Personalia
Audit Siklus Penggajian dan Personalia
A. PENDAHULUAN
Siklus penggajian dan personalia (payroll and personnel cycle) melibatkan pekerjaan dan
pembayaran kepada semua karyawan. Tenaga kerja adalah pertimbangan yang penting dalam
penilaian persediaan perusahaan manufaktur, perusahaan konstruksi, dan industri lainnya.
Penilaian dan pengalokasian tenaga kerja yang tidak tepat dapat menimbulkan salah saji laba
bersih yang material. Penggajian juga merupakan bidang dimana sumber daya perusahaan dapat
terbuang akibat ketidakefisienan atau pencurian melalui kecurangan.
Seperti dalam siklus penjualan dan penagihan, audit atas siklus penggajian dan personalia
juga mencakup pemahaman tentang pengendalian internal, penilaian risiko pengendalian,
pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi, prosedur analisis, serta pengujian
atas rincian saldo.
Dalam audit yang umum, perbedaan utama antara siklus penggajian dan personalia serta
siklus lainnya meliputi :
Hanya ada satu siklus transaksi untuk penggajian. Sebagian besar siklus lainnya
memasukkan setidaknya dua kelas transaksi. Sebagai contoh siklus penjualan dan penagihan
memasukkan baik transaksi penjualan maupun penerimaan kas, dan sering kali melibatkan
retur penjualan serta penghapusan piutang tak tertagih. Penggajian hanya memiliki satu
kelas karena penerimaan jasa dari karyawan dan pembayaran jasa tersebut melalui
penggajian biasanya terjadi dalam periode waktu yang singkat.
Transaksi pada umumnya jauh lebih signifikan ketimbang akun neraca terkait. Akun akun
yang terkait dalam penggajian seperti misalnya penggajian akrual dan potongan pajak
biasanya bernilai kecil dibandingkan dengan total transaksi selama tahun bersangkutan.
Pengendalian internal terhadap penggajian sudah efektif bagi hampir semua perusahaan,
bahkan perusahaan kecil sekalipun. Penalty yang tinggi yang dikenakan pemerintah Negara
bagian federal telah mendorong efektifnya pengendalian atas pemotongan dan pembayaran
pajak penggajian. Selain itu, masalah moral karyawan juga dapat mengemuka jika karyawan
tidak diberi gaji atau diberi gaji yang kecil.
Karena ketiga karakteristik tersebut, maka ketika mengaudit penggajian, biasanya auditor
menekankan pengujian pengendalian, pengujian substantif atas transaksi, dan prosedur analitis.
Pengujian atas rincian saldo hanya memerlukan beberapa menit bagi sebagian besar akun yang
berhubungan dengan penggajian.
2
Audit Siklus Penggajian dan Personalia
Akun yang umum dalam siklus penggajian dan personalia ditunjukkan pada gambar di atas.
Akun T akan digunakan untuk mengilustrasikan cara informasi akuntansi mengalir melalui
berbagai akun dalam siklus penggajian dan personalia. Dalam sebagian besar system, akun gaji
dan upah akrual hanya akan diguakan pada akhir periode akuntansi. Selama periode berjalan,
beban baru akan dicatat apabila karyawan telah benar benar dibayar dan bukan ketika biaya
tenaga kerja terjadi. Akrual untuk tenaga kerja dicatat dengan ayat jurnal penyesuaian pada akhir
periode bagi setiap biaya tenaga kerja yang dihasilkan tetapi belum dibayar.
2
Audit Siklus Penggajian dan Personalia
Lihat tabel di atas. Kolom ketiga mengidentifikasi 4 fungsi bisnis dalam siklus penggajian
dan personalia yang umum serta mengilustrasikan hubungan antara fungsi bisnis, kelas transaksi,
akun-akun dan dokumen serta catatan. Auditor harus memahami fungsi bisnis dan dokumen serta
catatan tersebut sebelum dapat menilai resiko pengendalian dan merancang pengujian
pengendalian serta pengujian substantif atas transaksi.
Departemen sumber daya manusia menyediakan sumber yang independen untuk
mewawancarai dan merekrut personel yang memenuhi kualifikasi. Departemen tersebut juga
merupakan sumber catatan yang independen bagi verifikasi internal atas informasi upah.
