2.1.

1 Pengertian Gaji
Menurut Hariandja (2007, p245) gaji adalah balas jasa kepada pegawai
dalam bentuk uang sebagai konsekuensi dari kedudukannya sebagai seorang
pegawai yang memberikan sumbangan dalam mencapai tujuan organisasi. Dapat
juga

dikatakan

sebagai

bayaran

tetap

yang

diterima

seseorang

dari

keanggotaannya dalam sebuah organisasi.

Undang-Undang RI No.13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan Bab 1
Pasal 1 mendefinisikan upah adalah hak pekerja/buruh yang diterima dan
dinyatakan dalam bentuk uang sebagai imbalan dari pengusaha atau pemberi
kerja kepada pekerja/buruh yang ditetapkan dan dibayarkan menurut suatu
perjanjian kerja, kesepakatan, atau peraturan perundang-undangan, termasuk
tunjangan bagi pekerja/buruh dan keluarganya atas suatu pekerjaan dan/atau jasa
yang telah atau akan dilakukan.
Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa gaji adalah balas
jasa kepada pekerja yang diterima dan dinyatakan dalam bentuk uang sebagai
imbalan dari pemberi kerja yang ditetapkan dan dinayarkan sesuai dengan
perjanjian kerja. Dapat juga dikatakan sebagai bayaran tetap yang diterima
seseorang dari keanggotaannya dalam sebuah organisasi.
2.1.2 Komponen Gaji
Menurut Soemarso (2007, p265) komponen gaji gaji atau upah dapat
diberikan dalam bentuk tunjangan, misalnya tunjangan jabatan, tunjangan
kesehatan, tunjangan perumahan, tunjangan anak, dan lain sebagainya. Ada pula
yang diberi nama uang transportasi, uang makan, dan lain-lain. Kepada pegawai
atau buruh juga dapat diberikan manfaat lain, misalnya asuransi kesehatan,
asuransi kecelakaan, iuran pensiun, dan lain-lain.
Menurut Kaban (2006), besarnya gaji pokok yang diberikan kepada
pegawai, biasanya sangat bergantung dengan latar belakang pendidikan,
kemampuan, maupun pengalaman kerjanya. Selain gaji pokok, biasanya pegawai

mendapatkan beberapa jenis tunjangan yang ditentukan berdasarkan pada

golongan dan jabatannya.
2.1.3 Aktivitas Sistem Informasi Akuntansi Penggajian
Menurut Romney dan Steinbart (2006, p495), aktivitas SIA penggajian terdiri:
a. Melakukan update master file penggajian
Aktivitas pertama dalam SIA penggajian melibatkan update master file
penggajian

untuk

menggambarkan

berbagai

jenis

perubahan

gaji:

mempekerjakan, menghentikan, perubahan pada tarif pajak, atau perubahan

diskresi pemotongan. Semua perubahan gaji sangat penting dimasukkan tepat
waktu dan menggambarkan secara tepat dalam pembayaran berikutnya.
b. Melakukan update tarif dan pengurangan pajak
Aktivitas kedua dalam SIA penggajian adalah melakukan update tarif dan
pengurangan pajak. Perubahan dilakukan oleh departemen penggajian, tetapi
jarang terjadi. Perubahan terjadi jika menerima keputusan dari pemerintah
mengenai perubahan tarif pajak.
c. Melakukan validasi waktu dan data kehadiran
Aktivitas ketiga dalam SIA penggajian adalah validasi setiap waktu dan data
hadir karyawan. Aktivitas ini dijelaskan sebagai berikut:
1) Skema pembayaran
Untuk karyawan yang dibayar berdasarkan basis per jam, banyak
perusahaan menggunakan time card untuk mencatat jam masuk dan
jam pulang karyawan setiap hari. Time cards ini memberikan
informasi total jam kerja selama periode pembayaran. Banyak juga
perusahaan mengganti time cards dengan time clocks elektronik,
seperti menggunakan ID Cards untuk mencatat kehadiran karyawan.
2) Peluang menggunakan TI
Proses penggajian dapat dibuat lebih efisien dengan mengumpulkan
pencatatan waktu dan kehadiran karyawan secara elektronik. Ini dapat
mengurangi waktu dan potensi kesalahan terkait dengan pencatatan
manual, verifikasi, hingga memasukkan data kehadiran dan waktu.
d. Menyiapkan gaji

