Salah satu cara untuk meningkatkan rangsangan kerja karyawan yaitu dengan memberikan
imbalan dalam bentuk uang atau barang yang sesuai dengan kemampuan perusahaan. Balas
jasa yang biasa diterima disebut sebagai gaji dan upah. Pembayaran gaji dan upah merupakan
masalah yang dapat mempengaruhi hubungan antara tenaga kerja dengan perusahaan. Oleh
karena itu jumlah gaji dan upah yang diberikan harus berdasarkan peraturan yang dapat
diterima semua pegawai.
Di dalam masyarakat masih banyak yang belum bisa membedakan antara isilah gaji dan upah.
Hal ini disebabkan karena kedua istilah ini merupakan bentuk jasa yang diberikan oleh atasan
kepada tenaga kerja atas pekerjaannya. Berikut ini penulis akan mengemukakan beberapa
pengertian gaji dan upah menurut para ahli:
Gaji merupakan sejumlah pembayaran kepada pegawai yang diberi tugas administratif dan
manajemen yang biasanya ditetapkan secara bulanan. Sedangkan upah merupakan imbalan
yang diberikan kepada buruh yang melakukan pekerjaan kasar dan lebih banyak mengandalkan
kekuatan fisik, jumlah pembayaran upah biasanya ditetapkan secara harian atau
berdasarkan unit pekerjaan yang diselesaikan.G. Sugiyarso d an F. Winarni, Dasar-dasar Akuntansi
Perkantoran, Yog yakarta, 2005, pa ge 95
Gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh para karyawan yang
mempunyai jenjang jabatan PNS, anggota TNI dan POLRI dan anggota pemerintah yang
dibayarkan secara bulanan. Sedangkan upah merupakan penerimaan sebagai imbalan dari
pengusaha kepada tenaga kerja untuk suatu pekerjaan atau jasa yang telah dilakukan dan dinilai
dalam bentuk uang sesuai dengan perjanjian kerja antara pengusaha dan pekerja termasuk
tunjangan baik untuk pekerja sendiri maupun keluarganya.Achma d S. Ruky, Manajemen Penggajian
dan Pengupahan Karyawan Perusahaan, Jakarta., 2001, pag e 8
Gaji pada umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh para
karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manager, dan dibayarkan secara tetap per bulan.
Sedangkan upah merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan
pelaksana (buruh) umumnya dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan
produk yang dihasilkan oleh karyawan. Mulyad i, Sistem Akuntansi, Edisi ketiga, Jakarta., 2001, pag e
377
Dari kutipan di atas dapat disimpulkan bahwa gaji adalah balas jasa bagi karyawan tetap yang
diberikan oleh perusahaan yang masa kerjanya lebih lebih panjang. Sedangkan upah adalah
balas jasa yang diberikan pada karyawan yang pembayarannya didasarkan oleh waktu atau
hasil kerja.
Dalam praktek di perusahaan dan dalam buku-buku manajemen sumber daya manusia istilah
upah dan gaji digunakan dalam konteks yang berbeda.
1. Upah digunakan untuk menggambarkan pembayaran jasa kerja untuk satuan waktu
pendek, misalnya per hari atau malahan per jam. Gaji menggambarkan pembayaran
jasa kerja untuk satuan waktu lebih panjang biasanya sebulan.
2. Untuk menggambarkan kaitan pekerja penerima upah dengan proses produksi pada
industri manufaktur. Upah (wage) dibayarkan kepada pekerja yang terlibat langsung
dalam proses produksi, baik terlibat langsung maupun tidak langsung.
Dalam suatu perusahaan terdapat berbagai unsur dari biaya dan upah yang keseluruhannya
disebut dengan biauya tenaga kerja. unsur-unsur gaji dan upah seperti terterah dibawah ini:
1. Gaji Pokok
Gaji pokok merupakan gaji yang telah ditetapkan perusahaan berdasarkan kontrak
kerjanya.
2. Premi
Premi adalah upah tambahan yang diberikan kepada karyawan dikarenakan karyawan
tersebut telah bekerja dengan baik melebihi standar yang telah ditetapkan oleh
perusahaan. Misalnya perusahaan telah menetapkan output standar yang harus
diselesaikan sebanyak 20 unit/hari, maka bagi karyawan tersebut akan diberikan upah
tambahan sebesar jumlah kelebihan standar.
3. Lembur
Lembur merupakan upah yang dibayarkan kepada karyawan yang melebihi jam kerja
yang telah ditetapkan sebelumnya. Biasanya karyawan yang telah melakukan
pekerjaan melebhi jam kerjanya maka akan ada tarif yang lebih tinggi dibandingkan
tarif biasa.
4. Bonus
Bonus merupakan upah yang diberikan perusahaan pada suatu tahun fiskal
memperoleh keuntungan yang ditetapkan setelah berkonsultsi dengan pemerintah dan
serikat kerja.
