RANGKUMAN MATA PEMBELAJARAN

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

A1*
Proses Bisnis Prokuremen dan Sumber Daya Manusia

Dosen Pengampu:
Dr. Gerianta Wirawan Yasa, S.E., M.Si.

Disusun Oleh:
Kelompok 5

Ni Putu Risa Putri Cahyani (2207531073)

Ni Kadek Candra Mahayuni (2207531195)
Ni Putu Ishaka Pradnya Maharani (2207531198)

PROGRAM STUDI SARJANA AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS UDAYANA
2023
1. Proses Bisnis Prokuremen
Prokuremen adalah proses bisnis dari pemilihan sumber daya, pemesanan, dan
mendapatkan barang atau jasa. Barang atau jasa bisa diperoleh secara internal jika barang
yang dihasilkan oleh entitas lain dalam perusahaan. Pembelian adalah sinonim dari
prokuremen. Sistem enterprise resource planning (ERP) mampu menyimpan dan
memproses sejumlah informasi yang sangat besar yang berkaitan dengan proses bisnis
prokuremen. SAP R/3 mendukung prokuremen pada modul pengelolaan material. R/3
menyediakan cara online, sistem terintegrasi total untuk pembuatan dan pertukaran
dokumen yang diperlukan dalam proses bisnis prokuremen. Dokumen pada R/3 adalah
dokumen online (dibuat secara online dan diproses secara keseluruhan sebagai dokumen
elektronik). Dokumen ini juga dapat dicetak dan ditukarkan secara manual. Dokumen
prokuremen yang tersedia pada R/3 terdiri dari permintaan pembelian, permintaan untuk
quotation, quotation, pesanan pembelian, perjanjian ringkas, kontrak, perjanjian
penjadwalan, dan pencatatan informasi pembelian.
Secara umum langkah-langkah dalam proses prokuremen adalah:
1. Menentukan Kebutuhan
Permintaan pembelian adalah dokumen internal yang dibuat untuk meminta sesuatu pada
suatu waktu tertentu. Permintaan pembelian mempunyai field input yang mengindikasikan
bagaimana dokumen tersebut dibuat, manual atau otomatis. Permintaan pembelian diproses
baris demi baris sehingga setiap baris menunjukkan kebutuhan yang terpisah.
2. Memilih Sumber Daya
Langkah berikutnya adalah menentukan sumber penyedia untuk permintaan pembelian. R/3
dapat memeriksa apakah ada kontrak dengan pemasok untuk menyediakan suatu item yang
diminta. Jika kontrak ada, R/3 memberikan jumlah yang diminta. Jika tidak ada kontrak
untuk suatu item, maka permintaan untuk dokumen quotation disiapkan.
3. Permintaan untuk Quotation
Setelah memilih pemasok, berikutnya R/3 digunakan untuk menghasilkan dokumen
permintaan untuk quotation (request for quotation). Permintaan untuk quotation dibuat
untuk item atau jasa yang sangat mahal atau untuk item atau jasa yang penawarannya
diperlukan sebagai kebijakan perusahaan. Dokumen ini dikirim ke pemasok yang akan
dipakai untuk konfirmasi harga dan jangka waktu pembayaran untuk suplai produk dan jasa.
4. Memilih Pemasok

