THE EXPENDITURE CYCLE PART II :

PAYROLL PROCESSING AND FIXED ASSET PROCEDURES

DISUSUN OLEH :

Kelompok 1

ASMA ALISYAH A031221001

STEFANY GLORYA ALRIN A031221007

JASCHA FATMAWATY A031221027

NUR AFI’AH RAHMAH A031221045

AULIA RAMADHANI A03122054

PRODI AKUNTANSI
 FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS HASANUDDIN

2023

BAB I

A. PEMDAHULUAN
LATAR BELAKANG

B. RUMUSAN MASALAH
1. RUMUSAN MASALAH
1. Apa kosnep dari penggajian?
2. Apa itu pengendalian penggajian ?
3. Seperti apa sistem penggajian berbasis komputer?
4. Bagaimana fisik sistem dari penggajian ?
5. Apa konsep dari aset tetap?
6. Bagaimana fisik ssistem aset tetap?
 BAB II
PEMBAHASAN

I. Sistem Penggajian Konseptual

Pemrosesan penggajian sebenarnya adalah sistem pembelian kasus khusus dimana

organisasi membeli tenaga kerja daripada bahan mentah atau barang jadi untuk dijual
kembali. Namun, sifat pemrosesan penggajian menciptakan kebutuhan akan prosedur
khusus karena alasan berikut:

1. Sebuah perusahaan dapat merancang prosedur pembelian dan pencairan umum

yang berlaku untuk semua vendor dan item inventaris. Namun, prosedur
penggajian sangat berbeda antar kelas karyawan. Misalnya, prosedur yang
berbeda diperlukan untuk karyawan per jam, karyawan bergaji, pekerja
borongan, dan karyawan yang ditugaskan. Selain itu, pemrosesan penggajian
memerlukan prosedur akuntansi khusus untuk pemotongan dan pemotongan
pajak karyawan yang tidak berlaku untuk akun perdagangan.
2. Aktivitas pengeluaran umum merupakan aliran transaksi pembelian dan
pencairan yang relatif stabil. Oleh karena itu, organisasi bisnis merancang sistem
 pembelian untuk menangani tingkat aktivitas normal mereka. Aktivitas
penggajian, di sisi lain, adalah peristiwa terpisah di mana pencairan dana ke
karyawan terjadi mingguan, dua mingguan, atau bulanan. Tugas menyiapkan cek
penggajian dalam jumlah besar secara berkala selain cek rekening perdagangan
biasa dapat membebani sistem pembelian dan pengeluaran kas secara umum.
3. Menulis cek kepada karyawan memerlukan kontrol khusus. Menggabungkan
transaksi penggajian dan perdagangan dapat mendorong penipuan penggajian.

1. Departemen Personalia
Departemen personalia menyiapkan dan menyerahkan formulir tindakan
personel ke fungsi persiapan penggajian. Dokumen-dokumen ini mengidentifikasi
karyawan yang berwenang menerima gaji dan digunakan untuk mencerminkan
perubahan tarif gaji per jam, pemotongan gaji, dan klasifikasi pekerjaan,
menunjukkan formulir tindakan personalia yang digunakan untuk
memberitahukan penggajian mengenai kenaikan gaji karyawan.
2. Departemen produksi

Karyawan produksi menyiapkan dua jenis catatan waktu: tiket kerja dan kartu waktu.
Tiket pekerjaan mencatat waktu yang dihabiskan masing-masing pekerja pada setiap
pekerjaan produksi. Akuntansi biaya menggunakan dokumen-dokumen ini untuk
mengalokasikan biaya tenaga kerja langsung ke akun barang dalam proses (WIP).
Kartu waktu mencatat waktu karyawan sedang bekerja. Ini dikirim ke fungsi persiapan
penggajian untuk menghitung jumlah gaji karyawan, mengilustrasikan tiket kerja, dan
Gambar 64 mengilustrasikan kartu waktu.

Setiap hari di awal shift, karyawan menempatkan kartu waktunya di jam khusus yang
mencatat waktu. Biasanya, mereka keluar pada waktu makan siang dan pada akhir
shift. Kartu waktu ini adalah catatan resmi kehadiran harian. Pada akhir minggu,
supervisor meninjau, menandatangani, dan mengirimkan kartu waktu ke departemen
penggajian.
3. Perbarui Akun WIP
Setelah akuntansi biaya mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun WIP, biaya
tersebut dirangkum dalam ringkasan distribusi tenaga kerja dan diteruskan ke
fungsi buku besar.
4. Siapkan Penggajian
Departemen penggajian menerima data tingkat gaji dan pemotongan dari
departemen personalia dan data jam kerja dari departemen produksi. Seorang
petugas di departemen penggajian melakukan tugas-tugas berikut.

TUGAS DEPARTEMEN PENGGAJIAN.