Termasuk penambahan dan penghapusan gajiserta perubahan upah dan pengurangan.
Catatan personalia (personel records) meliputi data seperti tanggal mulai bekerja,
investigasi personil, tingkat pembayaran, pengurangan yang diotorisasi, evaluasi kinerja dan
tanggal berhenti bekerja.
Formulir otorisasi pengurangan. Formulir ini digunakan untuk mengotorisasi
pengurangan gaji, termasuk jumblah pembebasan untuk pemotongan pajak pengasilan, 401(K)
dan program tabungan pension lainnya, obligasi tabungan A.S. serta iuran serikat pekerja.
Formulir otorisasi tingkat pembayaran. Formulir ini digunakan untk mengotorisasi
tingkat pembayaran. Sumber informasinya adalah kontrak tenaga kerja, otorisasi oleh
manajemen, atau dlam kasus pejabat perusahaan, otorisasi dari dewan direksi.
Pencatatan waktu (timekeeping) dan persiapan penggajian merupakan hal yang penting
dalam audit penggajian karena mempengaruhi secara langsung beban peggajian dalam setiap
periode. Untuk mencegah salah saji dalam epat aktivitas berikut diperlukan pengendalian yang
memadai :
2
Audit Siklus Penggajian dan Personalia
2
Audit Siklus Penggajian dan Personalia
2
Audit Siklus Penggajian dan Personalia
Pengendalian internal untuk penggajian biasanya sangat terstruktur dan terkendali dengan
baik untuk mengelola pengeluaran kas, meminimalkan keluhan dan ketidakpuasan para
karyawan, serta meminimalkan kecurangan penggajian. Cek gaji dan semua jurnal yang terkait
serta catatan penggajian biasanya diproses oleh komputer. Karena perihal pembayaran gaji relatif
umum dari perusahaan ke perusahaan, maka harus tersedia sistem komputer yang berkualitas
tinggi.
Karena memroses penggajian serupa pada sebagian besar organisasi, dan program harus
dimodifikasi setiap tahun terhadap perubahan skedul pemotongan pajak, umumnya perusahaan
menggunakan jasa penggajian dari luar untuk memroses penggajian. Auditor juga dapat
mengandalkan pada pengendalian internal organisasi jasa. Hal ini bisa diterima jika auditor
organisasi jasa menerbitkan laporan (yang sering kali disebut sebagai laporan SAS 70) mengenai
pengendalian internal organisasi jasa.
Biasanya tidaklah sulit bagi perusahaan untuk menetapkan pengendalian yang baik dalam
siklus penggajian dan personalia, besarnya transaksi relatif homogen dan berjumlah kecil.
Sebagai akibatnya auditor jarang menemukan pengecualian ketika menguji transaksi penggajian.
Kadang-kadang, terjadi deviasi pengujian pengendalian, tetapi sebagian besar salah saji moneter
dikoreksi oleh pengendalian verifikasi internal atau ketika merespons keluhan karyawan.
Meskipun ada salah saji, salah saji tersebut jarang bersifat material.
Prosedur pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi merupakan alat
yang sangat penting untuk memverifikasi saldo akun dalam siklus penggajian dan personalia.
Pengujian-pengujian tersebut ditekankan karena tidak adanya bukti pihak ketiga yang
independen, seperti konfirmasi, untuk memverifikasi upah akrual, pajak penghasilan yang
dipotong, pajak penggajian akrual, dan akun neraca lainnya.
Walaupun pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi merupakan alat
yang sangat penting dalam menguji penggajian, pengujian dalam bidang ini biasanya tidak
bersifat ekstensif. Banyak audit menghadapi risiko salah saji yang material yang rendah atau
minimal walaupun penggajian sering kali menjadi bagian yang signifikan dari total beban,
disebabkan karena tiga alasan berikut:
1. Karyawan kemungkinan besar akan mengajukan keluhan kepada manajemen jika mereka
dibayar terlalu rendah.
2. Semua transaksi penggajian secara tipikal seragam dan tidak rumit.
3. Transaksi penggajian merupakan subjek audit pemerintah negara bagian dan federal
menyangkut pemotongan pajak penghasilan, Jaminan Sosial, dan pajak pengangguran.
