KELOMPOK 5 NIM/ABSEN TTD

SYIFA PITALOKA 1515351104/19

NI PUTU TANIA MAGETSU PUTRI 1515351135/35
COK ISTRI MIRAH PRADNYA NINGRAT P 1515351138/36
NI PUTU KRISNA DEWI 1515351147/37
A A WINDRA LORNA PRAMESTI 1515351119/32

PROSES BISNIS PROKUREMEN DAN SUMBER DAYA MANUSIA

1. Proses Bisnis Prokuremen
Prokuremen adalah proses bisnis dari pemilihan sumber daya, pemesanan
dan mendapatkan barang atau jasa. Pembelian adalah sinonim untuk prokuremen.
Langkah umum dalam proses prokuremen adalah :
a. Menentukan Kebutuhan
b. Memilih Sumber Daya
c. Permintaan untuk quotalion.
d. Memilih Pemasok
e. Menerbitkan Pesanan Pembelian
f. Penerimaan Barang
g. Verifikasi Faktur
h. Pembayaran Kepada Pemasok
1.1 Menentukan Kebutuhan
Permintaan pembelian adalah dokumen internal yang dibuat untuk
meminta sesuatu pada suatu waktu tertentu. Dokumen itu juga dapat dibuat secara
otomatis oleh sistem MRP (materials requirements planning). Sistem MRP dapat
melakukan analisis secara canggih untuk menentukan kebutuhan berdasarkan
permintaan pelanggan untuk suatu item dan proses produksi perusahaan.
1.2 Memilih Sumber Daya
Langkah berikutnya dalam proses bisnis ini adalah menentukan sumber
penyedia untuk permintaan pembeliaan. R/3 mendukung proses pemilihan dengan
beberapa cara. R/3 memonitor perjanjian ringkas yang ada dengan pemasok. R/3
mengelola daftar sumber persediaan yang disetujui dan tidak disetujui.
1.3 Permintaan Untuk Quotation
Permintaan untuk quotation dibuat untuk item atau jasa yang sangat mahal
atau untuk item atau jasa yang penawarannya diperlukan sebagai kebijakan
perusahaan. Dokumen ini dikirim ke pemasok yang akan dipakai untuk konfirmasi
harga dan jangka waktu pembayaran untuk supply produk atau jasa. Hasil dari

1
 penerbitan permintaan untuk quotation adalah satu atau banyak dokumen quotation
yang akan dimasukkan dalam R/3.
1.4 Memilih Pemasok
R/3 membandingkan kebutuhan prokuremen dengan catatan pemasok yang
telah dicatat dalam dokumen quotation dan menggindikasikan quotation yang
pantas untuk permintaan. R/3 akan mengirimkan surat penolakan ke pemasok untuk
penawaran yang tidak diterima. R/3 menilai pemasok dengan dasar nilai 100 yang
ditentukan dengan kriteria yang berbeda seperti catatan pengiriman dari pesanan
sebelumnya, pelayanan, harga, dan kualitas.
1.5 Menerbitkan Pesanan Pembelian
Dokumen pesanan pembelian mengidentifikasi pemasok dan
mengkonfirmasi barang yang dipesan, jumlah, harga, tanggal pembelian, jangka
waktu pengiriman dan jangka waktu pembayaran. Pesanan pembelian dapat dikirim
dalam bentuk kertas seperti fax, atau secara elektronik, seperti dokumen EDI.
Perjanjian ringkas merupakan perjanjian jangka panjang dengan pemasok. Ada dua
tipe perjanjian ringkas yaitu : kontrak, yang merupakan perjanjian ringkas dimana
pemasok menyediakan material selama periode waktu tertentu dan perjajian
penjadwalan.
1.6 Penerimaan Barang
Ketika pemasok melakukan pengiriman, dokumen penerimaan barang
disiapkan dalam R/3. Tipe dokumen ini sering disebut laporan penerimaan.
Dokumen penerimaan barang dapat disiapkan dengan tiga cara. Cara pertama
dengan sistem manajemen persediaan ketika barang diserahkan ke penyimpanan
sementara. Cara kedua, dokumen penerimaan barang dapat disiapkan dengan
referensi pesanan pembelian. Cara ketiga, barang yang diterima dapat diposting ke
dalam inspeksi kualitas.
1.7 Verifikasi Faktur
Faktur harus diperiksa dan dicocokan dengan dokumen penerimaan barang
dan pesanan pembeliaan ke pembayaran. R/3 memiliki komponen verifikasi faktur.
Jika sutu faktur sudah diposting, R/3 melakukan 3 cara pencocokan untuk
membandingkan pesanan pembelian dengan barang yang diterima dan dengan

