BAB 2

PEMBAHASAN
Dalam perusahaan manufaktur, pembayaran kepada karyawan biasanya dibagi menjadi dua
golongan: gaji dan upah. Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang
dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya
merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh).
Umumnya gaji dibayarkan secara tetap per bulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari
kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan. Dalam bab ini
diuraikan sistem penggajian bagi karyawan yang dibayarkan tetap setiap bulannya, dan sistem
pengupahan bagi karyawan yang dibayar berdasarkan hari, jam, atau jumlah satuan produk yang
dihasilkan.

2.1 SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN

Deskripsi Kegiatan

Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dalam perusahaan manufaktur melibatkan fungsi
kepegawaian, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi. Fungsi kepegawaian bertanggung jawab
dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan
penurunan pangkat, mutasi karyawan, penghentian karyawan dari pekerjaannya, dan penetapan
berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta penghitungan gaji dan upah karyawan. Fungsi
keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta berbagai
tunjangan kesejahteraan karyawan. Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan biaya
tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan harga pokok
produk dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja.

Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen

Informasi yang dibutuhkan oleh manajemen dari kegiatan penggajian dan pengupahan adalah

1. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tertentu

2. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama
periode akuntansi tertentu.

3. Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu.

1
4. Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat
pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.

Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah:

1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah

2 Kartu jam hadir

3. Kartu jam kerja.

4. Daftar gaji dan daftar upah.

5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah.

6. Surat pernyataan gaji dan upah.

7. Amplop gaji dan upah.

8. Bukti kas keluar.

Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah. Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan
oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang terkait dengan karyawan, seperti
misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah,
penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemindahan, dan lain
sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah
untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.

Kartu Jam Hadir. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir
setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa,
dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. Lihat contoh daftar
hadir karyawan pada Gambar 11.1 dan kartu jam hadir pada Gambar 11.2.

Kartu Jam Kerja. Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang digunakan oleh tenaga
kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh penyelia
pabrik dan diserahkan ke fungsi perbuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan

2
dengan kartu jam hadir sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap
jenis produk atau pesanan.

Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah adalah:
1. Jurnal umum.
2. Kartu harga pokok produk.
3. Kartu biaya.
4. Kartu penghasilan karyawan.

Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut:
1. Fungsi Kepegawaian.
2 Fungsi Pencatat Waktu.
3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah.
4. Fungsi Akuntansi
5. Fungsi Keuangan.

Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir.
2. Prosedur pembuatan daftar gaji.
3. Prosedur distribusi biaya gaji.
4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar.
5. Prosedur pembayaran gaji.

Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

1. Prosedur pencatatan waktu hadir.
2. Prosedur pencatatan waktu kerja.

3
3. Prosedur pembuatan daftar upah
4. Prosedur distribusi biaya upah.
5. Prosedur pembuatan bukti kas keluar.
6. Prosedur pembayaran upah.
Penjelasan Unsur Pengendalian Internal

Organisasi

Fungsi Pembuatan Daftar Gaji dan Upah Harus Terpisah dari Fungsi Pembayaran Gaji
dan Upah.

Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi personalia bertanggung jawab atas
tersedianya berbagai informasi operasi, seperti nama karyawan, jumlah karyawan, pangkat,
jumlah tanggungan keluarga, tarif upah, dan berbagai tarif kesejahteraan karyawan. Informasi
operasi ini dipakai sebagai dasar untuk menghasilkan informasi akuntansi berupa gaji dan upah
yang disajikan dalam daftar gaji dan upah,yang selanjutnya digunakan untuk dasar pembayaran
gaji dan upah kepada karyawan. Karena eratnya informasi operasi yang dihasilkan oleh fungsi
personalia dengan informasi akuntansi yang sebagai dasar pembayaran gaji dan upah tersebut,
fungsi personalia dapat dikategorikan sebagai pemegang fungsi akuntansi.

Fungsi Pencatatan Waktu Hadir Harus Terpisah dari Fungsi Operasi. Waktu hadir
merupakan waktu yang dipakai sebagai salah satu dasar untuk penghitungan gaji dan upah
karyawan. Dengan demikian, ketelitian dan keandalan data waktu hadir karyawan sangat
menentukan ketelitian dan keandalan data gaji dan upah setiap karyawan. Untuk menjamin
keandalan data waktu hadir karyawan, pencatatan waktur hadir tidak boleh dilaksanakan oleh
fungsi operasi (seperti fungsi produksi dan fungsi teknik).