Tujuan dari banyak pengendalian internal dan sifat pengujian pengendalian serta pengujian
substantif atas transaksi bagi sebagian besar pengujian terpampang dari deskripsinya pada tabel
berikut:
2
Audit Siklus Penggajian dan Personalia
Ikhtisar Tujuan Audit yang Berkaitan dengan Transaksi, Pengendalian Kunci, Pengujian
Pengendalian, dan Pengujian Substantif atas Transaksi untuk Penggajian
Pengujian Substantif
Tujuan Audit yang Pengujian Pengendalian
Pengendalian Internal Kunci atas Transaksi
Berkaitan dengan Transaksi Umum
Umum
Pembayaran penggajian yang Kartu waktu disetujui oleh penyelia. Memeriksa kartu untuk Mereview jurnal
tercatat adalah untuk pekerjaan indikasi persetujuan. penggajian, buku
yang dilaksanakan oleh karyawan Jam waktu digunakan untuk mencatat besar umum, dan
yang benar-benar ada waktu. Memeriksa kartu waktu. catatan gaji yang
(keterjadian) diperoleh menyangkut
Mempertahankan file personil yang
Mereview kebijakan jumlah yang besar
memadai.
personalia. atau tidak biasa.
Perekrutan tenaga kerja diotorisasi.
Memeriksa file personalia. Membandingkan cek
Ada pemisahan tugas di antara personalia, yang dibatalkan
pencatat waktu, dan pengeluaran gaji. Mereview bagan dengan jurnal
organisasi, membahasnya penggajian
Hanya karyawan yang ada dalam file data dengan karyawan, dan menyangkut nama,
komputer yang diterima ketika mereka mengamati tugas yang jumlah, dan tanggal.
dimasukkan. dilaksanakan.
Memeriksa cek yang
Memeriksa printout dibatalkan untuk
Cek diotorisasi sebelum dikeluarkan. transaksi yang ditolak oleh endorsement yang
komputer karena memiliki tepat.
nomor yang karyawan
tidak ada. Membandingkan cek
yang dibatalkan
Memeriksa catatan dengan catatan
penggajian menyangkut personalia.
indikasi persetujuan.
Transaksi penggajian yang ada Cek gaji telah dipranomori dan Memperhitungkan urutan Merekonsiliasi
telah dicatat (kelengkapan) diperhitungkan. cek gaji. pengeluaran dalam
jurnal penggajian
Akun bank telah direkonsiliasi secara Membahas dengan dengan pengeluaran
independen. karyawan dan mengamati pada rekening bank
rekonsiliasi. penggajian.
Membuktikan
rekonsiliasi bank.
Transaksi penggajian yang dicatat Perhitungan dan jumlah telah diverifikasi Memeriksa indikasi Menghitung ulang
adalah untuk jumlah waktu yang secara internal. verifikasi internal. jam yang digunakan
benar-benar dikerjakan dan pada dari kartu waktu.
tingkat upah yang sesuai; Total batch dibandingkan dengan laporan Memeriksa file total batch
pemotongan pajak telah dihitung ikhtisar komputer. untuk melihat tanda Membandingkan
dengan benar (keakuratan) tangan klerk pengendali tingkat upah dengan
Tingkat upah, gaji, atau tingkat komisi data; membandingkan kontrak serikat
diotorisasi secara layak. totalnya dengan laporan pekerja, persetujuan
Pemotongan termasuk jumlah untuk ikhtisar. oleh dewan direksi,
atau sumber lainnya.
asuransi dan tabungan penggajian telah Memeriksa catatan
diotorisasi secara layak. penggajian menyangkut Menghitung ulang
indikasi otorisasi. pembayaran kotor.
Memeriksa otorisasi dalam Mengecek
file personalia. pemotongan dengan
mengacu pada tabel
pajak dan formulir
otorisasi dalam file
personalia.
Menghitung ulang
pembayaran bersih.
Membandingkan cek
yang dibatalkan
dengan jurnal
penggajian
menyangkut
jumlahnya.
