KELOMPOK 1:

1. Sephia Sasmi (20/456892/SV/17339)

2. Afifah Wa Rahmah (20/456874/SV/17321)
3. Hanna Tita Kusuma (20/463770/SV/18089)

SIKLUS PAYROLL (PENGGAJIAN)

Sistem penggajian karyawan atau pemberian gaji pada karyawan atau juga bisa
disebut sistem payroll istilah modernnya merupakan sistem yang membantu
perusahaan dalam mengelola hal-hal yang berkaitan dengan gaji.

Sebuah perusahaan dalam melaksanakan proses bisnis yang baik tentu

memerlukan sebuah sistem dimana sistem tersebut dapat mengatur proses bisnis
perusahaan agar tidak keluar dari prosedur yang ada. Menurut Mulyadi (2016:340),
sistem penggajian adalah serangkaian kegiatan bisnis dan operasi yang bertujuan
untuk menyelesaikan segala transaksi pembayaran dan penyerahan jasa yang
dilakukan karyawan yang memiliki jenjang jabatan manajer. Sistem akuntansi
penggajian dalam perusahaan manufaktur melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi
keuangan, dan fungsi akuntansi yang saling berkaitan satu dengan lainnya.

Gaji atau upah adalah suatu penerimaan sebagai imbalan dari pengusaha kepada
karyawan untuk suatu pekerjaan atau jasa yang telah dilakukan, dan dinyatakan atau
dinilai dalam bentuk uang yang ditetapkan atas dasar persetujuan atau perundang-
undangan, serta dibayarkan atas dasar suatu perjanjian kerja antara pengusaha dengan
karyawan termasuk tunjangan, baik karyawan itu sendiri maupun keluarganya
(Sonny, 2003: 141).

Dapat disimpulkan bahwa gaji merupakan balas jasa dalam bentuk uang yang
dibayarkan kepada pemimpin-pemimpin, pengawas-pengawas, pegawai tata usaha
dan pegawai-pegawai kantor serta para manajer lainnya dari perusahaan tempatnya
bekerja..

Tujuan penggajian antara lain:

1. Ikatan kerjasama Dengan pemberian gaji terjalinlah ikatan kerjasama formal
antara atasan dengan karyawan.
2. Kepuasan kerja Kepuasan kerja diperoleh dari balas jasa. Dengan balas jasa,
karyawan akan dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan fisik, status sosial dan
egoistiknya sehingga memperoleh kepuasan kerja dari jabatannya.
3. Pengadaan efektif Jika program gaji ditetapkan cukup besar, manajer akan mudah
memotivasi bawahannya.
4. Motivasi Motivasi dapat diartikan sebagai daya upaya yang mendorong seseorang
untuk melakukan sesuatu.
 5. Stabilitas karyawan Dengan program kompensasi atas prinsip adil dan layak serta
eksternal konsistensi yang kompetitif maka stabilitas karyawan lebih terjamin karena
turnover relatif kecil.

Perusahaan tentu tidak menginginkan adanya kesalahan dalam pembayaran gaji

karyawan. Oleh sebab itu, dibutuhkan sebuah sistem yang mengatur soal penggajian
karyawan.

PIHAK YANG TERLIBAT

Dalam sistem manajemen penggajian dan pengupahan di perusahaan manufaktur,
terdapat beberapa pihak yang terlibat, yaitu

-Bagian Personalia
Bagian personalia dalam sistem manajemen penggajian dan pengupahan memiliki
peran merekrut karyawan baru sesuai dengan kebutuhan perusahaan, menetapkan
jabatan, menetapkan besarnya gaji dan upah, dan pemberian promosi serta penurunan
jabatan, menentukan mutasi karyawan, pemecatan karyawan, dan menetapkan besaran
tunjangan serta menghitung besaran gaji karyawan.

- Bagian Keuangan
Berbeda dengan bagian personalia, bagian keuangan memiliki tugas untuk melakukan
pembayaran gaji dan tunjangan karyawan dalam manajemen penggajian.

- Bagian Akuntansi
Bagian akuntansi bertanggung jawab dalam mencatat semua biaya tenaga kerja serta
mendistribusikan biaya tenaga kerja guna mengetahui keseimbangan keuangan
perusahaan.

Dalam menggunakan sistem akuntansi penggajian terdapat pula fungsi-fungsi yang

terkait dalam pencatatan dan pemberian gaji karyawan. Fungsi-fungsi ini saling
berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu sehingga membentuk suatu sistem akuntansi
penggajian dan pengupahan yang baik. Menurut Mulyadi (2003: 382) fungsi-fungsi
yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut:

1. Fungsi Kepegawaian
Fungsi kepegawaian bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi
calon karyawan, pengangkatan karyawan baru, memutuskan penempatan karyawan
baru, membuat surat keputusan tarif gaji karyawan, kenaikan pangkat dan golongan
gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.

