SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN

Deskripsi Kegiatan
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dalam perusahaan manufaktur
melibatkan beberapa fungsi, yaitu :
1) Fungsi Kepegawaian, bertanggung jawab dalam pengangkatan karyawan,
penetapan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat,
mutasi karyawan, penghentian karyawan dari pekerjaannya, dan penetapan
berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta perhitungan gaji dan upah
karyawan.
2) Fungsi Keuangan, bertanggung jawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan
upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan.
3) Fungsi Akuntansi, bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan
distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan harga pokok produk
dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja.
Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen
1. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode
akuntansi tertentu.
2. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban
selama periode akuntansi tertentu.
3. Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi
tertentu.
4. Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap
pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.
Dokumen yang Digunakan
a) Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah, yang di mana dokumen ini
umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan
yang terkait dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan
baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, dan lain sebagainya.
b) Kartu Jam Hadir, yang di mana dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat
waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan.
c) Kartu Jam Kerja, yang mana dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang
digunakan oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
Dokumen ini diisi oleh penyelia pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar
gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum
digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau
pesanan.
d) Daftar Gaji dan Upah, yaitu dokumen yang berisi jumlah gaji dan upah bruto
setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang
karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain-lain.
e) Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah, yaitu dokumen yang berisi ringkasan
gaji dna upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
f) Surat Pernyataan Gaji dan Upah, yaitu dokumen uang dibuat oleh fungsi pembuat
daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau
dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini
dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang
diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap
karyawan.
g) Amplop Gaji dan Upah, yang mana uang gaji dan upah karyawan diserahkan
kepada setiap karyawandalam amplop gaji dan upah, yang mana di halaman
 muka amplop berisi nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah
gaji bersih yang diterima karyawan.
h) Bukti Kas Keluar, yang mana dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang
yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi
dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan
upah.
Catatan Akuntansi yang Digunakan
a) Jurnal Umum. Dalam pencatatan gaji dan upah, jurnal umum digunakan untuk
mencatat distribusi biaya naga kerja ke dalam setiap departemen di dalam
perusahaan.
b) Kartu Harga Pokok Produk. Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga
kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
c) Kartu Biaya. Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak
langsung dan biaya tenaga produksi setiap departemen dalam perusahaan.
Sumber informasi untuk pencatatan dalam lara biaya ini adalah bukti memorial.
Kartu biaya dapat menggunakan formulir akun dengan debit lebar (wide debit
ledger).
d) Kartu Penghasilan Karyawan. Catatan ini digunakan untuk mencatat
penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Kartu
penghasilan karyawan digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan
dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan
Fungsi yang Terkait
a) Fungsi kepegawaian. Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan
baru menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru,
membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan
golongan gaji mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. Fungsi
kepegawaian berada di tangan bagian kepegawaian, di bawah Departemen
personalia dan umum.
b) Fungsi pencatatan waktu. Fungsi ini bertanggung jawab untuk
menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Fungsi
pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi
atau fungsi pembuat daftar gaji dan upah fungsi pencatat waktu berada di tangan
bagian pencatat waktu, di bawah Departemen personalia dan umum.
c) Fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Fungsi ini bertanggung jawab untuk
membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan kotor yang menjadi hak
dan berbagai potongan yang menjadi beban Setiap karyawan selama jangka
waktu pembayaran gaji dan upah. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah berada di
tangan bagian gaji dan upah, di bawah Departemen personalia dan umum
d) Fungsi akuntansi. Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi
akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam
hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan ( misalnya utang gaji
dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). Fungsi akuntansi yang
menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berada di tangan bagian
utang, bagian kartu biaya, bagian jurnal.
e) Fungsi keuangan, fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna
pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Fungsi
keuangan berada di tangan bagian kasa.
Jaringan prosedur yang membentuk sistem
Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini :
1. Prosedur pencatatan waktu hadir.
2. Prosedur pembuatan daftar gaji.
3. Prosedur distribusi biaya gaji.
4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar.
5. Prosedur pembayaran gaji.
Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini :
1. Prosedur pencatatan waktu hadir.
2. Prosedur pencatatan waktu kerja.
3. Prosedur distribusi biaya upah.
4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar.
5. Prosedur pembayaran upah.
Prosedur pencatatan waktu hadir. Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu
hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat
waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi.
Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah
karyawan dan digunakan untuk menentukan tunjangan lembur.
Prosedur pencatatan waktu kerja. Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya
berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja
di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk
atau pesanan yang menggunakan jasa karyawan tersebut
Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah, Data yang dipakai sebagai dasar
pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan
baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji
bulanan sebelumnya, daftar hadir. Selain itu, informasi mengenai potongan PPh pasal
21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah atas dasar yang tercantum dalam
kartu penghasilan karyawan.