1
R/3 membandingkan kebutuhan prokuremen dengan catatan pemasok yang telah dicatat
dalam dokumen quotation dan mengindikasikan quotation yang pantas untuk permintaan.
R/3 akan mengirimkan surat penolakan ke pemasok untuk penawaran yang tidak diterima.
5. Menerbitkan Pesanan Pembelian
Dokumen pesanan pembelian mengidentifikasi pemasok dan mengkonfirmasi barang yang
dipesan, jumlah, harga, tanggal pengiriman, jangka waktu pengiriman, dan jangka waktu
pembayaran. Pesanan pembelian dapat dibuat dari awal atau dengan referensi dokumen
yang ada. R/3 memproses beberapa tipe pesanan pembelian. Pesanan pembelian standar
diterbitkan untuk pesanan barang atau jasa. Pesanan pembelian subkontrak diterbitkan
ketika pemasok harus menerima suku cadang (seperti sub rakitan) untuk memproduksi
produk akhir yang akan dikirim ke perusahaan. Perjanjian ringkas (outline agreement)
merupakan perjanjian jangka panjang dengan pemasok. Kontrak adalah perjanjian ringkas
dimana pemasok menyediakan material selama periode waktu tertentu. Perjanjian
penjadwalan sama dengan kontrak, tetapi juga menentukan harga item.
6. Penerimaan Barang
Ketika pemasok melakukan pengiriman, dokumen penerimaan barang disiapkan dalam R/3.
Tipe dokumen ini sering disebut laporan penerimaan. Dokumen penerimaan barang
diterbitkan ketika barang disimpan sebagai persediaan, tanpa memperhatikan sumbernya.
Jadi, penerimaan barang disiapkan ketika suatu item dikirim dari sumber in-house dan ketika
ada transfer inventori yang memindahkan sebuah item dari satu lokasi ke lokasi lain.
Jika barang rusak dalam pengiriman, dapat dimasukkan sebagai retur atau tidak diterima
pada saat pengiriman.
7. Verifikasi Faktur
Faktur harus diperiksa dan dicocokkan dengan dokumen penerimaan barang dan pesanan
pembelian ke pembayaran. Proses bisnis ini-dikenal dengan nama verifikasi faktur-
memastikan bahwa biaya dan kebutuhan kuantitas sudah dipenuhi. R/3 memiliki komponen
verifikasi faktur. Komponen ini tidak bertanggung jawab terhadap pembayaran
sesungguhnya dari faktur. Fungsi utang dagang adalah melakukan pembayaran faktur.
Verifikasi faktur menghubungkan manajemen material dengan prokuremen dengan modul
R/3 lainnya seperti akuntansi keuangan dan pengendalian. Jika suatu faktur sudah diposting,
R/3 melakukan tiga cara pencocokan untuk membandingkan pesanan pembelian dengan
barang yang diterima dan dengan faktur.Sebagai hasil posting dan faktur, pesanan
pembelian diperbarui dan R/3 menghasilkan dokumen akuntansi untuk mengindikasikan
transaksi buku besar.

2
 8. Pembayaran Kepada Pemasok
Jika faktur sudah diposting, pembayaran dapat dilakukan. Pembayaran dibuat sesuai dengan
jangka waktu pembayaran dan persyaratan yang ditentukan dalam pesanan pembelian atau
record master pemasok. Pembayaran diproses melalui hutang dagang dalam akuntansi
keuangan.
9. Record Master
Record master dibuat dalam R/3 dengan tujuan untuk menggambarkan struktur organisasi
dan proses bisnis perusahaan. Tujuan diidentifikasi dengan kode. Sistem kode untuk objek
menggabungkan field-field yang mengidentifikasi perusahaan, pabrik, lokasi penyimpanan,
organisasi pembelian, dan grup pembelian. Grup pembelian merupakan kontrak utama
antara perusahaan dengan pemasok. R/3 mengelola database terpusat. Record master dibuat
untuk setiap objek. Setiap record master dapat diakses oleh setiap modul dalam R/3, tetapi
setiap modul hanya bisa melihat daerah yang berbeda untuk setiap record master.

2. Pengendalian Siklus Transaksi Bisnis Prokuremen

• Permintaan (Penyimpanan)
Permintaan untuk membeli dimulai dari departemen pembelian. Permintaan pembelian
juga dapat dimulai dari departemen lain dalam perusahaan. Permintaan pembelian disetujui
dalam departemen yang membuatnya.
• Pembelian
Fungsi dari departemen pembelian adalah memilih pemasok dan mengatur jangka waktu
dan pengiriman.Bagian pembelian kemungkinan dapat menolak permintaan pembelian
karena anggaran yang tidak mencukupi, kurangnya otorisasi, atau karena alasan
lainnya.Bagian pembelian memilih pemasok dan kemudian menyiapkan pesanan pembelian
untuk suatu permintaan. Tembusan dikirim ke pemasok. Hutang dagang, departemen
yang membuat (gudang) dan departemen penerimaan, masing-masing memiliki akses ke
pesanan pembelian untuk memproses pesanan.
• Penerimaan
Bagian penerimaan memiliki akses ke pesanan pembelian dan mencocokkannya dengan
pengiriman dari pemasok. Prosedur penerimaan harus punya peran independen untuk
menghitung pengiriman dan atau menyipakan laporan penerimaan. Independen atau blind
count pengiriman dilakukan dengan
• Permintaan (Penyimpanan)