Aktivitas keempat dalam SIA penggajian adalah menyiapkan gaji. Semua

dokumen yang berhubungan dengan komponen gaji, seperti total jam kerja,
absensi, dan sebagainya dikumpulkan untuk dilakukan perhitungan gaji.
Setelah dihitung, akan diotorisasi oleh atasan yang memiliki wewenang.
Kemudian slip gaji dicetak yang berisi total gaji kotor dikurangi total
potongan hingga mendapatkan total gaji bersih.
e. Membayar gaji
Aktivitas kelima dalam SIA penggajian adalah membayar gaji kepada
karyawan. Slip gaji yang telah dicetak akan diberikan kepada karyawan.
Karyawan bagian akuntansi mencatat pengeluaran kas atas gaji.
f. Menghitung pajak yang dibayarkan kepada karyawan
Aktivitas keenam dalam SIA penggajian adalah menghitung pajak. Pajak
dipotong darin gaji karyawan. Pajak yang telah dikumpulkan dari potongan
penghasilan, akan disetor ke kantor pajak.
g. Membayar pajak dari gaji dan pengurangan lain-lain
Aktivitas terakhir dalam SIA penggajian adalah membayar pajak yang berasal
dari potongan gaji karyawan.
2.1.4 Sistem Pengendalian Internal Penggajian
Beberapa kecurangan dalam kegiatan penggajian dan pengendalian internalnya
sebagai berikut:
1. Kecurangan dalam Kegiatan Penggajian
Menurut Gelinas dan Dull (2008, p520), penggajian merupakan area yang
dapat berpotensi timbulnya kecurangan. Perusahaan melakukan ribuan kali
pembayaran gaji kepada karyawan. Jenis kecurangan yang dapat terjadi pada
kegiatan penggajian sebagai berikut:
a. Ghost Employees: karyawan yang tidak benar-benar bekerja pada
perusahaan tetapi menerima slip gaji. Ini bisa saja merupakan karyawan
fiktif.
b. Falsified hours and salary: karyawan melebih-lebihkan waktu kerja atau
dapat merubah kenaikan gaji dalam data karyawan.

c. Commission schemes: perusahaan yang menerapkan sistem komisi

kepada karyawan, dapat menimbulkan kecurangan oleh karyawan dengan
melebih-lebihkan target penjualan agar mendapat komisi lebih banyak
atau dapat merubah kenaikan komisi dalam data karyawan.
d. False workers compensation claims: karyawan berpura-pura mengalami
sakit untuk mendapatkan klaim kompensasi.
2. Pengendalian Internal Penggajian
Menurut Gelinas dan Dull (2008, p520), pengendalian internal yang dapat
digunakan oleh perusahaan untuk mencegah kecurangan adalah:
a. Pemisahan wewenang antara pembuatan dan perubahan data karyawan,
persiapan penggajian, dan pengeluaran kas untuk pembayaran gaji.
b. Melakukan setoran gaji secara langsung untuk mengurangi perubahan,
pemalsuan, dan pencurian slip gaji.
c. Melakukan pemeriksaan data karyawan agar tidak terdapat data ganda.
Menurut Romney dan Steinbart (2006:504), fungsi SIA penggajian yaitu
memberikan pengendalian internal yang memadai untuk memastikan tujuan:
1) Semua transaksi penggajian diotorisasi secara tepat
2) Semua transaksi penggajian dicatat dengan valid.
3) Semua otorisasi transaksi penggajian dicatat dengan valid.
4) Aset (kas dan data) terlindungi dari kehilangan dan pencurian
5) Aktivitas penggajian menghasilkan kinerja yang efektif.

