi arus kas karena sumberdaya perusahaan tenkat dalam
persediaan.

Kelebihan atau kekurangan produksi dapat dicegah dengan perencanaan produksi yang
lebih akurat. Perbaikan ini mensyaratkan adanya peramalan penjualan, data tentang
persediaan, dan informasi dari siklus pendapatan dan siklus pengeluaran yang akurat dan
terkini. Selain itu, informasi tentang kinerja produksi, khususnya yang berhubungan dengan
total waktu yang dibutuhkan untuk membuat setiap jenis barang, harus diperoleh secara
reguler. Semua sumber data ini harus digunakan secara periodik untuk mengkaji dan
menyesuaikan skedul induk produksi.
Otorisasi dan persetujuan order produksi yang tepat juga merupakan prosedur
pengendalian yang dapat diterapkan untuk mencegah kelebihan produksi. Salah satu caranya
adalah membatasi akses ke program penjaduaian produksi dengan menggunakan penjadualan
dan matriks pengendali akses (access control matrix). Selain itu, perlu juga penjaminan
terhadap kebenaran order produksi yang dikeluarkan. Dalam kasus ini dapat digunakan
prosedur yang disebut verifikasi c/osed-oop, yaitu
1. Perencana produksi memasukkan ke dalam komputer data nomor produk dan sistem akan
menyajikan nama produk, kuantitas order, dan data lain yang relevan.
2. Meminta unit pemakai untuk melakukan verifikasi untuk memastikan bahwa order produksi
yang dikeluarkan telah benar
3. Jika digunakan blangko order produksi, maka akses terhadap blangko tersebut harus dibatasi
4. Blangko tersebut harus bernomor urut tercetak dan secara periodik dihitung untuk menjamin
bahwa semua aktivitas produksi telah diotorisasi.
Ancaman 2: Pencurian atau Perusakan Persediaan Barang. Pencurian barang dan aktiva tetap
merupakan ancaman utama bagi perusahaan manufaktur. Selain itu, pencuran persediaan,
menyebabkan produksi terlalu rendah f(underproduction).
Untuk mengurangi risiko kehilangan barang, akses fisik ke persediaan harus dibatasi dan
perpindahan barang internal harus didokumentasikan. Dengan demikian, permintaan bahan
baku harus digunakan untuk mengotorisasi pengeluaran bahan baku untuk produksi. Kedua
pihak yang teribat dalam aktivitas pengeluaran bahan baku tersebut harus menandatangani
dokumen permintaan bahan baku guna memberitahu pengeluaran bahan baku ke produksi.
Permintaan tambahan bahan baku harus didokumentasikan dan diotorisasi oleh karyawan
pengawas. Selam itu juga digunakan move ticket untuk mendokumentasikan perpindahan
barang yang diproses dari satu departemen produksi ke departemen produksi lainnya.
Pengembalian sisa bahan baku yang tidak dipakai dalam produksi juga didokumentasikan.
Pemisahan tugas juga penting untuk melindungi persediaan, Penjagaan fisik terhadap
persediaan bahan baku dan produk jadi merupakan tanggung jawab manajer departemen
penyimpanan barang, sedangkan departemen produksi hanya bertanggung jawab terhadap
barang dalam proses. Fungsi otorisasi yang diterapkan saat pembuatan order produksi,
permintaan bahan baku, dan move ticket, adalah tanggung jawah perencana produksi. Mesin
pembaca kode bar dan terminal on-line digunakan untuk mencata: permindahan barang,
sehingga akurasi catatan persediaan perpetual terpelihara. Untuk menjamin bahwa hanya
karyawan yang berhak saja yang memiliki akses ke catatan tersebut.
Prosedur pengendalian yang sama dapat pula diterapkan pada aktiva tetap. Seluruh
aktiva tetap harus diidentifikasi dan dicatat. Para manajer dibebani dengan tanggung jawab
terhadap seluruh aktiva tetap yang berada dibawah kendali manajer tersebut. Pembatasan
akses fisik ke aktiva tetap harus dibatasi. Demikian pula disposisi aktiva tetap harus diotorisasi
secara tepat dan didokumentasikan. Secara periodik harus pula dibuat laporan yang berisi
transaksi aktiva tetap, dan laporan ini dikirim ke Manajer Keuangan, yang akan menetapkan
bahwa setiap transaksi telah diotorisasi dan dilaksanakan secara tepat. Persediaan barang
memiliki risiko hitang karena kebakaran atau bencana lainnya. Oleh karena itu, persediaan