2
Audit Siklus Penggajian dan Personalia
Ikhtisar Tujuan Audit yang Berkaitan dengan Transaksi, Pengendalian Kunci, Pengujian
Pengendalian, dan Pengujian Substantif atas Transaksi untuk Penggajian
Pengujian Substantif
Tujuan Audit yang Pengujian Pengendalian
Pengendalian Internal Kunci atas Transaksi
Berkaitan dengan Transaksi Umum
Umum
Transaksi penggajian telah Isi file induk penggajian telah diverifikasi Memeriksa indikasi Menguji keakuratan
dimasukkan dengan benar dalam secara internal. verifikasi internal. klerikal dengan
file induk penggajian dan memfooting jurnal
diikhtisarkan dengan benar Total file induk penggajian telah Memeriksa laporan total penggajian dan
(posting dan pengikhtisaran) dibandingkan dengan total buku besar ikhtisar awal yang menelusuri posting ke
umum. menunjukkan bahwa buku besar umum
perbandingan telah serta file induk
dilakukan. penggajian.
Transaksi penggajian telah Bagan akun yang memadai telah digunakan. Mereview bagan akun. Membandingkan
diklasifikasikan dengan benar klasifikasi dengan
(klasifikasi) Klasifikasi akun telah diverifikasi secara Memeriksa indikasi bagan akun atau
internal. verifikasi internal. prosedur manual.
Mereview kartu waktu
karyawan departemen
dan tiket pekerjaan
untuk penugasan
pekerjaan serta
menelusuri ke
distribusi tenaga
kerja.
Transaksi penggajian telah dicatat Prosedur memerlukan pencatatan transaksi Memeriksa prosedur Membandingkan
pada tanggal yang benar sesegera mungkin setelah penggajian manual dan mengamati tanggal cek yang
(ketetapan waktu) dibayarkan. kapan pencatatan tercatat dalam jurnal
dilakukan. penggajian dengan
Transaksi telah diverifikasi secara internal. tanggal pada cek yang
Memeriksa indikasi dibatalkan dan kartu
verifikasi internal. waktu.
Membandingkan
tanggal pada cek
dengan tanggal cek
tersebut dicairkan
bank.
2
Audit Siklus Penggajian dan Personalia
1. Pengendalian Kunci
Pengendalian kunci untuk siklus penggajian dan personalia dalah sebagai berikut:
a. Pemisahan tugas yang memadai
Pemisahan tugas diterapkan terutama untuk mencegah pembayaran berlebih dan
pembayaran kepada karyawan yang tidak ada atau fiktif. Fungsi penggajian harus
independen dari bagian SDM yang mengendalikan aktifitas penggajian kunci (seperti
penambahan karyawan atau menghapus karyawan), dan terpisah dari penyimpanan cek
gaji yang telah ditandatangani.
b. Otorisasi yang tepat
Hanya bagian SDM yang boleh mengotorisasi untuk menambah atau menghapus
karyawan dari daftar penggajian atau mengubah tingkat upah serta potongan. Penyelia
karyawan berwenang untuk menentukan jumlah jam kerja, terutama lembur.
Persetujuan dapat dibubuhkan dalam timecard atau dikecualikan untuk jam lembur saja.
c. Dokumen dan catatan yang memadai
Dokumen dan catatan yang memadai tergantung pada sifat dan sistem penggajian.
Kartu waktu atau catatan cocok digunakan untuk karyawan paruh waktu atau yang
dibayar per jam, namun tidak untuk karyawan tetap. Untuk karyawan yang dibayar
menurut tingkat potongan atau sistem intensif lainnya, diperlukan catatan bentuk
lainnya. Karena tujuan kelengkapan tidak terlalu diperhatikan, dokumen yang telah
dipranomori tidak terlalu diperlukan untuk sistem penggajian.
d. Pengendalian fisik terhadap aktiva dan catatan
Akses ke cek gaji yang belum ditandatangani harus dibatasi. Cek harus ditandatangani
oleh karyawan yang bertanggungjawab, dan penggajian harus didistribusikan oleh
seseorang yang independen dari fungsi penggajian dan pencatatan waktu. Setiap cek
yang tidak dicairkan harus langsung disetor kembali. Jika cek ditandatangani oleh
mesin, maka akses ke mesin tersebut harus dibatasi.
e. Pengecekan yang independen terhadap kinerja
Verifikasi terhadap penghitungan penggajian harus independen. Seorang dari manajer
atau karyawan lain harus mereview output penggajian untuk melihat salah saji atau
jumlah yang tidak biasa. Jika tenaga kerja manufaktur mempengaruhi persediaan, atau
jika akumulasi biaya dihitung berdasarkan pekerjaan, maka dibutuhkan pengendalian
memadai untuk menghitung memferifikasi pembebanan yang tepat.