1. Mempersiapkan daftar penggajian yang menunjukkan gaji kotor, pemotongan,

upah lembur, dan gaji bersih.
2. Memasukkan informasi ini ke dalam catatan penggajian karyawan (Gambar 6-6).
3. Menyiapkan gaji karyawan
4. Mengirimkan gaji ke fungsi mendistribusikan gaji.
5. Mengajukan kartu waktu, formulir tindakan personel, dan salinan daftar
penggajian (tidak diperlihatkan).
a. Bagikan Gaji
Suatu bentuk penipuan penggajian melibatkan penyerahan kartu waktu untuk
karyawan yang tidak ada. Pelaku penipuan kemudian mengumpulkan gaji
tersebut dan mencairkannya. Untuk mencegah hal ini, banyak perusahaan
menggunakan lembaga pembayaran untuk mendistribusikan gaji kepada
karyawannya. Individu ini independen dari proses penggajian-tidak terlibat dalam
otorisasi penggajian atau tugas persiapan. Jika karyawan yang sah tidak
mengklaim gaji, pemberi pembayaran mengembalikan cek tersebut ke daftar
gaji. Alasan mengapa cek tersebut tidak diklaim kemudian dapat diselidiki.
b. Siapkan Hutang Usaha
Petugas bagian utang dagang (AP) meninjau daftar penggajian untuk
mengetahui kebenarannya dan menyiapkan salinan voucher pengeluaran kas
untuk jumlah penggajian. Petugas mencatat voucher dalam register voucher dan
 menyerahkan paket voucher (voucher dan daftar gaji) ke pengeluaran kas.
Salinan voucher pencairan dikirim ke fungsi buku besar.
c. Menyiapkan Pencairan Tunai
Setelah menerima paket voucher, fungsi pengeluaran kas menyiapkan satu cek
untuk seluruh jumlah penggajian dan menyetorkannya ke rekening imprest
penggajian. Cek gaji karyawan ditarik pada rekening ini, yang hanya digunakan
untuk penggajian. Dana harus ditransfer dari rekening kas umum ke rekening
imprest ini sebelum gaji dapat diuangkan. Petugas mengirimkan salinan cek
bersama dengan voucher pencairan dan daftar penggajian ke departemen AP, di
mana mereka diarsipkan (tidak diperlihatkan). Terakhir, voucher jurnal disiapkan
dan dikirim ke fungsi buku besar.
A. PERBARUI BUKU BESAR UMUM
Fungsi buku besar menerima ikhtisar distribusi tenaga kerja dari akuntansi biaya,
voucher pencairan dari AP, dan voucher jurnal dari pengeluaran kas. Dengan
informasi ini- matikan, petugas buku besar membuat entri akuntansi berikut:
b. Sistem Penggajian Fisik
Pada bagian ini kita memeriksa sistem penggajian fisik. Hal ini dimulai dengan
tinjauan fitur operasional dan masalah pengendalian yang berkaitan dengan
sistem teknologi dasar. Kami kemudian meninjau fer tures dan kontrol dari sistem
terintegrasi yang menggunakan teknologi canggih.

1. SISTEM PEMBAYARAN TEKNOLOGI DASAR

1. Tindakan personel dan informasi waktu dan kehadiran dari masing-masing

departemen personalia dan produksi, memulai proses penggajian.
2. Departemen penggajian merekonsiliasi informasi ini, menghitung penggajian,
dan mengirimkan cek gaji ke pemberi pembayaran untuk didistribusikan kepada
karyawan.
3. Akuntansi biaya menerima informasi mengenai waktu yang dihabiskan untuk
setiap pekerjaan dari produksi. Ini digunakan untuk posting ke rekening di buku
besar pembantu WIP.
4. AP menerima informasi ringkasan penggajian (daftar penggajian) dari
departemen penggajian dan memberi wewenang kepada departemen
pengeluaran kas untuk menyetorkan satu cek, sejumlah total penggajian, ke
rekening bank imprest tempat penggajian ditarik.
5. Departemen buku besar merekonsiliasi ringkasan informasi dari akuntansi biaya
dan AP. Akun GL diperbarui untuk mencerminkan transaksi ini.
 1. SISTEM PAYROLL TEKNOLOGI CANGGIH
Untuk organisasi berukuran sedang dan besar, pemrosesan penggajian sering
kali diintegrasikan dalam sistem manajemen sumber daya manusia (SDM).
Sistem HRM menangkap dan memproses berbagai macam hal data terkait
personalia, termasuk tunjangan karyawan, perencanaan sumber daya tenaga
kerja, hubungan karyawan, keterampilan karyawan, pelatihan internal, tindakan
personel (tingkat gaji, pemotongan, dan sebagainya), dan pemrosesan
penggajian. Sistem HRM menyediakan akses real-time ke file personalia untuk
tujuan penyelidikan langsung dan melakukan perubahan status karyawan saat
hal tersebut terjadi. mengilustrasikan sistem penggajian dan sumber daya
manusia yang terintegrasi. Fitur operasi utama dari komponen sistem penggajian
disajikan selanjutnya.

A. Sumber daya manusia

Petugas sumber daya manusia memasukkan data ke dalam file catatan
karyawan secara real time dari terminal. Hal ini mencakup penambahan
karyawan baru, penghapusan karyawan yang diberhentikan, perubahan
tanggungan kerja, perubahan pemotongan gaji, dan perubahan status pekerjaan
seperti jabatan dan tingkat gaji.

1. Akuntansi biaya
Departemen akuntansi biaya memasukkan data biaya pekerjaan secara real time
untuk membuat file penggunaan tenaga kerja.