harus pula diasuransikan yuna mengurangi jumlah kerugian yang mungkin timbul.
Ancaman 3: Kesalahan Pencatatan dan Pembukuan. Pencatatan dan pemrosesan data aktivitas
produksi yang tidak akurat dapat menurunkan efektivitas penjadualan produksi dan
memperlemah kemampuan manajemen dalam memantau dan mengendalikan kegiatan Operasi
atau produksi. Sebagai contoh, tidak akuratnya data biaya dapat berakibat ketidak tepatan
keputusan tentang jenis produk apa yang harus dibuat.
Prosedur pengendalian terbaik untuk menjamin bahwa entri data akurat adalah
mengotomasikan pengumpulan data dengan menggunakan mesin pembaca kode bar, mesin
pembaca badge, dan sejenisnya. Alternatif lain adalah digunakannya terminal online untuk
memasukkan data. Selain ilu dapat juga digunakan password dan identifikasi pemakai untuk
membatasi akses hanya untuk karyawan yang sah saja. Untuk membalasi akses ke data tertentu,
dapat digunakan matrik kendali akses. Untuk menjamin bahwa data bahan baku yang terpakai,
kegiatan yang dilaksanakan, dan nomor karyawan dimasukkan secara benar dapat digunakan
check digit dan closed-loop venfication. Pengecekan validitas, yaitu pembandingan antara
nomor kode suku cadang dengan daftar suku cadang yang ada dalam file daftar kebutuhan
bahan (bill of material) juga memberikan jaminan akurasi data. Verifikasi akurasi database, dan
perhitungan fisik barang juga harus dibuat dan dibandingkan dengan kuantitas yang tercatat.
Inspeksi dan perhitungan periodik juga perlu diterapkan terhadap aktiva tetap, dan
hasil perhitungannya dibandingkan dengan catatan aktiva tetap. Pelaporan aktiva tetap yang
terlalu besar menaikkan biaya, yaitu menaikkan biaya depresiasi dan menaikkan pajak property
(PBB). Pelaporan aktiva tetap yang terlalu rendah juga menimbulkan persoalan. Sebagai contoh,
perhitungan yang tidak akurat terhadap jumlah personil yang menggunakan komputer dapat
menyebabkan perusahaan menghadapi risiko penyimpangan persyaratan lisensi pemakaian
software.
Ancaman 4: Kehilangan Data. Kehilangan data produksi menghambat pemantauan persediaan
barang dan aktiva tetap, dan mempersulit penjaminan bahwa aktivitas manufaktur
dilaksanakan secara efektif dan efisien. Oleh karena itu, catatan persediaan barang dan produk
dalam proses harus dilindungi dari kemungkinan hilang atau rusak, baik secara sengaja atau
tidak disengaja. Untuk itu seluruh file data harus di-backup secara reguler Data-data penting
yang telah dibackup sebagian disimpan di lokasi di luar perusahaan. Seluruh disket dan alat
penyimpan data juga harus dilengkapi dengan label internal dan label eksternal untuk
mengurangi kemungkinan penghapusan file penting secara tidak disengaja.
Pengendalian akses juga perlu dilakukan. Kehilangan data rahasia tentang proses
produksi dapat menimbulkan kerugian besar bagi perusahaan. Akses yang tidak sah juga
meningkatkan risiko rusaknya data penting. Penggunaan password berlapis dapat digunakan
untuk membatasi akses ke data sensitif. Pengendakar akses juga perlu diterapkan pada
terminal-terminal entri data.
Ancaman 5: Inefisiensi dan Persoalan Biaya Kualitas. Inefisiensi kegiatan produksi dapat
menyebabkan kenaikan biaya. Persoalan biaya kualitas juga menaikkan biaya dan bahkan
mengurangi peluang penjualan di masa mendatang. Dengan demikian. aktivitas produksi harus
dipantau secara ketat dan dilakukan tindakan segera jika terjadi penyimpangan terhadap
standar yang telah ditetapkan sebelumnya. Salah satu cara untuk melakukan pengawasan
kualitas adalah dengan melibatkan pelanggan. Misalnya pelanggan yang memperoleh produk
yang tidak sempuma (catat) diminta mengembalikan untuk ditukar dengan produk sempurna
ditambah bonus. Sistem informasi akuntansi dapat membantu mengendalikan efisiensi dan
kualitas dengan cara menyusun laporan kinerja. Dalam laporan kinerja, selain berisi
perbandingan antara anggaran dan realisasi, juga disajikan hasil pengukuran throughput (( total
unit diprodukswaktu pemrosasan) x (waktu pemrosesan/ total waktu) x (produk sempuma/
total unit)) dan pengendalian kualitas.

