Proses Bisnis Prokuremen

Prokuremen adalah proses bisnis dan pemilihan sumber daya, pemesanan dan mendapatkan

barang atau jasa. Barang atau jasa bisa diperoleh secara internal jika barang dihasilkan oleh

entitas lain dalam perusahaan. Pembelian adalah sinonim untuk prokuremen.

Langkah umum dalam proses prokuremen adalah

1. Menentukan Kebutuhan
Permintaan pembelian adalah dokumen internal yang dibuat untuk meminta sesuatu pada suatu
waktu tertentu. Permintaan pembelian mempunyai field input yang mengindikasikan
bagaimana dokumen tersebut dibuat, manual atau otomatis. Permintaan pembelian diproses
baris demi baris sehingga setiap baris menunjukkan kebutuhan yang terpisah. Setelah selesai,
permintaan pembelian dilanjutkan secara elektronik ke supervisor untuk disetujui. Persetujuan
secara khusus meliputi penentuan bahwa permintaan pembelian dalam batasan biaya. Profil
pemakai dikelola dalam permintaan pembelian filter R/3 dan dikirim ke orang yang tepat untuk
disetujui. Permintaan pembelian merupakan langkah opsional dalam prokuremen di R/3.
2. Memilih Sumber Daya
Langkah berikutnya dalam proses bisnis ini adalah menentukan sumber penyedia untuk
permintaan pembelian. R/3 mendukung proses pemilihan dengan beberapa cara. R/3
memonitor perjanjian ringkas yang ada dengan pemasok. Perjanjian ringkas merupakan
kontrak yang menentukan perjanjian jangka panjang dengan pemasok. Jika perjanjian kuota
untuk suatu item sudah dikontrakkan dengan pemasok, R/3 secara otomatis menentukan
sumber persediaan untuk permintaan pembelian dengan berdasarkan kuota yang didefinisikan
dalam kontrak. R/3 mengelola pencatatan pemasok, validitas periode kontrak, dan jumlah
kuota. R/3 mengelola daftar sumber persediaan yang disetujui dan yang tidak disetujui. R/3
juga dapat memilih pemasok yang akan dipanggil untuk penawaran permintaan, berdasarkan
rekomendasi data yang telah disimpan sebelumnya.
3. Permintaan untuk Quotation
Setelah memilih pemasok, berikutnya R/3 digunakan untuk menghasilkan dokumen
permintaan untuk quotation (request for quotation). Permintaan untuk quotation dibuat untuk
item atau jasa yang sangat mahal atau untuk item atau jasa yang penawarannya diperlukan
 sebagai kebijakan perusahaan. Dokumen ini dikirim ke pemasok yang akan dipakai untuk
konfirmasi harga dan jangka waktu pembayaran untuk suplai produk atau jasa. Hasil dan
penerbitan permintaan untuk quotation adalah satu atau banyak dokumen quotation yang akan
dimasukkan ke dalam R/3. Pemasok potensial memberi harga dan jangka waktu yang
dimasukkan dalam dokumen quotation. Dokumen quotation digunakan untuk memilih
pemasok.
4. Memilih Pemasok
R/3 membandingkan kebutuhan prokuremen dengan catatan pemasok yang telah dicatat dalam
dokumen quotation dan mengindikasikan quotation yang pantas untuk permintaan. R/3 akan
mengirimkan surat penolakan ke pemasok untuk penawaran yang tidak diterima. R/3 dapat
menampilkan analisis pemasok diurutkan total rangking atau diurutkan dan dirangking dengan
kriteria khusus: Quote dapat disimpan untuk referensi masa depan dalam catatan informasi
pembelian.
5. Menerbitkan Pesanan Pembelian
Dokumen pesanan pembelian mengidentifikasi pemasok dan mengonfirmasi barang yang
dipesan, jumlah, harga, tanggal pengiriman, jangka waktu pengiriman, dan jangka waktu
pembayaran. R/3 memproses beberapa tipe pesanan pembelian. Pesanan pembelian standar
diterbitkan untuk pesanan barang atau jasa. Pesanan pembelian sub kontrak diterbitkan ketika
pemasok harus menerima suku cadang (seperti sub rakitan) untuk memproduksi produk akhir
yang akan dikirim ke perusahaan. Pesanan pembelian sub kontrak menentukan produk akhir
