BAB 2

Hotel merupakan suatu usaha jasa yang merupakan sarana pendukung kegiatan pariwisata,
dimana pengelolaannya dilakukan secara professional dan didukung oleh tenaga kerja yang
memiliki keterampilan baik dalam bidang perhotelan, yang mencakuppelayanan jasa kamar,
penyedia makanan dan minuman, dan jasa penunjang lainnya serta akomodasi dengan syarat
pembayaran. Struktur organisasi dirancang sesuai dengan kebutuhan hotel, semakin besar dan
lengkap fasilitasnya maka struktur organisasinya juga semakin kompleks. Berdasarkan struktur
organisasi dapat ditentukan perkiraan jumlah karyawan yang dibutuhkan secara keseluruhan.
Struktur organisasi pada hotel biasanya disusun berdasarkan fungsionalnya. Struktur organisasi
merupakan bagan organisasi dari rantai perintah. Dari struktur organisasi karyawan dan organisasi
di dalamnya mendapatkan informasi:
1) Kedudukan dirinya dalam organisasi, dalam batas dan jalur wewenang serta tanggung
jawabnya sehingga mengurangi kebingungan karyawan untuk mendiskusikan komplain
sesuai rantai komando atau perintah.
2) Mengetahui jenjang karier yang jelas melalui hierarki yang ada dalam jabatan-jabatan di
struktur organisasi.
3) Memberi informasi tanggung jawab untuk jalur instruksi.
4) Menunjukkan jalur koordinasi dan kerja sama antar bagian melalui departemen dan seksi-
seksi yang ada dalam organisasi, juga fungsi serta tugas masing-masing departemen dan
seksi-seksi yang ada sehingga meningkatkan efisiensi.
Dari struktur organisasi dapat dipersiapkan analisis jabatan (Job Analysis) yang terdiri dari:
1) Uraian tugas (Job Description). Job description menggambarkan kewajiban dari masing-
masing posisi .
2) Standar manual pekerjaan (Standar operational procedure/SOP). SOP memberikan
gambaran mengenai pekerjaan atau kewajiban yang akan dilaksanakan.
3) Spesifikasi jabatan (Job Specification)
Adapun departemen-departemen yang ada pada usaha hotel adalah:
Room Departement:
1) Front Office, berfungsi dalam memberikan pelayanan pada bagian depan hotel.
2) Room Division, berfungsi dalam administrasi yang berkaitan dengan kamar.
3) Housekeeping, berfungsi dalam masalah penyiapan dan pembersihan kamar.
4) Reservation, berfungsi menerima reservasi dari tamu atau agen.
5) Bellboy, berfungsi memberikan pelayanan mengantar dan membantu tamu membawa
barang.
6) Operator, berfungsi memberikan pelayanan melalui telepon
Food & Beverage Departement:
a) Cook, berfungsi menyiapkan menu sesuai order dan bertugas pada F & B produksi.
b) Steward, berfungsi membantu cook dan membersihkan peralatan di dapur.
c) Waiter/Waitress, berfungsi memberikan pelayanan pada tamu dan bertugas pada F & B
service.
Accounting Departement:
a) General Cashier, berfungsi mengadministrasikan penerimaan dan pengeluaran kas dan
berbertugas pada back office.
b) Income Auditor, berfungsi melaporkan pendapatan hotel dan bertanggungjawab atas
pengendaliannya.
c) Credit, berfngsi melakukan analisa kredit dan kebutuhan modal kerja hotel.
d) Staff (Account Receivable, Account Payable), berfungsi membantu admistrasi piutang
dan hutang.
e) Bookkeeper, berfungsi membuat penyesuaian dan memposting data akuntansi serta
menyusun laporan keuangan.
Marketing/Sales, berfungsi dalam administrasi pemasaran hotel.
Personel, berfungsi dalam administrasi karyawan hotel.
Minor Departement:

1
 a) Operator, berfungsi memberikan pelayanan telepon.
b) Laundry, berfungsi memberikan pelayanan laundry.
c) Sport, berfungsi memberikan pelayanan fasilitas olah raga.
d) Sauna dan lain-lain.
Departemen lain yang menunjang usaha perhotelan antara lain:
a) Purchasing, berfungsi melakukan pembelian barang keperluan hotel.
b) Security, berfungsi menjaga keamanan hotel.
c) Houseman, berfungsi melakukan pembersihan daerah di luar kamar.
BAB 3
Peran akuntansi dalam usaha perhotelan yaitu ditunjukkan pada jenjang antara kos yang
berhubungan dengan pelayanan, dimana memerlukan keakuratan dan keandalan dalam
pencatatannya.
Dalam setiap periode akuntansi, siklus akuntansi akan diawali dengan pencatatan transaksi berakhir
dengan post-closing trial balance. Proses akuntansi bisa dilakukan secara manual ataupun
menggunakan aplikasi komputer. Beberapa transaksi penting dalam operasi hotel, yaitu
1. Penjualan produk dan jasa, untuk efisiensi dan mempermudah pekerjaan bagian akuntansi,
transaksi harian penjualan produk dan jasa dicatat dalam buku khusus penjualan, diakhir
periode akuntansi baru dibuatkan jurnal khusus penjualan.
2. Penerimaan kas dan pengeluaran kas (cash disbursement), merupakan transaksi dari
penagihan dan penjualan tunai harian dimana hasil penagiahn, penjualan tunai dan
pengeluarankas harian dicatat dalam buku khusus yang disebut dengan buku kas dan bank.
3. Pembelian produk dan jasa, untuk efisiensi dan mempermudah pekerjaan bagian akuntansi,
transaksi harian pembelian produk dan jasa dicatat buku khusus pebelian, diakhir periode
akuntansi dibuatkan jurnal khusus pembelian.
4. Payroll, karena dihotel terdiri dari beberapa departemen maka bagian personalia membuat
rekapitulasi daftar gaji, upah dan Pph 21 sesuai dengan departemen dimana karyawan
tersebut bekerja.
Dasar akuntasi untuk usaha hotel menggunakan double-entry bookkeeping, dimana setiap entry
data harus ada yang sama dan yang berlawanan sehingga hasilnya akan sama.
1. Journal entry, mencatat perubahan neto setiap akun yang mempengaruhi saldo debet dan
kredit.
2. General ledger, mencatat pengelompokan secara kolektif dari akun individual.
3. Trial balance, menunjukan daftar saldo akun dalam suatu periode.
4. Financial Statement, menggambarkan posisi keuangan usaha yang biasanya disiapkan pada
akhir periode akuntansi, bisa secara bulanan atau tahunan.
Kerangka konseptual laporan keuangan ini dipengaruhi oleh lingkungan tempat
kerangka tersebut dikembangkan. Setidaknya, kerangka ini bisa dibagi menjadi
tiga level:

 Level Pertama yaitu Tujuan Utama yang terdiri Tujuan Pelaporan Keuangan,
 Level Kedua yaitu Konsep Fundamental yang terdiri dari Karakteristik Kualitatif
Informasi Akuntansi dan Elemen Laporan Keuangan,
 Level Ketiga yaitu Konsep Pengakuan dan Pengukuran yang terdiri dari komponen
Asumsi, Prinsip, dan Batasan

SPI adalah meliputi struktur organisasi dan semua cara serta alat yang dikoordinasikan dan
digunakan dalam perushaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan,
memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, meningkatkan efisiensi dalam operasi,
dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan.
Terdapat beberapa elemen yang merupakan cirri pokok dari sistem pengendalian intern yang baik,
yaitu:
1. Adanya struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat dan
tegas.

2
 2. Adanya sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang baik untuk melakukan pengawasan
akuntansi yang cukup terhadap harta milik perusahaan, hutang, pendapatan dan biaya.
3. Adanya praktik yang sehat didalam menjalankan tugas dan funsi disetiap bagian dalam
organisasi.
4. Tingkat kecakapan pegawai yang sesuai dengan funsi, tugas dan tanggungjawabnya.
5. Adanya pengecekan independen.
Struktur Organisasi Departemen Akuntansi

Head Departement

Accounting Credit Personalia Night Audit Cost Control

EDP
purchasing storeroom
General Cashier

Cashier Outlet

Account Receivable

Account Payable

Income Audit

Fungsi dari struktur organisasi:

◦ General cashier: kasir yang mempunyai tanggung jawab penuh atas semua
penerimaan dan pengeluaran hotel
◦ Cashier outlet: bertanggung jawab atas penerimaan pada masing-masing outlet
◦ Income auditor: orang mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan
hotel dan mengkoreksi kembalipekerjaan night auditor
◦ Night audit: bertanggung jawab atas kebenaran an ketelitian pemasukan data
penjualan dalam satu hari dari masing-masing outlet
◦ Credit: bertanggung jawab atas besarnya kredit yang telah digunakan tamu, dan
menyetujui batas kredit utk setiap tamu, serta melakukan analisa atas guest bill
◦ Account receivable: bertanggng jawab atas penyiapan tagihan dan penagihan kepada
tamu yang melakukan reservasi melalui agen dan bertanggung jawab atas pencatatan piutang
guest ledger dan city ledger
◦ Account payble: bertanggung jawab atas hutang hotel pada pihak luar khsusnya
supplier
◦ Cost control: bertanggung jawab ata pengendalian biaya-biaya yang dilekuarkan oleh
msing-maisng departemen,mengecek harga barang dipasar, menyetujui pembelian barang
untuk keperluan hotel
◦ Personalia: bertanggung jawab atas perhitungan, pengalokasian, dan pembayaran gaji
karyawan
◦ Electronic data processing bertanggung jawab atas system informasi yang digunakan
di hotel khususnya dalam pemrosesan data
◦ Purchasing: bertanggung jawab atas pembelian barang keperluan hotel

3
 ◦ Storeroom: bertanggung jawab atas menerima barang yang dibeli dan
menyimpannya, melakukan pencatatan, atas persediaan di gudang
◦ Accounting/bookkeeper: bertanggung jawab menyiapkan LK
BAB 4
Uniform system of accounts menetapkan format standar dan klasifikasi perkiraan yang
mengarah pada kepemilikan individu dalam penyiapan dan penyajian laporan keuangan. Standarisasi
dalam uniform system of accounts membantu pemakai laporan keuangan internal dan eksternal untuk
membandingkan posisi keuangan dan kinerja operasi pada jenis kepemilikan yang sama dalam
industry hotel. Ada beberapa konsep penting dari Uniform system of accounts, yaitu ;
1. Membagi departemen-departemen fungsional yang ada menjadi 3 jenis :
a. Departemen operasi, merupakan departemen yang memberikan kontribusi pendapatan
seperti room, food & beverage, telephone, laundry, dan lain-lain.
b. Departemen Overhead, merupakan departemen pendukung, seperti administration &
general, marketing.
c. Departemen alokasi, merupakan departemen yang berfungsi mengalokasikan beban
pada masing-masing departemen, seperti departemen personalia mengalokasikan
beban gaji karyawan.
2. Setiap departemen dalam organisasi akan dibebani oleh gaji karyawan dan pengeluaran
departemennya.
3. Memberikan keseragaman dalam departemen dan dalam klasifikasi aktiva, hutang,
penghasilan dan biaya.
4. Memberikan kemampuan untuk membandingkan hasil operasi.
5. Memberikan kemampuan untuk melatih pengedalian anggaran yang kuat, di mana
pengendalian anggaran merupakan alat untuk mengedalikan hasil departemen.
Urutan langkah dalam menyusun klasifikasi rekening berdasarkan susunan laporan keuangan
adalah sebagai berikut:
1. rekening-rekening buku besar dibagi menjadi dua kelompok yaitu rekening neraca (rekening
real) dan rekening laba rugi (rekening nominal).
2. Rekening neraca dibagi menjadi kelompok yang sifatnya berbeda seperti: aktiva, hutang dan
modal.
3. Masing-masing kelompok yang ada di nomor 2 diatas dibagi lagi menjadi golongan-golongan
sebagai berikut:
Aktiva
Aktiva lancer
Investasi jangka panjang
Aktiva tetap berwujud
Aktiva tetap tidak berwujud
Aktiva lain-lain
Hutang
Hutang jangka pendek
Hutang jangka panjang
Modal
Modal disetor
Modal lain

4
 4. Golongan-golongan yang ada dirinci lagi mungkin dalam bentuk sub golongan atau langsung
ke rekeningnya.
5. Rekening laba rugi dibagi menjadi kelompok yang sjeenis seperti: Penjualan, Harga Pokok
Penjualan, Biaya pokok produksi, biaya penjualan, biay administrasi & umum, pendapatan
dan biaya diluar usaha.
6. Golongan-golongan yang ada dirinci lagi mungkin dalam bentuk sub golongan atau
laungsung ke rekeningnya.
7. Memberikan nomor kode kepada masing-masing rekeningnya dalam klasifikasi
Ada lima metode pemberian rekening yaitu:
1. kode angka atau alphabet urut
2. kode angka blok
3. kode angka kelompok
4. kode angka decimal
5. kode angka urut didahului dengan huruf
seperti:

XXX - XXX - XXX - XXX

Sub akun dengan kegunakan untuk analisa dan pengendalian

Akun utama pada neraca atau laba rugi
Departemen pendapatan atau biaya
Nomorproperti
Contoh penyusunan 3 digit kedua dari bagian akun :
100 Rooms department
120 Front office
140 Reservations
160 Housekeeping
200 Food department
210 Coffee Shop
220 Baquet department
240 Room service dan seterusnya

BAB 6
1.1 Dokumen yang digunakan pada prosedur Penerimaan Kas ( Penjualan Kamar )
a. Guest bill
b. Room Sales Recapitulation
c. Remittance of Fund
1.2 (Dokumen yang digunakan penjualan makanan dan minuman )
a. Restaurant and Bar bill: mencatat transaksi penjualan makanan dan minuman yang
dilakukan tamu dan sebagai bukti tagihan kepada tamu
b. Restaurant and Bar Summary of Sales: mencatat penjualan makanan dan minuman
baik tunai maupun kredit pada masing-masing shift
c. Remittance of Fund: merupakan amplop yang digunakan untuk melaporkan dan
menyetorkan hasil penjualan pada hari itu
1.3 Dokumen yang digunakan pada prosedur Penerimaan Kas
a. Guest bill
b. Reservation Form
c. Agent Voucher
d. Invoice
e. Cash Receipt
1.4 Dokumen yang digunakan pada prosedur penerimaan uang muka

5
 a. Cash Receipt
b. Reservation Form

1.5 Prosedur Penerimaan Kas hasil penjualan makanan dan minuman

a. Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti
pendukung dan pelaporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada front
office, yang selanjutnya akan di cek oleh night audit.
b. Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan melakukan
pengecekan ulang, kemudian akan menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai,
seperti uang, slip kartu kredit, bank note traveler chequw pada general cashier
c. General Cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan masing-masing outlet,
kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing outlet
sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetor uang ke bank.
1.6 Prosedur Penerimaan Kas hasil penjualan kamar
a. Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti
pendukung dan pelaporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada front
office, yang selanjutnya akan di cek oleh night audit.
b. Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan melakukan
pengecekan ulang, kemudian akan menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai,
seperti uang, slip kartu kredit, bank note traveler chequw pada general cashier

6
 c. General Cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan masing-masing outlet,
kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan masing-masing outlet
sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau menyetor uang ke bank.
1.7 Prosedur Penerimaan Kas hasil penjualan pengumpulan piutang dari Travel Agent
a. Account Receivable akan memantau umur piutang dari agen sesuai jatuh temponya,
saat tiba waktunya untuk melakukan penagihan, Account Receivable akan menyiapkan
daftar penagihan piutang beserta bukti pendukungnya (invoice, guest bill, agent
voucher, dll), dan menyiapkan cash receipt.
b. Account Receivable akan meminta persetujuan dari head department, kemudian akam
member data tersebut kepada collector untuk melakukan penagihan kepada agen.
c. Hasil penagihan piutang akan diserahkan kepada collector pada general cashier, yang
akan mencatat pada penerimaan kas. Dan kemudian Collector akan menginformasikan
pada Account Receivable, yang mencatat pada kartu piutang agen.
1.8 Prosedur Penerimaan Kas pada penerimaan uang muka
a. Suatu agen membayar uang muka untuk tamu-tamunya pada saat reservasi, pembayaran
uang muka tersebut akan diterima oleh front office cashier, dengan membuatkan cash
receipt dilampiri reservation form, kemudian melaporkannya pada room sales
recapitulation dan memasukkannya dalam ROF bersama-sama dengan hasil penjualan
kamar lainnya.
b. Agen tersebut akan menerima cash receipt asli, yang nantinya akan dipakai untuk
memperhitungkan kekurangan pembayarannya setelah tamu dari agen tersebut
menggunakan fasilitas hotel.
c. Pada esok harinya, General Cashier akan menerima uang muka tersebut dan
mencatatnya sebagai penerimaan kas. Kemudian General Cashier akan
menginformasikan pada Account Receivable akan adanya pembayara uang muka
tersebut.

