INTRODUCTION

Human Resource Management / Payroll Cycle adalah kumpulan aktivitas bisnis berulang
dan berhubungan dengan operasi pemrosesan data yang berkaitan dengan mengelola
tenaga kerja secara efektif. Tugas-tugas penting di dalamnya terdiri atas :
1. Recruiting and hiring new employees
2. Training
3. Job assignment
4. Compensation (payroll)
5. Performance evaluation
6. Discharge of employee (voluntary or involuntary termination)
Notes : Awalnya fungsi payroll dan HRM itu dipisah. Jadi payroll jalanin tugas ke 4
(compensation), sisanya dijalanin HRM. Tapi, karena ada ERP keduanya disatuin.
PAYROLL CYCLE INFORMATION SYSTEM
Kesuksesan perusahaan bergantung pada karryawan yang ahli dan termotivasi, karena
pengetahuan dan keahlian mereka mempengaruhi kualitas dari brang dan jasa yang
diberikan kepada customer. Agar dapat memanfaatkan karyawan secara efektif, sistem
HRM/Payroll harus mengumpulkan dan menyimpan informasi yang dapat menjawab
pertanyaan berikut :

 Berapa banyak karyawan yang dibutuhkan untuk mencapai rencana strategis?

 Karyawan mana yang memiliki keahlian khusus?
 Keahlian mana yang kurang dalam perusahaan? keahlian mana yang sudah cukup
banyak?
 Seberapa efektif program training dalam mempertahankan dan meningkatkan keahlian?
 Apakah kinerja keseluruhan meningkat atau memburuk?
 Apakah ada masalah dalam turnover, keterlambatan, atau ketidakhadiran?
Untuk dapat memanfaatkan keahlian dan pengetahuan karyawan secara efektif, perusahaan
juga dapat menggunakan Knowledge Management Systems, yaitu software yang
menyimpan dan mengorganisir keahlian yang dimiliki setiap karyawan, agar pengetahuan
tersebut dapat dibagi dan digunakan oleh orang lain.

Threat and Control baca dari buku aja yakk 😊

PAYROLL CYCLE ACTIVITIES

Ada 5 sumber input utama untuk payroll system, antara lain :
1. Departemen HRM => informasi tentang hiring, termination, dan pay-rate changes karena
kenaikan gaji atau promosi.
2. Employees => informasi perubahan deduksi diskresioner, seperti rencana pensiun.
3. Various Department => data mengenai jam kerja karyawan aktual.
4. Agensi Pemerintah => informasi tentang tarif pajak dan instruksi kewajiban hukum.
5. Perusahaan Asuransi => instruksi untuk menghitung dan mengirimkan berbagai
potongan.
Ada 5 aktivitas utama dalam payroll cycle, yaitu
1. Update master data
2. Validate time & attendance data
3. Prepare payroll
4. Disburse payroll
5. Disburse taxes & miscellaneous deduction
UPDATE PAYROLL MASTER DATABASE
Master database payroll harus diupdate untuk menyimpan perubahan :

 Internal => seperti karyawan baru, pemecatan, perubahan tarif gaji, atau peruabahan
discretionary witholding. Dalam hal ini, HRM Department yang bertanggung jawab untuk
mengupdate database.
 External => seperti perubahan tarif pajak dan pemotongan untuk asuransi. Dalam hal ini,
Payroll departement yang bertanggung jawab mengupdate database.
VALIDATE TIME AND ATTENDANCE DATA
Dokumen yang dapat digunakan perusahaan untuk melihat data kehadiran karyawan, yaitu :

 Time card => dokumen yang mencatat waktu kedatangan dan kepulangan karyawan
untuk setiap shift kerja.
 Time sheet => data entry screen atau dokumen kertas yang digunakan untuk mencatat
berapa banyak waktu yang dihabiskan dalam melakukan pekerjaan untuk klien tertentu.
PREPARE PAYROLL
1. Data transaksi payroll dalam master database akan diedit, kemudian transaksi tervalidasi
akan diurutkan berdasarkan nomor karyawan.
2. File transaksi payroll yang sudah urut akan digunakan untuk menyiapkan paycheck,
catatan transaksi akan dibaca dan gross-pay akan dihitung.
3. Semua payroll deduction akan dijumlah, dan totalnya dikurangi dari gross-pay untuk
memperoleh net-pay.
4. Setelah itu, gross-pay, deduction, dan net-pay setiap karyawan dicatat dan diupdate
dalam master data.
5. Payroll register dan deduction register dibuat.
6. Sistem akan mencetak paycheck karyawan, yang biasa termasuk earning statement.
Payroll deduction terdiri atas :