2.1.1.1 Fungsi Yang Terkait Dalam Penggajian

Fungsi yang terkait dalam penggajian pegawai ini digunakan untuk
melaksanakan perhitungan dan pembayaran gaji yang diterima oleh para pegawai setiap
bulannya. Adapun fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian pegawai adalah
sebagi berikut:
1. Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini bertanggungjawab untuk mencari pegawai baru, menyeleksi calon
pegawai, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tariff
gaji pegawai, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi pegawai dan
pemberhentian pegawai.
2. Fungsi Pencatatan Waktu
Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi
semua karyawan perusahaan.
3. Fungsi Pembuatan Daftar Gaji
Fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan
bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap
karyawan selam jangka waktu pembayaran gaji. Daftar gaji diserahkan oleh fungsi

pembuat daftar gaji kepada fungsi akuntansi, guna pembuatan bukti kas keluar
yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji pegawai.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggungjawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam
hubungannya dengan pembayaran gaji pegawai.
5. Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggungjawab untuk mengisi cek, guna pembayaran gaji dan
menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukan
kedalam amplop gaji setiap pegawai, untuk selanjutnya dibagikan kepada pegawai
yang berhak.
2.1.1.2 Dokumen-dokumen yang digunakan dalam Penggajian
Dokumen sangat penting digunakan oleh setiap perusahaan untuk mengetahui
informasi mengenai pembayaran dan penerimaan gaji pegawai. Oleh karena itu dokumen
digunakan sebagai bukti transaksi antara bagian pembayaran gaji dengan pegawainya.
Adapun dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembayaran gaji, antara lain
sebagai berikut:

1. Kartu Jam Hadir

Merupakan dokumen yang digunakan untuk bagian pencatatan waktu untuk
mencatat ja hadir tiap karyawan di perusahaan. dapat berupa daftar hadir biasa,
dapat pula berbentuk kartu hadir yang dicap dengan mesin pencatat waktu.
2. Kartu Jam Kerja
Merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh
tenaga kerja langsung, guna mengerjakan pekerjaannya, pengisian dilakukan

dengan kartu jam hadir karyawan, catatan ini diperlukan dalam perusahaan yang
produksinya berdasarkan pesanan.
3. Surat-surat Kepegawaian
Merupakan dokumen yang berhubungan dengan karyawan yang bersangkutan,
antara lain surat keputusan yang berhubungan dengan pegawai baru, kenaikan
pangkat, penetapan gaji, pemberhentian pegawai, mutasi, dan lain-lain.
4. Daftar Gaji
Merupakan dokumen yang berisi jumlah gaji bruto setiap karyawan, dikurangi
potongan-potongan berupa PPH pasal 21, utang pegawai, iuran untuk organisasi
pegawai.
5. Surat Pernyataan Gaji
Dokumen ini dibuat oleh bagian gaji sebagai catatan bagi setiap pegawai mengenai
rincian gaji yang diterima dengan berbagai potongan yang menjadi beban tiap
pegawai.
6. Amplop Gaji
Uang gaji yang diserahkan kepada setiap pegawai yang dimasukkan kedalam
amplop yang berisikan informasi mengenai jumlah gaji bersih yang diterima dalam
bulan tertentu.
7. Bukti Kas Keluar
Merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh bagian pencatatan uang
kepada bagian pembayaran gaji dan upah berdasarkan informasi dari daftar gaji
dan upah yang diterima dari bagian pembuatan daftar gaji dan upah.

2.3.4 Matriks pengendalian (Control Matrix)

Menurut Gelinas & Oram (1996), The control matrix is a tool that assist you in
analyzing a systems flowchart and related narrative or data dictionary descriptions. It
establishes the criteria to be used in evaluating a particular system. Pengertian tersebut
dapat diterjemahkan sebagai berikut: matriks pengendalian adalah suatu alat yang dapat
membantu kita dalam menganalisis sebuah sistem flowchart dan cerita yang
berhubungan atau penjelasan kamus data. Matriks tersebut membuat kriteria yang dapat
digunakan dalam mengevaluasi sistem tertentu.