2
Audit Siklus Penggajian dan Personalia
2
Audit Siklus Penggajian dan Personalia
2
Audit Siklus Penggajian dan Personalia
Setelah menyelesaikan pengujian tersebut dan menilai kemungkinan salah saji akun laporan
keuangan dalam siklus penggajian dan personalia, auditor akan mengikuti metodologi untuk
merancang pengujian atas rincian saldo. Gambar di bawah mengikhtisarkan metodologi tersebut.
1. Mengidentifikasi Risiko Bisnis Klien yang Mempengaruhi Penggajian (Tahap I)
Risiko bisnis klien mungkin saja terjadi pada kesepakatan kompensasi yang kompleks, yang
mencakup bonus dan rencana opsi saham serta kesepakatan kompensasi yang ditangguhkan
lainnya. Contohnya adalah banyak perusahaan menyediakan opsi saham yang ekstensif
sebagai bagian dari paket kompensasinya untuk karyawan kunci yang secara signifikan
mempengaruhi beban kompensasi dan ekuitas pemegang saham.
2. Menetapkan Salah Saji yang Dapat ditoleransi dan Menilai Risiko Inheren (Tahap I)
Selain potensi kecurangan, risiko inheren umumnya juga redah bagi semua tujuan audit
yang berkaitan dengan saldo. Jika sebagian besar transaksi melibatkan kas, ada risiko
inheren berupa kecurangan penggajian. Karena itu auditor sering mempertimbangkan
pentinngnya tujuan audit yang berkaitan dengan transaksi-keterjadian. Sebagai bagian dari
pemahaman mengenai klien, auditor dapat mengidentifikasi masalah yang berhubungan
dengan penggajian yang kompleks, seperti rencana kompensasi berdasarkan saham yang
dapat meningkatkan risiko inheren yang berhubungan denngan akuntansi dan pengungkapan
kesepakatan tersebut.
3. Menilai Risiko Pengendalian dan Melaksanakan Pengujian yang Terkait (Tahap I dan
II)
2
Audit Siklus Penggajian dan Personalia
5. M e r a n c a n g
2
Audit Siklus Penggajian dan Personalia
akrual klien. Salah saji yang sering terjadi adalah kelalaian memasukkan jumlah hari
yang tepat yang telah dihasilkan tetapi belum dibayar.
c. Komisi Akrual : konsepnya sama dnegan gaji akrual namun lebih sulit karena adanya
ragam perjanjian komisi yang berbeda-beda. Yang harus dilakukan pertama adalah
menentukan sifat perjanjian komisi dan kemudian menguji perhitunngannya
berdasarkan perjanjian itu. Harus dilihat juga konsistensinya denngan tahun
sebelumnya.
d. Bonus akrual: seringnya bonus yang belum dibayarkan pada akhir tahun sangat besar
sehingga kelalaiannya juga dapat menimbulkan salah saji yang material. Verifikasinya
dengan membandingkannya dengan jumlah yang diotorisasi pada risalah rapat dewan
direksi.
e. Pembayaran cuti liburan, cuti sakit, atau tunjangan akrual lainnya: untuk menilai
kewajarannya bandingkan konsistensinya dengan tahun sebelumnya. Ketahui kebijakan
perusahaan untuk menccatat kewajiban dahulu kemudian hitung ulang jumlah yang
tercatat.
f. Pajak penggajian akrual: diverifikasi dengan formulir pajak yang disiapkan untuk
periode selanjutnya untuk menentukan jumlah yang sudah harus dicatat sebagai
kewajiban pada tanggal neraca.
g. Pengujian atas rincian saldo untuk akun beban: auditor relatif sedikit melakukan
pengujian tambahan disamping prosedur analitis, pengujian pengendalian, pengujian
substantif atas transaksi dan pengujian atas akun kewajiban terkait. Auditor hanya perlu
melakukan pengujian lebih jika menemukan kelemahan material dalam pengendalian
internal atau salah saji signifikan dalam pengujian kewajiban. Akun yang sering diuji
mecakup kompensasi pejabat, komisi, beban pajak pennghasilan, total penghasilan
pegawai, dan tenaga kerja kontrak.