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

Setiap Orang yang Namanya Tercantum dalam Daftar Gaji dan Upah Harus Memiliki
Surat Keputusan Pengangkatan sebagai Karyawan Perusahaan yang Ditandatangani oleh
Direktur. Karena pembayaran gaji dan upah didasarkan atas dokumen daftar gaji dan upah,
maka perlu dilakukan pengawasan terhadap nama-nama karyawan yang dimasukkan ke dalam
daftar gaji dan upah. Untuk menghindari pembayaran gaji dan upah kepada karyawan yang tidak
berhak, setiap pencantuman nama karyawan dalam daftar gall dan upah harus mendapat otorisasi

4
oleh yang berwenang. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus
ditandatangani oleh manajemen puncak (misalnya Direktur Utama). Dengan unsur sistem
pengendalian internal ini dapat dihindari terjadinya pembayaran gaji dan upah kepada orang
yang tidak berhak untuk menerimanya.

Setiap Perubahan Gaji dan Upah Karyawan Karena Perubahan Pangkat, Perubahan Tarif
Gaji dan Upah, Tambahan Keluarga Harus Didasarkan pada Surat Keputusan Direktur
Keuangan. Untuk menjamin keandalan data gaji dan upah karyawan, setiap perubahan unsur
yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung penghasilan karyawan harus diotorisasi oleh yang
berwenang. Dengan demikan setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan
pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, serta tambahan keluarga harus didasarkan pada surat
keputusan Direktur Keuangan.

Setiap Potongan atas Gaji dan Upah Karyawan Selain dari Pajak Penghasilan Karyawan
Harus Didasarkan Surat Potongan Gaji dan Upah yang Diotorisasi oleh Fungsi
Kepegawaian. Di atas telah dijelaskan bahwa setiap data yang dipakai sebagai dasar
penambahan gaji dan upah karyawan harus diotorisasi oleh yang berwenang (Direktur Utama
dan Direktur Keuangan) agar data gaji dan upah yang tercantum dalam daftar gaji dan upah
dapat diandalkan. Di lain pihak, setiap pengurangan terhadap penghasilan karyawan harus pula
mendapat otorisasi dari yang berwenang. Oleh karena itu tidak setiap fungsi dapat melakukan
pemotongan atas gaji dan upah yang menjadi hak karyawan, tanpa mendapat otorisasi dari fungsi
kepegawaian.

Kartu Jam Hadir Harus Diotorisasi oleh Fungsi Pencatat Waktu. Karena jam hadir
merupakan salah satu dasar untuk penentuan penghasilan karyawan, maka data waktu hadir
setiap karyawan harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu agar sahih sebagai dasar
penghitungan gaji dan upah dan untuk keperluan yang lain.

Perintah Lembur Harus Diotorisasi oleh Kepala Departemen Karyawan yang

Bersangkutan. Upah lembur dibayarkan kepada karyawan yang bekerja di luar jam kerja
regular, dengan tarif upah yang lebih tinggi dari tarif upah untuk jam reguler. Untuk menjamin
bahwa pekerjaan lembur memang diperlukan oleh perusahaan, maka setiap kerja lembur harus
diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. Dengan sistem otorisasi ini,

5
perusahaan dijamin hanya akan membayarkan upah lembur bagi pekerjaan yang memang tidak
dapat dikerjakan dalam jam kerja reguler.

Daftar Gaji dan Upah Harus Diotorisasi oleh Fungsi Personalia. Seperti telah disebutkan
sebelumnya, daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar pembayaran
gaji dan upah kepada karyawan yang berhak. Oleh karena itu, daftar gaji dan upah ini harus
diotorisasi oleh kepala fungsi personalia yang menunjukkan bahwa:

1. Karyawan yang tercantum dalam daftar gaji dan upah adalah karyawan yang diangkat
menurut surat keputusan pejabat yang berwenang.
2. Tarif gaji dan upah yang dipakai sebagai dasar penghitungan gaji dan upah adalah tarif
yang berlaku sesuai dengan surat keputusan pejabat yang berwenang.
3. Data yang dipakai sebagai dasar penghitungan gaji dan upah karyawan telah diotorisasi
oleh yang berwenang.
4. Perkalian dan penjumlahan yang tercantum dalam daftar gaji dan upah telah dicek
ketelitiannya.

Bukti Kas Keluar untuk Pembayaran Gaji dan Upah Harus Diotorisasi oleh Fungsi
Akuntansi, Bukti kas keluar merupakan perintah kepada fungsi keuangan untuk mengeluarkan
sejumlah uang, pada tanggal, dan untuk keperluan seperti yang tercantum dalam dokumen
tersebut. Dokumen ini diisi oleh fungsi akuntansi (Bagian Utang) setelah fungsi ini melakukan
verifikasi terhadap informasi yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bukti kas keluar harus
diotorisasi oleh Kepala Departemen Akuntansi Keuangan atau pejabat yang lebih tinggi.