2. Fungsi Pencatatan Waktu

Fungsi pencatatan waktu bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu
hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik
 mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh
fungsi operasi atau fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah

Fungsi pembuat daftar gaji bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah
yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi
beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah

4. Fungsi Akuntansi
Fungsi Akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam
hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan. Kewajiban yang timbul
seperti utang gaji karyawan, utang pajak, utang dana pensiun.

5. Fungsi Keuangan
Fungsi keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah
karyawan serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan dengan mengisi cek dan
menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke
dalam amplop gaji setiap karyawan untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan
yang berhak.

DOKUMEN YANG DIBUTUHKAN

dalam Penggajian Dokumen sangat penting dalam akuntansi karena berguna dalam
mencatat dan menghitung gaji dan upah menggunakan bukti-bukti yang terdapat pada
dokumen.

1. Dokumen Pendukung Perubahan Gaji

Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh departemen ketenagakerjaan berupa surat
keputusan yang berhubungan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan
karyawan baru, kenaikan pangkat, skorsing dan sebagainya.

2. Kartu Jam Kehadiran / Data presensi

Kartu jam kehadiran digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir
setiap karyawan suatu perusahaan. Catatan jam kehadiran dapat berupa daftar hadir
biasa atau kartu hadir yang diisi dari mesin pencatat waktu.

3. Kartu Jam Kerja

Kartu jam kerja merupakan dokumen untuk mencatat waktu yang telah diberikan oleh
tenaga kerja langsung pada perusahaan berdasarkan pesanan.

4. Data lembur
Adalah data yang berisikan catatan jam kerja karyawan yang bekerja lebih dari jam
waktu kerja normal untuk menyelesaikan pekerjaannya atas perintah dari atasan nya,
upah atau bayaran dari lembur tersebut akan ditambahkan pada pembayaran gaji

5. Slip gaji / Daftar Gaji dan Upah

Daftar gaji dan upah merupakan bukti dan dokumen tentang informasi mengenai
jumlah gaji bruto tiap karyawan, potongan-potongan serta jumlah gaji netto atau
bersih tiap karyawan dalam suatu periode pembayaran.

6. Rekap Daftar Gaji dan Upah

Rekap daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang berisi ringkasan gaji per
departemen/bagian, yang dibuat berdasarkan daftar gaji. Rekap daftar gaji dan upah
lebih menyeluruh.

7. Surat Pernyataan Gaji dan Upah

Surat pernyataan gaji dan upah merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi pembuat
daftar gaji, yang dapat dijadikan catatan tiap karyawan beserta potongan-potongan
yang menjadi beban bagi karyawan.

8. Amplop Gaji dan Upah

Amplop gaji dan upah ini berisi uang gaji karyawan yang memuat informasi seperti
nama karyawan, nomor induk, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam
bulan atau periode tertentu.

Catatan akuntansi yang digunakan

1. Jurnal Umum
Dalam gaji dan upah, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya
tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan
2. Kartu Harga Pokok Produk
Kartu ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan
untuk pesanan tertentu.
3. Kartu Biaya
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan
biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber
informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial.
4. Kartu Penghasilan Karyawan
Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang
diterima oleh setiap karyawan. Kartu penghasilan karyawan digunakan sebagai tanda
terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh
karyawan yang bersangkutan. Sehingga rahasia penghasilan karyawan tersebut tidak
diketahui oleh karyawan lain.
Sistem Pengendalian Internal dalam Siklus Penggajian
 Pengendalian internal atas sistem penggajian dilakukan untuk menjamin
agar pembayaran gaji dapat dilakukan secara akurat dan tepat waktu serta tercatatnya
catatan akuntansi atas penggajian. Melakukan perhitungan gaji dapat dikatakan cukup
rumit karena memerlukan masukan data yang cukup besar. Oleh karena itu,
diperlukan sistem pengendalian internal yang dapat memberikan perlindungan untuk
menghindari penyalahgunaan, penyelewengan, atau pencurian dana.
Beberapa unsur sistem pengendalian internal dalam siklus penggajian:
1. Organisasi
a. Fungsi pembuatan daftar gaji harus dipisahkan dengan fungsi keuangan
Disini bagian personalia bertanggung jawab atas termuatnya informasi terkait
jumlah karyawan, nama karyawan, jabatan, tunjangan, dan lain-lain yang
termuat dalam komponen gaji yang selanjutnya dijadikan dasar dalam
penetapan jumlah gaji yang harus dibayarkan. Dalam sistem akuntansi
penggajian dan pengupahan, fungsi pembuat daftar gaji merupakan fungsi
akuntansi, yang bertanggung jawab atas perhitungan penghasilan setiap
karyawan. Fungsi ini di tangan fungsi pembuat daftar gaji, berada di bawah
departemen personalia dan umum. Fungi keuangan merupakan fungsi
penyimpanan. Sebelum diberikan ke karyawan, daftar gaji harus diverifikasi
dan dicek keandalannya sudah sesuai apa belum.
b. Mengawasi Catatan Kehadiran atau Presensi Karyawan
Waktu kehadiran dan kepulangan karyawan dapat digunakan sebagai
perhitungan gaji karyawan. Maka dari itu, untuk sistem absensi perlu
mempunyai mesin absensi dengan keamanan yang cukup tinggi untuk
menghindari penyalahgunaan oleh karyawan

