BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Profil Perusahaan

PT Wahana Artha Ritelindo (WARI) bergerak di bidang penjualan ritel
sepeda motor Honda. WARI juga menawarkan layanan purnajual melalui
bengkel AHASS (Astra Honda Authorized Station) dan penjualan suku cadang
HGP (Honda Genuine Parts). PT Wahana Artha Ritelindo beroperasi sejak 1997,
saat ini telah memiliki 25 outlet penjualan dan service di berbagai daerah di
Indonesia.
PT Wahana Artha Ritelindo Kupang
Alamat : Jl. W. J Lalamentik No. 128, Kelurahan Oebufu, Kecamatan
Oebobo, Kota Kupanag
Kode Pos : 85142
Telepon : (0380) - 839533, 840133
Fax : (0380) - 840450
Website : www.wahanaartha.com

1.2 Latar Belakang Bisnis yang Dijadikan Objek Pengamatan

Pada dasarnya, kekuasan suatu usaha sangat ditentukan oleh kemampuan
seseorang dalam mengelola sumber daya yang dimiliki, terutama terhadap
sumber daya manusia. Dengan tingkat keahlian yang tinggi sesuai dengan
bidang yang dibutuhkan, seseorang akan mampu menjalankan operasional
perusahaan secara baik dan sesuai dengan rencana.
Akibat dari sumber daya manusia tersebut perusahaan berkewajiban untuk
membalas jasanya baik secara langsung maupun tidak langsung atau
produktifitas dan keahlian tenaga kerja yaitu dalam bentuk gaji dan upah.
Gaji merupakan pengeluaran rutin perusahaan yang relatif besar. Oleh
karena itu diperlukan suatu sistem yang baik agar dalam pencatatan gaji
diperhatikan kriteria-kriteria dan ketentuan yang diterapkan. Prosedur
pengupahan dan penggajian yang baik seharusnya dijalankan dengan efektif.
Untuk itu maka diperlukan informasi yang relevan sebagai sarana komunikasi
yang nantinya dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bagi pihak yang
berkepentingan. Informasi merupakan kebutuhan utama manajemen dalam
melaksanakan fungsi-fungsinya. Manajemen membutuhkan banyak informasi
agar dapat bekerja secara efektif dan efisien. Informasi yang banyak tersebut
tidak mungkin ditampung seluruhnya oleh manajemen. Untuk itu diperlukan
suatu sistem yang dapat mendukung kebutuhan manajemen dalam mengelaola
perusahaan yaitu sistem informasi akuntansi.
1|S I S T E M I N F O R M A S I A K U N TA N S I
 Sistem Informasi Akuntansi merupakan salah satu sarana untuk
melakukan pengendalian terhadap prosedur pengupahan dan penggajian agar
pelaksanaannya dapat berjalan sesuai rencana untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Dengan adanya Sistem Informasi Akuntansi yang baik diharapkan
dapat menghindari penyimpangan-penyimpangan yang terjadi di perusahaan.
Oleh sebab itu sangatlah jelas bahwa sistem informasi mempunyai hubungan
yang erat dengan sistem pengupahan dan penggajian.

1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui proses bisnis siklus penggajian yang diterapkan oleh PT
Wahana Artha Ritelindo.
2. Membandingkan teori yang yang dipelajari dengan praktek langsung
dilapangan sehubungan dengan proses bisnis siklus penggajian.
3. Untuk memenuhi tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Akuntansi.

2|S I S T E M I N F O R M A S I A K U N TA N S I
 BAB II
ISI

2.1 Kajian Teori

1. Pengertian Gaji dan Upah
Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang
dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer,
sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyeraha jasa yang
dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan
secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja,
jam kerja atau jumlah satuan produk yang di hasilkan.