Perubahan dalam Catatan Penghasilan Karyawan Direkonsiliasi dengan Daftar Gaji dan
Upah Karyawan. Kartu penghasilan karyawan diselenggarakan oleh fungsi pembuat daftar gaji
dan upah untuk mengumpulkan semua penghasilan yang diperoleh setiap karyawan selama
jangka waktu setahun. Informasi yang dicantumkan dalam kartu penghasilan karyawan ini
dipakai sebagai dasar penghitungan pajak penghasilan yang menjadi kewajiban setiap karyawan.
Dokumen yang merupakan sumber pencatatan ke dalam kartu penghasilan karyawan adalah
daftar gaji dan upah. Oleh karena itu, untuk mengecek ketelitian data yang dicantumkan dalam
kartu penghasilan karyawan, sistem pengendalian internal mewajibkan diadakannya rekonsiliasi

6
antara perubahan data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan dengan daftar gaji dan
upah.

Tarif Upah yang Dicantumkan dalam Kartu Jam Kerja Diverifikasi Ketelitiannya oleh
Fungsi Akuntansi Biaya. Fungsi akuntansi biaya bertanggung jawab atas distribusi upah
langsung ke dalam kartu harga pokok produk pesanan yang menggunakan tenaga kerja langsung
yang bersangkutan. Distribusi upah langsung tersebut dilakukan berdasarkan data yang
dikumpulkan dalam kartu jam kerja. Sebelum upah yang tercantum dalam kartu jam kerja
dipakai sebagai dasar pencatatan upah langsung ke dalam kartu harga pokok produk yang
bersangkutan, data tarif upah yang dipakai sebagai pengali dalam penghitungan upah harus
diverifikasi oleh fungsi akuntansi biaya.

Praktik yang Sehat

Kartu Jam Hadir Harus Dibandingkan dengan Kartu Jam Kerja Sebelum Kartu yang
Terakhir Ini Dipakai sebagai Dasar Distribusi Biaya Tenaga Kerja Langsung. Kartu jam
hadir merekam jumlah jam setiap karyawan berada di perusahaan, sedangkan kartu jam kerja
merinci penggunaan jam hadir setiap karyawan. Dengan kata lain kartu jam kerja digunakan
untuk mempertanggungjawabkan penggunaan waktu hadir karyawan. Kartu jam kerja ini
merupakan dasar untuk melakukan distribusi biaya tenaga kerja langsung kepada pesanan yang
menggunakan tenaga kerja langsung.

Pemasukan Kartu Jam Hadir ke dalam Mesin Pencatat Waktu Harus Diawasi oleh Fungsi
Pencatat Waktu. Untuk menjamin keandalan data jam hadir yang direkam dalam kartu jam
hadir harus dilakukan pengawasan terhadap pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat
waktu. Dengan diawasinya perekaman jam hadir karyawan oleh fungsi pencatat waktu dapat
dihindari perekaman jam hadir oleh karyawan yang tidak benar-benar hadir di perusahaan.

Pembuatan Daftar Gaji dan Upah Harus Diverifikasi Kebenaran dan Ketelitian
Perhitungannya oleh Fungsi Akuntansi Keuangan Sebelum Dilakukan Pembayaran.
Sebelum membuat bukti kas keluar sebagai perintah untuk pembuatan cek pembayaran gaji dan
upah, fungsi akuntansi keuangan harus melakukan verifikasi kebenaran dan ketelitian
perhitungan gaji dan upah yang tercantum dalam daftar upah yang dibuat oleh fungsi pembuatan

7
daftar gaji dan upah. Dengan demikian unsur sistem pengendalian internal ini menjamin bukti
kas keluar dibuat atas dasar dokumen pendukung yang andal.

Penghitungan Pajak Penghasilan Karyawan Direkonsiliasi dengan Catatan Penghasilan

Karyawan. Dalam sistem pemungutan pajak penghasilan atas gaji dan upah karyawan,
perusahaan ditunjuk oleh pemerintah sebagai wajib pungut pajak penghasilan yang menjadi
kewajiban karyawan, yang dikenal dengan PPh Pasal 21. Seperti telah disebutkan di atas, PPh
Pasal 21 ini dihitung oleh perusahaan berdasarkan data penghasilan karyawan setahun yang
dikumpulkan dalam kartu penghasilan karyawan. Ketelitian dan keandalan data pajak
penghasilan karyawan yang harus dipotongkan dari gaji dan upah karyawan, dan besarnya utang
pajak penghasilan karyawan yang harus disetor oleh perusahaan ke Kas Negara dapat diverifikasi
dengan melakukan rekonsiliasi perhitungan pajak penghasilan setiap karyawan dengan catatan
penghasilan karyawan yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan yang bersangkutan.