B. Ketepatan Waktu Karyawan

Bisnis modern semakin ditandai dengan karyawan telecommuting yang bekerja
dari berbagai lokasi, baik di dalam negeri maupun internasional. Mendapatkan
dan memelihara data waktu dan kehadiran yang akurat dalam lingkungan yang
dinamis ini merupakan tantangan yang diatasi melalui teknologi perangkat keras
 dan perangkat lunak yang canggih, mengilustrasikan bagaimana karyawan
secara langsung memasukkan data pencatatan waktu secara real time untuk
menghasilkan file waktu dan kehadiran. Beberapa teknologi yang dikembangkan
untuk tugas ini diuraikan di bawah ini.
C. Jam waktu biometrik memverifikasi identitas karyawan dengan menggunakan
teknologi pemindaian sidik jari atau pemindaian pembuluh darah tangan. Untuk
melindungi privasi karyawan, perangkat ini menggunakan algoritma matematika
untuk verifikasi daripada menyimpan sidik jari sebenarnya dalam database.
D. Kartu ID gesek magnetik berfungsi seperti kartu kredit. Setiap karyawan
diberikan kartu identitas yang memiliki strip magnetik yang berisi informasi
karyawan. Karyawan menggesekkan kartu pada jam waktu untuk mencatat
waktu mulai dan berakhir pada pekerjaan. Untuk verifikasi tambahan, karyawan
mungkin diminta memasukkan kata sandi atau PIN.
E. Kartu jarak mirip dengan kartu gesek tetapi tidak mengharuskan pengguna
untuk menggeser kartu melalui pembaca. Sebaliknya, karyawan meletakkan
kartu tersebut di depan pembaca untuk mencatat waktu kehadiran.
Keuntungannya adalah kartu-kartu ini dapat dibaca melalui dompet, dompet, dan
tempat kartu.
F. Perangkat jarak jauh seluler memungkinkan karyawan untuk mencatat waktu
menggunakan perangkat genggam (PDA atau ponsel) atau browser web dari
komputer laptop. Opsi ini populer di kalangan bisnis dengan karyawan di
lapangan yang melakukan perjalanan antar klien dan dengan perusahaan yang
bergerak dalam bisnis global dengan karyawan yang berbasis di luar negeri.

G. Pengolahan data
A. . Di akhir masa kerja, tugas-tugas berikut dilakukan dalam proses batch:

1. Biaya tenaga kerja didistribusikan ke berbagai akun WIP, overhead, dan

pengeluaran.

2. File ringkasan distribusi tenaga kerja online dibuat. Salinan file dapat diakses dari
terminal di departemen akuntansi biaya dan buku besar.

3. Penggajian dihitung, dan daftar penggajian online dibuat dari file waktu dan
kehadiran serta file catatan karyawan. File register penggajian dapat diakses dari
departemen AP dan pengeluaran kas.

4. File catatan karyawan diperbarui.

5. Gaji disiapkan, ditandatangani, dan dibagikan kepada karyawan.2

6. Dana yang cukup untuk menutupi seluruh jumlah penggajian ditransfer ke rekening
penggajian imprest, dan transfer tersebut dicatat dalam daftar cek.

7. Voucher jurnal digital dimasukkan ke dalam file voucher jurnal. Sistem secara
otomatis mengupdate buku besar dari voucher jurnal dan file ringkasan distribusi
tenaga kerja

RISIKO SISTEM PAYROLL DAN PENGENDALIAN INTERNAL

 Pencatatan transaksi penggajian di rekening secara tidak akurat.

 Penyalahgunaan uang tunai melalui penipuan penggajian.
 Akses tidak sah ke catatan penggajian dan data rahasia karyawa
 (1) pengendalian fisik, dan (2) pengendalian TI. Tujuan dari pengendalian fisik
adalah untuk mengendalikan tindakan orang dan terdiri dari enam kelas aktivitas
pengendalian internal: otorisasi transaksi, pemisahan tugas, pengawasan,
pencatatan akuntansi, pengendalian akses, dan verifikasi independen.
Pengendalian TI terdiri dari pengendalian umum dan pengendalian aplikasi.
Pengendalian umum tidak spesifik pada siklus atau subsistem tertentu sehingga
 tidak berlaku langsung pada risiko sistem penggajian. Pengendalian aplikasi
komputer terdiri dari: pengendalian masukan, pengendalian pemrosesan, dan
pengendalian keluaran. Pembahasan selanjutnya mengkaji dan membandingkan
bagaimana teknik pengendalian fisik dan TI diterapkan baik dalam sistem
teknologi dasar maupun sistem teknologi lanjutan untuk mengurangi risiko yang
diidentifikasi di atas. di akhir bagian memberikan ringkasan materi ini.

Risiko Ketidakakuratan Pencatatan Transaksi

 Data waktu dan kehadiran salah dihitung.

 Hutang Gaji tidak dicatat atau dicatat pada periode yang salah.
 Penghasilan dan pembayaran tunai karyawan tidak diposting secara akurat ke
catatan karyawan atau diposting ke karyawan yang salah.
 Daftar penggajian, hutang dagang, dan jumlah pengeluaran kas salah diposting
ke akun buku besar masing-masing.

Kontrol Fisik

CATATAN AKUNTANSI. Tujuan pengendalian catatan akuntansi adalah untuk

memelihara jejak audit yang memadai untuk menelusuri suatu transaksi dari dokumen
sumbernya hingga laporan keuangan. Jejak audit untuk penggajian mencakup
dokumen-dokumen berikut:

1. Kartu waktu, tiket kerja, dan voucher pencairan.

2. Informasi jurnal, yang berasal dari ringkasan distribusi tenaga kerja dan daftar
penggajian.
3. Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan pegawai, WIP, dan berbagai
pengeluaran akun.
4. Akun-akun buku besar: pengendalian penggajian, kas, dan akun kliring
penggajian (imprest). Kekhawatiran auditor dalam hal pemrosesan penggajian
adalah agar kewajiban gaji dicatat secara akurat dan lengkap serta disesuaikan
dengan periode yang sesuai.