Prosedur distribusi biaya gaji dan upah. Dalam prosedur ini biaya tenaga kerja
didistribusikan kepada departemen-departemen yang menggunakan manfaat dari
tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya
dan perhitungan harga pokok produk.
Prosedur pembayaran gaji dan upah. Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan
fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi
keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan
kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji
dan upah. Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji
dan upah kepada karyawan
Unsur Pengendalian Internal
A. Organisasi
 Fungsi Pembuatan Daftar Gaji dan Upah Harus Terpisah dari Fungsi
Pembayaran Gaji dan Upah. Dalam sistem akuntansi penggajian dan
pengupahan, fungsi personalia bertanggung jawab atas tersedianya berbagai
informasi operasi, seperti nama karyawan, jumlah karyawan, pangkat, jumlah
tanggungan keluarga, tarif upah, dan berbagai tarif kesejahteraan karyawan.
Informasi operasi ini dipakai sebagai dasar untuk menghasilkan informasi
akuntansi berupa gaji dan upah yang disajikan dalam daftar gaji dan upah,
yang selanjutnya digunakan untuk dasar pembayaran gaji dan upah kepada
karyawan.
 Fungsi Pencatatan Waktu Hadir Harus Terpisah dari Fungsi Operasi.
ketelitian dan keandalan data waktu hadir karyawan sangat menentukan
 ketelitian dan keandalan data gaji dan upah setiap karyawan. Untuk menjamin
keandalan data waktu hadir karyawan, pencatatan waktur hadir tidak boleh
dilaksanakan oleh fungsi operasi (seperti fungsi produksi dan fungsi teknik).
B. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
 Setiap Orang yang Namanya Tercantum dalam Daftar Gaji dan Upah
Harus Memiliki Surat Keputusan Pengangkatan sebagai Karyawan
Perusahaan yang Ditandatangani oleh Direktur. Untuk menghindari
pembayaran gaji dan upah kepada karyawan yang tidak berhak, setiap
pencantuman nama karyawan dalam daftar gaji dan upah harus mendapat
otorisasi oleh yang berwenang.
 Setiap Perubahan Gaji dan Upah Karyawan Karena Perubahan Pangkat,
Perubahan Tarif Gaji dan Upah, Tambahan Keluarga Harus Didasarkan
pada Surat Keputusan Direktur Keuangan. setiap perubahan gaji dan upah
karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, serta
tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.
 Setiap Potongan atas Gaji dan Upah Karyawan Selain dari Pajak
Penghasilan Karyawan Harus Didasarkan Surat Potongan Gaji dan
Upah yang Diotorisasi oleh Fungsi Kepegawaian. setiap pengurangan
terhadap penghasilan karyawan harus pula mendapat otorisasi dari yang
berwenang. Oleh karena itu tidak setiap fungsi dapat melakukan pemotongan
atas gaji dan upah yang menjadi hak karyawan, tanpa mendapat otorisasi dari
fungsi kepegawaian.
 Kartu Jam Hadir Harus Diotorisasi oleh Fungsi Pencatat Waktu. data
waktu hadir setiap karyawan harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu agar
sahih sebagai dasar penghitungan gaji dan upah dan untuk keperluan yang lain.
 Perintah Lembur Harus Diotorisasi oleh Kepala Departemen Karyawan
yang Bersangkutan. Untuk menjamin bahwa pekerjaan lembur memang
diperlukan oleh perusahaan, maka setiap kerja lembur harus diotorisasi oleh
kepala departemen karyawan yang bersangkutan.
 Daftar Gaji dan Upah Harus Diotorisasi oleh Fungsi Personalia. daftar
gaji dan upah ini harus diotorisasi oleh kepala fungsi personalia yang
menunjukkan bahwa:
a) Karyawan yang tercantum dalam daftar gaji dan upah adalah karyawan
yang diangkat menurut surat keputusan pejabat yang berwenang
b) Tarif gaji dan upah yang dipakai sebagai dasar penghitungan gaji dan
upah adalah tarif yang berlaku sesuai dengan surat keputusan pejabat
yang berwenang.
c) Data yang dipakai sebagai dasar penghitungan gaji dan upah karyawan
telah diotorisasi oleh yang berwenang
d) Perkalian dan penjumlahan yang tercantum dalam daftar gaji dan upah
telah dicek ketelitiannya.
 Bukti Kas Keluar untuk Pembayaran Gaji dan Upah Harus Diotorisasi
oleh Fungsi Akuntansi. Dokumen ini diisi oleh fungsi akuntansi (Bagian
Utang) setelah fungsi ini melakukan verifikasi terhadap informasi yang
tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bukti kas keluar harus diotorisasi oleh
Kepala Departemen Akuntansi Keuangan atau pejabat yang lebih tinggi.