Catatan Penghasilan Karyawan Disimpan oleh Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah.
Kartu penghasilan karyawan selain berfungsi sebagai catatan penghasilan yang diterima
karyawan selama setahun, juga berfungsi sebagai tanda telah diterimanya gaji dan upah oleh
karyawan yang berhak.

Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian

Berikut ini diuraikan sistem penggajian yang merupakan sistem pembayaran atas jasa yang
diserahkan oleh karyawan yang bekerja sebagai manajer, atau kepada karyawan yang gajinya
dibayarkan bulanan, tidak tergantung dari jumlah jam atau hari kerja atau jumlah produk yang
dihasilkan. Oleh karena itu, dalam sistem penggajian ini tidak diperlukan pencatatan waktu kerja
karena biaya tenaga kerja yang dikeluarkan oleh perusahaan tidak perlu dibebankan langsung
kepada produk. Dalam sistem penggajian berikut ini, tanda terima gaji oleh karyawan dibuktikan
dengan penandatanganan oleh karyawan atau kartu penghasilan karyawan, sehingga setiap
karyawan hanya dapat melihat gajinya masing-masing. Informasi gaji merupakan informasi
pribadi, yang bersifat rahasia bagi karyawan lain. Bagan alir dokumen sistem penggajian dapat
dilihat pada Gambar 11.10.

8
Jurnal untuk mencatat biaya gaji dibuat dalam empat tahap berikut ini:

9
1. Tahap pertama. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar lembar ke-1, dicatat oleh Bagian
Utang kewajiban gaji ke dalam register bukti kas keluar sebagai berikut:

Gaji dan upah xx

Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar xx

Dalam jurnal tersebut digunakan akun gaji dan upah sebagai clearing account

10
11
12
2. Tahap kedua. Berdasarkan bukti memorial, Bagian Jurnal mencatat distribusi biaya gaji ke
dalam jurnal umum sebagai berikut:

Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya xx

Beban Administrasi dan Umum xx

Beban Pemasaran xx

Gaji dan Upah xx

13
Karena gaji karyawan di pabrik tidak berhubungan langsung dengan pesanan tertentu, maka
biaya gaji diperlakukan sebagai unsur biaya overhead pabrik, sehingga biaya gaji karyawan
pabrik dibebankan ke dalam akun Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya. Gaji karyawan fungsi-
fungsi nonproduksi dibebankan ke dalam akun Beban Administrasi dan Umum dan akun Beban
Pemasaran.

14
3. Tahap ketiga. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang telah dicap "lunas" oleh fungsi
keuangan, Bagian Jurnal mencatat pembayaran gaji ke dalam register cek sebagai berikut:

Bukti kas keluar yang akan dibayar xx

Kas xx

4. Tahap keempat. Berdasarkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekap daftar gaji, Bagian
Kartu Biaya mencatat biaya tenaga kerja ke dalam buku pembantu (kartu biaya). Kartu biaya ini
berisi akun pembantu yang merinci akun-akun kontrol: Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya,
Beban Administrasi dan Umum, serta Beban Pemasaran

Bagan Alir Dokumen Sistem Pengupahan

Berikut ini diuraikan sistem pengupahan, yang merupakan sistem pembayaran atas jasa yang
diserahkan oleh karyawan yang bekerja sebagai karyawan pelaksana, atau kepada karyawan yang
jasanya dibayar menurut jumlah jam atau hari kerja atau jumlah produk yang dihasilkan. Karena
karyawan yang upahnya didasarkan kepada jam atau hari kerja di pabrik ada yang merupakan
tenaga kerja langsung dalam hubungannya dengan produk yang dihasilkan, maka dalam sistem
pengupahan ini diperlukan pencatatan waktu kerja, untuk membebankan upah tenaga kerja
langsung kepada produk. Bagan alir dokumen sistem pengupahan dapat dilihat pada Gambar
11.11.
Jurnal untuk mencatat biaya upah dibuat dalam empat tahap berikut ini:

1. Tahap pertama. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar lembar ke-1, dicatat oleh Bagian
Utang kewajiban upah ke dalam register bukti kas keluar sebagai berikut:

Gaji dan Upah xx

Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar xx

Dalam jurnal tersebut digunakan akun Gaji dan Upah sebagai clearing account.