VERIFIKASI INDEPENDEN contoh pengendalian verifikasi independen dalam sistem

penggajian:
 1. Waktu dan kehadiran. Sebelum menyerahkan kartu waktu ke bagian
penggajian, supervisor harus memverifikasi keakuratannya dan
menandatanganinya.
2. Akun hutang. Petugas AP memverifikasi keakuratan daftar penggajian sebelum
membuat voucher pencairan yang mentransfer dana ke rekening imprest.
3. Jurnal umum. Departemen buku besar menyediakan verifikasi keseluruhan
proses dengan merekonsiliasi ringkasan distribusi tenaga kerja dan voucher
pencairan gaji.

Kontrol TI

EDIT INPUT DATA.

Dalam hal pemrosesan penggajian, data waktu dan kehadiran serta tindakan karyawan
mungkin berisi digit yang diubah urutannya, nomor karyawan yang tidak valid, tingkat
pembayaran yang tidak valid, dan kesalahan administrasi lainnya. Jika tidak terdeteksi
sebelum diproses, kesalahan ini akan merusak file master sistem.

Kontrol input memverifikasi integritas data transaksi yang dimasukkan ke dalam

aplikasi. Data penggajian yang salah dapat merusak akun WIP, catatan karyawan, dan
daftar penggajian. Kesalahan entri data khususnya menjadi masalah dalam lingkungan
tenaga kerja yang berpindah-pindah dan/atau terdistribusi di mana karyawan secara
langsung memasukkan data waktu dan kehadiran ke dalam sistem. Pengeditan
termasuk pemeriksaan data yang hilang, pengujian data numerik-abjad, pengujian nilai
data yang tidak valid, dan pemeriksaan digit pada nomor rekening pegawai akan
mengurangi risiko kesalahan entri data oleh pegawai dan pegawai yang berada jauh.

a. PESAN KESALAHAN. Setiap ketidakcocokan ketika memposting data kartu

waktu atau tindakan personel ke catatan karyawan akan menghasilkan pesan
kesalahan kepada operator komputer.
b. CADANGAN FILE. Prosedur pencadangan perlu dilakukan untuk mengurangi
risiko kehilangan data karena kerusakan dan/atau kerusakan file.
c. POSTING OTOMATIS KE AKUN. Fungsi pencatatan, yang dalam sistem
teknologi dasar lebih bergantung pada keterlibatan manusia, diotomatisasi dalam
 sistem teknologi maju. Dalam lingkungan manual, pemisahan tugas antara fungsi
pencatatan waktu, personel, hutang, pengeluaran kas, dan buku besar
merupakan pengendalian fisik penting yang dirancang untuk mencegah atau
mendeteksi kesalahan manusia dan penipuan. Dalam sistem teknologi maju,
aplikasi komputer melakukan tugas-tugas ini. Menghilangkan elemen manusia
mengurangi potensi kesalahan dan secara signifikan meningkatkan efisiensi
operasi. Sekali lagi, kami mencatat bahwa manfaat ini bergantung pada
integritas aplikasi, yang merupakan produk dari proses pengembangan sistem
yang terkontrol dengan baik.

Risiko Penyalahgunaan Uang Tunai melalui Penipuan Penggajian

Penipuan penggajian hadir dalam dua bentuk umum:

1. Yang pertama adalah pegawai yang tidak ada dan menerima gaji. Penipuan ini
melibatkan seseorang dalam organisasi (supervisor atau lebih tinggi) yang
menciptakan karyawan bayangan, menyerahkan kartu waktu untuk karyawan
tersebut, dan pada akhirnya menerima gaji. Pegawai hantu tersebut bisa saja
merupakan rekayasa belaka atau, sebagai alternatif, mungkin merupakan
mantan pegawai yang telah meninggalkan organisasi, namun tetap ada dalam
arsip pegawai.
2. Jenis penipuan penggajian yang kedua melibatkan pembayaran berlebihan
kepada seorang karyawan. Hal ini biasanya dicapai dengan menambah jam
kerja pada kartu waktu dan khususnya merupakan masalah ketika karyawan
melaporkan sendiri dan/atau ketika kontrol pengawasan tidak memadai.

Pengendalian berikut mengurangi risiko penipuan penggajian.