C. Prosedur Pencatatan
 Perubahan dalam Catatan Penghasilan Karyawan Direkonsiliasi dengan
Daftar Gaji dan Upah Karyawan. Oleh karena itu, untuk mengecek
ketelitian data yang dicantumkan dalam kartu penghasilan karyawan, sistem
 pengendalian internal mewajibkan diadakannya rekonsiliasi antara perubahan
data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan dengan daftar gaji dan
upah.
 Tarif Upah yang Dicantumkan dalam Kartu Jam Kerja Diverifikasi
Ketelitiannya oleh Fungsi Akuntansi Biaya. Sebelum upah yang tercantum
dalam kartu jam kerja dipakai sebagai dasar pencatatan upah langsung ke
dalam kartu harga pokok produk yang bersangkutan, data tarif upah yang
dipakai sebagai pengali dalam penghitungan upah harus diverifikasi oleh
fungsi akuntansi biaya.
D. Praktik yang Sehat
 Kartu Jam Hadir Harus Dibandingkan dengan Kartu lam Kerja Sebelum
Kartu yang Terakhir ini Dipakai sebagai Dasar Distribusi Biaya Tenaga Kerja
Langsung.
 Pemasukan Kartu Jam Hadir ke dalam Mesin Pencatat Waktu Harus Diawasi
oleh Fungi Pencatat Waktu.
 Pembuatan Daftar Gaji dan Upah Harus Diverifikasi Kebenaran dan
Ketelitian Perhitungannya oleh Fungsi Akuntansi Keuangan Sebelum
Dilakukan Pembayaran.
 Penghitungan Pajak Penghasilan Karyawan Dirckonsiliasi dengan Catatan
Penghasilan Karyawan.
 Catatan Penghasilan Karyawan Disimpan oleh Fungsi Pembuat Daftar Gaji
dan Upah.
Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian
Sistem penggajian yang merupakan sistem pembayaran atas jasa yang diserahkan oleh
karyawan yang bekerja sebagai manajer, atau kepada karyawan yang gajinya
dibayarkan bulanan. Bagan alir dokumen sistem penggajian dapat dilihat pada gambar
berikut ini.
Jurnal untuk mencatat biaya gaji dibuat dalam empat tahap berikut ini:
1. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar lembar ke-1. dicatat oleh Bagian Utang
kewajiban gaji ke dalam register bukti kas keluar sebagai berikut:
Gaji dan Upah xxx
Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar xxx
2. Berdasarkan bukti memorial, Bagian Jurnal mencatat distribusi biaya gaji ke
dalam jurnal umum sebagai berikut:
Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya xxx
Beban Administrasi dan Umum xxx
Beban Pemasaran xxx
Gaji dan Upah xxx
Karena gaji karyawan di pabrik tidak berhubungan langsung dengan pesanan
tertentu, maka biaya gaji diperlakukan sebagai unsur biaya overhead pabrik,
sehingga biaya gaji karyawan pabrik dibebankan ke dalam akun Biaya Overhead
Pabrik Sesungguhnya Gaji karyawan fungsi-fungsi nonproduksi dibebankan ke
dalam akun Beban Administrasi dan Umum dan akun Beban Pemasaran.
3. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang telah dicap "lunas" oleh fungsi
keuangan, Bagian Jurnal mencatat pembayaran gaji ke dalam register cek sebagai
berikut:
Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar xxx
Kas xxx
4. Berdasarkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekap daftar gaji, Bagian
Kartu Biaya mencatat biaya tenaga kerja ke dalam buku pembantu (kartu biaya).
Kartu biaya ini berisi akun pembantu yang merinci akun akun kontrol: Biaya
Overhead Pabrik Sesungguhnya. Beban Administrasi dan Umum, serta Beban
Pemasaran.
Bagan Alir Dokumen Sistem Pengupahan
Sistem pengupahan, merupakan sistem pembayaran atas jasa yang diserahkan oleh
karyawan yang bekerja sebagai karyawan pelaksana, atau kepada karyawan yang
jasanya dibayar menurut jumlah jam atau hari kerja atau jumlah produk yang
dihasilkan. Bagan alir dokumen sistem pengupahan dapat dilihat pada gambar berikut
ini.
Jurnal untuk mencatat biaya upah dibuat dalam empat tahap berikut ini:
1. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar lembar ke-1, dicatat oleh Bagian Utang
kewajiban upah ke dalam register bukti kas keluar sebagai berikut :
Gaji dan Upah xxx
Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar xxx
Dalam jurnal tersebut digunakan akun Gaji dan Upah sebagai clearing account.