2. Pengertian Sistem Akuntansi Gaji dan Upah

Sistem akuntansi gaji dan upah dirancang untuk menangani transaksi
perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya, perancangan
sistem akuntansi penggajian dan pengupahan ini harus dapat menjamin
validitas, otorisasi kelengkapan, klasifikasi penilaian, ketepatan waktu dan
ketepatan posting serta ikhtisar dari setiap transaksi penggajian dan
pengupahan.

3. Dokumen Yang Digunakan dalam Akuntansi Gaji dan Upah

 Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah
Dokumen pendukung perubahan gaji. Dokumen ini umumnya
dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat keputusan yang
berhubungan dengan karyawan, seperti misalnya: surat keputusan
pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, skorsing dan
sebagainya. Tembusan dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat
daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.
 Kartu jam hadir
Kartu jam hadir ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk
mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir
dapat berupa daftar hadir biasa dapat pula berbentuk kartu hadir yang
diisi dari mesin pencatat waktu.
 Kartu jam kerja
Kartu jam kerja merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat
waktu yang dikonsumsi tenaga kerja langsung pada perusahaan yang
diproduksinya berdasarkan pesanan.

3|S I S T E M I N F O R M A S I A K U N TA N S I
  Daftar gaji dan upah
Daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang memuat informasi
mengenai jumlah gaji bruto tiap karyawan, potongan-potongan serta
jumlah gaji netto tiap karyawan dalam suatu periode pembayaran.
 Rekap daftar gaji dan upah
Rekap daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang berisi ringkasan
gaji perdepartemen/bagian, yang dibuat berdasarkan daftar gaji.
 Surat pernyataan gaji dan upah
Surat pernyataan gaji dan upah merupakan dokumen yang dibuat oleh
fungsi pembuat daftar gaji, yang merupakan catatan bagi tiap karyawan
beserta berbagai potongan yang menjadi beban bagi karyawan.
 Amplop gaji dan upah
Amplop gaji dan upah ini berisi uang gaji karyawan yang memuat
informsi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi, dan jumlah gaji
bersih yang diterima karyawan dalam bulan atau periode tertentu.
 Bukti kas keluar
Berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima dari fungsi
pembuat daftar gaji, maka fungsi pencatat uang akan membuat
dokumen yang merupakan perintah pengeluaran uang kepada fungsi
pembayaran gaji.

4. Catatan Akuntansi Yang Digunakan

 Jurnal umum
Dalam gaji dan upah, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi
biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.
 Kartu harga pokok produk
Kartu ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang
dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
 Kartu biaya
Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung
dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam
perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini
adalah bukti memorial.
 Kartu penghasilan karyawan
Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai
potongan yang diterima oleh setiap karyawann. Kartu penghasilan
karyawan digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan
dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang
bersangkutan. Sehingga rahasia penghasilan keryawan tertentu tidak
diketahui oleh karyawan yang lain.

4|S I S T E M I N F O R M A S I A K U N TA N S I
 5. Fungsi Yang Terkait Dalam Gaji dan Upah
Fungsi kepegawaian. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari
karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan
karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan,
kanaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian
karyawan.
Fungsi pencatat waktu. Fungsi ini bertanggung jawab untuk
menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan.
Fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh
fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
Fungsi pembuat daftar gaji dan upah bertanggung jawab untuk membuat
daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan
berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka
waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh
pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan
bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji dan upah.
Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang
timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan
(misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun).
Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan
pengupahan berada ditangan bagian utang, bagian kartu biaya, dan bagian
jurnal.
Fungsi keuangan bertanggung jawab untuk mengisi cek guna
pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang
tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap
karyawan untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.

6. Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem Akuntansi Gaji dan Upah

 Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan.
Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat
waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor
administrasi. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir
biasa, yang karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan
pulang dari perusahan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa

5|S I S T E M I N F O R M A S I A K U N TA N S I
 clok card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin
pencatat waktu (time recorder mechine).
 Prosedur pencatatan waktu gaji
Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan
pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang
bekerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah
karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan
tersebut. Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar
pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang
diproduksi.
 Prosedur pembuatan daftar upah
Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat
daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar
pembuatan daftar gaji dan upah adalah surat-surat keputusan
mengenai pengangkatan karyawan, daftar gaji bulan sebelumnya dan
daftar hadir.
 Prosedur distribusi biaya upah
Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada
departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja.
Distribusi tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan
perhitungan harga pokok produk.
 Prosedur pembayaran upah Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi
dan fungsi keuangan.
Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluran kas kepada fungsi
keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi
keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan
memasukkan uang ke dalam amplop gaji dan upah dilakukan oleh juru
bayar (pay master).
 Unsur Pengendalian Intern
o Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional
secara tegas.
o Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan
dan biaya.
o Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap
unit organisasi.
o Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

6|S I S T E M I N F O R M A S I A K U N TA N S I
 Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dikatakan baik apabila
memenuhi elemen-elemen sistem pengendalian intern sebagai berikut :
1. Adanya struktur organisasi yang menunjukan tanggung jawab fungsional
secara tegas.
2. Adanya sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang baik.
3. Adanya praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi tiap
bagian organisasi.
4. Mutu karyawan yang sesuai dengan tanggung jawabnya

2.2 Pembahasan Proses Bisnis PT Wahana Artha Ritelindo

1. Staf Administrasi
Staf administrasi melakukan filling (analisis data) dan rekap dokumen serta
pengarsipan data karyawan. Kemudian data tersebut diserahkan ke bagian
Keuangan dan Akuntansi.
2. Keungan dan Akuntansi
Di bagian Keungan dan Akuntansi dibuat daftar gaji dari masing-masing
karyawan beserta salinannya. Salinan dokumen tersebut dibuat slip gaji. Slip
dibuat sesuai dengan jumlah karyawan yang bekerja beserta salinannya.
Lalu dibuat laporan penggajian beserta salianannya. Setelah itu slip beserta
salinan laporan penggajian tersebut dikirim ke Manajer untuk disahkan.
3. Manejer
Manajer menerima slip gaji dan salianan laporan penggajian. Setelah
menerima slip gaji dari bagian Keuangan dan Akuntansi, selanjutnya
Manajer akan mengoreksi dan mempertimbangkan untuk mengesahkan
setiap slip beserta salinannya. Setelah disahkan salinan slip tersebut
diberikan kepada karyawan beserta uang sesuai yang tertera dalam slip. Slip
yang asli akan dikirimkan kembali kepada bagian Keuangan dan Akuntansi
untuk direkap.
4. Karyawan
Menerima gaji beserta salinan slip gaji.

7|S I S T E M I N F O R M A S I A K U N TA N S I
 2.3 Flowchart dan DFD Siklus Penggajian PT Wahana Artha Ritelindo
1. Flowchart Siklus Penggajian PT Wahana Artha Ritelindo

8|S I S T E M I N F O R M A S I A K U N TA N S I
 2. DFD Siklus Penggajian PT Wahana Artha Ritelindo

9|S I S T E M I N F O R M A S I A K U N TA N S I
 2.4 Evaluasi dalam Proses Bisnis
Dalam proses bisnis pada PT Wahana Artha Ritelindo merupakan siklus
penggajian yang pendek. Karena hanya mencantumkan beberapa fungsi yaitu
Staf Administrasi, Keuangan dan Akuntansi, Manejer, dan Karyawan.
Kelemahannya : Harus ada pemisahan tugas antara divisi Keuangan dan
Akuntansi agar dapat mejalankan tugas dengan baik sesuai dengan keahlian
dibidangnya.

10 | S I S T E M I N F O R M A S I A K U N T A N S I
 BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan & Saran

Pada PT Wahana Artha Ritelindo proses bisnisnya harus ada pemisahan
tugas antara divisi Keuangan dan Akuntansi agar dapat mejalankan tugas dengan
baik sesuai dengan keahlian dibidangnya.

11 | S I S T E M I N F O R M A S I A K U N T A N S I