2. Sistem Otorisasi
a. Nama karyawan yang ada di daftar gaji harus memiliki surat keputusan
pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang telah ditandatangani oleh
Direktur Utama. Hal ii dilakukan karena dalam melakukan pembayaran gaji
didasarkan pada dokumen daftar gaji. Untuk menghindari tindakan kecurangan,
seperti pembayaran gaji kepada karyawan yang tidak berhak , maka setiap
nama karyawan yang tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat
keputusan pengangkatan sebagai karyawan yang telah ditandatangani oleh
manajer puncak, misalnya direktur utama.

b. Kartu Jam Hadir Harus Diotorisasi oleh Fungsi Pencatat Waktu. 

Karena jam hadir merupakan salah satu dasar untuk penentuan penghasilan
karyawan, maka data waktu hadir setiap karyawan harus diotorisasi oleh fungsi
pencatat waktu supaya relevan sebagai dasar penghitungan gaji dan upah dan
untuk keperluan yang lain. 

c. Perintah Lembur Harus Diotorisasi oleh Kepala Departemen Karyawan yang

bersangkutan. 
 Upah lembur diberikan kepada karyawan yang bekerja diluar jam kerja yang
reguler atau dapat dikatakan tambahan upah ketika karyawan bekerja melebihi
jam yang telah ditentukan. Untuk memastikan bahwa jam lembur memang
digunakan untuk kepentingan perusahaan, maka setiap jam lebur harus
diotorisasi oleh kepala departemen yang bersangkutan sehingga tambahan upah
lembur dapat dibayarkan sesuai lama lemburnya.

d. Daftar Gaji harus diotorisasi oleh bagian personalia

Daftar gaji merupakan dokumen yang digunakan untuk menjadi dasar dalam
melakukan pembayaran gaji kepada karyawan yang berhak. Dokumen ini harus
diotorisasi oleh bagian kepala personalia yang menunjukkan:
● Karyawan yang tercantum dalam daftar gaji dan upah adalah karyawan
yang diangkat menurut surat keputusan pejabat yang berwenang. 
● Tarif gaji dan upah yang dipakai sebagai dasar penghitungan gaji dan upah
adalah tarif yang berlaku sesuai dengan surat keputusan pejabat yang
berwenang. 
● Data yang dipakai sebagai dasar penghitungan gaji dan upah karyawan
telah diotorisasi oleh yang berwenang. 
● Perkalian dan penjumlahan yang tercantum dalam daftar gaji dan upah telah
dicek ketelitiannya. 

e. Bukti kas keluar atas pembayaran gaji harus diotorisasi oleh pihak accounting
Bukti kas keluar menjadi bukti bahwa bagian keuangan telah mengeluarkan
sejumlah uang yang digunakan untuk melakukan pembayaran gaji. Dokumen
ini diisi oleh pihak accounting yang sebelumnya telah melakukan verifikasi
data terhadap informasi yang ada di daftar gaji.

f. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan harus direkonsiliasi dengan

daftar gaji karyawan
Kartu catatan penghasilan karyawan digunakan untuk mengumpulkan suatu
penghasilan dari masing-masing karyawan dalam jangka waktu selama satu
tahun. Informasi yang termuat dalam kartu penghasilan karyawan ini
selanjutnya digunakan sebagai dasar perhitungan pajak penghasilan yang
menjadi kewajiban bagi seluruh karyawan/wajib pajak. Sehingga adanya
perubahan penghasilan ini perlu disesuaikan dengan daftar gaji atau melakukan
rekonsiliasi terhadap perubahan catatan penghasilan karyawan dengan dengan
daftar gaji.