15
2. Tahap kedua. Berdasarkan bukti memorial, Bagian Jurnal mencatat distribusi biaya gaji ke
dalam jurnal umum sebagai berikut:

Barang dalam Proses-Blaya Tenaga Kerja xx

Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya xx
Beban Administrasi dan Umum xx
Beban Pemasaran xx
Gaji dan Upah xx

Karena upah karyawan di pabrik dibagi menjadi dua: tenaga kerja langsung dan tenaga kerja
tidak langsung, maka biaya upah tenaga kerja langsung dibebankan ke dalam akun Barang dalam
Proses- Blaya Tenaga Kerja, sedangkan blaya upah tenaga kerja tidak langsung diperlakukan
sebagai unsur blaya overhead pabrik dan dibebankan ke dalam akun Blaya Overhead Pabrik
Sesungguhnya. Gaji karyawan fungsi-fungsi nonproduksi dibebankan ke dalam akun Beban
Administrasi dan Umum serta akun Beban Pemasaran.

3. Tahap ketiga. Berdasarkan dokumen bukti Kas Keluar yang telah dicap "lunas" oleh fungsi
keuangan. Bagian Jurnal mencatat pembayaran upah karyawan ke dalam register cek sebagai
berikut:

Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar xx

Kas xx

16
Gambar 11.11 Sistem Akuntansi Pengupahan

17
Gambar 11.11 Sistem Akuntansi Pengupahan (Lanjutan)

4. Tahap keempat. Berdasarkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekap daftar upah,
Bagian Kartu Biaya mencatat biaya tenaga kerja ke dalam dua buku pembantu: kartu harga
pokok produk dan kartu biaya. Kartu harga pokok produk digunakan untuk mencatat rincian
biaya tenaga kerja langsung yang digunakan untuk memproduksi pesanan. Kartu harga pokok
produk merupakan akun pembantu untuk akun Barang dalam Proses-Biaya Tenaga Kerja. Kartu
biaya ini berisi akun pembantu yang merinci akun-akun kontrol: Biaya Overhead Pabrik
Sesungguhnya, Beban Administrasi dan Umum, dan Beban Pemasaran. Upah tenaga kerja tidak
langsung, upah karyawan fungsi administrasi dan umum (fungsi akuntansi, fungsi personalia dan
umum, fungsi hubungan masyarakat) dan upah karyawan fungsi pemasaran dicatat ke dalam
kartu biaya.

18
Gambar 11.11 Sistem Akuntansi Pengupahan (Lanjutan)

19
BUKU PEMBANDING

Pengertian Sistem Akuntansi Gaji dan Upah

Adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi
keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para
pemakai laporan keuangan (stakeholder) lain yang dijadikan dasar pengambilan keputusan ekonomi.
Sistem tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi
perusahaan. Salah satu sistem yang dapat digunakan oleh manajemen perusahaan adalah sistem akuntansi
gaji dan upah.

Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan upah
maka perlu dibuat suatu sistem penggajian dan pengupahan. Sistem akuntansi gaji dan upah juga
dirancang oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji dan upah karyawan
sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan.

Berikut ini akan dibahas pengertian sistem akuntansi gaji dan upah menurut beberapa ahli. Neunar
(1997:210) mengemukakan bahwa: Sistem akuntansi gaji dan upah untuk kebanyakan perusahaan adalah
suatu sistem dari prosedur dan catatan-catatan yang memberikan kemungkinan untuk menentukan dengan
cepat dan tepat berapa jumlah pendapatan kotor setiap pegawai, berapa jumlah yang harus dikurangi dan
pendapatan untuk berbagai pajak dan potongan lainnya dan berapa saldo yang harus diberikan kepada
karyawan.

Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Akuntansi Gaji dan Upah

Suatu sistem yang baik untuk suatu perusahaan belum tentu baik untuk perusahaan lain, meskipun
perusahaan tersebut termasuk perusahaan yang sejenis usahanya.

Supaya sistem ini dapat berjalan harus meliputi prosedur- prosedur yang dapat menemukan atau
memberi isyarat tentang terjadinya keganjilan-keganjilan dalam sistem pertanggungjawaban atas transaksi
atau kekayaan perusahaan yang dikuasakan kepadanya.

Prosedur merupakan rangkaian kegiatan yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, prosedur
biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen. Prosedur ini dibuat untuk menjamin
penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang

Menurut Baridwan (1999:17) sistem akuntansi gaji dan upah terdiri dari tiga prosedur yaitu: 1).
Prosedur untuk bagian personalia; 2). Prosedur pencatatan waktu; 3). Prosedur penggajian dan
pengupahan.