SISTEM MANAJEMEN SUMBERDAYA MANUSIA PENGGAJIAN

Sistem manajemen sumberdaya manusia atau Sistem penggajian adalah serangkaian aktivitas
bisnis dan kegiatan pengolahan data yang terkait yang berhubungan dengan pengelolaan
karyawan perusahaan secara efektif. Kegiatan penting yang tercakup dalam sistem manajemen
sumberdaya manusia adalah:
1. Seleksi calon karyawan dan pengangkatan karyawan baru
2. Pelatihan (training) karyawan baru
3. Penempatan (placement) atau penugasan karyawan baru.
4. Penggajian atau penentuan gaji, upah, dan insentif lainnya
5. Evaluasi kinerja karyawan
6. Pemberhentian karyawan
Biaya gaji karyawan dialokasikan ke produk dan departemen untuk digunakan dalam
penentuan harga jual produk dan pembuatan keputusan komposisi produk serta untuk
mengevaluasi kinerja. Aktivitas nomor 1, yaitu seleksi dan pengangkatan karyawan dan
aktivitas nomor 6, yaitu pemberhentian karyawan dilakukan sekali saja untuk seliap karyawan,
sedangkan aktivitas nomor 2 sampai dengan aktivitas nomor 5 dilakukan berulang-ulang
selama karyawan masih aktif bekerja dalam perusahaan. Umumnya ke enam aktivitas dibagi
menjadi 2 kelompok aktivitas. Aktivitas nomor 4, yaitu penggajian, adalah fungsi utama dari
sistem penggajian. Kelima aktivitas lainnya dilaksanakan oleh sistem sumberdaya manusia.
Secara organisatoris kedua kelompok aktivitas tersebut dipisahkan: sistem sumberdaya
manusia biasanya merupakan tanggung jawab manajer sumberdaya manusia, sedangkan sistem
penggajian dikelola oleh manajer keuangan. Sesi ini memfokuskan terutama pada sistem
penggajian, karena sistem ini merupakan salah satu komponen yang terbesar dan terpenting
dalam sistem informasi akuntansi. Selain itu, sistem penggajian harus dirancang sesuai dengan
peraturan pemerintah dan sesuai dengan kebutuhan informasi manajemen. Dengan demikian,
ketidaklengkapan atau kesalahan yang terjadi pada data penggajian tidak berpengaruh
terhadap pembuatan keputusan, namun dapat pula berakibat perusahaan dikenai denda dan
sangsi dari pemerintah. Dengan demikian, rancangan sistem penggajian yang efisien dan efektif
merupakan hal yang amat penting bagi perusahaan.
Meskipun demikian, sistem manajemen SDM yang dirancang dengan baik juga penting
bagi perusahaan, karena ketrampilan dan pengetahuan karyawan merupakan aktiva yang
bernilai tinggi, yang harus dikelola, dikembangkan, dan dipelihara secara hati-hati. Oleh karena
itu, perusahaan perlu memiliki sistem manajemen SDM yang efektif untuk membantu
menugaskan karyawan yang tepat untuk menangani berbagai macam tugas dan untuk
memudahkan memantau pengembangan aktiva intelektual organisasi secara berkelanjutan.
Sistem penggajian berhubungan erat dengan subsistem lainnya dan juga berhubungan dengan
pihak eksternal organisasi. Hubungan ini ditunjukkan oleh Gambar 11.8. berikut :
Gambar 11.8
Diagram Hubungan antara Sistem Penggajian dan Sistem Lainnya.
 Dalam sistem ini, check merupakan output utama. Karyawan akan menerima cek pembayaran
kompensasi kerja mereka. Cek gaji akan dikirimkan ke bank untuk mentransfer dana dari rekening
induk ke rekening khusus gaji. Cek juga dikeluarkan untuk membayar kepada lembaga-lembaga
pemerintah, perusahaan asuransi, dan organisasi lainnya untuk memenuhi kewajibannya (misalnya
PPh dan premi asuransi). Sebagaimana telah diuraikan sebelumnya, bahwa aktiva organisasi yang
paling berharga adalah karyawan perusahaan. Pengetahuan dan ketrampilan yang dimiliki oleh
karyawan akan berpengaruh terhadap kualitas barang dan jasa yang diserahkan ke pelanggan. Lebih
dari itu, sebuah riset menunjukkan bahwa sikap karyawan terhadap pekerjaan dan perusahaan
mempengaruhi kualitas interaksi mereka terhadap pelanggan, dan pada gilirannya mempengaruhi
kinerja keuangan perusahaan. Selain itu, dalam perusahaan jasa utama dan berjumlah seperti kantor
akuntan publik, biaya tenaga kerja merupakan biaya utama dan berjumlah sahaan manufaktur besar
dalam rangka menghasilkan pendapatan. Bahkan dalam perusahaan manufaktur, meskipun biaya
tenaga kerja langsung merupakan bagian dari total biaya tenaga kerja, karyawan merupakan pemicu
biaya (key cost driver) dalam pengertian kualitas pekerjaan karyawan mempengaruhi produktifitas
keseluruhan dan tingkat produk cacat. Oleh karena itu, tidaklah mengherankan jika beberapa pakar
mengatakan bahwa sumberdaya manusia yang dimiliki perusahaan memiliki nilai beberapa kali lipat
dikatakan dibandingkan nilai, aktiva fisik seperti persediaan, peralatan, dan properti.