2
 faktur pemeriksaan ini juga memastikan tidak adanya pembebanan yang tidak
konsisten yang dikirimkan adalah jumlah yang benar.
1.8 Pembayaran Kepada Pemasok
Jika faktur sudah diposting, pembayaran dapat dilakukan. Pembayaran
dibuat sesuai dengan jangka waktu pembayaran dan persyaratan yang ditentukan
dalam pesanan pembelian atau record master pemasok. Pembayaran diproses
melalui hutang dagang dalam akuntansi keuangan.

2. Pengendalian Siklus Transaksi pada Prokuremen

2.1 Permintaan (Penyimpanan)
Permintaan untuk membeli dimulai dari departemen pembelian. Permintaan
pembelian juga dapat dimulai dari departemen lain dalam perusahaan. Permintaan
pembelian disetujui dalam departemen yang membuatnya.
2.2 Pembelian
Fungsi dari departemen pembelian adalah memilih pemasok dan mengatur
jangka waktu dan pengiriman. Bagian pembelian kemungkinan dapat menolak
permintaan pembelian karena anggaran yang tidak mencukupi, kurangnya otorisasi,
atau karena alasan lainnya. Bagian pembelian memilih pemasok dan kemudian
menyiapkan pesanan pembelian untuk suatu permintaan.
2.3 Penerimaan
Fungsi penerimaan sebaiknya dipisahkan dari independen dari fungsi
penyimpanan. Pesanan pembelian memberikan otorisasi ke departemen penerimaan
untuk menerima pengiriman dari pemasok ketika barang telah dikirimkan.
Independen atau blind count pengiriman dilakukan dengan tidak mengizinkan
penghitung punya akses ke kuantitas yang ada pesanan pembelian.
2.4 Penyimpanan
Departemen penyimpanan menyetujui penerimaan pengiriman dari bagian
penerimaan dengan menandatangani laporan penerimaan dan kemudian
melanjutkan ke hutang dagang. Jika barang langsung dikirim ke departemen yang
meminta dan bukan ke departemen penyimpanan, supervisor departemen yang
meminta mengakui penerimaan pada laporan penjualan dan melanjutkan ke hutang

3
 dagang. Verfikasi independen penerimaan pembelian adalah ciri pengendalian dari
proses bisnis prokuremen.
2.5 Hutang Dagang
Hutang dagang bertanggung jawab untuk memulai pembayaran ke
pemasok. Empat dokumen-permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan
penerimaan dan faktur-tersedia untuk mendokumentasikan transaksi pembelian.
Penggunaan sistem voucher untuk mendukung pembayaran adalah ciri
pengendalian dari proses bisnis prokuremen.
2.6 Integritas Proses Bisnis Prokuremen
Pengendalian proses bisnis prokuremen berpusat pada integritas hubungan
pembeli-penjual. Metode untuk mengevaluasi dan memilih penawaran didasarkan
pada atribut pemasok, yang disebut perencanaan peringkat pemasok (vendor rating
plan), yang dengan mengevaluasi keputusan sebagai dasar pertimbangan oleh
otoritas yang lebih tinggi. Daftar pemasok yang disetujui (approved vendor list)
disiapkan oleh fungsi yang independen, yang digunakan untuk membatasi pilihan-
pilihan pembeli ke pemasok, di mana pemasok telah diseleksi dan didapati bahwa
mereka dapat dipercaya, bebas dari masalah keuangan, dan bebas dari konflik
kepentingan.
2.7 Pendekatan Peringkat Atribut untuk Memilih Pemasok
Pendekatan peringkat atribut (attribute rating) untuk memilih pemasok
cocok jika diperlukan pendapat dari beberapa evaluator yakni menggabungkan hasil
evaluasi itu pada waktu yang sama. Langkah yang diperlukan sebagai berikut :
a. Mengidentifikasi dan mendaftar atribut-atribut yang dimasukkan dalam
evaluasi.
b. Memberikan bobot untuk setiap atribut berdasarkan tingkat kepentingannya
dan objektivitasnya.
c. Memiliki peringkat evaluator individual untuk setiap pemasok pada setiap
atribut, memberikan skor angka dari 1 sampai dengan 10 atau skala yang
lain.
d. Menjumlahkan evaluasi individu dengan mengalikan setiap peringkat angka
atribut dengan bobotnya, kemudian menjumlahkan semua evaluasi dengan
menambahkan semua skor bersama-sama.