20
 Prosedur personalia. Prosedur ini melibatkan berbagai personalia dan bagian lain yang
membutuhkan karyawan baru. Fungsi organisasi yang terkait dengan prosedur personalia adalah:

1. Mencari karyawan baru, terdiri dari kegiatan-kegiatan:

a). Membuat catatan mengenai karyawan yang berhenti atau diberhentikan dan mencari
penggantinya dari pelamar-pelamar baru.

b). Memelihara hubungan dengan kantor penempatan kerja, sekolah-sekolah, universitas dan
sumber- sumber karyawan lainnya.

c). Memasang advertensi.

2. Mengadakan interview.

3. Melakukan pekerjaan yang berhubungan dengan adanya

karyawan baru, sebagai berikut:

a). Mencari data pribadi karyawan.

b). Menyelenggarakan tes kesehatan

c). Membuat formulir penerimaan yang digunakan untuk menempatkan nama pegawai dalam

daftar gaji.

5. Melakukan berbagai yang terdapat dibawah ini:

a). Membuat catatan mengenai potongan-potongan gaji yang diminta oleh pihak luar.

b). Membuat catatan mengenai lokasi karyawan.

c). Membuat catatan mengenai sebab-sebab berhentinya karyawan.

d). Membuat catatan sejarah karyawan

e). Membuat catatan untuk menentukan cuti karyawan

Sedangkan formulir yang digunakan dalam prosedur personalia ini adalah:

21
 1). Surat permintaan karyawan baru, formulir ini dibuat oleh mandor atau bagian lain untuk
meminta tambahan karyawan dan diserahkan kepada bagian personalia;

2). Surat lamaran kerja, surat ini bisa ditulis oleh calon karyawan atau mungkin sudah
disediakan formulirnya dan calon karyawan tinggal mengisinya, data dalam surat lamaran
biasanya terdiri dari umur, pendidikan, keahlian, pengalaman dan lain-lain;

3). Surat perjanjian kerja, formulir ini dibuat oleh bagian personalia untuk karyawan-
karyawan yang diterima, satu lembar dari surat perjanjian kerja ini diserahkan kebagian gaji dan
upah sabagai dasar untuk memasukkan nama pegawai dalam daftar gaji dan upah;

4). Laporan pemberhentian, formulir ini dibuat oleh mandor sebagai pemberitahuan bahwa
karyawan sudah berhenti bekerja dan diserahkan ke bagian personalia.

Prosedur pencatatan waktu. Dalam prosedur pencatatan waktu, pekerjaan mencatat waktu
pada dasarnya dapat dipisahkan. menjadi dua bagian yaitu pencatatan waktu hadir dan
pencatatan waktu kerja. Adapun formulir yang digunakan dalam prosedur pencatatan waktu
adalah:

1). Catatan waktu hadir (Clock Card), yaitu kartu yang dibuat untuk masing-masing
karyawan, yang menunjukkan jam datang dan jam pulang. Kartu ini dimasukkan dalam
attendance time recorder pada waktu kayawan datang maupun pulang, sehingga tercatat jam
datang dan jam pulang. Daftar hadir yang ditandatangani karyawan setiap hari untuk setiap
bagian dalam perusahaan disediakan. kartu lembar daftar hadir atau mungkin lebih dari satu
lembar. Karyawan diminta untuk menandatangani daftar itu setiap hari;

2). Catatan waktu kerja, catatan waktu kerja dapat dikumpulkan oleh petugasnya dari buku
catatan mandor dan daftar hadir, job card atau job tiket;

3). Kombinasi catatan waktu hadir dan waktu kerja, catatan waktu hadir dan waktu kerja
dapat dibuat dalam bentuk satu lembar untuk tiap karyawan setiap hari. Lembar tersebut
menunjukkan waktu yang digunakan karyawan.

untuk mengerjakan job pada hari itu dan juga disediakan kolom untuk mencatat jam datang
dan jam pulang.

22
 Prosedur penggajian dan pengupahan. Prosedur ini menggunakan formulir dan laporan
sebagai berikut:

1). Daftar gaji dan chek register, daftar gaji merupakan daftar yang menunjukkan perhitungan
gaji dan upah masing- masing karyawan selama periode tertentu. Daftar gaji ini merupakan buku
jurnal gaji. Dalam daftar gaji, setiap baris digunakan untuk satu karyawan, menunjukkan nama,
nomor, kartu hadir jam kerja biasa dan lembur, tarif upah/gaji, jumlah gaji biasa dan lembur,
tunjangan- tunjangan, potongan-potongan dan jumlah gaji bersih;

2). Cek gaji atau amplop gaji, cek gaji dibuat apabila pembayaran gaji menggunakan cek,
tetapi bila gaji dibayar dengan uang tunai maka digunakan amplop gaji. Baik cek gaji maupun
amplop gaji harus menunjukkan nama karyawan dan jumlah gaji bersihnya;