Kontrol Fisik

a. OTORISASI TRANSAKSI. Formulir tindakan personalia membantu penggajian

menyimpan catatan karyawan terkini. Dokumen ini menjelaskan penambahan,
penghapusan, dan perubahan lain pada file karyawan dan bertindak sebagai
 kontrol otorisasi yang penting untuk memastikan bahwa hanya kartu waktu
karyawan saat ini dan yang valid yang diproses.
b. PEMISAHAN TUGAS. Pemisahan tugas berikut mengurangi risiko berbagai
bentuk penipuan penggajian:
1. Fungsi penunjuk waktu dan fungsi personalia harus dipisahkan. Fungsi
personalia menyediakan fungsi penggajian dengan informasi tingkat pembayaran
untuk otorisasi setiap jam
karyawan. Biasanya, sebuah organisasi akan menawarkan kisaran tingkat gaji
yang valid berdasarkan pengalaman, klasifikasi pekerjaan, senioritas, dan
prestasi. Jika departemen produksi (ketepatan waktu) memberikan informasi ini,
seorang karyawan mungkin dapat memberikan tarif yang lebih tinggi dan
melakukan penipuan.
2. Untuk tujuan efisiensi operasional, fungsi penggajian melakukan tugas-tugas
tertentu yang bertentangan dengan tujuan dasar pengendalian internal. Secara
khusus, fungsi penggajian mempunyai hak asuh aset (cek gaji karyawan) dan
tanggung jawab pencatatan (catatan penggajian karyawan). Hal ini tampaknya
menciptakan peluang bagi seseorang untuk menetapkan tanggung jawab upah
palsu kepada dirinya sendiri (atau konspirator), menyetujui pembayaran, dan
menulis cek.
Untuk mencegah hal ini, kendali dikembalikan ke sistem dengan menugaskan AP
tanggung jawab untuk meninjau pekerjaan yang dilakukan oleh penggajian
(daftar penggajian) dan menyetujui pembayaran. Berdasarkan persetujuan ini,
fungsi pengeluaran kas kemudian menerbitkan satu cek untuk menutupi seluruh
gaji. Gaji individu karyawan bukan merupakan instrumen yang dapat
dinegosiasikan sampai cek gaji tersebut disetorkan ke rekening imprest di bank.
3. Penggunaan lembaga pembayar independen untuk mendistribusikan cek (bukan
supervisor karyawan) membantu memverifikasi keberadaan karyawan. Karena
supervisor menyerahkan kartu waktunya, ia mungkin berada dalam posisi untuk
menciptakan karyawan yang tidak ada lagi jika ia juga diberi tanggung jawab
untuk mendistribusikan gaji.
PENGAWASAN. Kadang-kadang, karyawan mencari pekerja lain yang terlambat atau
tidak hadir. Supervisor harus mengamati proses pencatatan waktu dan merekonsiliasi
kartu absensi dengan kehadiran aktual.

KONTROL AKSES. Aset yang terkait dengan sistem penggajian adalah tenaga kerja
dan uang tunai. Keduanya dapat disalahgunakan melalui akses yang tidak tepat
terhadap catatan akuntansi. Seperti yang telah kita diskusikan, seseorang yang tidak
jujur dapat salah menggambarkan jumlah jam kerjanya pada kartu absensi dan dengan
demikian menggelapkan uang tunai. Demikian pula, menjaga kontrol atas akses ke
semua jurnal, buku besar, data karyawan, dan dokumen sumber dalam sistem
penggajian adalah penting, seperti halnya dalam semua sistem pemrosesan transaksi.

Kontrol TI

Dalam lingkungan tenaga kerja yang berpindah-pindah dan/atau terdistribusi di mana

karyawan melaporkan sendiri dan langsung memasukkan data waktu dan kehadiran ke
dalam sistem, organisasi berisiko terhadap penipuan penggajian. Pengendalian
masukan untuk mengurangi risiko ini mencakup hal-hal berikut:

1. Batasi pengujian untuk mendeteksi jam kerja berlebih yang dilaporkan per
periode.
2. Pemindai biometrik, kartu gesek, dan PIN mengurangi risiko penipuan
penggajian dengan memastikan bahwa individu yang masuk ke dalam sistem
adalah karyawan yang valid.
3. Tes otomatis untuk memvalidasi kartu waktu karyawan terhadap file karyawan
yang valid dan terkini. 4. Opsi setoran langsung gaji untuk karyawan.

Risiko Akses Tidak Sah ke Catatan Penggajian dan Data Rahasia Karyawan

Informasi penggajian beresiko terhadap akses tidak sah dari pihak luar serta karyawan
organisasi. Motif mengakses informasi akuntansi antara lain:

 Tindakan berbahaya seperti merusak atau menghapus data penggajian.

  Pencurian informasi rahasia karyawan seperti Nomor Jaminan Sosial, tingkat
gaji, dan data pribadi lainnya .
 Upaya untuk melakukan penipuan penggajian.

Kontrol TI

KATA SANDI. Kontrol kata sandi harus diterapkan pada komputer departemen untuk
mengurangi risiko akses tidak sah ke file penggajian. Logika sistem harus
mengharuskan dan meminta pengguna untuk melakukannya mengubah kata sandi
secara berkala. Hanya kata sandi kuat yang terdiri dari delapan atau lebih karakter
alfabet dan numerik yang boleh diterima.

KEAMANAN MULTILEVEL . Bab sebelumnya membahas keamanan multilevel sebagai

sarana untuk mencapai pemisahan tugas dalam lingkungan pemrosesan data
terintegrasi di mana banyak orang mengakses aplikasi pusat umum secara bersamaan.
Melalui teknik ini, personel HR, hutang, pengeluaran kas, akuntansi biaya, dan buku
besar menjadi terbatas dalam akses mereka. berdasarkan hak istimewa yang diberikan
kepada mereka.

Mengalihdayakan Fungsi Penggajian

Banyak organisasi melakukan outsourcing fungsi penggajian mereka dengan

mentransfer semua tugas pemrosesan penggajian ke penyedia pihak ketiga. Penyedia
layanan mengumpulkan data waktu dan tindakan personel, menghitung gaji, memotong
pajak, menyetor dana ke rekening karyawan, dan menyediakan formulir W-2 pada akhir
tahun. Di perusahaan yang terorganisir secara tradisional, perusahaan klien
mengirimkan data waktu karyawan ke penyedia layanan setiap minggu atau dua
minggu sekali melalui koneksi web. Sebagai alternatif, karyawan dengan angkatan kerja
terdistribusi dapat mengirimkan data waktu dan kehadiran mereka langsung ke
penyedia layanan melalui komputer laptop atau perangkat genggam. Karyawan juga
dapat mengakses rekening mereka secara online dan membuat perubahan pada
pemotongan, rekening tabungan medis, dan rencana pensiun.
Untuk mencapai hal ini, penyedia layanan memerlukan akses terhadap informasi
internal yang sensitif seperti nomor jaminan sosial, formulir pekerjaan (W-4 dan I-9),
dan informasi rekening bank karyawan. Penyedia layanan juga mengharuskan
perusahaan klien untuk membuat rekening bank dan mengizinkan perusahaan
penggajian untuk mengaksesnya. Dana yang disetorkan ke rekening bank mencakup
total gaji, transfer dana ke otoritas pajak negara bagian dan federal, dan biaya penyedia
layanan.