Meskipun karyawan merupakan aktiva penting perusahaan, namun sayangnya SIA selama ini
belum digunakan untuk mengukur atau melaporkan status karyawan. Salah satu sebabnya adalah
aktiva yang dilaporkan dalam laporan keuangan menggambarkan sumberdaya organisasi yang belum
dipakai. Sumberdaya manusia dianggap bukan milik perusahaan. Oleh akrena itu, nilai sumberdaya
manusia biasanya hanya dicatat jika sumberdaya tersebut dipakai, yaitu berupa biaya gaji dan upah,
atau dalam perusahaan manufaktur disebut biaya tenaga kerja langsung, yang merupakan bagian
dari harga pokok persediaan. Kondisi semacam ini sekarang dalam proses perubahan. Beberapa

perusahaan telah membentuk sebuah posisi jabatan yang disebut dengan Manajer Aset Intelektual.
Tanggung jawab manajer ini antara lain pengukuran dan pengembangan SDM organisasi. Selain itu,
beberapa bank besar di beberapa negara maju juga sudah meminta dan menggunakan informasi
tentang SDM nasabah untuk membuat keputusan kredit. Bank menginginkan data tersebut karena
bank berkeyakinan bahwa aktiva "lunak" sering memiliki risiko kredit yang lebih baik dibandingkan
dengan aktiva "keras seperti gedung kantor dan tanah. Beberapa perusahaan yang bergerak dalam
bidang teknologi informasi, biasanya juga memiliki aktiva keras yang sedikit, namun nilai pasar
perusahaan tersebut lebih menggambarkan kualitas ketrampilan dan pengetahuan yang dimiliki
karyawannya, seperti Microsoft Corporation.
 Gambar 11.9
Diagram Arus Data Penggajian

Dengan melihat fakta-fakta di atas, maka seharusnya perusahaan melakukan pengelolaan dan
pengembangan sumberdaya intelektual yang dimiliki secara efektif. Untuk itu, SIA harus dirancang
untuk tidak hanya melaksanakan tugas berupa mencatat data jam kerja dan kehadiran serta
membuat cek gaji karyawan. Sistem penggajian harus diintegrasikan dengan sistem manajemen SDM
sehingga manajemen memiliki akses yang mudah tidak hanya ke data yang berhubungan dengan
biaya tenaga kerja, namun juga informasi tentang ketrampilan dan pengetahuan yang dimiliki oleh
para karyawannya.

Aktivitas Dalam Sistem Penggajian

Aktivitas dalam sistem penggajian akan diuraikan melalui dua model, yaitu sistem penggajian yang
diselenggarakan secara manual, dan sistem penggajian yang dilaksanakan dengan menggunakan
komputer. Untuk setiap sistem, uraian akan diberikan dalam dua bentuk, yaitu dalam bentuk bagan
alir (flowchart) dan dalam bentuk narasi.

Narasi Prosedur Penggajian Manual

Departemen Personalia

1. Berdasarkan lamaran yang masuk, bagian ini menyaring dan mengangkat karyawan. Hasil
dari proses ini adalah surat pengangkatan karyawan baru, yang akan didistribusikan sebagai
berikut:
 Lembar ke 1 diserahkan ke karyawan yang bersangkutan
 Lembar ke 2 diserahkan ke bagian gaji
 Lembar ke 3 diserahkan ke penyelia atasan langsungnya
 Lembar ke 4 diarsipkan urut abjad bersama-sama dengan surat lamaran dan referensi
diarsipkan urut abjad
Supervisor/Penyelia

1. Setelah menerima tembusan surat pengangkatan karyawan. baru, penyelia menyiapkan

skedul kerja untuk karyawan baru dan memberikan beban pekerjaan. kepada karyawan
baru.
2. Menjelang tanggal pembayaran gaji, bagian ini memeriksa tiket kerja dan kartu jam kerja.
Setelah diperiksa, kartu jam kerja diteruskan ke bagian gaji, sedangkan tiket kerja diserahkan
ke bagian akuntansi biaya.