dan juga suku cadang yang harus diperoleh pemasok. Pesanan pembelian konsinyasi
diterbitkan untuk barang yang ditangani dalam konsinyasi. Pesanan pembelian pihak ketiga
diterbitkan ketika barang atau jasa akan dikirimkan kepada pihak ketiga. Dan terakhir, pesanan
pembelian transportasi persediaan, diterbitkan untuk memulai perpindahan barang antar pabrik
di dalam perusahaan.
6. Penerimaan Barang
Ketika pemasok melakukan pengiriman, dokumen penerimaan barang disiapkan dalam R/3.
Tipe dokumen ini sering disebut laporan penerimaan. Dokumen penerimaan barang diterbitkan
ketika barang disimpan sebagai persediaan, tanpa memperhatikan sumbernya. Dokumen
penerimaan barang dapat disiapkan dengan tiga cara. Cara pertama dengan sistem manajemen
persediaan ketika barang diserahkan ke penyimpanan sementara. Setelah barang ditransfer dan
 barang telah diperiksa dan dicatat, penerimaan barang telah selesai. Cara lain, dokumen
penerimaan barang dapat disiapkan dengan referensi pesanan pembelian. R/3 secara otomatis
mengisikan dokumen penerimaan barang dengan menggunakan informasi yang ada pada
pesanan pembelian dan memperbaharui pesanan pembelian untuk barang yang diterima. Cara
ketiga, barang yang diterima dapat diposting ke dalam inspeksi kualitas. Barang tidak dapat
digunakan selama dalam inspeksi dan verifikasi. Jika barang lolos, posting transfer
dimasukkan untuk memindahkannya dan inspeksi barang ke persediaan yang tersedia.
7. Verifikasi Faktur
Faktur harus diperiksa dan dicocokkan dengan dokumen penerimaan barang dan pesanan
pembelian ke pembayaran. Proses bisnis ini-dikenal dengan nama verifikasi faktur-
memastikan bahwa biaya dan kebutuhan kuantitas sudah dipenuhi. Jika suatu faktur sudah
diposting, R/3 melakukan tiga cara pencocokan untuk membandingkan pesanan pembelian
dengan barang yang diterima dan dengan faktur. Pemeriksaan ini untuk memastikan tidak
adanya pembebanan yang tidak konsisten dan yang dikirimkan adalah jumlah yang benar.
Sebagai hasil posting dan faktur, pesanan pembelian diperbarui dan R/3 menghasilkan
dokumen akuntansi untuk mengindikasikan transaksi buku besar.
8. Pembayaran Kepada Pemasok
Jika faktur sudah diposting, pembayaran dapat dilakukan. Pembayaran dibuat sesuai dengan
jangka waktu pembayaran dan persyaratan yang ditentukan dalam pesanan pembelian atau
record master pemasok. Pembayaran diproses melalui hutang dagang dalam akuntansi
keuangan. Record master dibuat dalam R/3 dengan tujuan untuk menggambarkan struktur
organisasi dan proses bisnis perusahaan. Tujuan diidentifikasi dengan kode, Sistem kode untuk
objek menggabungkan field- field yang mengidentifikasi perusahaan, pabrik, lokasi
penyimpanan, organisasi pembelian, dan grup pembelian. Kode perusahaan mengidentifikasi
unit akuntansi yang memiliki neraca saldo dan laporan rugi laba. Perusahaan konsolidasi berisi
beberapa perusahaan yang berbeda. Masing-masing bertanggung jawab secara legal untuk
membuat dan mengelola dokumen akuntansinya sendiri untuk tujuan legal. Kode pabrik
mengidentifikasikan lokasi yang terpisah, misal pabrik atau gudang. Kode lokasi
penyimpanan mengidentifikasi daerah dimana barang disimpan. Kode organisasi pembelian
mengidentifikasi tanggung jawab unit untuk negosiasi pembelian untuk satu atau beberapa
pabrik. Organisasi pembelian perusahaan dapat berbentuk desentralisasi atau sentralisasi.
Suatu pabrik dapat memiliki beberapa organisasi pembelian. Dan terakhir, kode grup
pembelian, mengidentifikasi individu atau tim yang bertanggung jawab untuk pembelian
material atau kelas material. Grup pembelian merupakan kontrak utama antara perusahaan
dengan pemasok.