Keuntungan dan Risiko Terkait dengan Pengalihdayaan Penggajian

Keuntungan utama dari outsourcing penggajian adalah penghematan biaya. Dengan

mengalihkan fungsi ini kepada pihak ketiga, organisasi klien menghindari biaya gaji dan
tunjangan dalam menjalankan departemen penggajian internal. Selain itu, biaya
melanjutkan pendidikan bagi staf penggajian juga merupakan beban keuangan.
Departemen penggajian internal harus selalu mengetahui perkembangan terkini
mengenai berbagai masalah hukum dan teknis. Pelatihan semacam itu mengganggu,
mahal, dan dapat dihindari dengan melakukan outsourcing fungsi penggajian.

Risiko yang terkait dengan outsourcing tidaklah sepele. Salah satunya adalah bahwa
organisasi luar akan memiliki akses terhadap data karyawan yang sangat rahasia dan
sumber daya keuangan perusahaan klien. Risiko lainnya adalah penyedia layanan
mungkin memiliki pengendalian internal yang buruk dan/atau bertindak tidak kompeten
sehingga memungkinkan terjadinya kesalahan material atau penipuan. Organisasi klien
dapat melakukan outsourcing fungsi apa pun yang dipilihnya, namun organisasi klien
tidak dapat melakukan outsourcing tanggung jawabnya untuk menerapkan
pengendalian internal yang memadai.

Sistem Aktiva Tetap Konseptual

Aset tetap adalah properti, pabrik, dan peralatan yang digunakan dalam pengoperasian
bisnis. Ini adalah item yang relatif permanen yang sering kali secara kolektif mewakili
investasi finansial terbesar yang dilakukan organisasi. Contoh aset tetap antara lain
tanah, bangunan, perabot, mesin, dan kendaraan bermotor. Sistem aset tetap suatu
perusahaan memproses transaksi yang berkaitan dengan perolehan, pemeliharaan,
dan pelepasan aset tetapnya. Tujuan khusus dari sistem aset tetap adalah untuk:

1. Memproses perolehan aset tetap sesuai kebutuhan dan sesuai dengan

persetujuan dan prosedur formal manajemen.
2. Memelihara catatan akuntansi yang memadai tentang perolehan aset, biaya,
deskripsi, dan lokasi fisik dalam organisasi.
3. Memelihara catatan penyusutan yang akurat untuk aset yang dapat disusutkan
sesuai dengan metode yang dapat diterima.
4. Memberikan informasi kepada manajemen untuk membantu merencanakan
investasi aset tetap di masa depan.
5. Catat dengan benar penghentian dan pelepasan aset tetap.

Sistem aset tetap memiliki beberapa karakteristik yang sama dengan siklus
pengeluaran yang disajikan pada Bab 5, namun ada dua perbedaan penting yang
membedakan sistem ini. Pertama, siklus pengeluaran memproses perolehan rutin
persediaan bahan mentah dan barang jadi. Sistem aset tetap memproses transaksi
non-rutin untuk kelompok pengguna yang lebih luas dalam organisasi. Manajer di
hampir semua area fungsional organisasi melakukan investasi modal dalam aset tetap,
namun transaksi ini terjadi dengan keteraturan yang lebih sedikit dibandingkan akuisisi
persediaan. Karena transaksi aset tetap bersifat unik, maka memerlukan persetujuan
manajemen khusus dan prosedur otorisasi yang jelas. Sebaliknya, organisasi sering kali
mengotomatiskan prosedur otorisasi untuk perolehan inventaris secara rutin.

Perbedaan kedua antara sistem ini adalah bahwa organisasi biasanya memperlakukan
perolehan persediaan sebagai biaya periode berjalan, sementara mereka
mengkapitalisasi aset tetap yang menghasilkan manfaat untuk beberapa periode.
Karena umur produktif suatu aset tetap melebihi satu tahun, biaya perolehannya dibagi
sepanjang masa pakainya dan disusutkan sesuai dengan konvensi akuntansi dan
persyaratan undang-undang. Oleh karena itu, sistem akuntansi aset tetap mencakup
alokasi biaya dan prosedur pencocokan yang bukan merupakan bagian dari sistem
pengeluaran rutin.

LOGIKA SISTEM ASET TETAP

Gambar 6-10 menyajikan logika umum sistem aset tetap. Prosesnya melibatkan tiga
kategori tugas: perolehan aset, pemeliharaan aset, dan pelepasan aset.