h. Kompensasi Pejabat : verifikasi apakah total kompensasi dari pejabat adalah jumlah
yang disetujui oleh dewan direksi dan komisaris, karena gaji dan bonus mereka harus
dimasukkan ke dalam Surat Pemberitahuan pajak.
i. Komisi : dapat diverifikasi dengan mudah kalau tarif komisi sama untuk masing-
masing jenis penjualan dan informasi penjualan yang diperlukan tersedia dalam catatan
akuntansi.
j. Beban pajak penggajian : dapat diuji dengan merekonsiliasi total gaji dalam masing-
masing formulir pajak penghasilan pegawai dengan total gaji untuk keseluruhan tahun.
Total PPh dapat dihitung ulang dengan mengalikan tarif yang sesuai dengan
penghasilan kena pajak. Biasanya butuh waktu lama dan biaya tinggi, sehingga sering
tidak dilakukan kecuali prosedur analitis mengindikasikan terdapat masalah yang tidak
dapat diselesaikan dengan prosedur lainnya.
k. Total penggajian: perlu diadakan pengujian atas transaksi untuk menemukan
kekeliruan dalam pembebanan gaji (apakah transaksi penggajian dibebankan ke
perkiraan non penggajian atau seluruhnya tidak dicatat dalam jurnal penggajian).
l. Tenaga kerja kontrak (Outsourcing): Biaya yang dibayarkan ke perusahaan
outsource diuji dengan membandingkan jumlahnya dengan kesepakatan kontrak yang
ditandatangani antara perusahaan dengan perusahaan outsource.
2
Audit Siklus Penggajian dan Personalia
2
Audit Siklus Penggajian dan Personalia
Prosedur audit merupakan hal umum yang ditemukan dalam mengaudit siklus penggajian dan
personalia :
1. Memeriksa jurnal semua periode untuk mencari transaksi yang tidak biasa untuk menentukan
apakah mereka dicatat dengan benar.
2. Memeriksa ulang bukti mengenai tingkat penggajian dan perhitungan oleh seseorang yang
independen.
3. Memperoleh skedul dari semua kewajiban penggajian dan menelusuri ke buku besar umum.
4. Memilih sampel 20 cek gaji yang dibatalkan dan akun untuk urutan numerik.
5. Memfoot dan mengcross-foot jurnal penggajian untuk dua periode dan menelusuri jumlah total
ke buku besar umum.
6. Untuk kewajiban penggajian memeriksa pengeluaran kas selanjutnya dan dokumen pendukung
seperti SPT pajak, penerimaan setoran, dan penerimaan pajak.
7. Memilih sampel 20 cek gaji yang dibatalkan dan menelusuri ayat jurnal penggajian untuk nama,
tanggal, dan jumlah.
8. Menghitung tenaga kerja langsung, tenaga kerja tidak langsung, dan komisi sebagai persentase
dari penjumlahan bersih dan membandingkan dengan tahun-tahun sebelumnya.
9. Memeriksa persetujuan pemilik untuk tingkat pembayaran dan potongan.
10. Menghitung beban pajak penggajian sebagai persentase dari total upah, gaji, dan komisi.
11. Membahas dengan manajemen setiap kewajiban penggajian yang dicatat di dalam tahun
sebelumnya yang tidak disediakan untuk saat ini.
12. Memilih sampel 40 jurnal di jurnal penggajian dan menelusuri masing-masing ke kartu waktu
yang disetujui.
Diminta:
a. Pilih salah satu jenis pengujian untuk setiap prosedur audit berikut:
1. Pengujian pengendalian
2. Pengujian subtantif atas transaksi
3. Prosedur analitis
4. Pengujian atas rincian saldo
b. Untuk setiap pengujian pengendalian atau pengujian subtantif atas transaksi, identifikasikan
tujuan audit yang terkait dengan transaksi yang dapat diterapkan.
c. Untuk setiap pengujian atas rincian saldo, identifikasikan tujuan audit yang terkait dengan
saldo.
2
Audit Siklus Penggajian dan Personalia
Jawaban :