3
Permintaan untuk membeli dimulai dari departemen pembelian. Permintaan pembelian
juga dapat dimulai dari departemen lain dalam perusahaan. Permintaan pembelian disetujui
dalam departemen yang membuatnya.
• Pembelian
Fungsi dari departemen pembelian adalah memilih pemasok dan mengatur jangka waktu
dan pengiriman.Bagian pembelian kemungkinan dapat menolak permintaan pembelian
karena anggaran yang tidak mencukupi, kurangnya otorisasi, atau karena alasan
lainnya.Bagian pembelian memilih pemasok dan kemudian menyiapkan pesanan
pembelian untuk suatu permintaan.Tembusan dikirim ke pemasok.Hutang dagang,
departemen yang membuat (gudang) dan departemen penerimaan, masing-masing
memiliki akses ke pesanan pembelian untuk memproses pesanan.
• Penerimaan
Bagian penerimaan memiliki kases ke pesanan pembelian dan mencocokkannya dengan
pengiriman dari pemasok. Prosedur penrimaan harus punya peran independen untuk
menghitung pengiriman dan atau menyipakan laporan penerimaan. Independen atau blind
count pengiriman dilakukan dengan tidak mengizinkan penghitung (counter) punya kases
ke kuantitas yang ada pada pesanan pembelian.
• Penyimpanan
Departemen penyimpanan menyetujui penrimaan pengiriman dari bagian penerimaan
dengan menandatangani laporan penerimaan dan kemudian melanjutkan ke hutang
dagang.Jika barang langsung dikirim ke departemen yang meminta dan bukan ke
departemen penyimpanan, supervisor departemen yang meminta mengakui penerimaan
pada laporan penjualan dan melanjutkan ke hutang dagang. Verfikasi independen
penerimaan pembelian adalah ciri pengendalian dari proses bisnis prokuremen.
• Hutang Dagang
Hutang dagang bertanggung jawab untuk memulai pembayaran ke pemasok.
Penggunaan sistem voucher untuk mendukung pembayaran adalah ciri pengendalian dari
proses bisnis prokuremen. Sistem voucher pada dasarnya adalah teknik pemeriksaan untuk
memastikan bahwa semua dokumen yang tepat telah dikumpulkan, diverifikasi, dan
diperiksa sebelumpembayaran faktur yang sesunguhnya. Voucher yang telah disetujui
dilanjutkan ke pengeluaran kas untuk pembayaran.
• Integritas Proses Bisnis Prokuremen

4
 Pengendalian proses bisnis prokuremen berpusat pada integritas hubungan pembeli-
penjual. Suap, kickback, dan konflik kepentingan (seperti membeli dari saudara atau
teman) adalah contoh hubungan antara pembeli-pemasok yang tidak benar yang harus
dihadapi ada proses bisnis prokuremen. Banyak perusahan menemukan baha sangat perli
untuk membuat kebijakan tertulis dan manual prosedur untuk melindungi proses bisnis
prokuremen. Metode untuk mengevaluasi dan memilih penawaran didasarkan pada
atribut pemasok,yang disebut perencanaan peringkat pemasok (vendor rating plan),
yang dengan mengevaluasi keputusan sebagai dasar pertimbangan oleh otoritas yang lebih
tinggi. Daftar pemasok yang disetujui (approved vendor list) disiapkan oleh fungsi yang
independen, yang digunakan untuk membatasi pilihan-pilihan pembeli ke pemasok, di mana
pemasok telah diseleksi dan didapati bahwa mereka dapat dipercaya, bebas dari masalaj
keuangan, dan bebas dari konflik kepentingan.