Akuisisi Aset

Akuisisi aset biasanya dimulai dengan manajer departemen (pengguna) menyadari

kebutuhan untuk memperoleh aset baru atau mengganti aset yang sudah ada.
Prosedur otorisasi dan persetujuan atas transaksi akan bergantung pada nilai aset.
Manajer departemen biasanya mempunyai wewenang untuk menyetujui pembelian di
bawah batas materialitas tertentu. Belanja modal yang melebihi batas tersebut
memerlukan persetujuan dari tingkat manajemen yang lebih tinggi. Hal ini mungkin
melibatkan analisis formal biaya-manfaat dan permintaan penawaran formal dari
pemasok.

Setelah permintaan disetujui dan pemasok dipilih, tugas perolehan aset tetap serupa
dengan prosedur siklus pengeluaran yang dijelaskan di Bab 5, dengan dua perbedaan
penting. Pertama, departemen penerima menyerahkan aset ke dalam pengawasan
pengguna/manajer, bukan ke toko pusat atau gudang. Kedua, departemen aset tetap,
bukan pengendalian inventaris, yang melakukan fungsi pencatatan.

Pemeliharaan Aset

Pemeliharaan aset melibatkan penyesuaian saldo akun tambahan aset tetap karena
aset (tidak termasuk tanah) terdepresiasi seiring berjalannya waktu atau seiring dengan
penggunaan. Metode penyusutan yang umum digunakan adalah metode garis lurus,
jumlah digit tahun, saldo menurun ganda, dan unit produksi. Metode penyusutan dan
periode yang digunakan harus mencerminkan, sedekat mungkin, penurunan utilitas
aktual aset tersebut bagi perusahaan. Konvensi akuntansi dan peraturan Internal
Revenue Service terkadang menentukan metode penyusutan yang akan digunakan.
Misalnya, dunia usaha harus mendepresiasi gedung perkantoran baru dengan
menggunakan metode garis lurus dan menggunakan jangka waktu minimal 40 tahun.
Penyusutan aset tetap yang digunakan untuk memproduksi produk dibebankan pada
biaya overhead pabrik dan kemudian dialokasikan ke WIP. Beban penyusutan dari aset
yang tidak digunakan dalam produksi diperlakukan sebagai beban pada periode
berjalan.

Perhitungan penyusutan adalah transaksi yang sistem aset tetap harus dirancang untuk
diantisipasi secara internal ketika tidak ada peristiwa eksternal (dokumen sumber) yang
memicu tindakan tersebut. Catatan penting yang digunakan untuk memulai tugas ini
adalah jadwal penyusutan. Jadwal penyusutan terpisah, seperti yang diilustrasikan
pada Gambar 6-11, akan disiapkan oleh sistem untuk setiap aset tetap dalam buku
besar pembantu aset tetap.

Jadwal penyusutan menunjukkan kapan dan berapa banyak penyusutan yang harus
dicatat. Hal ini juga menunjukkan kapan harus berhenti melakukan penyusutan atas
aset yang telah disusutkan sepenuhnya. Informasi dalam laporan manajemen ini juga
berguna untuk merencanakan penghentian dan penggantian aset.

Pemeliharaan aset juga melibatkan penyesuaian akun aset untuk mencerminkan biaya
perbaikan fisik yang meningkatkan nilai aset atau memperpanjang masa manfaatnya.
Peningkatan tersebut, yang merupakan investasi modal, diproses sebagai akuisisi aset
baru.

Terakhir, sistem aset tetap harus mendorong akuntabilitas dengan melacak lokasi fisik
setiap aset. Berbeda dengan inventaris, yang biasanya dikonsolidasikan di area aman,
aset tetap didistribusikan ke seluruh organisasi dan memiliki risiko pencurian dan
penyalahgunaan. Ketika satu departemen memindahkan hak asuh suatu aset ke
departemen lain, informasi tentang transfer tersebut harus dicatat dalam buku besar
pembantu aset tetap. Setiap catatan tambahan harus menunjukkan lokasi aset saat ini.
Kemampuan untuk menemukan dan memverifikasi keberadaan fisik aset tetap
merupakan komponen penting dari jejak audit.

Pelepasan Aset

Ketika suatu aset telah mencapai akhir masa manfaatnya atau ketika manajemen
memutuskan untuk melepaskannya, maka aset tersebut harus dikeluarkan dari buku
besar pembantu aset tetap.. Seperti transaksi lainnya, pelepasan suatu aset
memerlukan persetujuan yang tepat. Opsi pelepasan yang terbuka bagi perusahaan
adalah menjual, membuang, menyumbangkan, atau menghentikan aset yang ada.
Laporan pelepasan yang menjelaskan disposisi akhir aset dikirim ke departemen
akuntansi aset tetap untuk mengotorisasi penghapusannya dari buku besar.

SISTEM ASET TETAP FISIK

Karena banyak tugas dalam sistem aset tetap memiliki konsep yang mirip dengan
sistem pembelian yang dibahas di Bab 5, kami akan fokus pada fitur operasional dan
kontrol yang khusus untuk pemrosesan aset tetap. Gambar 6-12 mengilustrasikan
sistem aset tetap dengan pemrosesan real-time. Diagram alur bagian atas menyajikan
prosedur perolehan aset tetap, bagian tengah menyajikan prosedur pemeliharaan aset
tetap, dan bagian bawah menyajikan prosedur pelepasan aset. Untuk
menyederhanakan diagram alur dan fokus pada fitur-fitur utama sistem, kami
menghilangkan langkah-langkah pemrosesan AP dan pencairan tunai.