 Payroll tax witholding => pajak-pajak yang ditetapkan pemerintah

 Voluntary deductions => rencana pensiun, premi asuransi-asuransi yang ada
Payroll register adalah daftar data payroll untuk setiap karyawan dalam periode penggajian.
Deduction register ialah laporan daftar semua voluntary deduction lain untuk tiap
karyawan. Earning statement adalah laporan daftar jumlah gross-pay, deduction, dan net-
pay untuk periode saat ini dan total setiap kategori tersebut.
Ada 3 jenis data processing integrity control yang dapat mengurangi ancama payroll errors :
1. Batch totals : jika hash total awal dan akhir sesuai, berarti semua data penggajian telah
diproses, input data akurat, dan tidak ada time-card palsu yang dimasukkan dalam
proses.
2. Cross-footing the payroll register : total kolom net-pay harus sama dengan totak gross-
pay dikurangi total deduction. Jika tidak berarti ada error dalam pemrosesan.
3. A Payroll clearing account : adalah akun general ledger yang digunakan dalam proses
dua langkah untuk memeriksa keakuratan dan kelengkapan pencatatan biaya
penggajiban dan alokasi selanjutnya ke pusat biaya yang sesuai.
DISBURSE PAYROLL

 Account payable department => mereview dan menyetujui payroll register, kemudian
menyiapkan disbursement voucher dan mengesahkan transfer dana dari akun umum
perusahaan ke payroll bank accountnya. Disbursement voucher akan digunakan untuk
mengupdate general ledger.
 Cashier => me-review payroll register dan disbursement voucher, kemudian menyiapkan
dan menandatangani cek, lalu mengirim dana ke payroll bank account perusahaan.
Beberapa kontrol yang dapat diterapkan untuk mengurangi ancaman dalam tahap ini ialah :

 Akses ke cek gaji kosong dan ke mesin atnda tangan cek harus dibatasi. Kemampuan
mengesahkan transaksi EFT juga harus dibatas dan dikendalikan melalui penggunaan
autentikasi multifaktor yang kuat.
 Semua cek penggajian harus diberi nomor secara berurutan dan dihitung secara berkala.
 Kasir hanya harus menandatangani cek gaji yang didukung dokumentasi yang sesuai.
DISBURSE TAXES AND MISCELLANEOUS DEDUCTIONS
Pada tahap ini, perusahaan mencairkan pajak-pajak dan premi-premi asuransi yang
sebelumnya telah dikurangi dari gross-pay karyawan, dan membayarkannya kepada agensi
pemerintah, perusahaan asuransi, atau perusahaan lainnya.
Flexible benefits plans adalah program di mana setiap karyawan menerima tanggungan
minimum dalam asuransi kesehatan dan iuran pensium, ditambah ‘kredit’ manfaat
tambahan yang dapat digunakan untuk memperoleh waktu liburan ekstra atau asuransi
kesehatan tambahan. Paket ini terkadang disebut cafetaria-style benefit plans karena
menawarkan menu pilihan.
OUTSOURCING OPTIONS
Payroll Service Bureau adalah sebuah organisasi yang memelihara master file penggajian
untuk setiap kliennya dan melakukan aktivitas pemrosesan penggajiab mereka untuk
mendapatkan bayaran.
Professional Employer Organization adalah sebuah organisasi yang memproses penggajian
dan juga menyediakan layanan manajemen sumber daya manusia seperti desain dan
administrasi tunjangan karyawan.
Alasan perusahaan melakukan outsourcing jasa payroll adalah :
1. Mengurangi biaya : biaya yang dikeluarkan untuk outsourcing bureau atau PEO lebih
sedikit daripada melakukan payroll sendiri. Karena perusahaan tidak butuh
mengembangkan dan mempertahankan keahlian untuk mematuhi UU perpajakan yang
terus berubah.
2. Manfaat yang lebih luas : PEO menyatukan biaya pengelolaan tunjuangan untuk semua
klien mereka. Akibatnya, PEO memungkinkan perusahaan kecil untuk menawarkan
manfaat yang sama luasnya dengan yang biasa ditawarkan perusahaan besar.
3. Mengurangi sumber daya komputer : bureau dan PEO dapat menghilangkan satu atau
lebih fungsi AIS dalam perusahaan (yaitu payroll management). Sehingga sumber daya
komputasi dapat dibebaskan dan digunakan untuk meningkatkan layanan di area lain.