3. Proses Bisnis Pengeluaran Kas

Proses bisnis pengeluaran kas mengendalikan pengeluaran cek dan pengeluaran
kas aktual. Biasanya cek digunakan pada sebagian besar pengeluaran,dari mana pengeluaran
dibatasi pada jumlah kecil yang diambil dari dan dipertanggungjawabkan sebagai
dana imprest kas kecil.
Konsep dana imprest tidak dibatasi untuk pengendalian kas kecil. Dana Imprest
penggajian dan pembebanan imprest dan dana biaya adalah biasa pada perancangan sistem.
Dana imprest adalah dana yang dikelola pada jumlah yang telah ditentukan. Ciri utama
pengendalian proses bisnis pengeluaran kas adalah penggunaan sistem voucher untuk
mendukung pengeluaran cek, pemisahan fungsi persetujuan dengan pengeluaran kas, dan
rekonsiliasi bank secara independen.
Utang Dagang
Departemen utang dagang mengakses dokumen yang diperlukan untuk mendukung
pengeluaran kas. Dokumen-dokumen itu adalah permintaan pembelian, pesanan
pembelian, laporan penerimaan, dan faktur pemasok. Dokumen-dokumen ini
diperiksa, dinyatakan lengkap, dan diproses untuk pembayaran pada tanggal jatuh
tempo faktur. Utang dagang merupakan awal proses pembayaran, meliputi
menghitung jumlah yang jatuh tempo, diskon (jika ada), dan item lainnya.
Pengeluaran Kas
Cek voucher dan voucher diterima dan departemen utang dagang.Setelah cek
voucher dan voucher diperiksa, cek ditandatangani dan voucher dicap dan disimpan urut

5
 nomor. Voucher, termasuk dokumen asli, jika memungkinkan, dicap untuk menghindari
kemungkinan pembayaran rangkap. Cek voucher diposting ke register cek. kontrol total
dan jumlah yang telah diposting disiapkan dan direkonsiliasikan dengan voucher yang
diterima dan utang dagang.
Buku Besar
Ayat jurnal diterima dan utang dagang dan control total dan pengeluaran kas di
rekonsiliasi, dan total diposting ke buku besar. Ayat jurnal dan control total disimpan
menurut tanggal
Audit Internal
Cek yang telah dicap diterima dan bank bersama-sama dengan laporan bank.
Rekonsiliasi bank independen adalah pengendalian yang penting pada proses bisnis
pengeluaran kas
Sistem Voucher
Sistem voucher pada dasarnya adalah teknik pemeriksaan. Pengendalian Sesungguhnya
pada pengeluaran merupakan pemeriksaan terakhir dokumen yang menunjukkan seluruh
transaksi sebelumnya sampai dengan otorisasi pembayaran.Otorisasi dapat dilakukan
dengan menandatangani formulir secara fisik pada paket voucher, menyiapkan suatu
dokumen untuk mengotorisasi entri pada register voucher, atau memasukkan data ke
dalam komputer.Proses pemeriksaan akhir ini menunjukkan bahwa prosedur telah
diotorisasi selayaknya dan dilengkapi sesuai dengan spesifikasi sistem.
Posting Utang Dagang
Setelah faktur disetujui untuk pembayaran, faktur akan disimpan sampai tanggal jatuh
tempo dan secara formal diposting pada saat itu alternatif lain, akan dibukukan pada saat
disetujui (yang berbeda dengan tanggal jatuh tempo). Jika faktur dibukukan pada
tanggal jatuh tempo, tidak ada pencatatan formal dan faktur yang belum dibayarkan
karena kewajiban akan segera batal oleh pembayaran. Jika faktur dibukukan pada tanggal
persetujuan, pencatatan formal untuk kewajiban masih ada. Secara Khusus, register voucher
digunakan untuk pengendalian numerik ketika faktur-faktur dibukukan pada saat disetujui.

4. Proses Bisnis Manajemen Sumber Daya Manusia

Proses bisnis manajemen sumber daya manusia berkaitan dengan pembuatan dan
pengelolaan sistem informasi yang memproses informasi sumber daya manusia.Daftar
pekerjaan yang ada di dalam organisasi, daftar deskripsi pekerjaan dan daftar kualifikasi
yang diperlukan untuk suatu pekerjaan adalah contoh dari informasi sumber daya manusia