BAB 5

. Berbeda dengan usaha-usaha lainnya, penjualan pada usaha hotel mempunyai keunikan
tersendiri, yaitu:
- Produk yang dijual merupakan kombinasi antara barang dan jasa.
- Penjualan pada usaha hotel biasanya mempunyai volume yang tinggi dengan harga individual
yang relatif rendah, hampir sama dengan usaha retail.
- Produk berbentuk barang yang dijual dihasilkan melalui proses produksi seperti yang
dilakukan oleh perusahaan manufaktur.
- Perusahaan harus mempunyai persediaan kapasitas (capacity stocks) untuk dapat menjual
produk berupa jasa.
- Penjualan atas produk dan jasa dibebani pajak dan service (tax and service).

Fungsi-fungsi yang terkait pada prosedur penjualan pada sebuah hotel adalah sebagai berikut:
1) Penjualan Kamar
a. Reservation, bertugas menerima reservasi tamu dan memberikan informasi pada front
office, Roomboy, dan Housekeeping serta bagian kredit.
b. Front Office, bertugas menerima tamu dan menyiapkan guest bill.
c. Bellboy, bertugas membantu mengantar tamu ke kamar.
d. Roomboy, bertugas membersihkan dan menyiapkan kamar.
e. Housekeeping, bertugas menyiapkan perlengkapan kamar.
f. Night Audit, bertugas membuat laporan penjualan harian pada malam hari dan
mencocokkan penjualan pada hari tersebut.
g. Income Auditor, bertugas melakukan pengecekan ulang dan pencatatan atas penjualan
yang terjadi.
h. Bagian kredit, bertugas memberikan persetujuan kredit baik secara langsung ataupun
tidak langsung.
i. Account Receivable, bertugas mencatat penjualan kredit dan menyiapkan faktur tagihan.

7
 2) Penjualan Makanan dan Minuman
a. Waiter/Waitress, bertugas memberikan pelayanan kepada tamu, dari menerima order,
meneruskan order ke dapur dan menyajikan order serta memberikan informasi pada kasir.
b. Kasir, bertugas menyiapkan bill dan menerima pembayaran dari tamu.
c. Kitchen, bertugas menerima order.
d. Income Auditor, bertugas mengecek penjualan dan mencatat penjualan.
e. Bagian kredit, bertugas memberikan persetujuan kredit.
f. Account Receivable, bertugas mencatat penjualan kredit dan menyiapkan faktur tagihan.

DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

Setiap ada transaksi yang terjadi, tentunya harus didokumentasikan ke formulir transaksi.
Penggunaan dokumen ini adalah salah satu cara untuk membuat suatu bukti transaksi yang kemudian
bisa digunakan sebagai bukti audit (audit trail) dari pihak yang independen. Adapun dokumen yang
digunakan adalah sebagai berikut:
1. Penjualan Kamar
a. Guest bill, digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang dilakukan oleh tamu
selama menginap di hotel dan sebagai bukti tagihan kepada tamu, yang terdiri dari:
- Master bill untuk mencatat transaksi penjualan kamar.
- Extra bill untuk mencatat transaksi penjualan yang lain selain kamar, seperti
penjualan makanan dan minuman, penjualan extra bed, dan lain-lain.
b. Form A, digunakan untuk mencatat data pribadi tamu yang menginap dan sebagai laporan
pada pihak kepolisian, formuir ini biasanya juga digunakan sebagai registration form.
c. Reservation Form, digunakan untuk mencatat reservasi tamu sebelum kedatangan tamu.
d. Room count sheet, digunakan untuk mengecek jumlah kamar yang terisi pada hari itu.
e. Room sales recapitulation, digunakan untuk mencatat penjualan kamar pada hari itu.
f. Remittance of fund, merupakan sebuah amplop yang digunakan untuk melaporkan dan
menyetorkan hasil penjualan pada hari itu.
2. Penjualan Makanan dan Minuman
a. Restaurant and Bar Order yang digunakan untuk mencatat pesanan tamu.
b. Restaurant and Bar Check/Bill, digunakan sebagai faktur penjualan.
c. Restaurant and Bar Summary of Sales, digunakan untuk mencatat penjualan baik tunai
maupun kredit, pada masing-masing shift.
d. Remittance of fund, merupakan amplop yang digunakan untuk melaporkan dan
menyetorkan hasil penjualan pada masing-masing shift.

8
9