Prosedur Akuisisi

Prosesnya dimulai ketika petugas akuntansi aktiva tetap menerima laporan penerimaan
dan voucher pengeluaran kas. Dokumen-dokumen ini memberikan bukti bahwa
perusahaan telah menerima aset secara fisik dan menunjukkan biayanya. Dari terminal
komputer, petugas membuat catatan aset dalam buku besar pembantu aset tetap.
menyajikan kemungkinan struktur rekaman untuk file ini.

Perhatikan bahwa selain informasi biaya historis, catatan berisi data yang menentukan
masa manfaat aset, nilai sisa (sisa), metode penyusutan yang akan digunakan, dan
lokasi aset dalam organisasi.

Sistem aset tetap secara otomatis memperbarui akun pengendalian aset tetap di buku
besar dan menyiapkan voucher jurnal untuk departemen buku besar sebagai bukti entri.
Sistem juga menghasilkan laporan untuk manajemen akuntansi.
laporan status aset tetap yang menunjukkan biaya, akumulasi penyusutan (jika ada),
dan nilai sisa untuk setiap aset tetap perusahaan.

Berdasarkan parameter penyusutan yang terdapat dalam catatan aset tetap, sistem
menyiapkan jadwal penyusutan untuk setiap aset pada saat perolehannya dicatat.
Jadwal tersebut disimpan pada disk komputer untuk memungkinkan perhitungan
penyusutan di masa depan.

Pemeliharaan Aset

Sistem aset tetap menggunakan jadwal penyusutan untuk mencatat transaksi

penyusutan akhir periode secara otomatis. Tugas spesifiknya meliputi (1) menghitung
penyusutan periode berjalan, (2) memperbarui

bidang akumulasi penyusutan dan nilai buku dalam catatan anak perusahaan, (3)
memposting jumlah total penyusutan ke akun buku besar yang terpengaruh (beban
penyusutan dan akumulasi penyusutan), dan (4) mencatat transaksi penyusutan
dengan menambahkan catatan ke file voucher jurnal. Terakhir, laporan penyusutan aset
tetap, yang ditunjukkan pada Gambar 6-15, dikirim ke departemen aset tetap untuk
diteliti kembali.

Manajer departemen melaporkan perubahan dalam penyimpanan atau status aset ke

departemen aset tetap. Dari terminal komputer, petugas mencatat perubahan tersebut
dalam buku besar pembantu aktiva tetap.

Prosedur Pembuangan

Laporan pelepasan secara resmi memberi wewenang kepada departemen aset tetap
untuk menghapus dari buku besar suatu aset yang dibuang oleh departemen
pengguna. Ketika petugas menghapus catatan dari buku besar pembantu aktiva tetap,
sistem secara otomatis (1) memposting entri penyesuaian ke akun pengendalian aktiva
tetap dalam buku besar, (2) mencatat kerugian atau keuntungan yang terkait dengan
pelepasan tersebut, dan (3) menyiapkan voucher jurnal. Laporan status aset tetap yang
berisi rincian penghapusan dikirim ke departemen aset tetap untuk ditinjau.

RISIKO DAN PENGENDALIAN SISTEM ASET TETAP

Karena kemiripannya dengan sistem pembelian/pencairan tunai yang disajikan pada
Bab 5, sistem aset tetap mempunyai banyak risiko dan masalah pengendalian yang
sama, seperti yang telah dibahas. Namun, distribusi fisik aset tetap ke seluruh
organisasi membuatnya lebih rentan terhadap risiko pencurian dan penyelewengan
dibandingkan persediaan yang diamankan di gudang. Masalah pengendalian berikut ini
khusus untuk risiko ini.

Kontrol Otorisasi

Akuisisi aset tetap harus diotorisasi secara formal dan eksplisit. Setiap transaksi harus
dimulai dengan permintaan tertulis dari pengguna atau departemen. Dalam hal barang-
barang bernilai tinggi, proses otorisasi harus mencakup proses persetujuan independen
yang mengevaluasi kelayakan permintaan tersebut.

Kontrol Pengawasan

Pengawasan manajemen merupakan unsur penting dalam pengamanan fisik aktiva

tetap. Supervisor harus memastikan bahwa aset tetap digunakan sesuai dengan
kebijakan organisasi dan praktik bisnis. Misalnya, mikrokomputer yang dibeli untuk
masing-masing karyawan harus diamankan di lokasi yang tepat dan tidak boleh
dipindahkan dari lokasi tanpa izin yang jelas. Kendaraan perusahaan harus diamankan
di tempat parkir organisasi pada akhir giliran kerja dan tidak boleh dibawa pulang untuk
penggunaan pribadi kecuali diizinkan oleh penyelia yang berwenang.

Kontrol Verifikasi Independen

Secara berkala, auditor internal harus meninjau prosedur akuisisi dan persetujuan aset
untuk menentukan kewajaran faktor-faktor yang digunakan dalam keputusan tersebut.
Ini termasuk masa manfaatnya

aset, biaya keuangan awal, usulan penghematan biaya sebagai akibat dari perolehan
aset, tingkat diskonto yang digunakan, dan metode penganggaran modal yang
digunakan dalam analisis.
Auditor internal harus memverifikasi lokasi, kondisi, dan nilai wajar aset tetap organisasi
terhadap catatan aset tetap di buku besar pembantu. Selain itu, biaya penyusutan yang
dihitung atas aset tetap harus ditinjau dan diverifikasi keakuratannya. Penyusutan yang
salah perhitungan dapat mengakibatkan kesalahan penyajian material atas biaya
operasional, laba yang dilaporkan, nilai aset, dan dapat mengakibatkan pelepasan
prematur atas aset yang dapat digunakan.