Karyawan Baru

1. Setelah menerima surat pengangkatan, karyawan baru akan memperoleh skedul kerja dari
atasan langsungnya. Jumlah jam kerja dan jam hadir karyawan akan direkan dalam kartu jam
kerja dan tiket kerja yang akan diserahkan ke atasan langsungnya.

Bagian Gaji

1. Bagian gaji menerir..a tembusan surat pengangkatan pegawai baru, selanjutnya digunakan
sebagai dasar untuk membuat catatan gaji kumulatif, yang sementara akan diarsipkan urut
abjad.
2. Bagian ini juga menerima kartu jam kerja dari atasan langsung karyawan. Atas dasar
dokumen ini, bagian gaji akan membuat daftar gaji sebanyak 2 lembar dan menyerahkannya
ke bagian utang.
3. Selanjutnya bagian ini akan melakukan hal-hal sebagai beriku:
 Mengarsipkan kartu jam kerja urut abjad
 Memperbarui (update) catatan gaji kumulatif dan
 Mengarsipkan catatan gaji kumulatif urut abjad

Bagian Utang

1. Menerima daftar gaji dari Bagian gaji. Selanjutnya bagian ini membuat voucher,
menandatangani voucher tersebut, dan menyerahkan kepada Bagian Keuangan bersama-
sama dengan daftar gaji.

Bagian Keuangan

1. Atas dasar daftar gaji yang diterima, bagian ini membuat cek transfer gaji untuk mengisi
rekening gaji di bank dan bukti setor bank, dan menyetorkannya ke bank.
2. Membuat dan menandatangani cek gaji serta membayarkannya kepada karyawan.

Bagian Akuntansi

1. Setelah menerima tembusan bukti setor bank dari bank, bagian akuntansi kemudian
mencocokkan tembusan bukti setor tersebut dengan daftar gaji dan mengarsipkannya urut
tanggal.
2. Kegiatan terakhir, bagian akuntani akan membuat jurnal pembayaran gaji dan memposting
ke rekening buku besar.
Aktivitas Pengendalian Sistem Penggajian Manual

Agar dapat menghasilkan informasi yang berkualitas baik, selain prosedur baku yang dimiliki dan
ditetapkan telah dilaksanakan sebagaimana mestinya, perusahaan perlu melaksanakan aktivitas
pengendalian, yaitu otorisasi transaksi, pengamanan terhadap aktiva dan catatan, pemisahan fungsi
atau tugas, dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai. Tabel 11.6. berikut ini
menguraikan prosedur pengendalian intern pada sistem penggajian yang dilaksanakan secara
manual.

Narasi Prosedur Penggajian Berbasis Komputer

Bagian Gaji

1. Bagian gaji menerima kartu jam kerja dan tiket jam kerja dari berbagai departemen. Atas
dasar dokumen ini, bagian gaji akan membandingkan kedua dokumen, memasukkan data
gaji ke komputer, dan mengarsipkan kedua dokumen tersebut urut waktu.

Gambar 11.11
Prosedur Penggajian Manual
 Tabel 11.6 Pengendalian Intern Sistem Penggajian Manual

Aktivitas Gaji
Otorisasi Transaksi  Penyelia mengotorisasi, bagian keuangan menyetujui

Pengamanan terhadap aset Cek gaji

dan catatan  Dibual atas dasar daftar gaji yang disusun secara benar
 Bemomor urut tercetak Hanya ditandatangani jika dibuat
dengan benar
 Digunakan sistem imprest rekening bank khusus gaji
Didistribusikan oleh karyawan yang tidak terlibat dalam
 proses gaji
 Pemisahan tugas
 Diselenggarakan catatan cek yang masih beredar
Diselenggarakan catatan cek yang tidak dapat
Pemisahan tugas  Pencatat waktu kerja dan bagian gaji
 Bagian gaji dan bagian pengeluaran kas
 Bagian gaji dan departemen SDM
Dokumen dan catatan yang  Daftar karyawan dan tarif gaji yang terkini diperoleh dari
memadai  Kartu jam kerja dikaji ulang
 Pembuatan daftar gaji dikaji ulang