3). Paystub atau employee's earning statement (laporan gaji karyawan), merupakan formulir
yang berisi data gaji kotor dan potongan-potongan, serta gaji bersih. Laporan ini diserahkan pada
karyawan bersama gajji dan upahnya;

4). Empoyee's record (Catatan gaji karyawan), merupakan catatan yang menunjukkan
kumpulan gaji dan upah karyawan selama periode tertentu. Catatan ini di terinci seperti daftar
gaji dan upah untuk setiap karyawan

23
24
 Opsi outsourcing: biro jasa penggajian dan organisasi pengusaha professional

Outsourcing menurut definisi Maurice Greaver, Outsourcing (Alih Daya) dipandang sebagai
tindakan. mengalihkan beberapa aktivitas perusahaan dan hak pengambilan keputusannya kepada
pihak lain (outside provider), dimana tindakan ini terikat dalam suatu kontrak kerjasama. Secara
umum outsourcing merupakan proses pemindahan tanggung jawab tenaga kerja dari perusahaan
induk ke perusahaan lain diluar perusahaan induk. Perusahaan diluar perusahaan induk bisa
berupa vendor, koperasi ataupun instansi lain yang diatur dalam suatu kesepakatan tertentu.

Pada era persaingan global dan kompetisi yang semakin ketat, setiap perusahaan harus
mampu melakukan inovasi untuk bertahan, salah satunya adalah dengan menerapkan teknologi
tepat guna. Sistem informasi merupakan salah satu alat (tool) yang sering digunakan oleh
perusahaan untuk mewujudkan tujuan perusahan demi mencapai efektifitas dan efesiensi
perusahaan. Organisasi (perusahaan) dan sistem informasi memerlukan kontribusi, komitmen
dan kepedulian untuk mendapatkan potensi yang sesungguhnya

DEFINISI OUTSOURCING DAN INSOURCING

Outsourcing merupakan penyerahan tugas atau pekerjaan yang berhubungan dengan

operasional perusahaan ataupun pengerjaan proyek kepada pihak ketiga atau perusahaan ketiga
dengan menetapkan jangka waktu tertentu dan biaya tertentu dalam proses pengembangan
proyeknya. Outsourcing TI atau pengadaan sarana dan jasa TI oleh pihak ketiga merupakan
kebijakan strategis perusahaan yang berpengaruh terhadap proses bisnis dan bentuk dukungan TI
yang akan diperoleh.

Melalui outsourcing, perusahaan dapat membeli sistem informasi yang sudah tersedia, atau
sudah dikembangkan oleh perusahaan outsourc. Perusahaan juga dapat meminta perusahaan
outsource untuk memodifikasi sistem yang sudah ada. Perusahaan juga dapat membeli software
dan meminta perusahaan outsource untuk memodifikasi software tersebut sesuai keinginan

25
perusahaan. Dan juga lewat outsourcing perusahaan dapat meminta untuk mengembangkan
sistem informasi yang benar- benar baru atau pengembangan dari dasar.

Salah satu pendekatan tan yang dapat dilakukan dalam pengembangan sistem informasi yaitu
pendekatan insourcing. Jika outsourcing melimpahkan pengerjaan proyek pada pihak ketiga,
insourcing mengembangan proyek dengan memanfaatkan spesialis IT dalam perusahaan
tersebut. Insourcing merupakan metode pengembangan sistem informasi yang hanya melibatkan
sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan.

KEUNTUNGAN DAN KELEMAHAN OUT-SOURCING

Keuntungan dan Kelemahan outsourcing

Ada beberapa keunggulan atau keuntungan menggunakan outsourcing, dan juga kelemahan
menggunakan outsourcing. Keunggulan atau keuntungan menggunakan outsourcing antara lain
(Jogiyanto, 2003).

1. Biaya teknologi yang semakin meningkat dan akan lebih murah jika perusahaan tidak
berinvestasi lagi tetapi menyerahkannya kepada pihak ketiga dalam bentuk. outsourcing yang
lebih murah dikarenakan outsourcer menerima jasa dari perusahaan lainnya sehingga biaya
tetap outsourcer dapat dibagi beberapa perusahaan.

2. Mengurangi waktu proses, karena beberapa outsourcer dapat dipilih untuk bekerja bersama-
sama menyediakan jasa ini kepada perusahaan.

3. Jasa yang diberikan oleh outsourcer lebih berkualitas dibandingkan dikerjakan sendiri
secara internal, karena outsourcer memang spesialisasi dan ahli dibidang tersebut.