3. Praktik yang Sehat

a. Pemasukan Kartu Jam Hadir ke dalam Mesin Pencatat Waktu harus diawasi
oleh Fungsi Pencatat Waktu. 
Untuk menjamin keandalan data jam hadir yang direkam dalam kartu jam
hadir harus dilakukan pengawasan terhadap pemasukan kartu jam hadir ke
dalam mesin pencatat waktu. 
 b. Sebelum dilakukan pembayaran gaji ke karyawan, daftar gaji harus
diverifikasi oleh pihak accounting terlebih dahulu. Tujuannya untuk menjamin
bukti kas keluar atas dokumen pendukung yang andal.

c. Perhitungan Pajak Penghasilan Karyawan

Setiap karyawan yang sudah memiliki penghasilan, akan dikenakan pajak
penghasilan berdasarkan PPh Pasal 21. Data pajak penghasilan dipotong dari
gaji karyawan (gross salary).

d.  Pegawai yang telah keluar harus segera dicoret dari daftar gaji agar meminimalisir
terjadinya tindakan kecurangan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.

Narasi Flowchart Payroll

1. Bagian personalia mengecek absensi dan data lembur setiap karyawan melalui
data yang telah terekam di sistem absensi elektronik.
2. Lalu bagian personalia akan melakukan perhitungan gaji setiap karyawan.
Perhitungan gaji terdiri dari gaji pokok, uang makan, uang transportasi, tunjangan,
uang lembur, PPH dan lain sebagainya.
3. Dari perhitungan tersebut, akan menghasilkan data karyawan. Data karyawan
akan dikelompokkan berdasarkan departemennya masing - masing.
4. Setelah melakukan pengelompokan data karyawan, bagian personalia akan
mengirim data tersebut ke bagian accounting.
5. Bagian accounting akan melakukan verifikasi data secara keseluruhan.
Verifikasi data bertujuan untuk mengetahui berapa jumlah karyawan per departemen
yang aktif selama periode pencatatan tersebut.
6. Lalu bagian accounting akan melakukan pencocokan jumlah gaji dengan
jumlah karyawan aktif per departemen.
7. Apabila bagian accounting menemukan ketidak cocokan data, maka data
tersebut akan dikirim kembali kebagian personalia untuk melakukan perhitungan
ulang.
8. Namun apabila data tersebut cocok, maka bagian accounting akan membuat
dokumen bukti kas keluar. Kemudian dokumen tersebut dibuat rangkap tiga, yang
mana rangkap pertama akan diberikan ke bagian finance dan dua rangkap lainnya
akan disimpan sebagai arsip. Setelah membuat dokumen kas keluar, accounting akan
melakukan penjurnalan terkait biaya gaji.
9. Bagian finance bertugas untuk mengambil sejumlah uang dari bank sesuai
dengan jumlah gaji yang tertera di dalam dokumen bukti kas keluar yang diberikan
oleh bagian accounting.
10. Sedangkan bagian personalia bertugas untuk membuat slip gaji setiap
karyawan.
11. Setelah bagian finance mengambil uang ke bank, mereka akan membuat bukti
terkait pengambilan sejumlah uang untuk diarsipkan. Setelah itu, uang tersebut akan
diberikan ke bagian personalia.
12. Bagian personalia akan melakukan perhitungan uang berdasarkan jumlah yang
tertera pada slip gaji setiap karyawan. Kemudian uang tersebut akan dimasukkan ke
dalam amplop bersamaan dengan slip gajinya.
13. Gaji yang telah dimasukkan ke dalam amplop tersebut akan diberikan ke pada
setiap karyawan.
14. Setelah karyawan menerima gaji dalam bentuk net salary bersamaan dengan
slip gajinya, maka setiap karyawan akan menandatangani dokumen serahterima gaji.

Kelebihan :
a. Jumlah gaji setiap karyawan hanya diketahui oleh bagian personalia. Hal Ini
bertujuan untuk tidak memudarkan semangat karyawan dan mencegah timbulnya
sifat iri antar karyawan. Selain itu slip gaji setiap karyawan termasuk dokumen
yang harus dijaga kerahasiaannya.
b. Pengendalian internal atas penggajian pada kebanyakan perusahaan umumnya
efektif meskipun pada perusahaan kecil.
c. Dalam melakukan cek absen sudah menggunakan by system sehingga tidak perlu
manual sehingga bisa lebih cepat.
d. Dalam mengambil sejumlah uang, bagian finance selain dari dokumen bukti kas
keluar mereka juga mencocokkan dengan data karyawan sehingga bisa
meminimalisir terjadinya kekeliruan.

Kekurangan :
a. Adanya kecurangan dalam pembuatan daftar gaji menjadi perhatian auditor
b. ketelitian perhitungan sejak penghitungan waktu hadir
c. kekeliruan dalam memotong dan menyetorkan pajak penghasilan
d. Dalam melakukan pembayaran gaji masih menggunakan sistem manual, yaitu
dengan memasukkan uang ke dalam amplop. Seharusnya hal ini bisa
menggunakan transfer melalui m-payroll.