6
 yang relevan dengan struktur organisasi. Sistem sumber daya manusia menyediakan alat
untuk memproses data karyawan, seperti alamat karyawan, penggajian dan histori
karyawan.
Pemrosesan SDM Pada SAP R/3
SAPR/3 terdiri dari dua modul sumber daya manusia, yaitu:
1. Modul administrasi personel (HR-PA), yang berisi pengelolaan karyawan,seperti detail
karyawan, data gaji, dan data kinerja karyawan.
2. Modul perencanaan dan pengembangan personil (HR-PD) menyediakan alat untuk
menyiapkan dan mengelola informasi struktur organisasi.
Struktur Data SDM
Struktur data memberikan dasar untuk penyimpanan dan manipulasi data. struktur data
SDM terdiri dari tiga elemen :
1. Data Master SDM
Record data master pada modul HR-PA dan HR-PD dibuat dan dikelola untuk unit
organisasi, profil pekerjaan, dan pelatihan. Record Master SDM menjadi sasaran untuk
perubahan yang sering terjadi.
2. Organisasi Data SDM
Data diorganisasikan dan disajikan bagi para pengguna R/3 dengan infotypes dan event
personel. Infotype adalah istilah dalam SAP yang menunjukkan kumpulan field data yang
dikelompokkan bersama-sama untuk ditampilkan. Data personal karyawan, data
pembayaran karyawan, data persetujuan karyawan, dan jadwal kerja merupakan infotype
yang umum dalam sumber daya manusia. SAP R/3 menawarkan sejumlah infotype yang
khusus untuk sistem pajak atau sistem tunjangan dari berbagai negara.
3. Tujuan SDM
Sumber daya manusia memiliki empat kegiatan utama diantaranya yaitu Perekrutan dan
Penerimaan, Pendidikan dan Pelatihan, Manajemen Data, dan Administrasi Tunjangan

5. Pengendalian Transaksi Pada Proses Bisnis Penggajian

Gelinas (2008) menyatakan bahwa proses penggajian merupakan suatu struktur yang
berinteraksi untuk menciptakan arus informasi untuk mendukung rutinitas pekerjaan dari
data untuk pajak, gaji dan tunjangan, pelaporan kehadiran, ketepatan waktu, dan membayar
karyawan untuk pekerjaan yang dilakukan. Proses penggajian sangat kompleks. Pada
perusahaan besar, proses ini merupakan prosedur yang paling kompleks dalam operasinya.
Semua level pemerintah menetapkan pajak untuk gaji; regulasi dan tarif berubah secara

7
konstan, sebagai dampaknya sistem penggajian sering memerlukan modifikasi secara
konstan. Proses penggajian ditentukan oleh hukum dengan sanksi hukuman penjara untuk
kelalaian yang disengaja dalam mengelola pencatatan yang memadai. Pada hukum mana
pun, kelalaian tidak dapat diampuni. Adalah Tanggung jawab analis sistem untuk selalu
menjaga agar tetap sesuai dengan hukum.
Karakteristik utama dari ilustrasi flowchart dokumen proses penggajian adalah pemisahan
fungsi-fungsi berikut ini:
• Personel
Personel (jabatan) kantor bertanggung jawab untuk menempatkan orang dalam penggajian
perusahaan, melakukan spesifikasi tarif pembayaran, dan mengotorisasi semua potongan
dari pembayaran. Fungsi personel berbeda dengan pencatat waktu dan fungsi penyiapan
gaji.
• Pencatat Waktu
Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab untuk menyiapkan dan menggunakan laporan
kehadiran dan kartu pencatat kerja (job -time tickets) , Pencatat waktu bertanggung
jawab untuk mengumpulkan dan mengelola kartu pencatat waktu atau laporan kehadiran
dan melakukan rekonsiliasi data tersebut dengan laporan ringkasan waktu kerja yang
diterima dari produksi.
• Penggajian
Perhatikan bahwa penyiapan gaji independen dari penyiapan data input yang digunakan
sebagai dasar membayar laporan kehadiran dan data personel. Beberapa karakteristik lain
yang harus diperhatikan:
1) Penggunaan rekening penggajian imprest secara terpisah untuk slip gaji untuk
memudahkan rekonsiliasi.
2) Rekonsiliasi independen dari laporan bank untuk penggajian.
3) Penggunaan master pembayaran independen.
• Persyaratan Pemrosesan Penggajian
Banyak file harus dikelola dalam sistem penggajian informasi dasar karyawan, seperti
nama, alamat, besar gaji, potongan-potongan perlu untuk menyiapkan gaji. Register
atau jurnal penggajian harus dikelola untuk mendokumentasikan gaji sesungguhnya.
Perusahaan akan mencocokkan potongan potongan tersebut dan membayarkan nya ke
pemerintah.

8
 DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, George. H., & Hopwood, William. S. (2006). SISTEM INFORMASI

AKUNTANSI. Yogyakarta: ANDI.