4. Perusahaan tidak mempunyai pengetahuan tentang sistem teknologi ini dan pihak
outsourcer mempunyainya.

5. Perusahaan merasa tidak perlu dan tidak ingin melakukan transfer teknologi dan transfer
pengetahuan yang dimiliki outsourcer.

6. Meningkatkan fleksibilitas untuk melakukan atau tidak melakukan investasi.

26
7. Mengurangi resiko kegagalan investasi yang mahal.Penggunaan sumber daya sistem
informasi belum optimal.Jika ini terjadi, perusahaan hanya menggunakan sumber daya sistem
yang optimal pada saat-saat tertentu saja, sehingga sumber daya sistem informasi menjadi
tidak dimanfaatkan pada waktu yang lainnya.

9. Perusahaan dapat menfokuskan pada pekerjaan lain yang lebih penting.

Disamping kelebihan-kelebihan yang diberikan oleh outsourcing, beberapa kelemahan juga

perlu diperhatikan diantaranya:

1. Jika aplikasi yang di outsource adalah aplikasi yang strategic maka dapat ditiru oleh
pesaingnya yang juga dapat menjadi klien dari outsourcer yang sama.
2. Perusahaan akan kehilangan kendali terhadap aplikasi yang di outsource-kan. Jika
aplikasinya adalah aplikasi kritikal yang harus ditangani jika terjadi gangguan, perusahaan
akan menanggung resiko keterlambatan penanganan jika aplikasi ini di outsource-kan
karena kendali ada di outsourcer yang harus dihubungi terlebih dahulu.
3. Jika kekuatan menawar ada outsourcer, perusahaan akan kehilangan banyak kendali di
dalam memutuskan sesuatu apalagi jika terjadi konflik diantaranya
4. Perusahaan akan kehilangan keahlian dari belajar membangun dan mengopersikan
aplikasi tersebut.
5. Pelanggaran kontrak, yang banyak terjadi ketika vendor menjanjikan banyak hal yang
kelihatan wah sebelum kontrak ditanda tangani, namun tidak dapat direalisasikan ketika
kontrak sudah berjalan.
6. Kontrak jangka panjang, dimana vendor menawarkan kontrak dalam jangka waktu yang
relative panjang, dengan biaya yang mahal dan penalti pemutusan kontrak yang
menyebabkan perusahaan tidak memiliki pilihan selain menjalankan kontrak sampai
selesai

27
 BAB 3

PENUTUP
1.1 Kesimpulan
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah bagian penting dari manajemen
keuangan suatu perusahaan. Sistem ini digunakan untuk menghitung, mencatat, dan
mengelola pembayaran kepada karyawan serta memastikan bahwa perusahaan memenuhi
kewajibannya terkait dengan upah dan pajak. Sistem akuntansi penggajian digunakan untuk
menangani transaksi pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang
mempunyai jenjang jabatan manajer.Sistem akuntansi pengupahan digunakan untuk
menangani transaksi pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan
pelaksana.
Ada dua waktu yang dicatat untuk tenaga kerja langsung: waktu hadir yang merupakan
jumlah waktu karyawan berada di perusahaan dan waktu kerja yang merupakan waktu yang
digunakan oleh tenaga kerja langsung untuk mengerjakan pesanan tertentu. Untuk mencatat
waktu hadir digunakan kartu hadir atau daftar hadir. Untuk mencatat waktu kerja tenaga
kerja langsung digunakan kartu jam kerja. Dokumen terakhir ini digunakan untuk
mendistribusikan upah langsung kepada pesanan yang bersangkutan.Jumlah gaji dan upah
yang menjadi hak setiap karyawan untuk jangka waktu pembayaran gaji dan upah tertentu
dihitung dalam daftar gaji dan upah. Atas dasar daftar gaji dan upah ini, fungsi keuangan
mengeluarkan kas untuk keperluan pembayaran gaji dan upah karyawan.Untuk distribusi
gaji dan upah karyawan, dibuat dokumen rekapitulasi gaji dan upah Atas dasar dokumen ini,
beban tenaga kerja didistribusikan ke dalam akun beban menurut informasi yang
dikehendaki oleh manajemen.
Penghasilan setiap karyawan yang diterima setiap periode pembayaran gaji dan upah
selama setahun dikumpulkan ke dalam kartu penghasilan karyawan. Catatan penghasilan
karyawan yang dicatat dalam catatan tersebut digunakan untuk perhitungan pajak
penghasilan karyawan yang terutang oleh setiap karyawan dalam tahun pajak tertentu

28
 DAFTAR PUSTAKA

Mulyadi. 2016. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat

29