2. Berdasarkan bukti memorial, Bagian Jurnal mencatat distribusi biaya gaji ke
dalam jurnal umum sebagai berikut:
Barang dalam Proses-Biaya Tenaga Kerja xxx
 Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya xxx
Beban Administrasi dan Umum xxx
Beban Pemasaran xxx
Gaji dan Upah xxx
Karena upah karyawan di pabrik dibagi menjadi dua, tenaga kerja langsung dan
tenaga kerja tidak langsung, maka biaya upah tenaga kerja langsung dibebankan
ke dalam akun Barang dalam Proses- Biaya Tenaga Kerja, sedangkan biaya upah
tenaga kerja tidak langsung diperlakukan sebagai unsur biaya overhead pabrik
dan dibebankan ke dalam akun Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya. Gaji
karyawan fungsi-fungsi nonproduksi dibebankan ke dalam akun Beban
Administrasi dan Umum serta akun Beban Pemasaran.
3. Berdasarkan dokumen bukti Kas Keluar yang telah dicap "lunas" oleh fungsi
keuangan, Bagian Jurnal mencatat pembayaran upah karyawan ke dalam register
cek sebagai berikut :
Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar xxx
Kas xxx
4. Berdasarkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekap daftar upah, Bagian
Kartu Biaya mencatat biaya tenaga kerja ke dalam dua buku pembantu: kartu
harga pokok produk dan kartu biaya. Kartu harga pokok produk digunakan untuk
mencatat rincian biaya tenaga kerja langsung yang digunakan untuk memproduksi
pesanan. Kartu biaya ini berisi akun pembantu yang merinci akun-akun kontrol:
Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya, Beban Administrasi dan Umum, dan
Beban Pemasaran. Upah tenaga kerja tidak langsung, upah karyawan fungsi
administrasi dan umum (fungsi akuntansi, fungsi personalia dan umum, fungsi
hubungan masyarakat) dan upah karyawan fungsi pemasaran dicatat ke dalam
kartu biaya.

SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN DALAM

LINGKUNGAN PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK
Berikut ini diuraikan sistem akuntansi penggatan dan pengupahan dalam perusahaan
yang menggunaka komputer sebagai alat pengolah datanya Unit organisasi di Bagian
Pengolahan Data Elektronik yang menangani pengolahan data penggajian dan
pengupahan adalah Grup Pengawas. Konversi Data dan Operator Komputer. Semua
dokumen yang masuk ke dan yang keluar dari Bagian Pengolahan Data Elektronik
harus melalui Grup Pengawas untuk diverifikasi Bagan alir sistem akuntansi
pengajian dan pengupahan dapat dilihat pada Gambar.
DISTRIBUSI BEBAN GAJI DAN UPAH
Distribusi beban gaji dan upah ditunjukan untuk menghasilkan laporan beban tenaga
kerja menurut jenisnya (gaji dan upah, tunjangan makan, tunjangan lembur, beban
kesejahteraan karyawan), menurut hubungannya dengan departemen, kegiatan, order
produksi, atau kombinasi di antara berbagai jenis klasifikasi tersebut.
Distribusi beban gaji dan upah umumnya dilakukan dengan metode berikut ini:
1. Metode Akun Berkolom. Jika misalnya manajemen menginginkan laporan
beban tenaga kerja menurut jenisnya per departemen, maka laporan ini dapat
dihasilkan dengan menyediakan akun beban berkolom untuk setiap departemen
dalam buku pembantu beban. Pada akhir bulan, setiap kolom rupiah dalam akun
berkolom dijumlah, dan hasilnya disajikan dalam laporan beban tenaga kerja per
departemen. Media yang dipakai sebagai sumber informasi untuk posting ke
dalam akun berkolom ini adalah rekap daftar gaji dan upah atau jurnal umum.

2. Metode Summary Strip: Tiket Tunggal. Distribusi beban upah langsung dapat
dilakukan dengan membuat kartu jam kerja untuk setiap order produksi. Kartu
jam kerja ini kemudian diisi dengan tarif upah karyawan yang bekerja untuk
order produksi tersebut dan dikalikan jumlah jam kerja, serta disimpan dalam
arsip sementara menurut order produksi.
3. Metode Distribusi dengan Komputer. Metode distribusi pendebitan yang
timbul dari transaksi pengganan dan pengupahan dengan menggunakan komputer
dilakukan dengan memberi kode transak yang terjadi sesuai dengan klasifikasi
yang diinginkan. Jika transaksi sudah diberi kode dengan benar, proses
pengurutan akan dilakukan oleh komputer melalui program. Jika misalnya
pendebitan akun beban yang terjadi dari transaksi penggajian dan pengupahan
akan diklasifikasikan menurut jenis beban tenaga kerja (misalnya ada 30 jenis
beban tenaga kerja), pusat pertanggungjawaban yang dibagi menurut hierarki
manajemen (misalnya ada 4 jenjang manajemen) dan menurut jenis produk yang
dihasilkan (ada 25 jenis produk), maka rerangka pemberian kode akun beban
dapat disusun seperti yang disajikan pada Gambar.