Dibawah ini adalah tabel dan penjelasan mengenai komponen-komponen yang

terdapat dalam control matrix.
Generic Control Goals
Control Goals for the Operation System

Ensure effectiveness of operations by achieving the following system goals (Itemize

the systems goals for the specific system being analized)

Ensure efficient employment of resources

Ensure security of resources (Specify the particular resources for the system being
analyzed)
Control Goals for the Information System

For

the

applicable

transaction

inputs,

ensure: Input validity (IV)

Input
(IC)

completeness
Input

accuracy

(IA)

For the applicable master file, ensure:

Update completeness (UC)

Update accuracy (UA)

Tabel 2.1 Generic Control Goals

21

Berikut ini adalah penjelasan terhadap Generic Control Goals. Dalam control
goals of the operational system terdapat tiga tujuan yang akan dicapai. Tujuan pertama
yang akan dibahas adalah ensure effectiveness of operation. Control goal ini berusaha
untuk memastikan bahwa sistem yang ada dapat mencapai tujuannya. Dalam merancang
suatu sistem, organisasi harus berhati-hati dengna cara membuat sistem tersebut sejelas
mungkin untuk menghindari masalah dikemudian hari ketika tujuan tidak tercapai. In
setting system goals, an organization must be careful to makethem definitive enough to
allow a later assessment of whether or not the goals have been achieved.
Tujuan berikutnya adalah ensure efficient employment of resources. Control goal
ini berusaha untuk mencegah penggunaan sumber daya yang tidak perlu. Secara umum,
pemborosan adalah ukuran dalam istilah finansial. Contoh: slip deposito dicetak secara
otomatis melalui komputer, proses ini kemungkinan lebih efisien daripada dibuat secara
manual.
Tujuan berikutnya yang akan dibahas adalah ensure security of resources. Tujuan
ini menyediakan perlindungan terhadap kerugian, kerusakan, penyingkapan, peniruan,
penjualan, atau penyalahgunaan lainnya atas sumber daya organisasi.
Dalam control goals of the information system terdapat beberapa tujuan yang
akan dicapai. Tujuan pertama adalah memastikan input validity. Untuk mencapai tujuan
ini organisasi harus memelihara keutuhan database dari sistem dan memfasilitasi hasil
dari output sistem yang dapat diandalkan.
Tujuan kedua adalah memastikan input completeness. Untuk mencapai tujuan ini,
mengharuskan semua objek atau event yang ditangkap harus valid untuk dimasukkan
kedalam database sistem.

22
Tujuan ketiga adalah memastikan input accuracy. Tujuan ini berhubungan
dengan berbagai macam data fields yang biasanya merupakan catatan, seperti dokumen
sumber. Tujuan dari input accuracy adalah menyangkut ketepatan/kebenaran dari data
yang dimasukkan ke dalam sistem. Untuk mencapai tujuan ini, kita harus meminimalkan
ketidaksesuaian data yang dimasukkan ke dalam sistem.
Tujuan ke empat adalah untuk memastikan update completeness. Tujuan ini
memberikan jaminan bahwa semua data yang dimasukkan kedalam komputer tergambar
dalam masing-masing master file.
Tujuan ke lima adalah untuk memastikan update accuracy. Tujuan ini
menyediakan jaminan bahwa data yang dimasukkan kedalam komputer mencerminkan
keakuratan dalam masing-masing master file.
Berikut ini adalah contoh control matrix
Recommended
Control Plans

Control Goals of the Operations System

Ensure
effectiveness
of operations
by achieving
the
following
system goals
:
A
B C

M-1 : Penanganan
employee/payroll
master file
secara independent
P-1 : Rekonsiliasi
antara rekening
koran bank (untuk
pembayaran gaji)
dengan daftar gaji

Ensure
efficient
employment
of
resources

Ensure
security
of
resources
(cash, and
employee/
payroll
file)
M-1

P-1

Tabel 2.2 Control Matrix

Control Goals of the

Information System
For time
For the
card inputs,
employee/
ensure :
payroll
file,
ensure :

IV
M-1

IC

IA

UC

UA

23
Penjelasan terhadap Control Matrix :
1. Effectiveness of operations, within which three representative system goals are
listed :
A Provide employees with timely paychecks
B Provide timely filling of tax returns and other reports to government
agencies
C Comply with the requirements of payroll tax laws and regulations
2.
3.
4.
5.
6.
7.

IV = Input Validity
IC = Input Completeness
IA = Input Accuracy
UC = Update Completeness
UA = Update Accuracy
M = Missing adalah control plans yang missing dalam sistem penggajian dan
pengupahan pada PT. Istana Kebayoran Raya Motor dan akan diusulkan dalam
sistem yang baru
8. P = Present adalah control plans yang sudah diterapkan dalam sistem yang
berjalan