4
3. Proses Bisnis Pengeluaran Kas
Proses bisnis pengeluaran kas mengendalikan pengeluaran cek dan
pengeluaran aktual. Biasanya cek digunakan pada sebagian besar pengeluaran,
dimana pengeluaran dibatasi dalam jumlah kecil yang diambil dari dan
dipertanggungjawabkan sebagai dana imprest kas kecil. Ciri utama pengendalian
proses bisnis pengeluaran kas adalah penggunaan sistem voucher untuk mendukung
pengeluaran cek, pemisahan fungsi persetujuan dengan pengeluaran kas, dan
rekonsiliasi bank secara independen.
3.1 Hutang Dagang
Departemen hutang dagang mengakses dokumen yang diperlukan untuk
mendukung pengeluaran kas. Hutang dagang merupakan awal proses pembayaran,
meliputi menghitung jumlah yang jatuh tempo, diskon (jika ada), dan item lainnya.
Voucher dibebankan pada unit organisasional yang diidentifikasi dengan nomer
rekening pada voucher.
3.2 Pengeluaran Kas
Cek voucher dan voucher diterima dari departemen hutang dagang. Setelah
cek voucher dan voucher diperiksa, cek ditandatangani dan voucher di cap dan
disimpan urut nomor. Control total dari jumlah yang telah diposting disiapkan dan
direkonsiliasi dengan voucher yang diterima dari hutang dagang.
3.3 Buku Besar
Ayat jurnal diterima dari hutang dagang dan control total dari pengeluaran
kas direkonsiliasi, dan total diposting ke buku besar. Ayat jurnal dan control total
disimpan menurut tanggal.
3.4 Audit Internal
Cek yang telah dicap diterima dari bank bersama-sama dengan laporan
bank. Rekonsiliasi bank independen adalah pengendalian yang penting pada proses
bisnis pengeluaran kas.
3.5 Sistem Voucher
Sistem voucher berpusat pada voucher. Voucher dapat terdiri dari berbagai
bentuk dari formulir sederhana atau amplop sampai dengan kombinasi voucher-
check. Sistem voucher dapat di operasikan tanpa voucher yang dapat dibaca oleh
manusia.

5
3.6 Posting Hutang Dagang
Pertanyaan dasar pada perancangan sistem voucher berkaitan dengan kapan
faktur - faktur diposting ke hutang voucher. Menyiapkan voucher untuk faktur
individual ketika beberapa faktur menunjuk pada pemasok yang sama pada periode
yang sama akan menghasilkan beberapa seri cek untuk pemasok yang sama pada
bulan yang sama. Built up voucher sistem merupakan akumulasi beberapa faktur
dari beberapa pemasok yang sama dan membayarnya dengan cek tunggal.