5. Catu
Catu merupakan upah yang diberikan perusahaan kepada karyawan dalam bentuk
barang, misalnya minyak, gula dan sebagainya.
6. Perlengkapan dan sarana lain
Merupakan upah yang diterima karyawan secara tidak langsung, upah ini berupa
bentuk jasa seperti: hiburan, pelayanan kesehatan, dan transportasi yang diterima
tidak dalam bentuk uang. G. Sugiyarso d an F. Winarni, Dasar-dasar Akuntansi Perkantoran, Yog
yakarta, 2005, pa ge 97
Unsur-unsur yang telah dijelaskan di atas tentunya mempunyai latar belakang yang mendasar
untuk diadakan. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian dari strategi dan kebijakan
perusahaan walaupun ada sebagian yang ditetapkan oleh pemerintah melalui peraturan
perundangan misalnya cuti, izin, dana pensiun dan asuransi kecelakaan kerja.
Dari uraian diatas jelas sekali bahwa pimpinan perusahaan harus mencermati semua unsur
tersebut selain gaji pokok. Unsur-unsur tersebut harus dikendalikan dan setiap terjadi
peningkatan dalam besarnya perusahaan seharusnya mempertanyakan apa yang diperolehnya
dari pihak karyawan.
Prosedur pencatatan gaji dan upah tercantuk hal-hal yang berkaitan dengan dokumen-dokumen
yang digunakan sebagai pendukung pelaksanaan tugas yang harus dilaksakan.
Penggajian dan pengupahan merupakan objek yang sangat mudah untuk diselewengkan.
Ada beberapa cara untuk melakukan kecurangan dan penyelewengan terhadap gaji dan upah,
antara lain:
1. Pegawai fiktif penerbitan cek gaji ke orang yang tidak bekerja lagi bagi perusahaan.
Peristiwa ini sering sekali terjadi akibat dari keterlanjutan penerbitan cek setelah
pegawai diberhentikan.
2. Menguangkan cek gaji dan upah pegawai yang belum ditagih oleh pegawai yang
bersangkutan.
3. Menyiapkan bukti pembayaran gaji dan upah palsu dengan maksud untuk
mendapatkan pembayaran dua kali.
4. Membuat kesalahan-kesalahan dalam perhitungan sehingga gaji dan upah yang
diterima karyawan melebihi ataupun mengurangan jumlah yang semestinya dibayar.
5. Adanya karyawan yang melakukan absensi untuk beberapa orang karyawan lain.
6. Mencantumkan jumlah total gaji dan upah yang tidak benar dalam buku gaji dan
upah.
7. Pinjaman pegawai yang tidak mendapat persetujuan dicatat sebagai pengeluaran.
Setiap perusahaan mempunya prosedur pencatatan gaji dan upah. Prosedur pencatatan ini
dilakukan untuk membedakan tugas yang dilakukan oleh satu bagian dari bagian lainnya. Agar
masing-masing bagian dapat bekerja semaksimal mungkin.
Prosedur pencatatan penggajian adalah proses penggajian harus terpisah dari penyiapan data
masukan untuk dasar pembayaran, laporan-laporan jam kerja dan data kepegawaian. Data
kepegawaian diterima dari departemen kepegawaian. Laporan-laporan yam kerja diterima dari
pencatat jam kerja. Daftar gaji memuat rincian perhitungan gaji bersih (gaji kotor dikurangi
potongan-potongan). Cek pembayaran dikirimkan ke departemen pengeluaran kas untuk
ditandatangani, ditelaah dan didistribusikan rangkapan daftar gaji dikirim ke departemen utang
uaha untuk dilakukan pencatatan penggajian. Ge orgeH. Bodnar da n William S. Hop woo d, Sistem
informasi akunt ansi, Jakarta., 2000, pag e 286
Pendistribusian gaji dan upah pada CV X kepada para pegawainya adalah setiap tanggal 31-1
pada suatu periode. Pendistribusian gaji diberikan langsung kepada para pegawainya pada
tanggal tersebut. Jika perusahaan pada tanggal tersebut belum mendapatkan keuntungan sesuai
dengan target yang diinginkan maka penyerahan gaji dilakukan hingga target telah tercapai.
Pada bulan berikutnya, bila gaji belum dibayar sepenuhnya maka akan dibayar pada bulan
berikutnya.
Pada CV X dapat dilihat beberapa hal yang termasuk dalam perhitungan gaji dan upah, yaitu:
1. Hari Kerja
Para karyawan bekerja setiap hari dalam satu minggu, karena di perusahaan ini hanya
terdapat karyawan yang beragama islam, maka pada saat hari besar keagamaan maka
karyawan dinyatakan libur. Bagi golongan driver maka hari liburnya adalah pada saat
driver tersebt kembali ke Medan setelah mengantarkan para penumpang ke tempat
tujuan. Bagi karyawan yang berada di kantor maka hari libur ditentukan sesuai
pembagian shift yang ditentukan oleh sekretaris perusahaan. Jam kerja di kantor yaitu
selama 6 jam per shift.