4. Proses Bisnis Manajemen Sumber Daya Manusia

Proses bisnis manajemen sumber daya manusia berkaitan dengan
pembuatan dan pengelolaan sistem informasi yang memproses informasi sumber
daya manusia. Sistem sumber daya manusia menyediakan alat untuk menyiapkan
dan mengelola informasi yang relevan dengan struktur organisasi. Daftar pekerjaan
yang ada di dalam organisasi, daftar deskripsi pekerjaan dan daftar kualifikasi yang
diperlukan untuk suatu pekerjaan adalah contoh dari informasi smber daya manusia
yang relevan dengan struktur organisasi.
4.1 Pemrosesan SDM pada SAP R/3
SAP R/3 terdiri dari 2 modul SDM, yaitu :
a. Modul administrasi personel (HR – PA), Yang berisi pengelolaan karyawan,
seperti detail karyawan, data gaji dan data kinerja karyawan.
b. Modul Perencanaan dan pengembang personel (HR – PD), Menyediakan
alat untuk menyiapkan dan mengelola informasi struktur organisasi.
4.2 Struktur Data SDM
Struktur data SDM terdiri dari 3 elemen :
a. Data master : Record data master pada modul HR-PA dan HR-PD dibuat
dan dikelola untuk unit organisasi, profil pekerjaan, karyawan dan
pelatihan.
b. Organisasi Data : Sistem mempunyai fungsi untuk membuat dan
memanipulasi info tipe dan juga menampilkannya.
c. Objek SDM : Tipe objek sumber daya manusia diidentifikasi dengan satu
atau dua huruf sebagai identifikasi.

6
5. Pengendalian Siklus Transaksi pada Proses Penggajian
Pada perusahaan besar, proses ini merupakan prosedur yang paling
kompleks dalam operasinya. Semua level pemerintah menetapkan pajak untuk gaji,
regulasi dan tarif berubah secara konstan, sebagai dampaknya sistem penggajian
sering memerlukan modifikasi secara konstan. Proses penggajian ditentukan oleh
hukum dengan sanksi hukuman penjara untuk kelalaian yang disengaja dalam
mengelola pencatatan yang memadai.
5.1 Personel
Personel (jabatan) kantor bertanggung jawab untuk menempatkan orang
dalam penggajian perusahaan, melakukan spesifikasi tarif pembayaran, dan
mengotorisasi semua potongan dari pembayaran. Semua perubahan seperti
penambahan atau penghapusan karyawan, perubahan tarif pembayaran atau
perubahan level potongan dari pembayaran, harus diotorisasi oleh personel kantor.
Fungsi personel berbeda dengan pencatat waktu dan fungsi penyiapan gaji.
5.2 Pencatatan Waktu
Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab untuk menyiapkan dan
menggunakan laporan kehadiran dan kartu pencatat kerja. Pada perusahaan
pemanufakturan, karyawan yang bekerja dengan ukuran jam, dicatat kehadirannya
berdasarkan jam yang digunakan untuk bekerja. Pencatat waktu bekerja untuk
mengumpulkan dan mengelola kartu pencatat waktu dan atau laporan kehadiran.
5.3 Penggajian
Departemen penggajian bertanggung jawab untuk penghitungan
sesungguhnya dan menyiapkan penggajian. Data personel diterima dari kantor
personel. Register penggajian menunjukkan perhitungan pembayaran bersih
(pembayaran kotor dikurangi dengan potongan-potongan dari pembayaran) slip gaji
dikirimkan ke pengeluaran kas untuk ditandatangani, ditinjau, dan didistribusikan.
5.4 Persyaratan Pemrosesan Penggajian
Banyak file harus dikelola dalam sistem penggajian. Informasi dasar
karyawan, seperti nama, alamat, besar gaji, dan potongan-potongan perlu untuk
menyiapkan gaji. Social security dan aturan pajak lainnya menetapkan beberapa
pajak berdasarkan penggajian. Perusahaan harus memerhatikan potongan pajak
yang dikenakan pada semua karyawan.

7
 DAFTAR PUSTAKA

Bodnar, George H., Hopwood, William S. 2006. Sistem Informasi Akuntansi Edisi
Sembilan. Yogyakarta: ANDI.

PERNYATAAN: Semua anggota kelompok ikut serta dalam pembuatan

tugas ini