2. Waktu Istirahat.
Waktu istirahat yang ditentukan perusahaan yaitu minimal 3 jam setelah masuk
kerja. Misalnya pada shift pagi yang waktu masuknya adalah pukul 09.00 WIB maka
waktu istirahatnya pada pukul 12.00 WIB. Waktu istirahat ini biasanya bisa
dimajukan atau dimundurkan sesuai dengan kesediaan karyawan.
3. Lembur.
Pada perusahaan ini, tidak ada istirahat lembur. Apabila karyawan bekerja melebihi
jam kerjanya maka hal tersebut hanya dianggap sebagai loyalitas. Karena pekerjaan
tersebut biasanya merupakan pekerjaan yang belum selesai dikerjakan pada waktu
shift. Pada hari besar keagamaan maka gaji karyawan dihitung normal seperti hari
biasa.
4. Cuti
Cuti yang diberikan kepada karyawan dari perusahaan sebagai berikut:
o Cuti Tahunan, diberikan pada karyawan yang telah bekerja minimal satu tahun
secara terus menerus. Masa cuti yang diberikan perusahaan selama dua
minggu. Selama cuti, maka pembayaran gaji tetap berlangsung.
o Cuti Khusus, dalam perusahaan ini cuti khusus yang diberikan hanya dua jenis
yaitu cuti pada saat pernikahan dan pada saat melahirkan. Pada saat
pernikahan cuti yang diberikan selama satu minggu. Dan pada saat melahirkan
cuti yang diberikan selama tiga minggu. Pada cuti khusus ini pembayaran gaji
juga tetap berlangsung.
Adapun prosedur perhitungan gaji dan upah yang diterapkan pada CV X, yaitu:
Sistem Pengawasan Intern Gaji dan Upah.
Untuk mencapai tujuan pengawasan intern gaji dan upah agar dapat berfungsi dengan baik
maka diperlukan syarat-syarat tertentu yang merupakan pengawasan itu sendiri. Apabila
syarat-syarat tersebut telah terpenuhi maka tujuan perusahaan dapat tercapai dengan
menggunakan fasilitas yang ada secara efektif dan efisien.
Pembentukan dan pemeliharaan suatu sistem pengawasan intern adalah kewajiban manajemen.
Tanggung jawab dari manajemen memberikan keyakinan yang masuk akal kepada pemilik
perusahaan bahwa kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik. Maka sistem pengawasan
intern ini diperlukan untuk melaksanakan kewajiban tersebut. Berikut beberapa
pengertian pengawasan intern menurut beberapa ahli:
Pengertian pengawasan intern meliputi organisasi serta metode ketentuan yang terkoordinasi
yang dianut dalam suatu perusahaan untuk melindungi harta
milik perusahaan, mencek kecermatan dan keandalan data akuntansi, meningkatkan
efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah
digariskan. Ikatan Akunt an Indonesia, Standar Akuntansi Keuangan, Jakarta., 2002, pag e 29.
Pengawasan intern adalah kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva dari
penyalahgunaan, memastikan bahwa informasi usaha akurat, memastikan bahwa perundang-
undangan serta peraturan dipatuhi sebagaimana mestinya. S. Carl Warrens, James M. Reev, da n Philip
E. Fess, Pengantar Akuntansi, Jakarta., 2005, pag e 229.
Pada tahapan masukan atau mempersiapkan data, meliputi pengecekan visual, sumber
dokumen yang dirancang, register dokumen, tape yang terkendali dan kode rekening.
Pada tahapan pengolahan data, meliputi pemeriksaan, total batch dan rekonsiliasi.
Pada tahapan keluaran, meliputi evaluasi atau review dan daftar distribusi.
Pengawasan administrasi atau biasa disebut feedback control mencapai tujuan ketaatan
terhadap kebijakan pimpinan yang tidak langsung berhubungan dengan catatan keuangan
(analisis statistik, praktek-praktek yang sehat, dan sebagainya).
Sistem pengawasan intern ini dilakukan dengan tujuan untuk menghindari penyelewengan-
penyelewengan yang mungkin terjadi sehingga membuat perusahaan mengalami kerugian.
1. Organisasi
o Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan.
o Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
2. Sistem Otorisasi.
o Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus
memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang
ditandatangani oleh direktur utama.
o Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat,
perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat
keputusan direktur keuangan.
o Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan
karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi
oleh fungsi kepegawaian.
o Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.
o Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang
bersangkutan.
o Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
o Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh
fungsi akuntansi.
3. Prosedur pencatatan
o Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar
gaji dan upah karyawan.
o Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya
oleh fungsi akuntansi.
4. Praktik yang sehat.
o Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu
yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung.
o Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh
fungsi pencatat waktu.
o Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian
perhitungannya oleh fungsi akuntasi sebelum dilakukan pembayaran.
o Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan
penghasilan karyawan.
o Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan
upah.